Gestión y evaluacion de proyectos

Vargas Lara AngelicaCano Mulato Carlos Fabian

Comunicación y documentación

del proyecto

Comunicación y documentación del proyecto

Reuniones

Presentaciones

Informes

Control de cambios

Comunicación personal

Escucha efectiva

Comunicación personal

Puede ser:

Via telefonicaCara a caraConferencias por videoEtc.

Cartas MemorandumsCorreo electronicoEtc.

Comunicacion Oral

Comunicacion Escrita

Comunicación Oral

Puede ser cara a cara o vía telefónica, videoconferencia, etc.El lenguaje corporal y el tono de voz enriquecen la comunicación oralLas situaciones cara a cara enriquece mas que la vía telefónicaEl lenguaje corporal positivo puede incluir contacto visual, sonrisa, gesto de aprobación. Si es negativo, puede ser fruncir el ceño, cruzar los brazos, inquietarse, bostezar, etc.Al comunicarse con personas de otras culturas o países, hay que considerar sus costumbres.No usar palabras o comentarios que se puedan mal interpretar

Comunicación Escrita

Mediante cartas hacia los clientes; memorándums, internos al equipo del proyecto, etc.Cuando no se puede hacer una reunión y se necesita difundir información de forma oportuna.Usarlo cuando sea necesario o producirá papeleo.Cuando un memorándum complementa la conversación oral, pueden entregarse copias a personas que no participar n la conversación y necesitan conocer la información.Deben ser claro y concisos.

Escucha efectiva

Escucha Efectiva

“Se que tu crees comprender lo que piensas que me escuchaste decir. Pero lo que no comprendes es que lo que tu pensaste haber escuchado no es lo que yo quise decir”

El corazon de la comunicación no son las palabras si no la comprension. (Escuchar)

Algunas barreras para escuchar con efectividad:

Prejuicio y mentalidad estrecha

Impaciencia

Saltar a conclusiones

Centrar la atencion en la persona que habla

Fingir escuchar

Distracciones

Hacer preguntas

No interrumpir

Reuniones

REUNION

Tipos de reuniones:

Reuniones para revision del diseño tecnico

Reuniones para revision de la situacionReuniones para revision de la situacion

Reuniones para resolver problemasReuniones para resolver problemas

Reuniones para revision de la situacion

Incluye al equipo de trabajo, cliente y la alta dirección.

Se realizan periódicamente (mensual, trimestral, etc.)para identificar los problemas y contratiempos tempranamente evitando poner en peligro al proyecto

Agenda de la reunión de revisión de la situación del

proyecto

Logros desde la ultima reunionSituacion del costo, programa y avance del proyectoPronostico del costo, programa y avance del proyectoVariaciones del proyectoAcciones correctivas

Reunión para la solucion de problemas

Identificar un problema o posible contratiempo, requiere solicitar una reunion de inmediato y no esperar hasta la siguiente reunion.

Se debe seguir un enfoque para resolverlo:

Desarrollar una exposicion del problemaIdentificar causas del problemaRecopilar informacionIdentificar solucionesDeterminar la mejor solucionRevisar el plan del proyectoPoner en practica Determinar si el problema ha sido solucionado

Reunion para revision del diseño tecnico

Como el diseño de un sistema de informacion Requieren mas de una reunion de revision del diseño tecnico

para asegurar que el cliente este de acuerdo con el contratista del proyecto.

Hay 2 tipos de reuniones:

Reunion preliminar para revision del diseño

Reunion final para revision del diseño

Revisiones efectivas

Determinar si es necesaria, propositoQuienes van a participarTemas a cubrirDistribuir una agenda con mucha anticipación a la reuion a los invitadosPreparar apoyos visuales, diagramas, fotografias, etc.

Comenzar la reunion a tiempo Nombrar al encargado de tomar notaEvitar exceder tiempo de la reunionEvaluar el proceso de la reunion

Publicar los resultados de la reunion en 24 hrs. El documento debe ser conciso, con fecha de terminacion, personas responsables.

ANTES DE LA REVISION

DURANTE DE LA REVISION

DESPUES DE LA REVISION

Presentaciones

Presentaciones

Con frecuencia al gerente del proyecto o a los miembros del equipo se les pide que hagan una presentación formal.

¿A quien(es) puede ser dirigida?Representantes del cliente

Administración del proyecto

Equipo del proyecto

Público en general

Presentaciones

¿Y cual puede ser el tema?

Un problema en el programa pronosticado.

La visión general del proyecto.

Intentar persuadir al cliente para realizar cambios.

La situación actual.

Preparación de la presentación

¿Cómo preparar la presentación?

1 Determinar el propósito de la presentación.

2 Conocer la audiencia. 4 Usar un lenguaje sencillo que comprenda la audiencia.

3 Hacer un bosquejo de la presentación

Preparación de la presentación

6 Practicar, practicar y practicar.

7 Preparar ayudas visuales y probarlas.

8 Hacer copias del material.

9 Solicitar el equipo audiovisual con mucha anticipación.

10 Entrar al salón cuando aun este vacio.

5 Preparar un bosquejo final.

Realización de la presentación

El bosquejo El cuerpo El resumen

Dígales lo que va a decirles.

Después dígaselos.

Dígales lo que les dijo.

Medio tiempo de…

¡Preguntas!

¿Hacia quien(es) puede ser dirigida la presentación? 1 punto.

¿Cuál puede ser el tema de la presentación? 1 punto.

Diga al menos 6 de los 10 pasos para preparar la presentación.2 puntos

Realización de la presentación

2 Utilice los movimientos apropiados.

1 Hable con la audiencia, no a ella.

3 Manténgase en los puntos clave.

5 Dedique tiempo a la interacción con la audiencia.

4 Conozca sus líneas de cierre.

6 Al responder a las preguntas sea sincero, franco y seguro.

Informes

Informes

Los informes por escrito son tan importantes como los orales para comunicar información sobre un proyecto.

El cliente puede especificar en el contrato los tipos, contenidos, formatos, frecuencia y distribución de los informes requeridos que tiene que preparar la organización del proyecto.

Informes

Algunos de los informes quizá se distribuyan a una gran audiencia. Es importante conocer quiénes recibirán copias de éstos. La audiencia puede ser muy diversa y posiblemente incluya personas muy conocedoras del proyecto, así como algunos que sólo conocen lo que leyeron en los informes periódicos.

Quienes reciben los informes pueden tener diferentes niveles de conocimientos técnicos y algunos tal vez no comprendan cierto lenguaje o jerga técnica.

Informes

Final

• La necesidad original del cliente.

• El objetivo original del proyecto.

• Requisitos originales del cliente.

• Beneficios reales para el cliente como resultado del proyecto, en contraste con

los previstos.• Grado hasta el que se cumplió el objetivo original

del proyecto.• Una breve descripción del

proyecto.• Consideraciones futuras.

De avances

• Logros desde el informe anterior.

• Situación actual del desempeño del proyecto.

• El avance hacia la solución de problemas identificados

previamente.• Problemas o posibles problemas desde el informe

anterior.• Acciones correctivas

planeadas.• Puntos de referencia que se

espera alcanzar durante el siguiente periodo de

presentación de informes.

Los 2 tiposmas comunes son:

Informes

Final

• Una relación de todas las partidas por entregar.

• Información de pruebas

De avances

Los 2 tiposmas comunes son:

Preparación de informes útiles

Consideraciones

Haga concisos los informes.

Escriba como hablaría.

Coloque primero los puntos más importantes.

Preste tanta atención al formato del informe

como al contenido.

Use gráficas siempre que sea posible.

Haga concisos los informes.

No debe intentarse impresionar con volumen a quienes los reciben. La extensión de un informe no es equivalente al progreso o los logros del proyecto. Si son breves, hay una mayor posibilidad de que se lean. Además, la preparación de informes puede ser una actividad que requiera de mucho tiempo; por lo tanto, el gerente del proyecto debe intentar minimizar el tiempo que necesita el equipo para desarrollar la información necesaria.

Preparación de informes útiles

Escriba como hablaría.

Use frases cortas, comprensibles, en lugar de frases compuestas, complejas, del largo de un párrafo. Los grandes párrafos tenta rán al lector a pasar por alto el resto de la página y perderá puntos importantes. Utilice un lenguaje sencillo que comprendan las diversas personas que reciban el informe. No use jerga o siglas que quizás no entiendan algunos lectores. Lea el informe en voz alta para ver su contenido y estilo. ¿Es fácil de leer y comprender o suena rebuscado y confuso?

Preparación de informes útiles

Coloque primero los puntos más importantes…

En el informe y en cada párrafo. Algunos lectores tienen la tendencia a leer la primera frase y después ojear el resto del párrafo.

Use gráficas siempre que sea posible…

Como cuadros, diagramas, tablas o fotografías. Recuérdese que una imagen vale por mil palabras. No ponga de masiada información en las gráficas. Presente un concepto o un punto por gráfica. Es mejor tener varias gráficas claras que una sola amontonada.

Preparación de informes útiles

Preste tanta atención al formato del informe como al contenido.

El informe debe ser abierto, atractivo y organizado en forma tal que sea compresible para los lectores. No debe estar amontonado ni tener un tipo de imprenta muy pequeño que haga difícil su lectura. No debe contener copias de materiales, gráficas o formas que no se lean con claridad y que hayan sido reducidas a un tamaño ilegible.

Preparación de informes útiles

Los informes por escrito, al igual que la comunicación oral, dejan una impresión —positiva o negativa— en la audiencia. Se debe prestar cuidado y atención al elaborar los informes y su preparación se debe considerar como una oportuni dad de dejar una impresión positiva, en lugar de una actividad aburrida, que exija demasiado tiempo.

Preparación de informes útiles

Control de cambios

Además de los informes del proyecto, el equipo del contratista o el cliente pueden crear otros muchos documentos durante el proyecto.

Los documentos del proyecto pueden ser textos, dibujos, formas, relaciones, manuales, fotografías, cintas de video o programas de computación. Pueden estar en grandes papeles (por ejemplo, un dibujo o planos de ingeniería), en un disco de computación o en un CD-ROM (por ejemplo, un documento o un programa de computación).

Documentación

Las revisiones de documentos del proyecto pueden ser el resultado de cambios iniciados por el cliente o por el equipo del proyecto. Algunos cambios son de poca importancia; otros son importantes y afectan el alcance, costo y programa del trabajo del proyecto.

Un ejemplo de un cambio importante es una modificación en la ubicación, el tamaño y el tipo de algunas de las ventanas solicitadas por el cliente al ver la casa que se está construyendo.

Control de cambios

El pilón de…

¡Participación!

¿Alguien puede dar un ejemplo de un cambio de poca importancia (de preferencia en proyectos software)? 1 punto.

Es una buena práctica escribir en cada página de cada tipo de documento: 1) la fecha de la última revisión, 2) un número de revisión en orden consecutivo y 3) las iníciales de la persona que realizó los cambios. Por ejemplo, una anotación en la esquina inferior derecha de un plano para la distribución de una oficina puede mostrar:

Rev. 4, 20/06/97, ES

Esto significa que la última versión del plano tiene el número de revisión 4 y que la hizo el 20 de junio de 1997 Elisabeth Smith (ES).

Control de cambios

Tan importante como mantener la actualización con los números de revisión y las fechas en los documentos es la distribución oportuna de los documentos actualizados a las personas apropiadas en el proyecto. Cuando se hacen cambios a los documentos, al ser actualizados se deben entregar de inmediato a los miem bros del equipo cuyos trabajos resultarán afectados por las alteraciones.

También, cuando se distribuyen los documentos revisados deben ir acompañados por un memorándum que explique las modificaciones que se hicieron al documento anterior.

Control de cambios

Al principio del proyecto se debe llegar a un acuerdo entre el contratista y el cliente, así como entre el gerente del proyecto y el equipo, con relación a las formas en que serán documentados y autorizados los cambios. Si se aceptan en forma oral en lugar de por escrito y no existe indicación del impacto que tendrán sobre el alcance, el costo, o el programa del trabajo, es casi seguro que habrá problemas durante el trabajo.

Los miembros del equipo del proyecto deben evitar aceptar informalmente modificaciones sin conocer si necesitarán de horas-hombre adicionales.

Control de cambios

Come frutas y verduras

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