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07/02/2011

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Material de J.Elhadem M

Gerencia de Proyectos Sobre la Base Metodológica del

PMBOK® versión 2008 del

Project Management Institute


GERENCIA DE ALCANCE

Grupo de Proceso

Nombre del proceso Principal Salida

Planeación Recolección de Requerimientos

Requerimientosdocumentados

Matriz de Trazabilidad

Plan de Gestión de los requerimientos

Definición de Alcance Declaración del Alcance

Creación de W.B.S

W.B.S

Diccionario de la WBS

Monitoreo y Control

Verificación del Alcance Aceptaciones de los productos

Control del Alcance Mediciones de Rendimiento

Lineas base actualizadas

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GERENCIA DE ALCANCE

Grupo de Proceso

Nombre del proceso Principal Salida

Planeación Recolección de Requerimientos

Requerimientosdocumentados

Matriz de Trazabilidad

Plan de Gestión de los requerimientos

Definición de Alcance Declaración del Alcance

Creación de W.B.S

W.B.S

Diccionario de la WBS

Monitoreo y Control

Verificación del Alcance Aceptaciones de los productos

Control del Alcance Mediciones de Rendimiento

Lineas base actualizadas


Contiene los procesos necesarios para asegurar que el proyecto

incluye todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido, para

completar el proyecto satisfactoriamente.

La gestión de alcance se relaciona principalmente con la

definición y control de lo que Sí está y de lo que No está incluido

en el proyecto.

GERENCIA DE ALCANCE

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GERENCIA DE ALCANCE


Es importante diferencias dos(2) tipos de

Alcance

PRODUCTO

Tiene que ver con todos losatributos, características yfunciones que le dan formaa un producto, servicio oresultado.

PROYECTO

Tiene que ver con todo eltrabajo que debe realizarsepara entregar un producto,servicio o resultado con lasfunciones, atributos,características especificadas.

El alcance del producto, se midecontra los requisitos detallados delproducto.

El alcance del proyecto se mide contrael plan del proyecto, Definición dealcance, WBS y diccionario de WBS.

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Mediante este proceso el Gerente de Proyecto debe lograr definir muy bien las

necesidades de los stakeholders, de manera que queden muy bien documentados

sus requerimientos, así lograr cumplir los objetivos el Proyecto.

Tenga en cuenta que los requerimientos de los stakeholders deben materializarse en

necesidades, las cuales deben representarse en Entregables.

Obj estrategicos Obj de proyecto requerimientos ( necesidades) Entregables

El éxito está influenciado por el cuidado que se tenga con la definición de los

requerimientos y su gestión.

Recuerde que requerimientos son necesidades cuantificadas y documentadas del

Sponsor, cliente u otros stakeholders.

Algunas organizaciones diferencian los requerimientos del Proyecto de los

requerimientos del producto.

RECOLECTAR REQUERIMIENTOS


INPUTS

1.Project Charter

2. Registro de Stakeholders

T & T1.Entrevistas

2.Grupos Focalizados

3.Talleres transversales

4.Tecnicas de Creatividad en Grupo

5.Tecnicas para toma de decisiones en Grupo

6.Cuestionarios y Encuestas

7. Observación

8.Prototipos

OUTPUTS1.Requerimientos

documentados

2.Plan de Gestión de Requerimientos

3.Matriz de Trazabilidad de Requerimientos

RECOLECTAR REQUERIMIENTOS

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✓Project Charter. Provee información en alto nivel delos requerimientos del proyecto y de la descripción delproducto.

✓Registro Stakeholder. Es usado para identificar losstakeholder quienes pueden proveer la informacióndetallada acerca de requerimientos del proyectoy del producto.

ENTRADAS


✓Entrevistas. Es un enfoque formal o informal para descubrir informacióndada por los stakeholder, se preparan preguntas espontaneas y se registranlas respuestas.

✓Grupos Focalizados. Reúne los grupos pre-calificados de stakeholder yexpertos en la materia para obtener mas información acerca del producto oservicio y de sus expectativas. Hay un entrenador liderando el grupo en lasdiscusiones, es diseñado para ser mas conversacional que una entrevistauno a uno.

✓Talleres Transversales: Estos talleres de requerimientos se focalizan ensesiones por grupos que reúnen a los diferentes funcionales de procesos denegocios transversales en la organización, quienes rápidamente definenrequerimientos transversales y concilian diferencias. Estas sesiones creanconfianza, mejoran relaciones, y mejoran la comunicación a través de losparticipantes. En esta técnica inconvenientes pueden ser descubiertos yresueltos mas rápidamente que de manera individual.

Ejemplos: Joint Application Development (JAD), Quality FunctionDeployment (QFD) --- > Voice of the custumer (VOC).

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✓Técnicas para la creatividad de los grupos. Reúne varios grupos deactividades para organizar e identificar los requerimientos del producto yproyecto.

• Brainstorming (lluvia de Ideas): Ttécnica usada para recoger ygenerar múltiples ideas del proyecto y de los requerimientos deproducto.

• Técnica de grupos Nominales: Técnica que eleva el Braimstormingcon un proceso de votación usado para clasificar ideas utiles y priorizar

• Técnica Delphi: Se selecciona un grupo de expertos para querespondan cuestionarios y provean feedback a las respuestas de otroscon base en los requerimientos en discusión. Las respuestas las tienesolo el moderados. Hay anonimato y se llega a consenso.

• Mapa de Ideas: ideas producto de una lluvia individual sonconsolidadas en un mapa que reflejan cosas en común comodiferencias.

• Diagramas de Afinidad: Diagramas que representan grupos oclasificaciones de ideas por temas o afinidad que permiten su revisión yanálisis.


✓Grupo de toma de decisiones

• Unanimidad: Todos están de acuerdo con un camino a seguir

• Mayoría: Mas del 50% están de acuerdo en algo

• Pluralidad: Los grupos de votación o resultado no son mayoría, pero

se selecciona el grupo mas alto o con mayor puntaje

• Dictadura: prima una decisión individual sobre la decisión del grupo.

✓ Cuestionarios y encuestas. Son cuestionarios diseñados para acumularinformación rápidamente con un gran numero de encuestados.

✓Prototipos. Es un método para obtener feedback de los requerimientosdados para trabajar en el modelo de expectativa de un producto.

✓Observaciones. Es especialmente útil para conocer con detalle losprocesos cuando las personas que utilizan el producto tienen dificultad o semuestran renuentes a articular sus requerimientos. Alguien se vuelve el “Jobshadowing”.

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✓Requerimientos Documentados: Describe todos los requerimientos que deben ser

cumplidos por el proyecto, y cómo cumplir con los requerimientos individuales de negocios

necesario para el proyecto.

Los requerimientos deben ser medibles, probables, traceables, completos, consistentes y

aceptables por los stakeholders.

Los requerimientos deben poderse listar por categoría, prioridad, stakeholder, etc.

✓ Matriz de Trazabilidad. Contiene la tabla indicando los requerimientos originales y los

cambios que han sufrido durante la ejecución del proyecto.

Su utilidad radica en que apoya el diligenciamiento del cumplimiento, cambios, observaciones,

durante el ciclo de vida del proyecto.

✓Plan de Gestión de Requerimientos.

proporciona la lista de chequeo, proceso o indicaciones de cómo hacer Recolección de

Requerimientos.

• Cuantos requerimientos de Plan de gestión pueden ser incluidos.

• Requerimientos Priorizados

• Estructura de trazabilidad

• Métricas de productos que pueden ser usados.

SALIDAS


SALIDAS

•Requerimientos de Negocio ( oportunidades que deben ser alcanzadas)

•Requerimientos de exigencia metodologica o documental de las organizaciones

•Requerimientos de procesos de negocio o procedimentales

•Requerimientos tecnicos (Tecnologia, Comunicacion)

•Requerimientos funcionales, no fruncionales,

•Requerimientos de Estructuracion Organizacional

• requerimientos de Mercado

•Requerimientos de Clientes

•Requerimientos de Pruebas

•Requerimientos de Calidad

•Requerimientos de Capacitación

•Requerimientos de Soporte o mantenimiento

•Requerimientos Acuerdos de tiempo de respuesta

•Requerimientos de gestion de Reclamos

•Requerimientos de Medio ambiente

•Requerimientos de Seguridad fisica,

•Requerimientos de informatica

Algunos tipos de requerimientos que pueden

aplicar a su proyecto:

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SALIDAS•Requerimientos de Salud Ocupacional

•Requerimientos de Responsabilidad Social

•Requerimientos Regulatorios

•Requerimientos Logisticos

•Requerimientos Manejo de Cambio

•Requerimientos Financieros

•Requerimientos de Contingencia o de Continuidad de Negocio

•Criterios de aceptacion para garantizarlos

•Lineamientos de la organizacion y politicas

•Impactos de los requerimientos sobre otros productos, procesos o

proyectos

Algunos tipos de requerimientos que pueden

aplicar a su proyecto:


Tenga en cuenta en el Levantamiento de Requerimientos:

•Debe tener identificado la tipologia de requerimientos que comprende su

proyecto.

•Identifique con quien va a poder obtener esos requerimientos ( idoneos en el

tema, expertos, toma de decisiones, lista de exepertos)

•Si tiene claramente identificado que tecnica va a usar con ese grupo

•Identifique las preguntas hacer para obtener los requerimientos por cada

tipologia

•Agende reuniones productivas y con alta frencuencia, tenga coningencia de

los recursos requeridos en caso de declinación de los mismos.

•Tenga claro el ciclo de vida del proyecto (sus fases)

•Tenga claro los entregables

•Cuando esté haciendo sus requerimientos, listelos en una matriz de

requerimientos, identifique el Requerimiento, describalo, asuignele interesado,

defina y complemente el entregable, fase a la que pertenece, tipologia, fechas

de entrega, quien lo hará, recomendaciones especiales, etc.

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Tenga en cuenta en el Levantamiento de Requerimientos:

•Obtenga los criterios de aceptacion de parte del cliente, debe

formalizarlos.

•Cuando esté haciendo sus requerimientos, listelos en una matriz de

trazabilidad de Requerimientos

•Apoyese en la WBS por producto para mayoir comprension y detalle de

los entregables, sobretodo para que su cliente esté informado.

•Valide con el equipo desarrollador si el grado de detalle de los

requerimientos es suficiente para iniciar desarrollos, sino, itere.


Muestra del formato de

RECOLECCION DE REQUERIMIENTOS

Componentes…

Utilidad…

Propósito…

Revisar el Documento…

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La finalidad de este proceso es complementar los componentes de

Requerimientos y WBS, de manera que se garantice que se detalla la

descripción del proyecto y del producto. Este proceso es critico para el

proyecto y complementa el alcance ya que agrega componentes como los

limites, supuestos y restricciones.

A través de la planeación este proceso se va complementando cada vez con

información mas detallada del proyecto, también de los riesgos.

Este proceso hace énfasis en la formalización escrita de un documento que

será usado en el futuro para tomar decisiones sobre el proyecto.

Puede incluir lo siguiente:

•En qué consiste el proyecto

•Qué se involucra o requiere para crear el proyecto

•Qué se espera del proyecto una vez termine

DEFINICION DEL ALCANCE


Entradas1.Project Charter

2. Requrimientosdocumentados

3.Procesos activos de las

organizaciones

Herramientas

1.Juicio experto

2.Analisis de Producto

3. Identificación de Alternativas

4. Grupos facilitadores

Salidas1.Declaración del

Alcance

2.Documentos del Proyecto

actualizados

DEFINIR EL ALCANCE

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✓Project Charter.

✓Documentación de Requerimientos.

✓Procesos activos de la organización.

✓Análisis de producto. Cada área de aplicación debe usar uno omas métodos aceptados para traducir los objetivos del proyecto enproductos entregables y requerimientos tangibles.

✓Juicio experto. Cada área de aplicación tiene expertos quepueden usarse para desarrollar partes del enunciando del alcancedel proyecto.

✓ Identificación de alternativas. Técnica usada para generardiferentes enfoques para ejecutar y realizar el trabajo del proyecto.

✓ Grupos de trabajo - Talleres Identifica la influencia y losintereses de los diferentes interesados, documenta sus necesidades,deseos y expectativas.

ENTRADAS

HERRAMIENTAS


✓Declaración de alcance del proyecto (Project Scope Statement).

1. Descripción del alcance del producto: Describe las características del

producto, servicio o resultado para el cual se creó el proyecto. (Referencia el documento de

Recolección de Requerimientos)

2. Criterios de aceptación del producto: Definen el proceso y los criterios para

aceptar los productos completados. (Referencia el documento de Recolección de

Requerimientos)

3. Productos entregables del proyecto: Incluyen tanto las salidas que

comprenden el producto o servicio del proyecto, como los resultados secundarios.

4. Límites del proyecto: Identifica generalmente qué está incluido dentro del proyecto.

Establece explícitamente qué está excluido del proyecto.

5. Restricciones del proyecto: Enumeran y describen las restricciones específicas del

proyecto asociadas con el alcance del proyecto que limitan las opciones del equipo del

proyecto.

6. Supuestos del proyecto: Enumeran y describen las asunciones específicas del

proyecto asociadas con el alcance del proyecto y el potencial impacto de tales asunciones si

resultan ser falsas.

El proceso de “DEFINICION DEL ALCANCE”

responde a los siguientes puntos:

SALIDAS

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Documentos actualizados del Proyecto.

• Registro de Stakeholder

• Documentación de requerimientos

• Matriz de trazabilidad

SALIDAS


CREAR UNA W.B.S

Un W.B.S. es una descomposición jerárquica, orientada al producto

entregable, también representa el trabajo que será ejecutado por el equipo y

así lograr los objetivos del proyecto y crear los productos requeridos.

Organiza y define el alcance total del proyecto.

La planeación y el control están basados en el WBS.

La facilidad que permite el WBS es que va representando los Entregables

desde sus niveles generales a lo mas detallado, de esta manera va a facilitar

las estimaciones de tiempo y costo, la ejecución y el control del proyecto.

El nivel mas detallado de una WBS se llama “Work package”.

Descomponer un W.P es ya generar la lista de actividades del proyecto.

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WBSALCANCE

TIEMPOS

COSTOS

CALIDADRECURSOS HUMANOS

COMUNICACIONES

RIESGOS

ADQUISICIONES

Lal WBS es la columna vertebral de un proyecto. Ayuda a asegurar que el proyecto SI incluye solo el trabajo necesario y que No incluye el trabajo innecesario.

La influencia de la WBS en las demás gerencias


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Herramienta del proceso◦ Ayuda a representar los componentes de un proceso de negocio, también

cómo se visualiza el trabajo que ha sido definido y administrado

◦Herramienta de diseño◦ Como es una estructura jerárquica y grafica, permite dar mucho

entendimiento de producto o servicio y los componentes relacionados.

Herramienta de planeación◦ Representación detallada del ciclo de desarrollo del proyecto y producto,

trabajo por hacer relacionado. También representa las aras de una organización, los riesgos y los recursos asignados a los proyectos.

Herramienta de reporte del estatus del proyecto◦ Puede representar el avance de los proyectos versus lo que está planeado

hacer.


Componentes de W.B.S Cuentas de

Control

(C.A)

Paquete de

Planeación (P.P)

Paquete de

Trabajo

(W.P)

Proyecto XYZ

Entregable 1

Fase 1 Fase 2

Diseño

Tecnico Funcional

Desarrollo

Bases Front

Entregable 2

Submodulo1

Entregable 3

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Niveles y descomposición

Se define en forma jerárquica, por niveles, por lo general es:

Nivel 0 Programa

Nivel 0 , 1 Proyecto

Nivel 1,2,3 Fase / Módulo / Producto

Nivel 4 Paquetes de Trabajo

… Tareas

Nivel Gerencial

Nivel Operativo

Nivel Técnico


INPUTS1.Declaración del

Alcance

2.Requerimientos documentados

3.Procesos activos de la organización

T & T

1. Descomposición

OUTPUTS1.W.B.S

2.Diccionario de la WBS


actualizados

CREAR UNA W.B.S

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✓ Declaración de alcance del Proyecto.

✓ Procesos activos de la organización.

✓ Requerimientos Documentados.

✓Descomposición: Es la subdivisión de los productos entregablesprincipales del proyecto en componentes más pequeños y fáciles demanejar, hasta que el trabajo y los productos entregables se definen alnivel de “Paquete de Trabajo (W.P)” (nivel mas bajo del WBS). Implica:

• Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado.

• Estructurar y organizar el WBS.

• Descomponer los niveles superiores de WBS en componentes masdetallados a un nivel inferior.

• Desarrollar y asignar códigos identificables a los componentes del WBS.

• Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario ysuficiente.

Crear

WBS

ENTRADAS

HERRAMIENTAS


✓Estructura de división de trabajo (WBS).

✓Diccionario del WBS. Es un documento que acompaña al WBS y detalla suscomponentes.

Muestra:

- Código de identificación,

- Descripción del trabajo por hacer

- Responsable ( organización, proveedor o cliente)

- Lista de Milestones

- Actividades asociadas al Schedule

- Recursos requeridos

- Costos Estimados

- requerimientos de Calidad

- Criterios de Aceptación

- Referencias Técnicas

- Información acerca del contrato

✓Línea base de alcance: Es un componente del Project Management Plan ,incluye: - Project Scope Statement

- WBS

- WBS diccionario.

✓Plan de gestión de alcance actualizado.

SALIDAS

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Línea base del alcance:

(Línea a seguir en la Ejecución)

Recolección de

Requerimientos

+

Definición del

Alcance

W.B.S y

Diccionario de

W.B.S

++


VERIFICAR EL ALCANCE

Con este proceso se busca obtener la aceptación formal del alcance del proyectoa cargo de los Stakeholders, tambien obtener muy formalmente la aceptación delos productos entregables.

Incluye revisar los productos entregables para asegurar que cada uno se vacompletando satisfactoriamente.

Este proceso también busca que sean aceptados los milestones que el clientepropuso.

Este es un proceso de control que se anticipa ante los defectos o errores delproducto, garantizando el cumplimiento de los factores de aceptaciónanticipadamente a su terminación.

Sobretodo que se le entregue al cliente el producto como el loquiere.

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INPUTS1.Plan de gerencia de los requerimientos del

Proyecto

2.Requerimientos decumentados

3.Matriz de trazabilidad de Requerimientos

4.Entregables validados

T & T

1.Inspeccciones

OUTPUTS1.Entregables

aceptados

2.Requerimientos de Cambio


actualizados

VERIFICAR EL ALCANCE


✓Plan de gestión de alcance: Contiene la línea base delalcance:

WBS

Diccionario del WBS

Declaración de alcance.

✓Requerimientos documentados

✓Matriz de Trazabilidad de Requerimientos

✓Entregables Validados: Entregables chequeados encorrectitud por el proceso de Control de Calidad.

✓Inspecciones. Incluye actividades tales como medir, examinar yverificar, a fin de determinar si el trabajo y los productos cumplencon los requisitos y criterios de aceptación del producto.

ENTRADAS

HERRAMIENTAS

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✓Productos entregables aceptados. Documenta aquellos

productos entregables completados que se han aceptado y los

que no se han aceptado, incluyendo los motivos de su no

aceptación.

✓Actualizaciones a documentos del proyecto. Los documentos

del proyecto serán actualizados como resultado de verificar el

proceso de incluir cualquier ámbito documental que definen el

producto o el informe sobre el estado de realización del producto

✓Cambios solicitados. Sobre productos que no han sido

formalmente aceptados por alguna razón, esta puede implicar un

cambio o una reparación.

SALIDAS


Este proceso se encarga de monitorear el status del proyecto y de los productos ymanejar los cambios que se generen sobre el alcance.

Controlar el alcance es también asegurar que los cambios requeridos y accionescorrectivas recomendadas o acciones preventivas sean presentadas y evaluadas através de un proceso de control de cambios integrado.

Controlar el alcance tiene que ver también con manejar los cambios actualescuando ellos ocurren e integrarlos con los otros procesos de control.

Los cambios no autorizados hay que controlarlos, a menudo se denominan“corrupción” del alcance.

CONTROLAR ALCANCE

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INPUTS1.Plan de gerencia del

Proyecto

2.Información de rendimiento del trabajo

3.Requerimientos documentados

4.Matriz de trazabilidad

5.Proceso activos de la organización

T & T1.Analisis de

Variación

OUTPUTS1.Medidas de rendimiento

o desempeño

2.Proceso activos de la organización actualizados

3.Cambios requeridos

4.Plan de gerencia del proyecto actualizado

5.Documentos del proyecto actualizados

CONTROLAR EL ALCANCE


✓ Plan de Gestión de alcance.

•Línea Base del Alcance

•Plan de Gestión del Alcance

•Plan de Gestión de los cambios

•Plan de gestión de la Configuración

•Plan de Gestión de requerimientos

✓Información del desempeño del trabajo.

✓Documentación requerida

✓Matriz de Trazabilidad de Requerimientos

✓Procesos activos de la Organización

✓Análisis de variación. Mediciones de rendimiento que se usan paraevaluar la magnitud de la variación.

✓Mediciones al rendimiento del Trabajo.

✓Procesos activos de la organización Actualizados- Causas de las variaciones

- Acciones correctivas

- Lecciones aprendidas relacionadas con el control al alcance

ENTRADAS

HERRAMIENTAS

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✓Cambios solicitados. Analiza el alcance de la aplicación, esto

puede dar lugar a una solicitud de cambio de la línea base o de

otros componentes del proyecto.

✓Documentos del proyecto actualizados.

- Documentación de requerimientos y

- Matriz de trazabilidad de requerimientos

✓Plan de gerencia del proyecto actualizado. Línea base del alcance

(Actualizada) y otros componentes de la línea base

actualizados. Declaración de alcance detallado y aprobado, así

como su WBS y diccionario de WBS relacionados, constituyen la línea

base del alcance del proyecto.

SALIDAS

+ +


FinFIN

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