Gerencia de Proyectos Un enfoque pragmático

Hernando Castro RamírezMarzo 2005

1.1. Manejar expectativasManejar expectativas

2.2. Intercambiar experiencias Intercambiar experiencias

3.3. Participar para crearParticipar para crear

4.4. Dar mayor relevancia a Dar mayor relevancia a

los casos realeslos casos reales

5.5. Tener presente la ley de Tener presente la ley de

la cosechala cosecha

Cómo será?

Claro! que somos una organización orientada a proyectos!

Claro! que somos una organización orientada a proyectos!

• Más metodologías….no más formatos!

• Hagamos algo más fácil!

• Para qué las reuniones?, mejor cada uno avanza y luego vemos

• En este otro proyecto, Juan Pérez también esta al 100%!

• Memoria, qué es eso?

Metodo, experiencia y manejo

Pero, que de resultados

Cultura, proyectos y Contexto

Qué tener en cuenta para que el engranaje funcione?

Frentes Estructurales

Elementos

•Información•Procesos•PMP

•S.I.•B.I.

•Administración del conocimiento•Memoria Corporativa

CICLO DEMMING : PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ASEGURAR

ProcesoProcesoProcesoProceso

EvaluaciónEvaluacióndel Procesodel ProcesoEvaluaciónEvaluacióndel Procesodel Proceso

DeterminaciónDeterminaciónde Capacidadde Capacidad

DeterminaciónDeterminaciónde Capacidadde Capacidad

MejoramientoMejoramientodel Procesodel Proceso

MejoramientoMejoramientodel Procesodel Proceso

conducea

IdentificaCambios al

Esexaminado

por

motiva

Identifica

y riesgos delcapacidad

conducea

Implementación y Madurez

ESFUERZOS Y ESFUERZOS Y

OBJETIVOS OBJETIVOS

GRADUALESGRADUALES

HACIA LA HACIA LA

MADURACIÓNMADURACIÓN

madurez

BajaMadurez

AltaMadurez

Implementación y Madurez

Roles de papel……o Actores decisivos?

Interacción e intereses

Patrocinador o… Figura

Patrocinador o… Figura

• Es la primera autoridad y el Es la primera autoridad y el representante representante del Proyecto ante el del Proyecto ante el Comité Directivo.Comité Directivo.

• DefineDefine las directrices del Proyecto las directrices del Proyecto• Hace seguimientoHace seguimiento al avance del al avance del

Proyecto mediante reunión quincenal.Proyecto mediante reunión quincenal.• AprobarAprobar el cierre de cada fase del el cierre de cada fase del

Proyecto y el cierre total, aprobando el Proyecto y el cierre total, aprobando el documento de cierre del Proyecto.documento de cierre del Proyecto.

Líder Usuario o …convidado

Líder Usuario o …convidado

• Es el Es el directo responsabledirecto responsable de los objetivos del Proyecto. de los objetivos del Proyecto.

• Hace seguimiento al avance del Proyecto mediante Hace seguimiento al avance del Proyecto mediante reunión semanalreunión semanal..

• Aporta en el aseguramientoAporta en el aseguramiento de la calidad y es responsable de este tópico. de la calidad y es responsable de este tópico.

• MotivaMotiva a los miembros del equipo de trabajo y colabora con su desarrollo. a los miembros del equipo de trabajo y colabora con su desarrollo.

• VerificaVerifica el alcance del Proyecto y está atento a sus cambios. el alcance del Proyecto y está atento a sus cambios.

• Lidera Lidera el proceso de evaluación en caso de adquisiciones.el proceso de evaluación en caso de adquisiciones.

• SuministraSuministra información de los req. del proyecto. información de los req. del proyecto.

PM o… mártir

PM o… mártir

• Planea, controla y Planea, controla y administraadministra las las actividades, objetivos y recursos actividades, objetivos y recursos

• AsisteAsiste al Patrocinador y al Líder Usuario al Patrocinador y al Líder Usuario en la estructuración y planeación del en la estructuración y planeación del Proyecto.Proyecto.

• Dirige Dirige las reuniones de seguimiento del las reuniones de seguimiento del Proyecto.Proyecto.

• MantieneMantiene documentadas todas las documentadas todas las actividades del Proyecto.actividades del Proyecto.

• MantieneMantiene contacto directo y permanente contacto directo y permanente con el Equipo de Trabajo, el Líder Usuario con el Equipo de Trabajo, el Líder Usuario y el Patrocinador.y el Patrocinador.

• VigilaVigila el cumplimiento y uso del PMP. el cumplimiento y uso del PMP.

Stakeholders o … barreras

Stakeholders o … barreras

• INDIVIDUOS U ORGANIZACIONES QUE ESTÁN INDIVIDUOS U ORGANIZACIONES QUE ESTÁN

INVOLUCRADOS ACTIVAMENTE EN UN PROYECTO.INVOLUCRADOS ACTIVAMENTE EN UN PROYECTO.

• SON AQUELLOS A QUIENES LOS RESULTADOS DEL SON AQUELLOS A QUIENES LOS RESULTADOS DEL

PROYECTO PROYECTO AFECTA AFECTA POSITIVA O NEGATIVAMENTE.POSITIVA O NEGATIVAMENTE.• EL EQUIPO DEL PROYECTO DEBE IDENTIFICAR LOS EL EQUIPO DEL PROYECTO DEBE IDENTIFICAR LOS

STAKEHOLDERS PARA DETERMINAR CUALES SON SUS STAKEHOLDERS PARA DETERMINAR CUALES SON SUS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS.NECESIDADES Y EXPECTATIVAS.

Establishing Your Role as Leader and Project Manager

Leadership style and project management skills cannot be divorced from one another. You need both to make your project a success.

Taking Command-1

• It doesn’t matter what size your project is. You need to take command to lead your project to success. That means becoming both the manager AND the leader of your project.

• As project leader, you:– Command authority – Take responsibility for guiding the project.– Become a trusted and reliable source of information

about the project.– Be honest, competent and an inspiration to the

project team.

Taking Command-2

• As a project manager, you monitor and control the project through to its finish, using specific techniques and procedures to establish the framework and structure of the project.

• As a project manager, you keep project stakeholders informed and involved in project decisions.

Taking Command-3

• Unfortunately, some project managers get so caught up in project management that they forget about leadership.– You can complete the management part of a

project and still not be a leader.

• Managing the project does not mean that you do all the work. You’ll need to delegate successfully, and that requires leadership skills.

Take Me to Your Leader

• As a leader, you must provide strong guidance.• As a leader, you provide a receptive ear to

people with problems.• As a leader, you must gain the trust and respect

of the project team, corporate management and project stakeholders.

• As a leader, you must give good direction so people feel comfortable taking direction from you.

Gerencia de Proyectos es?

Gerente de Proyectos es?

EL PMP tipicamente…

– “STAKEHOLDERS” CON

DIFERENTES NECESIDADES Y

EXPECTATIVAS.

– BALANCEAR: ALCANCE,

TIEMPO, COSTO Y CALIDAD.

– IDENTIFICAR

REQUERIMIENTOS OCULTOS.

Project Management Institute,

2000

PROYECTOPROYECTO

ALCANCE

RECURSOS TIEMPO

Balance y criterio

T 1T 1 T 2T 2

T3T3

A 1A 1 A 2A 2

Alcance y Tiempo

Procesos Organizacionales

… memoria corporativa!

Genera

ción

de Id

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Canaliza

ción y

Filtro d

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Justifica

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bajo

Para qué?

1

TODOSTODOS GENERACION DE IDEAS

AREA DE AREA DE IMPACTOIMPACTO(MERCADEO, (MERCADEO, FINANCIERA, etc.)FINANCIERA, etc.)

PREFACTIBILIDAD

2

COMITÉ COMITÉ EJECUTIVOEJECUTIVO

APROBACIONPREFACTIBILIDAD

3 4

DEFINIR GERENTE

5

GERENTE DEL GERENTE DEL PROYECTOPROYECTO

6

FACTIBILIDAD

8

APROBACIONFACTIBILIDAD

DESARROLLODEL PROYECTO

9

10

DEFINIR ROLESPRELIMINARES

DESIGNARPatrocinador

y Usuario Líder

DESIGNAR EQUIPO

DEL PROYECTO

1

7

AREA DE AREA DE IMPACTOIMPACTO

El “debido” proceso

CARPETA TÍPICA

DE UN

PROYECTO

Carpeta de proyecto

1. MP-001 Generación de Ideas

2. MP-002 Estructura Resumida

3. MP-003 Estructura Detallada

4. MP-004 Lista de Actividades

5. MP-005 Agenda de Reunión

6. MP-006 Hoja de Trabajo de Sucesos

7. MP-007 Solicitud y Evaluación de Cambios

8. MP-008MP-008 Informe Semanal de Estado

9. MP-009MP-009 Informe Quincenal de Estado (Ejecutivo)

10. MP-010MP-010 Conclusión del Proyecto

11. MP-011MP-011 Plan de Comunicaciones

12. MP-012MP-012 Plan de Riesgos

13. MP-014MP-014 Acta de Entrega

14. MP-015MP-015 Informe de Logros

15. Otros Documentos (RFP, Contratos, Formularios, Encuestas, etc.)

Carpeta de proyecto

CARPETA

TÍPICA DE UN

PROYECTO CONVERTIRLOCONVERTIRLO

S EN CASOSS EN CASOS

(K.M.)(K.M.)

Lecciones aprendidas…

Planeación del alcance o la “orden”Planeación del alcance o la “orden”Planeación del alcance o la “orden”Planeación del alcance o la “orden”

Lanzamiento o la “reunioncita”Lanzamiento o la “reunioncita”Lanzamiento o la “reunioncita”Lanzamiento o la “reunioncita”

Los ya que…Eso es fácilLos ya que…Eso es fácilLos ya que…Eso es fácilLos ya que…Eso es fácil

Si, si aprobado el cambio!Si, si aprobado el cambio!Si, si aprobado el cambio!Si, si aprobado el cambio!

No tanto documento, si!No tanto documento, si!No tanto documento, si!No tanto documento, si!

ALCANCEALCANCEALCANCEALCANCE

Los ya que…

Claro! En paralelo podemosClaro! En paralelo podemosClaro! En paralelo podemosClaro! En paralelo podemos

De eso me encargo Yo!De eso me encargo Yo!De eso me encargo Yo!De eso me encargo Yo!

Cómo cuánto tiempo le ponemos?Cómo cuánto tiempo le ponemos?Cómo cuánto tiempo le ponemos?Cómo cuánto tiempo le ponemos?

Vamos BIEN, ya casi al 90%Vamos BIEN, ya casi al 90%Vamos BIEN, ya casi al 90%Vamos BIEN, ya casi al 90%

Yo no le di ese %!Yo no le di ese %!Yo no le di ese %!Yo no le di ese %!

TIEMPOTIEMPOTIEMPOTIEMPO

Apartir de …

INTEGRACIÓNINTEGRACIÓNINTEGRACIÓNINTEGRACIÓN

Que cada uno haga su parte!Que cada uno haga su parte!Que cada uno haga su parte!Que cada uno haga su parte!

No tanta reuniónNo tanta reuniónNo tanta reuniónNo tanta reunión

Esto es un cambio “menor”Esto es un cambio “menor”Esto es un cambio “menor”Esto es un cambio “menor”

Juntos y juntos

Ese valor no puede ser, ponga..Ese valor no puede ser, ponga..Ese valor no puede ser, ponga..Ese valor no puede ser, ponga..

Todo lo tengo cubiertoTodo lo tengo cubiertoTodo lo tengo cubiertoTodo lo tengo cubierto

CAPEX u OPEXCAPEX u OPEXCAPEX u OPEXCAPEX u OPEX

Y cómo va la ejecución pptal?Y cómo va la ejecución pptal?Y cómo va la ejecución pptal?Y cómo va la ejecución pptal?

COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS

De mi centro no!

No hay tiempo para controlar!No hay tiempo para controlar!No hay tiempo para controlar!No hay tiempo para controlar!

La calidad es de todos!La calidad es de todos!La calidad es de todos!La calidad es de todos!

En ese tiempo alcanzamosEn ese tiempo alcanzamosEn ese tiempo alcanzamosEn ese tiempo alcanzamos

CALIDADCALIDADCALIDADCALIDAD

Ahí esta bien!

Eso lo contratamos en 1 sem.Eso lo contratamos en 1 sem.Eso lo contratamos en 1 sem.Eso lo contratamos en 1 sem.

Todos al 100%, y el …..Todos al 100%, y el …..Todos al 100%, y el …..Todos al 100%, y el …..

Que se autocapaciten claro!Que se autocapaciten claro!Que se autocapaciten claro!Que se autocapaciten claro!

EQUIPOEQUIPOEQUIPOEQUIPO

Claro, al 100%!

No lo vi, pero mándeme otroNo lo vi, pero mándeme otroNo lo vi, pero mándeme otroNo lo vi, pero mándeme otro

Nos informa a todos…NO!Nos informa a todos…NO!Nos informa a todos…NO!Nos informa a todos…NO!

Papeles no cuénteme mejorPapeles no cuénteme mejorPapeles no cuénteme mejorPapeles no cuénteme mejor

Claro que ya terminamos!Claro que ya terminamos!Claro que ya terminamos!Claro que ya terminamos!

COMUNICACIONESCOMUNICACIONESCOMUNICACIONESCOMUNICACIONES

No alcance a leer, pero mejor …

Eso no va a pasarEso no va a pasarEso no va a pasarEso no va a pasar

Los riesgos son muy POCOSLos riesgos son muy POCOSLos riesgos son muy POCOSLos riesgos son muy POCOS

Yo lo manejo y lo informemosYo lo manejo y lo informemosYo lo manejo y lo informemosYo lo manejo y lo informemos

Ya casi me nivelo en el GAPYa casi me nivelo en el GAPYa casi me nivelo en el GAPYa casi me nivelo en el GAP

RIESGORIESGORIESGORIESGO

Eso no va a pasar!

Compras se encarga?Compras se encarga?Compras se encarga?Compras se encarga?

De eso tenemos!De eso tenemos!De eso tenemos!De eso tenemos!

YO lo pedí por la intranet…YO lo pedí por la intranet…YO lo pedí por la intranet…YO lo pedí por la intranet…

Ese RFP lo sacamos rápido!Ese RFP lo sacamos rápido!Ese RFP lo sacamos rápido!Ese RFP lo sacamos rápido!

Quién controla este contrato? Quién controla este contrato? Quién controla este contrato? Quién controla este contrato?

Qué nos falta para cerrar? Qué nos falta para cerrar? Qué nos falta para cerrar? Qué nos falta para cerrar?

ADQUISICIONESADQUISICIONESADQUISICIONESADQUISICIONES

Ruta de aprobación

Gerencia de Proyectos Un enfoque prágmatico

Hernando Castro RamírezMarzo 2005