gerencia nacional financiera y administrativa validaciÓn, estandarizaciÓn y mejoramiento de...
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MACROPROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
VALIDACIÓN, ESTANDARIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
DESPLIEGUE DE PROCESOS
009Coordinación y gestión de procesos administrativos
y financieros
001Presupuesto
002Adquisición de bienes y
servicios
003Gestión de bienes
004Tesorería
005Contable
006Gestión de espacios
físicos
007Servicios generales y de
apoyo administrativo
Procesos únicos (U)del macroprocesoN° 12 para toda la
Universidad
MACROPROCESO (12): GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Fase posterior de mejoramiento por
sedes.
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
SUBPROCESOS DE PROCESOS ÚNICOS (U)DEL MACROPROCESO
Coordinación y gestión de procesos
administrativos y financieros
Diseñar y ejecutar estrategias de gestión
administrativa y financiera
Realizar seguimiento y asesoría
Elaborar, consolidar, presentar informes
financieros y administrativos
Brindar soporte funcional al sistema de gestión financiera
(SGF- QUIPU)
Adquisición de bienes y servicios
Seleccionar proveedores y formalizar la adquisición
Realizar seguimiento a la
ejecución contractual
Gestionar actividades de
comercio exterior
Adquirir bienes y servicios por otras
modalidades
Presupuesto
Planear y programar el presupuesto
Apropiar el presupuesto de
ingresos y gastos
Ejecutar los ingresos
Ejecutar los gastos
Ejecutar el seguimiento presupuestal
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
Gestión de bienes
Gestionar operaciones de almacén
Gestionar operaciones de inventarios
Gestionar operaciones de seguros para
bienes e intereses patrimoniales de la
Universidad
Contable
Seleccionar proveedores y formalizar la
adquisición
Realizar seguimiento a la ejecución contractual
Gestionar actividades de comercio exterior
Adquirir bienes y servicios por otras
modalidades
Tesorería
Recaudar y registrar ingresos
Tramitar cuentas por pagar
Registrar egresos
Administrar recursos financieros
Efectuar controles de tesorería
Expedir facturas y efectuar seguimiento
de cartera
SUBPROCESOS DE PROCESOS ÚNICOS (U)DEL MACROPROCESO
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
DESPLIEGUE DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO Procedimientos Instructivos Formatos
1. COORDINACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS ADMINSITRATIVOS Y FINANCIEROS
10 33 8
2. PRESUPUESTO 24 39 49
3. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 18 6 44
4. GESTIÓN DE BIENES 15 2 185. TESORERÍA 15 43 456. CONTABLE 14 10 248. SERVICIOS GENERALES Por definir Por definir Por definir
9. ADMINISTRACIÓN ESPACIOS FÍSICOS
Por definir Por definir Por definir
TOTAL 117 129 186
FECHA DE CORTE: 28 de Febrero de 2011
RECOMENDACIONES E INFORMACIÓN ÚTIL PARA
ACCEDER Y CONOCER LOS PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCTIVOS, FORMATOS Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL
MACROPROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
De acuerdo al tipo de documento, los mismos podrán ser visualizados en distintos tipos de archivos, así:◦ Los procedimientos son creados en la herramienta Microsoft Visio,
pero su visualización se hace a través de archivos *.html, es decir que son vistos a través de página web.
◦ Los instructivos, formatos y demás documentos se encuentran en archivos tipo Microsoft Word (*.doc/ *.docx), Excel (*.xls / *.xlsx) o Adobe Reader (*.pdf), dependiendo el fin para el cual hayan sido creados, si son para consulta o para diligenciar algún tipo de información.
Para poder tener acceso a toda la información de los procedimientos se recomienda utilizar el navegador Internet Explorer
El ingreso a la documentación se realiza desde la página web www.unal.edu.co/gerencia_finad, accediendo por el menú “Procesos”. Una vez haya ingresado a este menú debe ingresar al vínculo llamado “TABLERO DE CONTROL”
I. RECOMENDACIONES INICIALES PARA ACCEDER A LOS DOCUMENTOS
Gerencia Nacional Financiera y Administrativa
El TABLERO DE CONTROL abre un archivo en Microsoft Excel que le permitirá, paso a paso, conocer el despliegue general de los procesos, los correspondientes subprocesos y los documentos asociados a éstos (Procedimientos, instructivos, formatos y otros)
Tanto el archivo del TABLERO DE CONTROL como los demás documentos tienen hipervínculos, que lo pueden llevar a información importante. Algunos ejemplos de hipervínculos son:
Si al acceder a un procedimiento u otro documento aparece un mensaje informando sobre contenido riesgoso para el computador, dar en la opción “Si” para poder abrir el documento. Cabe anotar que el procedimiento y sus documentos relacionados no cuentan con contenido riesgoso para ningún PC, por lo cual no tendrá problema.
I. RECOMENDACIONES INICIALES PARA ACCEDER A LOS DOCUMENTOS
Instructivos
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II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
1.Ingrese a http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/ y haga clic en el menú «Procesos »
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2. Haga clic en «TABLERO DE CONTROL»
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
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3. Abrir archivo de Microsoft Excel con el TABLERO DE CONTROL
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
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4. Ingreso a la pantalla inicial del TABLERO DE CONTROL
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Muestra el despliegue de procesos del macroproceso
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5. Ingreso al proceso «Coordinación y gestión de los procesos administrativos y financieros - 009»
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Haga clic en el cuadro del proceso
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6. Ingreso a los subprocesos del proceso «Coordinación y gestión de los procesos administrativos y financieros - 009»
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Para acceder al listado de procedimientos de cada subproceso haga clic sobre el cajón
correspondiente
Tenga en cuenta !!
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8. Ingreso al TABLERO DE CONTROL de los procesos de Presupuesto - 001, Adquisición de bienes y servicios – 002, Gestión de bienes – 003, Tesorería – 004, y Contable – 005. Ej: Tesorería
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Gerencia Nacional Financiera y AdministrativaGerencia Nacional Financiera y Administrativa
8. Ingreso al TABLERO DE CONTROL de los procesos de Presupuesto - 001, Adquisición de bienes y servicios – 002, Gestión de bienes – 003, Tesorería – 004, y Contable – 005 . Ej: Tesorería
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Contenido seguro del archivo. “Aceptar” para abrir documento
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9. Para acceder a los procedimientos, hacer clic sobre el cajón de un subproceso
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Para acceder al listado de procedimientos de cada subproceso haga click sobre el
cajón correspondienteTenga en cuenta !!
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10. Botones de acceso a procedimientos y a listado de instructivos y formatos
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Botón para ingresar al procedimiento
Botones para ingresar listado de instructivos y formatos de un procedimiento
Botones de regreso
Subprocesos
Página anterior
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Permitir contenido bloqueado del navegador de internet
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Si el menú izquierdo aparece de esta forma y la página le está solicitando
permiso adicional para descargar contenidos. Para poder ingresar de manera adecuada al procedimiento,
haga clic sobre la barra con el símbolo de advertencia y luego en
“Permitir contenido bloqueado”
12. Visualizar el procedimiento
Recuerde ingresar utilizando Internet
Explorer para que pueda tener acceso a toda la
información del procedimiento
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12. Visualizar el procedimiento
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Forma adecuada de visualizar el procedimiento
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II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
12. Visualizar el procedimiento Botones generales de navegación en el procedimiento - Simbología
Anterior
Siguiente
Flujograma
Normatividad
Aprobación
Le permite navegar en las páginas de
información general del procedimiento
Lo lleva al diagrama de flujo que describe las
actividades del procedimiento
Despliega la normatividad asociada
al procedimiento
Lo lleva al cuadro de aprobación del procedimiento
Información
Desde la página del diagrama de flujo lo
lleva a la página inicial de información general
del procedimiento
Menú desplegable para ingresar a cualquier página del procedimiento. Seleccione la página deseada y haga
clic en el botón verde
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II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
12. Visualizar el procedimiento Navegación en el diagrama de flujo
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II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
12. Visualizar el procedimiento Navegación en el diagrama de flujo - Simbología
1.Abrir la caja en el
Sistema de información
correspondiente
¿Es momento de hacer el cierre del día?
Actividad del procedimiento
Flecha indicadora de secuencia del procedimiento
Decisión
Listado de requisitos
1Conector de actividades cuando su secuencia no es consecutiva
Conector de fin e inicio de página cuando existe más de una página de diagrama de flujo.
Ir a un formato asociado al procedimiento
Efectuar recaudo en caja
recaudadora de la UN
Elaborar, consolidar y presentar informes Remisión a otro procedimiento
Instructivo para archivar los documentos de tesorería según TRD
Remisión a un instructivo específico de otro procedimiento
Hipervínculo a manuales o instructivos
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II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
12. Visualizar el procedimiento Despliegue de información detallada de las actividades
Hacer clic en la caja de la actividad y oprimir la tecla “Ctrl” – Despliega menú con detalle de la
actividad
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II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
13. Visualizar documentos asociados al procedimiento Ingreso a documentos relacionados con el procedimiento
De acuerdo con la simbología referenciada anteriormente hacer clic sobre el ícono del documento que se requiera
consultar
Ejem
plos
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13. Visualizar documentos asociados al procedimiento
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Archivos tipo Microsoft Word Excel o Adobe Reader, según se requiera
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14. Ingresar a otros documentos (formatos, procedimientos, otros instructivos, documentos varios) desde los instructivos
II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
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II. ACCESO A TABLERO DE CONTROL , PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS DOCUMENTOS
Botones para ingresar de manera directa a instructivos y formatos
Contenido seguro del archivo. “Aceptar” para abrir documento
15. Visualizar documentos asociados al procedimiento (instructivos y formatos) descargándolos desde el TABLERO DE CONTROL
Para comentarios y observaciones, remitirse a los
correos de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa [email protected] o
«Las organizaciones verdaderamente excelentes se miden por su capacidad para
alcanzar y sostener en el tiempo los resultados sobresalientes para sus grupos de
interés»
Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM)