I NTRODUCCIÓN A LA GERENCIA CONCEPTUAL

DEL PRESUPUESTO.Ing Germán Urdaneta H

Concepto básico

El significado del dinero en la gerencia de un proyecto, así se le llame costo, utilidad o pérdida, es extremadamente importante, ya que el cumplir con el presupuesto constituye el criterio final de evaluación del desempeño de la función gerencial. El manejo de la gerencia de los presupuestos es pues una labor vital para un buen gerente de proyectos. Presupuestar, es suponer algo por anticipado. Aplicado a las labores de Ingeniería, el presupuesto es el ejercicio que determina de antemano un pronóstico de los valores que puede tener determinadas actividades a desarrollar dentro del alcance de una disciplina en un proyecto dado

Cuando se está ejecutando el proyecto, es necesario controlar su ejecución. El productor del trabajo cuenta con toda la información necesaria, ha desagregado los trabajos al nivel de recursos y puede presentar un apreciable nivel de detalle. Se construye así una base de datos sobre el proyecto, que constituye una excelente radiografía del mismo.

Es muy importante tener en cuenta, que el grado de profundidad y detalle de un control, corresponde al grado de profundidad y detalle de lo planeado. Por otra parte el control debe ser integral, tanto de los tiempos como de los recursos.

Aun cuando es posible desarrollar el control parcial de algunos aspectos (Por ejemplo inversión, costos o programación) no es una practica gerencial recomendable, ya que los ajustes introducidos para corregir alguna desviación pueden resultar perjudiciales para otra fase del trabajo que no se este controlando

El control interno del productor es algo que reúne características muy particulares, pues los intereses personales pueden afectar el resultado. Para ser efectivo, el control debe tener autoridad y contar con el respeto de los participantes en el proceso.

Obviamente generalizar este fenómeno es una tarea espinosa. Sin embargo, los principios del control pueden apreciar mejor al estudiar el control externo, tal como el que practica una interventora o auditoria.

La evolución del presupuesto con la vida del proyecto.

Desde su concepción hasta su puesta en servicio, un proyecto atraviesa por cuatro etapas claramente diferenciadas, en las cuales de toman algunas decisiones específicas y se orientan las fases subsiguientes. Se inicia por la concepción del proyecto, que permite plantear en blanco y negro los objetivos que persigue el propietario, las limitantes y determinantes del mismo. Esencialmente, esta fase al cumplirse permite tomar la decisión de invertir

Sigue la fase de los estudios preliminares, en los cuales a través de unos ejercicios de ingeniería, se definen las características fundamentales de los principales componentes del proyecto , permitiendo su dimensionamiento y por consiguiente establecer un mejor nivel de costeo . Esta fase permite comprometer los fondos necesarios.

La siguiente parte, la proyección del proyecto permite definir completamente los planes de implementación, dimensionar en detalle los componentes, especificar y definir las estrategias de puesta en marcha, de manera que se pueden obtener presupuestos muy detallados que permiten la suscripción de contratos y compromisos de ejecución.

La etapa final, de implementación permite que se apliquen los recursos necesarios para materializar los planes, atender los impactos del medio y del escenario, asumir las modificaciones que resultan inevitables y que termina por poner en servicio el objeto del proyecto. Es posible en esta fase el ejercicio detallado del control integral para garantizar el éxito del empeño.Cada una de las fases mencionadas merece un tratamiento específico. Cuando hay que proyectar

hacia delante, es necesario plantear reservas que compensen las deficiencias en la información disponible. Al avanzar, se debe consolidar el efecto de la ejecución real, proyectando la terminación con base en lo ejecutado, y haciendo los ajustes necesarios para lograr implementar correctamente el proyecto, dentro de sus metas originales

La información y el desarrollo del proyecto.

Al iniciarse un proyecto, no se cuenta con información suficiente como para establecer de manera confiable el valor definitivo del mismo. No obstante, al transcurrir el tiempo y adelantar algunas de las tareas correspondientes, va mejorando el grado y mejorando la precisión de la información, la cual es cada vez más exacta. De igual manera, se va mejorando la posibilidad de hacer unas estimaciones cada vez más precisas acerca del valor real del proyecto.

Sin embargo, no basta con obtener más y mejor información. Es preciso evaluar la información cierta, asimilar información aplicable y suponer o inferir algunas variables para lograr una aproximación aceptable. Así mismo, es deseable que las cifras que se producen al iniciar los proyectos se aproximen lo más posible al verdadero valor final. Es necesario suponer algunas

cosas, con valores sustentados en antecedentes históricos y así mismo asignar algunas reservas, que aunque no se puedan sustentar en detalle, se sabe que se han de incorporar. Al valor final. De esta manera, muy pronto en el desarrollo del proyecto es posible contar con una estimación muy próxima del valor final del mismo..

El arte de costear una actividad, o lo que es lo mismo un proyecto, siempre del grado de precisión y exactitud de la información disponible, ya sea de la que se obtiene directamente del escenario del proyecto como de la que se dispone por referencia, así como del manejo que se le dé.

Estimados y Presupuestos. Se puede establecer una primera diferencia entre estimar o presupuestar el costo. El primero (estimar) es establecer un

Modelo económico del proyecto utilizado para formular predicciones del valor del trabajo desarrollado a partir de una tabulación más o menos simple del alcance y unos precios estimados para unidades de trabajo de amplio alcance..

Constituye pues una predicción del valor de todo el trabajo, desarrollada a partir información elemental y simple sobre el alcance y unos estimados de precios, muchas veces asignados de una manera global a un conjunto de centros generales de costos, casi siempre asociados con un concepto contable

El segundo, (presupuestar) por el contrario, es desarrollar unModelo econométrico del proyecto utilizado para determinar los parámetros de control de la inversión, de acuerdo con el alcance y la calidad del objetivo planteado y que al ligarse con el tiempo se convierte en eficaz herramienta de control de erogaciones

Constituye pues un plan financiero detallado, relacionado íntimamente con el tiempo, que se convierte en una eficaz herramienta de control de las erogaciones. Sin embargo, al hablar del proyecto en una u otra etapa, es necesario referirse siempre al mismo orden final de magnitud de manera que las decisiones que se tomen sean consistentes. La distinción aquí esbozada amerita una discusión particular.

El estimado se puede usar para obtener la asignación de los fondos necesarios para ejecutar el proyecto. Ya sea la asignación presupuestal de los fondos del estado, la partida de ejecución en una empresa privada o el monto de los créditos de corporación necesarios para el desarrollo, todos deben obtenerse antes de contar con un nivel de información suficiente como para poder manejar un presupuesto más preciso. Constituye pues el instrumento de trabajo del comprador, ya que en su mayor grado de desarrollo sirva par establecer el punto de referencia para disponer los dineros necesarios para hacer una compra. Una vez cerrado el negocio, desaparece el estimado y se vé reemplazado por el presupuesto conformado por la oferta aceptada del vendedor. Este último será el instrumento de control de la negociación.

Entendido el nivel de incertidumbre reinante en cualquier actividad productiva, resulta por lo menos osado el no afectar estos estimados por un factor que aproxime el monto estimado al valor real de la ejecución .No obstante, debe distinguirse entre afectar el estimado por un factor de incertidumbre y “rellenar” el mismo estimado. Es necesario insistir en una cabal honestidad en la

preparación del estimado. La facturación se debe basar en un análisis de riesgo efectuado para unidades controlables de trabajo.

Hay que evitar la práctica de que cada cual le agregue su “cuota” de experiencia. Si existen antecedentes de que la administración superior tiende a recortar de manera sistemática las solicitudes de apropiación, caso muy frecuente al nivel estatal, será necesario tomar las precauciones necesarias.

Los estimados presenta una alta sensibilidad hacia algunos factores que afectan su calidad. entre estos se pueden mencionar:

Precio de renglones repetitivos Factores típicos, como rendimientos, desperdicios o incidencias Renglones no estándar o de producción especial. Procesos no estándares o desconocidos para la organización Condiciones metereologicas adversas, por desfase en la planeación original. Actividades subcontratadas

El presupuesto, por el contrario, es el instrumento del vendedor. Derivado en el más fino de los detalles cuando se acomete la producción, se condensa de manera sucesiva para asimilar los escenarios correspondientes a la ejecución real a los supuestos por una determinada solicitud de comprador. Si el estimado del comprador, que culmina como presupuesto oficial representa la mejor depuración en el esfuerzo de evaluar el precio de algo, para el vendedor, el precio que se cotiza es una degradación de precios mucho más ciertos, para otros escenarios.

Si le gusto el tema, consulte algún otro de mis documentos

y me hace un comentario.