gerenciamento de projetos e de portfolio base para uma gestão...
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2007 | Governo do Rio de Janeiro | Todos os direitos reservados | Escritório de Gerenciamento de Projetos do Governo
Gerenciamento de Projetos e de Portfolio
Base para uma gestão eficaz
2007 | Governo do Rio de Janeiro | Todos os direitos reservados | Escritório de Gerenciamento de Projetos do Governo
Roteiro:
Gerenciamento de Projetos: Introdução e Conceitos
Gerenciamento de Projetos: Metodologia
Gerenciamento de Projetos e a Estratégia Organizacional
Gerenciamento de Projetos e o PMO
Gerenciamento de Portfolio: Introdução e Conceitos
Gerenciamento de Portfolio: Processos de Monitoramento e Controle
Matriz de Priorização
Fatores de Sucesso
Proposta de ação
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Introdução e Conceitos
O que é projeto?
“Um esforço temporário, levado a efeito para criar um produto / serviço único” (Definição do PMI)
“É um empreendimento único, com início e fim determinados, que utiliza recursos e é conduzido por pessoas, visando atingir objetivos
predefinidos” (Como se tornar um Profissional e Gerenciamento de Projetos)
Gerenciamento de Projetos
Características comuns aos projetos:
Temporário
Exclusivo
Progressivo
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Operações
Projetos
x
Contínuas e repetitivas, com a finalidade de manter o negócio
Temporários e exclusivos, com finalidade de atingir seu objetivo
AMBOS SÃO:
• Realizados por pessoas • Restringido por recursos limitados• Planejado, executado e controlado
Introdução e Conceitos
Projetos x Trabalhos Operacionais
Gerenciamento de Projetos
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Introdução e Conceitos
O ciclo de vida de um projeto
Os projetos possuem um ciclo de vida ou um conjunto de etapas pelas quais o projeto progride e ao final de cada etapa um produto
(deliverable) é entregue.
Gerenciamento de Projetos
Tipos de projetos
Construção,
P&D,
Informática,
Desenvolvimento de novos produtos,
Melhorias, etc.
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Introdução e Conceitos
De onde surgem os projetos?
No planejamento estratégico
Gerenciamento de Projetos
Aumentar produtividade em 5%
Aumentar faturamento em 7%
Diminuir os custos em 10%
Ampliar a produção de ar
condicionado em 3%
Ampliar a produção de
geladeiras em 7%
Construção de uma fábrica
de Geladeiras no RJ
com capacidade para
10.000 geladeiras / ano
META DO PRESIDENTE ESTRATÉGIAS PROJETO
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Exercício 1
Liste as características do estudo de caso: “Gerenciamento de Risco” que atestam que é um projeto.
Qual é o objeto?
Qual é o objetivo?
Qual é a justificativa do Projeto?
Gerenciamento de Projetos
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Gerenciamento de Projetos
Introdução e Conceitos
Gerenciamento de Projetos
Planejamento da sua execução antes de iniciá-lo e o acompanhamento da sua execução.
Consiste na execução de processos gerenciais que cobrem diversas áreas de conhecimento. (Definição do PMBOK)
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Iniciação Encerramento
Execução
Planejam.
Processo de
Monitoramento e Controle
Fonte: Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos
Paul Campbell Dinsmore
Iniciação
Introdução e Conceitos
Ciclo de Vida do Gerenciamento de Projetos
Descreve o conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado.
Gerenciamento de Projetos
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ENCERRAMENTO
Fase IIIFase IIFase I Fase IV
En
tregas
Associa
das a
oPro
duto
Docum
enta
ção
de G
estã
o d
oPro
jeto
•Carta de abertura do projeto
•Kick-off
•Plano do Projeto
• Status do Projeto e atualização do Plano
INICIALIZAÇÃO
A P
C D
• Status do Projeto e atualização do Plano
• Status do Projeto e atualização do Plano
• Avaliação do Projeto
• Entrega I• Entrega II• Entrega III
• Entrega IV• Entrega V
• Entrega VI• Entrega VII • Entrega VIII
Introdução e Conceitos
Ciclo de Vida do Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de Projetos
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Introdução e Conceitos
Processos sobrepostos de gerenciamento de projetos
Descreve o conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado.
Gerenciamento de Projetos
Processos de
Planejamento
Processos de
IniciaçãoProcessos de
Controle
Processos de
Execução
Processos de
Encerramento
Tempo
Nív
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tivid
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Fonte: Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos
Paul Campbell Dinsmore
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Introdução e Conceitos
Ciclo Universal de Gerenciamento
Gerenciamento de Projetos
C
PA
D
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C
D
A
• Acompanhar a Execução das tarefas
• Analisar os Desvios encontrados,
identificar suas causas e estabelecer as
ações corretivas necessárias.
• Monitorar os Resultados Obtidos,
comparando-os com as metas
estabelecidas e identificando eventuais
desvios.
P
D
A
C
Inicialização
Encerramento
CO
NT
RO
LE
P
D
A
C
Inicialização
Encerramento
CO
NT
RO
LE
PLANO DO PROJETO
• Consolidar as Metas do Projeto.
• Definir as Tarefas Necessárias para o
atingimento das metas.
• Identificar responsáveis, recursos e custos
P
Introdução e Conceitos
Gerenciamento de Projetos
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Escopo
Q
Introdução e Conceitos
Gerenciamento de Projetos
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Introdução e Conceitos
O Gerenciamento de Projetos e as 9 Áreas do PMBOK*
Integração
Escopo
Tempo
Custo
Qualidade
Recursos Humanos
Comunicação
Riscos
Contrato
Gerenciamento de Projetos
*PMBOK: Project Management Body of Knowledge
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Introdução e Conceitos
Integração
O gerenciamento de integração abrange os processos de gereciamento requeridos para que possa ser assegurada toda a coordenação entre os distintos elementos do projeto
Escopo
Abrange os processos de gerenciamento requeridos para que tenhamos a certeza de que a equipe do projeto realizará todo e somente o trabalho necessário para que o projeto seja bem sucedido.
Tempo
Assume uma importância vital na implantação do empreendimento.
Gerenciamento de Projetos
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Introdução e Conceitos
Custo
Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado.
Qualidade
O gerenciamento da qualidade do projeto deve ser direcionado tanto para o gerenciamento do projeto quanto para o produto resultante do mesmo.
Recursos Humanos
Tem como objetivo principal possibilitar a utilização mais efetiva das pessoas envolvidas no projeto.
Gerenciamento de Projetos
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Introdução e Conceitos
Comunicação
Inclui um conjunto de processos exigidos para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento apropriado e o controle básico das informações do projeto.
Riscos
Processo sistemático de definição. Análise e resposta aos riscos do projeto cujo objetivo é maximizar os eventos positivos e minimizar a conseqüência dos eventos negativos.
Contratos
Inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa executora sendo discutido sob o ponto de vista do comprador na relação comprador-fornecedor.
Gerenciamento de Projetos
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Conjunto de conhecimentos
em gerenciamento de
projetos
Habilidades Interpessoais
Conhecimento e habilidades de
gerenciamento geral
Entendimento do ambiente do Projeto
Conhecimento, normas e
regulamentos da área de aplicação
Introdução e Conceitos
Gerenciamento de Projetos
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GE
RE
P
DC
A
INICIALIZAÇÃO
ENCERRAMENTO
TERMO DE ABERTURA
(Project Charter)
PLANO DO PROJETO
RELATÓRIO DESEMPENHO
PLANO DE AÇÃO
AGENDA
CRONOGRAMA ATUALIZADO
LIÇÕES APRENDIDAS
TERMO DE ACEITE
AVALIAÇÃO DOS INDICADORES
AVALIAÇÃO DA GESTÃO DO PROJETO
AVALIAÇÃO TÉCNICA E DE PERFORMANCE
RELATÓRIO DA SITUAÇÃO
CUSTO ATUALIZADO
SOLICITAÇÃO DE MUDANÇASRELATÓRIO FOTOGRÁFICO
Gerenciamento de Projetos
Metodologia
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Gerenciamento de Projetos
Metodologia
O Plano do Projeto
É o principal documento do projeto relativo ao aspecto gerenciamento, pois mantém a integração de todas as informações sobre como o trabalho será realizado de forma a se atingir a meta.
o Seção A: Resumo do Projeto
o Seção B: Detalhamento do Projeto
o Seção C: Regulamentos
o Seção D: Aspectos Estratégicos
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Gerenciamento de Projetos
Metodologia
PRINCIPAIS ENVOLVIDOS (STAKEHOLDERS )
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIRTUAL
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP (WBS )
PLANO DE COMUNICAÇÃO
CRONOGRAMA MACRO (GRÁFICO DE GANTT )
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
+ + +
PRINCIPAIS PRODUTOS (DELIVERABLES ) E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
DETALHAMENTO DO ESCOPO
PREMISSAS DE IMPLEMENTAÇÃO
PLANO DO PROJETO
META
FLUXO DE CAIXA
RISCOS
CÓD: PROJETO: Urbanização
PLANO DE AQUISIÇÕES
REGULAMENTOS / LEGENDAS
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Exercício 2
Com base no estudo de caso “xxxxxxx” defina:
Objeto
Justificativa
Objetivo
Escopo
A proposta está completa?
O elaborador da proposta demonstrou conhecimento dos conceitos em questão?
Gerenciamento de Projetos
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Gerenciamento de Projetos
Metodologia
META
Na meta descrevemos
- Objeto- Objetivo- Valor do Investimento
- Data de início e término do Projeto- Indicadores de benefícios
PRINCIPAIS ENVOLVIDOS
São todas as pessoas envolvidas direta ou indiretamente no projeto, executando ou se beneficiando com o mesmo.
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Gerenciamento de Projetos
Metodologia
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIRTUAL
Visualização gráfica da equipe do projeto.
PREMISSAS DE IMPLANTAÇÃO
São verdades adotadas pelo Gerente do Projeto para garantir que a meta do projeto seja cumprida.
“Para cada restrição há uma premissa.”
DETALHAMENTO DO ESCOPO
Visão detalhado da que será entregue ao final do projeto;
Mostra o que será entregue e o que não será entregue.
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Gerenciamento de Projetos
Metodologia
EAP – ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (WBS)
Agrupamento orientado a produtos de elementos do projeto que organiza e define o escopo total do trabalho.
Pacotes de trabalho
PRINCIPAIS PRODUTOS
Descriminação dos principais produtos a serem entregues pelo projeto, com os critérios de aceitação.
CRONOGRAMA
Caracterização dos prazos (duração e início-fim das atividades), predecessoras e caminho crítico do projeto.
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Gerenciamento de Projetos
Metodologia
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Relação dos responsáveis por cada pacote de trabalho do projeto.
FLUXO DE CAIXA
Relação de entrada e saída de recursos do projeto.
PLANO DE AQUISIÇÕES
Relação dos contratos referentes ao projeto.
Inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa executora sendo discutido sob o ponto de vista do comprador na relação comprador-fornecedor.
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Gerenciamento de Projetos
Metodologia
PLANO DE COMUNICAÇÕES
Conjunto de processos exigidos para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento apropriado e o controle básico das informações do projeto.
RISCO
Qualquer evento ou condição em potencial que, em se concretizando, pode afetar negativamente ou positivamente um objetivo do projeto.
REGULAMENTOS E LEGENDAS
Normas adotadas (farol de desvio de prazo e custo);
Solicitação de mudanças.
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Exercício 3
Elabore a EAP do seguinte projeto:
Solenidade de início das obras do PAC Favelas
Pontos de atenção (exemplos)
O Presidente estará presente (integração com o cerimonial do Presidente);
Segurança;
Local do evento + visita à comunidade;
Almoço para os secretários e consórcio vencedor da licitação;
etc...
Gerenciamento de Projetos
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Exercício 3 (continuação)
Com base na EAP, monte o cronograma do evento:
Solenidade de início das obras do PAC Favelas
Pontos de atenção (exemplos)
Duração das atividades;
Predecessoras;
Qual o caminho crítico?
Qual atitude será tomada para antecipar o projeto em 5 dias? Explique.
Gerenciamento de Projetos
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Estratégia Organizacional
Gerenciamento de Projetos
S
uce
sso
Maturidade
12
34
5
60%
GP
ES
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A
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COMPETÊNCIAS
GP
ES
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A
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GA
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AL
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LO
GIA
INF
OR
MA
TIZ
AÇ
ÃO
COMPETÊNCIAS
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Estratégia Organizacional
Estrutura Organizacional
Funcional
Matricial Fraca
Matricial Forte
Projetizada
Gerenciamento de Projetos
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PMO – Project Managment Office
Objetivos
Orientar e dar suporte aos Gerentes de Projetos, permitindo à empresa desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz
possível.
O papel do PMO deve estar claramente definido
A alta administração deve estar comprometida com o PMO
O PMO deverá utilizar processos e técnicas de gerenciamento de projetos próprios para o projeto
Gerenciamento de Projetos
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PMO – Project Managment Office
Algumas funções do PMO
Suporte Administrativo
Métodos e Padrões
Consultoria e Aconselhamento (Mentoração)
Treinamento
Acompanhamento dos Profissionais em Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de Projetos
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Exercício 4
Com base na Ação do Pronasci, indicar:
Objeto
Justificativa
Objetivo
Escopo
Elabore uma EAP para o projeto;
Com base na EAP propostas, elabora o cronograma do projeto; indicando premissas para justificar suas decisões;
Defina indicadores de resultado;
Mapeie riscos em potencial.
Gerenciamento de Projetos
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Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
Portfolio
Um conjunto de projetos e/ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo destes trabalhos e alcançar os
objetivos estratégicos do negócio.
Não precisam ser interdependentes ou diretamente relacionadas;
Refletem os investimentos feitos ou planejados;
Componentes selecionadas alinhadas com objetivos e metas;
As componentes são quantificáveis.
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Benefícios
Estratégia
Resultados
Introdução e Conceitos
Gerenciamento de Portfolio
Envolve a identificação, priorização, autorização, gerenciamento e controle de projetos, programas e outros trabalhos para alcançar os
objetivos estratégicos específicos do negócio.
Gerenciamento de Portfolios
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Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
Gerenciamento de Portfolio
Foco Organizacional – Visa assegurar que a seleção de investimentos atinge e complementa os objetivos estratégicos definidos.
Foco do Gerenciamento de Projetos – Possibilita o alcance de contribuições individuais aos objetivos estratégicos.
Objetivos do Gerenciamento de Portfolio
Maximização do Valor
Balanceamento
Direção Estratégica
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Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
Estratégia Organizacional e Gestão de Portfolio
Visão
Missão
Plan. e Gerenc. de
operações
Estratégias e objetivos
Corporativos
Gerenciamento
de operações
Plan e Gerenc de
Portfolio de Projetos
Gerenciamento de programas
e projetos autorizados
Recursos Organizacionais
Estratégico
Tático
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Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
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Gerenciamento de Portfolios
Introdução e ConceitosSEPLAG
EGP-Rio
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Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
Identificação
Criar uma lista atualizada com informações suficiente para assegurar que as componentes sejam a escolha correta para um portfolio abrangente.
2007 | Governo do Rio de Janeiro | Todos os direitos reservados | Escritório de Gerenciamento de Projetos do Governo
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Viabilidade
Baixa Média Alta
Média
Alt
a
Co
ntr
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ição
para
vis
ão
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alo
r
Baix
a
Legenda:
Ganhos rápidos
Alto valor: Mudar escopo para aumentar
viabilidade
Descartar
Zona de conforto: Projetos fáceis de
implementar, mas que contribuem pouco valor.
Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
Identificação
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Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
Categorização
Classificar as componentes do portfolio em grupos pré-estabelecidos e relevantes estrategicamente, permitindo o balanceamento de investimentos e riscos entre categorias estratégicas.
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Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
Priorização
Ordenar as componentes selecionadas, dentro de cada categoria estratégica, de acordo com a expectativa de benefício e critérios estabelecidas.
1 1 1 1 1 5Maior Prioridade
0 0 1 1 0 2
0 1 1 1 0 3
0 0 0 1 0 1
0 0 0 0 0 0Menor Prioridade
0 1 1 1 1 4
Pro
jeto
D
Pro
jeto
E
Pro
jeto
F
Pro
jeto
J
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Projeto D
Projeto E
Projeto F
Pro
jeto
A
Pro
jeto
B
Pro
jeto
C
2007 | Governo do Rio de Janeiro | Todos os direitos reservados | Escritório de Gerenciamento de Projetos do Governo
Gerenciamento de Portfolios
Introdução e Conceitos
Priorização
Critério de Priorização Múltiplo
Medida Rank Medida Rank Medida Rank Medida Rank
A 8 2 1 6 1,2 6 1 5 4,5 5
B 7,5 3 3,3 1 4 1 3,3 2 1,9 1
C 6 6 2 4 1,7 5 4 1 3,9 4
D 9,6 1 2,5 2 2 4 1,3 4 2,6 2
E 6,5 5 1,5 5 3,6 2 0,7 6 4,9 6
F 7,4 4 2,2 3 2,4 3 1,5 3 3,3 3
Score Rank
Prioridade
Critério 3
Peso 15%
Critério 4
Peso 30%
CRITÉRIOS
PROJETO
Critério 1
Peso 30%
Critério 2
Peso 25%
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Gerenciamento de Portfolios
Processos de Monitoramento e Controle
Revisão de Portfolio e Relato de Desempenho
Obter resultados de desempenho, promover o relato desses resultados e reavaliar a atualidade e valor do portfolio, numa freqüência apropriada, de modo a assegurar o alinhamento com as estratégias organizacionais, a mensurar o progresso do alcance dos objetivos estratégicos e avaliar a utilização efetiva dos recursos.
- Rever o “apadrinhamento”, as responsabilidades pelas prestações de contas e demais aspectos;
- Rever prioridades das componentes, dependências, escopo, retornos esperados, riscos e desempenho financeiro, contra critérios de controle estabelecidos;
- Rever impactos esperados de previsões de negócios, utilização de recursos e limitadores de capacidade de portfolio;
- Determinar a inclusão, exclusão, término e/ou continuidade de componentes, bem como rever a priorização;
- Fazer recomendações e/ou oferecer direções para as componentes;
- Propor mudanças no modelo de gestão de portfolio, se necessário.
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Gerenciamento de Portfolios
Processos de Monitoramento e Controle
Mudança Estratégica
Permitir que o processo de gerenciamento do portfolio responda à mudanças significativas na estratégia.
Tais mudanças podem impactar a categorização de componentes e/ou a sua priorização e requer o rebalanceamento do portfolio.
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Gerenciamento de Portfolios
Matriz de Priorização
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Gerenciamento de Portfolios
Fatores Críticos de Sucesso
Por que há falhas no alcance de metas?
Objetivos e metas estratégicos irreais;
A organização não dispõe do alinhamento interno necessário para conduzir a estratégia;
A organização não dispõe das capacidades necessárias para implementar as estratégias num nível tático detalhado;
Pré-disposição para implantar e acreditar na obtenção de seus resultados;
Existir um nível de gerenciamento de projetos com medidas de desempenho e recuperação de informações de projetos
Ter um processo de planejamento estratégico com granularidade de estratégias bem definidas.
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Gerenciamento de Portfolios
Proposta de Ação
2007 | Governo do Rio de Janeiro | Todos os direitos reservados | Escritório de Gerenciamento de Projetos do Governo
Obrigado!