gerenciamento de projetos na pequena e média...
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O que é um Projeto?
• “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” PMBOK 4ª. Ed.
– Temporário: início e final bem definidos. O projeto é temporário e não o seu resultado.
– Exclusivo: inédito e identificável. Edifício, treinamento, metodologia de controle, sistema de informática
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O que é Pequena e Média Empresa?
• Micro empresa:
– faturamento até 240 mil/ano
• Pequena Empresa:
– faturamento até 2.4 milhões
• Média Empresa
– Faturamento até 60 milhões
Fontes divergentes: Receita Federa, BB, BNDES, Sebrae...
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Projeto vs. Processo
• Festa de Casamento
• Viagem de férias
• Construção de um prédio
• Palestra no Cesumar
• Gravação de um comercial
• Linha de produção de alimentos
• Elaboração de relatórios para direção
• Tratamento da água utilizada na fábrica
• Processos contínuos e rotineiros
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O que é Gerenciamento de Projetos?
• “Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos do projeto” PMBOK 4ª. Ed.
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Por que GP é importante?
• Aumento na Competição
• Mudanças constantes nas empresas
• Adequações legais
• Aumento dos padrões de qualidade
• Adaptação tecnológica
• Redução nos lucros
• Pressão Econômica
• Necessidade de sobrevivência
Fonte: Ricardo Vargas
• Expansão exponencial do conhecimento humano
• Demanda por serviços complexos, sofisticados e sob medida
• Evolução dos mercados globais competitivos para produção de bens e serviços
• Fonte: Meredith 2003
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Que resultados são esses?
• 3M – redução de 4 para 3 anos no desenvolvimento de novos produtos
• Chrysler – Redução do tempo de desenvolvimento de novos veículos de 60 para 33 meses em 10 anos
• AT&T – Defeitos na fabricação de equipamentos foram reduzidos a 87% em 2 anos
• Fonte: Ricardo Vargas
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Grupos de Processos do GP (PMI)
• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e Controle
• Finalização
Os processos são compostos de: entradas, ferramentas/técnicas e saídas.
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Áreas de Conhecimento GP (PMI)
• Integração – manter tudo em ordem • Escopo – fazer a coisa certa • Tempo – entregar na data prevista • Custo – gastar somente o combinado • Qualidade – fazer certo as coisas • Recursos Humanos – manter o time unido • Comunicação – ser entendido • Riscos – esperar o inesperado • Aquisições – obter ajuda
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Por que tudo isso parece estranho?
• O brasileiro não tem cultura de planejamento
• Hiperinflação
– Aplicação Overnight
– Juros de 56%, 73% e 84% em jan, fev e mar/1990
• País muito jovem
– Banco do Brasil tem 200 anos
– Siderurgia, indústrias surgiram a aprox. 150 anos
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Vídeo
• Construindo aviões no ar
• http://www.youtube.com/watch?v=8c_h0PjKybg
• As pessoas nas empresas preferem começar a executar o trabalho antes de PLANEJAR
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O que falta nas PME’s?
• PLANEJAMENTO
– Pensar na atividade e nos resultado ANTES de fazer aumenta, naturalmente, a taxa de sucesso
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Gerenciamento de Projetos serve para Pequenas e Médias Empresas?
• GP é totalmente aderente as PME’s
• Gerenciamento de Projetos é conceitual
• É uma forma de Trabalho
• Qual a diferença entre a grandes e pequenas empresas?
– Recursos Reduzidos
– Escopo Reduzido
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Diferenças entre Grandes e Pequenas Empresas
• Recurso Reduzidos
• Escopo Reduzido
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Gerenciamento de Projeto Light
• É totalmente possível utilizar somente os processos necessários para seu projeto
• Não existe receita de bolo
• O gerente do projeto DECIDE quais são os processos necessários para cada projeto
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Projeto bom é Projeto de Sucesso
• Entregar o produto do projeto
– De acordo com a especificação (escopo)
– No tempo planejado
– No custo planejado
• Fácil, Prático e Direto
– O custo do gerenciamento tem que justificar o objeto gerenciado
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Stakeholders
• Stakeholders são as partes interessadas
• São todas pessoas afetadas pelo projeto
• Patrocinador (sponsor), cliente, equipe interna, equipe externa, comunidade, grupos de pressão...
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Fatores de Sucesso
• Gerenciar expectativas dos Stakeholders
• Clareza nos objetivos organização e projeto
• Apoio da Alta Gerência
• Coleta de requisitos
• Planejamento Escopo
• Planejamento Tempo e Custo
• Envolvimento Clientes
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Fatores de Fracasso
• “Deixar Rolar”
• Não dedicar tempo e esforços na fase de planejamento
• Não observar as necessidades dos stakeholders
• Respeitar a lei de Murphy
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Restrição Tripla
• Mudanças em um item do triangulo afeta outro(s) item(s)
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Problema 1
• Não pode aumentar custo ou tempo
• Redução de escopo verificada para conclusão do projeto
Fonte: Ricardo Vargas
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Problema 2
• Não pode reduzir o escopo ou aumentar tempo
• Aumento do custo verificado para a conclusão do projeto
Fonte: Ricardo Vargas
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Problema 3
• Não pode reduzir escopo ou aumentar custos
• Aumento do tempo verificado para a conclusão do projeto
Fonte: Ricardo Vargas
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A importância da DOCUMENTAÇÃO
• Nas PME’s não se valoriza a documentação e formalização das ídeias
• Escrever um documento facilita a organização de tudo que foi conversado
• Elimina dúvidas quando existe insatisfação das partes interessadas
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1. Termo de Abertura
• Documento que formaliza o Projeto
• Oficialização do início do Projeto
• Autoriza e define os poderes do Gerente de Projetos
• Autorização vem do Patrocinador. Pode vir também do escritório de projetos...
• Quem autoriza deve estar em um nível hierárquico compatível com o orçamento do projeto.
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2. Identificar Stakeholders
• Processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto
• Exemplos de Stakeholders
– Patrocinador, Clientes, Usuários
– Gerentes funcionais, Diretoria, Bancos
– Gerentes de projeto, população
– Equipe do projeto
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3. KickOff Meeting
• Reunião de Abertura • Comunicação Oficial com os principais
Stakeholders • Objetivo • Justificativa • Produtos do Projeto • Gerente e Patrocinador do Projeto • EAP Alto Nível • Cronograma Preliminar • Riscos
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4. Colete os Requisitos
• Definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto
• Muito importante pois é a base para muitos outros processos
• Entradas:
– Termo de Abertura
– Registro dos Stakeholders
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4. Coletar Requisitos
• Algumas Ferramentas e Técnicas – Entrevistas
– Dinâmicas de Grupos
– Brainstorming
– Técnicas Delphi
– Mapas Mentais
– Questionários
– Protótipos
– Observações
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4. Coletar Requisitos
• Clientes não sabem o que querem
• Identifique suas necessidades
• Requisitos Funcionais
– Ponto de Vista do Cliente
– Ex: Estação de Tratamento para 50 mil litros
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4. Coletar Requisitos
• Requisitos Técnicos
– Ponto de vista da equipe do Projeto
– Ex: Tipo de material utilizado para tratamento
– Ex: Profundidade dos tanques
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5. Defina o Escopo
• Descrição detalhada do Projeto
• Descrição detalhada do Produto do Projeto
• Escopo do PRODUTO: – Características do produto ou serviço que a
equipe estão construindo
• Escopo do PROJETO: – Todo o trabalho que precisa ser feito para
produzir o produto
• “Sexo com Ursos”
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5. Definir Escopo
• Ferramentas e Técnicas
– Opinião especializada
– Análise do Produto
– Identificação das alternativas
– Envolver equipe
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5. Definir Escopo
• Declaração de Escopo do Projeto
– Escopo do Projeto
– Escopo do Produto
– Critérios de Aceitação
– Entregas mensuráveis
– Exclusões do projeto
– Restrições do Projeto
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Erros comuns sobre Escopo
• Scope Creep (Aumento de Escopo)
• Gold Plate (banhado a ouro)
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6. Criar EAP
• Estrutura Analítica do Projeto ou
• Work Breakdown Structure (wbs)
• É a subdivisão das entregas do Trabalho
• “Geralmente” de forma Gráfica e Visual
• Decomposição até o nível mais baixo
• Pacote de Trabalho
• Regra 8/40 (horas)
• Regra 8/80 (horas)
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7. Fazer Cronograma
• Definir as atividades – Atividades para completar cada pacote de
trabalho
• Seqüenciar as atividades
• Estimar duração das atividades
• Utilizar software de projetos – Ms Project
– Openproj
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Cuidado com Estimativas
• Estimativas erradas podem levar seu projeto para o fracasso TOTAL
• Estimar não é “chutar” um valor e sim PENSAR em um valor com base em critérios
• Faça uma boa análise da EAP para ajudar no processo de estimativas (tempo e custo)
• Tenha certeza que as pessoas envolvidas e íntimas com o projeto façam as estimativas
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8. Fazer Orçamento
• União dos dados financeiros do projeto
• Parte Crítica em Projetos
• Intimamente ligada com EAP
• A precisão dos custos do projeto é proporcional aos dados disponíveis na declaração de escopo, EAP e Atividades do projeto
• Não prever pacotes de trabalho no escopo gera automaticamente atrasos e aumento de custo
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EAC/CBS Estrutura Analítica de Custo
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9. Matriz de Responsabilidades (RACI)
Matriz RACI
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Planejamento do Produto A R I C I I
Desenvolvimento Embalagem A I C R I I
Criação das amostras A R I I C I
Teste das Amostras C I A I I R
Desenvolvimento ferramentas I C I R C I
Teste de produtos I A I I I R
Legenda: R = Responsável A = Aprova C = Consultar I = Informar
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Desenvolver Equipe do Projeto
• Habilidades interpessoais
• Treinamento
• Negociação de conflitos
• Reconhecimento e recompensas
• Sinergia ( 1 + 1 = + que 2)
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Recursos Humanos
• Em mercados altamente competitivos, o fator humano é o único capaz de criar diferenciação
• O que é um projeto sem pessoas?
• É possível garantir o sucesso do projeto sem uma boa equipe de trabalho?
• Quem acerta ou erra nas empresas são pessoas
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10. Planeje sua comunicação
• Calendário de Reuniões
• Regras, atas, pautas de reuniões
• Telefonemas
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Eficácia da Comunicação
• 55% Linguagem Corporal – Gestos, roupa, movimentos, aparência
• 38% Tom da Voz – Como você diz
• 7% Palavras – O que você fala
• Caso Metro de Nova Iorque
• Caso do Homem Invisível (professor/gari USP)
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Comunicar-se bem
• Se comunicar bem não é falar bem ou falar muito
• Não é usar vocabulário difícil ou erudito
• Comunicação não é matemático 2 + 2 = 4
• Comunicação tem carga cultural e histórica do receptor
• Temos todos filtros que impedem a compreensão adequada
• Comunicar-se bem é ser BEM ENTENDIDO
• Das palavras as mais simples, das mais simples as menores. Winston Churchil
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Linhas de Comunicação
• 8 pessoas • 28 linhas
Número de relações = (n * (n-1)) /
2 onde n = número de pessoas onde * = sinal da multiplicação A formula para o exemplo
acima então é: número de relações = (8 * (8-1)) / 2 número de relações = (8 * (7)) / 2 número de relações = 56 / 2 número de relações = 28
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Gerenciar Expectativas dos Stakeholders
• Contatar as partes interessadas e solucionar suas dúvidas a medida que ocorrem
• Gerenciar ativamente as expectativas e influenciar para que não mudem
• Abordar preocupações ocultas
• Forte ligação com habilidades interpessoais e experiência do GP
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Softwares de Apoio ao GP
Free
• NetOffice
• Openproj
• Free Mind
• Grupos na Internet (Google, Yahoo...)
Pay
• MS Project
• WBS Chart Pro
• MS Visio
• Mind Manager
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Pensamento...
• Ame o que você faz e não trabalhará um dia sequer na sua vida.
• Muito Obrigado!
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Contatos
• web: www.branchnp.com.br
• web: www.pmipr.org.br
• Email: [email protected]
• Telefone: 44 9152 2380
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