gestao custos reducao ineficiencia operacional

8/12/2019 Gestao Custos Reducao Ineficiencia Operacional

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GESTO DE CUSTOSP R REDUO D

INEFICINCI OPER CION L


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GESTO DE CUSTOS PARA REDUO DA INEFICINCIA OPERACIONAL

O setor de Panificao brasileiro est entre os maioressegmentos industriais e, atualmente, se apresenta exigente eem constante modificao. A intensa competitividade jconsolidada por todos os efeitos como a globalizao e aimplantao do Plano Real em 1994, introduziram umamudana significativa na forma de como as empresas dessesetor competiam no mercado.

H alguns anos, as organizaes no precisavam se preocuparcom os aspectos operacionais, uma vez que as aplicaesfinanceiras medianas podiam suprir ou superar as deficinciasoperacionais, como afirma o ex-presidente da FundaoInstituto de Administrao FIA-USP, Cludio Felisoni os lucros

obtidos e a baixa concorrncia tambm contribuem para aineficincia operacional (Revista Melhor, 2007).

Cerca de 80% das empresas do setor so artesanais e issocontribui para que o nvel de economia que o empresriodesse tipo de negcio consegue realizar a cada ms sejaprimordial para o fechamento de contas. Soma-se a isso adinmica de conciliar interesses distintos como o desejo doconsumidor, que est em constante mudana, a satisfaodos funcionrios, que contribuem para o crescimento daempresa e o contentamento do proprietrio, com a conquistados objetivos e interesses diante do empreendimento.

As diferenas observadas no comportamento do consumidorso baseadas nas seguintes mudanas:

No tenho que ser perfeito, mas errar menos que os meus concorrentes.

Mrcio Rodrigues Presidente do ITPC

Mulheres ocupam mais espaono mercado de trabalho;

As refeies so realizadas, cada vezmais, fora de casa;

Aumento no nmero de pessoasque moram sozinhas;

Crescimento econmico;

Preferncia pela comodidade;

Aumento na expectativa de vida;

IDENTIFICANDO OS CUSTOS

CUSTO DIRETO

Com todas essas mudanas no comportamento doconsumidor, as empresas devem se preparar para oferecersolues para os diferentes momentos de compra,transformando as questes e necessidades do consumidormoderno (comodidade, praticidade, etc.) em oportunidades.

Identificar os custos de umapadaria e controlar o siste-ma financeiro de grandeimportncia para os em-presrios. Para saber comoreduzir os custos ne-

cessrio entender todas asdespesas da empresa,desde os impostos at osgastos com funcionrios. Se voc no possui umconhecimento prvio sobre os custos indiretos na Panificaodificilmente conseguir reduzir gastos em sua padaria, obterlucros e aumentar o faturamento. Abaixo seguem os principaiscustos referentes ao setor de Panificao:

So tambm chamados de custos variveis e possuem

relao direta com o produto. Por exemplo, na produo, oscustos diretos so as matrias-primas, como a farinha de trigo.No Brasil, a questo tributria influencia diretamente nessescustos, j que h vrios impostos retidos no valor do produto, oque faz com que se pague a diferena no Imposto sobreCirculao de Mercadorias e Servios - ICMS, alm dos valorescalculados dos fretes, varivel de acordo com a distncia eregio de entrega do produto.

Muitas empresas saem do Simples pelo volume de negciosque esto desenvolvendo , e vrios desses empresrios nocalculam os custos em relao ao preo do produto, frete,

impostos, dentre outros, o que gera gastos elevados para aempresa e que geralmente no de conhecimento dosproprietrios.

Custos napadaria

Impostos

Custo da mercadoriavendida

Despesasoperacionais

Escassez de tempo para prepararos alimentos;

Aumento no nmero de casais sem filhos;

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O QUE ORAMENTO BASE ZERO?

COMO REDUZIR OS CUSTOS INDIRETOS

PO FRANCS O DIFERENCIAL FINANCEIRO

uma ferramenta gerencial de controle financeiro e pode serdefinido como o custo mnimo necessrio para que a empresaproduza sem comprometer o andamento de suas atividades.

Entende-se ainda como uma previso oramentriaprojetada que leva em considerao a situao atual daempresa, dispensando, assim, o histrico financeiro dos anosanteriores. Isso por que o cenrio e as finanas da empresapodem ter alterado.

Pode ser aplicado tanto em empresas de pequeno e mdioporte. Suas principais caractersticas so: anlise, reviso eavaliao de todas as despesas propostas. A importncia derealizar uma anlise criteriosa na gesto da empresa quepermite reduzir custos e representao no lucro bruto consistena visualizao de cada gasto na sua totalidade, para que

assim, o empreendimento possa ter formas efetivas de baixaros custos.

A implantao do Oramento Base Zero pode trazer algunsbenefcios, como:

A questo que mais desafia a gesto de um empresrio areduo dos custos indiretos de seu empreendimento. Um dosmtodos utilizados , a curto e grosso modo, fechar os olhos ecortar tudo. Cortar os gastos de imediato, sem uma anlise

prvia, pode acarretar numa reduo nos custos entre 15% a20%. Mas essa prtica no indicada, porque pode ser injusta,alm de criar srios problemas empresa. O ideal que setenha parmetro para reduzir os custos pontualmente, ondeest o problema que realmente atrapalha o desenvolvimentoda empresa. Depois de identificar os gastos e cortar os custos, preciso avaliar os resultados que surgiro aps o corte. Eorganizar bem os custos, criando medidas, limites eestabelecer metas.

Muitos panificadores pensam que o po francs poucorentvel, o que no verdade.

Estudos realizados pelo Programa de Desenvolvimento daAlimentao, Confeitaria e Panificao Propan, por meio doInstituto Tecnolgico ITPC em parceria com o SEBRAE, mostramuma realidade diferente.

Durante o estudo foi verificado que apenas um funcionrio daproduo capaz de fabricar, aproximadamente, no mnimo100 kg/dia de po francs, enquanto outros setores dentro daproduo como a confeitaria, por exemplo, precisam de umtempo maior e, consequentemente, mais dedicao aosprocessos de fabricao. Um confeiteiro, por exemplo, levaem mdia um dia para produzir entre 15 a 30 kg de produtosconfeitados.

Assim, pode-se observar, que o valor agregado dos produtosde confeitaria nem sempre compensa a baixa produtividadeem quilos que o funcionrio produz todos os dias. J o po

francs apresenta grande facilidade em seu processo defabricao, o que permite alta produtividade e rentabilidade,ao contrrio da confeitaria. Outro ponto importante a ser

Para avaliar os custos de uma empresa importante trabalhar

com o mtodo j explicado anteriormente, o Oramento BaseZero.

Informaes detalhadas sobre o funcionamento de cadadespesa;

Chamar a ateno para os excessos;

Facilitar o processo de deciso;

Eliminar as despesas no necessrias;

Reduzir os custos;

Adequar as despesas.

OS TRS MAIORES DESAFIOS DOS

GESTORES DE EMPRESAS

Reduzir custos 29,6%

37,6%

57%

Promover a estruturaointerna

Ampliar o mercado deatuao

Fonte: Progep/FEA/USP - 2003

Um custo considerado indireto quando no possvel atribu-lo a um s produto ou servio realizado pela empresa e novaria com o nvel de produo e/ou vendas, portanto,apresenta dificuldade para ser calculado. Quando se tem o

objetivo de reduzir os gastos, necessrio estabelecer umcritrio para realizar esses cortes. Esses podem ser divididos emduas alternativas, sendo a primeira de acordo com o volumequantitativo de produo ou vendas de cada produto ouservio e, a outra, de acordo com as margens de contribuiodas vendas originadas por cada mercadoria ou servio. Aaplicao de qualquer um dos mtodos mencionados podetrazer resultados diferentes em relao aos custos de cadaproduto.

Atualmente, o clculo dos custos indiretos representa o grandedesafio para o setor de Panificao. Tecnicamente, ao pagar

todos os impostos, esse custo em uma padaria no podepassar de 72% do lucro bruto da empresa. Pode-se ressaltarainda que as embalagens, tanto as usadas nos produtos defabricao prpria como nos de revenda tambm soconsideradas custos indiretos, assim como as sacolas plsticasque , em vrias cidades, so vendidas nos caixas.

CUSTOS INDIRETOS

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IMPORTANTE SABER QUAL O SEU LIMITE

O po francs tem grande peso na formao do lucro de umaempresa de Panificao, representando entre 20% e 30% damargem de contribuio total do ganho de uma padaria,alm de estar em primeiro lugar nas vendas.

Para saber qual a melhor maneira de reduzir os custos

necessrio entender todas as despesas da empresa, desdeimpostos at os gastos com os funcionrios. Se voc no possuium conhecimento prvio sobre os custos indiretos naPanificao, dificilmente conseguir reduzir gastos em suapadaria, obter lucros e aumentar o faturamento.

Agora, como apurar o Resultado Operacional? Como saber sea empresa est dando lucros? Como compar-la com outrasque operam no mesmo modelo?

A tabela abaixo apresenta um exemplo das principais contasde uma padaria e os indicadores ideais para o bom

desenvolvimento da empresa.

Na composio dos custos indiretos, todos os impostos devemser calculados. Caso contrrio, voc ir criar uma noo devalor incorreta para o produto. Ao retirar a soma dos tributos, ototal dos custos indiretos dever estar entre 50% e 60% comrelao ao lucro bruto.

O retorno do valor investido merece destaque, uma vez que ocapital empregado numa padaria considerado como derisco, por se tratar de ser comrcio que, em geral, trata-se deum negcio arriscado, e por isso preciso que a remuneraoesteja acima de 3% sobre o total investido.

Em relao s vendas, a mdia de aquisio de produtospanificados por comprador, ao ms, de aproximadamente5kg a 6kg. Caso a loja oferea tambm refeies e produtosdiferenciados, essa mdia sobe para 8kg.

Considerando a produo, a cada 100 itens produzidos pelapadaria, 30 devem ser de alto valor agregado e ter o preo trsvezes maior que o produto mais barato da loja. Para competircom os supermercados preciso que a padaria tenha no mixcerca de dois mil itens de produtos de convenincia. Por outrolado, a produo prpria deve ser superior a 60%. O ideal quea cada trs meses novos produtos sejam lanados.

Analisar o mercado de grande importncia para asempresas de Panificao, o que pode auxiliar na verificao

dos limites a serem atingidos. O faturamento deve comportartodas as variveis que compem os custos indiretos, alm dameta de lucro.

Por exemplo, uma padaria de grande porte que funcionadurante os sete dias da semana, no horrio de 6h s 22h, temuma realidade de custos e faturamento diferenciado ao deuma de pequeno porte. Repensar o horrio de funcio-namento, a forma de abordagem, o atendimento e o layoutso algumas sugestes de mudanas para que essas padariaspossam obter um desenvolvimento financeiro saudvel elucrativo.

As padarias de pequeno porte que tentam acompanhar asintenes de compra de consumidores das de grande porte

Composio mdia do custo do Po Francs

Contas

Vendas 100%

CMV/CPV* 45%

Lucro Bruto 55%

Despesas Operacionais 39,6% (72%)Resultado Operacional

*CMV/CPV= Custo de mercadoria Vendida e/ou Custo do Produto Vendido

** Segundo o PROPAN as padarias no devem comprometer mais do que 72% do

Lucro Bruto para pagamento de suas Despesas Operacionais.

15,4% (28%)

(=)

(=)

(=)(-)

(-)

Indicadores Propananalisado a margem de contribuio por quilo produzido. Deacordo com o estudo do ITPC/SEBRAE, para o po francs essamargem de aproximadamente 82% do quilo produzido, ondea matria-prima representa 18% do preo final de venda doproduto e 23,5 % do custo mdio, compensado pela altaprodutividade.

Veja na figura abaixo os principais gastos de uma padaria:

40,60%

23,50%

15,20% 14,42%

3,38% 1,80% 1,02% 0,80%

Funcio

nrio

s

Impo

stos

Alu

guel

Matria-

prim

a

Energia

Emba

lagem

Outro

s

gua

Em uma padaria que oferece cerca de 1.850 itens,somente dez produtos constituem mais de 1% de lucro.Para compreender a contribuio que o po francs temna padaria, seria necessrio que ela vendesse 800produtos com volume de impacto de vendas como, porexemplo, o principal refrigerante de 2 litros, para alcanara rentabilidade ou margem de contribuio da venda dopo francs.

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CLASSIFICAO DOS CUSTOS INDIRETOS

PARAR, REFLETIR E ANALISAR O MERCADO!

Confira os custos mais comuns maioria das empresas quetrabalham com Panificao:

Impostos: inclui os gastos com o Programa de IntegraoSocial - PIS, Contribuio para o Financiamento da SeguridadeSocial - Cofins, Imposto de Renda de Pessoa Jurdica - IRPJ,Contribuio Social sobre o Lucro Lquido - CSLL, Imposto SobreCirculao de Mercadorias e Servios - ICMS, dentre outros,que variam de acordo com o estado.

Encargos sociais e rotatividade: os encargos sociais podem serdefinidos como todos os custos e responsabilidadesrelacionados com a mo de obra, como, por exemplo:segurana social, frias, dentre outros. Em relao rotatividade de funcionrios recomendvel que esteja entre15% e 20% ao ano. Atualmente, a maioria das empresas dePanificao apresentam mdia de 50% a 80% de troca decolaboradores. Esse alto ndice de troca de pessoal impedeque a empresa invista em benefcios sociais como meio dereter os funcionrios e baixar os gastos excessivos comcontratao e qualificao de novos profissionais.

Aluguis: esses gastos giram em torno de R$ 15,00 a R$ 35,00 pormetro quadrado, mas hoje h empresas que pagam em tornode R$ 100,00.

Energia eltrica: importante conhecer quais so as distoresem relao energia eltrica apresentadas nas empresas,como equipamentos mal acondicionados principalmente, osistema de refrigerao, que representa 35% do consumo deenergia. O forno tambm outro equipamento que consomebastante energia, cerca de 70% dos custos totais da indstria.

Dependendo da qualidade desse maquinrio, os gastospodem ser equiparados ao preo de um forno novo, adquiridoa cada semestre.

Embalagens: na busca de um conceito de produto maissofisticado, observa-se que algumas empresas do setor usamembalagens que correspondem de 30% a 40% do preo doproduto. preciso ficar atento ao custo que isso pode gerar.

Despesas operacionais: so as despesas com folha depagamento, encargos, energia, gs, gua, taxas diversas,assessoria jurdica e contbil, manuteno predial e de

veculos, seguros, material de limpeza e de escritrio, dentreoutros. As embalagens tambm so consideradas despesasoperacionais. Os gastos com transporte ocupam, apro-ximadamente, 40% da folha de pagamento, considerando,principalmente, as empresas localizadas em reas nobres. Areduo desses custos implicar no aumento do faturamentoe na consequente ampliao da estrutura interna e daatuao da empresa no mercado.

A tabela mostra a descrio de variados custos existentes emuma padaria e as porcentagens deles sobre o lucro bruto etotal.

apresentam um custo indireto e faturamento no compatveiscom a realidade da empresa. O resultado? Os ganhos nopodem ser superados e a empresa pode se complicar com asfinanas.

O setor de produo e vendas so os departamentos que

merecem mais ateno dentro de uma padaria, em virtude degarantir o diferencial competitivo das empresas do setor, almde ser considerado como o responsvel por 60% do fatu-ramento do negcio.

Apurei todo oresultado operacional...

O que fao agora?Minha empresa est com

58% de CMV. A mdianacional 45%... 13% dediferena... no consigo

nem pensar no resto!Preciso fazer umplanejamento... vou

comear por um planode ao para descobrir

o que acontece commeu CMV...

Preciso listar tudo oque est associado ao CMV:

produo, precificao, receitas, matria-prima, sobras, perdas, padeiro,forneiro, caixa,

atendentes, fornecedores, entregadores,

comprador, fornos, cadastro, estoque...no consigo lembrar de mais nada.

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Descrio dos custos indiretos de uma padaria

Descrio

Folha de Pagamento 22%

Vale transporte (passagem) 4,5%

Encargos sociais 4,2%

Aluguis 4,5%

Energia Eltrica 5%

Gs 0,8%

Telefone 0,9%

gua 0,6%

IPTU loja 0,09%

Treinamento e consultoria 1,4%

Segurana 0,07%

Contador / Advogado 1,2%

Informtica 0,2%

Despesas bancrias 0,6%

Manuteno empresa 2,9%

Material de escritrio 0,2%

Publicidade 0,9%

Despesas com carto 1,31%

Despesas mdicas 0,03%

Frete / carreto / veculos 0,3%

Embalagens 5,5%

Limpeza produo 0,6%

Outras despesas 1%

TOTAL

Impostos* 10,5%

Frias e rescises 2,5%

Dobras e horas extras 0,20%

35%

5,5%

5,32%

5,31%

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1,2%

1,13%

1,5%

0,17%

0,9%

0,58%

1%

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1,07%

0,89%

0,35%

0,60%

1,7%

0,07%

0,39%

8,1%

0,84%

1%

100,00%72% do

lucro bruto

14,6%

1%

0,38%

ISobre o lucro

bruto*

IISobre o to-

tal dos custos

* Tributao pode variar de acordo com a regio onde a empresa se encontra

* Venda - Custo varivel (CMV) = lucro bruto

Alguns itens esto em destaque para exemplificao, comomaneira de mostrar que os custos indiretos representam um dosmaiores desafios para que os empresrios equilibrem as contas.Baseados no Oramento Base Zero, a anlise dos custos deveser feita sobre o lucro bruto de cada item e no sobre o total.Isso por que cada empresa possui uma particularidade,

apresenta faturamentos diferenciados, sendo que algumaspodem apresentar 70% de produo prpria enquanto outras,40%.

De acordo com esses dados, os custos operacionais, incluindotambm os impostos, no podem ultrapassar 72% do lucrobruto. Isso significa que a cada R$ 1.000,00 de faturamento, se ocusto direto for de R$ 500,00, o que representa 50%, o esforoser grande para cobrir os custos indiretos.

De acordo com a tabela, a folha de pagamento, despesascom transporte e os encargos sociais analisados junto aosgastos com funcionrios, representam o maior compromisso namdia de custo dos produtos nas empresas de Panificao so33,8% desse total. Gastos com energia eltrica e aluguel,respectivamente, esto entre 8,7% e 5,3% da composio docusto dos produtos panificados e ocupam a quarta e quintaposio desse total, enquanto as embalagens consomem3,9%.

A busca pelo conhecimento destas trs entidades far comque o panificador estabelea seus objetivos e os da empresa;

Se no tem computador, utilize quatro folhas de caderno: umapara anotar as vendas, uma para as compras de matria-prima e produtos para revenda, uma para as despesasoperacionais e outra para as despesas pessoais einvestimentos. Ao final do ms, apure os totais e apure oresultado lquido. A frmula a seguinte: vendas compras despesas operacionais = lucro lquido;

Saiba quais os custos que impactam mais em seu resultadooperacional;

NOVE DICAS PRTICAS E SIMPLES PARA

REDUZIR CUSTOS

Conhea-te a ti mesmo, o teuempregado e o teu negcio

Apure o Resultado Operacional

mensalmente

Conhea os principais custos

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Os indicadores de resultados servem para estabelecer metasde desempenho;

Apure os resultados e suas divergncias. Corrija onde fornecessrio;

Ao estabelecer as metas tudo comea a conspirar a seu favore da padaria;

A aparncia da sua empresa, bem como a falta demanuteno, afetam diretamente os clientes e a moral daequipe. Fatiadores com lmina cega causam acidentes ealteram a aparncia dos produtos a serem fatiados. Freezercom motores sujos aumentam o consumo de energia eltrica;

Todos devem saber o que pode ou no ser custeado naempresa. Envolva sua equipe;

As padarias perdem geralmente, de 10% a 20% das compras ecom desperdcio de energia. Vale a pena ter um profissionalpara este cargo;

Dependendo da sua realidade algumas destas dicas so maisimportantes do que outras, portanto, veja quais voc podeimplementar j.

Economizando um pouco, em cada despesa, no final do ms aempresa ter feito a diferena. No espere pelo amanh!

Ao verificar tudo o que foi abordado, considerar a realidadeda empresa e, enfim, adotar os mtodos indicados, a empresa

certamente conseguir reduzir os custos diretos para asseguraros indiretos. Vale lembrar que os custos indiretos indicados ssero suportados se houver lucro bruto. Caso contrrio, sernecessrio diminuir os servios oferecidos, sendo que essesdevero ser compensados com a margem de errooperacional. Essa margem dever estar baseada no

planejamento das operaes da loja e da produo, ondesero destacados o preo mdio por quilo, volume daproduo tambm em quilos, valor do tquete mdio e nmerode atendimentos por funcionrio.

Se ainda assim, o resultado for incompatvel e o faturamentono suportar os custos indiretos ser preciso repensar aestratgia da padaria e realizar um diagnstico estruturadosobre os gastos e faturamento. Redefinir o cardpio dosprodutos e servios e melhorar os processos produtivos so osprimeiros pontos a serem articulados nessa ocasio. Talvez sejao momento de considerar o investimento em consultoriasespecializadas do setor, que pela experincia e conhecimentoque possuem, podero identificar melhor as falhas no processoe, assim, auxiliar o negcio.

Crie indicadores de resultados

Avalie os resultados das metas

estabelecidas

Estabelea metas de custos

Crie um calendrio de manutenopredial e para equipamentos

Divulgue as metas estabelecidas

Treine um funcionrio para

ser o Gestor de Resultados

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Expediente:

PROJETO ABIP/ITPC/SEBRAE DE DESENVOLVIMENTO DO SETORDE PANIFICAO E CONFEITARIA

Convnio ABIP / ITPC / SEBRAE

Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas

Diretor Presidente: Luiz Barretto

Unidade de Atendimento Coletivo Indstria

Kelly Sanches

Unidade de Atendimento Coletivo Indstria - Alimentos

Maria Regina Diniz de Oliveira

www.sebrae.com.br

Associao Brasileira das Indstrias de Panificao e

Confeitaria

Presidente: Alexandre Pereira

www.abip.org.br

Instituto Tecnolgico da Panificao e Confeitaria (Itpc)

Mrcio Rodrigues

www.institutoitpc.org.br

Ficha Tcnica

Redao: Pollyanna Barros

Projeto Grfico: Taciana Nogueira

Edio: Maria Regina Diniz, Mrcio Rodrigues, Renato Alves,

Taciana Nogueira

Superviso: Maria Regina Diniz / Mrcio Rodrigues

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