gestão de contactos.pdf
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Ficheiros de ContactosOrganizao e manuteno
Tcnico Administrativo
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3 R. Pereira | M. Salgado
Ges to de Contac to s
VisoSIMPLISTA
VisoSIMPLIFICADA
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TA EFA-NS
4 R. Pereira | M. Salgado
Tratamento e Armazenamento deIn fo rmao
A organizao de contactos de importncia
fulcral para a empresa e para o funcionrio
Permite gerir toda a circulao de informao dos
contactos de clientes e potencias parceiros da
empresa.
Permite optimizar as funes do funcionrio
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6 R. Pereira | M. Salgado
Estatsticas Documentais
As pessoas perdem entre 20% a 30% do seu
tempo para localizar e recuperar informaes
(Cyco);
Um ficheiro em cada vinte perde-se. (Price
Waterhouse & Coopers);
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TA EFA-NS
7 R. Pereira | M. Salgado
Como nasceu a gesto decontactos?
Na impossibilidade de memorizar todos os
factos, o ser humano costuma guardar as
informaes que julga serem importantes para
os recordar e utilizar, de forma posterior.
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8 R. Pereira | M. Salgado
Porque h a necess idade de gerircontactos
Guardar informaes de empresas, clientes,
fornecedores.
Evitar extravios de informaes de empresas,
clientes, fornecedores.
Executar acontecimentos e actos administrativos Evitar perda de tempo na procura desses
contactos
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TA EFA-NS
9 R. Pereira | M. Salgado
Porque h a necess idade de gerircontactos
Facilitar a gesto de agenda
Estabelecer relaes fortes e duradouras com os
diferentes contactos
Ter acesso ao histrico de interaces com um
determinado contacto Qualificar a importncia dos fornecedores,
vendedores, clientes
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10 R. Pereira | M. Salgado
Funes do Arqu ivo de Con tacto s
Registar e classificar
Ordenar e arquivar
Permitir o acesso rpido
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TA EFA-NS
12 R. Pereira | M. Salgado
Requ is ito s para a efic inc ia
Recursos humanos
Apetrechamento material
Normas de funcionamento
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TA EFA-NS
14 R. Pereira | M. Salgado
Conceito de Ficheiro
Suporte onde se pode registar e guardar
informaes diversas e pertinentes, para futura
consulta.
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15 R. Pereira | M. Salgado
Tipos de Ficheiro
Ficheiros fsicos
Ficheiros digitais
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17 R. Pereira | M. Salgado
Class if icao(defin io)
Classificar o acto de dividir em classes ou
grupos afins, segundo determinado critrio,para facilitar a sua procura, e permitir melhorar
a abrangncia do conhecimento ou anlise.
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20 R. Pereira | M. Salgado
Class if icao Um Exemplo
Clientes
Fornecedores
Visitantes
Confidenciais
Pessoal
Servios
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21 R. Pereira | M. Salgado
Mtodos de Ordenao
Existem vrios mtodos para efectuar a ordenao de
ficheiros:
Alfabtico
Numrico
Alfanumrico
Geogrfico
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22 R. Pereira | M. Salgado
Activ idade Prtica
Team Br ief ing
Convido-os a actuar em equipa, com o
propsito de ordenar, por ordem alfabtica, as
fichas de contacto entregues.
E comparar os resultados alcanados pelas
diversas equipas.
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23 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica
Os ficheiros so ordenados de acordo com a
ordem das letras no alfabeto.
Processo de ordenao mais conhecido e
frequentemente utilizado.
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24 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica Vantagens
directo
rpido
fcil
expansvel
universal
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25 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica Desvantagens
Possibilidade de serem usados critrios
divergentes de ordenao.
Difcil aplicao, quando o nmero de
ficheiros excessivo.
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26 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica Orientaesgerais (SINGULARES)
No ter em conta:
Artigos definidos e indefinidos.
Partculas de, das, dos.
Antn io Dias de A lmeida Antn io Dias A lmeida
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27 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica Orientaesgerais (SINGULARES)
No ter em conta:
Os ttulos (acadmicos, nobreza, )
Conde Nuno Vasco ncelos Nuno Vascon celos(Conde)
Dr. Miguel dos Santos Miguel Santos (Dr.)
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28 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica Orientaesgerais (SIMGULARES)
Considerar os apelidos compostos como uma
nica palavra.
Mrio Corte-Real Mrio Cortereal
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29 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica OrientaesGerais (EMPRESAS)
A ordenao alfabtica deve fazer-se pela palavra
identificativa e no pelo ramo.
Restauran te Mar Azu l Mar Azu l, Restauran te
CafNatrio Natrio , Caf
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30 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica OrientaesGerais (EMPRESAS)
O & desprezado para efeitos de ordenao
Ribeiro & Far ia, Lda. Ribeiro , Far ia, Lda.
Gonalves & Filhos Gonalves, Filhos
TA EFA NS
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31 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica OrientaesGerais (EMPRESAS)
Denominao com um algarismo, deve
considerar-se o algarismo por extenso.
Restauran te Os 4 Am igos Quatro Am igos , Res tau ran te
TA EFA NS
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TA EFA-NS
32 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica OrientaesGerais (EMPRESAS)
ConsiderarS. ou St, como se escritos por
extenso
S. Crisp im So Crisp im
St Amaro Santo Amaro
TA EFA NS
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TA EFA-NS
33 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfabtica OrientaesGerais (EMPRESAS)
Nas firmas com vrias filiais, a ordenao deve ser
efectuada pela ordem alfabtica das localidades.
Mrio Ferreira, Mota, Aveiro
Mrio Ferreira, Mo ta, Coimbra
Mrio Ferreira, Mota, Guarda
Mrio Ferrei ra, Mo ta, Vila Real
Mrio Ferreira & Mo ta, Vila Real
Mrio Ferreira & Mo ta, Coim bra
Mrio Ferreira & Mo ta, Aveiro
Mrio Ferreira & Mo ta, Guarda
TA EFA NS
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TA EFA-NS
34 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao Numrica
A base deste sistema consiste na ordenao
dos ficheiros de contactos por ordem crescente
dos nmeros neles definidos.
TA EFA NS
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TA EFA-NS
35 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao Numrica Vantagens
Permite a ordenao de um nmero ilimitado
de ficheiros;
Aplicao fcil, no ocasionando erros pois
assenta num critrio nico de ordenao;
Permite um certo grau de confidencialidade.
TA EFA-NS
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TA EFA-NS
36 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfanumrica
Conjuga a simplicidade do mtodo alfabtico com a
preciso do mtodo numrico.
A classificao feita pelo mtodo alfabtico, mas a
busca efectuada pelo mtodo numrico.
TA EFA-NS
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TA EFA NS
37 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfanumrica(Exemplo)
Os ficheiros de Aa a Ah seriam arquivados na pasta
n1;
Os ficheiros de Ai a Ap seriam arquivados na pasta
n2;
TA EFA-NS
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TA EFA NS
38 R. Pereira | M. Salgado
Ordenao A lfanumrica Vantagens
um mtodo fechado, pois no permite a
expanso, sem que se tenha de reiniciar toda a
classificao.
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FIM