gestao do tempo

GESTO GESTO DO DO

TEMPOTEMPO

Sandra Arajo

TEMPOTEMPO

1Sandra Arajo

Gesto do TempoGesto do Tempo

Como vai a Gesto do seu Tempo?

2Sandra Arajo


. interrupes telefnicas constantes

. reunies excessivas e inconclusivas

. visitas casuais sistemticas

Sinais de uma incorrecta Gesto do Tempo

. interrupes frequentes para atender a urgncias

. ausncia de um plano dirio com objectivos e prioridades

. delegao ineficaz / excessivo envolvimento em detalhes

. clculos irrealistas do tempo

3Sandra Arajo

. deficiente triagem da informao recebida e

transmitida

. servios atrasados

. responsabilidade e autoridade confusas


Sinais de uma incorrecta Gesto do Tempo

. responsabilidade e autoridade confusas

. dificuldade em dizer no

. no existncia de estmulo criatividade

. colaboradores denotando cansao, fadiga e falta de

autoconfiana

. trabalhos de qualidade inferior

4Sandra Arajo


Planear Planear Planear Planear

5Sandra Arajo


Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?

Cultura empresarial

O planeamento , muitas vezes, considerado uma perda de tempo. Ele exige

tempo e dinheiro.tempo e dinheiro.

Estrutura de recompensa dentro da empresa

Por vezes uma empresa parte do princpio que a boa execuo de uma tarefa

evidente e no d, por isso, nenhuma ateno especial ao facto. Um

insucesso, pelo contrrio, punido. Esta abordagem pode conduzir a

situaes em que as pessoas preferem no fazer uma coisa do que tentar faz-

la com o risco de falhar.

6Sandra Arajo


Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?Porqu que o planeamento muitas vezes ignorado?

Combate aos "incndios"

Pode-se comparar com um bombeiro que est permanentemente a apagar

os fogos mas no tem tempo para dar ateno preveno de incndios.

Acontece que as empresas esto to ocupadas a corrigir certas situaes, ou

a manter a sua organizao a funcionar, que simplesmente no h tempo a manter a sua organizao a funcionar, que simplesmente no h tempo

para um planeamento.

Factores individuais

As pessoas no vem a utilidade de um planeamento, no querem gastar

tempo com ele, no querem mudar a sua maneira de trabalhar, partem do

princpio que j no precisam dele porque j levaram vrias tarefas difceis a

bom termo, no conhecem a tcnica, etc.

7Sandra Arajo


Dicas para a elaborao dos seus planosDicas para a elaborao dos seus planosDicas para a elaborao dos seus planosDicas para a elaborao dos seus planos

Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de

respirar, de modo a reduzir ao mximo os momentos de presso.respirar, de modo a reduzir ao mximo os momentos de presso.respirar, de modo a reduzir ao mximo os momentos de presso.respirar, de modo a reduzir ao mximo os momentos de presso.

Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo. Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo. Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo. Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo. Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo. Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo. Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo. Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo.

Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexo e para o trabalho solitrio. Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexo e para o trabalho solitrio. Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexo e para o trabalho solitrio. Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexo e para o trabalho solitrio.

Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fcil leitura. Se lhe der jeito, use smbolos e cores. Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fcil leitura. Se lhe der jeito, use smbolos e cores. Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fcil leitura. Se lhe der jeito, use smbolos e cores. Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fcil leitura. Se lhe der jeito, use smbolos e cores.

8Sandra Arajo


Ficha de Planeamento

9Sandra Arajo


No esquea, ainda, quando fizer o seu plano dirio, de:

Agrupar as actividades relacionadas.

Reservar tempo para pensar (seja flexvel no Reservar tempo para pensar (seja flexvel no possvel ocupar o tempo todo). Dever planear apenas cerca de 60% do seu tempo de trabalho, deixando os restantes 40% para os imprevistos.

Tornar rentvel o espao entre acontecimentos.

10Sandra Arajo

Centrar-se nos objectivos e resultados a atingir.

Planear os assuntos mais importantes nos perodos do dia em que a sua energia e concentrao esto mais elevadas (reserve a parte da tarde para as tarefas de rotina, perodo do dia em que um grande nmero de pessoas j revela uma


dia em que um grande nmero de pessoas j revela uma menor frescura).

Utilizar os ltimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte, na medida em que tal lhe permitir rever o dia que acaba.

11Sandra Arajo

Ritmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de Trabalho


Ritmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de TrabalhoRitmo de Trabalho

12Sandra Arajo


Se quiser trabalhar com eficcia, tente conhecer

bem o seu prprio ritmo.

No ignore o seu relgio interno.

Aprenda a fazer uso dele.

13Sandra Arajo


Pessoas madrugadoras: voc o tipo de pessoa que salta da cama nas primeiras horas

da manh, cheia de energia e entusiasmo? Ento muito provvel que consiga

trabalhar muito, e eficientemente, logo de manh cedo.

Pessoas noctvagas: voc , pelo contrrio, o tipo de pessoa que s ganha conscincia Pessoas noctvagas: voc , pelo contrrio, o tipo de pessoa que s ganha conscincia

das horas depois do despertador tocar e aps vrios cafs fortes? Deixe as tarefas

difceis ou as reunies e encontros importantes para o fim da manh ou mesmo para a

tarde.

14Sandra Arajo


Horrio Nobre

No se esquea do seu ciclo de Energia

Inicio da tarde

15Sandra Arajo

Convm iniciar o dia com um bom pequeno almoo. Para muitos isto parece uma misso impossvel. Convm iniciar o dia com um bom pequeno almoo. Para muitos isto parece uma misso impossvel. Convm iniciar o dia com um bom pequeno almoo. Para muitos isto parece uma misso impossvel. Convm iniciar o dia com um bom pequeno almoo. Para muitos isto parece uma misso impossvel.

Mas vamos ainda mais longe: tomeMas vamos ainda mais longe: tomeMas vamos ainda mais longe: tomeMas vamos ainda mais longe: tome----o sentado. Basta levantaro sentado. Basta levantaro sentado. Basta levantaro sentado. Basta levantar----se dez minutinhos mais cedo!se dez minutinhos mais cedo!se dez minutinhos mais cedo!se dez minutinhos mais cedo!

Opte por um almoo ligeiro. Se comer uma refeio pesada,Opte por um almoo ligeiro. Se comer uma refeio pesada,Opte por um almoo ligeiro. Se comer uma refeio pesada,Opte por um almoo ligeiro. Se comer uma refeio pesada, a sua digesto vai exigir sangue extra, a sua digesto vai exigir sangue extra, a sua digesto vai exigir sangue extra, a sua digesto vai exigir sangue extra,


O seu padro de energia , em grande medida, tambm determinado pela sua alimentao:

sangue que, de facto, necessita para que o seu crebro funcione bem. Da a sensao de moleza e de sangue que, de facto, necessita para que o seu crebro funcione bem. Da a sensao de moleza e de sangue que, de facto, necessita para que o seu crebro funcione bem. Da a sensao de moleza e de sangue que, de facto, necessita para que o seu crebro funcione bem. Da a sensao de moleza e de

sonolncia que ataca muitos de ns logo a seguir ao almoo. Escusado ser dizersonolncia que ataca muitos de ns logo a seguir ao almoo. Escusado ser dizersonolncia que ataca muitos de ns logo a seguir ao almoo. Escusado ser dizersonolncia que ataca muitos de ns logo a seguir ao almoo. Escusado ser dizer----se que este efeito piora se que este efeito piora se que este efeito piora se que este efeito piora

se beber lcool.se beber lcool.se beber lcool.se beber lcool.

16Sandra Arajo

Fuja a jantares muito pesados, de modo a fugir evitar insnias e irritabilidade.Fuja a jantares muito pesados, de modo a fugir evitar insnias e irritabilidade.Fuja a jantares muito pesados, de modo a fugir evitar insnias e irritabilidade.Fuja a jantares muito pesados, de modo a fugir evitar insnias e irritabilidade.

Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite. Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite. Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite. Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite.

Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair


O seu padro de energia , em grande medida, tambm determinado pela sua alimentao:

Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite. Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite. Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite. Quem trabalhar todo o dia sem pausas vai ver o seu nvel de energia baixar drasticamente noite.

Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair Repouse regularmente. Vai ver que o seu ritmo de trabalho, com o tempo, melhorar muito. Tente sair

do escritrio, depois de um dia de trabalho, com uma disposio positiva. melhor fechar a porta atrs do escritrio, depois de um dia de trabalho, com uma disposio positiva. melhor fechar a porta atrs do escritrio, depois de um dia de trabalho, com uma disposio positiva. melhor fechar a porta atrs do escritrio, depois de um dia de trabalho, com uma disposio positiva. melhor fechar a porta atrs

de si com a ideia que afinal fez uma boa quantidade de trabalho, do que fechde si com a ideia que afinal fez uma boa quantidade de trabalho, do que fechde si com a ideia que afinal fez uma boa quantidade de trabalho, do que fechde si com a ideia que afinal fez uma boa quantidade de trabalho, do que fech----la apressadamente porque la apressadamente porque la apressadamente porque la apressadamente porque

amanh ainda vai ter muito que fazer.amanh ainda vai ter muito que fazer.amanh ainda vai ter muito que fazer.amanh ainda vai ter muito que fazer.

17Sandra Arajo


REUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVASREUNIES PRODUTIVAS

18Sandra Arajo


As reunies podem ser muito teis quando se

trata de informar ou de tomar uma deciso.

Mas, muitas vezes, consomem tempo, o seu e

o dos outros participantes, sem produzir

resultados.

19Sandra Arajo

Faa uma reunio apenas quando for realmente necessrio. Muitas vezes as reunies

so feitas apenas por hbito. Faa-a quando for relevante ou regularmente para fazer

um ponto da situao.

Elabore uma ordem de trabalho com antecedncia. Comunique-a com antecedncia s


Elabore uma ordem de trabalho com antecedncia. Comunique-a com antecedncia s

pessoas que convocou para a reunio para estas se poderem preparar. Tente tambm

respeitar a ordem do dia, evitando assim grandes divagaes.

20Sandra Arajo

Reunir durante demasiado tempo no serve de nada. A concentrao dos participantes

desaparece depois de 75 minutos. Se ficar preso numa reunio 'maratona', tente

introduzir intervalos regulares.

Tente comear a tempo, mesmo se ainda faltam algumas pessoas.


Tente comear a tempo, mesmo se ainda faltam algumas pessoas.

21Sandra Arajo

Pode jogar com o "timing" dependendo do tipo de pessoas com as quais vai reunir. Se

souber que os participantes tm a tendncia de se alargarem sobre os assuntos, marque

a reunio para pouco antes do almoo ou para o fim do dia. Se so pessoas que nunca

so pontuais, marque para uma hora estranha, por exemplo 17 minutos depois de uma

hora, para despertar a pontualidade.


hora, para despertar a pontualidade.

22Sandra Arajo

Mantenha o nmero de participantes limitado. Quantas mais pessoas, mais vises

diferentes. Alis, pessoas que no fazem verdadeiramente falta na reunio s iriam

perder tempo. O mesmo vlido para si mesmo: se no faz falta, no v. Se

necessrio, pea um relatrio depois.


Transforme num hbito fazer um resumo de tudo e repetir rapidamente o plano de

aco no fim da reunio. Assim, todos ficaro a saber quem est a fazer o qu. Um

relatrio da reunio pode ajudar.

23Sandra Arajo

Evite que as pessoas repitam o que outros j disseram. Indique algum para conduzir a

reunio na direco correcta. Seja voc mesmo, curto, conciso e v directo ao assunto.

Se quiser acelerar o ritmo, pode pedir a um colega para o chamar depois de uma hora

para um suposto assunto 'urgente'. Assim, mostra que o seu tempo precioso e que

no pode passar demasiado tempo numa reunio.


no pode passar demasiado tempo numa reunio.

24Sandra Arajo

Organize o seu tempo


25Sandra Arajo

Fixar objectivos Fixar objectivos Fixar objectivos Fixar objectivos uma inevitabilidade!uma inevitabilidade!uma inevitabilidade!uma inevitabilidade!

Este exerccio que nos requerido constitui um desafio constante, obrigando-nos

permanentemente a:


orientar o raciocnio e a aco para o futuro;

definir exactamente para onde queremos ir;

estabelecer prioridades.

26Sandra Arajo

Como definir objectivosComo definir objectivosComo definir objectivosComo definir objectivos


27Sandra Arajo

Para alm destas regras, um objectivo deve permitir dar resposta s seguintes questes:

Para onde quero ir?

O que quero realizar? O que devo evitar?


Qual o resultado final que quero alcanar?

Em que prazo pretendo atingi-lo?

Que condies tenho que respeitar?

De que apoios necessito?

28Sandra Arajo

Tipos de actividadesTipos de actividadesTipos de actividadesTipos de actividades


29Sandra Arajo

Actividades importantes versus urgentesActividades importantes versus urgentesActividades importantes versus urgentesActividades importantes versus urgentes


30Sandra Arajo

Eficincia versus eficciaEficincia versus eficciaEficincia versus eficciaEficincia versus eficciaEficincia versus eficciaEficincia versus eficciaEficincia versus eficciaEficincia versus eficcia


31Sandra Arajo


32Sandra Arajo

Princpios da Gesto do TempoPrincpios da Gesto do TempoPrincpios da Gesto do TempoPrincpios da Gesto do TempoPrincpios da Gesto do TempoPrincpios da Gesto do TempoPrincpios da Gesto do TempoPrincpios da Gesto do Tempo


33Sandra Arajo


Lei dos 20/80 (Pareto)Lei dos 20/80 (Pareto)Lei dos 20/80 (Pareto)Lei dos 20/80 (Pareto)

20% dos nossos esforos geram 80% dos nossos resultados. O essencial leva pouco

tempo, o acessrio muito!

34Sandra Arajo


Lei das sequncias homogneas de trabalhoLei das sequncias homogneas de trabalhoLei das sequncias homogneas de trabalhoLei das sequncias homogneas de trabalho

Todo o trabalho interrompido ser menos eficaz e levar mais tempo do que se for

executado de modo contnuo.

35Sandra Arajo

Lei de ParkinsonLei de ParkinsonLei de ParkinsonLei de Parkinson

O tempo investido num trabalho varia em funo do tempo disponvel e no do

necessrio.


36Sandra Arajo

Lei da contraLei da contraLei da contraLei da contra----produtividadeprodutividadeprodutividadeprodutividade

Para alm de um certo limite, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se

negativa


37Sandra Arajo

Lei da alternnciaLei da alternnciaLei da alternnciaLei da alternncia

H um tempo para tudo e um tempo para cada coisa; no fazer mais do que uma

coisa de cada vez e faz-la bem!


38Sandra Arajo

Lei dos ritmos biolgicosLei dos ritmos biolgicosLei dos ritmos biolgicosLei dos ritmos biolgicos

Cada ser humano atravessado por mltiplos ritmos biolgicos.


39Sandra Arajo

Lei da dimenso subjectiva do tempoLei da dimenso subjectiva do tempoLei da dimenso subjectiva do tempoLei da dimenso subjectiva do tempo

O tempo tem uma dimenso objectiva e uma dimenso subjectiva, que funo do

interesse pela actividade exercida.


40Sandra Arajo

Seis Factores para Melhor Gerir o Tempo

1. Definir claramente os objectivos prioritrios a atingir e os resultados a alcanar, de

forma a adequar o tempo actividade a realizar.

2. Ter uma boa agenda, onde so escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de

modo a libertar memria para outros assuntos da vida.

3. Controlar as interrupes e minimiz-las (se trabalha num gabinete, feche a porta e


3. Controlar as interrupes e minimiz-las (se trabalha num gabinete, feche a porta e isole-se. Se desenvolve actividade em espao aberto, a soluo poder passar, se possvel, por mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, pea para que sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer no com amabilidade).

41Sandra Arajo

Seis Factores para Melhor Gerir o Tempo

4. Delegar tarefas. Tal permitir que fique com mais tempo e se preocupe menos com as questes operacionais, aumentando simultaneamente as competncias dos seus colaboradores.

5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o


5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o acessrio, entre o urgente e o importante.

6. Preparar as reunies para que estas sejam curtas e eficazes.

42Sandra Arajo

gestao do tempo

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