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GESTÃO DOCUMENTAL E FLUXOS DE TRABALHO
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2iPortalDoc
GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE PROCESSOS
Não há documentos sem um fluxo associado (workflow).
Não há processos (workflows) sem documentos associados.
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3iPortalDoc
GESTÃO DOCUMENTAL VANTAGENS
Informação sempre acessível, acesso fácil e rápido
Redução da duplicação de dados e promoção da reutilização da informação e partilha
Eliminação de documentos duplicados e possibilidade de controlo de versões
Redução do espaço, custos de armazenamento e impressão
Redução dos tempos de resposta, de circulação em papel, distribuição e recuperação dos documentos (pesquisas)
Distribuição rápida, fácil e a uma escala global, de grandes volumes de informação multimédia
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4iPortalDoc
FERRAMENTAS E SERVIÇOS DE REDE STANDARD
HTTP / HTTPS SMB / NFS SMTP
BROWSER WEB GESTOR DE FICHEIROS GESTOR DE EMAIL
4
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5iPortalDoc
ADAPTA-SE ÀS ORGANIZAÇÕES
CUSTOMIZAÇÃO
Hierarquia documental e workflows adaptados à organização
Suporta todos os tipos de documentos e formatos
DIR
ADM
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6iPortalDoc
GESTÃO DE GRUPOS E PERFIS
CADA UTILIZADOR
Acede aos documentos respeitantes à sua função
Tem tarefas sobre os documentos
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7iPortalDoc
WORKFLOW
Fáceis de desenhar, utilizar e interpretar
(gráfica e textualmente) com acompanhamento
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8iPortalDoc
WORKFLOW VANTAGENS
Aumento da produtividade (tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas e calendarizadas)
Aumento da eficiência (processamento automático)
Diminuição da margem de erro e perdas de tempo
Aumento da simplificação, transparência e controlo dos processos de negócio
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9iPortalDoc
AÇÕES
Atribuição automática ou à posteriori
Definição de timmings para efectuar determinado tipo de acções
Possibilidade de agendar ações no tempo
Envio de notificações por e-mail
Calendarização Notificação
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10iPortalDoc
TEMPLATES
Agilizar a criação de documentos
Normalizar o aspecto final dos documentos → (PDF)
Formulário com campos de preenchimento automático e editáveis + formatação pré-definida e não editável
Estatísticas – armazenar informação na BD geração de relatórios →(também templates)
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11iPortalDoc
OUTROS EXEMPLOS
TEMPLATES
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12iPortalDoc
TEMPLATES
CARTAdestinatário, morada, CP
Associado a uma ação do workflow permite colocar assinatura digitalizada no documento
FAXnúmero de fax de destino
Associado a uma ação do workflow permite enviar o fax diretamente a
partir do iPortalDoc
OUTROS EXEMPLOS
FOCO NA CRIAÇÃO DO DOCUMENTO
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13
iPortalDoc
COMUNICAÇÕES UNIFICADAS
Scanner Servidor de FAX
PastasPartilhadas
ComuniçõesUnificadas
Servidores de Aplicações
(CRM/ERP/CMS)
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14iPortalDoc
COMUNICAÇÕES UNIFICADAS
E-mails recebidos tratados como correspondência recebida, propostas, faturas, encomendas...
Diferentes tipos de documentos e diferentes fluxos de trabalho associados
Numeração (código) e registo de todos os e-mails recebidos e enviados
Associação de e-mails (e respectivos anexos) a documentos
TRATAMENTO DE EMAIL
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15iPortalDoc
COMUNICAÇÕES UNIFICADAS
JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL
FaxesEnviados
FaxesRecebidos
CartasEnviadas
CartasRecebidas
46 44 49 34
0 4 0 0
58 58 40 29
39 15 25 13
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16iPortalDoc
COMUNICAÇÕES UNIFICADAS
JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRILFaxes
Enviados
FaxesRecebidos
CartasEnviadas
CartasRecebidas
46 44 49 34
0 4 0 0
58 58 40 29
39 15 25 13
EmailsEnviados
32.306 32.484 33.724 32.801
Emails Recebidos
16.524 15.759 19.867 18.476
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17iPortalDoc
FUNCIONALIDADES
Relatórios detalhados com base nos workflows, por utilizador:
-Acções realizadas-Nº realizadas
•Tempo médio de execução das ações•Evolução na realização de acções•Fonte de apoio•Tomada de decisão
ESTATÍSTICAS
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18iPortalDoc
FUNCIONALIDADES
• Certificado da Organização• Cartão de Cidadão
Colocada a assinatura digital no documento quando efetuadauma ação definida num workflow.
ASSINATURA DIGITAL
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19iPortalDoc
GESTÃO DE CONTRATOS / PROTOCOLOS
• Gestão de todas as versões do contrato
• Alertas- Gestão da caducidade dos contratos- Configuração dos diferentes prazos de alerta
•• Associação dos contratos a orçamentos,
adjudicações, faturas e outro tipo de documentos
• Configuração de diferentes tipos de contrato- Prazo certo- Sem prazo- Com prazo de execução
• Gestão de todas as versões do contrato
• Gestão de Alertas (prazos)
• Configuração de diferentes tipos de contrato•
• Associação dos contratos a orçamentos, adjudicações, faturas e outro tipo de documentos
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19iPortalDoc
PROCESSOS DE QUALIDADE
• Aprovação de documentos• Registo de Ocorrência• Programa Anual de Auditorias• Auditorias da Qualidade• Programa Anual de Formação • Compras• Encomendas• Revisão pela Gestão
QUALIDADE
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20iPortalDoc
MÓDULO EXTERNO
• Publicação de informação online• Interação com entidades externas
IPORTALDOC LIGHT
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21iPortalDoc
R.O.I. RETURN OF INVESTMENT
Tempo estimado de processamento da informação em papel e a sua pesquisa:
•40% - 60% do dia de alguns colaboradores•20% - 45% do custo global com os colaboradores•12% - 15% dos resultados de uma organização
Retorno do investimento num sistema de gestão documental obtém-se rapidamente:
•Reduzindo o tempo de operação dos recursos humanos e potenciando um aumento de produtividade de pelo menos 10%
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22iPortalDoc
R.O.I. RETURN OF INVESTMENT
1. Reutilização eficiente de documentos
2. Navegação inteligente entre documentos associados
3. Pesquisa rápida de documentos e informação associada
COMO REDUZIR O TEMPO DE OPERAÇÃO DOS RH
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23iPortalDoc
REFLEXÃO
• Que problemas temos com documentação?
• Quais os nossos processos? Quais os mais críticos? Os que envolvem mais documentos? Os que envolvem mais pessoas?
• Que processos poderiam ser optimizados com workflows?
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24iPortalDoc
REFERÊNCIAS
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OBRIGADOwww.iportaldoc.com