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Gestión de la Extensión
Abril - 2018
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Gestión de la Extensión
Objetivo Implementar el enfoque de generación de valor en las
gestiones que realiza la UN con el fin de incrementar los
niveles de calidad, eficacia y eficiencia, a través de la
racionalización de tareas y tiempos, optimización de
recursos y simplificación de trámites.
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Gestión de la Extensión
Referentes normativos y técnicos Tresprincipios:
1. Operación que logra los objetivos establecidos en la estrategiaorganizacional
2. Operación que se articula con la estructura organizacional y lasfuncionesycompetenciasdeltalentohumano
3. Operaciónquecumpleparámetrosnormativosydecalidad:
• Lagestiónaportaparalosfinesdeacreditación
• Calidad y efectividad en implementación de sistemas degestión
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Gestión de la Extensión
Dos referentes normativos
Lineamientos de autoevaluación y acreditación institucional y de
programas del CNA
• Acuerdo 03 de 2014 • 14 lineamientos para acreditación
institucional • 10 lineamientos para acreditación
de programas • En ambos conjuntos, se pide
observancia de asuntos relacionados con la Organización, administración y gestión.
Normas técnicas
• ISO 9001:2015 • Modelo Integrado de Planeación y
gestión - decreto 1499 de 2017
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Gestión de la Extensión
Enfoquede
generacióndevalor
Cadenadevalor
Enfoquede
procesos
Sistemade
entrega
Tres referentes técnicos
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Gestión de la Extensión
Enfoque de cadena de valor
Relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos y resultados en la
que se añade valor a lo largo del proceso de transformación total
Definición de insumos en función de lo que necesita la
operación
Procesos necesarios para conseguir los bienes y
servicios que el proceso promete y que capaz de
transformar insumos
Consecución de productos que logran resultados intermedios y finales
Productos y resultados que son efectivos para alcanzar
impactos en la población objeto de la intervención
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Gestión de la Extensión
Enfoque basado en procesos
Procesocomoconjuntodeactividades
interrelacionadasyqueinteractúanentresí
Actividadesquetransformanlos
elementosdeentrada(recursos)enproductos
ModelodeOperaciónporprocesos
representalaestructuraeinteraccionesentre
losprocesos
Clientesopartesinteresadasconnecesidadesy
expectativassobreproductosyresultados
Controldecadaprocesoeinteracción.
Losprocesosaportanvaloryestánalineados
conlosobjetivos
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Gestión de la Extensión
Enfoque desde el sistema de entrega
Requerimientosdelosclientes/usuariosbajolafilosofíadelacalidad
Interaccionescliente/usuarioconlosprocesosmedianteacuerdosdeservicioquedefinencriteriospreviamente
acordados
Seprivilegialalógicadeprioridadesestratégicas
Capacidadquedebegestionarseparalaentregaoportunayadecuadadebienesyserviciosque
permitenlograrlosefectos
Preguntas:¿quiénhacequé?o¿quiénentregaquéaquién?.Identificacuellosdebotella,vacíosybuenas
prácticas
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Gestión de la Extensión
¿Por qué falla el proceso?
¿Dónde están las buenas prácticas?
¿Cuál es el desempeño actual
del proceso?
Ejecución del componente en 3 pasos
Paso 1: Teoría del cambio aplicada
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Gestión de la Extensión
Paso 2: Construir la cadena de valor
Cadena de valor teórica
Comprende la norma que sustenta el proceso
Define el “deber ser” del proceso y determina su diseño
Cadena de valor práctica
Comprende la situación actual del proceso y su desempeño
Indaga por la pertinencia frente a las necesidades de usuarios
Cadena de valor óptima
Define la forma como se requiere ajustar el proceso (mejora y
sostenibilidad, cumple atributos)
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Gestión de la Extensión
Paso 2: Marco de desempeño en la cadena de valor
eficiencia
Objetivos Recursos Planear
Hacer
Verificar
Actuar
RESULTADOS
eficacia
calidad
PRODUCTOS
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Gestión de la Extensión
Paso 3: Establecer el nuevo proceso
Requisitostécnicosparalarevisión
Enfoque basado en procesos: garantizar secuencia e interacción de procesos.
Comprensión de aspectosdeautoevaluacióndeprogramascurricularesylineamientosdeacreditación.
Generación de valor desde la gestión (medición de indicadores de desempeño).
Excelencia en monitoreo y evaluación.
Oportunidades de mejora de los procesos e interrelación con otros procesos.
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Gestión de la Extensión
Promesa de valor (objetivo transformador)
Cadena de valor
Caracterización del nuevo proceso
Mejora de procedimientos
NUEVO PROCESO
Cadena de valor
Insumos y proveedores
Productos y partes
interesadas
Resultados esperados
• Interconectado con los demás procesos
• Con mecanismo de medición
• Con riesgos • Con normativa
definida
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Gestión de la Extensión
Ficha técnica
• Se contó con 8 delegados de la Dirección Nacional de Extensión • Se revisó la documentación que sustenta la gestión de la Extensión, junto con la gestión de la
Propiedad Intelectual y la Innovación • Asistencia técnica del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental – SIGA • Proceso efectuado desde Diciembre de 2017
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Gestión de la Extensión
Declaración de la promesa de valor
Formular, ejecutar y evaluar políticas, programas, planes, proyectos y servicios para el desarrollo de la extensión en sus diferentes
modalidades, que favorezcan la gestión de conocimiento en diálogo con el entorno económico, político, cultural, social, ambiental y tecnológico,
con el fin de coparticipar en la construcción de la sociedad.
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Gestión de la Extensión
Garantía de mejora continua con el enfoque de cadena de valor
eficiencia
Promesa de valor
Insumosorecursos Definirpolíticasyplanes
Socializaryhacerseguimientoalaimplementación
Ejecutarestrategiasqueapoyanlagestión Comunicar
Gestionarproyectosensusmodalidades
Hacermedición,seguimiento,análisisyevaluacióndelagestiónrealizadaymejorar
RESULTADOS
Calidaddelaextensión
PosicionamientodelaofertadeExtensióncomotransformadorde
lasociedad
eficacia
calidad
PRODUCTOS
• Políticas,reglamentaciónylineamientos• Programas,planesyproyectos
formuladosparalagestión• EstrategiasdeapoyoalaGestióndela
Extensión• Buenasprácticasaplicadasparala
GestióndelaExtensión• Estrategiadecomunicacióndela
Extensióndiseñada,divulgadaygestionada
• Alianzasestratégicas• Proyectosdeextensiónejecutadosa
travésdesusdiversasmodalidades• Reconocimientosocialy
posicionamientodelaimageninstitucional
• Informesdegestiónydeevaluación• Planesdemejoramientoinstitucionales
formuladosyejecutados
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Gestión de la Extensión
PLANEAR
Formulary/oajustarpolíticas,reglamentación,planes,programas
yproyectosestratégicosdelaextensión,enarticulaciónconlosprocesosmisionalesdeformacióne
investigación
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS
• PlanGlobaldeDesarrollovigente• Lineamientosparaconstrucción
PGDyparalaplaneaciónestratégicaeinstitucional
• Plandeaccióndelavigencia• Plandeaccióndelavigencia
anterior• Planesdemejoramientosuscritos
yejecutados• Informesdegestión• Criteriosytendenciasen
Extensión• Normativainterna• Apropiaciónpresupuestalparala
vigencia• Políticasyreglamentacionesde
investigaciónycreaciónartísticaformuladas
RESULTADOS
• PolíticasyreglamentacióndelaExtensión• LineamientosparalagestióndelaExtensión• Programas,planesyproyectosformulados
paralaGestióndelaExtensión
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Gestión de la Extensión
HACER
SocializaryhacerseguimientoalaimplementacióndePolíticas,
reglamentaciónylineamientosdelaExtensión
EjecutarestrategiasqueapoyanlagestióndelaExtensión
Diseñar,divulgarygestionarlaEstrategiadeComunicacióndela
Extensión
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS
• PolíticasyreglamentacióndeExtensión
• LineamientosdelagestióndelaExtensión
• IniciativasdeExtensión
RESULTADOS
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensiónSocializadaseimplementadas
• EstrategiadecomunicacióndelaExtensióndiseñada,divulgadaygestionada
• Alianzasestratégicas
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión
• Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión
• IniciativasdeExtensión
• EstrategiasdeapoyoalaGestióndelaExtensiónEjecutadas
• BuenasprácticasaplicadasparalaGestióndelaExtensión
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión
• Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión
• Normativa,lineamientosydirectricesdecomunicacióninstitucional 1
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Gestión de la Extensión
HACER
Gestionarproyectosdeextensiónensusdiversasmodalidades
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS RESULTADOS
• Proyectosdeextensiónejecutadosatravésdesusdiversasmodalidades
• ProductosAcadémicos• Reconocimientosocialyposicionamientode
laimageninstitucional• ResultadosdelaactividaddelaGestióndela
Extensión• Emprendimientosbasadosenconocimiento
dealtonivel• Innovacionesdemandadasentregadas• Innovacionesinternasgestionadas• Títulosdepropiedadintelectualgestionados
paralosproductosoficialesdelaUN
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión
• Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelainvestigaciónycreaciónartística
• Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaformación
• Lineamientosydirectricesparalasuscripcióndeconveniosinternacionalesycontratos
• Manualdeconveniosycontratos• Lineamientosyprotocolosparala
gestiónfinancieradeproyectos• Lineamientosypolíticasparael
usodelossistemasdeinformación
• Normativa• Innovacionesparatransferencia
1
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Gestión de la Extensión
VERIFICAR
Hacermedición,seguimiento,análisisyevaluacióndelagestión
realizada
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS
• Programas,planesyproyectosdelagestióndelaExtensiónejecutados
• ResultadodelaactividaddelagestióndelaExtensión
• Evidenciasdocumentalesdelagestióndelaextensión
RESULTADOS
• Programadeauditoria• Lineamientosparaelaborar
informesdegestiónLineamientosparamedir,hacerseguimientoyevaluarconindicadoresdegestión
• Programadeauditoria• Evaluacióndeldesempeñodela
gestióndelaExtensión
• Informesdegestión• InformedeevaluaciónAuditorias• Informederesultadosdeindicadores
Documentosdeseguimientoymonitoreoderiesgos
• Informesdeauditoríaporevaluaciónindependiente
• InformesdelaevaluacióndeldesempeñodelagestióndelaExtensión
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Gestión de la Extensión
ACTUAR
Definiraccionesdemejorayejecutarplanesde
mejoramiento
Realizarseguimientoalosplanesdemejoramiento
PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS RESULTADOS
• Planesdemejoramientosuscritosyejecutados
• Planesdemejoramientosuscritosy
ejecutados
• Informesdegestión• InformedeevaluaciónAuditorias• Informederesultadosde
indicadoresDocumentosdeseguimientoymonitoreoderiesgos
• InformesdelaevaluacióndeldesempeñodelagestióndelaExtensión
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Gestión de la Extensión
Acciones adicionales
Revisión de los procedimientos:
GestióndeProyectosdeExtensión
GestióndeExtensiónSolidaria
GestióndelaEducaciónContinuay
PermanenteECP
Gestiónestratégicadelacomunicación
deExtensión
propuesta de unificación: Gestión por proyectos y por servicios
(Política)
Liquidación y cierre de proyectos
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Gestión de la Extensión
Lineamientosparalainnovación:
AproximaciónconceptualydesafíosdepolíticaydeoperaciónparalaUN
ReflexióncomopartedelprocesodeanálisisalaGestióndeInvestigaciónylaGestióndelaExtensióndentrodelprocesode
rediseñoyactualizacióndelosprocesosyprocedimientos.2018
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Gestión de la Extensión
Capacidad humana para crear y transformar
sociedades (UN)
Se es parte o mejor aún, se está logrando
que los cambios tengan lugar
Genera expectativas sociales y económicas.
Sugiere una promesa de cambio radical. De soluciones drásticas a
problemas
Se asocia con la idea de CREATIVIDAD, de
DESCUBRIR nuevas soluciones.
Surge la necesidad de responder a cambios
del entorno
Provoca cambios significativos en la
forma como se afrontan problemas
Da respuesta a desafíos como individuos, como organizaciones o como
sociedad
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Gestión de la Extensión
ElImperativodelaInnovación
• Anivelglobal:– Crecienteinterésdegobiernosyorganizaciones
multilateralesparaeldesarrollo.– Gobiernosyorganizaciones:Hacermásconmenos
recursos.– Unentornocambianteycadadíamásexigente.– Mayoratenciónaentenderlosprocesosde
innovación.
• Enelpaís-Innovaciónpara:– Mejorarcapacidades– Soluciónaproblemáticasaúnnoresueltas.
• Problemáticacomplejayapremianteenmateriasocial,económicayambiental.
• Expectativasylasdemandasdecomunidadesysefortalecenlosmecanismosdeparticipación;
• Individuosyorganizacionesestáncreandonuevostiposdealianzasenlabúsquedadesolucionesaproblemaseconómicos,sociales;ambientales,deldesarrollo
• Comprenderlascondicionesylosfactoresqueconstituyenelentorno
• Fuentedecapacidad.(Lewisetal,2014:2)
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Gestión de la Extensión
Innovaciónparacreacióndevalor
CreacióndeValor
Nuevasdemandasydesafíos
Innovacionesexitosas
Mejoraenlosservicios
Mayorlegitimidadyconfianza
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Gestión de la Extensión
Innovación
• Elqué:– Obtener,seleccionar,desarrollareimplementarideascreativasonuevoconocimiento.
• Elparaqué:– Mejorardemaneraprogresivaoradicaleldesempeñodelasorganizacionesosucapacidaddecreaciónde
valor.• Elcómo:
– Pormediodelaintroducción,atravésdeformasnuevasoyaexistentesdecooperación,dealgonuevoosignificativamentemejorado.Segestaapartirdeunreto:
AdaptadodeBloch&Bugge(2013)yPerry(2010).
Condiciónsistemático:
innovacióncomoproductodelconocimiento
Pensamientocreativoparatransformar
Condiciónético Innovación
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Gestión de la Extensión
Tiposdeinnovación• Enfoquetipo
– Push
– Pull
• Aniveldelasorganizaciones(micro)
– Deproducto(bienoservicio)
– Deproceso
– Organizacional
– Comunicacional
• Aniveldegobiernoodesectores(macro/meso)
– Depolíticapública
– Sistémica
Diverger
Modelar
Práctica
Prueba
Escalamiento
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Gestión de la Extensión
Característicasdelproceso
• Procesocolectivoydecolaboración:– Capacidadesdesusactores(aprendizaje,cooperación)– Interaccionesyrelaciones.
• Gradodedesarrolloeincentivos.P.ej.:– Institucionalynormativo– Político– Académico
• Patronesculturalesyconductasalrededorde:– Creatividad– Emprendimiento,aversiónalriesgo,toleranciaalfracaso– Estilosdeliderazgo– Vocacióndeservicio
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Gestión de la Extensión
Desarrollodeunaculturadelainnovación• Paraapoyoalaformaciónylainvestigación• Tránsitoentreelsaberconsolidadovs.sabercuestionadoyposteriorsaberpropositivo
Definirformasdeoperarlainnovación• Transversalalagestión,concriteriosdefinidosdesdelaExtensiónquedemandayofertalainnovación.Eselcanalconelusuariofinal• Creacióndepuntosdeexperimentación(laboratorios)
Articularsealecosistemadeinnovación• Conoceryparticipardeprogramasyproyectosdeciencia,tecnologíaeinnovacióndelpaísylaregiónincluso• Emprendimiento• “Bolsadeinnovación”• Actores,sistemasdeinformación,mecanismosdefinanciación,mecanismosdetransferencia,accesoaformación
Formularlapolíticadeinnovación• Delainvestigaciónhaciaelmercadoconvigilanciatecnológicayvigilanciainterna• Gestióndepropiedadintelectual• Estrategiapushypull• Generacióndeculturayaprendizaje
ParaelsistemadeinnovacióndelaUN
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Gestión de la Extensión
Diseñar, gestionar e implementar estrategias, programas y proyectos de innovación, transferencia y emprendimiento en la Universidad Nacional de Colombia alineados a sus objetivos misionales, con el fin de mejorar
la calidad de vida de individuos y comunidades, así como la competitividad del sector productivo y del fortalecimiento de la
institucionalidad que gestiona lo público colectivo.
El sistema de innovación, transferencia y emprendimiento, a través de la Extensión, logra articular la UN con el sector público, la academia, las organizaciones de base y las entidades e iniciativas que promueven la
innovación.
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Declaración de la promesa de valor
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Gestión de la Extensión
eficiencia
Promesa de valor
Insumosorecursos
Identificacióndeunretouoportunidad Idear
Hacerprototipo Ejecutarpruebas
Escalar Gestionarlapropiedadintelectual
Transferirausuarios(comunicar,comercializar,distribuir)
RESULTADOS
Posicionamientodelaofertadeinnovacióndela
UNcomofuentedeconocimientoygeneradoradedesarrollo
eficacia
calidad
PRODUCTOS
• Políticas,reglamentaciónylineamientos• Programas,planesyproyectos
formuladosparagestionarlainnovación• Alianzasestratégicas• Bancodeideas,prototiposyproyectos
deinnovación• Innovaciones• Leccionesaprendidasparaescalamiento• Experienciasdeusuarios• Informesdegestiónydeevaluación• Planesdemejoramientoinstitucionales
formuladosyejecutados
Arreglo propuesto para la innovación
Sistemadeinvestigación
Necesidaddelentorno
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Gestión de la Extensión
Sobre los procedimientos
- SeproponequehaganpartedelacaracterizacióndeExtensión,dentrodelaetapaHacer–“Gestionarproyectosdeextensiónensusdiversasmodalidades”.
- Estadoactual:
- Análisisparaposiblefusiónentre“Gestiónderecursosexternos”y“gestióndeconvocatoriasexternas/internas”.
- Lasrelacionesinterinstitucionales(hoycomoprocedimiento),serecomiendaeliminarloenrazónaqueexistelagestiónde“Agenciarlasrelacionesinterinstitucionales”.SecomplementaránlosprocedimientosquesedecidasylosdeExtensiónparaaplicarestasactividades.
- Sesugierefusióndelprocedimientode“Mercadeotecnológico”conelprocedimientode“GestiónestratégicadelacomunicacióndeExtensión”,haciendoénfasisenlatransferenciadeconocimiento.
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Gestión de la Extensión
Sobre los procedimientos
- Análisisdelprocedimientosobre“Formaciónentransferenciadelconocimiento”frentealaofertadelproceso“GestióndeTalentoHumano”,paraevitarduplicidades.SedeberevisarlaarticulaciónconlosprocesosdeFormacióneInvestigación.
- Enanálisiselprocedimientosobre“FomentodelaCulturaInnovadora”paradefinirlocomopolíticadeoperaciónenlosprocesosdelaUN.
- Enanálisiselprocedimientode“Asesoríaentransferenciadelconocimiento”,paraarticularloalagestióndelHacerdeExtensióndenominada“EjecutarestrategiasqueapoyanlagestióndelaExtensión”.
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Gestión de la Extensión
GRACIAS