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Asociación Colombiana de IngenierosCapítulo Cundinamarca
Gestión de los Costos
del Proyecto
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Objetivos
• Justificar la importancia de la Gestión a los Costos
• Identificar las etapas de la Gestión de Costos
• Controlar los desvíos presupuestales
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• Estimación paramétrica• Entradas para estimación• Plan de manejo de los
costos• Aproximación al orden de
magnitud estimada• Estimación Definitiva • Riesgo en costos• Costos directos/indirectos• Ciclo de vida de los costos • Análisis de valor
Objetivos de Aprendizaje
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Objetivos de Aprendizaje• Procesos para manejar el
costo• Análisis del Valor Ganado
– PV– EV– AC– CPI, SPI– BAC– EAC– ETC– CV, SV
• Línea base de Costos• Presupuestando los Costos • Estimación Análoga• Estimación Bottom -up
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Relación de los Procesos hasta Presupuesto
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Estimación• Basada en una WBS para mejorar la exactitud
•Realizada por la personas que desarrollan el trabajo
• Información histórica es clave para mejorar estimación
•Línea base de costos (tiempo, alcance y recursos)
ser mantenida y no cambiada excepto por
cambios aprobados
• Los planes deben ser revalidados
•Tomar acciones correctivas Analizar las necesidades
del proyecto, llegar a unas estimaciones propias
y reconciliar cualquier diferencia.
“Triple Restricción”
Tiempo Costo
Alcance
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EstimaciónENTRADAS A LA ESTIMACION (para estimar costo y tiempo):
• Manifiesto del Alcance del Proyecto
• WBS y Diccionario WBS
• Diagrama de red – Costos no pueden ser estimados hasta que se sepa como el proyecto va a fluir de principio a fin
• Cronograma – el detallado, creado después de la estimación
• Información histórica
• Entendimiento de los recursos disponibles o recursos asignados
• Cultura de la Empresa
• Plan de manejo del riesgo, Plan de manejo de personal, Plan de manejo de costos
• Registro de los riesgos
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Involucra:
• Revisar la WBS
• Identificar recursos potencialmente disponibles
• Revisar información histórica sobre el uso de los recursos en proyectos similares anteriores
• Revisar las políticas organizacionales en el uso de los recursos
• Solicitar juicio experto en que recursos son requeridos
• Cuantificar requerimientos por tarea
• Desarrollar un plan donde se indique qué tipo de recursos se necesitan, en qué cantidad y cuando
Planeación de los recursos (RESOURCE PLANNING)
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Etapas en la Gestión de los Costos
Presupuestarlos Costos
EstimaciónDe Costos
ControlDe Costos
Gestión Costos del Proyecto
• Se estiman los costos necesarios para obtener esos recursos
• Se asignan los costos estimados a cada actividad del proyecto
• Se controlan los cambios que puedan ocurrir en los costos estimados
Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se complete sin exceder el presupuesto aprobado
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Plan de Gestión del Costo (COST MANAGEMENT PLAN)
Manejar la línea base de los costos y sus variaciones.
COSTOS ESTIMADOS
•Planes requieren pensar sobre como se va a gerenciar con anticipación. Este es un concepto en que muchos Gerentes de Proyecto fallan.
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Estimación de los Costos
Presupuestarlos Costos
EstimaciónDe Costos
ControlDe Costos
Gestión Costos del Proyecto
• Entradas• Procesos organizacionales• Factores culturales• Scope Statement del proyecto• WBS• Diccionario WBS• Plan Gestión del Proyecto
• Herramientas y Técnicas• Estimación análoga• Determinación de tarifas de costos de
los recursos• Estimación Buttom up• Estimación Parametrica• Software de Proyectos• Análisis ofertas del vendedor• Análisis de reservas• Costo de la calidad
• Salidas• Costos estimados de actividades y
detalle soporte• Cambios necesitados• Actualización Plan Gestión de Costos
Proceso seguido para desarrollar una aproximación (estimación) de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto
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Clases de Estimaciones
ESTIMACION ANÁLOGA (ANALOGOUS ESTIMATING O TOP DOWN): Los grandes y medianos gerentes usan juicio experto o el tiempo y costo reales de proyectos similares previos como la base para estimar el proyecto actual. La estimación análoga es una forma de juicio experto
ESTIMACION ABAJO-ARRIBA (BOTTOM-UP ESTIMATING): Con esta técnica, la gente que ejecuta los trabajos crea los estimados de costo y tiempo. Estimaciones, basadas en la EDT, son detalladas y se van consolidando hacia arriba para obtener el proyecto total
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Clases de Estimaciones• ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA (PARAMETRIC
ESTIMATING): Utiliza un modelo matemático para predecir los costos del proyecto. Por ejemplo, costo por línea de código, costo por metro lineal o costo por instalación. También es necesario memorizar los dos tipos de estimación paramétrica:
• Análisis de regresión (o diagrama de dispersión)• Curva de aprendizaje – la pintada de la habitación número
100 costará menos que la primera debido al mejoramiento de la eficiencia
• HERRAMIENTAS DE ESTIMACION COMPUTARIZADAS (COMPUTARIZED ESTIMATING TOOLS): Estos son paquetes comercialmente disponibles que ayudan a estimar proyectos en muchas industrias
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ComparacionesESTIMACIÓN ANÁLOGA
VENTAJAS DESVENTAJASRápida Menos precisoTareas no necesitan ser identificadas
Estimados preparados con una cantidad limitada de información detallada y entendimiento del proyecto
Menos costosa de crear Requiere una considerable experiencia para hacerlo bien
Le da al Gerente de Proyecto una idea del nivel de expectativas de la Gerencia
Genera luchas en los niveles más altos de la gerencia para quedarse con la mejor parte del pastel sin saber que es el pastel
Costos globales del proyecto se les pondrá un tope
Extremadamente difíciles para proyectos con mucha incertidumbre
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ComparacionesESTIMACIÓN ABAJO-ARRIBA
VENTAJAS DESVENTAJA
Mas exacto Toma tiempo y es más costosa esta forma de estimación
Genera compromiso en el equipo Tendencia del equipo a poner colchones en los estimados
Se basa en un análisis detallado del proyecto
Requiere que el proyecto está definido y entendido
Provee una base para el monitoreo y control
Genera luchas en el equipo del proyecto por obtener la mejor parte del pastel
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Precisión de los Estimados1.ORDEN DE MAGNITUD: Este tipo de estimación es usualmente realizada durante la fase de iniciación y está en el rango de -25% a +75% del real
2.ESTIMADO DE PRESUPUESTO: Este tipo de estimado es usualmente realizada durante la fase de planeación y está en el rango de -10% a +25% del real
3.ESTIMADO DEFINITIVO Este tipo de estimado es también realizada durante la fase de planeación y está en el rango de -5% a +10% del real
Los Gerentes de Proyectos deben vigilar estos tres valores.
El Gerente de Proyecto debe crear los estimadosde costo y tiempo del proyecto.
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La Estimación de los Costos y Microsoft Project
• Microsoft Project puede utilizarse para estimar y hay un numero de funciones que apoyan la labor de incluir recursos, material de los recursos y costos.
• Un usuario debe ser cuidadoso que un cronograma detallado con muchos recursos y costos es muy difícil de actualizar y mantener tanto como su seguimiento. Puede considerarse el uso de sistema de estimación externa o una hoja de trabajo para sumar todos los costos
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Presupuesto de Costos
Presupuestarlos Costos
EstimaciónDe Costos
ControlDe Costos
Gestión Costos del Proyecto
• Entradas• Scope Statement del Proyecto• WBS• Diccionario WBS• Procesos organizacionales• Factores culturales• Estimado costos de actividades y detalle
soporte • Cronograma del proyecto• Calendario de los recursos• Contrato• Plan Gestión de Costos
• Herramientas y Técnicas• Agregación de costos• Análisis de reservas• Estimación parametrica• Conciliación del limite de financiación
• Salidas• Línea base de costos• Necesidades de fondos al proyecto• Plan de Gestión de costos (actualizado)• Cambios necesitados
Proceso seguido para la asignación de las estimaciones de costos generales a actividades o paquetes de trabajo individuales a fin de establecer un plan de referencia de costos para medir el rendimiento del proyecto
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Tipo de Costo en PresupuestoUn costo puede ser variable o fijo:
• COSTO VARIABLE: Cualquier costo que cambie con la cantidad de producción o cantidad de trabajo: Los ejemplos incluyen los costos de materiales, suministros y salarios
• COSTO FIJO: Costos que no cambian con los cambios en la producción. Ejemplos incluyen configuración, arriendos, etc.
Un costo puede ser directo o indirecto
• COSTO DIRECTO: Costos que son directamente atribuibles al trabajo en el proyecto. Por ejemplo, Viales del equipo, salarios del equipo, bonificaciones y costos de materiales usados en el proyecto• COSTO INDIRECTO: Costos incurridos por el beneficio de mas de un proyecto. Por ejemplo, impuestos, beneficios marginales y servicios de portería
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Presupuesto de Costos
PMBOK 2004
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Depreciación
Grandes activos (ej.; equipo) comprado por una compañía pierden valor en el tiempo. Los estándares contables llaman a esto depreciación. Varios métodos son usados para contabilizar la depreciación. Existen dos formas de depreciación:
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Análisis de Valor (Value Analysis)
Encontrar una manera menos costosa de realizar el mismo alcance.
Si un equipo o alguien más está buscando decrecer los costos del proyecto pero manteniendo el mismo alcance, está realizando análisis de valor
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Presupuestar los Costos y Microsoft Project
• Los costos desde un Plan de Proyecto puede ser implementado usando la característica de “Estructura” o de “Agrupación” que tendrá campos para definir por el usuario. Esto proveerá los costos de los elementos de trabajo además del costo total del Proyecto.
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Control de Costos
Presupuestarlos Costos
EstimaciónDe Costos
ControlDe Costos
Gestión Costos del Proyecto
• Entradas• Línea base de costos• Necesidades de fondos al proyecto• Informes de desempeño • Información de desempeño del trabajo• Necesidades de cambio aprobadas• Plan de Gestión del Proyecto
• Herramientas y Técnicas• Sistema de Control de Cambios en Costos• Análisis de medición del desempeño • Pronósticos (What if)• Revisión del desempeño del proyecto• Software de Gestión de Proyectos• Manejo de variaciones
• Salidas• Estimado de Costos (actualizado)• Línea base de Costos (actualizada)• Medición del desempeño• Conclusiones de Pronósticos• Cambios necesitados• Acciones correctivas recomendadas• Procesos organizacionales activos (actualizados)• Plan de Gestión del Proyecto (actualizado)
Es el proceso que tiene por objetivo:• Influenciar los factores que crean cambios en el plan de referencia de costos para asegurar que los cambios sean acordados
•Determinar que el plan de costos ha cambiado y•Administrar los cambios
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Control de Costos
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Control PresupuestalCual ha sido el proceso?
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Control Presupuestal
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Estado
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Presupuesto
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Comparación
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Presupuestación de los Costos
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Cost Account Plan
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Qué se desea obtener?Medición de Valor
ELEMENTO PEP 1PROGRAMA
WBS Contrato
ELEMENTO PEPPROYECTO 2
Pedidos Pedidos
POSICION PPTALPORTAFOLIO
ACCESO
ELEMENTO PEP 2
ELEMENTO PEP NOTROS
OTRO TRABAJO(Operación)
PROGRAMA WBS Proyecto
PROY 1 PROY 2
HITO HITO
Actividades
Gestión del Proyecto
PROJECT SYSTEMGestión operativa $$
PREMISA:Puede ser un Programa o ProyectoP1 alineado con las posiciones presupuestales (Portafolio)
OTRAS POSICIONESPROGRAMAS
AlcanceTiempoCosto
Alineación
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Informe de Avance (Progress Reporting)
Si un proyecto ha sido planeado usando la WBS y las tareas requieren alrededor de 80 horas de trabajo, existen alternativas para reportar el porcentaje completado usando las siguientes reglas:
REGLA 50/50: Una tarea es considerada 50% completada cuando esta comienza y se reporta el otro 50% cuando es terminada
REGLA 20/80: Una tarea es considerada 20% completada cuando esta comienza y se reporta el otro 80% cuando es terminada
REGLA 0/100: Una tarea no se le acredita avance por ejecuciones parciales, solo por la total terminación
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Control de los Costos y Microsoft Project
• La medición del avance del trabajo del proyecto con: “horas actuales”, “costos actuales”, “horas completadas” y “costos completados” pueden ser solicitados en Microsoft Project
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“Gerencia del Valor Ganado”
© 2006. Héctor Beltrán, PMP ® -Sandra Parra , PMP ®
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Qué pasa si modifico el Cronograma inicialmente planteado?
Opciones:
• Adiciono o elimino actividades• Aumento o disminuyo presupuesto• Aumento o disminuyo recursos (materiales,
físicos)• Prolongo o disminuyo el tiempo en el
cronograma
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Lo que se Afecta
“Triple Restricción”
Tiempo Costo “Triple Restricción”Expandida
Alcance
Alcance
Riesgo
Calidad Costo
Tiempo
Satisfacciónde Usuario
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Situación de hoy
• Necesidad de un estado exacto de la información
• La complejidad de los proyectos se incrementa
• Proyectos con altas inversiones
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Qué es más importante?
• Saber donde va en el cronograma?
• Saber donde va en el presupuesto?
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Valor Ganado responde a ambos
• Compara la cantidad planeada de trabajo con lo que realmente ha sido hecho, para determinar si el COSTO y la fecha de avance del CRONOGRAMA es como se planeó.
• El trabajo es “Ganado” o acreditado como este sea completado.
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Preguntas frecuentes en Seguimiento de Proyectos
• Hay suficiente dinero restante en el Presupuesto para completar el proyecto ?
• Hay tiempo restante suficiente en el Cronograma para finalizar el proyecto a tiempo ?
Qué indicador se utiliza hoy?% Completado de las tareas
Este campo es calculado sobre la duración actual de la tarea dividido por la duración total
Valor Ganado (EV)Es una herramienta efectiva para medir el desempeño y tomar decisiones como por ej. acciones correctivas
Integra: Alcance, Costo (o recursos) y medición del cronograma para ayudar al equipo del proyecto a evaluar el rendimiento del proyecto.
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Requerimientos para cálculo del Valor Ganado
• Diseño de la WBS apropiada• Línea base de los costos de Presupuesto • Línea base del cronograma• Actualizar la línea de base con las solicitudes de
cambio• Medida de trabajo por horas-hombre del dinero,
las unidades, etc.
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EV envuelve el cálculo de estos valores claves para cada actividad
• Valor Planeado PV (BCWS): porción de costo estimado planeado y aprobado para ser gastado sobre la actividad durante un periodo dado.
• Costo Actual AC (ACWP): total de costos incurridos en realizar el trabajo sobre la actividad durante un periodo dado.
• Valor ganado EV (BCWP): costo presupuestado del trabajo realizado.
TERMINO ANTIGUO
SIGLA ANTIGUA
SIGLA NUEVA
Costo presupuestado del trabajo programado
BCWS PV
Costo presupuestado del trabajo realizado
BCWP EV
Costo actual del trabajo realizado
ACWP AC
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Explicación ilustrativa
PV
(Valor Planeado)
BAC(Presupuestodel proyecto)
AC
(Costo Actual)
ETC
(Estimación de todo el trabajo restante)
Fecha dela Información
EAC(Estimación alTérmino)
PlanOriginal
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Gerencia del Valor GanadoCurva S de costos
Ojo valor ganado
Valor ganado
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Nombre y Fórmula Interpretación
CV (Variación de costos) = EV – AC
SV (Variación de Cronograma) = EV - PV
CPI (Índice desempeño de costo) = EV / AC
SPI (Índice desempeño cronograma) = EV / PV
EAC (Estimación en la Terminación) = BAC / CPI
ETC (Estimación a Completar) = EAC – AC
VAC (Variación en la Terminación) = BAC - EAC
Negativa es por encima del presupuesto, positiva es por debajo del presupuesto
Negativa está atrasado el cronograma, positiva está adelantado el cronograma
Estamos obteniendo $___ por cada $1
Estamos avanzando en __% de la razón originalmente planeada
Cuánto espera que le cueste al final el proyecto?
Cuánto más costará el proyecto?
Con cuánto sobre presupuesto estaremos al final del Proyecto?
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Indicadores Earned ValueCPI y SPI
CPI y SPI pueden ser mayor que 1 ó menor que 1
•Un valor > 1 indica que está adelante en el cronograma ó por debajo del Presupuesto•Un valor < 1 indica que el cronograma está retrasado ó sobre presupuestado.
EjercicioCPI y SPI pueden ser tomados cada mes paramostrar la tendencia del proyecto. Basado en elSiguiente Gráfico, qué debería ser más de cuidado sobre costo o cronograma, si ud. fuera a tomar control de este proyecto de otro gerente de proyecto?
Respuesta:El Cronograma.En fecha hoy, SPI es cercano a 1
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Gráfico ilustrativo del Desempeño
PMBOK 2004
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Valor Ganado y Microsoft Project• VALOR GANADO es VALOR ACUMULADO EN Ms
Project.
• Para tenerlo de manera completa, es necesario incluir costos al cronograma
• Se va por el siguiente camino.
• VER – INFORMES – COSTOS – VALOR ACUMULADO
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<Proyecto X>Jul Aug Sep Oct
Presupuesto completo (BAC) $1.400 $1.400 $1.400 $1.400 GREEN = En avance >1.0
Valor Ganado (EV) $1.125 $1.200 $1.400 $1.400
YELLOW = Ligeramente retrasado del cronograma o del presupuesto >0.85
Costo Actual (AC) $1.200 $1.350 $1.475 $1.525 RED = Necesita atención inmediata >0.65
Valor Planeado (PV) $1.175 $2.000 $1.300 $5.000 BLACK = Cancele el proyecto o replanteelo <0.65
Variación de Costo (CV) ($75) ($150) ($75) ($125)
Variación del Cronograma (SV) ($50) ($800) $100 ($3.600)
Indice de Desempeño de Costos (CPI) 0,94 0,89 0,95 0,92Indice de Desempeño del Cronograma (SPI) 0,96 0,60 1,08 0,28Estimación de todo el trabajo restante (ETC) $293 $225 $0 $0
Estimación al término (EAC) $1.493 $1.575 $1.475 $1.525
Variación a la finalización (VAC) ($93) ($175) ($75) ($125)Estado del proyecto basado sobre los índices de desempeño promedios
YELLOW RED GREE
N BLACK
Informe tabulado del Desempeño
Plantilla Microsoft
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Taller en Grupo
0 EJERCICIO VALOR GANADO
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FIN