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G E S T I Ó N D E R E C U R S O S H U M A N O S

INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS (INAA)

MANUAL PARA EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES.

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ÍndiceCapítulo Página

PRESENTACIÓN 4

INTRODUCCIÓN 6

OBJETIVOS DEL MANUAL 6

PROCEDIMIENTOS PARA LA PROVISIÓN DE PUESTOS: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓNDE PERSONAL EN LAS EMPRESASMUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 71. Objetivo 82. Normas de operación 83. Descripción de los Procedimientos 104. Formularios utilizados en los procedimientos 16PROCEDIMIENTOS PARA LA INDUCCIÓN DE EMPLEADOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DEAGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 241. Aspectos Básicos 252. ¿Por qué es importante la inducción? 253. ¿Quién es responsable de la inducción en la empresa? 254. La inducción en la Jefatura de Administración y Finanzas 255. La inducción en las Unidades Organizativas 266. El control de la inducción empresarial 267. Formularios utilizados en los procedimientos 27PROCEDIMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA EN LAS EMPRESASMUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 311. ¿Qué es el período de prueba? 322. Objetivos del período de prueba 323. ¿Cuál es la importancia del período de prueba? 324. Normas y Procedimientos 325. Formularios utilizados en los procedimientos 34NORMATIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EXPEDIENTES EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA YSANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 361. Objetivo 372. Normas para la Administración y Control de Expedientes 373. Formularios utilizados 39PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE NÓMINA EN LAS EMPRESAS MUNICIPALESDE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 421. Objetivo 432. Normas para la elaboración de la nómina 433. Procedimientos para la elaboración de la nómina 434. Formularios utilizados en los procedimientos 45METODOLOGÍA PARA LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN (DNC) Y ELABORACIÓN DEL PLAN DECAPACITACIÓN EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 461. Objetivos de la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) 472. Tipos de necesidades de capacitación 473. Métodos más utilizados en la DNC 484. Políticas de DNC y planificación 485. Proceso general de DNC a nivel macro (insumo para elaborar el Plan Anual de Capacitación) 496. Procedimientos para realizar la DNC por problema y elaborar el Plan de Capacitación Anual de la empresa 497. Guía para elaborar el Plan de Capacitación Anual de la empresa 498. Función de los formatos a utilizar en la DNC 509. Formularios utilizados en los procedimientos 51PROCEDIMIENTOS PARA RENUNCIAS Y DESPIDOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA YSANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 611. Objetivo 622. Normas de operación 623. Procedimientos de Renuncias 634. Procedimientos de Despidos 635. Formularios utilizados en los procedimientos 64PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LIQUIDACIÓN FINAL DE PRESTACIONES Y BENEFICIOSEN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES 651. Objetivo 662. Normas de operación 663. Procedimientos para la elaboración de liquidaciones finales 664. Formularios utilizados en los procedimientos 67

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INAA | ENTE REGULADOR

Créditos

Autorizado por:

Presidente Ejecutivo de INAA, Carlos E. Schutze

Coordinación y Asistencia, Marcio Berrios E.

Revisión y aprobación:

Equipo Técnico de la Cooperación Suiza, Programa de Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades y Escuelas:

Jefe Programa, Ricardo Alvarado Cuadra.

Especialista en Comunicación, Alfonso Flores Bermúdez.

Equipo Técnico INAA:

Jefe Departamento de Fiscalización, Julio Solis S.

Jefe Unidad de Proyectos, Lizeth De Trinidad L.

Jefe Departamento Estudios y Planificación, Benita Ramírez A.

Diseño y Diagramación: ROI Publicidad.

Primera Edición: Enero, 2017

Impreso en 1,000 ejemplares.

Esta es una publicación del Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA) Ente Regulador con el apoyo y financiamiento de la Cooperación Suiza en América Central, en el marco del Programa de Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades y Escuelas, Convenio 7F-07761.01/02.06 “Fortalecimiento en Regulación y Control del INAA en Pequeñas Ciudades”.

GESTION DE RECURSOS HUMANOS - MANUAL PARA EMPRESAS DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES

En 44 cabeceras municipales de Nicaragua, la prestación de los servicios de agua potable es brindada por las municipalidades a través de diferentes formas de administración: 17 Empresas Municipales de Agua creadas mediante Ordenanza Municipal, 18 municipalidades que atienden a través de un área dentro de la municipalidad, 8 Comités de Agua Potable y Saneamiento urbanos y 1 Asociación de Agua.

El INAA en cumplimiento del mandato constitucional del derecho humano al acceso del agua y de las leyes N° 275 reforma a la Ley Orgánica del INAA y N° 297 Ley General para la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario y sus reglamentos, ha considerado necesario llevar a cabo procesos de formalización con las municipalidades para la prestación del servicio, mediante la firma de Acuerdos de Concesión, que permita al INAA brindarles asistencia técnica, capacitación y fortalecimiento, con el propósito de mejorar la prestación de los servicios, apuntando hacia la eficiencia y sostenibilidad técnica y económica.

Con la contribución de la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación (COSUDE) al Proyecto “Fortalecimiento al INAA en regulación y control en Pequeñas Ciudades”, se está fortaleciendo la organización de las empresas prestadoras de servicios de agua y saneamiento municipales, con la visión de que sean sostenibles. Para ello, el INAA contrató los servicios profesionales del Consultor Lic. Gustavo Adolfo Duarte Barahona para elaborar una serie de herramientas administrativas, organizativas y técnicas que ha denominado “Kit de herramientas para el funcionamiento de las Empresas Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades”, conformado por guías y manuales que orientarán su desempeño; y que pone a disposición de las Prestadoras de Servicios de Pequeñas Ciudades. El presente Manual para Gestión de Recursos Humanos es parte de la serie de publicaciones emitidas por el INAA para las Empresas Municipales.

Carlos E. SchutzePresidente Ejecutivo de INAA

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PRESENTACIÓN

Laguna de Xiloa, Nicaragua.

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El presente “Manual de Gestión de Recursos Humanos” para las Empresas Municipales de Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades, ha sido elaborado como producto de la Consultoría Organizacional contratada con el Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA), Ente Regulador del sector de agua y saneamiento en el país, y pretende contribuir a incrementar la eficiencia administrativa y apropiado manejo de los recursos humanos que laboran para estas empresas.

Una buena gestión de recursos humanos es de vital importancia si las empresas desean atraer y retener personal de calidad. Si las personas perciben que una empresa valora sus recursos humanos, es más probable que soliciten empleo y deseen hacer carrera dentro de la misma. Una buena gestión de recursos humanos se traduce en la disminución de riesgos, salud y seguridad laboral, respeto de los derechos laborales establecidos, políticas de contratación y compensaciones justas y equitativas, coherentes con una estructura formal de clasificación de puestos y competitivas con el mercado laboral; trato respetuoso y un clima laboral armónico que asegurarán a las empresas contar con un personal motivado y dedicado a realizar sus labores con alto desempeño.

El “Manual de Gestión de Recursos Humanos” proporciona lineamientos para que la práctica de recursos humanos en las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades del país, se realice de forma eficaz y eficiente.

Ha sido estructurado procurando cubrir las principales áreas de la gestión de recursos humanos y está dividido en los siguientes apartados:

1. Procedimientos para la Provisión de Puestos:Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal.

2. Procedimientos para la Inducción del Personal.

3. Procedimientos para el Seguimiento y Evaluación delPeríodo de Prueba.

4. Procedimientos para la Administración y Control deExpedientes.

5. Procedimientos para la Elaboración de la Nómina dePago.

6. Procedimientos para la Detección de Necesidades deCapacitación y la Elaboración del Plan de Capacitación.

7. Procedimientos para Renuncias y Despidos.

8. Procedimientos para la Elaboración de Liquidación Finalde prestaciones y beneficios.

Para preservar su funcionalidad será necesario darle un adecuado seguimiento para su actualización sistemática, esta función será responsabilidad de la Jefatura de Administración y Finanzas, o en su defecto de la Gerencia General, si no existiese la primera dependencia en la estructura orgánica de las empresas.

1. Objetivo General

Apoyar la realización del quehacer cotidiano de las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en las pequeñas ciudades del país, en materia de recursos humanos.

2. Objetivos Específicos

a) Compendiar en forma ordenada, secuencial y detalladalas operaciones que en materia de gestión de recursos humanos, deben desarrollar las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en las pequeñas ciudades del país.

b) Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades.

c) Precisar responsabilidades operativas para la ejecución,control y evaluación de las actividades.

d) Disponer de procedimientos administrativos a considerar en el módulo de recursos humanos del sistema automatizado de agua y saneamiento desarrollado simultáneamente a esta consultoría, a fin de coadyuvar a la eficiencia y eficacia en la realización de las tareas del sistema de gestión de recursos humanos.

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVOS DEL MANUAL

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III. PROCEDIMIENTOS PARA LA PROVISIÓNDE PUESTOS: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN LAS EMPRESAS DE AGUA Y SANEAMIENTO

“Se denomina como provisión de puestos, al conjunto de actividades mediante las cuales las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades del

país, captan y evalúan; de conformidad a las normas contenidas en las convocatorias, a las personas interesadas en optar a un puesto vacante y elegir entre ellas a la que reúna los requisitos del puesto. En el proceso de provisión para llenar plazas vacantes de un puesto, se deben garantizar los principios de

mérito, igualdad, capacidad y equidad”.

1. OBJETIVO

Definir y establecer los pasos lógicos y secuenciales que deben llevarse a cabo para realizar los procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal en las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades del país.

2. NORMAS DE OPERACIÓN

2.1. Del Reclutamiento

a) Para efectos del presente procedimiento se deberáentender por “Reclutamiento” el proceso de búsqueda y captación de personas mediante el cual, se localiza a los candidatos que reúnen los requisitos básicos para cubrir las plazas vacantes existentes dentro de la empresa, de acuerdo a la estructura de cargos y plazas autorizadas. Por “fuente de reclutamiento”, los sitios en que es posible hallar el personal con las características que busca la empresa; y por “medio de reclutamiento”, el o los mecanismos para atraer el personal requerido.

b) Las empresas al captar candidatos, para ocupar las plazas vacantes, podrán hacer uso de las fuentes y medios de reclutamiento interno y externo, tales como:

▶ Personal interno que puede ser promovido en formavertical o transferido en forma horizontal, por reunir los requisitos del cargo ofertado.

▶ Personal externo que se encuentra inventariado en el Banco de Recursos Humanos, o que se presenta espontáneamente a la empresa en búsqueda de empleo.

▶ Personal recomendado por los trabajadores y/o dirigentesde la empresa.

▶ Personal propuesto por el Sindicato que reúna los requisitos del cargo de que se trate, si existiese esta representación de los trabajadores.

▶ Ex-empleados dispuestos a reingresar a la empresa conbuen record laboral y disciplinario.

▶ Anuncios en diarios y captación de recursos humanos conpotencial de desarrollo en centros educativos superiores y técnicos.

▶ Banco de Datos de Recursos Humanos de otras instituciones o empresas con las que se relaciona la empresa municipalprestadora de servicios de agua potable y saneamiento.

c) La Jefatura de Administración y Finanzas será el áreaencargada de efectuar el proceso de reclutamiento de personal, y deberá tener claramente definido, antes de iniciar el mismo, los siguientes aspectos:

▶ La misión de la unidad organizativa donde está ubicada lavacante.

▶ La política salarial y de beneficios.

▶ Los cargos disponibles, de acuerdo a la plantilla de cargosautorizada.

▶ Descripción de las funciones y responsabilidades del cargo.

d) Toda persona para ingresar a laborar en la empresa debecumplir con los siguientes requisitos:

▶ Ser mayor de 18 años y menor de 60 años, al momento dela contratación.

▶ Encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles yciudadanos.

▶ Tener el nivel académico mínimo estipulado en laDescripción del Puesto.

▶ Llenar con información veraz y exacta el formulario de“Solicitud de Empleo”, y adjuntar los siguientes documentos:

☑ Dos (2) fotografías tamaño carné (de ser seleccionado).

☑ Constancia de los últimos empleos, que soporten su hoja de vida, si procede.

☑ Dos (2) cartas de recomendación personal.

☑ Currículum Vitae actualizado.

☑ Original y fotocopia de:

✓ Cédula de identidad.

✓ Títulos profesionales y/o certificados de estudios.

✓ Fotocopia donde aparezca publicado el título obtenido, cuando se trate de soportar título universitario o técnico respectivo.

✓ Licencia de conducir y seguro actualizado, cuando el caso lo requiera.

Los originales serán devueltos al interesado posterior al cotejo con las fotocopias.

▶ Cumplir con el procedimiento de chequeo médico pre-empleo, y presentar la constancia médica extendida por un centro de salud público o privado, donde se compruebe que goza de buena salud física y mental (para los cargos que impliquen manipulación de alimentos y bebidas, o que requieran de personas con plenitud de condiciones físicas y psicológicas).

▶ Presentar record de policía actualizado.

▶ Aprobar con un promedio de 75% mínimo, las pruebaspsicométricas establecidas por la empresa, las cuales permitirán apreciar si el candidato posee las habilidades, destrezas, actitudes y aptitudes requeridas para ocupar el cargo solicitado.

e) Las empresas para captar candidatos, a través delreclutamiento interno, deberán tomar en cuenta los siguientes aspectos:

▶ Resultados obtenidos por el candidato en las pruebas deselección psicométricas a las que se sometió para su ingreso, y/o resultados de las nuevas pruebas concernientes al cargo que aspira.

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CONSANGUINIDAD

Mis padresMis hijosMis hermanosMis abuelosMis nietosMis tíosMis bisabuelosMis biznietosMis sobrinosMis primos

Mi cónyugeMis suegrosMis cuñados

Parentesco GRADO Parentesco GRADOAFINIDAD

▶ Resultados de las dos últimas evaluaciones de desempeño.

▶ Análisis del perfil ocupacional del candidato para identificar si su trayectoria está adecuada al cargo que aspira.

▶ Resultados obtenidos en los Programas de Capacitacióno Perfeccionamiento en que haya participado el candidato,tanto internos como externos.

▶ Análisis del expediente laboral en lo relativo acomportamiento disciplinario, logros u otros factores de interés.

f) Los aspirantes internos no podrán ser trasladados nipromocionados, si los resultados obtenidos en los análisis de cada una de las acciones descritas en los incisos anteriores, no son satisfactorios.

g) No podrán formar parte del personal de las empresaspersonas que se encuentren en los siguientes casos:

▶ Personas que hayan sido despedidas de sus trabajosanteriores por irregularidades delictivas, laborales o administrativas en el desempeño de sus funciones, comprobadas a través de investigaciones de antecedentes laborales en instituciones o empresas en que haya prestado sus servicios el aspirante.

▶ Los aspirantes externos que no llenen los requisitosestablecidos por la empresa.

▶ Los extranjeros cuya cédula de residencia no estéactualizada.

▶ No se permitirá el ingreso de cónyuges, compañeros devida o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, cuando el puesto vacante esté bajola autoridad de un familiar suyo. En la tabla siguiente se detallan estos grados de parentesco:

2.2. De la Selección

a) Para efectos del presente procedimiento, la selección depersonal se entenderá como un proceso mediante el cual se determinará quienes entre los solicitantes de empleo, son los que mejor califican para optar a los cargos ofertados; y reúnen los requisitos para adaptarse más a la cultura, al grupo y a los sistemas de trabajo de la empresa.

b) La Jefatura de Administración y Finanzas será la instancia

responsable de valorar las habilidades y potencialidades de los candidatos, así como determinar su capacidad en relación con los requerimientos del cargo ofertado, mediante la aplicación de pruebas psicométricas y demás pruebas concernientes al cargo que aspira.

c) La Jefatura de Administración y Finanzas tendrá laresponsabilidad de definir, custodiar, aplicar e interpretar las pruebas psicométricas, y demás pruebas técnicas de conocimiento, las cuales estarán en dependencia de la categoría ocupacional del cargo. Para estos efectos podrán contratarse los servicios profesionales de un especialista en psicología laboral con autorización superior.

d) Las solicitudes de empleo, así como los demásdocumentos y requisitos soporte, serán recibidos únicamente por la Jefatura de Administración y Finanzas.

e) Todos los aspirantes de empleo en las empresas deberánrealizarse y presentar los resultados de exámenes médicos que certifiquen su buen estado de salud física y mental, para poder optar a un cargo en la empresa, sobre todo cuando este requiera desarrollar esfuerzo físico la mayor parte del tiempo.

f) Solamente el Jefe Administrativo Financiero estaráautorizado por la empresa para realizar la verificación de antecedentes laborales y referencias personales de los aspirantes de empleo. Los contactos se realizarán vía teléfono y/o escrita, si las circunstancias lo requieren. En caso de cargos con responsabilidad en manejo de recursos financieros y contrataciones, se deberán hacer visitas personales, siempre que sea factible su realización.

g) La Jefatura de Administración y Finanzas proveerá a lainstancia solicitante como mínimo los documentos de tres candidatos seleccionados para sus respectivas entrevistas finales y pruebas de trabajo, para sustentar la decisión final de contratación del candidato más idóneo.

2.3. De la Contratación

a) Por contratación se deberá entender en el presenteprocedimiento la oficialización de la relación laboral entre las empresas y un determinado trabajador, por medio de la cual ambas partes adquieren deberes y derechos recíprocos de forma escrita.

b) Las unidades organizativas no podrán solicitar lacontratación de nuevo personal, si en su plantilla de cargos autorizada, no existe la vacante correspondiente.

c) Dependiendo de sus necesidades, las formas decontratación en la empresa serán del siguiente tipo:

▶ Contrato por tiempo determinado.

▶ Contrato por tiempo indeterminado.

▶ Contrato por servicios profesionales.

d) Todo nuevo trabajador ingresará a la empresa en carácter temporal y estará sujeto a un período de prueba de un (1) mes, para todos los cargos.

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e) Todo trabajador deberá recibir copia de su contratode trabajo debidamente firmado por el Gerente General de la empresa, para cargos no directivos o técnicos especializados, lo cual será facultad del Presidente del Consejo de Administración (o Junta de Directores). Sin la firma del contrato el trabajador seleccionado no deberá iniciar sus labores de trabajo.

f) Preferiblemente, las contrataciones se deberán hacer losdías primero de cada mes, para calcular períodos completos en la nómina de pago al personal.

g) La contratación definitiva del personal seleccionado, sehará al finalizar el período de prueba, y estará condicionada al resultado satisfactorio de la evaluación de su desempeño practicada por su jefe inmediato.

h) La Jefatura de Administración y Finanzas notificará porescrito, tres días antes de concluir el período de prueba, la ratificación o cancelación del contrato, con base en los resultados de la evaluación a su desempeño informados por su jefe inmediato.

i) Cuando un trabajador inicie labores sin firmar surespectivo contrato se considerará una falta del superior inmediato del área, quien deberá asumir la responsabilidad de pago de su propio salario, sin menoscabo de las sanciones administrativas que fuesen aplicables.

j) Aunque se firme un contrato de trabajo, la Jefatura deAdministración y Finanzas deberá comunicar de forma escrita su nombramiento al nuevo trabajador. La carta de nombramiento deberá indicar el cargo a desempeñar, la ubicación orgánica del puesto, salario a devengar y nombre del funcionario ante el que deberá reportarse; así como la fecha de inicio de labores.

k) El contrato o relación de trabajo por servicios profesionales será para la realización de una actividad específica por un tiempo preestablecido. No existen relaciones de compromiso formales regidas por normas laborales, sino acuerdos y cláusulas establecidas entre las partes suscriptoras.

Este tipo de contratos se sustentarán en procesos de adquisición de servicios, desarrollados a partir de convocatorias, análisis y calificación de ofertas y adjudicaciones a la oferta más favorable.

3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

☑ Reclutamiento y selección interna de personal

☑ Reclutamiento y selección externa de personal

☑ Contratación de personal

A. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN INTERNA DE PERSONAL

El proceso de reclutamiento tiene su fundamento en el plan de necesidades de personal elaborado por la empresa para un período determinado.

Prácticamente, inicia con la identificación precisa de la cantidad de personal necesaria para cubrir las posiciones que se requieran, el conocimiento de las aptitudes requeridas por los puestos, el análisis de disponibilidad interna de

recursos humanos y la determinación de contratar personal externo.

Los pasos que deberá seguir el Jefe Administrativo Financiero de las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, en el procedimiento de reclutamiento y selección interna de personal serán los siguientes:

1. Identificación y selección de las fuentes y medios dereclutamiento

Las fuentes internas que se emplearán serán básicamente los trabajadores de la empresa que reúnen los requisitos de aptitudes de los puestos que se necesita cubrir, o bien aquellos que pueden ser útiles si se complementan sus conocimientos.

También se conocerán proposiciones del Sindicato y recomendaciones de los dirigentes y trabajadores de la empresa. Las proposiciones del Sindicato no abarcarán personal para cargos directivos de cualquier nivel jerárquico, solo personal técnico, administrativo y operativo.

Se considerarán como candidatos internos aquellos trabajadores que hayan dejado la empresa, que manifiesten su interés de regresar, siempre y cuando su rendimiento y comportamiento disciplinario hayan sido satisfactorios.

2. Convocatoria de aspirantes

▶ La convocatoria al personal se hará mediante el sistemade concurso de oposición, entendiendo como tal aquel desarrollado por la empresa para seleccionar y designar a mejores posiciones a los trabajadores con mayores méritos; a partir de su sometimiento a pruebas y exámenes que permitan apreciar su capacidad académica, aptitudes para aplicar sus conocimientos y experiencia adquiridos.

▶ Los concursos de oposición pueden ser selectivos oabiertos.

▶ En los concursos de oposición selectivos puedenparticipar aquellos trabajadores elegidos según criterios muy específicos determinados por la Jefatura de Administración y Finanzas, en conjunto con los responsables de unidades organizativas afectadas; y, el de las autoridades superiores de la empresa. Entre estos criterios pueden considerarse: identificación de elementos idóneos en el Inventario de Recursos Humanos; preferencia local o territorial del trabajador.

Para optar a cargos vacantes los trabajadores también podrán ser propuestos por su jefe inmediato con la aprobación del afectado, mediante el sistema de postulación selectivo, de acuerdo a principios de objetividad, igualdad de oportunidades, méritos y capacidad.

▶ En los concursos de oposición abiertos puedenparticipar todos aquellos trabajadores que reúnan los requisitos y condiciones del cargo vacante. O bien, que pueden complementar los requisitos optando a un curso de especialización o desarrollo profesional.

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▶ Todos los cargos vacantes de la empresa podrán sercubiertos mediante concursos de oposición, salvo los cargos de jefatura, cuyos funcionarios serán nombrados directamente por el Consejo de Administración (o Junta de Directores) a propuesta de la Gerencia General.

▶ El Jefe Administrativo Financiero se encargará de realizar la convocatoria a los concursos de oposición, tanto selectivos como abiertos, una vez aprobados por las autoridades superiores de la empresa.

▶ En el caso de concursos selectivos, la convocatoria sedifundirá por los medios que se estimen convenientes, entre los trabajadores potenciales, según el grupo ocupacional que corresponda.

▶ Para los concursos de oposición abiertos, se emitiráuna convocatoria interna, a través de murales y circulares difundidas entre todas las unidades organizativas que conforman la empresa, en la cual se especificará:

a) Tipo de Concurso

b) Categoría ocupacional, cargo y número de plazas vacantes sujetas a concurso.

c) Bases y condiciones del concurso.

d) Fases y procedimientos a seguir para participar en elconcurso.

e) Documentación que debe anexarse a la solicitud departicipación.

f) Calificación mínima que debe obtenerse en el concurso.

g) Fecha, hora, lugar y forma en que deben presentarse losdocumentos requeridos para el concurso.

▶ La solicitud de participación en el concurso de parte delos interesados se hará por escrito, y debe contener las siguientes especificaciones:

a) Nombre del aspirante.

b) Unidad organizativa en la cual se desempeña.

c) Número de trabajador y cargo desempeñado actualmente dentro de la empresa.

d) Expresión de interés en el concurso de que se trate.

e) Lugar y fecha de la solicitud.

f) Firma según su cédula de identidad.

▶ A la solicitud de participación en el concurso, losinteresados adjuntarán la siguiente documentación:

a) Currículum Vitae actualizado.

b) Documentos que soporten el contenido del currículo vitae (certificados de estudios recientes, sobretodo).

▶ No se admitirán solicitudes ni documentos fuera del plazoprevisto en la convocatoria.

▶ Los concursos de oposición se desarrollarán en cuatro (4)fases, a saber:

a) Análisis Documental: en esta fase se analizarán yverificarán los currículum vitae y documentos soporte presentados por los interesados.

b) Aplicación de Pruebas Técnicas: en el lugar, fecha yhora que se fije, los aspirantes se someterán a pruebas escritas que permitan evaluar su nivel de conocimientos y habilidades para ponerlos en práctica.

c) Pruebas Psicométricas: en el lugar, fecha y hora fijado,los aspirantes se someterán a las pruebas psicométricas determinadas, las cuales ayudarán a evaluar sus actitudes y rasgos de personalidad; y realizar los análisis pertinentes de cara al perfil del cargo vacante.

d) Entrevista Individual: esta entrevista será realizada enpleno por los miembros de un comité evaluador conformado para efectos de conducir y resolver sobre el concurso de oposición de que se trate.

3. Comité de Evaluación

▶ Los candidatos a cargos vacantes en las empresasmunicipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento serán calificados por un Comité de Evaluación, al que corresponderá cumplir las siguientes funciones:

a) Recibir las solicitudes y documentos soporte de losinteresados en el concurso de oposición.

b) Registrar y asignar número de inscripción al concurso acada uno de los solicitantes.

c) Integrar los expedientes de los participantes en elconcurso.

d) Elaborar listas de participantes según categoríaocupacional y cargos vacantes a cubrir.

e) Realizar la investigación y análisis documental.

f) Conocer y analizar los resultados de pruebas deconocimientos y pruebas psicométricas realizadas a los participantes.

g) Realizar las entrevistas individuales a los concursantes.

h) Emitir resoluciones sobre los concursos de oposición.

i) Conocer, analizar y resolver sobre reclamos e impugnaciones presentados por los participantes no elegidos en el concurso de oposición.

▶ El Comité de Evaluación estará integrado por: el JefeAdministrativo Financiero, un miembro del Consejo de Administración (o Junta de Directores), el responsable de la unidad organizativa interesada en cubrir la vacante y el representante del Sindicato, si procede.

▶ Para apoyar la labor del Comité de Evaluación, la Jefaturade Administración y Finanzas pondrá a disposición los currículo vitae, para su respectivo análisis previo de cada uno de los participantes en el concurso de oposición; así como un resumen general de los postulantes haciendo énfasis en:


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años de servicios, movimientos y cargos desempeñados en su vida laboral, estudios académicos, cursos y seminarios recibidos; distinciones y demás hechos relevantes del concursante.

▶ Para los cargos operativos la decisión se tomará a partirde los resultados del análisis documental y la entrevista individual a los concursantes.

▶ Las pruebas técnicas en los concursos de oposiciónserán por escrito y tratarán sobre conocimientos generales que requiere el cargo vacante para ser desempeñado satisfactoriamente. La nota mínima para aprobar las pruebas será de setenta y cinco (75) puntos.

▶ La planificación de las pruebas técnicas estará a cargo dela Jefatura de Administración y Finanzas, la que también controlará la evaluación y calificación de los mismos en las unidades organizativas de que se trate, antes de presentar los resultados al Comité de Evaluación. Los resultados serán registrados en un Acta escrita que será incorporada al expediente de los concursantes.

▶ Durante la realización de la prueba de conocimientos elconcursante no podrá consultar documentos, notas, libros o cualquier otro elemento de auxilio. De contravenir estadisposición, el concursante será eliminado de inmediato del concurso de oposición.

▶ La prueba de conocimientos tendrá una duración máximade una (1) hora, tiempo después del cual los concursantes entregarán los documentos en el estado en que se encuentren. Los resultados de estas pruebas se darán a conocer a los participantes antes de que estos se sometan a las pruebas psicométricas, y a la entrevista individual.

▶ Para valorar las habilidades y actitudes que el participante tenga, se aplicarán a los mismos pruebas psicométricas, las cuales serán diseñadas y aplicadas por la Jefatura de Administración Finanzas con el apoyo de un psicólogo laboral. Entre las pruebas psicométricas a aplicar se considerarán: de actitud, de inteligencia, de personalidad y de adaptabilidad social.

▶ Sólo los concursantes que aprueben las pruebas deconocimientos o aptitudes y las psicométricas, con mayores calificaciones, pasarán a la fase de entrevista individual con el pleno del Comité de Evaluación. Las pruebas psicométricas serán realizadas por personal especializado en la materia, y sus servicios autorizados por la Gerencia General.

▶ La entrevista individual se realizará ante los miembrosen pleno del Comité de Evaluación y se abordarán temas relativos al interés de los concursantes en ocupar el cargo vacante, conocimientos sobre la empresa y su proceso disciplinario.

▶ La entrevista no deberá durar más de una hora y no podráestar presente más de un concursante a la vez. En esta etapa sólo se considerarán los concursantes con mayores promedios en las pruebas aplicadas.

▶ Sólo los aspirantes que pasen las pruebas con el puntajerequerido serán considerados para optar al cargo vacante. Cuando un aspirante no se presente a cualquiera de las

pruebas programadas, este hecho se registrará en el Acta correspondiente y se declarará reprobado al participante, salvo que se trate de un caso de fuerza mayor debidamente justificado. En este caso se autorizará una nueva fecha de realización para las pruebas que correspondan.

▶ El Comité de Evaluación calificará los siguientes aspectos:i) Hoja de Servicio, ii) Calificación obtenida en las pruebasaplicadas, y iii) Entrevista Individual a los candidatos.

▶ Cuando los candidatos presenten calificaciones similares,la decisión final se hará por votación secreta de los miembros del Comité de Evaluación. De persistir empate, el miembro de mayor antigüedad tendrá derecho a doble voto para tomar la decisión.

▶ La decisión del Comité de Evaluación será remitida alGerente General, y comunicada a los participantes a más tardar tres (3) días después de concluido el concurso de oposición.

▶ Las calificaciones de los concursantes y la decisión delComité de Evaluación se asentará en un Acta que será firmada por todos sus integrantes, y remitida al Jefe Administrativo Financiero para los efectos de nómina correspondientes.

▶ El concurso de oposición podrá declararse desierto cuando ninguno de los aspirantes obtenga la calificación requerida, reprogramándose la realización de las pruebas en la fecha que estime conveniente el Comité de Evaluación. O bien, utilizar el sistema de reclutamiento externo.

▶ Los participantes no seleccionados podrán inscribirse enun nuevo concurso de oposición, siempre y cuando llenen los requisitos y condiciones para optar al cargo vacante que corresponda.

▶ Los participantes en el concurso de oposición tienenderecho a exponer su inconformidad con la calificación obtenida en las pruebas practicadas, lo cual deberán hacerlo por escrito ante el Comité de Evaluación, veinticuatro (24) horas después de conocido el resultado.

▶ El Comité de Evaluación resolverá dentro de las veinticuatro (24) horas después de recibida la solicitud de revisión. En caso de que se declare procedente la revisión, la prueba será aplicada nuevamente por la Jefatura de Administración y Finanzas.

▶ Una vez que los resultados queden firmes, no se admitiráninguna objeción y la decisión del Comité de Evaluación será definitiva e inapelable.

▶ El interesado que no cumpla con el procedimientoestablecido y el plazo indicado, perderá el derecho de impugnación, y no podrá interponer ningún reclamo posteriormente.

B. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN EXTERNA DE PERSONAL

Cuando sea necesario emplear fuentes de reclutamiento externo se publicarán anuncios en los diarios, se recibirán solicitudes de candidatos espontáneos, se consultarán bases de datos de otras instituciones y/o empresas gubernamentales como el Ministerio del Trabajo,



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Municipalidad, o instituciones relacionadas con la gestión de la empresa en la localidad, sobre todo para la búsqueda de personal profesional y técnico.

También se tomarán en cuenta candidatos presentados por los dirigentes, trabajadores o Sindicato de la empresa, prevaleciendo sí la idoneidad de los mismos para el cargo vacante.

1. Análisis de datos de los aspirantes

Los datos que se deben analizar del aspirante son los consignados tanto en la hoja de solicitud de empleo como en el currículo vitae. De forma detenida se deben revisar los siguientes aspectos:

a) Datos personales completos. Nombres y apellidos,nombre del padre y de la madre, lugar y fecha de nacimiento (cédula de identidad), domicilio, número de teléfono.

b) Instrucción del solicitante. Nivel de escolaridad ycapacitación del aspirante que puedan ayudarle en el concurso por la posición solicitada. A efectos de evitar que sean proporcionados datos falsos o incorrectos, es conveniente en la siguiente entrevista a los candidatos que sean preseleccionados, solicitarles la presentación de diplomas, títulos y certificados de estudio y capacitaciones recibidas en original y copia para comprobar la autenticidad de las mismas. Los originales son devueltos a los aspirantes luego de cotejarlos con sus copias correspondientes.

c) Experiencia en cargos anteriores. Implica el análisisde los datos de la experiencia laboral acumulada por los aspirantes desde la posición actual si está empleado o última y así, sucesivamente, hasta el primer trabajo desempeñado. Incluye el establecimiento de responsabilidades desempeñadas, tiempo de duración en los cargos y salarios devengados.

d) Interés en el trabajo y situación de trabajo actual. Setrata de establecer qué piensa el aspirante sobre la oferta de trabajo, por qué le interesa, si considera reunir los requisitos de la posición a cubrir, aspiraciones salariales, información que posee sobre la empresa y deseos de servir a ésta.

Además, si está empleado o no actualmente, en el primer caso por qué desea cambiar; en el segundo caso, por qué dejó su último empleo. En ambos casos, conviene saber la disponibilidad de tiempo que el aspirante tendría para integrarse a la empresa.

e) Datos económicos. Para conocer el presupuesto familiardel solicitante y determinar si lo cubre con lo disponible para el cargo.

f) Referencias personales. Contacto con las personas queel aspirante indicó para indagar y conocer su conducta como persona en la sociedad.

g) Pertenencia a grupos o asociaciones gremiales,deportivas, artísticas o culturales. Para conocer las actividades a que se dedica fuera de sus horas de trabajo.

Los resultados del análisis de los datos anteriores, servirán al Jefe Administrativo Financiero para determinar si el aspirante reúne los requisitos y exigencias del puesto

solicitado y es un candidato potencial para ocupar este. El paso siguiente con los candidatos preseleccionados será una entrevista para confirmar, aclarar o ampliar aquellos datos que el Jefe Administrativo Financiero establezca necesarios.

2. Entrevista intermedia a los aspirantespreseleccionados

Esta entrevista será útil para completar únicamente datos de los aspirantes preseleccionados. Si el propósito es fundamentar criterios y opiniones preliminares sobre el aspirante, se deberá planear bien la entrevista. Esto es, precisar todos los detalles que se desea completar y estructurar para cada candidato. Durante la entrevista, el Jefe Administrativo Financiero de la empresa, deberá fijar su atención en aspectos tales como:

→ Apariencia.

→ Salud.

→ Habilidad de conversación.

→ Entusiasmo.

→ Conocimientos generales.

→ Sinceridad.

→ Personalidad.

→ Iniciativa y seguridad en sí mismo.

→ Razonamiento y juicio.

→ Experiencia.

El Jefe Administrativo Financiero debe transmitir al entrevistado la confianza necesaria para llevar a cabo la entrevista, y el interés de la empresa en que él pase a formar parte del personal.

La congruencia y forma de responder a las preguntas realizadas, sus reacciones, grado de cultura y presentación, serán las bases para cerrar la entrevista y determinar si el aspirante está en capacidad de continuar con los trámites siguientes del proceso de selección. Si la evaluación es positiva, bastará citarlo para el siguiente paso indicando fecha, hora y lugar de realización del mismo. Caso contrario, de forma amable se debe explicar al interesado que la empresa no puede proporcionarle el empleo requerido señalándole los motivos que originaron tal decisión.

Las respuestas proporcionadas por cada uno de los entrevistados se anotarán en el formato (sólo en original) “Hoja de Entrevista”, igual que los motivos que hayan incidido en la decisión de seguirlo considerando un candidato potencial o por qué fue descartado de continuar en el siguiente trámite del proceso de selección.

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3. Aplicación de pruebas de selección

Las pruebas pretenden medir el comportamiento de la persona frente a los requerimientos del puesto.

A los aspirantes se les aplicará una batería de pruebas definida por la Jefatura de Administración y Finanzas, en función del grupo o categoría del puesto de trabajo a cubrir.

4. Verificación de antecedentes laborales y referenciaspersonales

▶ El Jefe Administrativo Financiero será responsable deinvestigar y verificar la información de antecedentes, y las referencias suministrados por los aspirantes a ocupar un empleo en la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento.

▶ La investigación de antecedentes y verificación dereferencias reales se llevará a cabo por medio de contacto telefónico con las Áreas de Recursos Humanos de las instituciones o empresas en que laboró el aspirante, para conocer la conducta, puestos desempeñados y salarios devengados; asimismo podrá establecerse contacto siempre telefónico con los anteriores superiores inmediatos del aspirante para ahondar en más detalles sobre su habilidad, capacidad, cooperación, motivación y relación de trabajo.

▶ Los períodos en que el aspirante mencione que no trabajóen ninguna empresa o institución por dedicarse a “asuntos o trabajos personales”, se revisarán detenidamente, ya que el aspirante podría estar ocultando información de un trabajo anterior del cual fue despedido por faltas graves.

▶ Las referencias personales indicadas en la hoja desolicitud o en cartas de recomendación extendidas por conocidos del aspirante, se deben verificar contactando a las personas mencionadas e indagar acerca de su conducta, comportamiento y personalidad.

▶ En lo que respecta a la autenticidad de los títulos, diplomas y demás certificados de estudios, cursos y seminarios recibidos por los aspirantes se requerirá la presentación de los originales para cotejarlos con las copias y determinar dicha autenticidad.

▶ Los resultados de esta actividad se deberán plasmar en elformato “Conclusiones de la Verificación de Información”.

5. Exámenes médicos y certificado policial deantecedentes

▶ Los exámenes médicos y el certificado policial deantecedentes se solicitarán solamente a los aspirantes con alto potencial de calificación y oportunidades para ocupar el cargo vacante.

▶ Los resultados de los exámenes deberán servir a laJefatura de Administración y Finanzas para determinar si los aspirantes reúnen los requisitos de habilidad física y mental, evitando que la empresa contrate a una persona con problemas de salud.

▶ El certificado policial debe servir para establecer si elaspirante ha tenido problemas con la ley, y debe estar actualizado.

6. La elección del candidato idóneo

▶ La Jefatura de Administración y Finanzas elegirá comomínimo a tres (3) aspirantes y su documentación la remitirá al Comité de Evaluación, la cual procederá de conformidad a los procedimientos señalados para los procesos de selección de personal interno.

▶ La selección final siempre deberá corresponder alsuperior inmediato de la unidad organizativa en que laborará el aspirante, quien valorará su decisión con el Jefe Administrativo Financiero actuando en representación del Comité de Evaluación, pues es quien tiene la autoridad para hacerlo y la responsabilidad posterior por el trabajo asignado y desempeñado por el trabajador a su cargo.

C. CONTRATACIÓN DE PERSONAL

▶ Al momento de ingresar a la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento, el nuevo trabajador firmará contrato de trabajo temporal con una duración igual a la establecida para el período de prueba. Es decir, un mes.

▶ Si el trabajador es ratificado en el cargo como productode la evaluación del desempeño practicada por su jefe inmediato al finalizar el período de prueba, la Jefatura de Administración y Finanzas elaborará el contrato de trabajo correspondiente a tiempo indeterminado, en original y copia.

▶ El Jefe Administrativo Financiero deberá garantizar quetodo contrato de trabajo, que firmará la empresa con el nuevo trabajador, contenga las siguientes especificaciones:

▶ Lugar y fecha en que se celebra el contrato.

▶ Identificación y el domicilio del representante de laempresa, en este caso el Gerente General, y del trabajador. Esto es, número de cédula de identidad y dirección exacta del lugar de habitación del trabajador; así como la localización de las instalaciones de la empresa.

▶ Describir las labores que el trabajador desempeñará,según el Descriptor del Puesto de que se trate. Bastará con la descripción genérica de las actividades descritas en dicho documento.

▶ Describir el sitio en qué lo hará.

▶ Duración de la jornada laboral y turno en que se realizarán las labores del cargo.

▶ Indicar si el contrato es por tiempo determinado oindeterminado.

▶ Salario que el empleado devengará, su forma, períodoy lugar de pago. Cuando se establezca que el ingreso a devengar es total e incluye prestaciones de ley en general, se deberá indicar en el contrato correspondiente un desglose de los rubros comprendidos en el mismo: salario, vacaciones, treceavo mes, indemnización, etc.; lo cual deberá ser considerado en las aplicaciones de deducciones de impuestos y seguro social para no afectar al trabajador.

▶ Firmas del representante de la empresa y del trabajador.



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▶ El contrato original se archivará en el expediente, y elsegundo tanto se le entregará al trabajador.

▶ Independientemente del contrato de trabajo, el JefeAdministrativo Financiero deberá elaborar y firmar una carta de nombramiento, en original y dos copias, dirigida al trabajador mediante la cual se oficializa la relación laboral. Esta carta deberá contener los siguientes aspectos:

a) Cargo a desempeñar.

b) Ubicación del cargo en la estructura organizativa.

c) Salario a devengar.

d) Fecha de inicio de labores (igual a la indicada en elcontrato).

e) Persona con quien deberá abocarse (superior inmediato).

▶ El original del nombramiento será entregado al trabajador, la primera copia se integrará a su expediente laboral, la segunda se remitirá a su superior inmediato.

▶ Seguidamente, el Jefe Administrativo Financiero constatará si el nuevo trabajador está afiliado o no al seguro social, para efectuar los trámites de ingreso correspondientes ante el Instituto Nicaragüense de Seguridad Social (INSS). Asimismo, se procederá a notificar su afiliación a la póliza de seguro colectivo de vida con la institución de seguros correspondiente, si fuese el caso.

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4. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS

▶ Convocatoria

▶ Matriz de Evaluación de Candidatos

▶ Acta de Resolución

▶ Conclusiones de la Verificación de Información

▶ Hoja de Entrevista

CONVOCATORIA

Por este medio tenemos el agrado de convocar al personal activo permanente de esta empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento, a participar en el cocurso para ocupar dos plazas en el cargo de Especialista en Planificación, las cuales se requiere llenar a lo inmediato en la Gerencia General.

Las funciones a desempeñar en el cargo consisten en: apoyar la formulación y evaluación de planes estratégicos y operativos empresariales.

Las habilidades y competencias requeridas son las siguientes:

1. Profesional graduado en Sociología, Administración de Empresas o Economía, preferiblemente con Postgrado en Planificación.

2. Conocimientos especificos en Planificación Social, Formulación y Evaluación de Proyectos.

3. Cinco años de experiencia en trabajos similares.

4. Capacidad para trabajar en equipo.

5. Iniciativa.

6. Creatividad

7. Buenas relaciones interpersonales.

Favor remitir su expresión de interés acompañada de su hoja de vida profesional con sus principales soportes relacionados a esta oficina, a más tardar el 15 de abril del 2016.

Jefe Administrativo Financiero

Empresa



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IV. PROCEDIMIENTOS PARA LA INDUCCIÓN DEEMPLEADOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO

“Entre los aspectos de mayor relevancia en la gestión de recursos humanos hay que destacar el proceso de inducción al personal, también conocido como de orientación o socialización, debido a que para la

adecuada integración de los empleados con la empresa se requiere dotarlos de toda la información importante sobre los aspectos organizacionales y de gestión”.



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1. ASPECTOS BÁSICOS

a) Qué es la Inducción u Orientación?

La inducción es un conjunto de actividades realizadas por la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento para orientar e integrar a los nuevos trabajadores o aquellos internos que asuman nuevas responsabilidades, y que se adapten e integren a su puesto de trabajo en un corto plazo, realizando las funciones que les competen con efectividad y compromiso.

Mediante el desarrollo de este proceso se provee al nuevo trabajador de información general sobre los antecedentes, la visión, misión, objetivos presentes y futuros de la empresa. También, se le proporciona información útil y necesaria para que pueda cumplir con las responsabilidades que le han sido conferidas. La información incluye aspectos tales como: funciones a realizar, sueldo, gestión de credencial de identidad, horarios de trabajo, beneficios, servicios y localización e información sobre el grupo con el cual laborará el nuevo trabajador.

b) El Manual de Inducción

El Manual de Inducción es un material impreso de fácil manejo y gran ayuda técnica a los nuevos trabajadores, dado que brinda explicaciones de todos los asuntos que deben abordarse en el proceso de inducción. Su información siempre debe estar actualizada para contribuir a dar una imagen ordenada de la empresa.

c) El Choque con la realidad

El nuevo trabajador al ingresar a la empresa o trasladarse de una unidad organizativa a otra, se enfrenta a lo que se denomina “Choque con la realidad”. Esto es, a la incompatibilidad que pueda encontrar entre sus expectativas y la realidad existente en la empresa o la nueva unidad organizativa; ya que en ella, encontrará además de nueva gente, otros estilos de liderazgo y conducción; creencias, valores y principios con los que deberá identificarse y apropiarse dentro del clima y la cultura organizacional existente.

Por estas razones la inducción deberá coadyuvar a la reducción de tensiones nerviosas y a permitir la rápida integración de los trabajadores con la empresa o su nueva área de trabajo.

2. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA INDUCCIÓN?

La importancia de la inducción radica en su contribución para que el nuevo trabajador se familiarice con los demás miembros de la empresa, propiciando a la vez el surgimiento de relaciones interpersonales adecuadas que favorezcan el desarrollo de las actividades laborales.

Inducir de forma adecuada a los nuevos empleados de la empresa deberá generar en estos sentimientos de identificación y pertenencia con los principios, valores, criterios, objetivos y metas empresariales.

3. ¿QUIÉN ES RESPONSABLE DE LA INDUCCIÓN EN LAEMPRESA?

En la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento el desarrollo del proceso de inducción es una responsabilidad compartida entre la Jefatura de Administración y Finanzas y los Jefes de las distintas unidades organizativas existentes. El proceso de inducción se desarrollará en dos fases sucesivas. La primera se realizará en la Jefatura de Administración y Finanzas, continuando con una segunda fase en la unidad organizativa en que el nuevo trabajador desempeñará las funciones del puesto para el que se le contrató.

El proceso de inducción en la empresa también será extensivo a los trabajadores actuales que sean trasladados o promocionados, dado que se incorporarán a nuevosambientes laborales, realizarán actividades distintas y trabajarán con otras personas que aunque puedan ser conocidas se deba tratar más de cerca en asuntos de trabajo o de relaciones personales.

4. LA INDUCCIÓN EN LA JEFATURA DE ADMINISTRACIÓNY FINANZAS

La primera parte de la inducción la realizará la Jefatura de Administración y Finanzas, a través del Jefe Administrativo Financiero, quien tendrá las siguientes responsabilidades:

a) Dar la bienvenida al nuevo trabajador de parte de laempresa.

b) Hacerle entrega de los siguientes documentos (de los queestén elaborados y se tenga en funcionamiento):

▶ Descriptor de Funciones del puesto a desempeñar.

▶ Reglamento Interno de Trabajo.

▶ Reglamento de Seguridad Industrial.

▶ Manual de Inducción del Personal.

▶ Convenio Colectivo de Trabajo.

c) Informarle sobre la naturaleza, creación, visión,misión, operaciones, actividades y servicios brindados, y organización administrativa de la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento.

d) Darle a conocer las expectativas de la empresa al contratar sus servicios, y las oportunidades brindadas por la misma para su desarrollo profesional y personal.

e) Explicarle las políticas de personal concernientes a:horario de trabajo, identificación, asistencia y puntualidad; período de prueba, días feriados, permisos y discapacidades; vacaciones, viáticos, evaluación del desempeño; capacitación, promociones, quejas y sugerencias; rescisión del contrato de trabajo y entrevista de salida.

f) Explicarle la política de compensaciones en lo relativo a:salarios, pago de prestaciones sociales de ley y beneficios sociales adicionales a los legales.

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g) Explicarle, finalmente, las políticas de la empresa sobre la existencia de organizaciones y derechos sindicales.

h) De ser posible, el Jefe Administrativo Financieroacompañado del nuevo trabajador hará un recorrido por las instalaciones administrativas de la empresa, a efectos de mostrarle la ubicación de las unidades organizativas principales. Cuando sea requerida esta actividad podrá delegarla a un subordinado suyo.

i) Presentar personalmente al nuevo trabajador a quien será su superior inmediato en la unidad organizativa en la que laborará. Si esto no fuese posible por razones de distancia del punto de trabajo, la presentación se deberá hacer por medio de carta formal firmada por el Jefe Administrativo Financiero.

j) Cuando sucedan ingresos significativos de personal enun mismo período, el Jefe Administrativo Financiero podrá realizar la parte de la inducción que le corresponde, en una sesión de grupo con una duración no mayor a dos horas laborables.

5. LA INDUCCIÓN EN LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS

La segunda parte del proceso de inducción del nuevo trabajador en la empresa compete desarrollarla al jefe de la unidad organizativa donde este laborará.

Una vez que le ha sido presentado formalmente el nuevo trabajador, el jefe de la unidad organizativa de que se trate deberá continuar la inducción, realizando para ello las siguientes acciones:

a) Presentarlo a sus nuevos compañeros de trabajo.

b) Analizar en detalle la Descripción de Funciones quedeberá realizar el nuevo trabajador en su puesto de trabajo, hasta que este quede completamente claro de las mismas.

c) Darle a conocer de qué forma contribuiría con elcumplimiento de los objetivos del área y de la empresa en sí.

d) Darle a conocer las relaciones organizaciones delárea (dependencia jerárquica, autoridad lineal, líneas de comunicación y coordinación con otras dependencias internas y externas).

e) Informarle de las políticas de higiene y seguridad industrial, preservación del medio ambiente y seguridad física y patrimonial existentes dentro de la unidad organizativa y, específicamente, para su puesto de trabajo (cuando esto sea necesario).

f) Informarle sobre la mecánica del proceso de evaluación de su desempeño laboral.

g) Informarle sobre las políticas internas de la unidadorganizativa sobre: atención de llamadas y visitas personales, horario de almuerzo y trabajo extraordinario.

h) Designar a un trabajador antiguo y con experiencia comotutor del nuevo trabajador durante el período de prueba.

i) Orientarle la lectura detenida y responsable de todos losdocumentos provistos por la Jefatura de Administración y Finanzas.

El tutor tendrá la responsabilidad de presentar al nuevo trabajador con los dirigentes y trabajadores de las otras

unidades organizativas con las que deberá establecer contacto frecuente para la realización de su trabajo. Así mismo, apoyar y orientar al nuevo trabajador en el esclarecimiento de dudas para la realización de su trabajo, por el tiempo que dure el período de prueba.

6. EL CONTROL DE LA INDUCCIÓN EMPRESARIAL

El control del desarrollo de las acciones del proceso de inducción a los nuevos trabajadores se realizará mediante la aplicación de dos (2) formatos impresos sólo en original, y administrados por el Jefe Administrativo Financiero.

El primer formulario (Parte A) será llenado por el Jefe Administrativo Financiero y firmado conjuntamente con el trabajador al finalizar la primera fase de la inducción en la Jefatura de Administración y Finanzas. El segundo formulario (Parte B) será llenado por el superior inmediato, y firmado en conjunto con el trabajador al concluir la inducción en la unidad organizativa de que se trate.

Ambos formatos (parte A y parte B) se deberán incorporar al expediente del trabajador, como evidencia de que fue inducido de forma correcta y oportuna a la empresa.

La forma de llenado de estos formatos es muy simple, basta marcar una “X” en la casilla que corresponda (Si – No). Cuando sea “Sí” se deberá anotar a la par la fecha de realización; si la respuesta es “No”, se anotará por qué no se realizó la acción correspondiente, con fines de análisis y reprogramación, si fuese necesario.



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▶ Parte A: Hoja de Control del Proceso de Inducción.

▶ Parte B: Hoja de Control del Proceso de Inducción.

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V. PROCEDIMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO

“Prácticamente, el período de prueba es una continuación del proceso de inducción, pues durante esta etapa todavía es posible para la empresa seguir haciendo las averiguaciones que estime pertinentes

acerca de la vida laboral y experiencia del trabajador”.

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1. ¿QUÉ ES EL PERÍODO DE PRUEBA?

El período de prueba es el espacio de tiempo conocido como contratación transitoria, que deberá ser superado por el trabajador para ser contratado de forma permanente por la empresa. En este período, se observa en el desarrollo del trabajador el comportamiento de factores, tales como: iniciativa, equilibrio, adaptación a situaciones nuevas, tacto, agresividad, capacidad para relacionarse con otras personas y otras cualidades similares.

2. ¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL PERÍODO DEPRUEBA?

El período de prueba en las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, pretende alcanzar los siguientes objetivos:

a) Valorar los conocimientos y capacidades del individuo,lo cual se puede hacer mediante la aplicación de pruebas orales, escritas y de realización. Las pruebas aplicables deben ser capaces de establecer la calidad de trabajo, flexibilidad y responsabilidad del trabajador para proceder a su contratación con carácter permanente.

b) Indagar nociones de cultura o conocimiento, ya seade forma general o específica, que incidan en la actitud mostrada por el trabajador frente al trabajo.

c) Indagar conocimientos técnicos, cuidado y seguridad para el desarrollo de sus labores, directamente relacionados con los requerimientos del puesto asignado.

d) Catalogar la efectividad del proceso de selección mediante el desempeño observado, así como determinar si es o no necesario transferir al nuevo trabajador hacia otra posición por no llenar las expectativas de desempeño o tomar la decisión de prescindir de él.

3. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL PERÍODO DE PRUEBA?

Colocado el nuevo trabajador en su puesto de trabajo, la empresa espera de él buenos resultados en su desempeño. Pero, también es sabido que todo en la vida cotidiana necesita ser ajustado dado que las cosas no son perfectas sino perfectibles, es decir, mejorables.

El ser humano por mucha noción y conocimientos que tenga, cada día requiere mejorar sus aspectos, actitudes, conducta o comportamiento. Es por eso, que el período de prueba suele aprovecharse para evaluar otras pruebas que no fueron aplicadas durante el proceso de selección y relacionadas fundamentalmente con el comportamiento del trabajador, antes de confirmarlo en su posición de trabajo.

Por muy bueno que sea el proceso de inducción en la empresa, siempre será necesario observar el desempeño del nuevo trabajador, para evaluar si está cumpliendo con las expectativas que han sido depositadas en él.

Los resultados de esta evaluación permitirán a la empresa hacer las consideraciones necesarias (traslado, remoción) si el nuevo trabajador no responde satisfactoriamente a la confianza depositada en él. Las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento,

por tanto, deben aplicar como política revisar la actuación de los nuevos trabajadores durante un período prudencial de tiempo que puede ser de treinta días como mínimo. Esto debe considerarse período de prueba.

Básicamente, en este período se determina si la persona está apta o no para el puesto al cual ha sido asignada.

4. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

a) Normas del Período de Prueba

▶ Todo personal de nuevo ingreso deberá cumplir con unperíodo de prueba, trátese para puestos de dirigencia, técnicos, profesionales, administrativos u operativos. El período de prueba será de treinta días calendario, y deberá consignarse de forma clara en el contrato de trabajo.

▶ El jefe de la unidad organizativa en que prestará susservicios el nuevo trabajador deberá designar a un trabajador antiguo, y con experiencia para que actúe como tutor de éste durante el período de prueba. El tutor tendrá la responsabilidad de apoyar y orientar al nuevo trabajador en el esclarecimiento de dudas para la realización de su trabajo, por el tiempo que dure el período de prueba.

▶ El tutor informará verbalmente diario, y semanal porescrito, sobre el desempeño del nuevo trabajador al Jefe de la unidad organizativa.

▶ Durante el período de prueba el responsable de la unidadorganizativa de que se trate deberá evaluar el grado de nociones, conocimientos y habilidades adquiridos por el trabajador mediante el estudio, práctica o el ejercicio y su aplicación en el desempeño de las funciones y responsabilidades conferidas al puesto asignado.

▶ Concluido el período de prueba el jefe de la unidadorganizativa deberá informar, por escrito al Jefe Administrativo Financiero, los resultados de la evaluación del desempeño aplicada, confirmándose el nombramiento en el puesto si ésta fuese satisfactoria.

▶ Si durante el período de prueba se detecta que el nuevotrabajador no se ajusta a los requerimientos del puesto, aún con la ayuda y supervisión brindada, la jefatura correspondiente deberá tomar las providencias del caso para no afectar los intereses de la empresa.

▶ Le corresponde al Jefe Administrativo Financiero proceder a notificar por escrito al afectado, la conclusión de su relación de empleo sin más responsabilidad que la de cancelarle la remuneración correspondiente al tiempo laborado y sus prestaciones sociales proporcionales.

b) Procedimientos del Período de Prueba

▶ El Jefe Administrativo Financiero entrega al trabajador denuevo ingreso copia del contrato temporal de servicios, y lo remite ante el jefe de la unidad organizativa en que laborará, junto a un ejemplar del formato “Evaluación del Desempeño – Período de Prueba” en original y copia.



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▶ El jefe de la unidad organizativa designa entre lostrabajadores actuales a quien servirá de tutor del nuevo trabajador durante el período de prueba.

▶ El trabajador designado como tutor apoya, orienta yacompaña al nuevo trabajador en el desarrollo y ejecución de sus funciones durante todo el período de prueba. Asimismo, informa de manera verbal diario y semanalmente por escrito al jefe de la unidad organizativa sobre el rendimiento y comportamiento del trabajador sometido a prueba.

▶ El jefe de la unidad organizativa analiza los informesdiarios y semanales presentados por el tutor del trabajador en prueba, demandando las aclaraciones a dudas o ampliaciones de información que estime necesarias.

▶ Concluido el período de prueba, el jefe de la unidadorganizativa llena formato “Evaluación del Desempeño – Período de Prueba” en original y copia, con base en losinformes del tutor y sus propias apreciaciones, informando lo pertinente al trabajador evaluado.

▶ Revisa y firma el documento y lo envía a la Jefatura deAdministración y Finanzas, archivando la copia del mismo.

▶ El Jefe Administrativo Financiero revisa la evaluación deldesempeño practicada por el jefe de la unidad organizativa y procede conforme a los resultados de desempeño y recomendaciones expuestas:

a) Desempeño satisfactorio: procede a la elaboración decontrato de trabajo permanente para firma del interesado y confirmación en el puesto, en original y copia. Así como entregar el original al interesado, y guardar la copia en el expediente laboral del nuevo trabajador.

b) Desempeño insatisfactorio: elabora carta de cesación deperíodo de prueba dirigida al interesado, en original y copia. Entrega el original, y guarda la copia en el expediente pasivo del trabajador.

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▶ Evaluación del Desempeño – Período de Prueba.

▶ Carta de Cesación de Período de Prueba.



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VI. NORMATIVA PARA LA ADMINISTRACIÓN YCONTROL DE EXPEDIENTES EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO

“Administrar y controlar de forma adecuada toda la información relativa a los traba-jadores, desde su ingreso y permanencia hasta su salida de la empresa, permitirá capitali-zar la misma y direccionarla en el sentido de un mejor aprovechamiento de las potenciali-

dades de desarrollo de los recursos humanos”.



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1. OBJETIVO

Apoyar la organización, conservación, manejo y resguardo apropiado de la información personal de sus trabajadores incorporada a sus expedientes de vida laboral, y evitar así problemas de confidencialidad y/o relaciones interpersonales innecesarios por la divulgación inadecuada de la información.

2. NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEEXPEDIENTES

a) Integración del expediente del trabajador

▶ Para cada uno de los trabajadores contratados concarácter permanente en la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento, la Jefatura de Administración y Finanzas deberá organizar un expediente personal, el cual se identificará con su propio código de referencia.

▶ El código de referencia del expediente será el mismonúmero de identificación asignado al trabajador por la empresa.

▶ Todos y cada uno de los documentos que formen parteintegrante del expediente deberán foliarse para efectos de control.

▶ Para cada expediente se deberá elaborar una “Hoja Índice” de los documentos que contiene, la cual tiene que recoger y mostrar los datos y eventos más relevantes de la vida laboral del trabajador, facilitando a la vez la búsqueda y provisión expedita de información en casos de consultas que se requieran.

b) Documentos iniciales del expediente del trabajador

▶ En la apertura del expediente de cada trabajador sedeberán incorporar los siguientes documentos:

▶ Hoja de solicitud de empleo, o en su defecto el CurrículumVitae con fotografía actualizada.

▶ Fotocopia de la cédula de identidad.

▶ Fotocopias de títulos profesionales o técnicos, cursos yseminarios recibidos.

▶ Constancias de trabajos anteriores.

▶ Cartas de recomendación personal.

▶ Pruebas de selección aplicadas.

▶ Exámenes médicos.

▶ Hoja de verificación de antecedentes y referenciaspersonales.

▶ Contrato original suscrito con la empresa.

▶ Copia de Notificación de ingreso al INSS.

▶ Declaración de Beneficiarios de Seguro de Vida y Accidentes Personales.

▶ Hoja de Control del Proceso de Inducción.

▶ Para su fácil acceso, de todos los documentos anterioresse deberán extraer y anotar en la Hoja Índice del expediente, los siguientes datos de interés:

▶ Número de expediente (igual al número de identificacióndel trabajador).

▶ Fecha de Ingreso.

▶ Ubicación organizativa inicial.

▶ Cargo inicial.

▶ Salario inicial.

▶ Número de seguro social.

▶ Beneficiarios de la póliza de seguro de vida y accidentespersonales.

c) Actualización del expediente del trabajador

▶ Durante la vida laboral del trabajador, el expedientedeberá ser actualizado por la Jefatura de Administración y Finanzas,con copia de los documentos que evidencien las siguientes situaciones:

▶ Movimientos de personal (promociones y transferencias).

▶ Vacaciones descansadas o pagadas.

▶ Permisos y licencias.

▶ Reposos y subsidios médicos (enfermedad, incapacidad omaternidad, para personal femenino).

▶ Resultados de exámenes médicos efectuados.

▶ Incentivos y estímulos recibidos.

▶ Amonestaciones y sanciones disciplinarias aplicadas.

▶ Diplomas y certificados de capacitaciones recibidas.

▶ Compromisos de deducciones voluntarias (préstamos,créditos de comisariato, créditos de medicamento para familiares, cuota sindical, etc., si proceden).

▶ Embargos alimenticios y judiciales.

▶ Evaluaciones del desempeño aplicadas.

▶ Beneficios sociales recibidos en el marco del ConvenioColectivo de Trabajo.

▶ Es responsabilidad de la Jefatura de Administracióny Finanzas orientar a los jefes de las distintas unidades organizativas de la empresa para que instruyan al personal a su cargo, sobre el deber de actualizar su expediente con cambios de datos personales (estado civil, cambio de

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apellidos, hijos, domicilio, etc.), y copia de certificados de las capacitaciones recibidas.

d) Manejo, acceso y control de expedientes

▶ El Jefe Administrativo Financiero de la empresa tendrála responsabilidad exclusiva de manejar y controlar actualizados permanentemente los expedientes de los trabajadores; así como resguardar y restringir el acceso a los expedientes a los jefes y al propio interesado con previa autorización.

▶ A los expedientes de los trabajadores tendrán accesoúnicamente, las siguientes personas:

▶ El Jefe Administrativo Financiero.

▶ El Gerente General.

▶ El Presidente del Consejo de Administración (o JuntaDirectiva).

▶ Los Jefes de unidades organizativas, cuando se requiera la revisión del expediente con fines de traslado y/o promoción.

▶ El mismo trabajador cuando desee constatar la información que contiene su expediente laboral.

▶ El préstamo de los expedientes deberá registrarse paraefectos de control en el “Libro de Control de Préstamos de Expedientes”.

▶ Al inicio de cada año, la Jefatura de Administración yFinanzas requerirá a los trabajadores, el llenado de una “Hoja de Actualización de Datos”, en lo concerniente a: domicilio, estado civil, número de hijos, y estudios, entre otros; demandando soportar el expediente con fotocopia de los cursos o seminarios recientes.

▶ Cada dos años, la Jefatura de Administración y Finanzasrevisará el contenido de los expedientes de los trabajadores de la empresa, con el propósito de eliminar físicamente información desactualizada, como por ejemplo:

▶ Evaluaciones de desempeño practicadas en períodosmayores a un año.

▶ Cartas de sanciones ya aplicadas.

▶ El número de folio correspondiente a los documentoseliminados deberán consignarse en la hoja índice del expediente; esta acción deberá estar avalada con la firma del Gerente General, para efectos de control, y presentada en casos de realización de Auditorías a las actividades del sistema de gestión de recursos humanos empresarial.

▶ Los documentos de los expedientes de los trabajadoresactivos deberán registrarse en un sistema de base de datos, para un control más efectivo.

▶ Los archivos de los ex trabajadores se deberán archivarfísicamente separados de los activos, y su información de ser posible preservada de forma escaneada.

▶ Físicamente, los expedientes tanto activos comopasivos deberán resguardarse en un archivador o estante, debidamente asegurado cuya llave esté en poder del Jefe Administrativo Financiero. Copia de esta llave estará en poder del Gerente General, quien podrá utilizarla solo en casos excepcionales y en ausencia del custodio de los expedientes.

▶ Con la previa autorización del Jefe AdministrativoFinanciero, sólo se procurará información solicitada por instancias externas, cuando se trate de:

▶ Comprobación de referencias laborales.

▶ Información requerida para demandas alimenticias.

▶ La información brindada deberá ser veraz y, en casos dedespidos, proveerse con la mayor sutileza, para no exponer a deterioros innecesarios las relaciones de la empresa y su imagen con los afectados.

▶ Al cesar la relación laboral con el trabajador, se deberáincorporar al expediente la carta de renuncia o despido; así como la hoja de entrevista de salida realizada, copia de la liquidación final y de la carta de servicios extendida por la empresa.



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3. FORMULARIOS UTILIZADOS

▶ Hoja Índice del Expediente.

▶ Libro de Control de Préstamo de Expedientes.

▶ Hoja de Actualización de Datos.

NÚMERO DE EXPIENTE:

TRABAJADOR:

FECHA DOCUMENTO

H O J A Í N D I C E

FECHA ÁREA SOLICITANTE RECIBIDO POR: FIRMA

L I B R O D E C O N T R O L D E P R É S T A M O S D E E X P E D I E N T E S( O R D E R B O O K )

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VII. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓNDE NÓMINAS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO

“La nómina de sueldos es un instrumento del sistema de administración de salarios y con-stituye un registro muy importante para la empresa, ya que además de reflejar de forma

específica los ingresos de todos y cada uno de los trabajadores que laboran en las distintas unidades organizativas cuantifican los gastos de personal en que incurre la empresa, los

cuales representan una porción significativa de su presupuesto de gastos totales”.



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1. OBJETIVO

Documentar las acciones o pasos lógicos y secuenciales que debe realizar la Jefatura de Administración y Finanzas para incorporar los movimientos de personal y procesar la nómina de pago en el período establecido por las autoridades superiores de la empresa.

2. NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE LA NÓMINA

a) La empresa municipal prestadora de servicios de aguapotable y saneamiento pagará a todos sus trabajadores permanentes con sus recursos financieros presupuestados de forma quincenal, a través de un sistema automatizado de nóminas, administrado y operado exclusivamente por la Jefatura de Administración y Finanzas.

b) La fecha de corte para la elaboración de la nóminapermanente será los días 12 y 28 de cada mes, y el pago se hará con dinero en efectivo los 15 y 30, en el área de Caja de la empresa. Si estas fechas coinciden con fines de semana o días feriados su elaboración se realizará un día hábil antes de las mismas.

c) Para efectos de conocer la carga salarial por centrode costos, la estructura de la nómina se ajustará a la composición orgánica de la empresa, mostrada en el organigrama vigente.

d) Las altas, cambios y bajas que se deben registrar en lanómina deberán ajustarse a los puestos integrados al Manual de Descriptores de Puestos autorizados por el Consejo de Administración (o Junta de Directores) para cada estructura organizativa.

e) Para registrar el ingreso de los trabajadores a la nóminapermanente se utilizarán los siguientes datos: el número de afiliado al seguro social y el número de empleado asignado por la empresa.

f) El pago de horas extras se aplicará solamente al personaldebidamente autorizado por las instancias competentes, de conformidad a la política establecida en la empresa.

g) Para informar las percepciones de horas extrasy deducciones en concepto de ausencias y llegadas injustificadas; así como los embargos alimenticios y/o judiciales, las unidades organizativas deberán utilizar sólo los formatos oficiales establecidos en la empresa.

h) Los embargos alimenticios deberán ser ordenados por las oficinas de los juzgados competentes.

i) De existir acuerdos con el Sindicato (si este estáconformado), la empresa deducirá vía nómina, la cotización sindical de los trabajadores afiliados al Sindicato, previa autorización escrita de los trabajadores, y de igual forma los créditos y/o préstamos otorgados a los trabajadores por la empresa, si fuese el caso.

j) Las percepciones y deducciones al personal seráncontroladas única y directamente por la Jefatura de

Administración y Finanzas.

k) La nómina deberá ser firmada por quien la preparó, o seael Jefe Administrativo Financiero, y contendrá además las firmas del Gerente General y del Presidente del Consejo de Administración (o Junta de Directores), en señal de revisado y autorizado, respectivamente.

l) Una copia de la nómina deberá dejarse en el archivo dela Jefatura de Administración y Finanzas, para controlar y actualizar los distintos movimientos del mes, y otra para los efectos de control aplicable y necesario cuando se realicen trabajos de Auditoría Externa al sistema de nóminas de la empresa.

3. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LANÓMINA

a) En la fecha de corte, el Jefe Administrativo Financierorecopila las copias de nuevos contratos permanentes (altas), cartas de renuncia, despido, fallecimiento, jubilación o retiro por incapacidad total del personal (bajas); así como traslados, y/o promociones (cambios) del personal de las distintas unidades organizativas de la empresa.

b) Asimismo, recopila información en detalle lasbonificaciones y horas extras a pagar, con sus debidos soportes, si correspondiese pagarlas.

c) De igual forma, recopila información sobre ausencias yllegadas tardes injustificadas, así como cédulas judiciales de embargos u oficios de embargos alimenticios emitidos por los juzgados competentes u otras deducciones a aplicar al personal de la empresa.

d) El Jefe Administrativo Financiero procede a registrar en el sistema computarizado el tipo de movimiento de personal (altas, bajas y cambios) siguiendo los pasos señalados en el manual del usuario, y asignando el salario indicado en las formas mencionadas.

e) Verifica que la documentación soporte de las horas extras a pagar esté correctamente elaborado y firmado.

f) Ingresa en el sistema las horas extras reportadas comotrabajadas y autorizadas en la nómina de pagos (el cálculo se realiza automáticamente en el sistema automatizado).

g) Verifica que la documentación soporte de las deducciones a aplicar estén correctamente elaboradas y firmadas.

▶ Embargos Alimenticios: Verifica que el oficio estédebidamente firmado por el Juez competente.

▶ Embargos Judiciales: Verifica que las cédulas judiciales,preventivas o ejecutivas, estén debidamente autorizadas por un Juez competente.

▶ Llegadas Tardes o Ausencia Injustificadas: Constata eingresa la información en el sistema de nómina.

Nota: el INSS y el IR se calculan automáticamente.

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h) Seguidamente, ingresa las deducciones legales en elsistema automatizado, de conformidad a lo establecido en el manual de usuario del sistema.

i) Imprime una pre-nómina (borrador) en original solamente, con el fin de validar los movimientos, percepciones y deducciones aplicadas, con su ingreso neto correspondiente.

Nota: Los movimientos se validan de acuerdo a las altas, bajas y cambios de personal autorizadas y registradas. Las deducciones, conforme la información proporcionada por las diferentes unidades organizativas de la empresa, y las controladas directamente por Jefatura de Administración y Finanzas.

j) Finalizada la validación, imprime la nómina de pago oficial, en original y dos tantos adicionales, y firma la misma en calidad de “Elaborado”, estampando el sello de la Jefatura de Administración y Finanzas en todos los documentos soporte de la nómina.

k) Elabora “Solicitud de Cheque”, en original y copia, a favordel Cajero de la empresa, adjuntando la nómina original con todos los soportes respectivos: copia de contratos de trabajo, cartas de renuncia, informes de fallecimiento, solicitudes de pensión por vejez e incapacidad total; pagos de horas extras e informes de deducciones a los trabajadores.

l) Presenta la nómina con todos sus soportes para aprobación y firma del Gerente General y la autorización del Presidente del Consejo de Administración (o Junta de Directores).

m) Fotocopia los documentos firmados y soportes,organizando un juego completo de la nómina a pagar para el archivo de la Jefatura de Administración y Finanzas.

n) Entrega a Contabilidad los documentos originales para surevisión y trámite de elaboración de cheque para el efectivo pago de nómina a los trabajadores de la empresa.

o) El Contador emite cheque por el monto total de la nómina y cheques a favor de entidades tales como el INSS, DGI y el Tecnológico Nacional u otros, a favor de terceros por otros conceptos deducidos, así como colillas de pago detallado de cada trabajador.

p) El Cajero cambia el cheque y organiza los pagos de lostrabajadores, ensobrando y efectuando el pago previa firma de la nómina y entrega de colillas de pago correspondientes.



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▶ Esquema de modelo de presentación de la Nómina de Pago

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VIII. METODOLOGÍA PARA LA DETECCIÓNDE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

“Las Necesidades de Capacitación son las deficiencias de conocimientos, habilidades o actitudes que una persona tiene y que debe adquirir y/o actualizar para desempeñar con

eficiencia y eficacia las tareas propias de un puesto, cumpliendo así con los objetivos esta-blecidos en la empresa. Cuando analizamos estas necesidades se detectan desviaciones

entre lo que DEBE SER o situación esperada y LO QUE ES, o situación real”.

“El Plan de Capacitación constituye un instrumento que determina las prioridades de ca-pacitación de los trabajadores de la empresa”.



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1. OBJETIVOS DE LA DETECCIÓN DE NECESIDADES DECAPACITACIÓN (DNC)

a) Objetivo General

Identificar las discrepancias o déficit de conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes, comportamientos y potencialidades de la fuerza de trabajo, así como los problemas de clima organizacional de las unidades organizativas, con la finalidad de programar las acciones de capacitación y desarrollo, en función de los objetivos empresariales y del mejoramiento organizacional.

b) Objetivos Específicos

▶ Identificar necesidades técnicas o administrativas,referidas a la eficiencia y productividad de las operaciones, programas y proyectos desarrollados por la empresa.

▶ Identificar necesidades de capacitación en las unidadesorganizativas, referidas al desempeño eficiente de los puestos de trabajo, en razón de los objetivos y metas de las mismas.

▶ Diagnosticar necesidades generales, producidas porla implantación de programas, proyectos o cambios organizacionales o tecnológicos, así como de procesos de trabajo.

▶ Detectar necesidades específicas de desarrollo gerencialen los diferentes niveles jerárquicos y/o de supervisión.

▶ Diagnosticar problemas específicos por áreas o porpuestos de trabajo.

▶ Identificar los valores organizacionales que deberán regirel comportamiento del personal y el clima organizacional, en función de la eficiencia y el desarrollo empresarial.

2. TIPOS DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

a) Necesidades manifiestas. Son aquellas necesidadescuyos efectos y causas son obvios. Por ejemplo: la implementación de nuevos programas y proyectos requeridos por la empresa u orientados por el Consejo de Administración (o Junta Directiva), instalación de nuevos equipos, el cambio en los métodos, o la contratación de personal nuevo.

b) Necesidades ocultas. Son las que tienen su origen enla carencia de conocimientos, habilidades y actitudes. Esto sucede sobretodo en el personal que tiene mucho tiempo de realizar un trabajo y no se atreve a manifestar sus habilidades.

Si se logran detectar estas necesidades se puede orientar la capacitación hacia la verdadera causa de los problemas, y no sólo hacia los efectos.

c) Necesidades para ascenso. Son necesidades evidentes,para las cuales se demandan acciones de capacitación rápidas e inmediatas, ya que las personas pueden estar

ocupando la nueva posición o estar próximas a hacerlo.

d) Necesidades para el puesto actual. Están relacionadasdirectamente con el desempeño del puesto actual. Muchas veces se plantea que si las personas ya ocupan el puesto, los conocimientos que le hacen faltan no son indispensables.

e) Necesidades a futuro. Se presentan cuando se va a echar a andar un nuevo programa o proyecto o instalar un nuevo equipo. Las autoridades superiores en combinación con la Jefatura de Administración y Finanzas (coordinadora de la función de Capacitación) deben estar atentos y adelantarse a los hechos para preparar al personal.

Las necesidades de capacitación están relacionadas casi siempre con las siguientes manifestaciones:

▶ Baja en el nivel de logros de los objetivos y metas debido a la falta de competitividad de la fuerza de trabajo.

▶ Disminución del nivel de resultados esperado.

▶ Se observa incremento en los costos unitarios deproducción de servicios por errores frecuentes.

▶ Desmejoramiento de la calidad de los productos y/oservicios.

▶ Desmejoramiento en la dirección del trabajo.

▶ Se observa cierta pérdida de la moral y la confianza de lostrabajadores.

▶ Problemas de personal: a) relaciones laborales, b) climaorganizacional, c) pérdida de interés, d) indiferencia o apatía por el trabajo, e) falta de cooperación o apoyo, f) retrasos voluntarios o involuntarios, entre otros.

Algunas necesidades no son observadas a simple vista, sino que su reconocimiento requiere de un análisis más detallado. Sobre todo, es necesario discriminar si las dificultades arriba señaladas, son causadas por falta de entrenamiento, actualización o desarrollo, o por otras causas del medio ambiente laboral.

En el proceso de análisis de las Necesidades de Capacitación se recomienda tener en cuenta:

▶ Políticas generales de la empresa y líneas de acciónestratégicas.

▶ Objetivos y metas empresariales, de cada unidadorganizativa.

▶ Programas y proyectos técnicos o administrativos aimpulsar.

▶ Cambios organizativos y/o tecnológicos en perspectiva.

▶ Problemática del desempeño: rendimiento ycompetitividad de la fuerza de trabajo.

▶ Condiciones de trabajo.

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▶ Políticas de Recursos Humanos.

▶ Políticas de Capacitación y Desarrollo Gerencial y delpersonal en general.

El proceso de análisis, que debe efectuarse a nivel de todas las unidades organizativas de la empresa, para establecer las necesidades de capacitación se describe en los Gráficos 1 y 2, que se muestran a continuación.

3. MÉTODOS MÁS UTILIZADOS EN LA DETECCIÓN DENECESIDADES DE CAPACITACIÓN

a) DNC por problemas. Consiste en identificar la dificultadque se debe superar mediante la capacitación para resolver los problemas de desempeño.

En el proceso de investigación también se identifican necesidades organizacionales y de relaciones laborales.

b) DNC por puesto/persona. Se fundamenta en el estudiode lo que se requiere para cada uno de los puestos. Significa un nivel más específico de necesidades de capacitación. Se aplica como un método de Micro Detección de Necesidades de Capacitación.

4. POLÍTICAS DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DECAPACITACIÓN Y PLANIFICACIÓN

a) La Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) serealizará anualmente, en el último trimestre, utilizando la metodología establecida de previo a nivel empresarial. Se recabarán las necesidades de capacitación en las especialidades técnicas operacionales y técnico administrativas de la empresa.

b) Las necesidades de capacitación deben reflejar lasdiscrepancias o déficit que dificultan:

▶ El cumplimiento de los objetivos y las metas de cadaunidad organizativa.

▶ El desarrollo de la empresa.

▶ El desempeño eficiente de los puestos de trabajo.

▶ La introducción de cambios tecnológicos y organizacionales.

▶ El mantenimiento de un clima organizacional adecuadopara el logro de la eficiencia.

c) Los jefes de unidades organizativas son los responsablesde analizar, identificar y priorizar las dificultades que pueden ser superadas mediante acciones de capacitación y desarrollo de personal.

d) Las necesidades de capacitación se organizarán en planes y programas por cada unidad organizativa, los que a su vez formarán parte del Plan General de Capacitación de la empresa.

e) Todas las unidades organizativas y niveles jerárquicosde la empresa deberán participar en la elaboración de los planes y programas de capacitación, y posteriormente en el diseño del contenido de los cursos o seminarios a impartirse, cuando éstos se desarrollen a lo interno de la empresa.

f) Las acciones de capacitación y desarrollo de personalse agruparán tanto en programas de capacitación interna como externa.

g) Cada unidad organizativa elaborará y aprobará sus planes y programas de capacitación y desarrollo de personal, bajo los lineamientos técnicos/pedagógicos orientados por la Jefatura de Administración y Finanzas, previa autorización de la Gerencia General.

h) La prioridad tentativa de las acciones de capacitaciónse establecerá en el Cronograma de Capacitación de cada unidad organizativa.

i) La Jefatura de Administración y Finanzas será la instanciaencargada de consolidar el Plan General de Capacitación del personal de la empresa y lo someterá a aprobación y autorización de la Gerencia General y el Consejo de Administración (o Junta de Directores), para su posterior análisis con las autoridades del Tecnológico Nacional, en lo que corresponda desarrollar a esta institución; y los que

GRAFICO 1: DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

MÉTODO DE ANÁLISIS

GRAFICO 2: ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE LA SITUACIÓN ESPERADA Y LA SITUACIÓN REAL



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deba desarrollar la empresa por otros medios y recursos.

5. PROCESO GENERAL DE DETECCIÓN DE NECESIDADESDE CAPACITACIÓN A NIVEL MACRO (Insumo para elaborar el Plan Anual de Capacitación)

6. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA DNC PORPROBLEMA Y ELABORAR EL PLAN DE CAPACITACIÓN ANUAL DE LA EMPRESA

a) El Jefe Administrativo Financiero remite a las unidadesorganizativas de la empresa la metodología y formatos para realizar la DNC, solicitando preparar los planes y programas de capacitación del personal subordinado y entregarlos en el período determinado.

b) El Jefe de cada unidad organizativa recibe la metodologíapara la DNC, procediendo al llenado de los formatos “Proyectos y Objetivos” y “Necesidades Genéricas” conforme las determinaciones de la Gerencia General y del Consejo de Administración (o Junta de Directores). Si tiene claro el proceso a seguir se reúne con el personal a su cargo para identificar las dificultades que se deben solucionar vía capacitación. De lo contrario, organiza seminario para la DNC en coordinación con la Jefatura de Administración y Finanzas.

c) En conjunto con su personal, el Jefe de cada unidadorganizativa, analiza la situación real versus la esperada de su área y de cada puesto de trabajo, para organizar el llenado de DNC siguientes:

▶ Necesidades por área.

▶ Necesidades por proyectos.

▶ Necesidades de dirigentes.

▶ Necesidades por puesto/persona.

d) Posteriormente, los jefes de unidades organizativasrevisan, realizan los ajustes pertinentes y aprueban la DNC de sus áreas consolidando la información en orden de prioridades.

e) Se reúne con el Gerente General para unificar criteriosy determinar efectivamente la prioridad de las acciones de capacitación identificadas, con base en los objetivos empresariales y necesidades genéricas y específicas de la empresa y del área.

f) Remite los formularios de DNC aprobados por la GerenciaGeneral a la Jefatura de Administración y Finanzas.

g) El Jefe Administrativo Financiero analiza la información de cada unidad organizativa, clasifica los cursos en programas de capacitación interna y externa, y en el exterior del país, si así fuese.

h) Seguidamente, organiza los cursos y seminarios en elformato “Plan de Capacitación” y elabora el “Cronograma” en el formato respectivo para su ejecución en las fechas tentativas establecidas.

i) Presenta el plan y cronograma general de capacitacióna la Gerencia General para su revisión y aprobación, de conformidad a la “Guía para elaborar el Plan Anual de Capacitación”.

j) Finalmente, el plan y el cronograma de ejecución de lasacciones de capacitación es presentado y sustentado ante el Consejo de Administración (o Junta de Directores), para su debida autorización y puesta en práctica.

7. GUÍA DE CONTENIDO PARA ELABORAR EL PLAN DECAPACITACIÓN ANUAL DE LA EMPRESA

Los aspectos señalados deben desarrollarse para todo plan de capacitación, ya sea a nivel de unidad organizativa o de la empresa en su totalidad.

a) Introducción

Contenido:

▶ Antecedentes de la Capacitación en el período anterior.

▶ Perspectivas que presenta el plan.

▶ Utilidad esperada del mismo y beneficios empresariales.

b) Justificación

Contenido:

▶ Bases en que se apoyan la aplicación del plan y la filosofíaadministrativa de la empresa, interés y cooperación de los jefes de unidades organizativas en el cumplimiento de los objetivos del plan.

▶ Impacto previsto de la aplicación del plan en laproductividad empresarial y en el desarrollo organizacional.

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c) Resultados de la detección de necesidades decapacitación

Contenido:

▶ Resumen de la problemática de la unidad organizativacorrespondiente o de la empresa en general.

▶ Criterios usados para la selección y priorización deacciones programadas.

▶ Clasificación de las necesidades detectadas.

▶ Subproductos (si es posible y oportuno): asuntos delsistema administrativo relacionado con la capacitación, que obstaculizan la eficiencia y el desarrollo organizacional.

d) Objetivos y Programas

Contenido:

▶ Objetivos generales del plan para el período de vigencia.También se pueden incluir las metas generales.

▶ Plan: enunciado del plan, el área o las áreas usuarias, loscursos que lo conforman, el número de participantes y el costo general del mismo.

e) Cronograma

Contenido:

▶ Distribución mensual de los cursos y/o seminarios.

▶ Áreas usuarias, número de cursos, número de participantes por cursos, número de horas para cada curso y cargos a los que van dirigidos.

▶ Instructores o Instituciones ofertantes.

▶ Gasto por curso.

f) Resumen Ejecutivo

Se recomienda para el uso de la Jefatura de Administración y Finanzas. Se utiliza para la presentación ante directivos de los más altos niveles.

Contenido:

▶ Síntesis de las partes de todo el plan de trabajo.

▶ Se auxilia de gráficas que representan los recursos ybeneficios de las acciones de capacitación previstas a ejecutar.

▶ Conclusiones.

8. FUNCIÓN DE LOS FORMATOS A UTILIZAR EN LA DNC

Formato: Proyectos y Objetivos

En este formato las autoridades de primer y segundo nivel, especifican los objetivos y proyectos que deben ser apoyados mediante acciones de capacitación.

Formato: Necesidades Genéricas

Las autoridades de primer nivel, identifican las necesidades de capacitación que se requiere superar para mejorar los niveles de desarrollo del área de que se trate. Estas necesidades se denominan genéricas.

Formato: Necesidades por áreas

Los Jefes de unidades organizativas, que están más cercanos a la ejecución del trabajo, en consulta con el personal, identifican las necesidades de capacitación con base en los planes y niveles de productividad que se deben alcanzar, así como en la estrategia de la empresa.

Formato: Necesidades por proyectos

La función de este formato es similar a la del anterior, pero se refiere a los proyectos que específicamente corresponde desarrollar al área de que se trate.

Formato: Necesidades de dirigentes

En este formato se especifican los requerimientos de capacitación de los niveles directivos, basados tanto en las funciones y responsabilidades que deben cumplir, como en la estrategia empresarial.

Formato: Necesidades por puesto/persona

Si las condiciones y necesidades de una unidad organizativa determinada posibilitan y/o requieren particularizar las necesidades de capacitación por trabajadores o por algunos trabajadores, se aplica este nivel de detección de necesidades, las cuales se recaban en este formato.

Formatos: Plan de Capacitación y Cronograma de Ejecución

La información recabada en la DNC se organiza en los formatos “Plan de Capacitación” y “Cronograma de Ejecución”.

Se adjuntan a este manual los esquemas de todos y cada uno de los formatos indicados.



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▶ Formato: Objetivos y Proyectos.

▶ Formato: Necesidades Genéricas.

▶ Formato: Necesidades por Área.

▶ Formato: Necesidades por Proyecto.

▶ Formato: Necesidades de Dirigentes.

▶ Formato: Necesidades por Puesto/Persona.

▶ Formato: Plan de Capacitación.

▶ Formato: Cronograma de Capacitación.

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IX. PROCEDIMIENTOS PARA RENUNCIAS YDESPIDOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO

“La separación de trabajadores en la empresa está constituida por renuncias o despidos provocados por diversas causas y dan por terminado el contrato laboral. Estas separacio-

nes pueden ser motivadas por la propia decisión del trabajador, en el caso de las renuncias voluntarias en búsqueda de mejores horizontes o por decisión de la empresa, cuando se

trata de despidos basados en sanciones disciplinarias por la comisión de faltas graves que infrinjan el reglamento interno de trabajo y el desempeño insatisfactorio frecuente”.

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1. OBJETIVO

Proporcionar a las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento un instrumento de orden administrativo basado en la legislación laboral y el Reglamento Interno de Trabajo, orientado a regular la relación de trabajo en lo concerniente a la terminación del contrato por renuncias o despidos de trabajadores.


a) De conformidad al Arto. 44 del Código del Trabajo, cuando el contrato fuese por tiempo indeterminado, el trabajador por su espontánea voluntad podrá darlo por terminado avisando a la empresa por escrito, con quince (15) días calendario de anticipación. Caso contrario, se considerará abandono del servicio con los efectos disciplinarios correspondientes.

b) Por lo trascendente y traumático que puede ser undespido tanto para los trabajadores afectados como para la empresa, siempre, a menos que sean casos extremos, será conveniente buscar soluciones a los problemas que tengan bajos niveles de aceptación.

c) En la aplicación de despidos a trabajadores, la empresa,a través de sus Gerentes y Jefes de unidades organizativas, se ajustará a lo estipulado en el Código del Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo o aquellas cláusulas incorporadas al Convenio Colectivo de Trabajo en materia de terminación laboral (si hubiese), para no exponer innecesariamente a la empresa a litigios legales que puedan generarle afectaciones legales y de imagen.

d) En el caso de los despidos, los Gerentes y Jefes deunidades organizativas deberán efectuar los llamados de atención correspondientes al tipo de falta en que incurra el trabajador de forma inmediata, realizando primero los verbales y luego los escritos.

e) De los llamados de atención por escrito, debe incorporarse una copia al expediente del trabajador mediante la cual se justifique la separación ante las instancias reguladoras de la legislación laboral. Tal documentación permitirá a la empresa soportar las decisiones tomadas en casos de incompetencia o problemas disciplinarios.

f) La empresa aplicará en el caso de despidos restriccionesde carácter ético y moral que deben ser observados y cumplidos con estricto apego por los Gerentes y Jefes de unidades organizativas, tales como:

▶ No despedir a mujeres en estado de embarazo.

▶ Enviar de vacaciones al personal cuyo despido ya estédecidido.

▶ Remitir notificaciones de despido hasta el domiciliodel trabajador cuando éste se encuentre disfrutando de vacaciones.

▶ Democionar a un trabajador como forma de presionarlo aque renuncie.

▶ Imposición de condiciones laborales inapropiadas eirrazonables como medida de presión para que renuncie.

g) La empresa se reserva el derecho de retirar de su puestode trabajo a aquel personal que durante dos períodos consecutivos de evaluación tenga bajo nivel de desempeño, más en casos en que los planes de mejoramiento y las acciones de capacitación, resulten insuficientes para revertir ese comportamiento de rendimiento.

h) Para revisar las causas en que incurra un trabajador yque justifiquen la terminación del contrato de trabajo se conformará una Comisión Bipartita, integrada por dos (2) representantes de la empresa y dos (2) del Sindicato.

i) La Comisión Bipartita no se integrará cuando la causa deldespido sea un acto delictivo penado por la ley y esto sea demostrado; asimismo, cuando el trabajador goce de fuero sindical o desempeñe un cargo de confianza.

j) La Gerencia General en representación de la empresa, será la instancia encargada de notificar al Sindicato, la fecha, día, hora y lugar para analizar los motivos de la infracción o infracciones del Código del Trabajo, el ReglamentoInterno de Trabajo u otros reglamentos internos, según el caso y con acuerdos o desacuerdos se levantará el acta correspondiente. Si no hay acuerdos en el término de setenta y dos (72) horas máximas, la empresa podrá tomar la decisión que en derecho le asista, igual que el Sindicato y el trabajador afectado.

k) En caso de terminación de la relación laboral por renuncia o despido unilateral de la empresa, la liquidación final deprestaciones se hará efectiva a más tardar diez (10) días después de ocurrida la misma.

l) La empresa no podrá despedir sin causa justa a losmiembros de la Junta Directiva del Sindicato, que gocen de fuero sindical según las leyes laborales, salvo aplicando los procedimientos legales indicados.

m) La empresa no practicará despidos arbitrarios,improcedentes o injustos con sus trabajadores más aún en aquellos casos en que éstos se nieguen a cometer un delito, decidan informar actividades ilícitas observadas y comprobables o la existencia de medidas inseguras de trabajo en su área laboral.

n) El personal directivo en general deberá cumplir conla política de respetar el derecho a la intimidad de sus trabajadores y no entrometerse de manera injustificada en sus asuntos personales con el ánimo de encontrar pretextos para despidos, salvo casos relacionados con: consumo de drogas, alcoholismo crónico, actividades delictivas u otras que pudiesen afectar directamente la productividad, la seguridad y/o la moral en el centro de trabajo.

o) Para evitar demandas judiciales por despidosinjustificados, los Gerentes y Jefes de unidades organizativas serán responsables de:

▶ Contar con motivos suficientes y claramente relacionadospara su debida y objetiva exposición ante la Comisión Bipartita.

▶ Asegurarse de haber cumplido plenamente con lasdisposiciones y procedimientos contenidos en el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa.



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▶ Documentar adecuadamente en el expediente deltrabajador afectado los problemas de desempeño y/o de comportamiento actitudinal laboral.

▶ No aplicar excepciones en situaciones similares queameriten despido, en beneficio de unos o en contra de otros trabajadores.

3. PROCEDIMIENTOS DE RENUNCIAS

a) El trabajador debido a motivos personales y por su propia voluntad, decide presentar ante su jefe inmediato su carta de renuncia al puesto desempeñado, con quince (15) días de anticipación.

b) El jefe inmediato revisa con el trabajador si es posibleque reconsidere su decisión con fines de retención, sobre todo si su desempeño laboral es alto y es necesario para la empresa.

▶ Si es posible que el trabajador reconsidere su decisión derenuncia, procede a archivar la carta.

▶ Si la renuncia del trabajador es irrevocable, verificaque cumpla con los quince (15) días de anticipación en la presentación de la renuncia.

c) Si es correcto, traslada la carta de renuncia con su vistobueno a la Jefatura de Administración y Finanzas.

d) El Jefe Administrativo Financiero programa y realizaal trabajador entrevista de salida conforme las normas y procedimientos establecidos.

e) Procede a la elaboración de liquidación final deprestaciones y beneficios a que tenga derecho el trabajador, así como aplicar la baja del personal activo.

4. PROCEDIMIENTOS DE DESPIDOS

a) Para proceder al despido de un trabajador, los jefesinmediatos de éstos en las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, deberán realizar las siguientes acciones:

▶ Aplicar preliminarmente los procedimientos disciplinariossegún faltas cometidas por el trabajador afectado, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

▶ Documentar la acción disciplinaria en el expedientelaboral del trabajador.

▶ De prevalecer la falta de competencia en el desempeño y/o comportamiento laboral del trabajador y ameritar despido de su puesto de trabajo, procede a:

▶ Reunir todas las evidencias documentales e informativasque soporten la decisión de despido.

▶ Analizar y constatar la veracidad y objetividad de lasevidencias reunidas,

▶ Examinar con detenimiento que se haya agotado elprocedimiento disciplinario indicado en el Reglamento Interno de Trabajo.

▶ Verificar que al expediente laboral del trabajador sehaya incorporado el historial de sanciones disciplinarias aplicadas.

▶ Elaborar “Solicitud de Despido”, en original y tres copias,señalando de forma clara los siguientes aspectos:

▶ Nombres y apellidos del trabajador afectado.

▶ Puesto desempeñado.

▶ Infracción cometida al Reglamento Interno de Trabajo.

▶ Exposición de evidencias.

▶ Fecha de separación prevista.

▶ Firmar “Solicitud de Despido” y requerir aprobación delsuperior inmediato a que pertenece el área bajo su cargo.

▶ Enviar el original de la solicitud a la Jefatura deAdministración y Finanzas y una copia de la misma cada una de las siguientes instancias:

▶ Superior inmediato de su área.

▶ Sindicato.

▶ Archivo.

b) El Jefe Administrativo Financiero determina día, fecha,hora y lugar para revisar el caso, para convocar luego a reunión de trabajo a los miembros de la Comisión Bipartita.

c) La Comisión Bipartita se reúne para analizar el caso dedespido, procediendo a actuar de la siguiente manera:

▶ Revisar la “Solicitud de Despido” y las evidenciasdocumentales, informativas u otras que soportan la decisión.

▶ Citar al superior inmediato del trabajador afectado paraconocer la exposición del caso.

▶ Citar al trabajador afectado con la medida del despidopara que presente alegatos a su favor.

▶ Analizar con detenimiento y objetividad toda lainformación, documentación y pruebas relacionadas con el caso.

▶ Determinar si hay afectación a los derechos laborales deltrabajador:

▶ Si no hay afectación, se pronuncia a favor de la medida dedespido, para que le sea comunicada al trabajador a través de la Jefatura de Administración y Finanzas.

▶ Si los representantes sindicales consideran que hayafectación a los derechos laborales del trabajador, el caso se traslada para su juicio, en las instancias competentes del Ministerio del Trabajo.

d) Si el caso pasa a ventilarse en el Ministerio del Trabajo, laempresa procede a contratar servicios legales o auxiliarse de las instancias legales de la municipalidad por decisión del Consejo de Administración (o Junta de Directores).

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▶ Solicitud de Despido



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X. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LIQUIDACIÓN FINAL DE PRESTACIONES Y BENEFICIOS EN LAS EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO

“La liquidación final de prestaciones y beneficios es el instrumento administrativo de control inter-no elaborado por la empresa una vez finalizada la relación laboral o contractual, por la causa que

fuese, para garantizar que el personal separado reciba de forma justa y oportuna las prestacio-nes y beneficios a que tiene derecho. De igual modo, asegurar el pago de todas aquellas deudas que haya contraído el trabajador. Todo lo anterior, en apego a las disposiciones establecidas en

las leyes laborales y en el convenio colectivo de trabajo”.

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1. OBJETIVO

Describir los pasos lógicos y secuenciales que deben realizarse para determinar la retribución final, a que tiene derecho el personal que cese su relación laboral con las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades, en estricto apego a la legislación laboral vigente en el país.


a) De conformidad con la ley, la liquidación final deprestaciones y beneficios sociales se elaborará en los siguientes casos: i) renuncia del trabajador, ii) despido por haber incurrido en algunas de las faltas graves o muy graves establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo; iii) jubilación o invalidez, conforme la legislación vigente en la materia; y, iv) fallecimiento o incapacidad permanente.

b) Para la elaboración de la liquidación final de prestaciones y beneficios sociales, se deberán conocer y aplicar con propiedad los cálculos y retenciones del seguro social y el impuesto sobre la renta; así como calcular las vacaciones y el treceavo mes, independientemente de que el sistema automatizado desarrolle estas rutinas.

c) La responsabilidad de desarrollar el procedimientode elaboración de liquidaciones finales en el sistema computarizado, recaerá en el Jefe Administrativo Financiero.

d) En la liquidación final de un trabajador se consignarán losdías laborados pendientes de pago, así como proporciones de vacaciones, treceavo mes e indemnizaciones, a que tuviese derecho según las leyes laborales.

e) La base de cálculo para el pago de prestaciones será elúltimo salario correspondiente al puesto desempeñado por el trabajador al momento de su separación de la empresa.

f) Para el cálculo del treceavo mes se aplicará el mismoprocedimiento establecido para el cálculo del pago de vacaciones. Este pago solamente será afectado por deducciones aplicadas con base en la Ley de Alimentos.

g) Las indemnizaciones serán liquidadas según la normativa y procedimientos estipulados en el Código del Trabajo y el Convenio Colectivo de Trabajo de la empresa (si procede).

h) En la liquidación final también serán aplicadas todas lasdeducciones de ley establecidas por la legislación laboral (INSS, IR, Ley de Alimentos, embargos judiciales, etc.), días pagados de más cuando el trabajador abandone la empresa y se haya pagado con anterioridad. Además, cualquier otro tipo de deducciones contraídas de forma voluntaria por los trabajadores.

i) Para la elaboración de la liquidación final será requisitoque el trabajador haga entrega formal de los bienes que la empresa le proveyera para realizar sus funciones y actividades de trabajo. Así mismo, presentar solvencia de entrega de equipo informático e información de interés para la empresa conforme la clasificación establecida, si el caso lo requiere.

j) Las hojas de liquidación final serán debidamentenumeradas para efectos de control interno.

k) El pago efectivo de la liquidación final se hará en un plazode tiempo máximo de diez (10) días después de ocurrido el cese de la relación laboral.

l) Para efectos de deslindar responsabilidades, el retiro depagos de liquidaciones finales por terceras personas solo se podrá hacer con una carta poder firmada por el empleado tal a como firma en su cédula. La cédula de identidad se deberá presentar en original y fotocopia, devolviéndose la original luego de cotejar la firma con la carta poder.

m) Todo aquel trabajador que refleje un saldo negativo en su liquidación final estará obligado a firmar un pagaré a favor de la empresa para saldar su deuda. El plazo de pago será convenido entre las partes, pero no podrá ser mayor a seis (6) meses.

n) Una vez efectuado el pago de la liquidación final se deberá estampar en todos los tantos del documento el sello de “cancelado” y anotar en el comprobante de pago el número de cédula de identidad del beneficiario; o en su defecto de la persona autorizada para realizar el retiro del pago.

3. PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DELIQUIDACIONES FINALES

a) El Jefe Administrativo Financiero recibe carta renunciadel trabajador o copia de la carta de suspensión del nombramiento del trabajador que abandona la empresa (ya sea por despido, jubilación o incapacidad permanente), tomando nota de la fecha efectiva de retiro.

b) Revisa la última nómina de pago cancelada por la empresa, para conocer si al trabajador se le adeudan días trabajados o ha recibido salario adelantado.

c) En ambos casos, procede a determinar el número de díasy lo registra en el sistema automatizado.

d) Consulta en el expediente laboral del trabajador los díasacumulados y descansados y/o pagados al trabajador en concepto de vacaciones, para determinar el saldo neto. Si el saldo es a favor del trabajador, determina el número de días e incorpora el dato en los registro del sistema automatizado.

e) Si el saldo es a favor de la empresa, incorpora el númerode días en el registro del sistema automatizado.

f) Determina la indemnización del trabajador de acuerdoa lo contemplado en el Código del Trabajo y el Convenio Colectivo de Trabajo, y lo registra en el sistema automatizado conforme las instrucciones del manual de usuario.

g) Verifica si el trabajador tiene derecho a otros ingresos,como por ejemplo horas extras pendientes de pago, incentivos, bonificaciones u otros y los registra en el sistema automatizado

h) Revisa el archivo físico de documentos de deduccionesa aplicar, para determinar si el trabajador tiene deducciones pendientes de aplicar y los registra en el sistema automatizado. Archiva nuevamente el documento consultado.

i) Imprime en el sistema automatizado la “Hoja de Liquidación Final”, en original y dos copias.



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j) Con el saldo del ingreso neto a pagar reflejado en la “Hojade Liquidación Final” procede a elaborar “Solicitud de Cheque”, en original y copia, a favor del trabajador.

k) Firma la liquidación final y requiere la firma del GerenteGeneral y del Presidente del Consejo de Administración (o Junta de Directores) en los documentos.

l) Distribuye los documentos de la siguiente forma:

Contabilidad

▶ Original de “Solicitud de Cheque”

▶ Original y segunda copia de la “Hoja de Liquidación Final”con sus soportes.

Expediente

▶ Copia de “Solicitud de Cheque”

▶ Primera Copia de la “Hoja de Liquidación Final” con copiade sus soportes.

m) El Contador emite cheque conforme los procedimientosestablecidos en el sistema automatizado y lo transfiere a Caja para su entrega al trabajador.

n) La Cajera entrega cheque al trabajador con la segundacopia de la “Hoja de Liquidación Final”, previa comprobación de datos y firma de los documentos soporte del cheque, estampando en los mismos el sello de “cancelado”.


▶ Hoja de Liquidación Final

B I B L I O G R A F Í A

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