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GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CÓDIGO VERSIÓN 2 VIGENCIA Página

CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: ___________________ ___________________ E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio de 2016

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACION, COD.1-3 CODIGO

SERIES

Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION Disposición Final

PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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1-3.1 BANCO DE PROYECTOS Ficha de radicación Solitud de registro en banco de proyecto Cronograma presupuestal detallado MGA (físico y Magnético) Lista de chequeo Ficha de radicación (Soportes) Informe de viabilidad Certificado de Viabilidad Certificado de Registro presupuestal Solicitud de actualización de información Certificado control posterior de viabilidad Certificado de Registro de actualización Documentos anexos

2 5 X Ley 30 de 1992 y la política internas (Acuerdo 075 de 1994, “Estatuto General de la USCO”, Acuerdo 040 de 1993 ciclo anual de planeación) que aprueba el plan de desarrollo Institucional). De acuerdo al Plan Nacional de desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en la Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo Institucional, ante esto se hace una eliminación porque los proyectos viabilizados quedan en la Serie proyectos como evidencia de cumplimiento de funciones misionales

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SERIES



PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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1-3.2 1-3.2.1

BOLETINES Boletines Estadísticos

1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tienen los funcionarios públicos de presentar un informe de los asuntos de su competencia a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones: como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA PLANEACION, COD.1-3 CODIGO

SERIES



PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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1-3.3 CONCEPTOS TÈCNICOS Solicitud Oficio de respuesta

1 4 X X Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

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SERIES



PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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1-3.4 1-3.4.1

INFORMES Informes de Gestión Informe Solicitud Oficios de respuesta



SERIES



PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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1-3.4.2 Informes a Entes de Control Solicitud Plan de mejora Oficios de respuesta Informes de avance del plan de mejora


ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACION, COD.1-3

SERIES


PROCEDIMIENTO

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CODIGO Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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S

1-3.4.3 Informes Interinstitucionales Solicitud Plan de mejora Oficios de respuesta Informes de avance del plan de mejora



SERIES


PROCEDIMIENTO

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CODIGO Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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1-3.4.4 Informes Técnicos Solicitud Oficios de respuesta Informes técnico



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CODIGO

SERIES



PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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1-3.5 1-3.5.1 1-3.5.2

MANUALES Manual de Procesos y Procedimientos Mapa de riesgos

1 4 X X Son de conservación Total. Se actualizan de acuerdo a los cambios normativos ellos están sujetos a actualización.


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CODIGO

SERIES



PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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1-3.6 1-3.6.1

PLANES Plan de Desarrollo Institucional

1 4 X X Plan Nacional de Desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en la Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo institucional. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos


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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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1-3.6.2 Plan de Gestión Solicitudes Oficios de respuesta

1 4 X X “La Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos de presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.


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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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1-3.6.3 Plan de Acción Anual Fichas de seguimiento del plan de acción (por cada vigencia) Informe de gestión Solicitudes Oficios de respuesta

1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos de presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: RECTORIA

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OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACION, COD.1-3 CODIGO

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Archivo de

Gestión

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1-3.7 1-3.7.1

PROGRAMAS Programa Anual de Obras de Construcción Adecuación de las Sedes Solicitud Oficios de respuesta Conceptos informes Planos

1 4 X X Plan Nacional de desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en la Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo institucional, ante se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos


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CODIGO

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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1-3.8 1-3.8.1

PROYECTOS Proyecto Fondo de Regalías de Ciencia, Tecnología e Innovación del Sistema General de Regalías Carta de presentación del proyecto Certificado de concordancia con el plan de desarrollo Institucional Conceptos comité consultivo Regional y conflicto de intereses Certificado de actividades no financiados con otras fuentes de recursos Certificación de compromiso (presentación siguiente fase cuando son el caso) Informe técnico de formulación proyecto Oficio de Ajuste de observaciones Certificado de cumplimiento de requisitos Acuerdo de aprobación Oficio solicitud giro de recursos a presupuesto Certificación de giro de recursos financieros Comunicado de aprobación proyecto Solicitud designación de supervisor del

1 4 X X Plan Nacional de desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en la Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo institucional, ante esto se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos


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CODIGO

SERIES



PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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proyecto Solicitud vigencia futuras de ejecución Envió de proyecto aprobado Resolución de apropiación de recursos. Información de ejecución al contratista Planos Estudios de factibilidad

1-3.8.2 Proyecto Fondo de Desarrollo Regional Radicación Proyecto Requisitos lista de chequeo Ingresa al SUIFP-SGR Verificación DNP Lista de Chequeo de Viabilidad DNP Concepto Técnico del Ministerio Certificación de aprobación al OCAD Región Pacifico Acta y acuerdo de aprobación Certificado de Aprobación Ejecución del proyecto Seguimiento, control, evaluación Planos Estudios de factibilidad

1 4 X X Plan Nacional de desarrollo (Art. 339 CPC 1991) Este artículo constitucional fue reglamentado en la Ley 152 de 1994 por la cual se estableció la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la que se indica que existirá un plan de desarrollo Nacional, local, distrital, departamental y municipal, los cuales están relacionados con el plan de desarrollo institucional, ante esto se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de


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CODIGO

SERIES



PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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M

S

los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos

gestiÓn documental cÓdigo versiÓn 2 vigencia página...funciones: como de la gestión de los...

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