gestion collaborative du courrier mont-de-marsan samedi 26 avril 2014
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GESTION COLLABORATIVEDU COURRIER
Mont-de-Marsanmardi 11 avril 2023
Gestion collaborativedu courrier
Le traitement du courrier
Quelques collectivités disposent aujourd’hui d’un outil de gestion du courrier. Elles traitent donc leurs courriers de manière manuelle avec les risques et les conséquences inhérents à ce type de traitement de l’information :
• Perte de documents,• Manque de traçabilité (Qui a le document ? A-t-on répondu
à ce courrier ? Quand ? Qui ? Etc…),• Photocopies inutiles et coûteuses,• Allongement de la diffusion de l’information (sites distants
par ex),• Recherches lourdes et fastidieuses (perte de temps),• Etc…
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Gestion collaborativedu courrier
Dématérialisation du courrier :les enjeux
Les enjeux principaux de la dématérialisation du courrier peuvent se résumer en quelques points :• Accélérer le traitement de l’information,• Sécuriser et tracer l’information entrante et sortante,• Partager l’information plus facilement,• Supprimer les tâches fastidieuses,• Réduire les coûts de gestion,• Améliorer les relations avec le public/citoyens/tiers
(charte qualité, charte Marianne).
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Gestion collaborativedu courrier
Naviguer à 360° dans vos informations
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Gestion collaborativedu courrier
Les principales fonctionnalités (1)
• Numérisation• Numérisation unitaire ou par lot des courriers incluant
les fonctions de reconnaissance de codes-barres et OCR• Enregistrement/Classement
• Enregistrement dès l’arrivée du courrier / Intégration des courriels possible,
• Qualification des courriers / Champs personnalisés,• Gestion d’une base de contacts,• Gestion des utilisateurs internes à chaque collectivité,• Classement des courriers dans des dossiers
ou plan de classement.
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Gestion collaborativedu courrier
Les principales fonctionnalités (2)
• Circulation électronique des documents « arrivés », « départs », « internes »• Diffusions nominatives des courriers / Diffusions par
services,• Diffusion par courriel possible,• Diffusions des courriers par l’utilisation de circuits de
traitement,• Diffusions aux utilisateurs avec des droits restreints
(« pour traitement » / « pour information »).
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Gestion collaborativedu courrier
Les principales fonctionnalités (3)
• Consultation et traitement des courriers • Consultation pour un utilisateur de plusieurs chronos
courriers (selon sa fonction),• Enregistrement et formalisation de la réalisation des
courriers départs (Modèles de documents et champs de fusion) / Fonction de publipostage,
• Gestion des absences / délégations,• Ajout de commentaires tout au long du traitement du
courrier.
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Gestion collaborativedu courrier
Les principales fonctionnalités (4)
• Suivi du traitement • Traçabilité des différentes actions opérées sur les
courriers entrants, sortants et internes pour disposer rapidement de l’état d’avancement du traitement d’un courrier,
• Système d’alertes pour garantir les délais de traitement,• Statistiques.
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Gestion collaborativedu courrier
Les principales fonctionnalités (5)
• Modes de recherche (contacts, documents)• Recherche rapide,• Recherche multicritères,• Recherche intégrale,
• Evolutivité / Interopérabilité• Adaptabilité de l’application aux évolutions
organisationnelles des collectivités,• Archivage des courriers : le versement sera possible
vers la plate-forme ARCHILAND.
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Gestion collaborativedu courrier
ExempleCourriers
arrivés
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Une fiche descriptive est créée par courrier scanné.
La fiche doit être complétée de quelques informations :
- Expéditeur- Objet du courrier- Type de document reçu (CV, Facture, etc…)
Les courriers peuvent être visés
par la direction avant leur diffusion
vers les services.
CV
Ressources humaines
DIFFUSION
Auto
Auto
Manuelle
Factures
Comptabilité
Courriers
Service Autre
Gestion collaborativedu courrier
ExempleCourriers départs
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Les courriers peuvent être élaborés depuis Acropolis
ou depuis le poste de l’utilisateur.
Les courriers peuvent être visés
par la direction avant la mise au
parapheur.
Les courriers peuvent être scannés.
Grâce à la reconnaissance par code barre, vos
courriers scannés et signés seront automatiquement intégrés dans Acropolis.
M. Dupond
E-mails
Papiers
Gestion collaborativedu courrier
Plus d’informations
ALPI-
M. Guillaume BOULOM-----
e-@dministration
[email protected]: 05 58 85 81 90
www.alpi40.fr
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