GESTION DE INVENTARIOS

INVENTARIOS

Los inventarios en una empresa están representados por aquellos bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizan en la producción de otros que se van a vender, ya sean o no fabricados por la empresa

Tipos de Inventario

Materia PrimaProductos en ProcesoProductos Terminados

Stock Capital Inmovilizado

Función de los Inventarios

Ayudar a la independencia de operaciones - Continuidad de las variaciones de demanda

Determinar condiciones económicas de aprovisionamiento

Determinar la óptima secuencia de operaciones

Uso óptimo de la capacidad productiva

Importancia de la clasificación

El manejo de Inventario involucra uso de recursos como el personal y dinero.

Recursos limitados y al gran número de inventarios

Centrarse en los más importantes

La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.

¿Cómo medir la importancia?

Dos aspectos importantes:

Costo Volumen

Volumen MonetarioExpresarlo como porcentaje del volumen monetario del inventario total

Clasificación ABC

A Alto Volumen Monetario

B Volumen Monetario Medio

C Bajo Volumen Monetario

Presentación Gráfica de una clasificación ABC

Porcentaje del valor monetario total

Porcentaje del númerototal de artículos

Art. A

Art, BArt. C

Sin embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) cuantas unidades deberían ordenarse ( o producirse ) en un momento dado?, 2) en que momento debería ordenarse ( o producirse ) el inventario?, 3) que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventarios?

II.- COSTOS DEL INVENTARIOLa meta de la administración de inventarios

consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.

Diferencia entre sistema de inventarios y métodos de valuación

Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación; cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro.

El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final.

Una cosa es controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un periodo

Costos Relacionados al Inventario

Costo de aprovisionamiento Costo del pedido Costo de emisión Costo de almacenaje

Costo asociado a la Existencia de la demanda No servida

IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS

El papel que desempeña en el capital de la empresa Relación directa con los Costos de venta Utilidades de la empresa

Activo – depende la productividad de la empresa en un período contable

Sujeto a variación de los precios , obsolescencia, cambio de gustos de los clientes

Selección del Sistema de Valuación.-Cada empresa debe seleccionar el sistema

de valuación mas adecuado a sus características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas particulares.

Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización.

Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:

El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y que

El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, primeras en salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance.

Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la posición financiera y los resultados operativos de la compañía.

Existen, para tal propósito, dos sistemas de inventarios:

a) sistema permanente o perpetuo yb) sistema periódico o juego de inventarios

INVENTARIO PERIODICO O ANALITICO

INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO

realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

SISTEMAS DE INVENTARIOS

INVENTARIO PERIODICO O ANALITICO

INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO

COSTO DE VENTA

CONTABILIZACION DE INVENTARIOS

Cuenta Débito Crédito

6135 800

143501 (I.F) 200

143502 (I.I) 100

6205 900

Cuenta Débito Crédito

6135 100.000

1435 100.000

VENTAS Y COMPRAS – SISTEMA PERIODICO

Contabilización en el inventario periódico. En el inventario periódico, las compras de mercancía o de

Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

VENTAS Y COMPRAS – SISTEMA PERMANENTE

Ejemplo: 1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. Iva del

16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%. Contabilización: (Plan de cuentas colombiano) Venta. Clientes (1305) [Debito] 1.125.000

Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000Ventas (4135) [Credito]1.000.000IVA (2408) [Credito] 160.000

Costo de venta. 1.000.000/1.25 = 800.000.

Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.

Contabilización: Costo de venta (6135) [Debito] 800.000

Inventarios (1435)[Credito] 800.000 2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras del

3.5%. Contabilización: Inventarios (1435) [Debito] 500.000

Iva (2408) [Debito] 80.000Retención en la fuente (236540) [Credito] 17.500Proveedores (2205) [Credito] 562.500

INVENTARIO PERIODICO O ANALITICO

INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO

JUEGO DE INVENTARIOS INVENTARIO INICIAL COMPRAS -DEV. EN COMPRAS MCIAS D.VENTA -INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTA

Método del promedio ponderado, Método Peps o FIFO, Método Ueps o LIFO, Método retail, identificación especifica, etc..

De acuerdo al sistema utilizado se afectarán las utilidades de una empresa. Desde el punto de vista fiscal resulta más ventajoso aquel que nos muestre la menor utilidad.

VALUACION DE INVENTARIOS

Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT

01-01 Saldo inicial 1.000 $10 $10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000

04-01 Venta 500 $12 $6.000

600 10 6.000 400 10 4.000

15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000

28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000

31-01 Ventas 500 18 9.000

600 15 9.000

100 10 1.000 300 10 3.000

Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT  

01-01Saldo inicial

1.000 $10 $10.000  

03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000  

04-01 Venta 1.000 $10 $10.000  

100 12 1.200 400 12 4.800  

15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000  

28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000  

31-01 Ventas 400 12 4.800  

600 15 9.000  

200 18 3.600 300 18 5.400  

Promedio ponderadoCon este método lo que se hace es determinar un

promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2011 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.

El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

PROMEDIO PONDERADO

  Entradas Salidas Saldo

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT

01-01 Saldo inicial             1.000 $10.00 $10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000       1.500 10.67 16.000

04-01 Venta       1.100 $10.67 $11.737 400 10.67 4.263

15-01 Compras 600 15 9.000       1.000 13.26 13.263

28-01 Compras 500 18 9.000       1.500 14.84 22.263

31-01 Ventas       1.200 14.84 17.808 300 14.84 4.455

METODO RETAIL

Este método se conoce como el método al detal o al por menor y es utilizado por empresas como almacenes por departamentos, almacenes en cadena, tiendas de ropa; que venden al menudeo gran cantidad de artículos.

EL Art.72 E.T. acepta este método, el cual supone que la tasa de utilidad bruta sobre las ventas es uniforme y por lo tanto la relación entre el costo de ventas y los ingresos por ventas también corresponden a un porcentaje uniforme.

DETERMINACION DEL COSTO-M.RETAIL

El costo de ventas resulta de multiplicar las ventas por un determinado porcentaje.

Para hallar el valor inventario final, a la suma de las compras más el inventario inicial se le resta el costo de ventas.

Mcias D.vta al costo X Valor del Inv. Mcias

Mcia Disp.vta al precio final al precio al detal

al detal

COSTO AL DETAL

Inv.Mcias dic 1 $45.000 $60.000

Compras 50.000 68.000

Mcias D.vta $95.000 $128.000

Vtas de diciembre $100.000

Inv.mcias al detal $28.000

Inv.mcias Dic31 al costo $20.776Razón=costo = $95.000 = 74.2 al detal $128.000

VENTAJAS M-RETAIL

Proporciona cifras de inventarios para la elaboración de informes intermedios

Ayuda a detectar faltantes en el inventario

DESVENTAJAS Los precios de ventas inicialmente

establecidos se modifican con las frecuentes alzas y bajas de los precios.

METODO DE IDENTIFICACION ESPECIFICA

También conocido como el de costo identificado, y se utiliza en aquellas empresas donde es posible identificar el artículo que integra el inventario con una compra específica y su factura correspondiente, por tanto los precios específicos de las facturas se pueden utilizar para la asignación del costo a los artículos vendidos y al inventario final.

Campo de acción:distribuidoras de automóviles, joyerías.