[NOMBRE DE LA ASIGNATURA] [tema a tratar] [Nro. De sesin]

GERENCIA DE PROYECTOS PMIGestin de la IntegracinSesin 3Procesos de la Gerencia de ProyectosInicio.- Los realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente.Planificacin.- Procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar los objetivos.Ejecucin.- Procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan, a fin de cumplir las especificaciones del proyecto.Seguimiento y Control.- Aquellos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, identificar cambios en el plan e iniciarlos.Cierre.- Procesos realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de proceso, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase.

Grupos de Procesos de la Gerencia de Proyectos

Inicio del ProyectoEn muchas organizaciones el Gerente del Proyecto no participa en la seleccin del proyecto que se va a llevar a cabo. La alta gerencia o el Director de Portafolio o Programas puede ser quien aplique algn criterio para elegir entre distintos proyectos.

Inicio del ProyectoLos criterios a evaluar para la seleccin del proyecto son los siguientes: Rentabilidad segn TIR (lo ms importante) Incremento de la participacin de mercado (muy importante)Mejoras en la imagen empresarial (importante) Adquisicin de nuevos conocimientos (poco importante)

Caso 1: Seleccin de proyectos por medicin de beneficiosTienes que elegir entre tres alternativas de proyectos (A, B, C) para diversificar los productos de tu empresa. Para ello vas a aplicar un modelo de medicin de beneficios donde incluirs distintos criterios para tener en cuenta en la seleccin. El equipo de Finanzas ha determinado que la tasa interna de retorno (TIR) es excelente para las alternativas B y C, y muy buena para la alternativa A. El departamento de Comercializacin estima que el incremento en la participacin de mercado es excelente para la alternativa A y C, y muy buena para B. La Gerencia General inform que la mejora en la imagen empresarial es muy buena en B y C, y buena en A. La Gerencia de Recursos Humanos dijo que la adquisicin de nuevos conocimientos es excelente en A y B y buena en C. Qu proyecto seleccionaras como el mejor? Por qu? Caso 1: Seleccin de proyectos por medicin de beneficiosCriterioPeso relativo Proyecto AProyecto BProyecto CCalif .PuntosCalif .PuntosCalif .Puntos1 Rentabilidad 40% 4 1.6 5 2.0 5 2.0 2 Participacin 30% 5 1.5 4 1.2 5 1.5 3 Imagen 20% 3 0.6 4 0.8 4 0.8 4 Conocimientos 10% 5 0.5 5 0.5 3 0.3 PUNTUACIN TOTAL4.24.54.6Excelente = 5 Muy bueno = 4 Bueno = 3 Regular = 2 Malo = 1 Caso 2: Seleccin de proyectos con programacin lineal En su empresa se estn analizando 7 proyectos de inversin independientes entre s. Todos los proyectos tienen una TIR que supera el costo de oportunidad de la empresa, por lo que es recomendable cualquiera de ellos para su implementacin. Sin embargo, la empresa no cuenta con fondos suficientes para invertir en todos ellos.

Cul ser el portafolio de proyectos ptimos para invertir, si slo dispone de $4.700? Proyecto A B C D E F G Inversin 1000300150080016002200400VAN 30715536776360152133Para buscar la combinatoria ptima de proyectos se puede construir un planteo de programacin lineal con un objetivo sujeto a restricciones. Usamos herramienta Solver, complemento del programa Excel.Proyecto A B C D E F G Realizacin1110100Inversin 100030015000160000$ 4400VAN 307155367036000$ 1189ObjetivoMaximizar la rentabilidadPuedes ver el video de la aplicacin de SOLVER en http://vimeo.com/37839610RestriccionesInversin Mximo $ 4700No proyectos parcialesNo se puede repetir proyectosCaso 2: Seleccin de proyectos con programacin lineal Integracin de un ProyectoCul es el principal trabajo de un Gerente de Proyectos?Realizar la gestin de integracin Reunir las piezas de un proyecto en un todo cohesivoCualquiera sea el motivo por el cual la organizacin decide llevar a cabo un proyecto, para que el mismo sea exitoso, ser importantsimo tener un Gerente de Proyecto con una buena visin de conjunto de todas las partes del mismo.

10Visin Integral del Proyecto

MATRIZ DEL GRUPO DE PROCESOS VS. REA DE CONOCIMIENTO - PMBOK 2008reas del ConocimientoGRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOSGrupo de Procesos de iniciacinGrupo de Procesos de PlanificacinGrupo de Procesos de EjecucinGrupo de Procesos de Seguimiento y ControlGrupo de Procesos de CierreGestin de la Integracin del ProyectoDesarrollar el acta de constitucin del proyectoDesarrollar el plan para la direccin del proyectoDirigir y gestionar la ejecucin del proyectoMonitorear y controlar el trabajo del proyectoCerrar el proyecto o faseRealizar el control integrado de cambiosGestin del Alcance del ProyectoRecopilar requisitosVerificar el alcanceDefinir el alcanceControlar el alcanceCrear el EDTGestin del Tiempo del ProyectoDefinir las actividadesControlar el cronogramaSecuenciar actividadesEstimar los recursos de las actividadesEstimar la duracin de las actividadesDesarrollar el cronogramaGestin de Costos del ProyectoEstimar los costosControlar los costosDeterminar el presupuesto de costosGestin de Calidad del ProyectoPlanificar la calidadRealizar el aseguramiento de calidadRealizar Control de calidadGestin de los RR.HH. del ProyectoPlanificar los RR.HH.Adquirir el equipo del proyectoDesarrollar el equipo del proyectoDirigir el equipo del proyectoGestin de las comunicaciones del ProyectoIdentificar interesadosPlanificar las comunicacionesDistribuir la informacinInformar el desempeoGestionar las expectativas de los interesadosGestin de Riesgos del ProyectoPlanificar la gestin de riesgosDar seguimiento y controlar los riesgosIdentificar riesgosRealizar anlisis cualitativo de riesgosRealizar anlisis cuantitativo de riesgosPlanificar la respuesta a los riesgosGestin de las adquisicionesPlanificar las adquisicionesEfectuar adquisicionesAdministrar adquisicionesCerrar las adquisicionesActa de Constitucin del ProyectoProject CharterDocumento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

Establece una relacin de cooperacin entre la organizacin ejecutante y la organizacin solicitante (o cliente, en el caso de proyectos externos). El proyecto se inicia formalmente con la firma del acta de constitucin del proyecto aprobada.

Se recomienda que el director del proyecto participe en la elaboracin del acta de constitucin del proyecto.

Luego de varios meses de negociacin es un placer anunciarles que nuestro importante Cliente XYZ SA ha decidido contratar nuestros servicios profesionales para el Proyecto CRAMER.Esta es una excelente oportunidad para nuestra Empresa y como siempre, estamos obligados a proveer del mejor servicio. Para llevar a cabo este importante proyecto, he asignado a Juan Prez como Director del Proyecto, el cual me informar sobre los avances del mismo. El Sr. Prez tiene la autoridad suficiente para administrar todas las actividades necesarias para cumplir con nuestras obligaciones contractuales y l ser el responsable de que el proyecto se implemente adecuadamente. Por su parte, los gerentes claves del equipo de proyectos sern David Diaz (Marketing), Jos Franco (Comercializacin) y Ana Gutirrez (Finanzas). La revisin de la planificacin se llevar a cabo dentro de 60 das cuyo principal objetivo ser la aprobacin final del Plan de Proyectos. Para esa fecha se aprobar el presupuesto necesario, bajo la supervisin de Sr. Prez, para que podamos pasar a la siguiente fase del proyecto. Felicitaciones a todos los que hicieron posible este gran logro. Les solicito que apoyen incondicionalmente al Sr. Prez y su equipo en esta gran oportunidad comercial que se nos presenta. Nuestro Cliente est confiando en nuestros productos y profesionales, as como yo confo en Uds. para cumplir con este proyecto en tiempo y forma. Manos a la obra! MEMORANDUMPaul GmezPresidente Fecha: 15 de septiembre Para: Gerentes Generales De: Vicepresidente Fecha: 3 de junio Nombre del proyecto: Encuentro Estudiantes UTA Chile NBS PerJustificacin del proyecto: Intercambiar experiencias entre las sedesDesarrollar una nueva actividad de valor en la regin Objetivos estratgicos: Servicio: Proveer un servicio de valor adicional a los participantes del reencuentro Reconocimiento: La integracin de los estudiantes UTA y NBSCriterios de xito: Nmero mnimo de participantes = 500Calificacin global mnima en encuesta de satisfaccin = 4 (max. 7) Requisitos de alto nivelDirector ejecutivo para presentacin de apertura y reunin con lderesSoporte operativo de empresa especializada en eventos ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTODescripcin del proyecto de alto nivel:Reunin con las mximas autoridades de la UTA10 conferencistas internacionales cubriendo temas de actualidad Trabajo en equipo outdoor para potenciar las relacionesRiesgos de alto nivel Riesgo identificadoPlan de respuesta preliminarNo viene los expositoresTener expositores in situ de reemplazo Baja dedicacin de voluntariosContratar staff para el eventoFalta capital de trabajoRecortar gastos de ambientacin y cenas Resumen del cronograma de hitos 15-05: Contrato firmado con lugares para realizar el evento 15-06: Contratar empresa de eventos15-07: Plan para la direccin del proyecto 10-11: Ejecucin del evento 30-11: Documento de lecciones aprendidas finalizado Resumen del presupuestoIngresos estimados = $75.000 ; Egresos estimados = $60.000 Requisitos para la aprobacin del proyecto Entregar documento de lecciones aprendidas al Program Manager a los 15 das de finalizado el evento explicitando el logro o no de los criterios de xito. Director del proyecto y nivel de autoridad Director del Proyecto: Paul Leido Selecciona a los miembros del equipo de trabajo. Aprueba: presupuesto, plan de marketing, plan de comunicaciones. Responsable de: agenda, logstica, sponsors y direccin del proyecto

Vctor Villar (Gerente del Programa)

Desarrollar el acta de constitucin del proyecto

El Enunciado del TrabajoCaso de NegociosFactores Ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinDesarrollar el acta de constitucin del proyectoActa de Constitucin del ProyectoEntradasSalidasHerramientas y TcnicasJuicio de Expertos

ContratoEntradasFactores ambientales de la empresa Cultura, Sistemas, Recursos Humanos, entre otros.

Activos del los procesos de la organizacin Polticas, procesos, normas, informacin histrica y lecciones aprendidas.

El enunciado del trabajoEs una descripcin narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto.

Caso de negocio: Justificacin del proyecto por una necesidad comercial, demanda insatisfecha, cambio tecnolgico, requisito legal, etc.

El contrato (en caso que exista) Estructura de un Acta de Constitucin del ProyectoJustificacin del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio, etc. Objetivos medibles y criterios de xitoRequisitos generales Descripcin general del proyecto Riesgos preliminaresResumen del cronograma de hitosPresupuesto preliminar resumidoCriterios de aprobacin: qu criterios deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso? ; quin aprueba y firma si se cumplieron esos criterios? Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad InteresadosNombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmar al acta de constitucin del proyecto

Enunciado del TrabajoProject Statement of WorkDescribe los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto.Para proyectos internosProporcionado al inicio por el patrocinador (sponsor) sobre las base de las necesidades del negocio, y los requisitos del producto o del servicio.Para proyectos externosPuede provenir del cliente como parte de un documento de licitacin (peticin de propuesta, solicitud de informacin, una solicitud de oferta, o como parte de un contrato)

Necesidad de negocioDescripcin del alcance del productoPlan EstratgicoEnunciado del trabajo del proyectoIdentificar a los interesados

Los interesadosSon todas aquellas partes que podran ser impactados positiva o negativamente al trmino del proyectoPueden ganar o perder a travs del xito o fracaso del proyectoPueden tener diferentes niveles de autoridad, los cuales afectarn su forma de ejercer influencia sobre el proyecto y sus entregables

Interesados

24Identificar a los interesadosSe debe identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto para analizar sus expectativas y su poder de influencia sobre el proyecto.

Identificar a los interesadosAnlisis de los interesados

26Matriz de Poder / Inters de los Interesados

27Resultados Estrategia de gestin de los interesados: qu acciones se llevarn a cabo para obtener la colaboracin de los interesados y mitigar los impactos negativos durante el ciclo de vida del proyecto.

Registro de los interesados: documento donde se recopila toda la informacin de los interesados como ser nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, requisitos, expectativas, poder de influencia, etc. Identificar a los interesadosDatos del InteresadoRequisito de Alto NivelImpacto / Tiempo, CostoEstrategia / Accin a tomarResponsableFecha InicioFecha FinLuis Diaz(comerciante)Maximizar ventas con la mayor afluencia de clientes2 mesesCampaa s que incluyan la Valorizacin del Centro para el comercio tursticoJavier Gomez01-jun05-agoAna Perez(Residente)Disfrutar un espacio vital agradable y sin contaminacin2 mesesGenerar y desarrollar apropiacin por el proyectoEdgar Perez06-may09-sepEjercicioInteresado Rol Impacto Estrategia Clientes Compra producto final No les guste el producto Proveedores Entregar insumos Demoras de entrega Inversores Financiar el proyecto No desembolsar recursos Director del ProyectoCoordinacin general Falta de liderazgo Equipo trabajo Ejecutar el proyecto Falta de comunicacin Ciudadanos Evitar daos ambientales Demandar a la empresa Gobierno Fijar normativas Cambiar las normativas Qu estrategia podemos aplicar?GERENCIA DE PROYECTOS PMIGestin de la IntegracinSesin 3