gestión de la procuración del proyecto - blog de edison mena · contrato de precio fijo (firm...
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GestiGestióón de la n de la ProcuraciProcuracióón del Proyecton del Proyecto
Instructor:
Guillermo Guillermo HaazHaaz DDííazaz
[email protected]@itesm.mx
Agosto de 2009Agosto de 2009
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Objetivos del MObjetivos del Móódulodulo
�� Identificar y analizar los procesos de Identificar y analizar los procesos de la Gestila Gestióón de la Procuracin de la Procuracióón del n del Proyecto.Proyecto.
�� Comprender y aplicar los conceptos Comprender y aplicar los conceptos fundamentales de los diferentes Tipos fundamentales de los diferentes Tipos de Contratos utilizados en los proyectos.de Contratos utilizados en los proyectos.
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Contenido
�� IntroducciIntroduccióónn�� Vista generalVista general�� PlanearPlanear las Procuracioneslas Procuraciones�� ConducirConducir las Procuracioneslas Procuraciones�� AdministrarAdministrar las Procuracioneslas Procuraciones�� CerrarCerrar las Procuracioneslas Procuraciones�� BibliografBibliografííaa�� Sitios WebSitios Web
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GestiGestióón de la Procuracin de la Procuracióón del n del ProyectoProyecto [Project [Project ProcurementProcurement
Management] Management]
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�� Incluye los procesos para comprar o Incluye los procesos para comprar o
adquirir bienes, servicios y resultados adquirir bienes, servicios y resultados
necesarios; necesarios; a organizaciones externasa organizaciones externas
al equipo del proyecto para hacer el al equipo del proyecto para hacer el
trabajo.trabajo.
La Gestión de la Procuración del Proyecto(Project Procurement Management)
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El Plan de Gestión de la Procuración del Proyecto (Procurement Management Plan)
��…… es el es el documentodocumento que describe que describe
ccóómo sermo seráán administrados los n administrados los
procesos de procuraciprocesos de procuracióónn, desde el , desde el
desarrollo de su documentacidesarrollo de su documentacióón hasta n hasta
el el cierre del contratocierre del contrato..
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Vista general
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GESTIÓN DE LA PROCURACIÓN DEL
PROYECTO
Planear las Procuraciones
Conducir las Procuraciones
Administrar las Procuraciones
Cerrar lasProcuraciones
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Overview
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PROJECT PROCUREMENTMANAGEMENT
PlanProcurements
ConductProcurements
AdministerProcurements
CloseProcurement
s
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12.1. Planear la 12.1. Planear la ProcuracionesProcuraciones
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12.1. Planear la Procuraciones
�� Identificar cuIdentificar cuááles necesidades del les necesidades del proyecto pueden ser cubiertas mejor si proyecto pueden ser cubiertas mejor si se compran o adquieren productos, se compran o adquieren productos, servicios o resultados servicios o resultados fuerafuera de la de la organizaciorganizacióón.n.
�� Determinar quDeterminar quéé, c, cóómo, cumo, cuáánto, cunto, cuáándo, ndo, ddóónde y a quinde y a quiéénes comprar.nes comprar.
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�� El plan de compras y adquisiciones El plan de compras y adquisiciones puede ser influenciado puede ser influenciado significativamente por el Programa del significativamente por el Programa del Proyecto Proyecto [[projectproject scheduleschedule]]
�� Incluye revisar los riesgos Incluye revisar los riesgos involucrados en las decisiones de involucrados en las decisiones de hacerhacer--oo--comprar comprar [[makemake--oror--buybuydecisionsdecisions]]
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12.1. Planear la Procuraciones … cont.
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12.1.1 Inputs (Plan Procurements)
��ScopeScope baselinebaseline��RequirementsRequirements documentationdocumentation��TeamingTeaming agreementsagreements��RiskRisk registerregister
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12.1.1 Inputs (Plan Procurements)… cont.
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��RiskRisk--relatedrelated contractcontractdecisionsdecisions
��ActivityActivity resourceresource requirementsrequirements��Project Project scheduleschedule��ActivityActivity costcost estimatesestimates
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12.1.1 Inputs (Plan Procurements)… cont.
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��CostCost performance performance baselinebaseline��Enterprise Enterprise environmentalenvironmental
factorsfactors��OrganizationalOrganizational processprocess
assetsassets
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��ScopeScope StatementStatement��WBSWBS��WBS WBS DictionaryDictionary
Scope baseline
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�� Declaraciones detalladas de Declaraciones detalladas de trabajotrabajo
�� IdentificaciIdentificacióón de entregablesn de entregables�� DescripciDescripcióón del trabajo, dentro de n del trabajo, dentro de
cada componente de la cada componente de la WBSWBS , , requerido para producir cada requerido para producir cada entregableentregable
WBS WBS DictionaryDictionary
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�� Requerimientos del ProyectoRequerimientos del Proyecto�� Implicaciones contractuales y legalesImplicaciones contractuales y legales�� Salud, seguridad [Salud, seguridad [safetysafety andand securitysecurity] ] �� Medio ambiente Medio ambiente �� Seguros, fianzasSeguros, fianzas�� Propiedad intelectualPropiedad intelectual�� Oportunidades equitativas de empleoOportunidades equitativas de empleo�� Licencias y permisosLicencias y permisos
RequirementsRequirements documentationdocumentation
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��Condiciones del mercado.Condiciones del mercado.��Productos disponibles.Productos disponibles.��ProveedoresProveedores��TTéérminos y condicionesrminos y condiciones��Requerimientos localesRequerimientos locales
Enterprise Enterprise EnvironmentalEnvironmentalFactorsFactors
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��PolPolííticas y Procedimientosticas y Procedimientos��GuGuíías y sistemas de as y sistemas de
administraciadministracióónn��Niveles de calificaciNiveles de calificacióón de n de
proveedoresproveedores
OrganizationalOrganizational ProcessProcessAssetsAssets
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12.1.2 Plan 12.1.2 Plan ProcurementsProcurements: : Tools Tools andand TechniquesTechniques
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��MakeMake--oror--BuyBuy AnalysisAnalysis��ExpertExpert JudgmentJudgment��ContractContract TypesTypes
12.1.2 Tools 12.1.2 Tools andand TechniquesTechniques(Planear las Procuraciones )(Planear las Procuraciones )
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�� Comprar o HacerComprar o Hacer�� RentRent vsvs LeasingLeasing�� Costos directos e Costos directos e
indirectosindirectos�� LiquidezLiquidez�� AdministraciAdministracióón de los n de los
procesos de compraprocesos de compra�� Estrategias de largo plazoEstrategias de largo plazo
MakeMake--oror--BuyBuy AnalysisAnalysis
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��Evaluar recursos y Evaluar recursos y resultados de los procesos resultados de los procesos de comprade compra
��Evaluar ofertasEvaluar ofertas��Aspectos legalesAspectos legales
ExpertExpert JudgmentJudgment
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��FixedFixed--priceprice oror lumplump--sumsumcontractscontracts
��CostCost--reimbursablereimbursablecontractscontracts
��Time and Material (T&M) Time and Material (T&M) contractscontracts
ContractContract TypesTypes
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TiposTipos de de ContratosContratos
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¿¿QuQuéé eses un un ContratoContrato??
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RespuestaRespuesta::
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NotasNotas
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�� FixedFixed--price or lumpprice or lump--sum:sum: involve a involve a
fixed total price for a wellfixed total price for a well--defined defined
product or serviceproduct or service
�� CostCost--reimbursable:reimbursable: involve payment involve payment
to the seller for direct and indirect coststo the seller for direct and indirect costs
�� Time and material contracts:Time and material contracts: hybrid hybrid
of both fixedof both fixed--price and costprice and cost--
reimbursable, often used by consultantsreimbursable, often used by consultants
Types of Contracts
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Contrato de Precio FijoContrato de Precio Fijo ((FirmFirm FixedFixed PricePrice, FFP)., FFP).
El comprador pagarEl comprador pagaráá al proveedor una al proveedor una suma determinada (definida en el contrato) suma determinada (definida en el contrato) independientemente de los costos del independientemente de los costos del proveedor.proveedor.
Contrato Precio Fijo mContrato Precio Fijo m áás Incentivoss Incentivos ((FixedFixed--PricePrice--IncentiveIncentive--FeeFee, FPIF)., FPIF). El comprador El comprador pagarpagaráá al proveedor una suma al proveedor una suma determinada (definida en el contrato) y el determinada (definida en el contrato) y el proveedor puede ganar utilidad adicional si proveedor puede ganar utilidad adicional si alcanza el desempealcanza el desempeñño y/o criterios o y/o criterios definidos.definidos.
Tipos de Contratos
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Contrato Costo mContrato Costo m áás Porcentaje Fijos Porcentaje Fijo ((CostCost--PlusPlus--FixedFixed--FeeFee, CPFF)., CPFF). El comprador reembolsarEl comprador reembolsaráá al proveedor al proveedor los costos permitidos (los costos permitidos estlos costos permitidos (los costos permitidos estáán n definidos en el contrato) mdefinidos en el contrato) máás una suma fija de s una suma fija de utilidad.utilidad.
Contrato Costo mContrato Costo m áás Incentivoss Incentivos ((CostCost--PlusPlus--IncentiveIncentive--FeeFee, CPIF)., CPIF). El comprador reembolsarEl comprador reembolsaráá al proveedor al proveedor los costos permitidos (los costos permitidos estlos costos permitidos (los costos permitidos estáán n definidos en el contrato) y el proveedor se gana su definidos en el contrato) y el proveedor se gana su utilidad y si alcanza el desempeutilidad y si alcanza el desempeñño y/o criterios o y/o criterios definidos.definidos.
Tipos de Contratos …cont.
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Riesgos en los Tipos de Contratos
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Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos
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Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos
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Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos
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Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos
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TerminologTerminologíía en a en contratoscontratos
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GlossaryGlossary ofof TermsTerms
�� RequestRequest forfor QuotationQuotation (RFQ)(RFQ)�� RequestRequest forfor InformationInformation (RFI)(RFI)�� RequestRequest forfor ProposalProposal (RFP)(RFP)�� InvitationInvitation forfor BidBid (IFB)(IFB)�� RequestRequest forfor Tender (RFT)Tender (RFT)�� RequestRequest forfor BidBid (RFB)(RFB)�� LetterLetter ofof IntentIntent
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��ProcurementProcurement Management PlanManagement Plan��ProcurementProcurement StatementsStatements ofof WorkWork��MakeMake--oror--BuyBuy DecisionsDecisions��ProcurementProcurement documentsdocuments��SourceSource selectionselection criteriacriteria��ChangeChange requestsrequests
12.1.3 12.1.3 OutputsOutputs(Planear las Procuraciones )(Planear las Procuraciones )
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��Tipos de contratos a usarTipos de contratos a usar��Aspectos de gestiAspectos de gestióón de riesgosn de riesgos��¿¿Estimaciones independientes?Estimaciones independientes?��Acciones que el equipo de Acciones que el equipo de
direccidireccióón del proyecto puede n del proyecto puede llevar a cabo por sllevar a cabo por síí mismomismo
Procurement Management Plan
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�� Documentos de adquisiciDocumentos de adquisicióón n estandarizados estandarizados
�� GestiGestióón de mn de múúltiples proveedoresltiples proveedores�� CoordinaciCoordinacióón de las adquisiciones n de las adquisiciones
con otros aspectos del proyectocon otros aspectos del proyecto�� Restricciones y supuestosRestricciones y supuestos�� Tiempos de entregas de los Tiempos de entregas de los
proveedoresproveedores
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Procurement Management Plan …cont.
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�� GestiGestióón de las decisiones sobre n de las decisiones sobre Comprar o Hacer. Comprar o Hacer.
�� CalendariosCalendarios�� Requerimientos para Bonos o SegurosRequerimientos para Bonos o Seguros�� Relaciones de Proveedores y WBSRelaciones de Proveedores y WBS�� FormatosFormatos�� Identificar proveedores Identificar proveedores prepre--calificadoscalificados�� MMéétricastricas
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Procurement Management Plan …cont.
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ProcurementStatements of work
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�� DescripciDescripci óón de los productos n de los productos o servicios que deben ser o servicios que deben ser suministrados por el proyecto.suministrados por el proyecto.
Statement of Work (SOW)
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Statement of Work (SOW) TemplateI. Scope of Work: Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and
software involved and the exact nature of the work.
II. Location of Work: Describe where the work must be performed. Specify the
location of hardware and software and where the people must perform the work
III. Period of Performance: Specify when the work is expected to start and end,working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must
be performed, and related schedule information.
IV. Deliverables Schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and
specify when they are due.
V. Applicable Standards: Specify any company or industry-specific standards that
are relevant to performing the work.
VI. Acceptance Criteria: Describe how the buyer organization will determine if the
work is acceptable.
VII. Special Requirements: Specify any special requirements such as hardware or
software certifications, minimum degree or experience level of personnel, travelrequirements, and so on.
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12.1.3.3 12.1.3.3 Decisiones de Hacer o ComprarDecisiones de Hacer o Comprar[[MakeMake--oror--BuyBuy DecisionsDecisions]]
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��Incluye decisiones sobre Incluye decisiones sobre compra de pcompra de póólizas de lizas de seguro, fianzas y otros.seguro, fianzas y otros.
Decisiones de Hacer o Decisiones de Hacer o ComprarComprar
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Factores involucradosFactores involucrados
��IntegraciIntegracióón de las operaciones n de las operaciones ��Uso de capacidad ociosaUso de capacidad ociosa��Control directoControl directo
Make-or-Buy Decisions
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Factores involucrados Factores involucrados …… cont.cont.
��Confidencialidad del diseConfidencialidad del diseñño o del o o del productoproducto
��Inconsistencia de los Inconsistencia de los proveedoresproveedores
��Mantener estable la mano de Mantener estable la mano de obra existenteobra existente
Make-or-Buy Decisions
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Factores involucrados Factores involucrados …… cont.cont.
�� CostosCostos�� CalidadCalidad�� Tiempo de entregaTiempo de entrega�� Capacidades y habilidades Capacidades y habilidades
de proveedores y de proveedores y compradorescompradores
Make-or-Buy Decisions
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Ejercicio
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Fabricar ciertas piezas le cuesta a la Fabricar ciertas piezas le cuesta a la compacompañíñía a raza a razóón de 300 ($/dn de 300 ($/díía) y de 8 a) y de 8 ($/pieza). Comprar cuesta 24 ($/pieza).($/pieza). Comprar cuesta 24 ($/pieza).PREGUNTAS:PREGUNTAS:�� ¿¿QuQuéé es mes máás conveniente Fabricar o s conveniente Fabricar o
Comprar?Comprar?�� ¿¿QuQuéé otra informaciotra informacióón es necesaria o n es necesaria o
conveniente?conveniente?
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Ejercicio
� Solución:
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ProcurementProcurement DocumentsDocuments
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ProcurementProcurement documentsdocuments
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Preparar documentos para los Preparar documentos para los procesos deprocesos de
�� RequisiciRequisicióón de Respuestas n de Respuestas de los Proveedoresde los Proveedores
�� SelecciSeleccióón de proveedoresn de proveedores
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��ProposalsProposals��BidBid��TenderTender��QuotationQuotation��RFI, IFB, RFP, RFQRFI, IFB, RFP, RFQ��SOWSOW
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Procurement Documents … cont.
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�� Los documentos de procuraciLos documentos de procuracióón se usan para n se usan para buscar propuestas de posibles proveedores. buscar propuestas de posibles proveedores.
�� TTéérminos como licitacirminos como licitacióón o postura (n o postura (bidbid),), oferta oferta (tender) o cotizaci(tender) o cotizacióón (n (quotationquotation) se usan ) se usan generalmente cuando la decisigeneralmente cuando la decisióónn se basa en se basa en el precio al comprar artel precio al comprar artíículos comerciales o culos comerciales o estestáándares.ndares.
�� Un tUn téérmino como propuesta (rmino como propuesta (proposalproposal) se usa ) se usa generalmente cuando hay otras generalmente cuando hay otras consideraciones superiores, tales como consideraciones superiores, tales como habilidades thabilidades téécnicas o mcnicas o méétodos ttodos téécnicos.cnicos.
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Procurement Documents … cont.c
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Procurement Documents … cont.
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SourceSource SelectionSelection CriteriaCriteria
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��Understanding of need Understanding of need ��Overall or lifeOverall or life--cycle costcycle cost��Technical capability Technical capability ��RiskRisk��Management approach Management approach ��Technical approach Technical approach ��WarrantyWarranty
SelectionSelection CriteriaCriteria
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�� Financial capacity Financial capacity �� Production capacity and interestProduction capacity and interest�� Business size and typeBusiness size and type�� Past performance of sellersPast performance of sellers�� ReferencesReferences�� Intellectual property rights Intellectual property rights �� Proprietary RightsProprietary Rights
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SelectionSelection CriteriaCriteria …… cont.cont.
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�� Los Los cambioscambios requeridosrequeridos (Requested (Requested Changes)Changes) al Plan de al Plan de GestiGestióónn del del ProyectoProyecto puedenpueden ocurrirocurrir durantedurante el el procesoproceso de de PlanearPlanear laslas ProcuracionesProcuraciones..
�� EstosEstos cambioscambios debendeben ser ser revisadosrevisados y y enviadosenviados al al procesoproceso de Control de de Control de CambiosCambios (Change Control process)(Change Control process)
RequestedRequested ChangesChanges
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12.2 Conducir las Procuraciones12.2 Conducir las Procuraciones62
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��Procurement Management Plan Procurement Management Plan ��Project DocumentsProject Documents��Source Selection CriteriaSource Selection Criteria��Qualified Seller ListQualified Seller List��Seller ProposalsSeller Proposals��Project DocumentsProject Documents��MakeMake--oror--Buy DecisionsBuy Decisions��Teaming AgreementsTeaming Agreements��Organizational Process AssetsOrganizational Process Assets
12.2.1 Inputs (Conducir las Procuraciones)
63
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12.2.2 12.2.2 ConductConduct ProcurementsProcurements: : Tools and TechniquesTools and Techniques
64
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�� Bidder ConferencesBidder Conferences�� Proposal Evaluation Proposal Evaluation
TechniquesTechniques�� Independent EstimatesIndependent Estimates
12.2.2 Tools and Techniques (Conducir las Procuraciones)
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�� Expert JudgmentExpert Judgment�� AdvertisingAdvertising�� Internet SearchInternet Search�� Procurement NegotiationsProcurement Negotiations
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Screening SystemScreening System
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Weighting SystemWeighting SystemSample Evaluation Sheet
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Procurement NegotiationsProcurement Negotiations
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�� Selected SellersSelected Sellers�� Procurement Contract Procurement Contract
AwardAward
12.3.3 Outputs (Conducir las Procuraciones)
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�� Resource CalendarsResource Calendars�� Change RequestsChange Requests�� Project Management Plan Project Management Plan
UpdatesUpdates�� Project Documents UpdatesProject Documents Updates
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ProcurementProcurement ContractContract AwardAward
70
�� SOWSOW�� DeliverablesDeliverables�� Schedule baselineSchedule baseline�� Performance reportingPerformance reporting�� Period of performancePeriod of performance�� Roles and responsibilitiesRoles and responsibilities�� SellerSeller´́ss place of performanceplace of performance�� PricingPricing
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ProcurementProcurement ContractContract AwardAward ……cont.cont.
71
�� Payment termsPayment terms�� Place of deliveryPlace of delivery�� Inspection and acceptance criteriaInspection and acceptance criteria�� WarrantyWarranty�� Product supportProduct support�� Limitation of liabilityLimitation of liability�� Fees and Fees and retainageretainage�� PenaltiesPenalties
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ProcurementProcurement ContractContract AwardAward ……cont.cont.
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�� IncentivesIncentives�� Insurance and performance bondsInsurance and performance bonds�� Subordinate subcontractor Subordinate subcontractor
approvalsapprovals�� Change request handlingChange request handling�� Termination and Alternative Termination and Alternative
Dispute Resolution (Dispute Resolution (ADRADR) ) mechanismsmechanisms
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12.3 12.3 Administer Procurements Administer Procurements (Administrar las Procuraciones)(Administrar las Procuraciones)
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�� AdministrarAdministrar laslas relacionesrelacionesentre entre clientecliente y y proveedorproveedor
�� RevisarRevisar y y documentardocumentar el el desempedesempeññoo del del proveedorproveedor
�� EstablecerEstablecer accionesacciones correctivascorrectivas�� ProporcionarProporcionar bases bases parapara
futurasfuturas relacionesrelaciones�� ManejarManejar cambioscambios
12.3 Administer Procurements (Administración de las Procuraciones)
74
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�� Procurement documentsProcurement documents�� Project Management PlanProject Management Plan�� ContractContract�� Performance ReportsPerformance Reports�� Approved Change RequestsApproved Change Requests�� Work Performance Work Performance
InformationInformation
75
12.3.1 Inputs (Administración de las Procuraciones)
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�� Contract Change Control SystemContract Change Control System�� Procurement Performance Procurement Performance
ReviewsReviews�� Inspections and AuditsInspections and Audits�� Performance ReportingPerformance Reporting�� Payment SystemPayment System�� Claims AdministrationClaims Administration�� Records Management SystemRecords Management System
12.3.2 Tools and Techniques(Administrar las Procuraciones)
76
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�� Procurement DocumentationProcurement Documentation�� Organizational Process Assets Organizational Process Assets
(Updates)(Updates)�� CorrespondenceCorrespondence�� Payment schedules and requestsPayment schedules and requests�� Seller performance evaluation Seller performance evaluation
documentationdocumentation
�� Change RequestsChange Requests�� Project Management Plan UpdatesProject Management Plan Updates
�� Procurement Management PlanProcurement Management Plan�� Contract Management PlanContract Management Plan 77
12.3.3 Outputs (Administrar las Procuraciones)
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12.4 12.4 Close ProcurementsClose Procurements(Cerrar las Procuraciones)(Cerrar las Procuraciones)
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��ProcesoProceso de de completarcompletar y y concluirconcluir el el contratocontrato
��IncluyeIncluye la la resoluciresolucióónn y y cierrecierre de de cualquiercualquierasuntoasunto abiertoabierto
12.4 12.4 Close ProcurementsClose Procurements (Cerrar las (Cerrar las Procuraciones)Procuraciones)
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��Procurement Management PlanProcurement Management Plan��Procurement DocumentationProcurement Documentation
80
12.4.1 12.4.1 INPUTS INPUTS (Cerrar las Procuraciones)(Cerrar las Procuraciones)
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��Procurement AuditsProcurement Audits��Negotiated SettlementsNegotiated Settlements��Records Management Records Management
SystemSystem
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12.4.2 12.4.2 TOOLS AND TECHNIQUESTOOLS AND TECHNIQUES(Cerrar las Procuraciones)(Cerrar las Procuraciones)
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��Closed ProcurementsClosed Procurements��Organizational Process Assets Organizational Process Assets
UpdatesUpdates�� Procurement FileProcurement File�� Deliverable acceptanceDeliverable acceptance�� Lessons learned documentationLessons learned documentation
82
12.4.2 12.4.2 OUTPUTSOUTPUTS(Cerrar las Procuraciones)(Cerrar las Procuraciones)
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©© DR. DR. InstitutoInstituto TecnolTecnolóógicogico de de EstudiosEstudios Superior Monterrey, Superior Monterrey, LcdoLcdo. Guillermo . Guillermo HaazHaaz, , agostoagosto 2009 2009
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Notas
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