gestion de los costos del proyecto
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PLANEAMIENTO Y CONTROL DE OPERACIONES. ESTIMACION DE COSTOS-PRESUPUESTOSTRANSCRIPT
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
ESCUELA DE INGENIERA AGROINDUSTRIAL
GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
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PROCESOS
Planificar, estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los
costos
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado
se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
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Planificar la Gestin de los Costos
Estimar los costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los costos
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Es el proceso que establece las polticas, los procedimientos y la documentacin necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.
BENEFICIO
Es que proporciona gua y direccin sobre cmo se
gestionarn los costos del proyecto a lo largo del mismo.
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Grfico 1. Planificar la Gestin de los Costos: Entradas,
Herramientas y Tcnicas, y Salidas
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Plan para la Direccin del
Proyecto
Lnea base del alcance
Linea base del cronograma
Otra informacin: programaciones y comunicaciones
Acta de Constitucin del Proyecto
Proporciona el resumen del presupuesto
Define a los requisitos para la aprobacion del proyecto,que influiran en la gestion de los costos del mismo.
Factores Ambientales de la
Empresa
La cultura y la estructura de la organizacin
Las condiciones del mercado
Las tasas de cambio de divisas.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Procedimientos de control financiero
Base de datos financieras
Las politicas, procedimientos y guias existentes, formales e informales, relacionado con la gestion de costos.
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Sobre la base de la informacin histrica, aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno as como informacin de proyectos similares realizados con anterioridad Juicio de Expertos
puede implicar la seleccin de opciones estratgicas para la financiacin del proyecto, tales como auto-financiacin, financiacin a travs de acciones, o financiacin mediante deuda.
Tcnicas Analticas
Los participantes en estas reuniones pueden incluir el director del proyecto, el patrocinador del proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto, y cualesquiera otras, segn las necesidades.
Reuniones
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PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS
Es un componente plan para la
direccin del proyecto
describe la forma en que se planificarn, estructurarn y controlarn los costos del proyecto
Los procesos de gestin de costos, as como sus herramientas y tcnicas asociadas, se documentan en
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Unidades de medida
Nivel de precisin
Nivel de exactitud
Enlaces con los procedimientos de la organizacin. (EDT/ WBS)
Umbrales de control
Reglas para la medicin del desempeo
Formatos de los informes
Descripciones de los procesos
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Es el proceso que consiste en desarrollar una estimacin aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Son una prediccin basada sobre la informacin disponible en un momento determinado.
BENEFICIO
Es que determina el monto de los costos requerido para completar el trabajo del proyecto.
Unidad de medida: moneda , aunque en algunos casos se emplean las horas o das de trabajo del personal para facilitar las comparaciones
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Grfico 2. Estimar los Costos: Entradas,
Herramientas y Tcnicas, y Salidas
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Plan de Gestin de los Recursos Humanos
Lnea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Registro de Riesgos
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la Organizacin
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aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno as como informacin de proyectos similares realizados con anterioridad Juicio de Expertos
utiliza los valores como el alcance, el costo, el presupuesto y la duracin, o medidas de escala tales como el tamao, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similar.
Estimacin Anloga
utiliza una relacin estadstica entre los datos relevantes y otras variables (ej., metros cuadrados en construccin) para calcular una estimacin del costo del trabajo del proyecto.
Estimacin Paramtrica
es un mtodo que sirve para estimar un componente del trabajo. El costo individual de cada paquete de trabajo o actividad se calcula con el mayor nivel posible de detalle.
Estimacin Ascendente
Ms probable (cM).
Optimista (cO).
Pesimista (cP).
Estimacin por Tres Valores
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Consisten en el presupuesto, dentro de la lnea base de costos, que se destina a los riesgos identificados por la organizacin, para los que se desarrollan respuestas de contingencia o mitigacin
Anlisis de Reservas
se pueden utilizar para preparar la estimacin de costos de las actividades.
Costo de la Calidad (COQ)
Las aplicaciones software de gestin de proyectos, hojas de clculo informatizadas, simulaciones y herramientas estadsticas, se utilizan para agilizar la estimacin de costos
Software de Gestin de Proyectos
Los mtodos de estimacin de costos pueden incluir el anlisis de cunto debera costar el proyecto sobre la base de las ofertas de proveedores calificados.
Anlisis de Ofertas de Proveedores
Los enfoques grupales, son tiles para involucrar a los miembros del equipo en la mejora de la exactitud de la estimacin resultante.
Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones
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son evaluaciones cuantitativas de los
costos probables que se requieren para
completar el trabajo del proyecto
La cantidad y el tipo de detalles adicionales
que respaldan la estimacin de costos varan en funcin del
rea de aplicacin.
Los documentos del proyecto susceptibles
de actualizacin incluyen, entre otros, el registro de riesgos.
Estimacin de Costos de las Actividades
Base de las Estimaciones
Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
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Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una lnea base de costos autorizada.
BENEFICIO
Es que determina la lnea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeo del proyecto
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Grfico 3. Determinar el Presupuesto: Entradas,
Herramientas y Tcnicas, y Salidas
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PRESUPUESTO:
ENTRADAS
Plan de Gestin de los Costos
Lnea Base del Alcance
Estimacin de Costos de las Actividades
Base de las Estimaciones Cronograma del Proyecto Calendarios de Recursos
Registro de Riesgos
Acuerdos
Activos de los Procesos de la Organizacin
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Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo se agregan posteriormente para los niveles superiores de componentes de la EDT/WBS (tales como las cuentas de control) y finalmente para todo el proyecto.
puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas de gestin del proyecto.
en trminos de la experiencia en un rea de aplicacin, rea de Conocimiento, disciplina, industria o proyecto similar, es de gran ayuda en la determinacin del presupuesto
Cualquier relacin histrica que d como resultado estimaciones paramtrica implica el uso de caractersticas del proyecto para desarrollar modelos matemticos que permitan predecir los costos totales del proyecto
El gasto de fondos debe conciliarse con los lmites de financiamiento comprometidos en relacin con la financiacin del proyecto.
Agregacin de Costos
Anlisis de Reservas
Juicio de Expertos
Relaciones Histricas
Conciliacin del Lmite de
Financiamiento
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Es la versin aprobada del presupuesto por fases del
proyecto, excluida cualquier reserva de gestin, que slo se
puede cambiar a travs de procedimientos formales de
control de cambios, y se utiliza como base de comparacin
con los resultados reales.
Los requisitos de financiamiento totales y
peridicos se derivan de la lnea base de costos. A
menudo, el financiamiento tiene lugar en cantidades incrementales que no son
continuas ,por lo que se representan como peldaos.
incluyen, entre otros:
El registro de riesgos, La estimacin de costos de las
actividades, y El cronograma del proyecto
Lnea Base de Costos Requisitos de
Financiamiento del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
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Grfico 4. Lnea base de costos
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Grfico 5. Lnea base de costo, gasto y Requisitos de financiamiento
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Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios de la lnea base de costo.
BENEFICIO
Es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.
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Grfico 6. Controlar los Costos: Entradas,
Herramientas y Tcnicas, y Salidas
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Plan para la Direccin del
Proyecto
Lnea base de costos
Plan de gestin de los costos
Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
Los requisitos de financiamiento del proyecto incluyen gastos proyectados y deudas anticipadas.
Datos de Desempeo del
Trabajo
incluyen informacin sobre el avance del proyecto, tal como las actividades que han comenzado, su avance y los entregables que se han completado.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Las polticas, procedimientos y guas existentes, formales e informales, relacionados con el control de los costos
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Gestin del Valor Ganado
Pronsticos
ndice de Desempeo del Trabajo por Completar
Revisiones del Desempeo
Software de Gestin de Proyectos
Anlisis de Reservas
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DEFINICION
Es una metodologa que combina medidas de alcance, cronograma y recursos
Evaluar el desempeo y el
avance del proyecto
Establece y monitorea tres dimensiones clave para cada paquete de trabajo y cada cuenta de control:
Valor planificado (PV) Valor ganado (EV) Costo real (AC)
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Valor planificado
Es el presupuesto autorizado que se ha asignado al trabajo programado.
Establece el trabajo fsico que se debera haber llevado a cabo hasta ese momento.
Valor ganado
Es la medida del trabajo realizado en trminos de presupuesto autorizado para dicho trabajo
Se utiliza a menudo para calcular el porcentaje completado de un proyecto
Costo real
Es el costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en una actividad durante un perodo de tiempo especfico
El AC debe corresponderse con lo que haya sido presupuestado para el PV y medido por el EV
Establece y monitorea tres parmetros
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Tambin se monitorean variaciones o desviaciones con respecto a la lnea base aprobada
Determina en qu medida el proyecto est adelantado o retrasado en relacin a la fecha de entrega, en un momento dado
Variacin del cronograma (SV)
es el monto del dficit o supervit presupuestario en un momento dado.
indica la relacin entre el desempeo real y los costos incurridos
Variacin del costo (CV)
Refleja la medida de la eficiencia con que el equipo del proyecto est utilizando su tiempo.
Mide todo el trabajo del proyecto
ndice de desempeo del cronograma (SPI)
es una medida de eficiencia del costo de los recursos presupuestados
Los ndices son tiles para proporcionar una base para la estimacin del costo y del cronograma al final del proyecto
ndice de desempeo del costo (CPI)
SV= EV - PV SPI= EV/ PV CV= EV - AC CPI= EV/ AC
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Conforme avanza el proyecto, el equipo del proyecto puede desarrollar un pronstico de la estimacin a la conclusin (EAC) que puede diferir del presupuesto hasta la conclusin (BAC), sobre la base del desempeo del proyecto.
Se generan, se actualizan y se emiten nuevamente sobre la base de los datos de desempeo del trabajo proporcionada conforme se ejecuta el proyecto.
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El ndice de desempeo del trabajo por completar (TCPI) es una medida del desempeo del costo que se debe alcanzar con los recursos restantes a fin de cumplir con un determinado objetivo de gestin; se expresa como la tasa entre el costo para culminar el trabajo pendiente y el presupuesto restante.
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Los valores calculados de CV, SV, CPI y SPI, as como los valores de VAC se documentan y comunican a los interesados.
Informacin de Desempeo del Trabajo
El valor EAC calculado o ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesados.
Pronsticos de Costos
Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas, y se procesan para su revisin y tratamiento por medio del proceso
Solicitudes de Cambio
Linea base de costos
Plan de gestion de los costos
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Las estimaciones de costos, y
La base de las estimaciones.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Las causas de las variaciones, Las acciones correctivas seleccionadas y las razones que las justifican, Las bases de datos financieras del proyecto
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin