gestión de presupuestos
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GESTIÓN DE PRESUPUESTOS
UNIVERSIDAD SAN PEDRO
ING. NELSON BARBARANChimbote, Diciembre del 2010
INGENIERIA INDUSTRIAL
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GESTION DE PRESUPUESTOS
• El proceso presupuestario
• Desarrollo del presupuesto anual
• El presupuesto anual
• Presupuestos y estándares
• Análisis de desviaciones
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EL PROCESO PRESUPUESTARIO
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Consideraciones generales sobreplanificación y control
El CONTROL es la función que se encarga de asegurar que se
cumplan satisfactoriamente los objetivos y planes establecidos
La PLANIFICACION es un medio con el que cuenta la empresa para definir objetivos a corto, medio y largo plazo y, establecer el camino para alcanzarlo.
PRESUPUESTOS: La expresión cuantitativa de los planes de acción
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Proceso de Planificación EstratégicaMisión de la
empresa
Presupuestos
Metas
(objetivos estratégicos a
corto y largo plazo)
Programas, Proyectos y Tareas
Análisis Externo
Análisis Interno
Control
¿A DONDE VAMOS?
•ANÁLISIS DE LAS DESVIACIONES•MEDIDAS CORRECTIVAS
¿COMO VAMOS A IR?
¿CUANTO VA A COSTAR?
EVITA QUE LOS PLANES SEAN SOLO BUENAS INTENCIONES
REFLEJA LOS COMPROMISOS ESTRATÉGICOS Y OPERACIONALES
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Qué es el Presupuesto?
• Instrumento de gestión financiera que posibilita la
cuantificación de los planes de la organización para
obtener metas empresariales.
• Es un plan escrito en términos cuantitativos.
• incluye todas la fuentes de ingresos y egresos, asi
como la fecha de efectivización de los mismos.
• Es la cuantificación formalizada por la gerencia de las
operaciones de una organización para un periodo futuro.
• Es un pronóstico agregado de todas las transacciones
que se esperan puedan ocurrir en un periodo.
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TIPOS DE PRESUPUESTOS
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Corto plazo versus Largo plazo
•Los presupuestos de corto plazo se basan en unhorizonte de un año.
•Los presupuestos de largo plazo o PlanesEstratégicos apunta a horizontes más largos: 5 ó10 años.Los presupuestos de largo plazo hacen énfasis en :
Temas de inversiones y nuevas tecnologíasEstructura organizacionalTendencias futuras del mercado.
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Estáticos versus Flexibles
• En un presupuesto estático no hay variación conel volumen de producción o ventas.• Un Presupuesto Flexible se realiza en función adiferentes volúmenes de producción o ventas.• Posible conflicto.
Los gerentes solamente pueden serresponsables por cambios en el volumen si es que ellostienen el control de dichos cambios.
Precaución. El gerente puede tomar acciones quereducen o aumentan los efectos de volúmenesincontrolables.
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Presupuestos Flexibles: Salón de Bailes VENUS
El salón de bailes VENUS de Chimbote tiene unacapacidad máxima de 5 000 clientes.
Un promotor ha estudiado la plaza y confía que el grupo“Los Rústicos de la Salsa” pueden ocupar pesimistamente el25% de la plaza, realistamente el 50% y optimistamente el100% de la plaza a un precio del boleto de S/. 10,00
Para esta plaza se requiere, por recomendación dedefensa civil, un guardia de seguridad por cada 250personas. Cada guardia de seguridad cobra S/. 250 por suparticipación en el evento.
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Presupuestos Flexibles: Salón de Bailes VENUS
La orquesta cobra una parte fija de S/. 4 500 y unaparte variable a razón de S/. 3,00 por cada boletovendido.
El promotor estima que las ventas de alimentos ybebidas deben ser del orden de S/. 12,00 por persona conun costo de cada ración de S/. 8,00.
Los costos fijos del arriendo del local, permisosmunicipales, propaganda y otros se han estimado en S/.12 000,00.
Se pide efectuar un presupuesto para cada escenarioque ha planeado el promotor.
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Presupuestos Flexibles: Salón de Bailes VENUSPresupuesto de Ingresos y Egresos
Supuestos Básicos Pesimista Realista Optimista
Ocupación del local 25% 50% 100%
Número de boletos vendidos 1250 2500 5000
Número de guardias de seguridad 5 10 20
PRESUPUESTO DE INGRESOS
Ingresos por boleto 12 500 25 000 50 000
Ingresos por comida y bebidas 15 000 30 000 60 000
TOTAL INGRESOS 27 500 55 000 110 000
Presupuesto de Costos
Orquesta – Parte Fija 4 500 4 500 4 500
Orquesta – Parte variable 3 750 7 500 15 000
Costo de comidas y bebidas 10 000 20 000 40 000
Costo de guardias de seguridad 1 250 2 500 5 000
Costos fijos 12 000 12 000 12 000
TOTAL COSTOS 31 500 46 500 76 500
UTILIDAD (Pérdida) Pronosticada - 4 000 8 500 33 500
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Ventajas de la elaboración participativa de los presupuestos
Se prioriza programas, proyectos yactividades en relación a la disponibilidad yconsecución de recursos.
La labor conjunta facilita una visión integral deactividades y recursos.
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Limitaciones de los presupuestos
Están basados en estimaciones pronósticos.
Deben ser elaborados en forma clara, concisa yordenada, de lo contrario dificultarán la consecuciónde los logros propuestos.
Debe ser adaptado constantemente a los cambios deimportancia que surjan.
Toma tiempo y costo prepararlos.
No se debe esperar resultados demasiado pronto.
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DESARROLLO DEL PRESUPUESTO ANUAL
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Desarrollo del presupuesto anual
Al desarrollar el presupuesto anual es necesario que se
analicen: Las variables macroeconómicas que afectan a la empresa.
Las variables microeconómicas que también deben ser estudiadas y su repercusión dentro del presupuesto maestro.
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Desarrollo del presupuesto anualVariables macroeconómicas
Crecimiento del PBI del país y de los países con los que tenemos relaciones comerciales, así como el crecimiento del sector industrial al que pertenece la empresa.
Inflación del país, así como de los países con quienes interactuamos.
Variaciones del tipo de cambio
Estrategias de financiamiento para las empresas.
Comportamiento de sueldos, salarios y prestaciones.
Relaciones con los sindicatos.
Estímulo a las exportaciones.
Reglas y aranceles preferentes a las importaciones y exportaciones a raíz de los tratados de libre comercio.
Comportamiento de la tasa de interés.
Otras variables.
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Desarrollo del presupuesto anualVariables microeconómicas
Estrategia de precios
Inflación de los precios y de cada uno de los principales insumos esperados.
Crecimiento del mercado esperado.
Rentabilidad esperada.
Diagnóstico de la liquidez.
Políticas de capital de trabajo
Estrategias sobre el aprovisionamiento de la capacidad instalada.
Mezcla de líneas a colocar.
Estrategias de productividad.
Política de exportaciones.
Carga financiera esperada.
Otros.
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PRESUPUESTO MAESTRO
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El Presupuesto Maestro
• Es un presupuesto que proporciona un plan globalpara un ejercicio económico venidero o próximo,generalmente se fija a un año, donde se incluye elobjetivo de utilidades y el programa coordinado paralograrlo.
• Como consiste en pronosticar sobre un futuro
incierto, involucra algún riesgo.
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Contenido del Presupuesto Maestro
1. Presupuesto Operativo
2. Presupuesto financiero
3. Presupuesto de inversiones
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PRESUPUESTO MAESTRO
PRESUPUESTO DE MATERIAS
PRIMAS
PROGRAMA DE INVERSIONES
BALANCE PREVISIONAL
Previsiones de Venta
PRESUPUESTO DE VENTAS
PRESUPUESTO DE PERSONAL
PRESUPUESTO COMERCIAL
POLÍTICA DE
ALMACENES
PROGRAMA DE PRODUCCIÓN
CUENTA DE RESULTADOS PREVISIONAL
INVENTARIOS
PRESUPUESTO DE TESORERÍA
PRESUPUESTO DE COMPRAS
PRESUPUESTO DE
PRODUCCIÓN
HIPÓTESIS FINANCIERA
PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS
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Presupuesto Operativo
Presupuesto de VentasPresupuesto de producciónPresupuesto de requerimiento de materialesPresupuesto de Mano de Obra DirectaPresupuesto de Costos indirectosPresupuesto de Inventarios finalesPresupuesto de costo de mercadería vendidaPresupuesto de Gastos de venta y administración
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Presupuesto Financiero
Ingresos
Egresos
Flujo neto
Necesidades de financiamiento
Caja final
Caja inicial
Caja mínima
Estados financieros presupuestados
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Presupuesto Financiero
Conocido también como
• Presupuesto de caja•Presupuesto de efectivo•Flujo de caja•Cash flow
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Presupuesto de Inversiones
Determinación de inversiones Compra de activos fijos tangibles
Compra de activos fijos intangibles
Fuentes de financiamiento
Costo de capital
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PRESUPUESTOS y ESTÁNDARES
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Razones para uso de costos estándar
Los costos estándar son útiles para controlar y tomar decisiones
Control
Proveen referencias para el control de las decisiones
Establecen las bases para el sistema de recompensa
Las variaciones entre los costos estándar y los costosactuales permiten identificar errores en los procesos,operadores y materias primas.
Utilización en la toma de decisiones Establecimiento de precio de los productos
Licitar contratos
Decisiones de tercerización (outsourcing)
Evaluación de tecnologías alternativas de producción.
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Presupuestos y Estándares
La evaluación de la gestión que un determinado responsable hace de una empresa, división o departamento, pasa necesariamente por una comparación:
Con otros departamentos de la misma empresa
Con otras empresas del sector que se encuentren encircunstancias parecidas.
Con la propia empresa o el propio departamento a través deltiempo (estadísticas).
Con la propia empresa o el propio departamento ya no através del tiempo sino con una cantidad que se considere ideal(estándar o presupuesto).
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Presupuestos y Estándares
¿ Cómo se obtiene la cantidad estándar o presupuestada?
Cuatro consideraciones intervienen en la determinación de la misma:
Análisis de las cifras históricas.
Informes técnicos.
Planes de acción de la empresa.
Variables previsibles del entorno.
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Obtención de estándares:Materia prima
Utilizamos dos tipos de datos:
a. Datos históricos
b. Datos ideales: Estudios de Ingeniería, Estudio de Métodos y Tiempos, etc.
El costo estándar por unidad será el producto de dos factores:
PRECIO ESTÁNDAR X CANTIDAD ESTÁNDAR
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Obtención de estándares:Mano de obra directa
Utilizamos dos tipos de datos:
a. Datos históricos
b. Datos ideales: Estudios de Ingeniería, Estudio de Métodos y Tiempos, etc.
El costo estándar por unidad producida para la Mano de Obra
Directa, será el producto de dos factores:
TASA ESTÁNDAR X CANTIDAD DE HORAS ESTÁNDAR
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Obtención de estándares:Costos Indirectos de Fabricación Fijos
Para obtener el costo estándar de un producto en cuanto acostos fijos será necesario:
1. Determinar el volumen de actividad de la empresa; enunidades si es un solo producto o en otra medida deactividad si son varios productos diferentes (horas deMOD u horas máquina).
2. Estimar el nivel de costo fijo razonables
Costos fijos estimados / Volumen de actividad =
Tasa de Absorción
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Obtención de estándares:Costos Indirectos de Fabricación Fijos
Ejemplo:
Presupuesto de costos fijos, Año 2010: S/. 2’ 000 000 Nivel normal de actividad : 8 000 H-MOD Horas de MOD requeridas por unidad de producto A : 2
¿ Cuál sería el costo estándar en concepto de CF del producto A? Tasa horaria : S/. 2’000 000 / 8 000 = S/. 250 / H-MOD Cada unidad del producto A usa 2 horas de MOD. El costo unitario fjio estándar sería = 2 x 250 = S/. 500
La determinación del nivel normal de actividad es crítica para el cálculo del costo normal del producto.
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Obtención de estándares:Costos indirectos de fabricación variables
A diferencia de los CIF fijos, la
estimación de los CIF variables
totales dependerá del nivel de
actividad estimado.
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Obtención de estándares:Costos indirectos de fabricación variables
Ejemplo:
El presupuesto de los costos variables indirectos de fabricación es el siguiente:
La tasa de costos variables será entonces:
240 000 / 6 000 = 320 000 / 8 000 = 40 S/./ Hora MOD
Por lo tanto el costo Estándar del producto A en cuanto a costos
variables indirectos de fabricación será:
S/. 40 x 2 horas MOD = S/. 80 por unidad
Nivel de actividad
Energía Lubricantes Mantenimiento Total
6 000 h MOD 120 000 24 000 96 000 S/. 240 000
8 000 h MOD 160 000 32 000 128 000 S/. 320 000
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ANÁLISIS DE DESVIACIONES
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Costos estándar y Variaciones
Costos Estándar Son referencias Representan el costo futuro o esperado de productos,
proceso o componentes. Una vez que se fijan, la gerencia compara los resultados
contra el estándar.
Variaciones La diferencia entre el costo actual incurrido y el costo
estándar se conoce como variaciónLas variaciones son parte importante del control de la
gerencia Alertan a la alta gerencia que hay pérdidas. Proveen información para medir el desempeño.
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Análisis de desviacionesPresupuestos fijos y Presupuestos Flexibles
El análisis de desviaciones consiste en una comparación
entre las cantidades presupuestadas y las reales.
Pero una simple comparación podría resultar en muchoscasos engañosa.
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Análisis de desviacionesPresupuestos fijos y Presupuestos Flexibles
Se estima que en el año 2011 se va a producir 5 000unidades. Cada unidad de producto requiere 2 horas de MOD(estándar).
Con estas cifras se presupuesta una cantidad de 10 000 horasde MOD, que a un costo por hora de S/. 20 arrojaría unpresupuesto de MOD de S/. 200 000
Transcurrido el año 2011, el costo total de MOD real fuede S/. 120 000. Indicaría esta cifra con toda seguridad unabuena eficiencia de la MOD.
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Análisis de desviacionesPresupuestos fijos y Presupuestos Flexibles
La respuesta es NO. Depende del número de unidades quese haya producido realmente.
Si en lugar de haber producido 5 000 unidades, seprodujeron 4 000 unidades el costo total de la MOD deberíahaber sido:
2 horas x S/. 20 x 4 000 unidades = 160 000
La cifra de S/. 160 000 si es comparable con la de S/. 120 000 yen este caso si podríamos afirmar que hubo una buenaeficiencia de la MOD.
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Análisis de desviacionesPresupuestos fijos y Presupuestos Flexibles
A la cifra de S/. 200 000 se le llama presupuesto fijo y, comohemos visto, no es de utilidad para analizar las desviacionesocurridas con los costos variables (sean directos o indirectos).
Al presupuesto ajustado al número de unidades producidasrealmente es decir a los S/. 160 000, se le llama presupuestoflexible.
Sin embargo, la simple comparación entre el presupuesto ajustado(flexible) y los costos reales no es suficiente para establecerconclusiones.
La desviación puede deberse a mas de una causa y el objetivo delanálisis de desviaciones es esclarecer estas causas.
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Análisis de desviacionesMateria Prima y MOD
Desviación desfavorable en el precio de la MP = Malagestión de Logística.
Desviación desfavorable en la utilización de MP(eficiencia) = Mala gestión del área de producción.
Desviación desfavorable en la tasa de MOD = Malagestión de RRHH.
Desviación desfavorable en la utilización de la MOD(eficiencia) = Mala gestión de Producción.
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Análisis de desviacionesMateria Prima y MOD
• Si la desviación en el precio de la MP es favorable y ladesviación en eficiencia de la misma es desfavorable,ambas desviaciones pueden obedecer a la misma razón:Logística compró una materia prima de menor calidad loque ocasiona un incremento en le nivel de mermas.
• Del mismo modo, una desviación favorable en la tasade MOD puede ocasionar una desviación desfavorable enla eficiencia de la MOD. Una menor tasa en la MOD puededeberse a que RRHH contrató personal menos calificadolo que repercute en las horas utilizadas de MOD enproducción.
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Análisis de desviacionesMateria Prima y MOD
• Por último, pueden darse interacciones entre la MOD y laMateria Prima. Una desviación favorable en la tasa MODpor contratar personal con menor experiencia puedesignificar que este personal haga un uso de la materiaprima menos eficiente.
• Del mismo modo, una desviación favorable en elprecio de la materia prima por la compra de materiaprima de menor calidad puede ocasionar que al MOD sedemore más en procesarla.
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Análisis de desviacionesCostos Indirectos Fijos
• Costos fijos discrecionales: Costo fijos innecesarios a cortoplazo pero a largo lazo son imprescindibles para lasupervivencia de la empresa (mantenimiento,capacitación, gastos de explotación, publicidad, etc.)
• Dado que existen este tipo de costos, habría quetener mucho cuidado con la interpretación que se le da auna desviación favorable en la estimación de los costosfijos.
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CASO RESUELTO:
LA GOLOSA
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Cuadro 01 : PRESUPUESTO DE VENTAS
A. Información Básica: Comportamiento de la demanda o estudio de la demanda Objetivos y políticas de la empresa. Estrategias de ventas. Información histórica, etc.
B. Contenido: El tipo de producto o productos La cantidad pronosticada El precio El monto total
PRODUCTO CANTIDAD PRECIO VENTA MONTO TOTAL %
P 6 000 120 720 000 76,2
Q 1 500 150 225 000 23,8
TOTAL 7 500 945 000 100,0
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Cuadro 02 : PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN
CONCEPTO PRODUCTOS
P Q
Ventas planeadas(+) Inventario final deseado
6 000900
1 500100
Necesidades totales 6 900 1 600
(-) Inventario Inicial 100 50
UNIDADES A PRODUCIR 6 800 1 550
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Cuadro 03: PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIAS PRIMAS
Material Directo
PROD. P(6 800 Unid.)
PROD. Q(1 550 unid.)
CONSUMO TOTAL
MATERIAL DIRECTO
COSTO UNITARIO MATERIAL
COSTO DE MATERIAL UTILIZADO
# Cantidad # Cantidad
A 10 68 000 8 12 400 80 400 1,5 120 600
B 8 54 400 6 9 300 63 700 2,1 133 770
TOTAL 144 100 US $ 254 370