gestion de projet avec smartsheet, google apps et offisync

Les outils de gestion de projets sont un facteur important de réussite. Bien souvent, par manque de temps et de budget, les entreprises négligent les solutions qui permettraient à leurs équipes d’être plus efficaces. Accélérée par la crise, la chasse au gaspillage ne permet plus aux entreprises de supporter les « running cost » imposés par des outils nécessitant une infrastructure technique dédiée et des coûts de maintenance élevés. Grâce au « cloud computing » et aux services mutualisés en mode « software as a service », il est dorénavant possible d’outiller ses projets tout en réduisant ses budgets.Des services tels que « Google Apps », « Smartsheet » et « OffiSync » sont fiables, flexibles et rapides à mettre en œuvre. Avec ces services, les équipes projet peuvent utiliser de véritables solutions collaboratives, gagner du temps et respecter les délais sans négliger la qualité !

TechnoConseil Le 26 avril 2010Business Case

Gestion de projet avec Smartsheet, Google Apps et OffiSync


Solution APartage réseau + VPN

Solution BSolutions spécifiques

Solution CServices Cloud (SaaS)

Avantages - Rapidité de mise en œuvre,- Sentiment apparent de sécurité,- Pas de formation nécessaire.

- Pléthores d’outils existant pour satisfaire tous les types de projets,- Choix entre les solutions open-source et commerciales.

- Rapidité de mise en œuvre,- Possibilité d’adapter la solution en fonction de vos besoins et de la taille de vos projets,- Paiement à l’usage (vous ne payez que ce que vous consommez),- Pas d’infrastructure technique nécessaire, pas de maintenance,- Evolutions et nouveautés permanentes.

Inconvénients - Administrateur réseau nécessaire pour la gestion des accès et la mise en place du VPN pour chaque utilisateur,- Ouverture du réseau aux intervenants extérieurs souvent impossible,- Nécessite une grande rigueur dans la gestion des documents (organisation des répertoires, charte de nommage, gestion des versions…),- A terme, grande perte de temps pour tous les utilisateurs pour chercher les informations nécessaires*.

- Temps nécessaire pour choisir l’éditeur, l’hébergeur, l’infrastructure technique…- Nécessité d’avoir des ressources en interne pour maintenir et faire évoluer la solution,- Coûts importants de mise en œuvre et de maintenance,- Solutions verticales souvent peu flexibles et peu évolutives,Formation des utilisateurs et gestion du changement.

- Formation des utilisateurs,- Gestion du changement,- Sentiment apparent d’insécurité.

Synthèse - La solution A est à réserver pour les projets en phase de démarrage et principalement pour le partage des documents. - Il n’est pas à exclure, que dans un deuxième temps, la solution A nécessite la mise en place de la solution B.

- Pour une meilleure garantie de retour sur investissement, la solution B est à réserver pour les gros projets. - Plusieurs projets sont souvent nécessaires pour rentabiliser l’investissement global.

- La solution C est bien adaptée à tous types de projets et de budgets.- Smartsheet et Google Apps sont des services appropriés pour des projets allant de quelques dizaines à plusieurs milliers de jours.- La solution C permet aussi de tester et d’industrialiser ses méthodes de travail avant de choisir une solution spécifique (B).

Vous êtes Directeur de Projets, Chef de Projets, Consultant, Manager… Vous avez besoin d’un espace de travail pour partager des documents et d’outils pour gérer vos projets, plusieurs solutions s’offrent à vous :

*Google estime que sans outil adapté, un individu passe environ 25% de son temps à chercher les informations dont il a besoin pour travailler.


Google AppsGoogle Apps

Google DocumentGoogle Document

AgendaAgenda GmailGmailContactsContacts

Google Sites(Intranet)


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OffiSync pour MS OfficeOffiSync pour MS OfficeWordWordExcelExcel PowerPointPowerPoint Google DocsGoogle Docs Google SitesGoogle Sites

1 – Le projet « X » démarre, vous partagez un Google Agenda, précisant les dates des prochaines réunions, avec Marie, Paul, Jean et Cécile.2 – Vous créez un mini site (intranet) avec Google Sites et vous publiez l’agenda des réunions sur l’intranet.3 – Vos autres collaborateurs peuvent consulter l’agenda du projet via l’intranet.

SmartSheetSmartSheet

Google Doc.Google Doc. ContactsContacts

Agenda duprojet

Agenda duprojet

Moteur de rechercheMoteur de recherche


1Vous

PaulMarie Jean Cécile

12

Collaborateurs

3


Exemple d’intranet avec intégration d’un agenda partagé (lien vers le site de démonstration). L’agenda et l’intranet sont gérés directement depuis votre compte Google Apps. Chaque utilisateur peut afficher les rendez-vous du projet dans son agenda personnel (des connecteurs existent entre Google Agenda et Microsoft Exchange + Outlook).

RDV communs de l’équipe*RDV communs de l’équipe*

MarieJean

Paul* Extrait de l’étude Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps.

Remarque: pour les besoins de la démonstration le site Espace Projets est en accès libre, votre intranet aurait bien évidemment un accès sécurisé.







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Prés.Prés.


1 – Vous créez une présentation Google* pour animer la réunion de lancement du projet.2 – Vous co-rédigez la présentation avec Cécile (Cécile utilise PowerPoint, OffiSync gère la synchronisation avec Google Document).3 – Vous créez un nouveau dossier (Projet X) et vous attachez la présentation à ce dossier.4 – Vous partagez le dossier « Projet X » avec vos collègues pour qu’ils puissent consulter la présentation.



Agenda duprojet

Agenda duprojet


Moteur de rechercheMoteur de rechercheDossier « Projet X »Dossier « Projet X »

1

Vous


2

2

3

* Le document que vous êtes en train de lire est une présentation Google !

4


Création du dossier « Projet X » et de la présentation pour la réunion de lancement avec Google Document.


La présentationdans GoogleDocument

La présentationdans GoogleDocument

La présentation dansPowerPoint avec

OffiSync

La présentation dansPowerPoint avec

OffiSync



Google Doc.Google Doc.




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1 – Pendant la réunion de lancement que vous animez, Jean et Cécile partagent un document Google et prennent des notes (Jean utilise Word). A la fin de la réunion, Jean partage le compte-rendu avec vous.2 – Après avoir complété et validé le compte-rendu (CR) de réunion, vous attachez le CR au dossier « Projet X »3 – Vous publiez le compte-rendu sur l’intranet.4 – Vos collègues peuvent consulter le CR de réunion via Google Document ou via l’intranet du projet.



Documents du projet

Documents du projet

Agenda duprojet

Agenda duprojet



Vous

PaulMarie Jean

Prés.Prés.

Cécile

CRCR

1

2

3

Collaborateurs

4

41

1

1


Création du dossier « Projet X » et de la présentation pour la réunion de lancement avec Google Document.


Le compte-rendudans GoogleDocument

Le compte-rendudans GoogleDocument

Le compte-rendu dansWord avec OffiSync

Le compte-rendu dansWord avec OffiSync


Publication des documents sur l’intranet du « Projet X » (lien vers le site de démonstration)







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1 – Vous créez un planning avec MS Project puis vous l’importez dans SmartSheet. 2 – Vous publiez le planning sur l’intranet.3 – Vos collègues peuvent consulter le planning du projet même s’ils ne disposent pas de MS Project.4 – Vous attachez les nouveaux documents (spécification des besoins, contrat fournisseur, document de conception) au dossier « Projet X ».



Planning etavancementPlanning et

avancement

Planning duProjet X

Planning duProjet X

Documents du projet

Documents du projet

Agenda duprojet

Agenda duprojet



Vous


Collaborateurs

1

2

3Fournisseur 1Fournisseur 1

Prés.Prés.

CRCR

Spéc.Spéc.

Doc Concept.1Doc Concept.1

4


Vous créez un planning avec MS Project, vous l’importez dans SmartSheet et vous le publiez sur l’intranet (lien vers le site de démonstration).

Planning MS Projectimporté dansSmartSheet

Planning MS Projectimporté dansSmartSheet

Planning duProjet X publiésur l’intranet

Planning duProjet X publiésur l’intranet







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1 – Avec l’augmentation du nombre de documents, vous devez revoir le classement de vos documents. Google Document vous permet de créer de nouveaux dossiers et d’attacher vos documents à plusieurs dossiers. Vous n’avez ni besoin de casser l’existant, ni besoin de dupliquer vos documents.2 – Vous partagez le dossier « Contrats » avec le responsable du service juridique (Benoit) et le « Dossier de conception » avec un consultant externe.




avancement

Planning duProjet X

Planning duProjet X

Documents du projet

Documents du projet

Agenda duprojet

Agenda duprojet



Vous

Benoit

Dossier de spécifications


Dossier de conceptionDossier de conception

ContratsContrats

Prés.Prés.

CRCR

Spéc.Spéc.


Fournisseur 2Fournisseur 2



2

1 1

Consultant

2

Comptes-Rendus

Comptes-Rendus

1


Google Document vous permet de créer de nouveaux dossiers et d’attacher vos documents à plusieurs dossiers.

Nouvelleorganisation

Nouvelleorganisation

Document attaché à 2Dossiers (Comptes-Rendus et

Projet X)

Document attaché à 2Dossiers (Comptes-Rendus et

Projet X)

Ancienneorganisation

Ancienneorganisation









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1 – Vous créez un tableau de bord avec SmartSheet pour suivre l’avancement des livrables.2 – Pour chaque livrable, vous attachez le document correspondant dans votre SmartSheet via le connecteur Google Document. 3 – Vous partagez votre SmartSheet avec Paul.4 – Vous publiez le tableau de bord SmartSheet sur l’intranet ; Vos collaborateurs peuvent consulter la liste des livrables.




avancement

GestionDes

livrables

GestionDes

livrables

Planning duProjet X

Planning duProjet X

Documents du projet

Documents du projet

Agenda duprojet

Agenda duprojet


Dossier « Projet X »Dossier « Projet X »

Vous

Paul

Collaborateurs

1




ContratsContrats

Prés.Prés.

CRCR

Spéc.Spéc.





2

2

3

Suivi des livrablesSuivi des livrables

4

Comptes-Rendus

Comptes-Rendus

4


Gestion de projet avec Smartsheet, Google Apps et OffiSyncVous créez un tableau de bord avec SmartSheet pour suivre l’avancement des livrables. Vous publiez le tableau de bord sur l’intranet (lien vers le site de démonstration). Vous pouvez créer autant de SmartSheet que nécessaire. A ce jour, il existe déjà plus de 150 modèles de tableaux de bord différents.

Le suivi des livrablesavec SmartSheet

Le suivi des livrablesavec SmartSheet

Le même tableau Publié

sur l’intranet

Le même tableau Publié

sur l’intranet

Le responsable du livrable(Vincent) recevra un emaildès que la date d’échéance

sera atteinte (toutes les règlessont paramétrables)

Le responsable du livrable(Vincent) recevra un emaildès que la date d’échéance

sera atteinte (toutes les règlessont paramétrables)

Les utilisateurs peuvent cliquer pour voirles documents (Google, Office…) et les

commentaires associés à chaque livrable.

Les utilisateurs peuvent cliquer pour voirles documents (Google, Office…) et les

commentaires associés à chaque livrable.







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1 – Cécile et Jean collaborent à la rédaction du document de conception n°1.2 – Vous mettez à jour la liste des livrables, puis vous décidez de consulter le document de conception depuis SmartSheet, vous constatez que Jean et Cécile sont en train de le modifier.3 – Vos mises à jour sont automatiquement publiées sur l’intranet.4 – Paul reçoit une alerte via son téléphone mobile : une date de livraison arrive à échéance.




avancement

GestionDes

livrables

GestionDes

livrables

Planning duProjet X

Planning duProjet X

Documents du projet

Documents du projet

Agenda duprojet

Agenda duprojet



Vous

Jean Cécile




ContratsContrats

Prés.Prés.

CRCR

Spéc.Spéc.





2Suivi des livrablesSuivi des livrables

1

1

1

2

Paul

4

4

Comptes-Rendus

Comptes-Rendus3



Traçabilité des modifications et affichage des livrables dans un calendrier. Avec SmartSheet, vous pouvez basculer du mode feuille de saisie au mode calendrier ou encore au mode diagramme de Gantt à tout moment.

Vous avez la possibilité de suivreles modifications faites il y a

une heure, hier ou la semainedernière.

Vous avez la possibilité de suivreles modifications faites il y a

une heure, hier ou la semainedernière.

Les livrables affichésdans un calendrier

SmartSheet.

Les livrables affichésdans un calendrier

SmartSheet.








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1 – L’équipe projet s’agrandit, vous mettez en place un tableau de bord avec SmartSheet pour suivre l’activité de l’équipe.2 – Vous publiez sur l’intranet le formulaire SmartSheet pour que vos collègues et les ressources externes saisissent leur activité. Si vous ne souhaitez pas partager les informations du projet avec les ressources externes, vous pouvez créer un mini extranet.3 – L’équipe saisit le temps passé sur les différentes tâches du projet.




avancement

GestionDes

livrables

GestionDes

livrables

Planning duProjet X

Planning duProjet X

Documents du projet

Documents du projet

Agenda duprojet

Agenda duprojet



Vous





ContratsContrats

Prés.Prés.

CRCR

Spéc.Spéc.






1

Suivid’activité

Suivid’activité

Saisie des tempspassés


Ressource externe 2

Ressource externe 1

3

Comptes-Rendus

Comptes-Rendus

Moteur de rechercheMoteur de recherche2


Vous mettez en place un tableau de bord pour suivre l’activité de l’équipe (lien vers le site de démonstration). Vous publiez le formulaire de saisie SmartSheet sur l’intranet du projet. Vous créez le rapport d'activité de Jean.

Le tableau de bordavec SmartSheet.

Le tableau de bordavec SmartSheet.

Le formulaire de saisie

sur l’intranet

Le formulaire de saisie

sur l’intranet

Un rapportSmartSheet

(activité de Jean)

Un rapportSmartSheet

(activité de Jean)

Lorsque plusieurs utilisateurstravaillent sur la même SmartSheet, leurs noms

s’affichent ici.

Lorsque plusieurs utilisateurstravaillent sur la même SmartSheet, leurs noms

s’affichent ici.







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1 – Progressivement, vous ajoutez des tableaux de bord pour gérer les contrats, les budgets, la qualité…2 – Vous faites évoluer l’intranet en ajoutant : une rubrique Actualités, une rubrique FAQ, un organigramme avec le numéro de téléphone et l’adresse email des personnes à contacter, les indicateurs des différents tableaux de bord… 3 – Le moteur de recherche* de Google Document vous permet de gagner du temps lorsque vous cherchez une information ou un fichier.



Planning duProjet X

Planning duProjet X

Documents du projet

Documents du projet

Agenda duprojet

Agenda duprojet



Vous




ContratsContrats

Prés.Prés.

CRCR

Spéc.Spéc.








1


avancement

GestionDes

livrables

GestionDes

livrables

Gestion de contrats

Gestion de contrats

Suivibudgétaire

Suivibudgétaire

Suivid’activité

Suivid’activité

Gestion de la

qualité

Gestion de la

qualité

Liste descontactsListe descontacts

Actualitésdu projet /

Forum /FAQ


Forum /FAQ

Courbesd’avancementet indicateurs


Organigrammedu projet


2

WordWord

ExcelExcel

PowerPointPowerPoint

Autres fichiers (PDF, images,

zip…)

Autres fichiers (PDF, images,

zip…)

*Google estime que sans outil adapté, un individu passe environ 25% de son temps à chercher les informations dont il a besoin pour travailler.

Comptes-Rendus

Comptes-Rendus

Moteur de rechercheMoteur de recherche3

Gestion de projet avec Smartsheet, Google Apps et OffiSyncExemple de tableau de bord de suivi des contrats. Avec ce tableau de bord, les responsables des contrats sont alertés automatiquement par email avant la date de début du préavis. Les contrats sont donc toujours négociés ou dénoncés à temps !

Autre exemple SmartSheet : dans le cadre de votre projet vous avez beaucoup de réunions et d’atelier à organiser. Vous avez des difficultés à connaître les disponibilités de vos collègues. Vous pouvez créer un « tableau des disponibilités » que vos collègues rempliront et voyant les disponibilités des autres. Lorsqu’une ligne est verte ou jaune vous pouvez planifier une réunion !

Gestion des contrats.Gestion des contrats.

Gestion des dispos.Gestion des dispos.







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Votre projet est terminé et vous passez à la phase d’exploitation. Vous gardez l’historique du « Projet X » et vous faites évoluer votre référentiel.1 – Vous créez un dossier d’exploitation pour gérer les évolutions, le support, la maintenance, les contrats…2 – Les documents dont le cycle de vie continue après le projet X, sont attachés au dossier d’exploitation*.3 – Vous faites évoluer vos tableaux de bord et votre intranet.Pour plus d’information, vous pouvez lire notre étude portant sur l’Efficacité Opérationnelle.



Demandede supportDemande

de support

Documents du projet

Documents du projet

RoadmapRoadmap



Vous




Prés.Prés.

CRCR

Spéc.Spéc.








Suivi du supportSuivi du support

GestionDes

livrables

GestionDes

livrables

Gestion de contrats

Gestion de contrats

Suivibudgétaire

Suivibudgétaire

Suivid’activité

Suivid’activité

Gestion de la

qualité

Gestion de la

qualité

Liste descontactsListe descontacts


Forum /FAQ


Forum /FAQ





Dossier d’exploitation

Dossier d’exploitation

EvolutionsEvolutions

SupportSupport

MaintenanceMaintenance

ContratsContrats

* Google Document vous permet de créer de nouveaux dossiers et d’attacher vos documents à plusieurs dossiers. Vous n’avez ni besoin de casser l’existant, ni besoin de dupliquer vos documents.

22

33

33Comptes-Rendus

Comptes-Rendus

1


Votre projet est terminé et vous passez en phase d’exploitation. Vous gardez l’historique du « Projet X » et vous faites évoluer votre référentiel. Vous créez un dossier d’exploitation pour gérer les évolutions, le support, la maintenance, les contrats…

Organisation pourl’exploitation.

Organisation pourl’exploitation.

Document attaché auxdossiers « Contrats duProjet » et « Contrats

d’Exploitation »

Document attaché auxdossiers « Contrats duProjet » et « Contrats

d’Exploitation »

Organisation duProjet X.

Organisation duProjet X.


Coût de la solution (partie abonnement)

Google Apps3,33€ par mois par utilisateur (version gratuite jusqu’à 50 utilisateurs)


SmartSheetA partir de 10€ par mois


OffiSync 1€ par mois par utilisateurOffiSync 1€ par mois par utilisateur

• Les étapes pour la mise en place de la solution

o Installation de Google Apps, SmartSheet et OffiSync : 1,5 jours

o Paramétrage de Google Apps, SmartSheet et OffiSync : 30 minutes par utilisateur

o Formation : 1 jour par groupe de 10 utilisateurs

=> Votre solution de gestion de projet est prête !

• Les options en fonction de votre cahier des charges

o Création de vos tableaux de bord (environ 0,5 jour par tableau de bord)

o Création de votre intranet (environ 2 jours)

o Contrat de support utilisateurs

o Journées de formation supplémentaires

• Remarques

o L’installation de Google Apps, SmartSheet et OffiSync ne nécessite aucune infrastructure technique (serveurs, licences, hébergement), ni aucune intervention sur vos systèmes existants (sauf en cas de migration vers Gmail).

o Prérequis : tous les utilisateurs doivent avoir accès à un navigateur récent (IE 7+, Firefox 3+, Chrome 4+). Pour OffiSync, prévoir MS Office 2007 SP2.

Mise en œuvre de la solution

Qui sommes-nous ?

TechnoConseil est une société de services et de conseils spécialisée dans le « Cloud Computing ». TechnoConseil accompagne les PME dans la transformation de leur système d'information grâce à des services tels que Google Apps, Zoho CRM, SmartSheet, Bime, OffiSync et à une vraie expérience du terrain !

Les consultants de TechnoConseil peuvent en quelques jours :

• Outiller la gestion de votre relation client (CRM)*,• Outiller la gestion de vos projets*,• Outiller la gestion opérationnelle de vos services internes (DSI, DRH, marketing…)*,• Outiller vos démarches qualité et environnementales*.

* Toutes les études sont disponibles sur le site TechnoConseil.fr à la rubrique études de cas !

Notre positionnement

Travail collaboratifGED (gestion des documents)

DAM (gestion des ressources numériques)

Intranet, Extranet, sites Web (diffusion des informations)

Travail collaboratifGED (gestion des documents)

DAM (gestion des ressources numériques)

Intranet, Extranet, sites Web (diffusion des informations)

CRM(gestion de la relation client et helpdesk)

CRM(gestion de la relation client et helpdesk)

Gestion de projetsGestion opérationnelle

(DSI, DRH, Marketing)

Gestion de la qualité

Gestion de projetsGestion opérationnelle

(DSI, DRH, Marketing)

Gestion de la qualité

Business Intelligence

(reporting et

tableaux de bord)

Business Intelligence

(reporting et

tableaux de bord)

Partage et synchronisation des documents online et offlinePartage et synchronisation des documents online et offline

Les solutions que nous proposons


Zoho CRMZoho CRM SmartSheetSmartSheet Bime Bime

Google DocsGoogle Docs

AgendaAgenda

GmailGmail ContactsContactsGoogle SitesGoogle Sites

Google DocsGoogle Docs AgendaAgenda MessagerieMessagerie ContactsContacts

ContactContactPlanningPlanning Reporting Reporting

Google Spreadsheet

Google SpreadsheetGoogle DocsGoogle Docs ContactsContacts

LeadLead OpportunitéOpportunité ContactContact DevisDevis FactureFacture

CommandeCommandeFournisseurFournisseur ProduitProduit TarifTarif

SolutionSolution

AchatAchat

Support (helpdesk)

Support (helpdesk)

Gestionde

projet

Gestionde

projetGestion

opérationnelleGestion

opérationnelle

Gestion de contrats

Gestion de contrats

Suivi budgétaire

Suivi budgétaire

Satisfaction client

Satisfaction client

Gestion de la

qualité

Gestion de la

qualité

Saisie des temps

passées

Saisie des temps

passées

Enquêtes de

satisfaction

Enquêtes de

satisfaction

ForumForum ChatChat

VidéoVidéo


Gestion documentaire

Gestion documentaire

Gestion des équipes

Gestion des équipes

Documents des projetsDocuments des projets

Agendas des projetsAgendas

des projets BlogsBlogs

Tableaux de bord et

reporting

Tableaux de bord et

reporting

PrésentationsPrésentations

SpreadsheetsSpreadsheets

DocumentsDocuments

WordWord ExcelExcel

PowerPointPowerPoint Fichiers diversFichiers divers


* Toutes nos solutions disposent de modules accessibles depuis votre téléphone mobile.

TicketTicket

*

Le prix des solutions que nous proposons *



Zoho CRMA partir de 15€ par mois par utilisateur

Zoho CRMA partir de 15€ par mois par utilisateur



BimeA partir de

45€ par mois

BimeA partir de

45€ par mois

OffiSync 1€ par mois par utilisateurOffiSync 1€ par mois par utilisateur

* Hors frais d’installation et de formation, consultez nos tarifs standards sur le site TechnoConseil.fr.

A bientôt !

www.technoconseil.fr [email protected]

+33 6 70 71 61 15