gestion de stock

41 pratique

exercice professionnel

Actualités pharmaceutiques n° 484 Avril 2009

Pour mieux maîtriser

son stock, et même s’il peut

se reposer de plus en plus

sur ses outils informatiques,

le pharmacien doit connaître

les notions de base concernant

la gestion de stock,

ses modalités de commande

et surtout son coût.

Tout pharmacien rêve du stock idéal qui répondrait exactement aux besoins qui consistent à avoir moins de pro-

duits périmés et moins d’immobilisations financières, mais surtout à pouvoir obtenir le bon produit au bon moment et au bon prix.

Les stocksDéfinition

Les stocks correspondent aux médica-ments et matières premières destinées aux préparations, mais aussi à tous les biens entrant dans le cycle d’exploitation de l’of-ficine. Ils comprennent les produits payés par la pharmacie (dont elle est propriétaire) mais aussi tous ceux en cours d’achemine-ment ou reçus dont la facture n’a pas été comptabilisée. À l’inverse sont exclus les produits livrés aux clients mais non encore facturés.

Les différents stocks

La qualification du bien ne dépend pas de la nature de ce dernier, mais de sa destina-tion. Sont considérés comme stocks les pro-duits destinés à être revendus et non à être conservés par la pharmacie pour y être utilisés

(immobilisation). À titre d’exemple, un tensio-mètre destiné à la vente est intégré au stock alors que celui destiné à la prise de tension des patients au sein de l’officine ne l’est pas.

La gestion des stocksL’objectif de la gestion des stocks est de réduire les coûts de possession et de pas-sation de commandes, tout en conservant la quantité stockée nécessaire pour éviter toute rupture. Pour cela, le pharmacien doit définir des indicateurs précis et contrôler le mieux possible les mouvements.

Les indicateurs de gestion de stock

Afin d’analyser au mieux les besoins en la matière, un produit est défini par différents indicateurs.

Stock de sécurité (SS) : quantité au des-sous de laquelle il ne faut pas descendre.

Stock d’alerte (SA) : quantité du produit qui détermine le déclenchement de la commande en fonction du délai habituel de livraison.

Stock minimum : quantité correspondant à la consommation pendant le délai de réap-provisionnement (SM = SA – SS).

Stock maximum : cet indicateur est fonction de l’espace de stockage que l’offi-cine peut allouer à ce produit, mais surtout fonction du coût que représente l’achat par avance du stock.Ces indicateurs caractérisent les produits afin de déterminer au mieux leur passation et leur volume de commande. L’efficacité de la gestion de stock est, quant à elle, carac-térisée par deux ratios principaux.

Le stock moyen : pour une période consi-dérée, il faut connaître le stock de départ et le stock final.

Le coefficient de rotation des stocks

(CR) qui représente le nombre de fois où le stock est renouvelé sur une période. Atten-tion, si les achats sont exprimés en prix d’achat hors taxe ou en prix de vente toutes taxes comprises (TTC), le stock moyen doit être exprimé en prix d’achat hors taxe ou en prix de vente TTC.La durée de rotation des stocks, qui se mesure en jour, permet de savoir combien de jours sont nécessaires au renouvellement d’un stock moyen.

En officine, un stock considéré comme nor-mal représente environ 10 % du chiffre d’af-faires (CA), avec un délai d’écoulement d’en-viron 40 jours. Dans le cas où ce délai est supérieur, le coût de stock (trésorerie, perte) est trop élevé alors qu’un délai d’écoulement inferieur à 30 jours risque d’entraîner des coûts d’acquisition trop importants (moins bonnes conditions commerciales)...

Les méthodes de gestion de stock

Dans le cadre de l’officine, la gestion des stocks est complexifiée par la disparité des rotations et des conditions d’approvisionnement entre les deux grandes catégories de produit : les pro-duits éthiques remboursés et les produits non remboursés (OTC, parapharmacie...).Pour la première catégorie (grand nombre de références, tarifs réglementés...), la gestion de

Gestion de stock

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La rotation des stocks Le stock constituant une immobilisation

financière, l’objectif de la gestion des stocks

est d’en réduire le montant. L’efficacité de cette

gestion sera évaluée par le ratio de la rotation

des stocks : autrement dit, il s’agit d’essayer

de savoir combien de fois dans l’année il a été

possible de renouveler le stock avec la même

somme. Une rotation rapide des stocks permet

non seulement d’améliorer la trésorerie de

la pharmacie, mais assure aussi un meilleur

contrôle, réduit la perte, évite l’obsolescence...

Pour aller plus loinLes stocks se révèlent onéreux pour la pharmacie

en raison des coûts de possession (lieux de stockage,

besoin de fonds de roulement...), ainsi que de la gestion

administrative (passation de commande, rangement

de la commande...). Pour chaque produit, la quantité

économique théorique (Qe) qui minimise le total

du coût de possession et de passation est obtenue

par la méthode de Wilson :

C = quantité totale consommée au cours de l’année

F = coût d’une commande de l’article

Pu = prix unitaire (euros)

T = taux de possession (%)

Cette formule est la formule de base de la gestion de stock.

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commande est simplifiée par la répartition phar-maceutique : nombreuses commandes, prix identiques quels que soient les volumes...Quand à la deuxième catégorie, du fait du plus faible nombre de références et du grand dif-férentiel de coût existant selon le canal d’ap-provisionnement, elle demande une certaine organisation au pharmacien. Afin de réduire les coûts de suivi administratif sur ces stocks (rangement de commande, rendez-vous avec le commercial...), l’officinal a deux méthodes de gestion de stock à sa disposition, en struc-turant ses produits stockés selon leur rotation et leur chiffre d’affaires (CA).

Méthode des 20/80

Ici 20 % des produits en nombre représen-tent 80 % des produits en valeur et seront suivis de façon approfondie : choix du mode d’approvisionnement (grossiste, semi-direct, direct), volume...

Méthode ABC Dans le cadre de cette gestion, trois groupes sont distingués : le groupe A représente 10 % des produits et 60 à 70 % du CA, le groupe B, 25 à 30 % des produits et 30 % du CA et le groupe C, 60 % des produits et 10 % du CA, l’objectif de ce dernier étant simplement d’éviter les ruptures et de gérer les promis.

L’évaluation des stocksL’inventaire

La pharmacie doit obligatoirement procé-der à l’inventaire physique (en quantité et en valeurs) de ses stocks au moins une fois par an à la clôture de l’exercice (Code du commerce L. 123-12). Cet inventaire final peut être réalisé par l’équipe officinale ou être confié à un spécialiste. Il ne coïncide pas forcement avec la date précise de clô-ture mais plus le décalage est grand, plus les imprécisions sur les stocks sont importan-tes. La valorisation des mouvements comp-tables entre ces deux périodes est réalisée par truchement comptable : une vente + prix d’achat x coefficient approximatif.Aujourd’hui, ces inventaires sont facilités par la gestion de stock automatique qui permet de réaliser immédiatement un inventaire valo-risé. La différence entre cet inventaire valorisé et la valeur du stock réel chiffre la démarque inconnue, représentant les vols, les erreurs de saisie administrative, les casses...À la faveur de cet inventaire, les stocks sont valorisés en application d’un mode de

calcul sur la base du coût moyen pondéré calculé à chaque entrée, en présumant que la pharmacie applique précisément la règle du FIFO (First In First Out : premier entré, premier sorti) : les articles en stock sont les derniers entrés.

Le coût du stock

ou taux de possession

La notion principale à retenir en matière de gestion de stock est que le coût d’achat d’un produit n’est pas égal à son prix d’achat.Dans le calcul du coût du stock, de nom-breux paramètres entrent en compte :– temps dédié à la négociation et à la pas-sation de commande. Le coût d’une com-mande s’établit en calculant le total des frais de fonctionnement des services achat et réception achats. Ce total est divisé par le total annuel de lignes de commande (un arti-cle, une quantité, un prix et un délai) ;– réception de la commande (rangement, manutention) ;– financement du stock : revenu de place-ment non réalisé si la trésorerie est positive (placement et intérêts), taux d’intérêt d’em-prunt si la pharmacie est endettée, soit envi-ron 4,5 % actuellement fonction de l’état de trésorerie de l’officine ;– dépréciation du stock : péremption, des-truction et casse. En officine, le taux de casse et perte – produits à sortir du stock – représente entre 4 et 5 % du stock. Sur un stock moyen de 140 000 €, cela équi-vaut tout de même à une perte de 5 000 à 7 000 €, soit près de 30 000 € de chiffre d’affaires ;– valeur locative : occupation des lieux de stockage (coût au mètre carré : loyer, assurance, chauffage...), soit environ 1,5 % (1 500 € pour un stock de 100 000 €) ;– main-d’œuvre (hors rangement et réception des commandes), inventaire, classement : envi-ron 1 % (1 000 € pour un stock de 100 000 €).En officine, il est estimé que, tous coûts confondus, le stockage d’un produit revient entre 1 et 1,5 % de sa valeur d’achat par mois. Une remise supplémentaire de 5 % permet donc tout juste de financer un tri-mestre de stockage. Au total, le taux de pos-session des stocks en officine est proche des 12 % de sa valeur en coût de stockage, soit près de 16 800 € par an pour un stock moyen de 140 000 €.

La gestion du stock spécifique au réseau de distribution pharmaceutiqueLa gestion de stock de l’officine est particu-lière et complexe du fait de :– la spécificité des produits vendus (rem-boursables, non remboursables), ainsi que du nombre de références ;– la politique commerciale des laboratoires, certains favorisant le sell-out par un stoc-kage parfois excessif des officines, d’autres privilégiant les commandes par marché... ;– le réseau de distribution : direct, semi-direct via les groupements, les plateformes des laboratoires, les dépositaires ou les grossistes répartiteurs.

Les circuits de distribution

Même si leurs pratiques évoluent actuel-lement, notamment avec la nouvelle loi régissant les délais de paiement, les labo-ratoires continuent à appliquer une politique de sell-out reposant sur le sur-stockage.Durant de nombreuses années, l’approvision-nement réalisé en direct auprès des laboratoi-res consistait à acheter de la remise. Cepen-dant, sur la politique d’achat vient se grever une partie de gestion de stock. L’officinal doit ainsi, lors de toute commande, tenir compte de ses achats précédents, de son stock, de sa trésorerie, des délais de paiement et des rotations des produits et, surtout, estimer le surcoût que peut générer le fait de sur-stocker. Le principal conseil qui peut lui être apporté est de concentrer ses achats sur un nombre limité de marques et de références lorsqu’il négocie en direct.

De nombreux intervenants jouent un rôle intermédiaire entre les grossistes et les labo-ratoires. Ils permettent aux pharmaciens d’obtenir de meilleures conditions que chez le grossiste, sans avoir besoin de stocker à outrance. C’est le cas des short-liner, des dépositaires, des groupements via leur pla-teforme. Ces structures permettent de réduire le prix d’achat des produits, par rapport à la répartition, mais aussi leur coût d’achat et de stockage, par rapport à l’approvisionnement réalisé en direct. Cette économie sur les coûts d’achats et de stockage se réalise grâce :– au regroupement de la passation des com-mandes, et entre plusieurs gammes ;

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– à la diminution de la profondeur des gammes en se concentrant sur les produits best-sellers, représentant 20 % des gammes des laboratoi-res (pas de référencement complet...).

Au-delà d’une offre pharmaceutique large (plus de 30 000 références disponibles), le pharmacien peut s’appuyer sur la logistique performante des grossistes. Ce circuit d’ap-provisionnement est principalement utilisé pour les produits éthiques et semi-éthiques. Le pharmacien a tout intérêt à s’y approvi-sionner (à conditions commerciales régle-mentaires respectées) :– conditions tarifaires proches entre les cir-cuits : 2 à 3 % de remises commerciales en plus, alors que le coût de stockage, entre 1 et 1,5 % par mois, ne permet pas forcé-ment de justifier des commandes massives de deux ou trois mois de vente ;– mutualisation des coûts de commande entre de nombreuses références : une seule commande pour une centaine de référen-ces différentes. Pour certaines références à forte rotation, le choix d’un autre mode de distribution peut cependant être intéressant ; mieux vaut ranger un carton de 100 unités que dix commandes de dix unités livrées en bac mélangées à d’autres références ;– coût de stock faible, voire proche de zéro : de par le nombre élevé de livraisons, le phar-macien peut réduire ses stocks d’alerte et de sécurité au minimum (période de risque d’environ 1,5 jours) ; de ce fait, les délais de paiement peuvent être largement supérieurs à la rotation de ses stocks (gains financiers).De plus, le circuit des grossistes répartiteurs permet au pharmacien de faire disparaître complètement les coûts de stockage pour certains produits (onéreux, de rotation supé-

rieure au trimestre...) par une gestion en zéro stock : grâce à la gestion des promis, le pro-duit est vendu avant d’être commandé.

Trouver le bon équilibre

Auparavant, les pharmaciens ne se sou-ciaient principalement que des sous-stocks, à une époque où surstock équivalait à ser-vice. Aujourd’hui, de plus en plus de phar-maciens séparent ces deux notions du fait des difficultés de trésorerie et des forts taux de casse et perte qui viennent modifier les comptes de résultat.

Si la gestion des produits remboursés est simplifiée grâce aux répartiteurs, il faut tout de même veiller à l’obsolescence d’un grand nombre de références. En effet, de nombreux produits peuvent, du jour au lendemain, ne plus être vendus et se transformer rapidement en produits périmés, suite au passage d’un visiteur médical, au changement du médecin prescripteur, ou parce qu’ils ne sont vendus qu’à un seul client... C’est pourquoi il est nécessaire de régulièrement réaliser un état des ventes, en faisant ressortir les produits non vendus depuis plus de six mois, et de mettre en place des procédures de retour vers les grossistes ou de rétrocession entre pharma-cies, quitte à assumer une perte par rapport au prix d’achat. Ces produits représentent géné-ralement 10 à 15 % du stock et jouent un rôle prépondérant sur le coût des stocks.

ceutique

Concernant les produits conseil et paraphar-maceutiques, le pharmacien doit jouer sur plusieurs tableaux : conditions du direct, service client, gestion des doublons (ayant la même fonction), communication et aide à la vente des laboratoires.Le choix du mode de gestion de ces pro-duits doit principalement être dicté par leur rotation (ce n’est pas forcement en achetant de la remise que l’on crée un marché). Le titulaire ou le responsable des achats doit pouvoir justifier d’un point de vue éco-nomique (remise, délais de paiement...) ou au regard du service (formation, moyen promotionnel, reprise de produit...) le fait d’augmenter les coûts de stockage de ces produits. L’équipe officinale doit, quant à elle, recen-trer ses ventes ou ses conseils sur une

gamme. Elle doit également travailler dans de bonnes conditions commerciales et faire le choix d’acheter certaines références auprès de plateformes ou grossistes. Certaines plateformes logistiques, et même les répartiteurs, permettent, pour un cer-tain nombre de références, de diminuer les coûts de stockage tout en proposant des conditions commerciales proches de cel-les propres au circuit d’approvisionnement direct. De plus, les commandes et livraisons groupées génèrent un gain de temps, tant au niveau de l’équipe officinale (plus de temps à la vente) que pour l’acheteur qui ne négocie pas durant une heure avec le commercial.

Les outils pour l’optimisation du stock

Pour passer la bonne commande en quantité et qualité, mais aussi choisir le bon circuit, le pharmacien peut s’appuyer sur les logiciels métiers et leur module gestion de stock de plus en plus développé. Aujourd’hui, ces logiciels offrent de nombreuses fonctions : historiques des commandes, suivi du stock par inventaires valorisés, produits invendus, réalisation de tableaux de bord sur la rotation du stock selon les produits, leur classe, leur famille, valorisation du stock par catégorie (surstocks, stocks moyens...).Mais ces outils permettent aussi une opti-misation directe des coûts de stock, grâce à leur module d’aide à la préparation et à la passation de commande : choix du cir-cuit, adaptation des quantités à commander en fonction de nombreux paramètres (taux de possession, masse salariale, fréquence des livraisons...), comparateurs de prix d’achat...

PerspectivesLa future évolution de cette diminution des coûts de stockage réside dans la généralisa-tion future des codes datamatrix, dits “2D”, qui intègreront les dates de péremption des produits et leur numéro de lot. Le stock, premier levier de la trésorerie et du compte de résultat, est, avec le temps et sous les pressions économiques croissantes, pris de plus en plus en considération par les pharmaciens. �

Nicolas Julien

Pharmacien, Bezouce (30)

[email protected]

Indications des ratios de stockRotation > 60 jours :

– nombreux prescripteurs, donc nombreuses

références ;

– manque de concertation lors de la passation

des commandes ;

– mauvaise qualité commerciale.

Rotation < 40 jours :– bonne gestion des commandes : prise

en compte du coût des stocks ;

– fort taux de ruptures de stock ;

– ratio de médicaments remboursés supérieur

à la moyenne ;

– problème de trésorerie.

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