gestion del tiempo

1a. Sesion Gestion de Tiempos© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
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Gestión del Tiempo
Parte 1
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¿Qué respuestas me da la Gestión del Tiempo ?
Qué actividades necesito realizar en mi proyecto.
En qué secuencia debo realizarlas.
Que recursos empleará cada actividad.
Cuánto demorará cada actividad.
Cuánto demorará el proyecto.
Cómo controlaré el tiempo del proyecto.
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Proceso 6.1:
Definición de las Actividades
Implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar.
Identificará los productos entregables al nivel mas bajo de la EDT (WBS) o paquetes de trabajo.
Proporciona una base para estimar, establecer el cronograma, ejecutar, supervisar, y controlar el trabajo del proyecto.
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EDT (WBS)
Entregables al nivel mas bajo
para 3.1 Afirmado
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Lista de Actividades para
a2 Alquilar volquete de 10 toneladas.
a3 Contratar capataz y cuadrilla.
a4 Comprar materiales de limpieza.
a5 Transportar materiales y equipos.
a6 Acumular maleza en zona de acceso.
a7 Acumular desperdicios zona de acceso.
a8 Retirar maleza.
a9 Retirar desperdicios.
DEFINICIÓN
DE
ACTIVIDADES
Entradas
Disponibilidad de Sist. de inf. para gestión de proyectos.
Herramientas de software para elaboración de cronogramas.
DEFINICIÓN
DE
ACTIVIDADES
Políticas formales e informales sobre planificación de actividades.
Procedimientos y guías sobre definición de actividades.
Base de conocimientos de lecciones aprendidas.
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Productos entregables del proyecto.
Entrada principal para este proceso.
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Entrada principal para este proceso.
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Plan de gestión del cronograma.
Plan de gestión del alcance del proyecto.
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Herramientas y Técnicas
Descomposición
Subdivide paquetes de trabajo en componentes más pequeños (actividades) y más fáciles de manejar.
La lista de actividades, la EDT (WBS) y el diccionario de la EDT pueden desarrollarse de forma secuencial o de forma concurrente.
Frecuentemente los miembros del equipo a cargo del paquete realizan esta definición.
Plantillas
Una lista estándar puede utilizarse como plantilla.
La información de los atributos de las actividades de la plantilla pueden incluir:
Habilidades de los recursos.
Planificación Gradual
Forma de planificación de elaboración progresiva donde el corto plazo se planifica en detalle, mientras que el largo plazo se planifica para componentes de la EDT a un nivel relativamente alto.
Juicio de Expertos
Miembros del equipo u otros expertos con experiencia y habilidad en desarrollo de enunciados del alcance, EDT, y cronogramas.
Componente de Planificación
Cuando no hay definición suficiente para descomponer una rama del EDT se utiliza el último componente de esa rama para desarrollar un cronograma de alto nivel.
Cuenta de Control: punto de control de gestión.
Paquete de Planificación: componente de la EDT por debajo de la cuenta de control pero por encima del paquete de trabajo.
Salidas
DEFINICIÓN
DE
ACTIVIDADES
Lista completa de todas las actividades del cronograma.
Incluye identificador de la actividad y descripción del alcance del trabajo.
Las actividades son componentes del cronograma pero no son componentes del EDT (WBS).
Incluyen:
Pueden incluir:
Cantidad varía según área de aplicación.
Identifica todos los hitos.
Se pueden generar cambios solicitados que pueden afectar el enunciado del alcance o la EDT.
Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.
¿Qué es el “hidden work”?
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¿Qué ejemplos típicos tenemos de “hidden work”?
Entregables y Actividades de :
1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP)®
Durante la definición de actividades un miembro del equipo identifica una actividad que necesita ejecutarse. Sin embargo, otro miembro del equipo cree que dicha actividad no es parte del proyecto según se interpreta a partir del project charter. ¿Cuál es la MEJOR alternativa que usted como Project Manager debe seguir?
A. Tratar de lograr consenso en el equipo.
B. Tomar por sí mismo la decisión de incluirla.
C. Preguntar al gerente que emitió el project charter.
D. Hablar con el sponsor del proyecto.
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Proceso 6.2:
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Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
Implica identificar y documentar las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma.
Las actividades deben estar ordenadas lógicamente con relaciones de precedencia adecuadas, así como también adelantos y atrasos, para poder desarrollar posteriormente un cronograma realista y factible.
Puede realizarse usando un software o manualmente.
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3.1.3 Limpiar Terreno
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ESTABLECIMIENTO
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Enunciado del Alcance del Proyecto
Descripción del alcance del producto: características que pueden afectar la secuencia.
ESTABLECIMIENTO
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Lista de Actividades:
Del proceso anterior.
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Solicitudes de Cambio Aprobadas
Cambios documentados y aprobados para modificar alcance, políticas, planes de gestión, procedimientos, costos, o cronogramas.
ESTABLECIMIENTO
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Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
Utiliza casillas o rectángulos, denominados nodos, para representar actividades, que se conectan con flechas mostrando dependencias.
ESTABLECIMIENTO
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Fin-a-comienzo
Fin-a-fin
Inicio-a-inicio
Inicio-a-fin
Hay 4 tipos de dependencias o relaciones de precedencia:
predecesora
sucesora
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Método de Diagramación con Flechas (ADM)
Utiliza flechas para representar las actividades, que se conectan en nodos para mostrar sus dependencias.
Menos usado que el anterior.
Sólo utiliza dependencias de fin a inicio y puede requerir el uso de actividades ficticias para definir correctamente las relaciones lógicas.
ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES
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Plantillas de Red del Cronograma
Plantillas de red estandarizadas se pueden usar para acelerar la preparación de redes de actividades.
Las partes de un diagrama de red se denominan subred o fragmento de red.
ESTABLECIMIENTO
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Determinación de dependencias
Externas: relación con actividades que no pertenecen al proyecto.
ESTABLECIMIENTO
Aplicación de Adelantos y Retrasos
Adelantos: permiten la aceleración de la actividad sucesora.
Retrasos: causan demoras en la actividad sucesora.
ESTABLECIMIENTO
Salidas
ESTABLECIMIENTO
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Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
Representaciones esquemáticas de las actividades del cronograma y las relaciones lógicas entre ellas.
Manual o utilizando un software de gestión de proyectos.
Se adjunta una narración resumida:
Metodología básica utilizada.
Secuencias poco comunes.
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Lista de Actividades (Actualizaciones)
Cambios Solicitados
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2. Pregunta de Certificación PMP®
Usted es el Project Manager en un gran proyecto de construcción. Mientras está trabajando con su equipo para desarrollar un diagrama de red, se da cuenta que existen una serie de actividades que se pueden trabajar en paralelo, pero que deben terminar en una secuencia especifica. ¿Qué tipo de método de secuenciamiento requiere para manejar estas actividades ?
A. Método de diagramación por precedencias.
B. Método de diagramación con flechas.
C. Método del camino crítico.
D. Método de diagramación condicional.
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Proceso 6.3:
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Estimación de Recursos de las Actividades
Involucra determinar:
Qué cantidad de cada recurso se utilizará.
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Estimación de Recursos de las Actividades
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ESTIMACION DE
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Factores Ambientales de la Empresa
Disponibilidad de los recursos de infraestructura.
ESTIMACION DE
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Activos de los Procesos de la Organización
Políticas de personal y alquiler o compra.
Información histórica relacionada.
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Lista de Actividades
De procesos anteriores.
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Disponibilidad de Recursos
Recursos potencialmente disponibles.
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Plan de Gestión del Proyecto
Plan de gestión del cronograma.
ESTIMACION DE
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Juicio de Expertos
Todo grupo o persona con conocimientos especializados puede aportar dicha experiencia.
ESTIMACION DE
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Análisis de Alternativas
Diferente tamaño o tipo de máquinas.
Diferentes herramientas.
ESTIMACION DE
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Datos de Estimación Publicados
Diferentes países y ubicaciones geográficas.
ESTIMACION DE
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Software de Gestión de Proyectos
Ayudan a planificar, organizar, y gestionar los conjuntos de recursos, y a desarrollar estimaciones de recursos.
De acuerdo a complejidad se pueden definir estructuras de desglose de recursos, disponibilidad, tarifas, y calendarios.
ESTIMACION DE
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Estimación Ascendente
Cuando no se puede estimar una actividad razonablemente, el trabajo se descompone, se estiman recursos y luego se suman.
ESTIMACION DE
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Salidas
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Requisitos de Recursos de las Actividades.
Identificación y descripción de tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad.
Documentación puede incluir:
Bases de estimación.
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Atributos de la Actividad (Actualizaciones)
Tipos y cantidades de recursos necesarios se incorporan a los atributos de la actividad.
ESTIMACION DE
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Estructura de Desglose de Recursos (RBS)
Estructura jerárquica de los recursos identificados por categoría y tipo de recurso.
ESTIMACION DE
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Calendario de Recursos (Actualizaciones)
Determina fechas en que cada recurso específico puede estar activo u ocioso.
Identifica cantidad disponible de cada recurso durante cada período de disponibilidad.
ESTIMACION DE
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Cambios Solicitados
Para agregar o eliminar actividades del cronograma planificadas dentro de la lista de actividades.
Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.
ESTIMACION DE
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3. Pregunta de Certificación PMP®
Su organización está teniendo un tiempo difícil en el manejo de todos sus proyectos. A ud. le han pedido que ayude a la alta gerencia a entender que está pasando con los proyectos. ¿Cuál de los siguientes tipos de reportes le ayudaría a proveer información resumida para la alta gerencia?
A. Estimados detallados de costos.
B. Planes de gestión de proyecto.
C. Diagramas Gantt.
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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Estándares para la Gestión de Proyectos.
Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
Taller de Preparación para la Certificación PMP®
Gestión de Programas (PPgM).
Gestión de Portafolios (PPfM).
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®.
SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.
Gestión del Cambio Organizacional e Individual.
HERRAMIENTAS
MS Project Server 2007.
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gestion del tiempo

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