gestion des marchés
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Gestion des marchés. Dec 2010. Dec 2010. Introduction. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Gestion des marchésGestion des marchés
Dec 2010Dec 2010
IntroductionIntroduction
La gestion des marchés a pour objet d’assurer que les droits et
obligations de chacune des parties au marché soient exécutés afin de
garantir la livraison ponctuelle, de prestations de la qualité requise et
dans les limites du budget
La gestion des marchés va du stade de l’élaboration du PTBA, à celui
de la clôture du marché, en passant par l’établissement du cahier
des charges, la remise de rapports et d’analyses sur des points clés, et
toute action requise de la part de chacune des deux parties. Toutes
ces actions, permettent globalement un contrôle mesurable de
l’exécution du marché. Nous nous attachons ici à l’exécution à partir
de la signature du marché
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IntroductionIntroduction
Teneur du marché – tous les livrables pertinents, calendrier, délais,
rapports axés sur les résultats et produits attendus, avec des
indicateurs mesurables
Gestion des marchés – le suivi-évaluation est déterminant
Exécution des marchés– le marché n’arrive à son terme que
lorsque le produit de qualité satisfaisante qui en est l’objet est livré à
la date convenue
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Les cinq stades de la gestion des Les cinq stades de la gestion des marchésmarchés
Suivi-évaluation de l’exécution
Gestion des modifications
Règlement des litiges
Gestion financière et paiement
Administration du marché
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Suivi et contrôle de l’exécution des marchésSuivi et contrôle de l’exécution des marchés
Établissement du registre des marchés
Établissement du registre de suivi des marchés
Établissement de la feuille individuelle de suivi des marchés
Établissement du formulaire de suivi des marchés
Contract Register
Contract Monitoring Register
ICM Register
Principales mesures administratives
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Service provider contract guidelines
Information cléDirectives concernant la gestion des marchés – Prestataires de services
Suivi et contrôle de l’exécution des marchésSuivi et contrôle de l’exécution des marchés
Services consultatifs
Livraison ponctuelle des prestations clés Conformité aux exigences raisonnalbes Qualité des services fournis
Indicateurs
Fournitures
Ponctualité de la livraison Quantité livrée Respect du cahier des charges
Travaux Ponctualité de chaque tranche de travaux Respect du cahier des charges Qualité des travaux
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Suivi et contrôle de l’exécution des marchésSuivi et contrôle de l’exécution des marchés
Conseils
Indiquer la date effective de livraison des fournitures/travaux/services (ou des tranches convenues - milestones)
Rappel écrit aux entrepreneurs/ consultants en cas de défaillance (y compris les pénalités)
Classer les réponses des entrepreneurs/ consultants
Noter les changements convenus des dates de livraison et des pénalités imposées
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InspectionsInspections
Il est nécessaire, en particulier dans le cas de
travaux, de veiller à ce qu’un contrôle qualifié et
indépendant soit exercé afin d’assurer que les
ouvrages soit exécutés dans les règles de l’art
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RéceptionRéception
ServicesServicesConfirmation écrite que les services requis ont été fournis à bonne date et qu’ils étaient de qualité acceptable
FournituresFournituresRappport d’inspection et de réception (RIR). Il peut éventuellement être nécessaire concernant les fournitures de veiller à ce que du personnel ou des consultants qualifiés participent à l’élaboration du RIR
TravauxTravauxRapport d’ingénieurs spécifiant que la construction d’ouvrages de qualité acceptable á été menée à bien dans les délais prescrits
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Gestion des modificationsGestion des modifications
Il convient d’éviter les modifications inutiles et d’insérer
les modifications nécessaires dans le contrat
Il est important de veiller à obtenir l’approbation préalable
ainsi que l’avis de non objection du FIDA si la valeur
cumulative des modifications dépasse de 15% la valeur du
marché
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RecoursRecours
Obtenir une assistance juridique
déterminer si les pénalités prévues doivent s’appliquer
conformément au marché
Résiliation
négotiation
arbitrage
Règlement des litiges
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Gestion financière et paiementsGestion financière et paiements
Les paiements doivent être réglés conformément aux clauses
contractuelles (normalement dans les 30 jours suivant la présentation
d’une facture valable)
Il est important de tenir un échéancier des paiements prévus dans
le cadre du Registre de suivi du marché en vue d’assurer que le
compte spécial soit suffisamment provisionné pour permettre de traiter
rapidement la demande de paiement direct
Les retards de paiement influent négativement sur le coût des
marchés futurs – lorsque les retards de paiement se répètent
régulièrement, les fournisseurs et les entrepreneurs prévoient une
marge pour couvrir les retards de paiement prévisibles ou ils
s’abstiennent de soumissionner12
Garanties de bonne finGaranties de bonne fin
Lorsqu’elles sont requises, ces garanties doivent être
données par le fournisseur/entrepreneur en temps utile.
Elles doivent être retournées dans les 30 jours suivant la
réception définitive (clôture du marché conformément aux
clauses contractuelles), y compris toute période de garantie
ou de maintenance
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Clôture du marché Clôture du marché
Que tous les biens/ services ont été fournis
Que la documentation conservée dans le dossier du marché comprend la réception et l’acceptation formelle de toutes les clauses contractuelles
Qu’il n’y a pas de réclamations ou d’investigations en instance
Que tout bien fourni par le projet a été restitué et que tout divergence est réglée
Que toutes les mesures concernant les avenants au marché ont été appliquées
Que tous les problèmes de sous-traitance ont été réglés
Que les questions de garantie sont résolues et que le délai de garantie malfaçon est expiré
Que tout audit nécessaire a été mené à bien
Que la facture finale a été présentée et réglée
Les chargés de passation des marchés, avec l’appui technique nécessaire, doivent vérifier:
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MerciMerci