gestion des stocks - grci 2017 · chaque trimestre, un inventaire physique est établi et les...
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Gestion des Stocks SAS Cardiologie Urgences
Ludovic DUPUIS
50 lits de cardiologie (+8 d'USIC)
Un plateau technique composé de deux salles d'angiographie numérisée :
• 100% Cardiologie • Mixte cardiaque et périphérique
1900 Coronarographies, 820 ATLs
Présentation du service
Gestion du stock déléguée par une procuration du pharmacien o 310 références de DMS
= 130.000€ dont • 29.000€ radiofréquence • 25.000€ Matériel spécifique (CTO, OTC, FFR,
Rota, etc.) 620.000€ annuel de consommation
o 320 références de DMI = 320.000€ (dépôts)
NB : stock de la pharmacie 60.000€
Présentation du service
Plan du service
Salle de stock commune 12m²
Couloir entre les
deux salles
Zone de stock secondaire 4m²
Armoires mobiles
Avantages : • Une surface de stock commune aux deux
salles • Armoires sur roulettes
Difficultés : • Surface de stockage limitée • Distribution du matériel entre les deux
salles
Organisation du service
Définition : Traçabilité "Ensemble des procédures et des contrôles
permettant de suivre l'historique d'un produit depuis sa fabrication jusqu'à son administration à un patient. Aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'une entité au moyen d'identifications enregistrées" (ISO 9000).
Réglementation
Application au secteur des DM Le décret n° 2006-1497 du 29 novembre 2006 fixe
des règles particulières de matériovigilance exercées sur certains dispositifs médicaux. La matériovigilance comporte, pour une liste de dispositifs fixée par arrêté, des règles de traçabilité depuis la réception des dispositifs médicaux dans l'établissement de santé où ils seront utilisés jusqu'à leur utilisation chez le patient.
Réglementation
Les DM soumis à traçabilité ont été définis par l'arrêté du 26 janvier 2007 (JO du 10/02/2007), à savoir :
- Les dispositifs médicaux incorporant une substance qui, si elle est utilisée séparément, est susceptible d'être considérée comme un médicament dérivé du sang
- Les valves cardiaques - Tous les autres dispositifs médicaux
implantables(DMI) y compris les implants dentaires à l'exception des ligatures, sutures et dispositifs d'ostéosynthèse.
Réglementation
1 - Livraison par le laboratoire à la pharmacie contrôle de conformité Saisie dans le logiciel de Pharmacie
Référence Lot Date de péremption
Montée du matériel au bloc et rangement dans les armoires
Circuit DMI
2 - Pose au Bloc • Choix en fonction de la date de
péremption • Saisie dans CardioReport par les codes
barres • Remplissage de la Fiche de pose
(étiquette patient et DMI, nom du praticien et date)
Circuit DMI
Saisie du matériel dans le logiciel de Bloc
3 - Renouvellement Saisie dans le logiciel de Pharmacie de
l'intervention Contrôle de cohérence o Fiche de pose o Requête dans CardioReport o Présence du matériel dans QSP Pharmacie Emission d'un bon de commande par Courriel
Circuit DMI
Requête CardioReport
Logiciel de Pharmacie
L'absence de passerelle entre le logiciel de Bloc et celui de la Pharmacie oblige une vérification systématique des stocks pour commande. o contrôle visuel des armoires/étagères o commande de la quantité nécessaire pour
une dotation pleine o Saisie de la commande dans le logiciel de
Pharmacie.
Commande matériel (hors DMI)
Au moment de la livraison et contrairement aux DMI, les numéros de lot et dates de péremption ne sont pas saisis.
Ceci s'explique par l'absence d'automatisation en pharmacie (par douchette par ex.)
Commande matériel (hors DMI)
Avantages : Vérification simple, la place sur les armoires est
conditionnée par la dotation. Armoire pleine = stock OK Inconvénients : La dotation est empirique et n'est pas toujours
adaptée à la consommation Les commandes sont prises à la main sur une
feuille volante puis saisies
Commande matériel (hors DMI)
Coté Laboratoire Les contrats de dépôt stipulent souvent : "Le client s'engage à utiliser les produits dont la date de péremption est la
plus proche. L'état des dispositifs médicaux et leur date de péremption seront vérifiés par son personnel. Le Client en tant que gestionnaire des produits, a la charge de suivre les dates de péremption et de communiquer au Fournisseur la liste des produits dont la date de péremption est au plus de 3 mois"
Au quotidien, la plupart des commerciaux assurent le renouvellement des DMI avant leur péremption lors de leurs contrôles de dépôt réguliers.
Gestion des périmés
Coté Pharmacie : Édition le dernier lundi du mois de la liste
des DMI arrivant à péremption d'ici à l'avant dernier jour du mois suivant
Ex : Lundi 28 Janvier seront listés tous les DMI arrivant à péremption le ou avant le 27 Février.
La prochaine vérification aura lieu le Lundi 25 Février.
Gestion des périmés
Coté Bloc : En plus de la feuille transmise par la
pharmacie, contrôle visuel des étagères et étiquetage des péremptions courtes.
Les produits sont retournés à la Pharmacie. Pour les DMI, une demande de
renouvellement est éditée
Gestion des périmés
Chaque trimestre, un inventaire physique est établi et les consommations sont saisies dans le logiciel de pharmacie
La vérification et l'étiquetage des produits à péremption courte est effectuée en même temps.
Inventaires
L'absence d'automatisation complète fait que trois documents sont croisés pour déclencher une facturation/renouvellement.
Il est donc rare qu'un DMI soit égaré
Les requêtes dans le logiciel de bloc sont très rapides en cas de doute
Avantages
La création d'une passerelle entre le logiciel du Bloc et le logiciel de la Pharmacie permettrait une gestion plus fine du stock.
Nous pourrions établir des dotations par des calculs simples de consommation.
Amélioration
• Les commandes pourraient être automatisées o Réduction de la valeur du stock o Diminution du risque de rupture
• Il serait facile d'éditer une liste des produits a péremption
Amélioration
L'inventaire physique reste indispensable car il existe toujours des produits sortant du circuit sans avoir été scannés.
L'utilisation de douchettes permettraient des commandes et un inventaire simplifié
Amélioration
Tous les produits à tracer ne comportent pas de codes barre ou ont des formats différents.
Il serait nécessaire d'uniformiser les pratiques des laboratoires comme dans la grande distribution.
Amélioration
Dérives : • scan manquant
localisation de la douchette fonctionnement du logiciel (douchette autonome?)
• scan d'items d'un autre examen éliminer l'emballage dès la saisie
• défaut de remplissage de la fiche de pose (doit être dûment remplie et signée avant la photocopie) • Erreurs de saisie manuelle : 0.5% absence de saisie automatique à la pharmacie
Au quotidien...
La gestion du stock a été grandement simplifiée par l'informatisation des établissements de santé.
Inversement les autres activités au sein du bloc ont plutôt tendance a se compliquer. (Checklist, etc...)
Conclusion
L. DUPUIS