Gestión Documental

¿Qué Es Gestión

Documental? Conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

¿Importancia De La

Gestión Documental? Es un beneficio importante

obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.

¿En Que Consiste Un Proyecto De Gestión

Documental? Tipos de documentos que circulan

en la empresa y que niveles de jerarquía existen entre ellos.

Grado de digitalización que se desea lograr

Determinar si se van a utilizar tecnologías de reconocimiento automático de texto en el proceso

Identificar cual es el volumen de los distintos tipos de documentos que se manejan en la empresa y como son utilizados por cada tipo de usuario.

¿Qué costos tiene la gestión documental?

El costo de implantación comprende todos los gastos, inversiones o tiempo dedicado desde el momento en que se reconoce la necesidad de implantar o renovar la solución en uso.

Objetivos del programa Gestión Documental

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos.

Mantener una planeación ante estos documentos.

Procurar la racionalización y el control en la producción documental.

Los archivos se clasifican según el ciclo vital de los documentos en : Archivos de Gestión

Archivo Central

Archivo Histórico

Tipos de archivo

Archivos de Gestión

Estos son aquellos que permanecen en una oficina durante su trámite, la cual pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.

De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

Archivo Central

Allí se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión, la cual su consulta o acceso no es continua pero sigue teniendo vigencia y son herramienta de consulta para las oficinas y demás en general de la entidad.

En este se desarrollan las siguientes etapas: Organización Consulta Conservación Disposición final

Archivo Histórico

Es aquel donde se traslada la documentación del archivo central o de gestión según corresponda por la toma de decisión de un comité encargado, que ordena conservarlo permanentemente por su gran valor que obtiene la investigación.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.

Organización Consulta Conservación Disposición final

Docente: Manuel Urrea Autores : Sebastián

García Steven Ovalle

2016