gestión documental con sharepoint
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En esta presentacion se explica proceso de creacion, revision y aprobacion deTRANSCRIPT
Gestión documental con SharePoint
Automatización del Proceso de Publicación Documental
Haarón GonzalezConsultor Independiente en .NET y SharePointhttp://msmvps.com/blogs/haarongonzalez [email protected]
Microsoft MVP, MCT, MCAD, MCTS
Necesidades
Automatizar el proceso de elaboración de procedimientos
Estructurar la documentación empresarial de acuerdo a procesos empresariales
Agilizar los tiempos de revisión y autorización de documentos
Medir el uso y aplicación de los procedimientos
Solución a necesidades
Categorización ágil de los documentos empresariales
Seguimiento del proceso de elaboración, revisión y aprobación
Facilidad de acceso y operación
¿Como? Uso de formatos con InfoPath 2007 Flujo de trabajo de SharePoint para la
aprobación de un documento con envíos de notificaciones por correo electrónico
Tablero de control del estado de aprobación de un documento
Integracion completa con Microsoft Office 2007
DemostraciónUn gerente o jefe de área «Solicitante» solicita la creación de un procedimiento para su departamento especificando
la información general del mismo y asignando a un responsable «Persona Asignada» interno para su gestión
Solicita la creación, modificación, eliminación o
suspensión de un procedimiento
Solicitante
Organización y Métodos asigna un líder y notifica
a persona asignada y solicitante
Líder de Proyecto revisa e inicia el análisis
Persona Asignada
Poner solicitud en análisis
Solicitante
DemostraciónUn encargado del área de procedimientos «Líder de
Proyecto» atiende la solicitud y colabora con el solicitante y la persona asignada en recabar la información necesaria
para crear la versión borrador del documento
Persona Asignada
Nueva Modificación Suspensión Eliminación
Líder de Proyectoanaliza la información adjunta a la solicitud
Líder de Proyectoanaliza la información adjunta a la solicitud
Obtiene copia de la versión publicada
actualmente
¿falta informa
ción?
Poner solicitud en generar borrador
Se genera borrador acorde al estándar
Líder de Proyectoingresa contenido del procedimiento en el
documento
NO
Solicitar mas información
SI
¿ Ya se envió la
información?
SI
1
A
DemostraciónEl “Líder de Proyecto” somete a
autorización el documento borrador
Somete a Aprobación
Líder de Proyectotermina el procedimiento
borrador
¿esta de acuerdo
?
1 A
involucrados involucrado
Aprueba
Líder modifica procedimiento
SI
Dar comentarios y sugerencias
NO
¿se requiere reunión
?
NO
SI
Involucrados se reúnen
¿hubo respuest
a de todos?
¿Es eliminac
ión o suspensi
ón?
SI
Se elimina y se manda al histórico
SI
Se libera el documento borrador
y notifican
NO
Involucrados
NO
DemostraciónUna vez autorizado el procedimiento el responsable del área de procedimientos prepara y aplica la seguridad al
documento para proceder a publicarlo en la Intranet
Accede al sitio de “Gerencia de
Organización y Métodos”
Subsitio de “Procedimiento 001”
Subsitio de “Procedimiento 002”
Subsitio de “Procedimiento 003”
Subsitio de “Procedimiento 004”
Subsitio de “Procedimiento 005”
Procedimiento en Formato XPS
Flujo del Procedimiento
Formulario del Procedimiento
Tablero de Control
Usuario Final
Costo beneficio El costo en tiempos de autorización de un
procedimiento no automatizado es de 21 días• Gestión de aprobadores• Identificación de cuellos de botella
El costo en tiempos de autorización de un procedimiento automatizado es de 4 días• Reglas de escalamiento • Facilidad de uso e información accesible todo el
tiempo• Consolidación del contenido
Costo Incluye consultoría e implementación No incluye plataforma o
licenciamiento de Software Microsoft
Gestión documental con SharePoint
Automatización del Proceso de Publicación Documental
Haarón GonzalezConsultor Independiente en .NET y SharePointhttp://msmvps.com/blogs/haarongonzalez [email protected]
Microsoft MVP, MCT, MCAD, MCTS
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