gestion du temps et des priorités
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Mini-conférence sur la gestion du temps et des priorités en 2 volets: 1-réflexion 2-outils.TRANSCRIPT
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Gestion du temps et des priorités
Extraits des présentations:WEB2BIZ (web2biz.org)12 septembre 2012Laval
FOCUS20 (focus20.biz)19 septembre 2012Drummondville
MATHIEU LAFERRIÈ[email protected]
Conférencier :
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VOLET RÉFLEXION
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Beaucoup de passions
Beaucoup de projets
Beaucoup d’intérêts
Beaucoup de rôles
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Chiffres révélateurs©2
012
Mat
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FocusProductivité
Stress
L’information double rapidement2
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Référence: Infographics Compiled & designed by GO-Globe.com
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Principaux voleurs de temps en entreprise
The Jensen Group
3
Les réunions
1
Gérer les communications provenant des
autres
2
Communiquer avec les autres
3
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com) - Selon une étude The Jensen Group
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10 % de temps maîtrisable
10 %
40 %
50 %
Maîtrisable(45 min)
Non-maîtrisable
Plus ou moins maîtrisable
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Tiré de plusieurs livres. Le 50% non-maîtrisable est relativement constant. Le 10% est un minimum et varie d’une personne à l’autre, selon le type d’emploi et l’industrie.
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1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2010 2020
BB X Y C
InternetWeb Web 2.0
(social)
Mobilité
NaissanceAdolescence
Adulte
27 Âge moyen mondial
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Référence: http://techno.lapresse.ca/nouvelles/internet/201105/25/01-4402641-e-g8-lage-moyen-mondial-est-de-27-ans-programmez-en-consequence.php
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30 blocs de 15 minutes pour une journée de travail typique
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
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15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
1 journée typique
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80 % des résultats relèvent de vos croyances et de votre attitude
Seulement20% relèvent de vos
aptitudes
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
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?So what ?
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« Faire moins pour accomplir plus
revient toujours à
faire de nouveaux choix.»
Bill Jenson
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1- Décider ce qui est important pour choisir
plus rapidement
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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/08/14/8-questions-pour-determiner-si-vous-travaillez-sur-ce-qui-est-important/
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2- Prioriser selon l’importance
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3- Mieux communiquer
Bonne informationBonne quantité
Bon canal
Bon m
omen
t
Bon format
Valeur
ajoutée
Bonne(s) personne(s)
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15 min
4- Avoir le courage d’investir 15 minutes
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Voir mon billet: http://mathieulaferriere.com/2012/03/01/le-courage-de-prendre-15-minutes/
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15
“The problem is not information overload,
it’s filter failure.”
http://youtu.be/LabqeJEOQyIClay Shirky
??
5- Mieux se protéger
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6- Se questionner à tout moment
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7- Équilibrer les 3 axes de la gestion du temps
La gestion du temps, c’est:
Réaliser une tâche dans des
contraintes de temps pour
atteindre un but.
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Référence : Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)
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AUX ENJEUX
MONDIALISATION
INFORMATIQUE
ÉLECTRONIQUE
ENVIRONNEMENTINNOVATION
DÉVELOPPEMENT DURABLE
À SOI
SES RYTHMES
SES BESOINS
SA RAISON D’ÊTRE
SES VALEURS
SES ENVIES
SES MOTIVATIONS
SES TRAVERS
SON STYLE
AUX AUTRES
SAVOIR DIRE NON
NÉGOCIER SON TEMPS
DÉLÉGUER
ESPRIT D’ÉQUIPELEADERSHIP
OPTIMISER LE TEMPS PARTAGÉ
AUX MOYENS ET SUPPORTS DISPONIBLES
INTRANETINTERNET
ASSISTANTS NUMÉRIQUESLOGICIELS
APPLICATIONS
RÉSEAUX SOCIAUX
MESSAGERIES8- S’adapter
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Référence : Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)
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VOLET OUTILS
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Catégoriser ABC178 %19 %
3 %
A (20%)B (30%)C (50%)
RSS Blogue 15
Twitter 12
Conférence 9
Facebook 4
Linkedin 3
Google+ 1
Infolettre 1
Client 1 80k$
Client 2 40k$
Client 3 10k$
Client 4 7k$
Client 5 7k$
Client 6 4k$
Client 7 2k$
Obtenir 45visiteurs par
semaine
Chiffre d’affaires:
150k$
A
B
C
A
B
C
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Projet important(que j’apprécie)
Cartographier vos projets, sujets et
interlocuteurs
2
Vous
Projet(que je n’apprécie
pas)
Sujet important
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Prioriser les tâches avec la matrice Eisenhower
3
1 2
3 4
Urgent Non-urgent
Important
Non-important
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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/09/14/prioriser-importance-urgence-matrice-eisenhower/
![Page 25: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/25.jpg)
4Inbox
1- Important Urgent
2- Important Non-urgent
3- Urgent Non-important
4- Non-urgent Non-important
5- En attente
Objectif
0
Moins de 5
Moins de 10
Moins de 10
Dossiers clients
Poubelle
Prioriser les courriels avec la matrice Eisenhower
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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/07/16/5-etapes-pour-reprendre-le-controle-de-votre-boite-de-courriels/
![Page 26: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/26.jpg)
Mettre en pratique la règle des 2 minutes
Temps requis
Je le classe et je n’y pense plus
5
2 minutes
Je le traite 1 2
3 4
Date ultérieure
En attente
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Référence: Get Things Done de David Allen
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Les personnes
qui m’inspirent
Les personnes
que j’ai qualifiées et que je ne veux pas manquer
Sujet A
Sujet BSujet C
Sujet ... ...
Prioriser l’information à consommer
61 2 3 4
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7Client
importantClient
importantClient
importantClient
importantClient
importantClient
important
Dîner Dîner Dîner Dîner Dîner
Inscrire SES blocs de temps à l’agenda
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8 Inclure des temps de pause dans l’horaire
Tampon
Rencontre 1
Tampon
Rencontre 2
Tampon
Tampon
Dîner avec Marc
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9 Choisir chaque jour 3 points sur sa To-Do-List
Temps disponible
Tâche actuelle vs 3 priorités
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10 Se faire une Not-To-Do-List
• Ne plus me déplacer à
Montréal uniquement pour
un rendez-vous
• Ne plus donner de prix
avant d’avoir toutes les
informations
• Ne plus «embarquer» dans
une conversation sur les
réseaux sociaux
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Référence: Good to Great de Jim Collins
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11 Préparer toutes ses communications
Know
Aller droit au but
Quoi
Do
Dire clairement ce qu’on attend
Comment
FeelMontrer que vous êtes attentifs aux
besoins de la personne
Pourquoi
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
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à Jean-Marc Tremblay
12 Utiliser le courriel correctement
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
![Page 34: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/34.jpg)
13 Préparer de bonnes réunions
1 Questionnez la raison d’être de la réunion.2 Ayez des raisons d’être présent (KFD).3 Évaluez d’autres façons pour atteindre les mêmes objectifs.4 Préparez un agenda.5 Envoyez l’agenda à l’avance.6 Contrôlez le temps de la rencontre.7 Gardez le focus sur la rencontre et les enjeux.8 Soyez sélectifs sur les invitations.9 Attribuez le temps en fonction de la valeur de l’item discuté.
10 Utilisez des activités structurées pour favoriser l’interaction.
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
![Page 35: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/35.jpg)
14 Réduire les interruptions
1. Notez et analysez vos habitudes
2. Rencontrez les coupables
3. Ne répondez pas au téléphone
4. Prenez le temps de respirer
5. Apprenez à dire «non»
6. Définissez les périodes de disponibilités
7. Organisez des rencontres régulières
8. Restez ferme
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Référence: Article de Nicolas Ritoux (http://www.nicolasritoux.com/prenez-le-controle-de-votre-temps/)Merci Adrien O’Leary de me l’avoir fait connaître
![Page 36: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/36.jpg)
15 Réduire le multi-tâches et alléger votre cerveau
Tâche en cours
Tâches en attente
Tâche X
Tâche YTâche
YTâche
YTâche
YTâche
YTâche
YTâche
YTâche
Y
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Référence: Gérer efficacement son temps - René-Louis Comtois
![Page 37: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/37.jpg)
VOUS
DestinairesD1
D2
D3
D4
SourcesS1
S2
S3
S4
16 Optimiser la circulation de l’information
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![Page 38: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/38.jpg)
17 Utiliser le bon canal de communication
Courriel
Messagerie instantanée
Téléphone
Réseaux sociaux
Commentaire sur un blogue
SMS
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![Page 39: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/39.jpg)
Gestion du temps
Je me précipite dans l’action
Je sous-évalue la durée des
tâches
Je dérive et reporte sans arrêt
Je n’anticipe pas suffisamment à
MT et LT
Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)
18 Identifier ses comportements nuisibles
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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/09/05/4-comportements-qui-nuisent-a-une-gestion-de-temps-efficace/
![Page 40: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/40.jpg)
Ne pas être efficace, c’est
voler du temps à quelqu’un.
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Conclusion que j’ai retenue de la conférence de Bill Jensen et qui est un puissant motivateur pour bien gérer mon temps.
![Page 41: Gestion du temps et des priorités](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022031610/54bc68864a7959bb1c8b4591/html5/thumbnails/41.jpg)
MERCI!