gestion financiere association_2013

Découverte du Budget

Associatif

Formation des Bénévoles 2013/2014 (14/01/2014)

Direction départementale

de la cohésion sociale et

de la protection des populations

Animation :

Maryline NOUCHI (DDCSPP)

Intervenant :

Jean-Paul SANCHEZ (CDOS 48 / CRIB)

Formation des Bénévoles 2013/2014

SOMMAIRE

Les obligations légales

Rôle du Trésorier

Responsabilité financière

Quel type de comptabilité appliquer?

Qu’est-ce qu’un « Budget »?

Qu’est-ce qu’une « Trésorerie »?

Qu’est-ce qu’un « Compte de Résultat »?

Qu’est-ce qu’un « Bilan »?

Annexes• Définitions de comptabilité• Le Plan Comptable Associatif


• Les associations doivent-elles tenir une comptabilité?

• La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit aucune obligation en matière de tenue comptable. La règle applicable aux associations est l’absence de tout caractère obligatoire . Toutefois :

Interne : peut-on imaginer le fonctionnement efficace d’une association :

sans prévisionnel visant le cadre des dépenses et de recettes, sans justification des mouvements financiers auprès des

adhérents,

Externe : dés que l’association entre dans la vie publique, elle est de fait obligée de tenir une comptabilité (par exemple demande ou justification subvention)

La loi crée des obligations de tenue et de vérification des comptes à partir de certains seuils (voir obligations comptables en matière des contrôles des comptes)


• Associations sans réglementation comptable

Pour les petites associations (entre 1000 et 60 000 € de CA annuel), une comptabilité en partie simple est suffisante. Elles doivent, durant l'année, tenir un livre-journal de recettes et de dépenses. Les pièces justificatives seront conservées. Un logiciel comptable est FORTEMENT conseillé, car il permet de mettre la comptabilité de l'association aux normes voulues par les financeurs.


Obligations comptables : inventaire du patrimoine de l'association: biens: un tableau fera ressortir le prix d'acquisition, le montant de l'amortissement

et la valeur nette comptable créances :subventions accordées à recevoir, sommes dues à l'association dettes: factures que l'association n'a pas acquittées situation financière de l'association: les soldes comptables du compte bancaire et

de la caisse doivent correspondre à la réalité. tableau récapitulatif des recettes et des dépenses de l'année.

Les obligations légales en matières de contrôle des comptes Le décret du 6 juin 2001 pris pour l’application de la loi du 12 avril 2000 relative

aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations prévoit également un dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 €.

Ce même décret précise qu’un financeur public doit signer une convention avec une association, dès lors que le montant annuel des subventions qu’il lui a attribué dépasse 23 000 €.


Associations tenues d’établir des comptes annuels

Associations qui ont une activité économique qui dépassent 2 des 3 seuils définis par le décret de 1985 (50 salariés, 3 100 000€ de chiffre d’affaires ou de ressources, 1 550 000€ des actifs du bilan;

Organismes dispensateurs de formation qui dépassent 2 des 3 seuils définis par le décret de 1991 (3 salariés, 153 000€ de chiffres d’affaires ou de ressources, 230 000€ de total au bilan);

Associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique et qui font l’objet d’une convention fixant les conditions de l’agrément, sauf si une loi précise ces conditions (ex : les sociétés de courses de chevaux, les organismes de formation, les fédérations départementales de chasseurs, les associations collectant des fonds pour la participation à l’effort de construction, les établissements de transfusion sanguine;


Le Plan Comptable Associatif

Les associations faisant l’objet d’obligations comptables doivent appliquer le plan comptable en vigueur depuis le 1er janvier 2000.Toutes les associations qui produisent des comptes annuels sont encouragées à l’appliquer.

Le plan comptable associatif contient des règles adaptées aux spécificités associatives dans plusieurs domaines, concernant notamment la comptabilisation :

• Du résultat comptable : l’instance statutaire doit se prononcer sur l’affectation de l’excédent ou du déficit.

• Des contributions volontaires en nature effectuées à titre gratuit : elles correspondent au bénévolat, aux mises à disposition de personnes par des entités tierces ainsi qu’aux biens meubles ou immeubles, auxquels il convient d’assimiler les dons en nature redistribués ou consommés en l’état par l’association.

Le Plan Comptable Associatif

Il se décompose en 8 classes (voir PCA en annexe):

Classe 1 : comptes de capitaux(fonds propres, emprunts et dettes assimilés)

Classe 2 : comptes d’immobilisation

Classe 3 : comptes de stocks et en cours

Classe 4 : comptes de tiers

Classe 5 : comptes financiers

Classe 6 : comptes de chargesClasse 7 : comptes de produits

Classe 8 : comptes spéciaux


Rôle du Trésorier

Il partage avec le Président tout ce qui concerne la gestion financière de l’association

Il dispose généralement de la signature sur les comptes

Il est responsable de la tenue des comptes de l’association Il effectue les paiements Il perçoit les sommes dues à l’association Il vérifie la trésorerie

Il prépare le rapport financier Il établit le budget Il rend compte de sa mission à l’Assemblée Générale annuelle

Responsabilité financière

Aucune responsabilité personnelle quant au paiement des dettes ou du passif de l’association

Sauf s’il est prouvé que les dirigeants ont commis une faute de gestion :

Si dépenses engagées sans avoir préalablement vérifié qu’il y avait bien l’argent correspondant sur le compte de l’association

Si le dirigeant de l’association ne tient pas au courant l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration, et les services compétents des difficultés financières de l’association (devoir de transparence et d’information)

Pour éviter ce genre de situation le dirigeant doit :

Poursuivre une gestion rigoureuse et transparente (le fait de suivre la comptabilité chaque mois est primordial)

Tenir informé les instances de l’association de l’état des comptes en faisant toujours approuver ces derniers par l’Assemblée Générale

Organisation de la comptabilité

La comptabilité est une technique au service de la gestion, elle doit permettre aux trésoriers :

de fournir des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l’association et les moyens financiers.

de suivre les évolutions des charges et des produits en cours d’exercice.

de rendre des comptes aux adhérentes.

de justifier de l’utilisation des fonds auprès des financeurs et de la légalité de leur utilisation aux « contrôleurs » (Urssaf, impôts, commissaires aux comptes...).

Définition de l’Exercice Comptable

Quelle que soit la forme de votre comptabilité, il vous faut tout d’abord déterminer la durée et la période de l’exercice comptable,

Sa durée est de douze mois mais peut être portée à dix huit en cas de premier exercice afin de régulariser une période.

Sa période est généralement « calée » sur l’année civile mais si les activités de l’association le nécessitent elle peut être fixée à une autre date

Ex : beaucoup d’associations exercent leurs activités durant la période scolaire et ont donc un exercice comptable qui débute au 1er septembre et se clôture au 31 aout


Réunir les pièces justificatives

La première étape consiste à recueillir la trace des différentes opérations comptables (achat, vente, versement...) et à vérifier l'existence d'un justificatif ou pièce comptable.

Ce document est obligatoire pour chacune des opérations et doit comporter la date, la nature et le montant de l'opération, le nom du prestataire ou du financeur, ses coordonnées. Le justificatif doit faire apparaître la TVA si l'association y est assujettie.

Une attention toute particulière doit être portée aux remboursements de frais (des bénévoles ou des salariés). Un document rempli par le bénéficiaire doit faire apparaître le motif et la nature de la dépense (ex. : objectifs et destination précise pour chacun des déplacements) et être accompagné des justificatifs correspondants (tickets de péage, notes de restaurant...) - telle une facture, susceptible de pouvoir être rapprochée dans les moyens de paiements mis à la disposition par les banques (carnets de chèques avec souche, carte bleue professionnelle, etc.) qui laissent des traces écrites.



La comptabilité en partie simple

Il s’agit d’enregistrer sur deux colonnes les charges et produits de l’association. Cela ne peut être utile que pour les petites associations ayant très peu d’activités.

Lors de l’assemblée générale le trésorier annonce le montant des dépenses, celui des recettes et le solde de trésorerie.

La comptabilité en partie double

À chaque débit un crédit. Pour chaque opération une double écriture comptable est passée.

Une dépense est passée en charges et en contrepartie en banque ou compte « à payer » (fournisseur par exemple).

Une recette est passée en produits et en contrepartie en banque ou compte « à recevoir » (adhérent par exemple).

Toutes les dépenses et les recettes relatives à une année de fonctionnement doivent être affectées aux comptes de l’année concernée, indépendamment de la date à laquelle elles sont payées ou perçues.

Lors de l’assemblée générale, le trésorier présente un compte de résultat et un bilan.

La comptabilité en partie double – Exemple saisie d’écriture

L'association X achète papier pour photocopieurElle reçoit le 13 janvier la facture de la librairie

Débit Crédit13/01/2010 401 Librairie, papier copieur 15313/01/2010 6064 Librairie, papier copieur 153

Débit Crédit02/02/2010 401 Librairie, papier copieur 15313/02/2010 512 Librairie, papier copieur 153

L'Association acquitte la facture, le règlement apparaît sur le compte bancaire le 02 février



La comptabilité analytique

Il s’agit d’affecter chaque charge et produit à une activité de l’association.La comptabilité analytique est parfaitement adaptée à la comptabilité en partie double. La plupart des logiciels de comptabilité donne cette possibilité. Toutefois, il est aussi aisé de l’utiliser en comptabilité en partie simple. Un cahier à colonnes ou un tableur informatique permettent de la réaliser facilement.

Lors de l’assemblée générale, le trésorier présente, activité par activité, charges, produits et résultat.

Le budget (Prévisionnel), c’est la prévision des charges (les dépenses) et des produits (les recettes) pour l’exercice à venir, en accord avec les activités prévues. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de produits, et doit être équilibré, c’est-à-dire qu’il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent.

Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiers l’ensemble des projets de l’association. Il est préparé par le trésorier, discuté au conseil d’administration et présenté à l’assemblée générale pour adoption.

Il est également nécessaire d’établir le budget de chaque opération (actions) qui fait l’objet d’une demande de subvention. Il s’élabore suivant les mêmes règles que le budget annuel.

Un budget doit vivre, c’est à dire qu’il doit être régulièrement suivi et réajusté en cours d’année en fonction des événements : plus d’entrées que prévues à un spectacle, défection d’un financeur, annulation d’une animation en raison d’intempéries... Plus un budget aura été préparé avec soin, plus il servira d’aide à la gestion en cours d’exercice.

Qu’est-ce qu’un Budget?

Qu’est-ce qu’un Budget?CHARGES MONTANT PRODUITS MONTANT

I. Charges directes affectées à l’action I. Ressources directes affectées à l’action

60 - Achat 13 987,64 € 70 – Vente de produits finis, prestations de services, marchandises 20 653,70 €

Prestations de services 9 100,00 € Prestations de service 5 625,00 €

Fournitures non stockables (eau, énergie) 2 200,00 € Participations frais divers (copies, frais postaux) 3 400,70 €

Fournitures entretien, petit équipement, autres 1 300,00 € Mise à disposition de personnels 11 628,00 €

Fournitures administratives 1 387,64 €

74- Subventions d’exploitation(1) 101 687,00 €

61 - Services extérieurs 4 338,00 €

Sous traitance Générale - € Etat: (précisez le(s) ministère(s) sollicité(s) 59 287,00 €

Locations 1 928,00 € - DDCSPP / CNDS 38 500,00 €

Entretien, réparation, maintenance 710,00 € - Aide à l'emploi CNDS 12 000,00 €

Assurance 300,00 € - Aide à l'emploi FONJEP 7 107,00 €

Documentation 1 400,00 € - DRJSCS 1 680,00 €

- Amendements Parlementaires - €

62 - Autres services extérieurs 21 823,28 € Région 5 000,00 €

Rémunérations intermédiaires et honoraires - €

Publicité, publication - € Département(s): 33 400,00 €

Cadeau à la clientelle 2 085,28 € - Fonctionnement MDS 17 000,00 €

Catalogues et Imprimés 5 360,00 € - Chèques Sport 6 000,00 €

Déplacements, missions, réceptions 10 737,00 € - Aide comités Sportifs 6 600,00 €

Frais Postaux et Télécommunications 3 441,00 € - Centre Médico Sportif, divers 3 800,00 €

Services bancaires, autres 90,00 €

Cotisations diverses 110,00 € Commune(s): - €

63 - Impôts et taxes 1 041,00 € Autres Organismes sociaux (OCPA) - €

63 - Impôts et taxes 1 041,00 €

64- Charges de personnel 73 572,01 €

Rémunération des personnels 61 972,00 € 75 - Autres produits de gestion courante 10 505,00 €

Charges sociales 10 410,01 € - Cotisations 2 205,00 €

Autres charges de personnel 1 190,00 € - Participation Fonct. Maison des Sports (charges) 2 300,00 €

- Participation Comité Rég. Olympique et Sportif 6 000,00 €

65- Autres charges de gestion courante 17 300,00 € - autres participations - €

Redevances pour concessions, brevets, licences - €

Subventions versées par l'association 17 300,00 € 76 - Produits financiers 84,00 €

66- Charges financières 110,00 € 77- Produits exceptionnels - €

67- Charges exceptionnelles - € 78 – Reprises sur amortissements et provisions - €

68- Dotation aux amortissements 757,77 € 79 – Transfert de Charges - €

Total des charges 132 929,70 € Total des produits 132 929,70 €

86- Emplois contributions volontaires en nature 6 573,47 € 87 - Contributions volontaires en nature 6 573,47 €

86- Emplois contributions volontaires en nature - € Bénévolat 1 300,00 €

Secours en nature 5 273,47 € Prestations en nature 5 273,47 €

Mise à disposition gratuite de biens et prestations 1 300,00 € Dons en nature - €

TOTAL 139 503,17 € TOTAL 139 503,17 €

La trésorerie représente l’ensemble des capitaux liquides dans l’association. Pour faire face à toutes les charges courantes, l’association doit disposer de liquidités, c’est-à-dire d’argent disponible immédiatement.Les problèmes de trésorerie se posent surtout lorsque les entrées d’argent interviennent après l’activité alors qu’il a fallu engager des frais pour réaliser cette activité.

Dans ce cas, il faut établir un plan de trésorerie, c’est-à-dire la prévision chiffrée des rentrées et des sorties d’argent en temps réel. Un budget équilibré ne suffit pas pour bien gérer l’année à venir. Il faut payer les échéances au fur et à mesure, mais avoir encaissé au préalable suffisamment de liquidités pour y faire face. Cela se prévoit et permet de ne pas mettre son compte en banque à découvert.

Un des premiers soucis d’une jeune association est de se constituer un fonds de trésorerie. En cas de difficultés passagères, la banque peut aider à faire le lien entre la fin de l’action et le versement des subventions. Avec une lettre de notification de subvention, il peut être possible de négocier un découvert avec la banque, ou de se faire verser en avance les sommes attendues, voire de passer par l’emprunt. Évidemment cela a un coût, donc autant ne pas en abuser.

Qu’est-ce qu’une Trésorerie?

Qu’est-ce qu’une Trésorerie?

Exemple de Plan de Trésorerie

Le compte de résultat fait partie intégrante des comptes annuels au même titre que le bilan et l’annexe aux comptes. Il est établi en utilisant le plan des comptes de l’association conformément au Plan Comptable Général.

Il récapitule les charges et les produits liés à un Exercice

L’ensemble des comptes de charges et de produits est soldé par le résultat de l’exercice

Ce résultat (excédent ou déficit) est reporté au bilan

Au premier jour de l’exercice suivant les comptes de charges et de produits sont à zéro

Qu’est-ce qu’un Compte de Résultat?

Qu’est-ce qu’un Compte de Résultat?DEPENSES MONTANT RECETTES MONTANT

60 - Achats 6 971,83 € 70 - Ressources propres 13 814,73 €

- Prestations de Services 1 700,00 € - Prestation de service

- Achats non stockés de matières fournitures - Vente de marchandise

- Fourniture non stockable (eau énergie) 1 959,01 € - Produits des activités annexes 13 814,73 €

- Fourniture d'entretien et de petit équipement 2 777,56 €

- Autres fournitures 535,26 €

61 - Services extérieurs 4 330,09 € 74 - Subventions d'exploitation 99 298,00 €

- Sous traitance générale

- Locations 1 638,72 € - État : précisez le(s) ministère(s)sollicités(s) 66 398,00 €

- Entretien, réparation, maintenance 1 095,35 € - CNDS 47 062,00 €

- Assurances 316,85 € - Aide à l'emploi 19 336,00 €

- Documentation 1 279,17 € - Autres

- Divers

- Région - €

62 - Autres services extérieurs 10 184,42 € - Département 31 200,00 €

- Rémunération intermédiaires et honoraires 502,32 € - Fonctionnement MDS 17 000,00 €

- Publicité, publication 4 482,11 € - Chèques Sport 7 000,00 €

- Déplacements missions et receptions 2 414,37 € - Aide Comités Sportifs, divers 7 200,00 €

- Frais postaux et de télécommunication 2 611,72 €

- Services bancaires et autres 33,90 €

- Cotisations diverses 140,00 € - Communes(s) - €

- Autres subventions 1 700,00 €

63 - Impôts et taxes 690,46 €

- Impôts et taxes sur rémunération 690,46 € - Organismes sociaux

- Autres impôts et taxes

- Fonds européens

64 - Charges du personnel 47 281,77 €

- Rémunération du personnel 41 936,44 € - CNASEA (emplois aidés)

- Charges sociales 5 103,86 €

- Autre charges de personnel 241,47 € - Autres recettes (CROS LR) 1 700,00 €

65 - autres charges de gestion courante 10 529,95 € 75 - autre produit de gestion courantes 4 417,00 €

- Redevances pour concessions,, brevets, licences 49,95 € - Dont cotisations 1 197,00 €

- Subventions versées par l'association 10 480,00 € - Participation Fonct. Maison des Sports 3 220,00 €

66 - charges financières 76 - Produits financiers 336,72 €

67 - charges exceptionnelles 376,07 € 77 - Produits exceptionnels 1 050,89 €

68 - Dotation aux amortissement 819,63 € 78 - Reprise sur amortissement

- Immobilisations corporelles 819,63 €

79 - transfert de charges

TOTAL DES CHARGES 81 184,22 € TOTAL DES PRODUITS 118 917,34 €

86 - Emploi des Contributions volontaires en nature4 573,47 € 87 - Contributions volontaires en nature 4 573,47 €

- Secours en nature - Bénévolat

- Mise à disposition gratuite des biens et prestations 4 573,47 € - Prestations en nature 4 573,47 €

- Personnels bénévoles - Dons en nature

TOTAL DES CHARGES 85 757,69 € TOTAL DES PRODUITS 123 490,81 €

Le bilan comptable d’un association constitue une photographie, à une date donnée, de l’ensemble de son patrimoine, composé d’éléments actifs et passifs.

Dans une approche financière, il traduit ce que l’organisme possède (à l’actif) et ce qu’il doit (au passif). Il permet aussi d’appréhender la solvabilité et la liquidité de l’organisme.

Dans une approche fonctionnelle, le bilan retrace la structure de financement de l’organisme avec au passif ses ressources et à l’actif les emplois de fonds réalisés

Les comptes de bilan ne sont jamais remis à zéro

Le résultat d’un exercice vient s’intégrer au bilan

Le fonds de roulement doit être positif. C’est la différence entre, d’une part, les réserves de l’association et les emprunts et d’autre part, la valeur des immobilisations

Qu’est-ce qu’un Bilan?

Qu’est-ce qu’un Bilan?

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Economy & Finance