I. Gestione degli ordini

La gestione degli ordini in arrivo e degli ordini da spedire avviene tramite pannello libraio, sezione Gestione ordini in arrivo. Tramite tale sezione è possibile gestire gli Ordini da confermare, gli ordini da spedire e consultare lo storico ordini ricevuti.

Ordini da confermare

La sezione Ordini da confermare elenca, per ogni ordine in attesa di conferma, il numero d’ordine (ID), la data di creazione dell’ordine, la data di scadenza, il tipo di pagamento, il tipo di spedizione richiesta dal cliente, lo stato dell’ordine; per accedere ai dettagli di ogni ordine è sufficiente cliccare DETTAGLI.

La presenza di nuovi ordini in attesa di conferma è evidenziata in un apposito box dinamico che compare nella pagina introduttiva del pannello libraio. Nella pagina del dettaglio ordine è possibile visualizzare i dettagli dell’ordine, confermare la disponibilità del volume (o dei volumi) richiesto ed aumentare le spese di spedizione se l’ordine lo richiede.

- Dettagli: tipo di pagamento, tipo di spedizione richiesta dal cliente, stato dell’ordine, identificativo cliente, nazione di consegna, totale ordine

- Libri ordiniati: elenco dei volumi ordinati e delle copie richieste; per ogni volume ordinato è necessario confermare la disponibilità (disponibile: il volume è disponibile in singola copia; non disponibile: il volume non è disponibile; disponibile in più copie: il volume è disponibile in più di una copia, la scheda viene mantenuta online)

- Spese di spedizione: le spese di spedizione applicate all’ordine, ricavate dalle spese di spedizione della libreria. N.B. Se il volume ordinato è troppo pesante, o se il numero dei volumi ordinati fa sì che non possano essere spediti con spese di spedizione standard, è necessario chiedere un aumento delle spese di spedizione tramite l’apposita funzione.

Cliccando il tasto CONFERMA la disponibilità del volume e dell’ordine viene segnalata al cliente. Vi ricordiamo che se il tipo di pagamento è Bonifico bancario o carta di credito via fax

l’ordine passerà allo stato in attesa di pagamento fino a che non riceveremo il pagamento da parte del cliente.

Aumento delle spese di spedizione in un ordine

Qualora l’ordine richieda un contributo aggiuntivo, è necessario, al momento della conferma della disponibilità del volume ordinato, cliccare su

Le spese di spedizione non sono sufficienti oppure desideri omaggiarle? Sì

comparirà così uno spazio dedicato all’inserimento delle nuove spese di spedizione

nel quale è necessario inserire le nuove spese di spedizione in cifre e scegliere una motivazione per tale aumento. Cliccando il tasto CONFERMA la disponibilità del volume e la richiesta di nuove spese di spedizione viene inviata al cliente che ha la facoltà di accettare le nuove spese o annullare l’ordine.

Ordini da spedire

La sezione Ordini da spedire raccoglie tutti quegli ordini il cui stato è tale da permetterne la spedizione; la sezione Ordini da spedire elenca, per ogni ordine in attesa di spedizione, il numero d’ordine (ID), la data di creazione dell’ordine, la data di scadenza, il tipo di pagamento, il tipo di spedizione richiesta dal cliente e confermata dalla libreria, lo stato dell’ordine; per accedere ai dettagli di ogni ordine è sufficiente cliccare DETTAGLI

La presenza di ordini che possono essere spediti viene evidenziata da un apposito box dinamico che compare nella pagina introduttiva del pannello libraio. Nella pagina del dettaglio ordine è possibile visualizzare e riscontrare tutte le informazioni necessarie:

- Dettagli: tipo di spedizione, tipo di pagamento, stato dell’ordine, identificativo cliente, nazione di consegna, totale ordine, eventuali spese di spedizione richieste

- Libri ordinati: elenco dei volumi comprendenti l’ordine, con le relative disponibilità fornite

- Indirizzo di spedizione: dati di spedizione forniti dal cliente - Dettagli spedizione: in tale sezione è necessario inserire, una volta effettuata

fisicamente la spedizione, la data dell’invio, il nome della spedizione (raccomandata, raccomandata piego di libri, pacco ordinario, paccocelere3, paccocelere1, corriere SDA etc.) e il codice di spedizione

Una volta inseriti i dati necessari al cliente per seguire la propria spedizione è sufficiente cliccare CONFERMA per inviare i dati. N.B: Vi ricordiamo che, per maggior tutela di librerie mittenti e clienti destinatari, le spedizioni devono essere tracciabili.

Attesa utente

La sezione Attesa utente raccoglie tutti gli ordini che sono in attesa di un’azione da parte dell’utente come, ad esempio, l’invio del pagamento per gli ordini Paypal, Bonifico Bancario o Carta di Credito. Per gli ordini Paypal è possibile procedere alla conferma dell’avvenuta ricezione del pagamento inviato dal cliente cliccando DETTAGLI e, nella pagina dei dettagli dell’ordine, box CONFERMA RICEZIONE PAGAMENTO utilizzare la funzione CLICCA QUI.

Tutti gli ordini

La sezione Tutti gli ordini raccoglie tutti gli ordini ricevuti, conclusi, non conclusi ed in attesa di pagamento. La pagina elenca, per ogni ordine presente, il numero d’ordine (ID), la data di creazione dell’ordine, la data di scadenza, il tipo di pagamento, il tipo di spedizione richiesta dal cliente e confermata dalla libreria, lo stato dell’ordine; per accedere ai dettagli di ogni ordine è sufficiente cliccare DETTAGLI. Gli ordini possono essere filtrati per stato e per metodo di pagamento.

II. Rispondere alle domande ricevute

Il nuovo sistema di domande e risposte è stato progettato tenendo presenti le segnalazioni pervenute, in questi ultimi anni, da librerie partecipanti. Su Maremagnum ogni utente ha la possibilità, nel porre una domanda ad una libreria partecipante, di optare per una domanda chiusa o una domanda aperta. Con domanda chiusa si intente una domanda standard messa a disposizione dal sito; con domanda aperte si intende una domanda generica a testo libero. Nel rispondere ad una domanda chiusa ogni libreria ha la facoltà di optare per una risposta chiusa (una risposta predisposta da Maremagnum) o fornire una risposta libera. Nel rispondere ad una domanda aperta ogni libreria ha la possibilità di fornire una risposta libera. Per migliorare la comunicazione tra librerie e clienti, fornire ulteriore assistenza, correggere risposte non conformi al regolamento del sito (reindirizzamento di clienti a un sito internet alternativo o a un altro canale di vendita) Maremagnum può intervenire, a propria discrezione, per moderare domande e risposte libere.

*** La gestione delle domande ricevute avviene tramite la sezione Gestione richieste

Tramite tale sezione è possibile gestire le domande Da rispondere, verificare le eventuali domande in moderazione e consultare l’elenco delle domande ricevute. La presenza di nuove domande in attesa di risposta è evidenziata in un apposito box dinamico che compare nella pagina introduttiva del pannello libraio.

Da rispondere

La sezione Da rispondere raccoglie tutte le domande ricevute che necessitano una risposta da parte della libreria; in tale pagina è possibile visualizzare il numero di domanda (ID) il titolo del libro sottoposto a domanda (tramite click sul titolo è possibile procedere a fornire la risposta), la domanda posta dall’utente, la data di creazione della domanda e lo stato. Per

procedere all’inserimento della risposta è necessario cliccare su , oppure cliccare sul titolo del volume. La pagina di dettaglio della domanda ricevuta permette di visualizzare la domanda posta dal cliente, oltre ad alcuni dati – se forniti al momento dell’iscrizione – che possono essere utili nel fornire una risposta precisa: è possibile, infatti, visualizzare la tipologia di utente (biblioteca, utente, libreria professionale) la nazione ed il CAP di provenienza:

Per rispondere alla domanda del cliente è sufficiente scegliere, nel caso il cliente abbia posto una domanda chiusa, tra una delle risposte chiuse disponibili oppure selezionare la risposta libera. Tra le possibilità di risposta, è possibile indicare che il testo non è disponibile. Utilizzando la risposta Il testo non è disponibile la scheda sarà cancellata ed il cliente riceverà segnalazione di NON disponibilità dell’opera sottoposta a domanda. Qualora si volesse aggiungere un commento o maggiori informazioni – PUR SENALANDO CHE IL TESTO NON È DISPONIBILE – è possibile utilizzare il box di risposta che compare in calce al menù a tendina delle risposte:

Alcune risposte chiuse potrebbero rendere necessario indicare e/o confermare il prezzo, inviare una o più immagini. Nel caso sia scelta una risposta libera Maremagnum ha la facoltà di moderare tale risposta (dandone comunicazione alla libreria e al cliente). Per inviare la propria risposta è sufficiente cliccare RISPONDI. Qualora sia necessario modificare i dettagli della scheda coinvolta nella domanda (ad. Es, modificare lo stato di conservazione descritto, l’anno di stampa etc.) è possibile utilizzare la funzione MODIFICA I DETTAGLI DELLA SCHEDA (per approfondimenti è possibile consultare il manuale per la gestione dei cataloghi e delle schede).

In moderazione

La sezione domande in moderazione raccoglie tutte le domande per le quali Maremagnum prevede un intervento di moderazione. Le domande vengono moderate – se necessario – ed inoltrate al cliente entro 48 h lavorative.

Domande ricevute

La sezione domande ricevute raccoglie tutte le domande ricevute e risposte; in tale pagina è possibile visualizzare il numero di domanda (ID) il titolo del libro sottoposto a domanda (tramite click sul titolo è possibile consultare domanda e risposta), la domanda posta dall’utente, la data di creazione della domanda e lo stato.

Le domande che hanno avuto esito positivo sono contrassegnate dall’icona ; le rispose

coinvolgenti volumi non disponibili sono contrassegnate dall’icona .

III. Modificare le proprie spese di spedizione

La modifica e la gestione delle spese di spedizione standard che il sistema utilizza nella creazione degli ordini è possibile tramite la sezione Spedizioni >>> Metodi di spedizione all’interno del pannello libraio. La pagina Metodi di spedizione elenca i metodi di spedizione che la libreria offre ed utilizza; una libreria può, infatti, utilizzare posta, corriere o entrambi; in aggiunta la libreria ha la possibilità di spedire con posta contrassegno e corriere contrassegno. Almeno uno dei metodi di spedizione (ad eccezione del contrassegno) deve essere valido anche per l’estero.

Per modificare le proprie spese di spedizione è sufficiente individuare il metodo di spedizione

che necessita una verifica o una modifica e cliccare il tasto modifica ; con il tasto elimina è possibile eliminare la voce interessata. Maremagnum offre la possibilità a tutte le librerie di utilizzare le spese di spedizione standard proposte dal sito, oppure inserire le proprie. Nella sezione dedicata alla modifica di una tipologia di spedizione (ad es. Posta) è possibile visualizzare, nella sezione superiore, i costi standard proposti da Maremagnum (ricavati dal tariffario vigente di Poste Italiane e, quindi, suscettibili di modifiche a seguito di eventuali ritocchi apportati da Poste Italiane).

per le principali aree di provenienza dei clienti; nel caso della posta la colonna costo standard riporta il costo di una raccomandata piego di libri dall’Italia all’Italia; di una raccomandata estera dall’Italia verso altri paesi. La voce costo non standard riporta il costo per spedizioni che non ricadono nello scaglione di peso standard (per l’Italia 2kg, per gli altri paesi 1kg). Le spese di spedizione proposte sono quelle della raccomandata piego libri oltre 2kg dall’Italia per l’Italia, del Quick Pack Europe per spedizioni oltre 1kg dall’Italia verso paesi europei, del Pacco Celere Internazionale per spedizioni oltre 1kg in altri paesi. Nella sezione inferiore vengono mostrate le spese di spedizione indicate dalla libreria, qualora vi siano delle spese di spedizione che non sono adattabili a quelle proposte da Maremagnum:

Nell’esempio riportato, la libreria ha dei costi per la spedizione in Brasile, Canada, Svizzera, Italia, Giappone e USA differenti da quelli proposti da Maremagnum ed ha quindi le rispettive voci; per le spedizioni in Europa, avendo costi di spedizione analoghi a quelli proposti dal sito, non ha voci relative.

Per inserire ulteriori voci è sufficiente cliccare e seguire le indicazioni fornite dalla pagina di aggiunta spese di spedizione.

IV. Gestione periodi di chiusura

Può accadere, durante l’anno, che la libreria sia chiusa (ferie, inventario etc.) e non possa rispondere entro due giorni lavorativi ad ordini e domande poste dai clienti. Per sopperire a questa eventualità è possibile indicare a tutti i clienti che la libreria è chiusa e che le conferme agli ordini e le risposte alle domande perverranno al termine del periodo di chiusura. Tramite il pannello libreria, sezione Gestione account >>> Periodo di chiusura è possibile inserire il proprio periodo di chiusura.

Se il periodo di chiusura inserito è inferiore o uguale a 5 giorni lavorativi, sarà possibile ricevere domande ed ordini, la cui scadenza sarà di 2 giorni lavorativi oltre al periodo di chiusura indicato. Se il periodo di chiusura inserito è superiore a 5 giorni, sarà possibile ricevere solo domande circa la disponibilità dei volumi.

È possibile rimuovere il periodo di ferie inserito tramite il pulsante elimina e modificare il

periodo di chiusura tramite il pulsante modifica .