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Gestão do Tempo
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O que é
o tempo?
“Quando pomos a mão num fogão aceso por um minuto, parece uma
hora.
Quando estamos sentados ao lado de uma rapariga bonita por uma hora, parece um minuto.”
(Einstein)
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O que é
o tempo?
- Invisível
- Insubstituível
- Consumido logo que se recebe
- Não passível de não se utilizar
- Inesgotável
- Não passível de compra, aluguer, fabricação, reciclagem
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O que é
a gestão
do
tempo?
“O tempo é o recurso mais
escasso e, a não ser que
seja gerido, nada mais
pode ser gerido…”
(Peter Drucker)
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Utilização do Tempo
1. Lei dos Ritmos Biológicos
2. Lei de Parkinson
3. Hábitos na distribuição do tempo
4. Cronófagos
5. Sequências homogéneas de trabalho
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Utilização do Tempo
1. Lei dos Ritmos Biológicos
O rendimento máximo é de manhã ?
A tarde começa por uma quebra ?
A meio da tarde há um novo pico de eficácia ?
No início da noite volta a descer ?
Depois da meia noite surge o pico mais baixo ?
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Utilização do Tempo
2. Lei de Parkinson
A distribuição do trabalho varia em função do
tempo disponível e não do tempo necessário.
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Utilização do Tempo
3. Hábitos na distribuição do tempo
O que gostamos ou o que não gostamos?
O que é mais rápido ou o que é mais lento?
O que é mais fácil ou o que é mais difícil?
O que sabemos ou o que é novo?
O que é urgente ou o que é importante?
O que os outros nos impõem ou o que nós escolhemos?
Adiamos uma tarefa até ao limite máximo?
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Utilização do Tempo
4. Cronófagos
Perfeccionismo
Querer fazer tudo; incapacidade de dizer Não
Fazer muitas coisas ao mesmo tempo
Colegas que não respeitam os prazos
Frequentes interrupções
Adiar o desagradável; procrastinação
Trabalhar sem um plano, sem prioridades
Fadiga e falta de autodisciplina
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Utilização do Tempo
5. Sequências Homogéneas de Trabalho
• Interrupção de um trabalho provoca:
» perda de eficácia
» consumo de mais tempo
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Utilização do Tempo
1. Lei dos Ritmos Biológicos
2. Lei de Parkinson
3. Hábitos na distribuição do tempo
4. Cronófagos
5. Sequências homogéneas de trabalho
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Gestão do Tempo
Vantagens Desvantagens
Homem e Organizações
Responsabilidade
Comunicação
Produtividade
Desempenho
Tempo
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Gestão do Tempo?
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Técnicas de Gestão do Tempo
1. Auto-conhecimento
2. Definir objectivos
3. Estabelecer prioridades
4. Reflectir antes de agir
5. Organizar espaço de trabalho
6. Comunicar eficazmente
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Técnicas de Gestão do Tempo
1. Auto-conhecimento
Processo pessoal
Consciência
168h por semana?
Ciclo de Energia – tarefas importantes ou de rotina
O que controla o meu tempo?
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Técnicas de Gestão do Tempo
2. Definir Objectivos
• Explicitação clara – o quê? e como?
• Resultados a atingir mensuráveis e/ou observáveis
• Fixar um prazo concreto
• Realistas e atingíveis
Pessoais Profissionais
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Técnicas de Gestão do Tempo
3. Estabelecer Prioridades
Actividades C
A executar em tempo útil
Actividades D
Não executar
Actividades A
Executar
Imediatamente
Actividades B
Esperar
Delegar
Import
ante
Secu
ndário
Gr au de Importância
Não Urgente Urgente
Grau de Urgência
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Técnicas de Gestão do Tempo
4. Pensar antes de agir
Este trabalho é necessário?
Devo ser eu próprio a fazê-lo?
Devo fazer agora, ou devo pegar numa tarefa
mais importante?
Estou a trabalhar em condições óptimas?
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Técnicas de Gestão do Tempo
5. Organização do espaço de trabalho
Estou rodeado apenas com o que é necessário?
A documentação está organizada?
Posso ser interrompido?
Posso distrair-me?
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Técnicas de Gestão do Tempo
6. Comunicação Eficaz
Assertividade:
– linguagem clara
– respeito pelo outro
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Técnicas de Gestão do Tempo
1. Auto-conhecimento
2. Definir objectivos
3. Estabelecer prioridades
4. Reflectir antes de agir
5. Organizar espaço de trabalho
6. Comunicar eficazmente
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Síntese Geral
Algumas teorias acerca da utilização do tempo
Vantagens / desvantagens na Gestão do Tempo
Algumas técnicas de Gestão do Tempo
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Logo chego a casa e
o que faço?