gestÃo eficiente de documentos de obras pÚblicas
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GESTÃO EFICIENTEDE DOCUMENTOS DE OBRAS PÚBLICAS
O G U I A D E F I N I T I V O
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Introdução•
A gestão de projetos e obras muitas vezes é considerada um desafio para as organizações. Incoerência de
informações, projetos desatualizados, falta de conhecimento para desempenhar as atividades, atrasos de
cronograma, erros de orçamento e falhas de comunicação são problemas recorrentes em projetos. E isso
acontece, também, em obras públicas.
A crescente exigência sobre os projetos, complexidade, equipes reduzidas e sem infra-estrutura são alguns
agravantes para erros na produção dos projetos.
Nesse sentido, a gestão eficiente de documentos é um desafio para o setor público, que muitas vezes não
apresenta um processo formal definido e um procedimento para gerenciamento. Isso prejudica a capacidade
de antecipar e resolver os problemas.
Por esses e outros motivos, criamos este eBook, no qual você encontrará informações sobre os desafios
enfrentados para gerenciar arquivos em obras públicas, conceitos de gerenciamento de projetos, principais
diretrizes para gestão de documentos e as principais soluções de gerenciamento de arquivos disponíveis no
mercado.
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O que vocêvai ver aqui•
S U M Á R I O1. Obras públicas 04
2. O gerenciamento de projetos 07
3. Diretrizes para a gestão de documentos 12
4. Soluções disponíveis 17
Dropbox 20
Google Drive 21
OneDrive 22
BIM360 23
Construmanager 24
Autodoc 25
Projectwise 26
Trimble Connect 27
QiCloud 28
5. Considerações finais 30
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Considerações sobre oconceito de obras públicas
01.
Início
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Uma obra pública é um item a ser produzido, um produto, feito pelo Estado com um fim social, pertence à sociedade.
Sua construção é financiada por fundos públicos e não
tem fins lucrativos, ou seja, consiste apenas em
prestar um serviço à comunidade.
Você já deve ter ouvido falar sobre os atrasos em
obras do governo, excessos de aditivos,
paralisações, etc… Estes itens estão sempre em
discussão quando se fala deste tipo de projeto.
5Início
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As instituições encontram dificuldades
para desenvolver uma obra dentro do
prazo, atendendo escopo e orçamento.
Um dos principais motivos encontrados
são as dificuldades em realizar o
gerenciamento com eficiência, qualidade,
custos e prazos reduzidos.
Falta de um orçamento bem detalhado,
definição do escopo, atendimento das
expectativas, problemas com arquivos
de projetos, planejamento, incoerências
nos contratos, editais e ordens de serviço,
prejudicam a tomada de decisão e
acompanhamento das atividades.
Gestores, orçamentistas e fiscais de
obra se defrontam com estes problemas
todos os dias.
Além de tudo isso, as obras públicas
precisam ser transparentes, pois utilizam
recursos públicos na sua execução. A Lei
Complementar Nº 101 pressupõe que as
ações devem ser de responsabilidade da
gestão fiscal, planejadas e transparentes,
prevenindo os riscos, cumprindo os
resultados, atendimento as receitas e
despesas. As informações são
disponibilizadas em portais do governo para
acompanhamento da sociedade, ampliando
e facilitando a visibilidade da utilização dos
recursos públicos. Isso ocorre
principalmente para atendimento à Lei de
Acesso a informação, que prevê o acesso a
estes dados.
Início
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O gerenciamento de projetos
02.
Início
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Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único •
Isto significa que cada item a ser desenvolvido
possui suas peculiaridades e tem um tempo pré-
determinado, ou seja, deve ter um fim.
Segundo o PMBOK,
Início
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Gerenciar o projeto é aplicar técnicas, ferramentas, habilidades e conhecimento para atender os requisitos do projeto.
Pode acontecer de forma mais superficial,
com algum monitoramento e controle, ou
integrar todas as áreas que impactam e
interagem com o projeto. Através do
gerenciamento, é possível realizar os
processos de forma mais eficiente.
O ciclo de vida do projeto envolve etapas
do início das atividades, organização e
preparação, execução dos trabalhos e
finalização. O monitoramento e controle,
principalmente para obras públicas,
devem ser considerados com maior
relevância, pois deve-se evitar aumentos
de custo e prazo na execução.
Início
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Segundo estudos realizados pelo Ipea,“as divergências de tempo e custo em grandes obras públicas parecem ser um fenômeno global” e o gerenciamento se torna um desafio para os gestores,principalmente por três motivos:
Os objetivos não são claros;
Não existem processos
formais de gerenciamento;
É difícil justificar e medir os
custos e os benefícios.
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Estabelecer um processo de gerenciamento e
organização das informações é fundamental
para garantir o sucesso do empreendimento,
principalmente nas fases iniciais e de
planejamento, onde se define o escopo, como
serão feitas as comunicações do projeto, sua
organização, monitoramento e controle.
No setor público, a fase de execução muitas
vezes é conduzida por uma empresa
contratada, onde o órgão apenas fiscaliza e
acompanha as atividades desenvolvidas.
Cabe a cada organização identificar os
melhores processos de gerenciamento que se
adaptem ao seus projetos, em específico,
levando em consideração seus procedimentos
internos atuais, sistemas de comunicação,
ferramentas disponíveis, capacidade da equipe
e setores de apoio. Padronizar o processo
aumenta a produtividade, melhora a qualidade
de entrega do produto e/ou serviço e obtém
maior satisfação, tornando mais eficiente a
tomada de decisão.
Estes problemas ocorrem pelas incertezas que existem nestas obras,
além do grande número de informações gerenciadas e partes
interessadas envolvidas.
Início
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Diretrizes para a gestão de documentos
03.
Início
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Gerenciar um grande número de
informações e pessoas ao mesmo
tempo em que é preciso monitorar e
controlar os processos pode ser um
grande desafio.
Agora, pense em executar tudo isso com uma equipe
reduzida, com multi-tarefas e equipamentos precários.
Este é o dia a dia de muitos órgãos públicos brasileiros.
Nem sempre será possível realizar grandes mudanças
dentro deste tipo de organização. Porém, mapear os
processos, realizar uma gestão integrada das
informações e dos arquivos já pode facilitar a
identificação dos dados, bem como a sua fiscalização e
o controle. Além disso, é possível criar processos de
aprovação dos arquivos, organizando a informação de
forma estruturada, além de montar lições aprendidas e
banco de informações com histórico de projetos.
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Boas Práticas•É importante adotar as melhores práticas para
disponibilização das informações. Praticá-las trará
uma visão mais clara do que está sendo executado.
Você pode adotar alguns procedimentos, como:
Início
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Novas tecnologias•
01Informações atualizadas, disponíveis e
rastreáveis.
02Confiabilidade dos arquivos
disponibilizados.
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Existem novas tecnologias que podem auxiliar a instituição, automatizando os processos e
eliminando possibilidades de falhas e conflitos. Estes sistemas podem proporcionar::
03Redução de erros.
04Rapidez na tomada de decisões.
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Há, ainda, a necessidade de mudar processos, identificar os pontos críticos, propor melhorias, investir em ferramentas esuperar resistências. Mas é bastante provável que essas otimizações trarão benefíciospara execução, transparência e agilidade. .
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Soluções disponíveis04.
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Existem diversas formas de se gerenciar os arquivos das suas obras, desde uma simples estrutura
de pasta em uma máquina ou servidor local, até ferramentas de nuvem que possibilitam maior
controle das informações.
O mais importante é analisar a sua organização, seus processos, desenhar seu fluxo de trabalho e verificar qual
solução se encaixa melhor às suas necessidades.
18Início
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Utilizar as ferramentas de gestão de arquivos do projeto poderá aumentar a sua eficiência e reduzir os erros.
Elas permitem a integração dos arquivos do escritório ao
canteiro de obras, além de auxiliarem na fiscalização e na
clareza das informações apresentadas.
Você pode verificar opções de ferramentas que
gerenciam arquivos, com permissões para os
colaboradores envolvidos, controle de versão,
visualização de arquivos, sistema de aprovação, lista
mestra, controle do padrão de nomenclatura, dentre
outros, como gerenciamento de contratos, cronograma,
atividades, e muito mais.
A seguir, veja alguns dos principais recursos que
permitem o maior controle dos arquivos e facilitam o
gerenciamento do projeto:
Início
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O Dropbox é um espaço de trabalho inteligente que reúne o conteúdo da equipe de trabalho,
diminuindo a “bagunça” nos arquivos e priorizando o que é mais importante. A ferramenta não
interfere no fluxo de trabalho e auxilia os profissionais a manterem o foco e a estarem
sincronizados com a equipe. Além disso, há a opção de conta para freelancers, pessoas físicas e
para empresas de qualquer tamanho, assim como para órgãos públicos.
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O Google Drive armazena qualquer arquivo, permitindo acessá-los em qualquer lugar. Além disso,
permite o compartilhamento de arquivos e pastas, dispondo de integrações que auxiliam na
realização das suas tarefas. Além disso, a ferramenta apresenta uma pesquisa eficiente, visualização
de diversos tipos de arquivos, tarefas offline, bate-papo, comentários e histórico de versões, além de
disponibilizar contas pessoais e profissionais.
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O OneDrive Permite acesso online ou offline aos arquivos em qualquer dispositivo, com segurança
nos dados, compartilhar e colaborar. Possui recursos avançados, como arquivos sob demanda,
digitalização de documentos e links que estão expirando, além de criar documentos com o OneDrive
e o Office 365. Dispõe, ainda, de contas Office 365 Home, Office 365 Personal, OneDrive 100 GB e
OneDrive Básico 5 GB.
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O BIM360 é um software para gerenciamento da construção. Ele conecta, organiza e otimiza seus
projetos, apoia a tomada de decisão levando a resultados mais previsíveis e lucrativos. Além disso,
ajuda a reduzir os riscos e melhora a qualidade dos processos. Por fim, centraliza as informações do
projeto em tempo real. O BIM360 possui diversos produtos, como: Docs, Build, Coordinate, Design,
Layout, Ops e possibilita integrações.
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O Construmanager é uma plataforma para gestão de projetos e colaboração. Organiza documentos e
projetos, integra workflows inteligentes e permite a informação atualizada e alinhamento entre a
equipe. Possui um módulo BI que permite análise de informações e transmissão de pacotes de
documentos, de forma simples e rápida.
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O Autodoc transforma bytes & Data em dimensões para construção. Oferece soluções de
gerenciamento de projetos, qualidade, segurança, gestão de fornecedores e controle de acesso.
O Autodoc Projetos permite a coordenação e colaboração online, mantendo os projetos atualizados,
possui upload turbo, segurança com permissões em níveis, acesso via smartphone ou tablet e
controle de cópias.
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O Projectwise permite a entrega digital de projetos e aumenta a velocidade e a qualidade da troca de
informações, aquisição e construção. A ferramenta também gerencia os entregáveis, possui recursos
para resolução de problemas e gerenciamento de dados do campo, além de dispor de dashborads
para o acompanhamento do desempenho.
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O Trimble Connect é uma ferramenta de colaboração que conecta a equipe aos dados no tempo
certo, auxiliando na tomada de decisão a dando eficiência ao projeto. Permite que todos tenham
uma visão geral dos projetos, até seus detalhes. Reúne tecnologia, informações e pessoas. Possui
disponibilidade de contas Personal, Business, Business Premium por projeto ou empresa e formato
mensal ou anual.
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O QiCloud é uma ferramenta de sincronização de arquivos projetada exclusivamente para a construção civil,
estruturada em obras com versionamento de arquivos, sistema de aprovação e permissões personalizadas para
cada colaborador. Trata-se de um sistema simples para utilização do usuário, que visa facilitar o acesso aos
projetos das disciplinas da obra e centralizar os arquivos, garantindo a disponibilização da última versão dos
projetos, integrados a um visualizador 3D.
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Algumas das ferramentas citadas
anteriormente disponibilizam
uma versão gratuita, que conta
com um espaço reduzido para
armazenamento de arquivo, mas
que já possibilita ao usuário testar
a solução antes da sua
contratação.
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Consideraçõesfinais•
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31Início
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Ficou com alguma dúvida?
SOLICITAR CONTATO
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33
https://conceito.de/obra-publica
https://www.e-gestaopublica.com.br/gestao-de-obras-publicas-eficiente/
http://repositorio.ipea.gov.br/bitstream/11058/7692/1/td_2284.pdf
https://licitacoes.ufsc.br/files/2014/10/Monografia-sobre-o-Planejamento-de-Obras-P%C3%BAblicas.pdf
Referências•
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Referências•
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