Getting Things DoneBedrijfsvoering in publieke

organisaties

Albert Meijer en Martijn Ridderbos

College 4: 6 oktober 2011Bestuurlijke Informatievoorziening

Programma

1. Wat is bestuurlijke informatiekunde?

2. Wat hebben we geleerd uit de artikelen?

3. Wat zijn de wortels van het vakgebied?

4. Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied?

5. Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening?

6. Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd?

7. Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen?

8. Hoe levert een MIS informatie aan het management?

1. Wat is bestuurlijke informatiekunde?

Bestuurlijk informatiekunde is het vakgebied dat zich richt op het ontwikkelen van methoden en technieken voor het vaststellen van informatiebehoeften bij het besturen van organisaties en het ontwikkelen van systemen die de gevraagde informatie kunnen leveren.

Laudon & Laudon (2000): Management Information Systems

Opkomst van het vakgebied

• Technologische dynamiek– Moore’s Law

• Sterkere internationale concurrentie– Globalisering

• Basisdisciplines– Computer science– Management science– Operations science

VRAAG

• Waarom moeten managers verstand hebben van bestuurlijke informatiekunde?

2. Wat hebben we geleerd uit de artikelen?

3. Wat zijn de wortels van het vakgebied?

• Cognitief perspectief op organisaties– Carnegie-Mellon (Simon, March, …)

• Focus:– Besluitvorming (op verschillende niveaus)– Verwerken van informatie

• Bekendste begrip:– Bounded rationality

• Centrale idee:– Mensen kunnen worden gestuurd door hen bepaalde informatie wel of

niet te geven.

• Centrale vraag:– Hoe kun je het functioneren van een organisatie verbeteren door de

informatievoorziening en –verwerking te versterken?

4. Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied?

Input OutputVerwerken

Feedback

VB: Ledenadministratie

• Invoer– Adresgegevens– Zoekvraag

• Uitvoer– Stickers voor een mailing– Telefoonnummer

• Verwerken– Adressen op juiste plek in database– Aantal mensen in bepaalde wijk

• Feedback– Incorrecte gegevens– Ontbrekende gegevens

Goede brongegevens zijn van cruciaal belang

Enkele kernbegrippen

• Informatiesysteem: Een samenhangend geheel aan componenten om informatie te verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden om besluitvorming, coördinatie, beheersing, analyse en visualisatie in een organisatie mogelijk te maken.

• Data: Stromen van ruwe gegevens die gebeurtenissen in een organisatie of de fysieke omgeving representeren voordat deze gegevens zijn gearrangeerd op een manier waarop mensen ze kunnen begrijpen en gebruiken.

• Informatie: Gegevens die zijn gevormd op een manier dat ze begrijpelijk en bruikbaar zijn voor mensen.

Onderscheiden

• Formele versus informele informatie-systemen

• Gestructureerde versus ongestructureerde informatie

Informatievoorzieningen

• Informatie-architectuur

• IT-infrastructuur

Computer

• Input

• Output

• Algoritme

• Opslag

• Communicatie

Ontwikkelen van een eenvoudig systeem

• Welke informatie wordt opgeslagen in het systeem?

• Welke functionaliteiten moet het systeem bieden?

• Wie binnen de organisatie moet wat met het systeem doen?

Naam Adres Team Familie Betaling

Adressen terugzoeken

X X X

Overzicht van leden per team

X X

Overzicht van individuele betaling

X X X

Overzicht van wanbetalers

X X X X

Naam Adres Team Familie Betaling

Adressen-administratie

CRUD CRUD R R

Teamindeling R R CRUD R

Financiële administratie

R R R CRUD

Algemene informatie

R R R R

OPDRACHT

• Maak een analyse voor het financiële informatiesysteem van jullie organisatie:– Data en functionaliteiten– Gebruikers en rechten

5. Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening?

Strategisch niveauTopmanagersExecutive Support System (ESS)

Management niveauMiddenmanagersManagement Information

System (MIS)

Uitvoerende niveauOperationele managersTransaction Processing

System

Verkoop Productie Financien Accounting HRM

OPDRACHT

• Breng voor jullie organisatie in kaart wat deze niveaus zijn en welke informatiebehoeften er op deze niveau’s bestaan.

6. Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd?

• Systemen en informatieverandering

• Ontwikkeling van informatiesystemen

• Beheren van informatiesystemen

• Rollen binnen de organisatie

6.1. Informatie-analyse

• Vier manieren: (Bemelmans (1982)

– Ober strategie– Referentie strategie– Ontwikkel-zelf strategie– Evolutionaire strategie

Gewenste omgang met informatie of communicatie

Huidige omgang met informatie en communicatie

Ondersteuning door oud systeem communicatie

voorzieningen

Ondersteuning door nieuw systeem communicatie

voorzieningen

ICT en organisatieverandering

• Automatiseren

• Rationaliseren

• Business Process Redesign

• Paradigma Shift

Bron: Laudon & Laudon (2000: 339)

6.2. Ontwikkeling van informatiesystemen

• Pakket selecteren

• Systeem ontwikkelen– Traditionele ontwikkeling– Prototyping

Traditionele systeemontwikkeling

• Project definiëren

• Systeem bestuderen

• Ontwerpen van het systeem

• Programmeren

• Installeren van het systeem

• Post-implementatie audit: werkt het?

Risico: project loopt uit de hand!

Nieuwbouw volgens Prince2

Prototyping

• Identificeren van basale voorzieningen

• Ontwikkelen van een prototype

• Gebruiken van het prototype

• Gebruiker tevreden?– Ja: operationeel prototype– Nee: aanpassen van het prototype

6.3. Beheren van informatiesystemen

• Functioneel beheer

• Technisch beheer

• Applicatie beheer

Beheer bestaand volgens BiSL

BISL

IT Governance

• IT regie

• IT uitvoering

• IT vraag

6.4. Rollen binnen de organisatie

• Programmeurs

• Systeem analysten

• Systeembeheerders

• IT Managers

• Eindgebruikers

• CIO

7. Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen?

• ERP– Een ERP is een bestuurlijk informatiesysteem dat alle facetten

van een bedrijf integreert, zoals planning, productie, verkoop en financiën, zodat deze beter onderling worden gecoördineerd door informatie met elkaar te delen.

Nieuwe trends en ontwikkelingen (2)

• Datamining– Datamining is het analyseren van grote hoeveelheden

gegevens om patronen en regels te vinden die kunnen worden gebruikt bij besluitvorming en om toekomstig gedrag te voorspellen.

Nieuwe trends en ontwikkelingen (3)

• Data warehouse– Een data warehouse is een database met mogelijkheden om te zoeken en

rapporten te maken die zowel actuele als historische gegevens bevat die worden gehaald uit verschillende operationele systemen en die deze gegevens beschikbaar maken om rapporten en analyses voor het management te maken.

Interne gegevens- Allerlei processen- Historisch en actueel

Externe gegevens- Allerlei soorten- Historisch en actueel

Extract and transform

Data Warehouse

Toegang tot data en data analyse

Nieuwe trends en ontwikkelingen (4)

• Digitale toegankelijkheid (online access)

8. Hoe levert een MIS informatie aan het management?

Planning

Waarneming Beoordeling Bijsturing

productiesysteem

Pla

nn

ing data uit de

omgeving

doelstellingen

herplanningplannen en instucties

normen en regelgrenzen

methoden van waardering en dataverwerking

bijsturings-report

data-registratie

data-verwerking

bijsturingsactie

Keuze bijsturingsmethodedata

Rapportage Ja Ja

neenee

datadatadata

Be h

eers

i ng

Ui t

voer

ing

inputs outputs

Samenhang van Management- en Productiesystemen

verzoek om nieuwe data

Ver-schilmet norm

Ver-schilbeheers-baar

Wat moet een MIS leveren?

• Informatie voor het jaarplan

• Informatie voor het jaarverslag

• Informatie voor management-rapportages

Dashboard

OPDRACHT

• Analyseer welke informatie nodig is ten behoeve van het jaarplan en het jaarverslag van de gekozen casus (operationele, tactische en strategische informatie). Geef aan op welke wijze deze informatie het beste kan worden verzameld. Benoem de inhoud, vorm en frequentie van de managementrapportage.