gevinster ved orden i eget hus - difi...muligheter for å bygge en ny og fremtidsrettet kommune...

1

GEVINSTER VED ORDEN I EGET HUS

Kommunedagen Difi

Grete Kvernland-Berg

13. februar 2018

2

Les: FoU om digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing

3

FoU-rapporten inneholder en detaljert utredning av digitale konsekvenser –overordnet og per tjenesteområde

INNHOLD:

1 INNLEDNING

2 KOMMUNESAMMENSLÅING I EN DIGITAL KONTEKST

3 ERFARINGER FRA UTLANDET OG PRIVATE VIRKSOMHETER

4 PROSESS FOR DIGITAL SAMMENSLÅING

5 DIGITALE KONSEKVENSER FOR KOMMUNER

5.1 Oversikt over digitale konsekvenser og prioritering av tiltak

5.2 Konsekvenser for IKT-infrastruktur og -drift

5.3 Konsekvenser for fellesløsninger

5.4 Konsekvenser for støttefunksjoner

5.5 Konsekvenser for helse og velferd

5.6 Konsekvenser for oppvekst og utdanning

5.7 Konsekvenser for plan, bygg og geodata

5.8 Konsekvenser for digitale tjenester til innbyggere og næringsliv

5.9 IKT-organisering og -styring

6 ANSKAFFELSESRETTLIGE PROBLEMSTILLINGER VED KOMMUNESAMMENSLÅING

7 ANBEFALINGER

4

Sjekklisten gir en kort, enkel og praktisk veiledning til sammenslåingsprosessen

5

Organisatoriske og tekniske endringer må ses i sammenheng

TJENESTER

TIL

INNBYGGERE/

NÆRINGSLIV

DATA/ARKIV

IKT-

SYSTEMER

FELLES-

LØSNINGER

IKT-INFRA-

STRUKTUR

6

Kommunesammenslåingsprosessen byr på mange utfordringer og muligheter

To ulike organisasjoner som skal samarbeide

Et komplekst digitalt landskap

Avhengigheter fra fellesløsninger

Store datamengder som må tas vare på

Rettslige krav til håndtering av kontrakter

Utfordringer

av organisatorisk, juridisk, teknisk og økonomisk art

Muligheter

for å bygge en ny og fremtidsrettet kommune

Bygge nye og bedre løsninger i omstillingsprosessen

Ivareta helheten og skape gode sammenhenger på tvers

Innføre felles standarder og øke bruk av fellesløsninger

Utnytte større skala og styrket fagmiljø

Utnytte økt forhandlingskraft

7

Digital sammenslåing bør struktureres i seks faser

8

Grundig kartlegging er en sentral forutsetning for en vellykket digital sammenslåing

Kartleggingsområder

BrukerbehovOrganisasjons-

struktur og tjenester

Digitale tjenester

IKT-systemer Arkiv og dataIKT-

infrastruktur

IKT-organisering

og styringAvtaleverk

Inter-kommunale samarbeid

9



Digitale tjenester


infrastruktur

IKT-organisering



Overordnet kartlegging:

• Sentrale behov hos innbyggere, næringsliv og ansatte knyttet til digitale løsninger innen de ulike tjenesteområdene

Detaljkartlegging:

• Evt. detaljere kartlagte behov

10



Digitale tjenester


infrastruktur

IKT-organisering




• Eksisterende organisasjons-struktur og tjenester

• Eksisterende tjenesteforløp og informasjonsflyt

• Tjenestesamarbeid med andre kommuner

Detaljkartlegging:

• Evt. detaljere tjenesteforløp og arbeidsprosesser

12



Digitale tjenester


infrastruktur

IKT-organisering




• Navn

• Tjenesteområde

• Versjon

• Leverandør

Detaljkartlegging:

• Teknologi

13



Digitale tjenester


infrastruktur

IKT-organisering




• Navn

• Tjenesteområde

• Versjon

• Leverandør

• Oversikt over de viktigste integrasjonene mellom lokale IKT-systemer

• Oversikt over integrasjoner mot fellesløsninger

Detaljkartlegging:

• Antall brukere

• Moduler i bruk

• Oversikt over alle integrasjoner mellom lokale IKT-systemer

• Evt. kort teknisk beskrivelse av integrasjonene med lokale og nasjonale løsninger

14



Digitale tjenester


infrastruktur

IKT-organisering



Detaljkartlegging:

Digital dokumentasjon:

• Grundig vurdering om data i hver

enkelt IKT-løsning er arkivverdig,

bevaringsverdig og/eller utgjør

grunndata

• Datastruktur og kilder for

grunndata per IKT-system

• Datakvalitet

• Mulige løsninger for uttrekk av

data fra IKT-løsningene

Papirarkiver:

• Tidsperiode

• Grundig vurdering om

dokumenter er bevaringsverdige

• Omfang – ca. antall dokumenter /

skap

• Ordnet / uordnet

• Mulige løsninger for bevaring av

arkivene – lokale og evt. i

interkommunale arkiv


Digital dokumentasjon:

• Oversikt over data som lagres i

de ulike IKT-systemene,

filsystemene, skyløsningene og

e-postregistrene

• Overordnet vurdering om data i

hver enkelt IKT-løsning er

arkivverdig, bevaringsverdig

og/eller utgjør grunndata

• Periodisert / ikke periodisert

• Depotordninger

Papirarkiver:

• Oversikt over papirarkiver og

oppbevaringssteder

• Overordnet vurdering om

dokumenter er bevaringsverdige

• Avsluttet / ikke avsluttet

• Brukes / ikke brukes til daglig

• Depotordninger

15



Digitale tjenester


infrastruktur

IKT-organisering




• Oversikt over

eksisterende og

kommende avtaler

• Type avtale –

rammeavtale /

kontrakt

• Avtalens varighet og

oppsigelsesklausuler

• Eventuelle opsjoner

eller

endringsklausuler

• Eventuelle endringer

som allerede er

foretatt

Detaljkartlegging:

• Detaljert juridisk vurdering av avtalene på bakgrunn av detaljer rundt avtalens art/ytelsens karakter, innhold og omfang

16

I hver sektor trenger vi å slå sammen tjenester, data / arkiv, IKT-systemer, integrasjoner med fellesløsninger og IKT-infrastruktur

17

Start med organisatoriske avklaringer per tjenesteområde

Overordnet organisering må avklares tidlig i prosessen

Videre i prosessen må det avklares organisering per tjenesteområde:

- Organisering av sentrale enheter

- Fordeling av oppgaver mellom sentrale og ytre enheter

- Samarbeid med andre kommuner og konkurranseutsettelse

- Arbeidsflyt, roller og ansvar i hovedprosesser

- Viktigste kodeverk og terminologi

Tjenester Data / arkiv IKT-systemer Fellesløsninger IKT-infrastruktur

18

Eksempel – økonomi og regnskap

Overordnet organisasjonsstruktur

Organisering av økonomi- og regnskapsfunksjon

- Organisering av sentrale enheter innen økonomi og

regnskap

- Fordeling av oppgaver mellom sentrale enheter og

ytre enheter (eksempelvis skoler og institusjoner)

- Ev. konkurranseutsettelse av enkelte funksjoner,

som for eksempel innfordring

- Ev. samarbeid med andre kommuner om felles

funksjoner innen økonomi og/eller regnskap

Økonomimodell

- Strukturer for økonomistyring og rapportering

- Konteringsdimensjoner inkludert kontoplan

Hovedprosesser

- Fakturering

- Håndtering av inngående fakturaer

- Budsjettering

- Regnskapsføring

- Rapportering


19

Ta vare på arkiv og data, og gjør den lett tilgjengelig i den nye kommunen

• Avslutte digitale og papirbaserte arkiver i alle kommuner

• Etablere arkivtjeneste for den nye kommunen

• Etablere nye digitale løsninger med arkivfunksjonalitet

• Konvertere data fra avsluttede til nye IKT-systemer og videreføre

pågående saker, hvis nødvendig

• Sikre tilgang til papirbaserte arkiver i bruk

• Etter hvert overføre avsluttet arkiv til depot


20

Eksempel – pleie og omsorg

Konvertere bruker- og tjenestekort

- Utføre datavask

- Konvertere grunndata

Videreføre pasientjournaler

- Konvertere eller etablere oppslagsløsning med riktige

tilganger

- Evt. avslutte journalene som det ikke er bruk for i

ytelsen av helsehjelp og som har siste innføring for

over 10 år siden

Ta vare på sakarkiv

- Periodisere sakarkiv

- Gjøre arkivet tilgjengelig i den nye kommunen med

riktige tilganger

Håndtere pågående saker

- Avslutte saker og opprette dem på nytt eller videreføre

saker i det nye arkivet

Konvertere grunnlaget for utestående fakturaer

- Kvalitetssikre grunnlaget og utarbeide restanseliste

- Konvertere grunnlaget


21

Det er vanlig at omfanget av arbeidet med datakonvertering blir undervurdert


22

Kommunesammenslåing er en gylden mulighet til å få kontroll over egne data

• Standardisere datastruktur og

metadata

• Definere kritiske grunndata,

deres kilder og eiere

• Etablere en god prosess for

dataforvaltning

• Stille krav til leverandør om lett

tilgang til data


23

Kommunesammenslåing gir mulighet for innovasjon!

Mulighet til å gi

innbyggeren nye

tjenester

Benytte markedet

til å levere

tjenester

Organisere

tjenester på nye

måter

24

Første 100 dager er viktige! Planlegg å høste «lavthengende frukter»

Takk for meg!

26

Grete Kvernland-BergPartner offentlig sektor

Verkstedsveien 1, Oslo

Mobil: +47 99 25 03 56

E-post: [email protected]

KONTAKTINFORMASJON

mailto:[email protected]

gevinster ved orden i eget hus - difi...muligheter for å bygge en ny og fremtidsrettet kommune...

Documents