giacomo barbieri - modulo 5 - valorizzare lo studio con la tecnologia
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Intervento di Giacomo Barbieri - Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti, Presidente di I.D.S.C. Srl e consulente di direzione - Macerata, 18/10/2012TRANSCRIPT
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Associazione Culturale Economia e Finanza - via Riva di Reno, 65 - 40122 Bologna - Tel. 051 231125 - Fax 051 237553 - www.economiaefinanza.org
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Modulo 5Modulo 5
ValorizzareValorizzarelo Studio con la Tecnologialo Studio con la Tecnologia
Giacomo BarbieriGiacomo BarbieriPartner di Barbieri & Associati Dottori CommercialistiPartner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
Twitter: http://twitter.com/dott_barbieri Linkedin: Giacomo Barbieri
LinkedIN: Gruppo Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili
Via Riva di Reno 65 – 40122 Bolognawww.barbierieassociati.it
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Agenda• Cultura dell’innovazione• A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato? • Saper spiegare le proprie esigenze• L’importanza della software selection• Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità,
sicurezza, riservatezza• Thin o Fat? È ora di virtualizzare? È ora di andare “nella
nuvola”?• Tempo di fermo tollerabile?• Il TCO Total Cost of Ownership• Ergonomia del posto di lavoro• Valutare i benefici: il piano investimenti IT tra benefici attesi ed
effettivi
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La PEC obbligatoria dal 29/11/2011
ulteriore adempimento o enorme opportunità per ridurre i costi e velocizzare le comunicazioni?
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Premessa
• Cultura dell’innovazione: le novità sono utili solo quando migliorano i risultati e la soddisfazione di tutto lo staff -> empowering, richieste, formazione, controllo
• A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato? La ricerca delle tecnologie abilitanti
• Saper spiegare le proprie esigenze• Siamo in grado di controllare la tecnologia che
introduciamo o rischiamo di esserne ostaggio?• L’importanza della software selection
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Conclusioni 1/3- Sviluppa un piano strategico IT ed assegna un budget per la tecnologia del
tuo Studio
- L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle tecnologie
- Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori
- Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti
- I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori
- Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemi efficienti e affidabili
- Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi
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Conclusioni 2/3- Il software gestionale, il software di contabilità, il word
processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E’ necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste applicazioni
- Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di efficienza e di servizi al cliente
- Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del sistema
- Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed
adeguate risorse) alla gestione dei rischi.
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Conclusioni 3/3
La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio
nel mondo di oggi. E’ importante che i professionisti si mantengano aggiornati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie possono portare.
Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo.
Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le
persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l’atteso guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata.
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Alcuni obiettivi concreti alla portata di tutti
1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi)
2) Condividere l’agenda
3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio documenti
4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)
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Esempio: gli Obiettivi IT 2011
• aumentare la produttività con una migliore ergonomia del posto di lavoro– monitor grande e tastiera comoda (e pulita!)– migliorare l’integrazione con iPhone, iPad ed i passaggi dentro/fuori Studio
• favorire l’archiviazione ottica– scanner personali per i prof.– doppio monitor per i prof. che fanno un uso intensivo
• utilizzare le docking station per i notebook• minimizzare il numero di device da installare, configurare, mantenere
– lasciare i notebook vuoti e usare le vm quando possibile– limitare le personalizzazioni
• minimizzare il rischio perdita/sottrazione di dati posto il maggiore uso dei dispositivi mobili e degli accessi remoti– verifica policy di configurazione (password, vpn, autoreset, geolocalizzazione)– verifica servizi di rete esposti, configurazione firewall– lasciare i notebook più vuoti possibile e usare vm
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Esempio: i Vincoli IT 2011• Licenza Windows 7 in VM costa circa 70euro/anno• Licenza Office Full in VM costa circa 100euro/anno• Forse minimo di 5 posti di lavoro VM• Office OEM non è duplicabile per lo stesso utente• Necessità di apprendere Office 2010, Win7• I filmati in RDP non sono fruibili• Il doppio monitor in RDP non è fruibile• USB redirection in RDP nativo non funziona (scanner,
smartcard) – OK con ThinPRAIM• Integrazione ipad, iphone e windows ancora da migliorare
(foto)• AS/400 su Win7 funziona solo con Prassi Extended• Costo troppo elevato dell’infrastruttura VIEW per nostro
numero di utenti
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Client Tipo PROFESSIONISTA
• connessioni di rete• stampanti • dymo• scanner • smartcard• usb
• Trendmicro• 7zip • Dike• pdf reader
• office 2010 • ie9 / firefox • as/400 (su win7 solo Prassi
Extended)• xbook + profis + ago• fedra entratel + vari sogei • dropbox
• itunes
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Le aree strategiche di innovazione
• Gestione documentale• Gestione workflow• Gestione relazioni (CRM)• Gestione del tempo: pianificare
e consuntivare
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La scelta di hardware e software
• Lean Thinking: fa leva sul risparmio• L’uso selettivo della tecnologia è una delle
chiavi per il successo di un’organizzazione• La ricerca delle tecnologie abilitanti• Il Total Cost of Ownership (TCO)
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Massimizzare le potenzialità dell’hardware
e del software in uso
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3 ottobre 2007Corso “Evoluzione degli studi professionali - settimo anno - INNOVAZIONE 15
La ricognizione
1. Quello che mi servemi serve funziona al 100%?
2. Quello che hoho funziona al 100%?
3. Quello che esisteesiste oggi potrebbe dare un miglioramento alla mia organizzazione?
4. Sono pronto ad avvantaggiarmi di quello che esisteràesisterà?
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Tecnologie nuove ed emergenti
• Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati, unified communication
• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità, sicurezza, riservatezza
• Thin o Fat? • È ora di virtualizzare? • È ora di andare “nella nuvola”?• È ora di cambiare gestionale?
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Predisporsi all’ufficio senza carta
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Ergonomia del posto di lavoro
• Notebook o Desktop?• …quale notebook?• Win, Linux o Mac?• Tanti dispositivi diversi, ma per lavorare meglio sugli stessi dati!
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La business continuity e le strategie di disaster recovery
•Che tempo di fermo possiamo permetterci?
•Come lo otteniamo?•Abbiamo provato?
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Analizzare l’importanza dei sistemi di gestione della
conoscenza
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Stabilire i criteri di archiviazione e
classificazione delle informazioni
Es. linee guida per l’archiviazione
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La tecnologia per una efficiente gestione
documentale
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Predisporre una strategia di e-business
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Il ruolo dell’ufficio virtuale e il lavoro da remoto
•coinvolgere il cliente nel processo di erogazione del servizio
•“fare rete” con altri colleghi
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Grazie dell’attenzioneGiacomo Barbieri
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11° Meeting Nazionale Evoluzionedei Servizi Professionali della Consulenza