NGÂN HÀNGCHÍNH SÁCH XÃ

HỘI

Số: /NHCS-BDAV/v giải đáp, hướng dẫn bổ sung về chuẩn hóa dữ liệu

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng 04 năm 2012

Kính gửi: Ông (bà) Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội các tỉnh, thành phố

Thực hiện kế hoạch triển khai công tác chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu theo văn bản 3265/NHCS-CNTT ngày 30/12/2011 của Tổng giám đốc NHCSXH, trong tháng 3/2012 Ban dự án đã triển khai tập huấn tới 63 chi nhánh NHCSXH cấp tỉnh và Sở giao dịch. Trong quá trình tập huấn, có một số ý kiến đưa ra một số vướng mắc cần giải đáp liên quan đến công tác chuẩn hóa dữ liệu. Để thực hiện tốt công tác chuẩn hóa dữ liệu, thống nhất phương pháp triển khai trong toàn hệ thống, Phó Tổng giám đốc -Trưởng Ban dự án hiện đại hoá tin học NHCSXH trả lời một số vấn đề vướng mắc của các chi nhánh và hướng dẫn bổ sung một số nội dung sau:

I. VỀ THÔNG TIN HỐ SƠ KHÁCH HÀNG

1. Thông tin về chứng minh thư của khách hàng

1.1. Một số trường hợp khó thu thập thông tin được hoặc không có chứng minh nhân dân (CMND) như trốn, chết, mất tích, học sinh học nghề chưa đủ tuổi làm chứng minh nhân dân,.. cần có sự thống nhất về cách nhập liệu. Đối với khách hàng do công an cấp trùng CMND được phép dùng giấy tờ gì?

TL: Theo văn bản 685/NHCS-CNTT, trong thời gian này tập trung thu thập thông tin về CMND, những trường hợp không thể thu thập (trốn, chết mất tích,…), các đơn vị cần tổng hợp báo cáo Ban chỉ đạo chuẩn hoá dữ liệu cấp tỉnh, nêu rõ nguyên nhân không thể thu thập.

Những trường hợp không thu thập được, đơn vị để trống các thông tin về CMND, không tự động điền thông tin giả lập vào mục này. Đến thời điểm chuyển đổi dữ liệu, Ban dự án sẽ thống nhất với nhà cung cấp giải pháp Corebank để hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu với các trường hợp này.

Những trường hợp trùng CMND, cần thông báo cho khách hàng biết để làm thủ tục xin cấp lại.

1.2. Khi tổ trưởng vay vốn, số CMTD của tổ trưởng được đăng ký ở mã khách hàng vay vốn và mã tổ trưởng dẫn tới hiện tượng trùng CMND,cách xử lý với các trường hợp này.

TL: Theo văn bản số 40/CNTT-BDA ngày 06/03/2012 xác định việc đăng ký hồ sơ khách hàng là tổ trưởng tổ TK&VV: Các thông tin liên quan

1

DỰ THẢO

Mã tổ trưởng hiện nay trên KTGD đang theo dõi theo hình thức thông tin cá nhân, chưa có thông tin của Ban quản lý tổ. Trên thực tế cá nhân tổ trưởng có thể thay đổi theo thời gian, trong khi mã của tổ TK&VV vẫn được duy trì trong suốt quá trình hoạt động của tổ. Đối với các đơn vị hiện nay đã đăng ký 2 mã cho tổ trưởng vừa đóng vai trò tổ trưởng, vừa vay vốn ngân hàng chương trình sẽ không đưa ra cảnh báo khách hàng có 2 mã hoặc khách hàng trùng CMND.

1.3. Trường hợp hộ nghèo vay vốn không có CMND về quy định vẫn được vay thì đăng ký khách hàng như thế nào? Nhất là các món vay bàn giao từ NHNo?

TL: Đây là quy định được ban hành từ những ngày đầu thành lập NHCSXH để tạo điều kiện tối đa cho các hộ nghèo và các đối tượng chính sách được tiếp cận nguồn vốn ưu đãi. Trong thời gian chưa có thay đổi trong quy trình nghiệp vụ tín dụng của NHCSXH, các đơn vị thực hiện theo các quy định hiện nay, đồng thời thực hiện thu thập bổ sung thông tin theo văn bản số 685/NHCS-CNTT của Tổng giám đốc.

1.4. Cùng một khách hàng vay 2 chương trình khác nhau thuộc 2 nguồn vốn khác nhau và 2 mã tổ trưởng khác nhau thì khi kiểm tra logic báo danh sách khách hàng cần rà soát ở 2 tổ khác nhau. Để chuẩn hóa dữ liệu có phải đưa về cùng 1 mã tổ trưởng không ?

Tương tự đối với những khách hàng trùng số CMND (thực tế là một khách hàng) có 2 mã khác nhau, ở 2 tổ khác nhau do vay ở 2 nguồn vốn, chương trình khác nhau, khi chuẩn hóa có phải đưa hết về 1 mã chuẩn để thực hiện chuyển đổi không?

TL: Thực tế phát sinh tại chi nhánh có thể có 2 nguồn vốn TW và địa phương. Thông tin về tổ nhóm hiện tại đăng ký theo món vay nhưng nếu không phải dự án nhóm hộ nguồn vốn địa phương mà cho vay qua Tổ TK&VV thì không được phép để khách hàng này ở 2 tổ, mà phải thực hiện kiện toàn tổ nhóm đưa về cùng một tổ trưởng quản lý.

Trường hợp khách hàng có 2 mã khách nhau, vay ở 2 chương trình khác nhau cần được gộp về một mã duy nhất.

1.5. Đối với dân tộc Mông có 2 tên: Trước khi xây dựng gia đình làm CMND 1 tên Giàng A Chống, sau khi xây dựng gia đình đổi tên đệm Giàng Vàng Chống (chỉ có tên sau thì người dân mới biết và hộ gia đình giao dịch bằng tên sau, tên trên CMND cũ họ không dùng nữa). Đối với món vay mới thì yêu cầu họ ra công an đổi lại tên mới giải ngân thì được, còn đối với món vay cũ đặc biệt là món quá hạn khó đòi thì họ không đi làm lại. Xin hỏi: đăng ký vào máy thì dùng tên nào?

2

TL: Thực tế tại màn hình đăng ký hồ sơ khách hàng đã hỗ trợ theo dõi tên dùng để giao dịch và tên trên chứng minh thư.

Một người có thể có nhiều tên, tuy nhiên căn cứ pháp lý để giao dịch với ngân hàng phải là tên trên CMND.

1.6. Về mẫu số 01-Thông tin đối với cá nhân và hộ kinh doanh: Mục 5: ngày sinh ghi ngày tháng năm sinh trên CMND nhưng trong một số CMND không có ngày, tháng sinh chỉ ghi năm sinh. Một số CMND đối với hộ đã vay đã quá 15 năm nhưng khách hàng vẫn sử dụng, hoặc một số khách hàng theo một số văn bản trước cho phép sử dụng ảnh hiện tại chưa có CMND. Vậy chi nhánh thực hiện như thế nào?

TL: Trường hợp CMND không có ngày sinh thì đăng ký mặc định là ‘01/01/’+năm sinh. Còn trường hợp CMT quá 15 năm, hoặc một số khách hàng đã vay vốn từ trước theo một số văn bản cho phép sử dụng ảnh hiện tại chưa có CMND, cần thông báo khách hàng biết để làm thủ tục xin cấp lại hoặc làm mới CMND.

1.7. Trường hợp khách hàng còn dư nợ HSSV (vay trực tiếp trước đây) tại tỉnh A nhưng nay đã công tác và nhập khẩu vào tỉnh B và cũng có quan hệ giao dịch với CN NHSCXH tỉnh B thì quy định cấp mã khách hàng mới thế nào? Do 2 chi nhánh không chuyển đổi dữ liệu cùng lúc và không phát hiện trùng CMTND

TL: Thực tế với trường hợp này khách hàng có quan hệ giao dịch ở 02 chi nhánh Ngân hàng CSXH khác nhau, khi tập hợp thông tin số liệu chuyển sang hệ thống mới sẽ đưa ra cảnh báo với các trường hợp trùng thông tin CMND trên toàn quốc để các chi nhánh rà soát. Trường hợp nếu hộ khẩu chuyển về tỉnh B, làm lại CMND khác tại tỉnh B thì trên hệ thống không thể đưa ra cảnh báo nếu không có thông tin về số CMND cũ.

1.8. Bổ sung thu thập thông tin khách hàng theo 685/NHCS-CNTT:Sau khi thu thập và nhập đủ, khách hàng vay mới hoặc lúc thu thập đã tất toán nay vay lại thì sẽ thiếu thông tin dẫn đến sai, nếu đi thu thập tiếp không biết đến khi nào mới xong, cách xử lý? Chương trình cần cho phép từng cán bộ nhập thông tin theo tổ, xã, nên hiển thị cột tổ trưởng để công việc nhập nhanh hơn?

TL:- Theo văn bản 685/NHCS-CNTT yêu cầu thu thập thông tin của các

khách hàng hiện tại đang có quan hệ giao dịch với ngân hàng. Đối với những khách hàng vay mới cần phát bổ sung mẫu biểu thu thập (mẫu trắng) để khách hàng điền thông tin trong quá trình làm hồ sơ vay vốn. Khách hàng vay lại chưa thu thập thì tiếp tục thu thập bổ sung vào hệ thống;

- Trong màn hình đã bổ sung thông tin đã hỗ trợ lọc theo tổ, theo xã để người dùng nhập ở các máy khác nhau với các thông tin thu thập;

3

2. Đăng ký thông tin khách hàng

2.1. Do đặc thù chi nhánh có những chương trình địa phương trước đây không cho vay theo địa bàn, khi sáp nhập PGD có nhiều trường hợp khách hàng có 2 mã. Nhưng trường hợp khách hàng có 02 mã xử lý thế nào?

TL: Nếu đúng bản chất là một khách hàng trong hệ thống hiện tại tồn tại 02 mã khách hàng khách nhau thì phải thực hiện gộp mã. Trong chương trình chuẩn hóa số liệu đã hỗ trợ chức năng gộp mã khách hàng. Lưu ý khi thực hiện chức năng gộp cần rà soát kỹ với hồ sơ gốc, lưu vết các khách hàng gộp mã để tra cứu khi cần thiết.

2.2. Trong chức năng bổ sung Thông tin quản lý với khách hàng là doanh nghiệp, có mục nhập mã số của Giám đốc, như vậy sẽ phải đăng ký Giám đốc trong hồ sơ khách hàng, nhưng khi giao dịch có thể là người đại diện của doanh nghiệp mà không phải là Giám đốc?

TL: Văn bản 685/NHCS-CNTT hướng dẫn: người đại diện hoặc được ủy quyền của doanh nghiệp trong các giao dịch với ngân hàng mới thu thập thông tin theo mẫu 01 và đăng ký trong hồ sơ khách hàng, trường hợp Giám đốc không đại diện cho doanh nghiệp trong giao dịch với ngân hàng mà ủy quyền cho người khác thì không phải cấp mã khách hàng cho Giám đốc.

2.3. Đối với các khách hàng không nằm trên địa bàn, như khách hàng gửi tiền hay sinh viên trực tiếp hay khách hàng các chương trình cho vay địa phương, khách hàng vãng lai mở tài khoản tiền gửi thanh toán, việc đăng ký xã, thôn có nên đưa vào mặc định là xã, thôn của PGD đóng trú hay nên tạo 1 xã, thôn riêng trong file DP để quản lý những khách hàng này?

TL: Với danh mục địa phương phải thực hiện chuẩn hóa đúng quy định địa phương theo địa giới hành chính, còn với trường hợp này trước mắt vẫn đăng ký trên địa bàn PGD đặt trụ sở làm việc. Tuy nhiên nội dung địa chỉ: Số nhà/đường phố đăng ký đúng theo địa chỉ thường trú của khách hàng. Các danh mục mã tỉnh/huyện/xã/thôn trên sẽ được cán bộ PGD hiệu chỉnh theo thực tế sau khi chuyển sang hệ thống CoreBank.

2.4. Khách hàng vừa vay vốn vừa gửi tiết kiệm dân cư thì chọn mã khách hàng như nào?(Hiện tại chi nhánh đang theo dõi 2 MSDV)

TL: Với trường hợp khách hàng vừa vay vốn vừa gửi tiết kiệm dân cư, chỉ sử dụng một mã duy nhất (khuyến cáo đổi về mã của khách hàng vay vốn).

2.5. Họ và tên vợ chồng (nếu có): Mục này ghi để lấy thông tin hay lấy tình trạng thừa kế đối với khoản vay?

TL: Văn bản 685/NHCS-CNTT được ban hành làm cơ sở để các đơn vị NHCSXH thu thập thông tin, chuẩn hoá và làm giàu dữ liệu thông tin hồ sơ

4

khách hàng. Thông tin về tên vợ/chồng là một trong các thông tin thu thập, không phải là thông tin về người thừa kế.

2.6. Ngành nghề kinh doanh/ Nghề nghiệp : Tại địa phương đang có tình trạng người nông dân với nghề nghiệp chính là Làm ruộng nay đã không còn đất để sản xuất nông nghiệp nữa thi ghi ngành nghề như thế nào?

TL: Nghề nghiệp chính của khách hàng: Nông dân, công nhân, nông nghiệp, làm ruộng, lao động tự do,….

2.7. Trường hợp 1 khách hàng vừa vay HSSV thuộc HND xã X vừa vay vốn dự án nguồn địa phương do ông Y quản lý của Liên đoàn lao động, nếu để 1 mã khách hàng thì chương trình KT740 bắt lỗi 1 khách hàng thuộc 2 tổ, còn nếu để 2 mã khách hàng thì cũng sai? Cách giải quyết ?

TL: Thực hiện thống nhất chuẩn hóa mỗi khách hàng chỉ có một mã duy nhất. Để thống nhất về một mã thực hiện trong chức năng Gộp mã khách hàng. (trường hợp kiểm tra khách hàng 02 tổ quản lý do đặc thù trên trong KT740 sẽ được chỉnh sửa để loại bỏ cảnh báo khách hàng thuộc 2 tổ).

2.8. Trường hợp trong 1 gia đình: Người vợ đứng lên vay vốn với hộ nghèo do HND quản lý. Chồng bị mù đứng lên vay vốn GQVL do hội người mù quản lý. Vậy việc cấp mã khách hàng sẽ xử lý thế nào?

TL: Theo văn bản 243/NHCS-TD đã quy định tại điểm “1.3. Mỗi hộ vay vốn sẽ được cấp một mã số khách hàng ghi trên Sổ vay vốn. Mã số khách hàng được sử dụng trong suốt quá trình hộ vay vốn có quan hệ tín dụng với NHCSXH.” mỗi hộ gia đình chỉ được cấp một mã duy nhất. Tuy nhiên chương trình của Hội người mù do tính chất đặc thù được phép hộ gia đình có thể có 02 loại giấy nhận nợ (một hợp đồng tín dụng, một sổ vay vốn) hoặc một hộ gia đình 2 người đứng tên vay (theo trả lời trong văn bản 1910/NHCS-TDSV ngày 28/7/2011 về trả lời vướng mắc nghiệp vụ với chi nhánh Quảng Nam). Do vậy trong trường hợp hộ gia đình được phép có 2 sổ vay vốn thì khi chuẩn hoá dữ liệu mặc nhiên mỗi cá nhân vay vốn trong hộ gia đình sẽ có 1 mã khách hàng riêng biệt trên hệ thống (và cần có bảng thu thập thông tin khách hàng riêng).

2.9. Hiện chi nhánh đang đăng ký trong danh mục địa phương thêm một số trường Đại học coi như 1 mã xã và đã đăng ký mã khách hàng (MSDV) cho các khách hàng trên mã xã đó và hiện khách hàng còn dư nợ vấn đề xử lý MSDV này như thế nào khi bỏ những mã xã trong DP.DBF

TL: Trong quá trình chuẩn hóa các danh mục địa phương các đơn vị cần đăng ký danh mục: Tỉnh, huyện, xã, thôn đúng theo quy định về địa giới hành chính, không được bổ sung danh mục mã tỉnh, huyện, xã, thôn không đúng theo quy định về địa giới hành chính. Với trường hợp các trường trước đây đăng ký là thông tin mã xã và đã đăng ký MSDV cho các khách hàng trên mã xã đó không phải thay đổi về MSDV mà chỉ thay đổi về mã xã của khách hàng đó (lấy theo mã xã/phường theo địa bàn hành chính sau chuẩn hóa).

5

2.10.Nếu 02 khách hàng (vợ, chồng) cùng đứng tên trong 01 sổ Tiền gửi tiết kiệm thì đăng ký mã số khách hàng như thế nào?

TL: Thực tế đến thời điểm hiện tại phần mềm KTGD chưa hỗ trợ quản lý sổ tiết kiệm đồng sở hữu, do đó khi chuẩn hoá dữ liệu yêu cầu đăng ký một thành viên đại diện đứng tên để cấp mã giao dịch với ngân hàng (vì với phân hệ tiết kiệm ở chương trình hiện tại khi giao dịch vẫn lấy thông tin sổ tiết kiệm vay vốn làm cơ sở giao dịch). Việc đăng ký thông tin đồng sở hữu sẽ đăng ký bổ sung trên hệ thống mới.

2.11. Trong trường hợp khách hàng làm ăn xa thì thành viên trong gia đình bổ sung thông tin khách hàng thay có được không? Trong quá trình thu thập có 1 số thông tin khác biệt với hồ sơ tại ngân hàng như vậy sẽ được sửa chữa theo thông tin thu thập qua rà soát có đảm bảo yếu tố pháp lý không?

TL: Trong văn bản 685/NHCS-CNTT yêu cầu thu thập thông tin với khách hàng còn đang quan hệ giao dịch với ngân hàng, trường hợp khách hàng đi làm ăn xa vẫn gửi thu thập thông tin bổ sung cần chính xác, Tổ trưởng tổ TK&VV không thực hiện bổ sung thay khách hàng. Những trường hợp thông tin sai biệt so với hồ sơ trên máy, cần đối chiếu với hồ sơ gốc. Nếu có thay đổi họ tên khách hàng vay vốn so với hồ sơ gốc cần có giấy tờ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

2.12.Trong quá trình chuẩn hóa có một số vấn đề cần quan tâm: Trong xã chỉ có 1 số thôn là có 135, đơn vị có 3 dân tộc trong đó dân tộc Cadong không có trong bảng dân tộc hỏi các xử lý như thế nào để thống nhất toàn quốc?

TL: Với trường hợp thôn 135, có thể đăng ký thông tin này theo thôn trong danh mục địa phương (file DP.DBF trong KTGD). Với danh mục dân tộc, hiện tại Tổng cục thống kê cũng mới chỉ thống kê danh sách 54 dân tộc Việt Nam, đề nghị tra cứu lại các trường hợp tên gọi khác nhau của cùng 1 dân tộc.

2.13.Địa bàn huyện chỉ có thôn không có số nhà đường phố, có phải nhập trường địa chỉ không hay để trắng?

TL: Theo mẫu thông tin thu thập trong văn bản 685/NHCS-CNTT yêu cầu bổ sung đầy đủ tên địa chỉ là địa chỉ thường trú của người vay. Trường hợp trên vẫn phải nhập đầy đủ địa chỉ, không để trắng.

2.14. “ Ngày thành lập DN,Số QĐ; ngày QĐ; cơ quan ra QĐ). Hiện nay theo luật doanh nghiệp năm 2005 và một số văn bản hướng dẫn thi hành luật không có cơ quan ra QĐ đối với công ty TNHH, Công ty tư nhân nên không có thông tin ở những mục này

TL: Mẫu biểu 02 áp dụng chung cho các loại khách hàng là doanh nghiệp và tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, hội đoàn thể,… do vậy có

6

thể có những mục thu thập không áp dụng cho một số loại hình Tổ chức thì đơn vị bỏ trống, không điền thông tin vào các mục này.

2.15. Một số doanh nghiệp nợ quá hạn đã phá sản, giải thể (từ lâu) nhưng không có tuyên bố phá sản, không XLRR được. Thông tin thiếu không thu thập được, nếu có thu thập thì những thông tin này cũng không có ý nghĩa gì cả? Những trường hợp này xử lý thế nào?

TL: Thu thập thông tin lần này cũng là một hình thức rà soát, thống kê lại khách hàng hiện nay của NHCSXH. Những trường hợp không thể thu thập thông tin do phá sản, giải thể,… đơn vị thực hiện rà soát và bổ sung thông tin theo hồ sơ vay vốn của doanh nghiệp hiện đang lưu trữ tại ngân hàng. Đồng thời thống kê và ghi rõ nguyên nhân các trường hợp không thể thu thập số liệu báo cáo Ban dự án để thống nhất cách xử lý trước khi thực hiện chuyển đổi.

2.16. Trường hợ khách hàng là tổ chức hội mở tài khoản tiền gửi thanh toán để chuyển phí vào thời điểm cuối quý. Việc thu thập thông tin khách hàng là mẫu 01 hay mẫu 02 văn bản 685/NHCS-CNTT?

TL: Với trường hợp này thu thập theo mẫu 02, và phải thu thập thông tin người được ủy quyền giao dịch với ngân hàng theo mẫu 01.

2.17. Hiện nay chi nhánh có 1 huyện được phân tách thành 2 huyện. Tuy nhiên huyện mới chưa thành lập PGD nên 1 PGD quản lý và cho vay 2 huyện dữ liệu vẫn còn tập trung tại 1 bảng cân đối (tương lai sẽ tách thành 2) trường hợp này phải chuấn hóa dữ liệu như thế nào về dữ liệu địa phương, mã PGD, xã

TL: Thực tế PGD mới chưa có quyết định thành lập do đó trong giai đoạn chuẩn hóa vẫn thực hiện theo dữ liệu của đơn vị hiện tại. Khi có quyết định chia tách PGD cần sử dụng phần mềm hỗ trợ chia tách, sáp nhập của TTCNTT để đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của thông tin.

2.18. Kiểm tra thay thế ký tự lạ trong số khế ước, mã khách hàng, số sổ tiết kiệm: Quy định thế nào là ký tự lạ, thay thế từ thời điểm nào?

TL: Theo thống nhất với nhà cung cấp giải pháp phần mềm CoreBank, danh sách ký tự lạ trong chương trình quy định các ký tự nằm ngoài dãy từ 32 đến 125 trong bảng mã ASCII, đặc biệt là các ký tự có dấu tiếng Việt. Khi thực hiện thay thế với các khách hàng, số sổ tiết kiệm, số khế ước còn hoạt động (còn hiệu lực giao dịch với ngân hàng), chương trình sẽ rà soát thay thế trong các hồ sơ từ khi phát sinh giao dịch với ngân hàng.

2.19. Lưu trữ phiếu thu thập thông tin khách hàng lưu ở đâu ?

TL: Với thông tin thu thập theo mẫu 01 và 02 trong vẳn 685/NHCS-CNTT, sau khi thu thập cập nhật hồ thông tin vào máy, ngân hàng thực hiện đóng tập và lưu trữ theo hồ sơ pháp lý của tổ TK&VV. Trong trường hợp có tách tổ thì chuyển các biểu thông tin thu thập tương ứng sang tổ mới.

7

2.20.Đề nghị Ban dự án Hiện đại hoá tin học nghiên cứu và tham mưu chỉ đạo cụ thể việc khai báo thông tin khách hàng trong quy trình thủ tục cho vay đối với những món vay mới?

TL: Trước mắt trong thời gian chuẩn hóa và làm giàu thông tin, các đơn vị cần chủ động thu thập thông tin theo văn bản 685/NHCS-CNTT. Văn bản 685/NHCS-CNTT đã nêu rõ: trong thời gian tới, các Ban chuyên môn nghiệp vụ khi dự thảo các văn bản nghiệp vụ lưu ý sử dụng các thông tin thu thập để đưa vào quy trình hướng dẫn nghiệp vụ chính thức.

2.21.Do thực hiện chuẩn hóa dữ liệu sẽ phải xuất ra XLS sau đó thu thập và rà soát hồ sơ gốc và nhập vào màn hình nên đề nghị TTCNTT hỗ trợ để nhận biết tất cả các sai sót của cùng một khách hàng để sửa cùng một lúc khi tra cứu hồ sơ gốc?

TL: Hiện nay việc chuẩn hoá thông tin được thiết kế theo phân hệ (khách hàng, kế toán, tiền gửi, tiền vay), có căn cứ theo yêu cầu cung cấp dữ liệu của nhà thầu đối với từng phân hệ, không chuẩn hoá theo từng khách hàng. Tuy nhiên từng lỗi phát sinh đều có lưu vết theo mã khách hàng và mã món vay, số sổ tiền gửi hoặc tài khoản của khách hàng. Thời gian tới Trung tâm CNTT sẽ nghiên cứu để có thể tổng hợp tối đa phát sinh cần chỉnh sửa trong từng phân hệ, thuận tiện hơn trong việc rà soát và chuẩn hoá thông tin.

II. THÔNG TIN HỐ SƠ KHẾ ƯỚC

1. Khi thực hiện chốt lãi trong chương trình chuẩn hóa số liệu thì nhập ngày nào? Ngày ngay_th hay ngày giao dịch xã, hay chốt số liệu đến thời điểm hiện tại? Sau khi thực hiện chốt lãi thì kiểm tra danh sách rà soát cần chốt lãi vẫn thể hiện? Chốt lãi cho những khế ước đã nhận bàn giao từ NHNo, đến ngày 1/1/2008 đã chốt lãi để sử dụng thẻ lưu điện tử và đến nay hộ vay không hoạt động. Vậy lấy số lãi và ngày đã chốt 1/1/08 có được không ?

TL: Thực tế đến thời điểm này đã có ít nhất 02 lần thực hiện chốt lãi (khi áp dụng thẻ lưu và biên lai). Chương trình hỗ trợ đưa ra cảnh báo những món vay quá hạn lâu ngày, hoặc lâu ngày không giao dịch với ngân hàng, hoặc lãi tồn lớn, hoặc thu lãi trước để ngân hàng rà soát lại.

Đơn vị cần xác định chính xác tổng số lãi đã thu, lãi tồn đến ngày chốt (có thể là ngày hiện tại, hoặc ngày giao dịch xã, hoặc là ngày giao dịch cuối cùng gần đây nhất). Đây là các thông tin quan trọng phục vụ cho chuyển đổi sang hệ thống mới và phục vụ cho giao dịch hàng ngày của ngân hàng (khi in biên lai thu lãi, tất toán khoản vay).

2. Logic phân kỳ trả nợ : Nên bỏ bớt các điều kiện ràng buộc không cần thiết như:

8

2.1. Ngày bắt đầu phân kỳ: mỗi tỉnh mỗi khác, như chương trình HSSV phân kỳ theo thỏa thuận..?

TL: Việc phân kỳ phải đảm bảo logic ngày bắt đầu phân kỳ không nhỏ hơn ngày vay, ngày kết thúc kỳ 1< kết thúc kỳ 2<… ngày đến hạn. Đồng thời Tổng số tiền trên các phân kỳ phải bằng Tổng giải ngân. Trong trường hợp lưu vụ (coi như món vay mới), cần thực hiện phân kỳ lại theo cam kết của khách hàng. Cần đặc biệt lưu ý các phân kỳ tiếp theo kể từ ngày hiện tại đến ngày đến hạn của khoản vay phải là những phân kỳ có hiệu lực, do những thông tin này sẽ được sử dụng để thông báo nợ đến hạn theo kỳ con của khách hàng .

2.2. Số tiền phân kỳ bằng tổng giải ngân: Không đúng với 1 số khế ước đã thu nợ gốc, tiếp tục phân kỳ trả nợ, thiếu số phân kỳ 1 năm tối thiểu 1 lần, số tiền phân kỳ?

TL: Số tiền phân kỳ căn cứ theo thỏa thuận của khách hàng và ngân hàng, số tiền phân kỳ căn cứ vào tổng số tiền giải ngân, không căn cứ vào dư nợ hiện tại. Với nghiệp vụ đã quy định: Những món vay ngắn hạn không nhất thiết phải phân kỳ, còn với các món vay trung và dài hạn theo thỏa thuận thống nhất với ngân hàng các khoảng thời gian từ 6 tháng - 12 tháng. Nguyên tắc cần phải đảm bảo trong tất cả các trường hợp là tổng giải ngân phải bằng tổng số tiền trên các phân kỳ.

2.3. Phân kỳ với các món vay lưu vụ và gia hạn đối với những khế ước lưu vụ và gia hạn, nên lấy thời hạn phân kỳ là khoảng thời gian từ Ngày lưu vụ (hoặc gia hạn) đến ngày đến hạn mới của lưu vụ (hoặc gia hạn)?

TL: Các đơn vị lưu ý rà soát logic phân kỳ: ngày đến hạn kỳ cuối không được vượt quá ngày đến hạn của món vay kể cả với trường hợp lưu vụ và gia hạn có điều chỉnh lại phân kỳ trả nợ.

Món vay lưu vụ sau khi nhập lưu vụ, toàn bộ kế hoạch trả nợ cũ coi như hết hiệu lực, phải huỷ bỏ kế hoạch trả nợ cũ và đăng ký kế hoạch trả nợ mới cho khoảng thời gian từ ngày lưu vụ đến ngày đến hạn mới của lưu vụ.

Món vay gia hạn nợ: Cần điều chỉnh lại kế hoạch trả nợ (toàn bộ kế hoạch hoặc một số kỳ cuối, kể từ ngày được gia hạn), theo cam kết của khách hàng kể từ ngày được gia hạn.

2.4. Phân kỳ trả nợ theo HSSV hay theo món vay? Vì hiện nay có những HSSV có nhiều món vay do tách ra, nếu chương trình xác định phân kỳ theo món vay thì sẽ không hợp lý với món vay tách ra do số tiền ít nhưng thời gian vẫn kéo dài theo KU gốc?

TL: Thực tế trong đa số các trường hợp, một sinh viên sẽ thực hiện cho vay trên một hợp đồng vay vốn, do có thay đổi lãi suất hoặc hỗ trợ lãi suất mới thực hiện tách ra các món nhỏ để dễ quản lý tính toán. Vì vậy cần linh hoạt với các món vay tách ra để theo dõi kỳ hạn hợp lý, đảm bảo khớp đúng theo cam

9

kết trả nợ của khách hàng. Mặc dù đăng ký ngày đến hạn cuối cùng của tất cả các khế ước là như nhau, việc phân kỳ cũng không bắt buộc phải chia nhỏ số tiền để khớp theo từng định kỳ trả nợ chung và khớp theo ngày đến hạn cuối cùng . Chỉ cần lưu ý đảm bảo các logic sau trong kế hoạch trả nợ:

+ Tổng tiền trên các phân kỳ trả nợ = Tổng giải ngân+ Ngày vay < kỳ trả nợ đầu tiên <…< kỳ cuối <= ngày đến hạn

3. Kiểm tra điều kiện về thời hạn tài khoản vay: Có loại bỏ các khế ước tách, khế ước có hỗ trợ lãi suất….vì không đúng với quy tắc này? Đối với HSSV có nhiều món vay do tách ra (HTLS, khác mức lãi suất) thì những món vay sau có thể thời hạn ngắn hơn (khế ước gốc có thể là trung hoặc dài hạn). Như vậy có cần thiết định lại thời hạn, hạch toán đúng tài khoản của món vay (có thể là ngắn hạn) tách ra này hay vẫn giữ hạch toán trên tài khoản của khế ước gốc?

TL: Với trường hợp một món vay được tách do thay đổi lãi suất, hỗ trợ lãi suất thì tính chất về thời hạn vay của món vay tách ra vẫn giữ nguyên. Các món vay HSSV theo văn bản 601/NHCS-TDSV và văn bản 883/NHCS-TDSV vẫn theo dõi trên tài khoản hiện đang hạch toán của khế ước gốc.

4. Rà soát với các điều kiện ràng buộc về loại thời hạn và ngày vay, hạn trả, tài khoản cho vay:

+ Đối với cho vay hộ nghèo: Cho vay ngắn hạn, hạch toán ngắn hạn nhưng do lưu vụ nhiều lần (chủ yếu là hộ nhận bàn giao từ NHNo) do thực hiện từ thời điểm trước khi triển khai chương trình gia hạn, lưu vụ nên không lưu vết được, do đó khi rà soát điều kiện ngày với tài khoản cho vay sẽ không đảm bào điều kiện logic, cách xử lý với những trường hợp này?

TL: Với trường hợp gia hạn, lưu vụ sẽ không làm thay đổi tính chất của món vay, do đó muốn chỉnh sửa phải căn cứ vào hồ sơ gốc để rà soát. Phần mềm chuẩn hoá dữ liệu sẽ bỏ qua không cảnh báo đối với những món vay thực hiện lưu vụ, gia hạn đã có lưu vết nghiệp vụ gia hạn, lưu vụ trên dữ liệu KTGD.

+ Đối với khế ước tách HSSV hoặc có nhiều mốc lãi suất nên phải nhập nhiều khế ước khác nhau của cùng 1 SV: hiện tại chi nhánh vẫn hạch toán theo thời hạn cho vay của khế ước gốc nên khi tách ra, nếu căn cứ vào ngày đến hạn – ngày vay so sánh với thời hạn cho vay và tài khoản hạch toán chương trình liệt kê sai thì cũng chưa hợp lý.

TL: Đối với các khế ước tách của cùng một sinh viên thì khi tách để nhập theo các mốc lãi suất khác nhau thì vẫn theo dõi trên tài khoản hạch toán của khế ước gốc. Từ bản cập nhật STDATA_1201 đã loại bỏ trường hợp kiểm

10

tra thời hạn vay và thời gian vay với các món vay sinh viên có khế ước liên quan với khế ước gốc (theo từng sinh viên).

+ Đối với trường hợp tách khế ước HSSV theo văn bản 601/NHCS-TDSV: Khi tách thì số tiền tách được hạch toán là thu nợ, nhưng lúc phân kỳ chỉ thực hiện phân kỳ đúng số tiền nên kiểm tra phân kỳ dẫn đến phân kỳ thiếu. Cách xử lý với các trường hợp này?

TL: Phần này đề nghị thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản 601/NHCS-TDSV và 883/NHCS-TDSV.

Món vay tách ra được coi như thu nợ cho khế ước cũ và giải ngân cho khế ước mới.

Mức duyệt trên khế ước cũ = Tổng số tiền đã giải ngân đến ngày tách + tổng số tiền được tiếp tục cho vay (nếu có).

Mức duyệt của khế ước mới = Số tiền được tách ra + tổng số tiền được tiếp tục cho vay (nếu có).

Việc phân kỳ trên khế ước cũ: Giả lập 1 kỳ trả nợ là ngày tách, số tiền là số tiền tách. Toàn bộ dư nợ còn lại trên khế ước cũ cộng với số tiền được tiếp tục giải ngân (nếu có) được thực hiện phân kỳ bình thường.

Khế ước mới tách ra được phân kỳ hạn trả nợ bình thường như những món vay khác.

Lưu ý hiệu chỉnh lại ngày tính lãi trong hạn (hoặc quá hạn) và lãi tồn trên khế ước cũ và mới: Chốt lãi của khế ước cũ đến ngày tách; Lãi tồn trong hạn hoặc quá hạn của khế ước mới tại thời điểm tách bằng 0 (để thực hiện tính lãi từ ngày tách).

5.Thông tin kế hoạch trả nợ: Chương trình phải rà soát với những trường hợp nào? Khi thực hiện điều chỉnh kỳ hạn nợ trong màn hình phân kỳ trả nợ thì số kỳ trả nợ không thay đổi, người dùng chỉ thay đổi ngày trả, số tiền gốc phải trả. Hiện nay chương trình thông báo trùng KHTN và sai số tiền phân kỳ = 0 ?

TL: Đối với kế hoạch trả nợ chương trình chỉ rà soát với các món vay trung và dài hạn còn đang dư nợ, loại bỏ các món vay hết dư nợ và ngắn hạn. Với trường hợp điều chỉnh kỳ hạn nợ chương trình đã chỉnh sửa để không đưa ra cảnh báo sai logic.

6. Giảm lãi với các món vay học sinh sinh viên trả trước hạn sẽ được tính toán đến thời điểm nào khi chuyển sang hệ thống mới?

TL: Đến ngày chuyển đổi, chương trình sẽ tính toán với các món vay sinh viên đã trả nợ trước hạn từ ngày trả nợ trước hạn đến ngày đến hạn cuối cùng của món vay. Chỉ áp dụng cho những món trả gốc trước hạn được giảm

11

lãi (nhưng chưa hạch toán số tiền lãi được giảm vì chưa tất toán toàn bộ khoản vay), tính đến ngày chuyển đổi dữ liệu.

7. Tính toán các chỉ tiêu bổ sung: Có cần phải kiểm tra lại việc giảm lãi HSSV và xác định số lãi chuyển đổi đối với từng khế ước không? Nếu việc này cần thiết thì thực hiện khi nào và mốc thời điểm cần kiểm tra là ngày nào để sau này thực hiện chuyển đổi kế toán không phải mất nhiều thời gian kiểm tra tiếp phần còn lại?

TL: Phần này bắt buộc phải thực hiện, công việc tính toán được thực hiện tự động vào ngày chuyển đổi, sau đó phải in bảng kê để rà soát lại và xác nhận số liệu trước khi chuyển sang hệ thống mới.

Để tính toán đúng được số liệu này, cần thực hiện rà soát và đăng ký thông tin khế ước gốc/khế ước liên quan (trong những trường hợp bắt buộc phải đăng ký do tách khế ước nhưng về bản chất các khế ước được tách vẫn thuộc 1 hồ sơ vay vốn và có ngày đến hạn cuối cùng là như nhau). Số tiền lãi được giảm (nhưng chưa hạch toán) sẽ được chương trình tính toán tự động khi chạy menu Tính toán chỉ tiêu bổ sung, căn cứ theo từng món tiền gốc trả trước hạn và thời gian trả trước hạn.

Hàng tháng, đơn vị thực hiện các công việc hướng dẫn tại mục III, khoản 1. của văn bản này để thực hiện rà soát lại số liệu liên quan đến thông tin về số dư, lãi đã thu, lãi tồn, lãi giảm,... của các khoản vay đã được rà soát, chốt lãi trong tháng, để giảm tải công việc tại ngày chuyển đổi.

8. Đối với món vay được xóa nợ, hoặc xóa nợ một phần, tách sinh viên thì xử lý như thế nào với điều kiện Tổng giải ngân # Thu nợ + Dư nợ.

TL: Với trường hợp xóa nợ, chương trình sẽ loại bỏ điều kiện này, nhưng với tất cả các trường hợp khác cần đảm bảo điều kiện này.

9. Rà soát điều kiện Tài khoản # Thời hạn vay với trường hợp cho vay 12 tháng , ngày vay 3/3/10 đến hạn 10/3/11 (do ngày giao dịch lưu động là ngày 10 hàng tháng) nên không đảm bảo điều kiện logic về Tài khoản và Thời hạn vay.

TL: Nguyên tắc về xác định thời hạn vay khi đăng ký khoản vay vẫn phải thống nhất theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, tuy nhiên theo đặc thù giao dịch xã của NHCSXH, không chuyển nợ quá hạn những món vay đến hạn trong khoảng thời gian giữa các ngày giao dịch xã. Từ đặc thù đó, phần mềm chuẩn hoá từ bản cập nhật STDATA_1201 chỉ đưa ra cảnh báo thời hạn vay theo số tháng, không tính ngày lẻ.

10. Một khế ước 2 sinh viên một vay ngắn hạn, một vay trung hạn, khi tách làm 2 khế ước thì ngày đến hạn của món vay có sinh viên vay ngắn hạn là ngày nào? (Hiện tại chi nhánh đang đăng ký ngày đến hạn của 2 khế ước tách

12

ra là ngày đến hạn của món vay trung hạn, nhưng ngày trả nợ cuối cùng trên kế hoạch trả nợ lại đăng ký riêng cho từng món vay)

TL: Ngày đến hạn khi tách khế ước phải là ngày đến hạn ghi trên hồ sơ. Như vậy nếu chưa thống nhất lại với hộ vay về hiệu chỉnh ngày đến hạn của từng món vay tách ra theo từng HSSV (trong trường hợp cần thiết phải điều chỉnh) thì ngày đến hạn của 2 món vay được tách ra là như nhau. Việc đăng ký phân kỳ hạn trả nợ cần đảm bảo 2 nguyên tắc logic:

+ Tổng tiền trên các phân kỳ trả nợ = Tổng giải ngân+ Ngàyvay < kỳ trả nợ đầu tiên < kỳ cuối <= ngày đến hạn 11. Cho vay HSSV đang ở trung hạn, cho vay khó khăn thêm 12 tháng

thành cho vay dài hạn xử lý khế ước đã vay như thế nào? TL: Dữ liệu chuyển đổi được thực hiện theo đúng thông tin về thời hạn

vay, thời gian vay đang đăng ký trên máy và hồ sơ gốc của khách hàng. Việc chuyển đổi từ loại thời hạn vay này sang loại thời hạn vay khác (nếu có), được thực hiện theo các hướng dẫn hiện hành của NHCSXH và cần thực hiện trước thời điểm chuyển đổi dữ liệu.

12/ Đối với HSKU vay trung hạn (chương trình NS&VSMT) vay 5 năm, sau 5 năm được gia hạn hoặc lưu vụ thì thời gian cho vay kéo dài hơn 5 năm có cần phải đăng ký lại thời hạn vay để đảm bảo theo logic chuẩn hóa dữ liệu không?

TL: Thực tế đối với chương trình NSVSMT không có lưu vụ. Gia hạn, lưu vụ không làm thay đổi tài khoản hạch toán của món vay và do đó không cần thiết phải đăng ký lại thời hạn vay.

13. Sinh viên có nhiều khế ước đang theo dõi (bản chất là một hợp đồng vay vốn) vậy ngày vay trong các khế ước tách ra là ngày giải ngân món vay đầu tiên của khế ước gốc hay là ngày tách khế ước. Nếu là ngày tách thì sai logic tài khoản hạch toán và loại thời hạn đang theo dõi.

TL: Để thuận tiện cho việc theo dõi và sao kê lãi phát sinh kể từ ngày tách, ngày vay của khế ước mới sẽ mặc định được gán là ngày tách khế ước (trừ trường hợp tách khế ước HTLS theo quyết định 579 của Chính phủ do giải ngân nhầm vào khế ước cũ). Để đảm bảo tính nhất quán trên dữ liệu, việc tách ra được xử lý như giả lập thu nợ của khế ước cũ và giải ngân cho khế ước mới, có lưu ý để không đưa doanh số ảo vào các báo cáo. Việc tách khế ước không làm thay đổi ngày đến hạn cuối cùng của các khoản vay (trừ trường hợp ký lại Hợp đồng vay vốn), và không làm thay đổi tài khoản hạch toán cũng như tính chất ngắn-trung-dài hạn của món vay.

14. Trong chương trình chuẩn hóa có bắt buộc ngày kết thúc của kỳ trả cuối phải là ngày đến hạn đăng ký trên món vay?

13

TL: Do đặc thù của một số trường hợp tách khoản vay, kế hoạch trả nợ được đăng ký theo thỏa thuận của khách hàng và ngân hàng, không nhất thiết ngày trả gốc kỳ cuối phải là ngày đến hạn đăng ký trên khoản vay, logic cần đảm bảo là ngày kết thúc của kỳ trả gốc cuối cùng không được vượt quá ngày đến hạn

15. Tại chi nhánh phát sinh trường hợp: các món vay nhận bàn giao đã được gia hạn nhiều lần mới chuyển cho NHCSXH theo dõi, nay chạy chuẩn hóa dữ liệu các món nay báo thiếu thông tin gia hạn, lưu vụ ( các món này không có trong hồ sơ GD, LV) Vậy những trường hợp này xử lý như thế nào?

TL: Những trường hợp này là số liệu bàn giao, sẽ thống nhất không kiểm tra thông tin gia hạn, lưu vụ với những trường hợp có ngày vay trước năm 2003

16. Đăng ký khế ước liên quan để tính giảm lãi HSSV trả trước hạn theo sinh viên hay theo hộ?

TL: Sau khi tách sinh viên theo văn bản 601/NHCS-TDSV, thực hiện theo dõi theo từng HSSV. Do đó khi đăng ký thông tin sinh viên liên quan thì đăng ký theo từng HSSV.

17. Đối với các khế ước sinh viên không nhận đủ mức duyệt có xác định lại thời hạn cho vay hay không? Nếu điều chỉnh thì thời hạn cho vay khác với thời hạn của tài khoản cho vay thì có phải điều chỉnh lại tài khoản cho phù hợp với thời hạn cho vay mới không?

TL: Thời hạn cho vay được xác định theo các quy định hiện hành của NHCSXH . Trong quá trình chuẩn hoá dữ liệu, cán bộ Phòng giao dịch căn cứ vào hồ sơ gốc để rà soát lại thông tin hiện đang đăng ký trên máy.

18. Theo văn bản 2539/NHCS-TD ngày 16/9/2008 cho vay GQVL đối với hộ sản xuất kinh doanh được phép cho vay tối đa đến 500.000.000đ. Danh sách khách hàng cần rà soát loại khách hàng. Hộ kinh doanh cá thể đã nhập giấy phép kinh doanh vẫn hiện hiện báo sai loại KH. Thực tế hồ sơ là hộ kinh doanh cá thể không phải doanh nghiệp?

TL: Thực tế trong phần rà soát chương trình sẽ đưa ra các món vay có dư nợ cao hơn 100 triệu VNĐ để người dùng rà soát, xác nhận lại. Trong phiên bản tới sẽ sửa lại tiêu đề thông báo: “Rà soát lại phân loại khách hàng” và sẽ không đưa ra cảnh báo đối với đối tượng vay này.

19. Trường hợp món vay đã phân kỳ trả nợ, khi đến hạn món vay này được lưu vụ hay gia hạn thì có phải thực hiện phân kỳ trả nợ lại hay không? Nếu phải thực hiện phân kỳ trả nợ lại thì việc phân kỳ cụ thể ngày vay, ngày đến hạn của từng kỳ được thực hiện như thế nào?

TL:

14

-Với các món gia hạn (đến hạn kỳ cuối): Không thực hiện phân kỳ lại, thực hiện gia hạn ở chức năng: Đăng ký\H.Lưu vụ gia hạn,…\1.Thông tin gia hạn;

- Với các món vay lưu vụ (Hộ nghèo, thương nhân vùng khó khăn): Khi thực hiện lưu vụ được coi như một món vay mới thì phải thực hiện đăng ký lại toàn bộ kế hoạch trả nợ theo thỏa thuận với khách hàng (yêu cầu khi lưu vụ phải thu hết lãi đến thời điểm lưu vụ).

20. Đối với phần đăng ký thông tin quản lý của khách hàng là doanh nghiệp, danh mục ngành kinh tế còn thiếu một số ngành so với thực tế ngành hoạt động của doanh nghiệp, ví dụ: ngành xây dựng dân dụng,…; một số loại hình doanh nghiệp cơ sở sản xuất kinh doanh theo quy định không có quyết định thành lập nên không có thông tin.

TL: - Phần ngành nghề hoạt động thì ghi tóm tắt trong giấy phép đăng ký

kinh doanh của doanh nghiệp;- Còn các thông tin thiếu: Mẫu 02 của văn bản 685/NHCS-CNTT áp

dụng chung cho đối tượng khách hàng là tổ chức kinh tế, chính trị xã hôị, hội đoàn thể,… do vậy đối với một số loại hình tổ chức có thể có mục thông tin thu thập không được áp dụng.

Theo định kỳ, Ban dự án sẽ đánh giá lại chất lượng chuẩn hoá dữ liệu để quyết định thời điểm chuyển đổi dữ liệu đối với từng chi nhánh.

21. Khi giải ngân món vay năm 2008 nhưng không có trong phát sinh khế ước nên kế toán đã gọi món vay lên để vào chức năng F11 đưa dư nợ vào nên không có lưu vết giải ngân. Trường hợp phải thực hiện thế nào?

TL: Thực tế theo nguyên tắc của chương trình mỗi khi thực hiện giải ngân đều lưu vết bút toán phát sinh với mã giải ngân, cuối ngày cập nhật phải kiểm tra phát sinh khớp đúng trên HSB3 và HSCV. Trường hợp chi nhánh có hiện tượng trên do không thực hiện đầy đủ công tác rà soát kiểm tra cuối ngày giao dịch, để nghị đơn vị làm rõ nguyên nhân, căn cứ số liệu trên hồ sơ gốc của khách hàng để bổ sung các thông tin về giải ngân, thu nợ trên hồ sơ trên máy. Đảm bảo logic: Tổng giải ngân = Tổng thu nợ + Dư nợ hiện tại.

22.Trường hợp khách hàng là hộ nghèo vay vốn các chương trình tại NHCSXH theo quy định hiện tại của NHCSXH (văn bản số 2011), khi đã xử lý nợ hết thời gian tối đa vẫn được phép xử lý nợ thêm 01 kỳ nữa và trường hợp cho vay ngắn hạn (cho vay thời hạn 10 tháng) thì theo quy định được phép gia hạn tối đa 12 tháng (lớn hơn thời gian vay) 2 trường hợp này xử lý về logic thời hạn gia hạn, lưu vụ như thế nào?

TL: Khi chuyển đổi dữ liệu sẽ chuyển đổi theo các thông tin hiện đang đăng ký trên khoản vay về kỳ hạn, loại tài khoản đang hạch toán. Trong thời gian chuẩn hóa, chương trình đưa ra các cảnh báo để hỗ trợ bộ phận nghiệp vụ

15

rà soát lại, nếu hiện tại nghiệp vụ của NHCSXH đang cho phép thì không cần thiết phải chỉnh sửa lại logic.

23.Hiện tại chi nhánh đang quản lý nguồn vốn địa phương “Dư nợ cho vay di dân vùng lòng hồ”, nhận bàn giao từ NHNo, lãi suất 0%. Hiện nay đã quá hạn và không thu hồi được. Vậy việc chuẩn hóa dữ liệu có nhất thiết phải chuyển nợ quá hạn luôn không?

TL: Xử lý các khoản vay đến hạn được thực hiện theo các quy định hiện hành của NHCSXH, và cần thực hiện trước thời điểm chuyển đổi dữ liệu.

24.Có thể đăng ký KHTN tự động cho các khế ước được không? Có ảnh hưởng gì đến dữ liệu không? Có thể đăng ký mới toàn bộ KHTN cho các khế ước đang còn dư nợ được không do KHTN của chi nhánh bị lỗi không mở được?

TL: Kế hoạch trả nợ đăng ký vào chương trình KTGD trên cơ sở hợp đồng vay vốn và kế hoạch trả nợ được ký giữa ngân hàng và khách hàng, phụ thuộc vào quy định của từng chương trình vay và cam kết trả nợ của khách hàng. Do đó không thể áp dụng đăng ký tự động cho tất cả các khoản vay. Với trường hợp kế hoạch trả nợ bị lỗi do không mở được, đơn vị có thể rà soát lại file lưu trữ trước đó vì theo quy định hàng tháng đơn vị phải lưu trữ dữ liệu KTGD trên đĩa CDROM, hoặc liên hệ với phòng Tin học chi nhánh/TTCNTT hỗ trợ phục hồi file DBF bị lỗi

25. Dự án IFAD vẫn được lưu vụ giống cho vay hộ nghèo, cần bổ sung hỗ trợ?

TL: Nội dung này sẽ được rà soát lại và bổ sung trong phiên bản cập nhật gần nhất 26. Khi chạy logic về tài khoản kế toán, máy báo lỗi sai logic tài khoản quá hạn (liệt kê danh sách là các món nợ xâm tiêu) thì phải làm thế nào?

TL: Theo hệ thống kế toán đồ NHCSXH, mỗi tài khoản trong hạn của từng chương trình cho vay có các tài khoản quá hạn tương ứng với từng chương trình vay đó. Với trường hợp món vay bị xâm tiêu chiếm dụng, đã chuyển sang theo dõi ở loại tài khoản khác, phần mềm chuẩn hoá dữ liệu hỗ trợ đưa ra cảnh báo để các đơn vị rà soát lại tài khoản hạch toán.

27. Trường hợp chi nhánh đã đăng ký đầy đủ TT HSSV thì không cần thiết phải thực hiện thêm chức năng khế ước liên quan trong giai đoạn chuẩn hóa?

TL: Sau khi thực hiện tách học sinh sinh viên theo văn bản 601/NHCS-TDSV, để chính xác thông tin khế ước liên quan theo từng học sinh sinh viên hỗ trợ tính toán số lãi dự giảm do có trả gốc trước hạn tại ngày chuyển đổi, do đó chương trình vẫn yêu cầu rà soát lại để xác nhận lại thông tin khế ước gốc và khế ước liên quan.

16

28. Cần xem lại 1 số bảng quy ước bảng mã cho phù hợp VD; Đơn vị ủy thác: 11=ND; 12=PN;13=CCB;14=TN nhưng tài khoản thu lãi: 702012=PN; 702013=ND;702014=CCB;702015=TN.

TL: Danh mục bảng mã đã được ban hành theo quyết định 49/QĐ-NHCS, cũng như số hiệu tài khoản được ban hành theo chế độ kế toán. Do đó trong thời gian chuẩn hóa không thay đổi các danh mục đã ban hành.

29. Các món vay hộ nghèo thuộc kế hoạch B không thu lãi (lãi suất =0%) trước đây chi nhánh không đăng ký tài khoản thu lãi, có cần phải đăng ký lãi định kỳ, bắt đầu trả lãi,… hay không

TL: Với các món vay hộ nghèo trước đây của kế hoạch B không thu lãi (lãi suất bằng 0%) và đến nay chưa có hướng dẫn đăng ký tài khoản thu lãi (khi xử lý nợ đến hạn) thì không cần phải đăng ký và rà soát các thông tin ngày bắt đầu trả lãi, lãi định kỳ, tài khoản thu lãi

30. Những món vay HSSV đã đến hạn chỉ có phát sinh giải ngân chưa phát sinh thu lãi, thu nợ như vậy những món vay này lãi tồn trên hồ sơ trên máy có đúng không?

TL: Với món vay HSSV có thể thực hiện giải ngân nhiều lần, mỗi lần thay đổi số dư gốc chương trình sẽ tự động tích lũy lại lãi tồn phát sinh, với các trường hợp này nếu không thay đổi kiểu trả thì lãi tồn đương nhiên sẽ tính ra đúng, trường hợp có thay đổi kiểu trả (trước khi áp dụng biên lai một số đơn vị chọn kiểu trả 2) thì các món này cần rà soát lại lãi tồn.

31. Trường hợp trước học trung cấp vay trung hạn sau liên thông vay thành dài hạn vậy có cần sửa lại tài khoản thành dài hạn không? Trường hợp do thay đổi lãi suất, đăng ký khế ước HSSV mới thì ngày vay là ngày nào? Ngày giải ngân hay ngày KU gốc?

TL: Theo tiết b điểm 2 khi cho vay với HSSV liên thông trong văn bản 2026/NHCS-TDSV về việc cho vay đối với học sinh, sinh viên liên thông đã nêu rõ: ” Thời hạn cho vay: được xác định lại cho cả thời gian học trước đây và thời gian học liên thông được vay vốn. Phương pháp xác định thời hạn cho vay đối với trường hợp HSSV học liên thông cũng được thực hiện bình thường như HSSV học đại học, cao đẳng,… được quy định tại văn bản số 2162A/NHCS-TD ngày 02/10/2007 của Tổng giám đốc. Thời hạn cho vay mới sau khi xác định lại được ghi vào Phần theo dõi cho vay trên Khế ước nhận nợ hoặc Sổ TK&VV hoặc Hợp đồng tín dụng đã ký trước đây (cả liên lưu Ngân hàng và liên người vay giữ) có chữ ký của Giám đốc và đóng dấu Ngân hàng nơi cho vay”. Do đó cần thực hiện điều chỉnh lại thời hạn vay và tài khoản cho vay trong trường hợp có thay đổi loại thời hạn, điều chỉnh lại thông tin HSSV theo thông tin hiện tại kể từ ngày chuyển sang học liên thông.

17

Trường hợp thay đổi lãi suất với khế ước HSSV mà tách thành món vay mới , để thuận tiện cho việc theo dõi lãi phát sinh của các khoản vay, ngày vay được đăng ký là ngày bắt đầu giải ngân theo lãi suất mới.

32. Sinh viên ra trường vào thời điểm tháng 9/2011, đến tháng 9/2012 phải trả món nợ + trả lãi đầu tiên. Thời điểm này (3/2012) phải chốt lãi của KU này trong khi chưa đến thời điểm sinh viên trả món đầu tiên vậy thì có biết được họ có trả nợ đúng hạn hay không để được hưởng hỗ trợ lãi suất đối với thời gian trên. Chốt theo mức lãi suất nào? nếu tính lãi theo mức được HTLS nếu không trả đúng hạn sẽ tính sai?

TL: Theo văn bản 780/NHCS-KTTC, tại điểm 4 đã nêu “Đối với các khoản vay được ân hạn chưa đến kỳ thu lãi sẽ tiếp tục thực hiện hỗ trợ lãi suất theo hướng dẫn của Ngân hàng nhà nước” . Đến thời điểm 31/3/2012 món vay của các sinh viên này vẫn trong thời gian ân hạn do đó vẫn được hưởng hỗ trợ lãi suất bình thường và trong trường hợp chưa có phát sinh trả lãi, gốc thì không cần thiết phải thực hiện chốt lãi.

33. Đối với món vay đến hạn chưa xử lý, đang trong tình trạng xử lý nợ rủi ro chờ phê duyệt có bắt buộc phải xử lý trước khi chuyển đổi không. Theo quy định nợ chờ xử lý hạch toán tài khoản trong hạn

TL: Thực hiện theo văn bản 1040/NHCS-TDNN về việc chấn chỉnh công tác xử lý nợ đến hạn, với trường hợp khách hàng đang trong tình trạng xử lý nợ rủi ro chờ phê duyệt không bắt buộc phải xử lý nợ trước khi chuyển đổi. Các thông tin về tình trạng chờ xử lý rủi ro sẽ được chuyển đổi và theo dõi trên hệ thống mới.

34. Chi nhánh có tài khoản ký quỹ 427909 của các công ty xuất nhập khẩu lao động vẫn thực hiện trả lãi hàng tháng như tiền gửi không kỳ hạn. Có thực hiện đăng ký mã khách hàng và phân loại tài khoản là 31 không? (Nếu đăng ký loại tài khoản là 31 thì báo cáo thống kê trong TTBC bị sai)

TL: Với tài khoản 427909-Tiền gửi ký quỹ của khách hàng vẫn phải thực hiện đăng ký mã khách hàng và các thông tin khách hàng. Về phân loại tài khoản, Hội sở chính sẽ có hướng dẫn bổ sung sau.

35. Đối với trường hợp tách HSSV theo văn bản 601/NHCS-TDSV mức duyệt và giải ngân của KU gốc sẽ thay đổi như thế nào?

- Nếu sửa lại mức duyệt và giải ngân là các số tiền riêng tương ứng của KU gốc thì KU sai logic: Giải ngân # Dư nợ+ Thu nợ + Xóa nợ

- Nếu giữ nguyên giải ngân sửa lại mức duyệt thì sai: Giải ngân> mức duyệt

- Nếu giữ nguyên giải ngân, mức duyệt thì phân kỳ trả nợ theo số tiền đã nhận đối với KU gốc thì sai logic: tổng số tiền các kỳ con # giải ngân nhưng nếu không phân kỳ theo số giải ngân thì không hợp lý vì đã tách một phần giải ngân sang KU tách.

18

TL: Đối với trường hợp các món vay theo văn bản 601/NHCS-TDSV, tương ứng với từng món vay tách ra đã có mã nghiệp vụ tương ứng do đó luôn luôn đáp ứng Giải ngân=Dư nợ + Thu nợ+Xóa nợ. Cần đăng ký lại mức duyệt cho từng khế ước được tách ra theo nguyên tắc: Mức duyệt = Tổng giải ngân đã thực hiện + Số tiền còn được giải ngân.(đối với khế ước gốc sau khi tách, Mức duyệt này có thể lớn hơn hạn mức vay thực tế trên đăng ký thông tin học sinh sinh viên)

36. Do sơ suất kế toán đăng ký thiếu thông tin KU liên quan nên 1 KU tất toán đã được giảm lãi.Vậy xử lý như thế nào đối với KU còn lại có đăng ký lại hay không thông tin liên quan với KU tất toán không? Nếu đăng ký thì cần thu lại số tiền giảm lãi để khi tất toán toàn bộ khoản vay số tiền giảm lãi sẽ đúng?

TL: Trường hợp khế ước HSSV có các thông tin liên quan mà bộ phận nghiệp vụ không thực hiện đăng ký thông tin liên quan, khi thực hiện thu gốc tính toán sai số tiền giảm lãi thì cán bộ liên quan phải chịu trách nhiệm về nghiệp vụ mình đã thực hiện và cần thông báo với khách hàng để thu bổ sung số tiền đã tính giảm lãi sai. Để tính toán chính xác số tiền lãi khi tất toán toàn bộ khoản vay theo quy trình nghiệp vụ đã ban hành, cần tiến hành đăng ký thông tin khế ước liên quan đối với trường hợp đã nêu.

37.Với trường hợp HSSV đang học 1 trường Cao đẳng vay được 1 năm thì nghỉ ôn thi và thi đậu vào 1 trường đại học và cho duyệt vay thêm 4 năm. Hỏi trong KU mới đầu đăng ký là sư phạm sau đó đậu đại học đăng ký là Kinh tế như vậy có cần sửa lại phân ngành học không?

TL: Theo điểm 1, điểm 3 công văn số 2883/NHCS-TD ngày 16/10/2008 của Tổng Giám đốc NHCSXH về việc giải đáp một số vướng mắc về cho vay đối với HSSV, những trường hợp này cần xác định lại thời gian cho vay, khi đó trong thông tin món vay cũng được điều chỉnh theo, ở đây cần chỉnh sửa lại thông tin học sinh sinh viên theo giấy báo nhập học ở kỳ giải ngân gần nhất.

38. Đối với khách hàng gửi Tiết kiệm tổ, có thể theo dõi quá trình gửi của từng hộ như thẻ lưu điện tử của khách hàng được không?

TL: Thực tế trong quy trình nghiệp vụ huy động tiền gửi tiết kiệm qua tổ chưa hướng dẫn phần nghiệp vụ này, nhưng trong chương trình hiện thời đã hỗ trợ tiện ích tra cứu các phát sinh gửi tửi của tổ viên (Cuối ngày\Tiết kiệm\Báo cáo\ 9.Hoạt động tiết kiệm tổ tiết kiệm vay vốn).

39. Đối với trường hợp đã xác định rõ sai thời gian gia hạn của từng món vay thì bộ phận nghiệp vụ sửa lại đúng thời hạn của việc gian hạn trên. Nếu vậy số lượng món vay đã xử lý trên trở thành nợ đến hạn chưa chuyển. Hỏi vậy chi nhánh sẽ xử lý như thế nào? Nếu chuyển thì tỷ lệ nợ quá hạn tăng lên rất cao?

19

TL: Yêu cầu chi nhánh thực hiện đúng theo văn bản 1040/NHCS-TDNN về việc chấn chỉnh công tác xử lý nợ.

III. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

Để thuận tiện cho việc đánh giá chất lượng chuẩn hoá dữ liệu theo định kỳ, các đơn vị thực hiện như sau:

1. Quy trình thực hiện báo cáo hàng tháng và rà soát lại thông tin chuẩn hoá liên quan đến phân hệ tiền vay:

- Đối với Kế toán giao dịch:Sau khi khoá sổ, kết thúc ngày giao dịch cuối tháng các phòng giao dịch

vào Menu:Công việc ngày chuyển đổi Tính toán các chỉ tiêu bổ sung, chạy các

bước “Giảm lãi học sinh sinh viên” và “ Xác định số liệu lãi chuyển đổi”.Lưu ý không chạy “Hạch toán ngày chuyển đổi” Tiếp theo, thực hiện bước: Chuẩn hoá dữ liệu Xử lý chung 5.Tạo

số liệu đánh giá.

- Đối với phần mềm Chuyển đổi dữ liệu DMS:Đăng nhập vào chương trình Chuyển đổi dữ liệu DMS, nhập ngày

chuyển đổi là ngày cuối tháng báo cáo, thực hiện các bước tạo số liệu chuyển đổi, đánh mã tự động theo Intellect, tạo Báo cáo chất lượng chuẩn hoá dữ liệu và Báo cáo kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu, gửi về Hội sở tỉnh. Hội sở tỉnh chịu trách nhiệm tổng hợp và gửi về Trung tâm CNTT Hội sở chính để tổng hợp toàn quốc, đánh giá tình hình và báo cáo Trưởng Ban dự án Hiện đại hoá tin học về tiến độ chuẩn hoá dữ liệu của các đơn vị.

Ngoài các báo cáo về chất lượng chuẩn hoá dữ liệu (được tạo tự động và gửi bằng file), hàng tháng các chi nhánh gửi báo cáo bằng văn bản về Ban dự án hiện đại hoá (qua Tổ chuyển đổi dữ liệu) tình hình triển khai thực hiện công tác chuẩn hoá và làm giàu dữ liệu tại đơn vị theo các nội dung chính sau:

+ Kết quả triển khai chuẩn hoá dữ liệu và thu thập thông tin trong tháng+ Kế hoạch công việc tháng tiếp theo+ Những vấn đề vướng mắc và kiến nghị

- In và chấm lại các sao kê: Các phòng giao dịch thực hiện chạy các sao kê liên quan đến dư nợ cho

vay trên chương trình DMS và rà soát lại: dư nợ, tổng lãi đã thu, lãi phải thu, lãi giảm,… của các xã, các tổ, các món vay đã được chuẩn hoá, chốt lãi tiền vay trong tháng.

2. Thời điểm thực hiện báo cáo: Hàng tháng, các đơn vị thực hiện gửi báo cáo trước ngày 05 của tháng

tiếp theo.

20

- Đối với 16 chi nhánh tập huấn đợt đầu: Áp dụng từ kỳ báo cáo 31/03/2012

- Đối với 48 chi nhánh đã tập huấn tại Thanh Hoá, Phú Yên, TP Hồ Chí Minh : Áp dụng từ kỳ báo cáo 30/04/2012.

3. Trước thời điểm chuyển đổi dữ liệu chính thức từ 2-3 tháng (Ban dự án sẽ có thông báo riêng cho từng nhóm chi nhánh được lựa chọn), các đơn vị thực hiện copy dữ liệu KTGD ngày cuối tháng sang thư mục riêng để chạy giả lập toàn bộ các bước công việc ngày chuyển đổi, tạo dữ liệu chuyển đổi và tạo các báo cáo liên quan về Ban dự án để phối hợp với nhà thầu đánh giá chất lượng dữ liệu. Gần ngày chuyển đổi chính thức, công việc tạo dữ liệu chuyển đổi và báo cáo chất lượng dữ liệu có thể thực hiện theo tuần và theo ngày, để hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình chuyển đổi dữ liệu

Trên đây là một số nội dung giải đáp, hướng dẫn của Ban dự án hiện đại hoá tin học về công tác chuẩn hoá dữ liệu sau triển khai tập huấn. Yêu cầu ¤ng (bµ) Gi¸m ®èc chi nh¸nh NHCSXH c¸c tØnh, thµnh phè nghiêm túc triÓn khai thùc hiÖn.

N¬i nhËn: - Như kính gửi;- Các Ban CMNV tại HSC;- Trung tâm Đào tạo;- Trung tâm Công nghệ thông tin;- Sở Giao dịch NHCSXH;

- Lưu TTCNTT, Ban dự án. (TTCNTT truyền Fastnet)

TRƯỞNG BAN DỰ ÁNPHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Hoàng Minh Tế

21