giao trinh excel phan nen tang - for instructor-(4printing)

IIG Vietnam

Microsoft Excel 2010 Phần nền tảng Nội dung đào tạo tương thích kỳ thi MOS

IIGVietNam 4/22/2012

1 Về khóa học

II

GV

ie

tN

am

Microsoft Excel 2010 Phần nền tảng

Nhóm tác giả

Nguyễn Thành Trung (Microsoft Certified Trainer-Microsoft Certified IT Professional-

Microsoft Certified Professional Developer-NIIT Faculty Certified Trainer-Microsoft Office

2010 Specialist)

Chú ý

Chú ý về thương hiệu: IIG Vietnam và biểu trưng IIG Vietnam là thương hiệu được đăng ký thuộc về Công ty IIG Vietnam.

Microsoft ® Office Excel ® 2010 là nhãn hiệu đăng ký của Tập đoàn Microsoft tại Mỹ và các nước khác. Các sản phẩm và dịch vụ của Microsoft được thảo luận hoặc mô tả có thể được đăng ký thương hiệu của tập đoàn Microsoft. Tất cả tên sản phẩm và dịch vụ được sử dụng trong suốt khóa học này có thể được pháp luật bảo hộ hoặc nhãn hiệu đã đăng ký theo chủ sở hữu tương ứng.

Chú ý về điều khoản sử dụng:

®2012 IIG Vietnam. Ảnh chụp màn hình được sử dụng cho mục đích minh họa đều là tài sản của chủ sở hữu ấn phẩm. Ấn phẩm này, hoặc bất kỳ nội dung nào có trong ấn phẩm không được sao chép hoặc truyền đi dưới bất kỳ hình thức nào, bất kỳ phương tiện, điện tử hoặc cơ khí, bao gồm cả photocopy, ghi âm, lưu trữ trong hệ thống lưu trữ thông tin, hay bất kỳ các phương tiện nào khác; mà không có sự cho phép bằng văn bản của IIG Vietnam, 75 Giang Văn Minh, quận Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam, điện thoại: +84(4)37732411, fax: +84(4)38359418. Trang Web của IIG Vietnam có địa chỉ:

http://www.iigvietnam.com/.

Chứng chỉ MOS:

MOS là chứng chỉ về tin học văn phòng dành cho từng ứng dụng trong bộ sản phẩm Microsoft Office như: Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook. Vì vậy, thí sinh có thể lấy từng chứng chỉ riêng lẻ theo phiên bản của Office như: Chứng chỉ Microsoft Office Excel 2007 hay Microsoft Office Excel 2010.

Để lấy chứng chỉ Master về MOS, thí sinh phải thi đạt 04 môn bao gồm: Word, Excel, Powerpoint, Outlook hoặc Access.

Nội dung bài thi MOS:

MOS Word: Tạo và chỉnh sửa văn bản, định dạng và sắp xếp nội dung, đánh giá nội dung văn bản, chia sẻ và bảo mật nội dung văn bản.

MOS Excel: Tạo và thao tác dữ liệu trong sổ tính, tạo và chỉnh sửa công thức, hàm, tạo biểu đồ và làm tăng hiệu quả biểu diễn dữ liệu.

MOS PowerPoint: Tạo và định dạng nội dung bài thuyết trình.

MOS Outlook: Tạo và quản lý thư, lịch làm việc, các mối liên lạc và thông tin cá nhân, tổ chức thông tin.

MOS Access: Cấu trúc cơ sở dữ liệu, tạo và định dạng các đối tượng của cơ sở dữ liệu, quản lý và duy trì cơ sở dữ liệu.

Chi tiết xin liên hệ các văn phòng của IIG trên toàn quốc:

Văn phòng Hà Nội: 75 Giang Văn Minh, quận Ba Đình, Hà Nội.

Tel: +84(4)37732411/+84(4)37732602/+84(4) 37732603, Fax: +84(4) 38359418, Email: [email protected]

Văn phòng Đà Nẵng: Số 268 đường Trần Phú, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng.

Tel: +84(511)3565888, Fax: +84(511) 3565154, Email: [email protected]

Văn phòng Tp. Hồ Chí Minh: Lầu 8, tòa nhà 538, đường Cách Mạng Tháng Tám, phường 11, quận 3, Tp. Hồ Chí Minh.

Tel: +84(8)39905888, Fax: +84(8)39905999, Email: [email protected]

http://www.iigvietnam.com/

mailto:[email protected]



2 Microsoft Excel 2010 Phần nền tảng

II

GV

ie

tN

am

Về khóa học

Khóa học nền tảng về phần mềm Microsoft Office Excel 2010 là khóa học đầu tiên

trong hai khóa học định hướng kỳ thi MOS Excel 2010. Khóa học được thiết kế để giúp học

viên có kiến thức và kỹ năng cần thiết trong việc tạo, chỉnh sửa, định dạng và in ấn các trang

tính Excel 2010.

Mô tả khóa học

Khóa học phù hợp cho nhiều lớp đối tượng học viên khác nhau, từ những người mới

làm quen với phần mềm Excel đến những người đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc với

các phiên bản Excel trước đây. Học viên có thể tham gia khóa học với mục đích thi chứng

chỉ quốc tế MOS Excel 2010 hoặc để áp dụng cho công việc xử lý dữ liệu thường ngày.

Giáo trình nền tảng Excel 2010 này có đề cập đến các đặc điểm mới so với các phiên

bản trước, phù hợp với những người đã có nhiều kinh nghiệm muốn nắm bắt nhanh những

thay đổi chính trong phiên bản Excel 2010. Đồng thời, với những học viên mới có thể làm

quen với từng chức năng căn bản được giải thích chi tiết, đi kèm với các bài thực hành được

hướng dẫn cẩn thận.

Đối tượng học viên

Tài liệu cho khóa học được thiết kế để giúp người học có được kiến thức và kỹ năng

căn bản để thao tác với dữ liệu sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel 2010 một cách

hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Học viên ở bất kỳ trình độ nào cũng có thể sử dụng tài liệu

và tham gia khóa học với sự hướng dẫn của giảng viên để đạt hiệu quả cao nhất.

Khóa học cũng được xây dựng dành cho đối tượng thi chứng chỉ Microsoft Office

Specialist 2010.

Kiến thức cần có

Học viên tham gia khóa học này cần có khái niệm căn bản về máy tính và cần trang

bị kỹ năng thao tác căn bản với hệ điều hành Microsoft Windows 7 hoặc các hệ điều hành

tương tự.

Học viên đã tham gia khóa học hoặc có chứng chỉ IC3 Module A – Computer

Fundamental có đủ kỹ năng và kiến thức để tham gia khóa học này.

3 Về khóa học

II

GV

ie

tN

am

Cách sử dụng tài liệu Tài liệu được thiết kế với ba mục đích:

1. Sử dụng đào tạo trên lớp.

2. Sử dụng để củng cố kiến thức khi cần.

3. Sử dụng dưới hình thức tài liệu tham khảo.

Với mục đích chính hỗ trợ việc đào tạo trên lớp, tài liệu được viết theo phong cách đơn

giản, dễ hiểu, đề cập đến các chức năng và ứng dụng các chức năng này thông qua các bài

thực hành.

Với mục đích sử dụng để củng cố kiến thức khi cần, nhóm tác giả hiểu rằng có rất nhiều

chức năng hữu dụng nhưng không dùng thường xuyên. Đến khi cần, học viên có thể xem lại

mô tả, các bước và hướng dẫn thực hiện có đầy đủ trong tài liệu.

Với mục đích sử dụng dưới hình thức tài liệu tham khảo, cách thức bố cục, nội dung của

tài liệu rất rõ ràng và đơn giản; giúp người đọc dễ dàng tiếp cận các mục kiến thức cần tìm.

Yêu cầu cài đặt

Phần cứng

1. Máy tính với bộ xử lý Pentium xung nhịp từ 1.8 GHz trở lên.

2. Tối thiểu 1024 MB Ram.

3. Tối thiểu 1 bàn phím và 1 chuột hoặc thiết bị trỏ khác.

4. Màn hình với độ phân giải tối thiểu 1024 x 768.

5. Có khả năng kết nối Internet.

6. Máy chiếu cho giảng viên.

Phần mềm

1. Hệ điều hành: Windows 7.

2. Ứng dụng: Microsoft Office Professional Plus 2010.

3. Ứng dụng: Bộ gõ tiếng Việt Unikey 4RC2 (hoặc các bộ gõ khác tương thích với Windows

7).


II

GV

ie

tN

am

Mục lục

BÀI 1. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM MỚI CỦA MICROSOFT EXCEL 2010 ........................ 7

Chủ đề A. Truy cập đúng công cụ khi cần ..................................................................................... 8 Giao diện Ribbon được cải tiến.......................................................................................................... 8

Giao diện hiển thị Microsoft Office Backstage .................................................................................. 9 Công cụ quản lý sổ tính (Workbook management tools) ................................................................. 10

Chủ đề B. Truy cập Microsoft Excel 2010 theo cách mới ........................................................... 12 Ứng dụng Microsoft Excel Web App .............................................................................................. 12

Chủ đề C. Đa dạng hóa cách thức so sánh dữ liệu ....................................................................... 13 SPARKLINES ................................................................................................................................. 13

SLICERS ......................................................................................................................................... 14 Cải tiến định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting) ............................................................ 15

Chủ đề D. Nâng cao hiệu quả phân tích dữ liệu ........................................................................... 17 Công cụ PowerPivot cho Excel add-in ............................................................................................. 17

Tăng độ chính xác của các hàm ....................................................................................................... 17 Tăng khả năng lọc dữ liệu ................................................................................................................ 18

BÀI 2. LÀM QUEN VỚI TRANG TÍNH TRONG MICROSOFT EXCEL 2010 ..... 23

Chủ đề A. Các thành phần giao diện trong Excel 2010 ............................................................... 24 Khái niệm bảng tính trong Excel (Spreadsheets) ............................................................................. 24

Cửa sổ ứng dụng Excel .................................................................................................................... 25 Trang tính (Worksheets) .................................................................................................................. 27 Sổ tính (Workbook) ......................................................................................................................... 28

Thanh Ribbon .................................................................................................................................. 29

ScreenTips ....................................................................................................................................... 30 Backstage View ............................................................................................................................... 31

Hộp thoại Open ................................................................................................................................ 32 Các thẻ theo ngữ cảnh (Contextual Tabs) ........................................................................................ 32 Thanh công cụ truy cập nhanh (The Quick Access Toolbar) ........................................................... 33 Thanh trạng thái (Status bar) ............................................................................................................ 33 Thanh công thức .............................................................................................................................. 34

Chủ đề B. Tùy chỉnh giao diện Microsoft Excel 2010.................................................................. 39 Hộp thoại Excel Options .................................................................................................................. 39

Thu gọn tối thiểu thanh ribbon ......................................................................................................... 42

Chủ đề C. Làm việc với các ô trong Excel 2010 ........................................................................... 47

5 Về khóa học

II

GV

ie

tN

am

Chủ đề D. Nhập dữ liệu và thao tác căn bản với dữ liệu trong trang tính ................................. 50 Các khái niệm cơ bản khi nhập dữ liệu trong Excel ......................................................................... 50

Câu lệnh Save và Save As ................................................................................................................ 51 Các định dạng file Excel 2010 .......................................................................................................... 51

Chủ đề E. Chức năng trợ giúp trong Excel .................................................................................. 57 Cửa sổ Excel Help ............................................................................................................................ 57

BÀI 3. THỰC HIỆN TÍNH TOÁN TRONG SỔ TÍNH EXCEL. ................................. 61

Chủ đề A. Tạo công thức căn bản trong Excel ............................................................................. 62 Công thức trong Excel ...................................................................................................................... 62

Chủ đề B. Sử dụng hàm trong Excel ............................................................................................. 65 Định nghĩa hàm ................................................................................................................................ 65

Chủ đề C. Sao chép công thức và hàm .......................................................................................... 72 Tham chiếu tương đối ...................................................................................................................... 72

Tham chiếu tuyệt đối ........................................................................................................................ 72 Tham chiếu hỗn hợp ......................................................................................................................... 72

BÀI 4. CHỈNH SỬA SỔ TÍNH EXCEL.......................................................................... 75

Chủ đề A. Thao tác dữ liệu trong sổ tính Excel ............................................................................ 76 Các câu lệnh Undo và Redo ............................................................................................................. 76 Chức năng Auto Fill ......................................................................................................................... 76

Câu lệnh Clear .................................................................................................................................. 77

Chủ đề B. Chỉnh sửa các thành phần trong sổ tính ..................................................................... 79

Chủ đề C. Tìm kiếm dữ liệu trong sổ tính .................................................................................... 82 Câu lệnh Find ................................................................................................................................... 82 Câu lệnh Replace .............................................................................................................................. 82

Chủ đề D. Chỉnh sửa dòng và cột .................................................................................................. 86 Tùy chọn Transpose ......................................................................................................................... 86 Tùy chọn Hide và Unhide ................................................................................................................ 86

BÀI 5. ĐỊNH DẠNG TRONG SỔ TÍNH EXCEL ......................................................... 89

Chủ đề A. Chỉnh sửa Font .............................................................................................................. 90 Định nghĩa Font ................................................................................................................................ 90 Hộp thoại Format Cells .................................................................................................................... 90

Gallery .............................................................................................................................................. 91 Hiển thị trực tiếp (Live Preview) ...................................................................................................... 91


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề B. Kiểm tra lỗi chính tả trong trang tính ........................................................................ 94 Hộp thoại Spelling ........................................................................................................................... 94

Chủ đề C. Áp dụng định dạng cho số ............................................................................................ 97

Chủ đề D. Thêm đường viền và màu sắc vào ô .......................................................................... 102 Đường viền của ô ........................................................................................................................... 102 Các tùy chọn Sheet Background .................................................................................................... 103

Chủ đề E. Căn lề nội dung trong ô .............................................................................................. 109 Các tùy chọn Alignment ................................................................................................................ 109 Các tùy chỉnh Cell Merge (trộn ô) ................................................................................................. 110

Tùy chọn Wrap Text ...................................................................................................................... 110

Chủ đề F. Áp dụng phong cách cho ô ......................................................................................... 114 Hộp thoại Style .............................................................................................................................. 115

BÀI 6. THIẾT LẬP IN TRONG SỔ TÍNH EXCEL .................................................. 118

Chủ đề A. Thiết lập tùy chỉnh bố cục trang ............................................................................... 119 Tiêu đề và chân trang (Header and Footer) .................................................................................... 119

Lề của trang tính ............................................................................................................................ 119

Hướng của trang tính ..................................................................................................................... 119

Hộp thoại Page Setup ..................................................................................................................... 120 Thiết lập tiêu đề và chân trang ....................................................................................................... 120

Câu lệnh Print Titles ...................................................................................................................... 120 Tùy chọn thẻ Margins .................................................................................................................... 120

Chủ đề B. Thiết lập ngắt trang .................................................................................................... 126 Câu lệnh Breaks ............................................................................................................................. 126

BÀI 7. QUẢN LÝ SỔ TÍNH EXCEL ............................................................................ 130

Chủ đề A. Định dạng các thẻ trang tính ..................................................................................... 131 Các tùy chọn định dạng thẻ ............................................................................................................ 131

Chủ đề B. Quản lý các trang tính ................................................................................................ 134 Các tùy chọn thêm trang tính và xóa trang tính ............................................................................. 134

Ẩn/Hiện trang tính ......................................................................................................................... 134

Chủ đề C. Hiển thị các trang tính và sổ tính .............................................................................. 140

7 Những đặc điểm mới của Excel 2010

II

GV

ie

tN

am

Bài 1. Những đặc điểm mới của Microsoft Excel 2010

Giới thiệu

Nếu bạn đã từng sử dụng các phiên bản trước của Excel như Excel 2003, Excel 2007

thì đây là chủ đề bạn cần quan tâm. Tuy nhiên, nếu bạn là người dùng mới tiếp cận với phần

mềm Excel 2010 thì bạn có thể đọc ngay chủ đề tiếp theo hoặc tham khảo qua những điểm

mới trong chủ đề này.

Mục tiêu của chủ đề

Sau khi hoàn thành kiến thức của chủ đề này, bạn có thể nắm bắt được tổng quát

những đặc điểm mới trong phiên bản Excel 2010:

Truy cập đúng công cụ khi cần.

Truy cập Excel 2010 theo cách mới.

Đa dạng hóa cách thức so sánh dữ liệu

Nâng cao hiệu quả phân tích dữ liệu.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề A. Truy cập đúng công cụ khi cần Với phiên bản Office Excel 2010, rất nhiều đặc điểm mới đã được tạo ra và nâng cấp

để giúp cho người học có thể dễ dàng sử dụng các tính năng hữu ích, dễ dàng thao tác và xử

lý số liệu trong công việc. Những tính năng này được thiết kế để hiển thị đúng lúc mỗi khi

chúng ta cần. Có thể kể đến là giao diện Microsoft Office Fluent.

Giao diện Ribbon được cải tiến Lần đầu tiên giao diện Ribbon được xuất hiện trong bộ Microsoft Office 2007 đã

mang đến một trải nghiệm thật sự thú vị cho người dùng đã vốn quen thuộc với giao diện

thực đơn (Menu) của các phiên bản trước đây. Tất nhiên, với Microsoft Excel 2007, bạn

không thể tạo cho riêng mình các tab (thẻ chứa các nhóm câu lệnh), hay group (nhóm

lệnh/nhóm chức năng). Điều này đã được cải tiến trong phiên bản Microsoft Excel 2010, bạn

có thể tạo và tùy chỉnh các thẻ, các nhóm hay đổi tên, thay đổi thứ tự các thẻ và các nhóm

sẵn có của Excel.


II

GV

ie

tN

am

Hình 1. Tùy chỉnh giao diện thanh Ribbon

Giao diện hiển thị Microsoft Office Backstage Nếu trong phiên bản Ribbon trước đây của Excel 2007, một nút mới được thêm vào

là Office Button để thay thế cho thực đơn File thì với phiên bản mới Excel 2010, chúng ta có

thẻ File. Khi chọn thẻ File, bạn sẽ mở chức năng góc nhìn Backstage để tạo file mới, mở file

cũ, lưu, gửi, bảo vệ, xem trước hay in các file, thiết lập các tùy chỉnh cho Excel,…

Hình 2. Giao diện hiển thị Microsoft Office Backstage


II

GV

ie

tN

am

Công cụ quản lý sổ tính (Workbook management tools) Công cụ này cho phép bạn có thể quản lý, bảo vệ và chia sẻ nội dung:

Phục hồi các phiên bản cũ của file

Bạn có thể phục hồi các phiên bản cũ của file mà bạn đóng nhưng quên lưu.

Điều này sẽ hữu ích cho bạn khi bạn quên lưu các file một cách thủ công hoặc bạn

muốn chuyển đổi về phiên bản trước đó của file.

Góc nhìn bảo vệ(Protected view)

Excel 2010 có chức năng Protected View giúp cho bạn có nhiều quyết định

hơn khi mở file có nguồn gốc không tin cậy. Khi bạn mở bất kỳ file nào được tải từ

Internet sẽ được đọc ở chế độ bảo vệ. Thông tin cảnh báo sẽ xuất hiện trên thanh

Message, bạn có thể quyết định chỉnh sửa file này hay không. Bên cạnh đó, bạn còn

có thể thiết lập các nguồn tài liệu hay các loại file được đặt trong chế độ bảo vệ.

Các tài liệu tin cậy


II

GV

ie

tN

am

Chức năng này làm giảm thiểu thao tác thủ công bạn cần thực hiện để cho

phép các nội dung có nguồn dữ liệu động như kết nối với dữ liệu bên ngoài hay

macro được kích hoạt. Sau khi bạn xác nhận các nội dung này hoạt động an toàn, hệ

thống sẽ nhớ và không cảnh báo ở những lần xem sau này.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề B. Truy cập Microsoft Excel 2010 theo cách

mới Giờ đây, bạn có thể thoải mái truy cập vào các tài liệu từ bất kỳ nơi đâu, ở cơ quan,

tại nhà hay trên đường công tác.

Ứng dụng Microsoft Excel Web App Ứng dụng này cho phép bạn có thể làm việc với file Excel trên Web, các thao tác

bạn thực hiện sẽ được lưu lại trên Web và file có thể sử dụng tiếp sau này. Ứng dụng

Microsoft Excel Web App là một phần trong bộ ứng dụng Microsoft Office Web Apps, được

hỗ trợ trong Windows Live SkyDrive hay trong các tổ chức có cấu hình Office Web Apps

trên SharePoint 2010.

Với Microsoft Excel Web App, bạn có thể:

Hiển thị sổ tính Excel trực tiếp trên trình duyệt

Khi bạn mở file Excel trên Excel Web App, file sẽ được hiển thị ở chế độ

view. Bạn có thể sắp xếp, lọc dữ liệu, mở rộng PivotTables để xem các mối quan hệ

hay xu hướng của dữ liệu, tính toán lại các giá trị và hiển thị các trang tính khác

nhau.

Chỉnh sửa sổ tính Excel trực tiếp

Tất cả những gì bạn cần đơn giản chỉ là trình duyệt Web. Tài liệu của bạn có

thể được chia sẻ và có thể làm việc cùng bản cho dù học sử dụng phiên bản nào của

Excel. Khi bạn chọn một sổ tính Excel trên SharePoint hay SkyDrive, bạn có thể

chỉnh sửa trực tiếp trên trình duyệt giống như bạn đang sử dụng ứng dụng Excel

2010 đã được cài trên máy của bạn. Khi chỉnh sửa, bạn có thể thay đổi dữ liệu, thêm

công thức, áp dụng định dạng trên trang tính.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề C. Đa dạng hóa cách thức so sánh dữ liệu Với việc cải tiến các chức năng như PivotTables và thêm các tính năng mới

sparklines, slicers, phiên bản Excel 2010 giúp bạn phân tích các dữ liệu dạng số một cách

trực quan và khoa học hơn.

SPARKLINES Bạn có thể tạo ra các biểu đồ tý hon vừa vặn trong một ô dữ liệu để thể hiện xu

hướng hay tổng kết dữ liệu rất trực quan thông qua khái niệm sparklines. Với sparklines bạn

có thể cho người đọc hiểu ngay các con số phản ánh tình hình kinh doanh một cách nhanh

chóng. Chẳng hạn, trong hình vẽ dưới đây, bạn có thể đánh giá kết quả của mỗi phòng ban

thực hiện được trong tháng 05/2010:

Hình 3. Quan sát dữ liệu với Sparklines

Cải tiến PivotTables

Một số cải tiến giúp cho bạn dễ dàng sử dụng và tăng khả năng đáp ứng cho

PivotTables:

Tăng cường độ thực thi


II

GV

ie

tN

am

Bằng kỹ thuật đa luồng, Excel 2010 giúp bạn tăng tốc độ truy vấn, sắp xếp

và lọc dữ liệu trong PivotTable.

Gán nhãn cho PivotTables

Bạn có thể gán nhãn và lặp lại nhãn đó trên các tiêu đề của dòng và cột

trong PivotTable.

Tăng khả năng lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng slicer để nhanh chóng lọc dữ liệu trong PivotTable chỉ

thông qua một click chuột. Giao diện lọc được trang bị hộp tìm kiếm giúp bạn nhanh

chóng tìm dữ liệu trong hàng ngàn bản ghi hoặc hơn thế nữa trong PivotTable.

Chức năng Show Values As

Bạn có thể sử dụng một số các phép tính toán tự động như % of Parent

Row Total, % of Parent Column Total, % of Parent Total, % Running Total,

Rank Smallest to Largest, hay Rank Largest to Smallest.

Cải tiến PivotChart

Bạn có thể dễ dàng tương tác, lọc dữ liệu trực tiếp hay tổ chức lại bố cục với

báo cáo PivotChart.

SLICERS Slicers là các thành phần điều khiển(controls) trực quan giúp bạn nhanh chóng lọc

dữ liệu trong PivotTable một cách dễ dàng. Khi bạn thêm slicer, bạn có thể sử dụng các nút

để phân đoạn và lọc dữ liệu hiển thị mỗi khi cần. Bạn cũng có thể thêm bộ lọc vào

PivotTable mà không cần mở danh sách xem bộ lọc nào được sử dụng vì đã được thể hiện

trên slicer. Bạn cũng có thể sử dụng lại slicer trong PivotTable hay PivotChart khác và định

dạng slicer theo định dạng tổng thể của sổ tính Excel.


II

GV

ie

tN

am

Hình 4. Lọc dữ liệu với Slicers

.

Cải tiến định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting) Với những cải tiến trong việc thể hiện định dạng dữ liệu, Excel 2010 đã bổ sung khá

nhiều kỹ thuật định dạng mới rất linh hoạt:

Tập hợp các biểu tượng mới

Trong phiên bản này, bạn được cung cấp một tập hợp các ký hiệu, biểu tượng phong

phú như các hình ngôi sao, tam giác, hình khối,…Bạn cũng tùy chỉnh điều kiện xuất

hiện của các biểu tượng này, chẳng hạn với hình tam giác sẽ thể hiện cho những con

số tăng trưởng ấn tượng, còn nếu lỗ hoặc tăng trưởng kém sẽ không hiển thị.


II

GV

ie

tN

am

Hình 5. Các biểu tượng mới của định dạng theo điều kiện

Nhiều lựa chọn hơn cho thanh dữ liệu

Bạn sẽ có nhiều lựa chọn định dạng mới cho các thanh dữ liệu. Bạn cũng có

thể thêm đường viền hay thiết lập hướng hiển thị của thanh dữ liệu theo chiều từ trái

qua phải hoặc ngược lại. Các thanh dữ liệu với số liệu âm sẽ xuất hiện theo trục

ngược lại với số liệu có giá trị dương.

Hình 6. Đa dạng các thành phần định dạng


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề D. Nâng cao hiệu quả phân tích dữ liệu Microsoft Excel 2010 cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ phân tích dữ liệu

để bạn có thể nhanh chóng đưa ra những quyết định tốt hơn nhờ dễ dàng hơn trong việc phân

tích dữ liệu.

Công cụ PowerPivot cho Excel add-in Nếu bạn cần phân tích tập hợp dữ liệu lớn, bạn nên tải add-in Microsoft SQL Server

PowerPivot để tích hợp thêm thẻ PowerPivot trên thanh ribbon.

Hình 7. Công cụ PowerPivot cho Excel add-in

Với công cụ này, bạn có thể tải hang triệu bản ghi từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau

vào sổ tính Excel. Bên cạnh đó, bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các dữ liệu không đồng

nhất, tạo ra các cột tính toán tự động sử dụng công thức hay xây dựng PivotTable và

PivotChart để đưa ra các quyết định nhanh chóng hơn.

Tăng độ chính xác của các hàm Excel 2010 cung cấp một tập hợp các hàm thống kê chính xác và đổi tên một số hàm

trong phiên bản trước để người dùng dễ hiểu hơn. Các hàm thống kê được đổi tên để tạo sự


II

GV

ie

tN

am

đồng nhất và gần với thực tế mặc dù bạn vẫn có thể sử dụng tên của những hàm đó theo cách

cũ.

Hình 8. Các hàm mới hoặc các hàm được đổi tên

Tăng khả năng lọc dữ liệu Hộp thoại tìm kiếm được thiết kế mới

Hộp thoại được thiết kế giúp bạn tìm nhanh chóng khi liệt kê danh sách kết

quả ngay khi bạn đang gõ từ khóa cần tìm.

Lọc và sắp xếp dữ liệu từ bất kỳ vị trí nào

Khi bạn có một bảng với danh sách dữ liệu dài, bạn có thể xem danh sách

dữ liệu bên dưới nhưng vẫn hiển thị chức năng lọc dữ liệu trên tiêu đề của bảng.

Thực hành Sử dụng các tính năng định dạng mới trong Excel 2010

Chức năng định dạng dữ liệu theo điều kiện đã được cải tiến rất nhiều trong Excel

2010. Trong bài tập này, bạn sẽ được sử dụng các định dạng theo điều kiện khác nhau để áp

dụng cho dữ liệu trong sổ tính.

Hình dưới đây mô tả dữ liệu doanh thu theo quý của một công ty trong trang tính:


II

GV

ie

tN

am

Hình 9. Mô tả doanh thu theo quý trong bài thực hành

Các bước bạn có thể thực hiện để tạo ra các định dạng khác nhau tùy theo giá trị của dữ

liệu:

1. Chọn dải ô B3:B14

2. Chọn thẻ Home

3. Chọn Conditional Formating

4. Chọn Icon Sets

5. Chọn 3 Stars Icon Set

6. Chọn dải ô E3:E14

7. Chọn thẻ Home.


9. Chọn Data Bars

10. Chọn Blue Data Bar ở bên dưới Gradient Fill

11. Chọn dải ô F3:F14



14. Chọn Data Bars

15. Chọn Green Data Bar bên dưới Gradient Fill.

16. Chọn Conditional Formatting.

17. Chọn Manage Rules.

18. Chọn Edit Rule

19. Chọn ô Show Bar Only.

20. Chọn Negative Value and Axis…


II

GV

ie

tN

am

21. Dưới các thiết lập Axis, chọn None(show negative value bars in the same direction

as positive).

22. Chọn OK cho cả 3 cửa sổ đang mở.


24. Chọn Conditional Formatting

25. Chọn Clear Rules

26. Chọn Clear Rules from Selected Cells.

Sau khi thực hiện các bước trên, bạn sẽ có được trang tính với kết quả như sau:

Hình 10. Kết quả sau khi thực hiện các bước thực hành

Bài 2. Sử dụng Sparkline để tạo ra biểu đồ mini

Trong Excel 2010, thay vì tạo ra những biểu đồ phức tạp để xem xu hướng và phân

tích dữ liệu, bạn có thể tạo ra những biểu đồ mini bằng sparkline.

Bạn hãy quan sát trang tính dưới đây:


II

GV

ie

tN

am

Hình 11. Dữ liệu đề bài trước khi tạo biểu đồ sparkline

Các bước để bạn có thể tạo các loại sparkline như sau:

1. Chọn dải ô G3:G14

2. Trong nhóm Sparkline, chọn nút Line, hộp thoại Create Sparklines sẽ xuất hiện.

3. Chọn thẻ Insert.

4. Chọn dải ô B3:E14.

5. Chọn OK.

6. Chọn thẻ Design

7. Trong nhóm Show, chọn ô High Point và Negative Points.

8. Chọn Style 2 từ bộ sưu tập Style

9. Chọn dải ô H3:H14

10. Chọn thẻ Insert

11. Trong nhóm Sparklines, chọn nút Column, xuất hiện hộp thoại Create

Sparklines.

12. Chọn dải ô B3:E14

13. Chọn OK


15. Trong nhóm Show, chọn ô Negative Points

16. Chọn dải ô I3:I14

17. Chọn thẻ Insert

18. Trong nhóm Sparklines, chọn nút Win/Loss, xuất hiện hộp thoại Create

Sparklines.

19. Chọn dải ô B3:E14

20. Chọn OK


22. Chọn màu Sparkline

23. Chọn Light Green.


II

GV

ie

tN

am

Hình 12. Kết quả sau khi thực hiện các bước thực hành

Tổng kết

Bên cạnh những đặc điểm mới đã được giới thiệu ở trên, Excel 2010 còn mang đến

những cải tiến về biểu đồ, phương trình, hỗ trợ nhiều theme hơn hay tăng khả năng làm việc

trên môi trường cộng tác,…

Tất cả những cải tiến trong Excel 2010 là nhằm mục đích cung cấp cho người dùng

nhiều tiện ích để nâng cao chất lượng phân tích dữ liệu, thể hiện trực quan, dễ dàng thao tác

và sử dụng ứng dụng Excel 2010 mọi lúc, mọi nơi.

Chi tiết về các chức năng từ cơ bản đến nâng cao của Microsoft Excel 2010 sẽ lần

lượt được giới thiệu với các bạn trong các chủ đề tiếp theo.

23 Làm quen với trang tính trong Excel 2010

II

GV

ie

tN

am

Bài 2. Làm quen với trang tính trong Microsoft Excel 2010

Giới thiệu

Đây là bài học đầu tiên trong chuỗi các bài học căn bản về Excel 2010. Những kiến

thức trong bài học này đề cập đến những khái niệm bạn cần biết khi làm việc trong môi

trường Excel 2010. Bên cạnh những khái niệm, thuật ngữ mới hay cách bố trí các thành phần

trên giao diện ribbon đặc trưng của bộ Office 2010 cũng được đề cập giúp người dùng có thể

tạo và xử lý các trang tính một cách căn bản.

Excel 2010 cung cấp một giao diện đẹp, dễ sử dụng và mang tính tương tác cao với

người dùng. Với các tính năng được hỗ trợ phong phú, bạn dễ dàng tạo ra những sổ tính

Excel chuyên nghiệp để lưu trữ và phân tích dữ liệu hiệu quả.


Sau khi hoàn thành kiến thức của chủ đề này, bạn có thể:

Định nghĩa và phân biệt rõ ràng các thành phần trong giao diện của Excel 2010

Tùy chỉnh hóa giao diện Excel theo sở thích cá nhân.

Nhập dữ liệu và thao tác căn bản với dữ liệu trong trang tính.

Hiểu và biết cách sử dụng chức năng trợ giúp trong Excel.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề A. Các thành phần giao diện trong Excel

2010 Trước khi hiểu và thao tác thành thạo với Excel 2010, bạn cần hiểu rõ các khái niệm

và thuật ngữ trong giao diện ribbon. Nếu bạn đã từng sử dụng phiên bản Excel 2007, bạn có

thể cảm nhận sự tương đồng trong cách thức sử dụng, tất nhiên là trong phiên bản Excel

2010 có nhiều điểm cải tiến.

Microsoft Excel 2010 là một phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft

Office 2010, dùng để tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, xử lý dữ liệu theo định dạng bảng tính. Excel

đặc biệt phù hợp với các tính năng yêu cầu xử lý tính toán bằng công thức hay hàm với các

loại dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, Excel cho phép phân tích dữ liệu, chia sẻ hay quản lý các

dữ liệu thông qua các đối tượng trực quan như bảng biểu (tables) hay biểu đồ (charts).

Khái niệm bảng tính trong Excel (Spreadsheets) Bảng tính trong Excel là tài liệu dạng điện tử có chức năng lưu trữ và thao tác với

các loại dữ liệu khác nhau như dữ liệu số, dữ liệu văn bản, các ký tự đặc biệt trong định dạng

bảng. Định dạng bảng bao gồm các dòng (rows) và cột (columns), khi giao với nhau tạo

thành các ô (cells).

Ô trong Excel là thành phần dùng để lưu trữ dữ liệu trong trang tính, dữ liệu có thể

lưu trữ trong một hoặc nhiều ô, thậm chí là trên nhiều trang tính. Bạn có thể thực hiện rất

nhiều thao tác khác nhau với dữ liệu trên ô như thêm, sửa, xóa hay định dạng dữ liệu,...

Trong một file hay một sổ tính Excel thì có thể bao gồm nhiều trang tính, tùy theo

nhu cầu công việc mà việc phân chia dữ liệu trên các trang tính khác nhau có thể được thiết

kế phù hợp.


II

GV

ie

tN

am

Hình 13. Khái niệm các trang tính trong Excel

Ở ví dụ trên, bảng tính chứa dữ liệu về doanh thu bán hàng của một công ty trong

năm 2011 của 5 loại sản phẩm, giúp cho người quản lý có thể dễ dàng phân tích số liệu và

đưa ra được quyết định quản lý chính xác.

Cửa sổ ứng dụng Excel Khi bạn mở ứng dụng Excel sẽ có hai cửa sổ được hiển thị. Cửa sổ bên ngoài là

vùng diện tích hiển thị chính của ứng dụng Excel, được gọi là cửa sổ ứng dụng (application

window) sẽ hiển thị đầy màn hình, cung cấp rất nhiều công cụ và chức năng khi làm việc.

Cửa sổ bên trong được gọi là cửa sổ dành cho sổ tính Excel (workbook window), là nơi bạn

thao tác với dữ liệu và các đối tượng như bảng hay biểu đồ.

Hình vẽ dưới đây mô tả một vài thành phần cơ bản trên giao diện Excel 2010:


II

GV

ie

tN

am

Hình 14. Các thành phần cơ bản trên giao diện Excel 2010

Bảng dưới đây mô tả một số thành phần giao diện căn bản trong cửa sổ ứng dụng Excel

Các thành phần giao diện Mô tả

The Quick Access toolbar Đây là thanh công cụ giúp bạn truy

xuất nhanh vào những câu lệnh

thường xuyên sử dụng.

The Ribbon Là thành phần giao diện chứa các

nhóm câu lệnh và câu lệnh để thực thi

tập hợp các tác vụ. Các câu lệnh này

được tổ chức vào các thẻ (tab) khác

nhau.

The Formula Bar Thanh công thức hiển thị nội dung của

một ô dữ liệu được chọn bởi người

dùng. Thanh này cho phép bạn nhập

công thức hay các hàm xử lý dữ liệu.

The task pane Vùng này sẽ xuất hiện tương ứng với


II

GV

ie

tN

am

một vài tùy chọn khi bạn thao tác với

một câu lệnh trên thanh ribbon, bạn có

thể di chuyển hay thay đổi kích thước

của vùng này.

The status bar Là vùng hiển thị một số thông tin hữu

ích cho bạn như thanh trượt phóng

to/thu nhỏ hay các trạng thái tùy

chỉnh.

Trang tính (Worksheets) Trang tính (worksheet) là một phần của bảng tính (spreadsheet) dùng để lưu trữ dữ

liệu trong Excel. Bản thân mỗi trang tính chứa được 16384 cột và 1048576 dòng giao với

nhau để tạo thành các ô dữ liệu. Ô dữ liệu đang được chọn gọi là ô chủ động(active cell).

Mặc định, Excel thiết kế các cột có tiêu đề đánh theo chữ cái chạy dọc theo phần trên của

trang tính và tiêu đề dòng đánh theo số chạy dọc xuống dưới lề trái của trang tính. Bạn có

thể thay đổi các thuộc tính như độ rộng, chiều cao hay thêm/xóa các dòng và cột trong trang.

Trong trang tính có thể chứa được nhiều kiểu dữ liệu như văn bản hay số và các đối

tượng khác như hình ảnh, công thức, biểu đồ, bảng biểu,…


II

GV

ie

tN

am

Hình 15. Cột và dòng dữ liệu trong trang tính

Tiêu đề cột và tiêu đề dòng

Tiêu đề cột trong trang tính Excel bắt đầu từ ký tự A và lần lượt đến Z (26 cột), sau

đó được đánh tiếp theo thứ tự AA-AZ, rồi BA-BZ,…Tổng cộng có 16384 cột được đánh từ

A đến XFD.

Tiêu đề dòng được đánh thứ tự theo số lần lượt từ 1 đến 1048576.

Sổ tính (Workbook) File Excel còn được gọi là sổ tính, là nơi lưu trữ các trang tính. Mặc định một file

Excel được tạo ra có 3 trang tính với tên là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Tên của trang tính xuất

hiện ở phía cuối của sổ tính. Bạn có thể thêm, xóa hay đổi tên trang tính giúp nâng cao hiệu

quả biểu diễn dữ liệu.

Một sổ tính Excel chứa nhiều thành phần

Các thành phần trong sổ tính Mô tả

The title bar Còn gọi là thanh tiêu đề nằm phía trên thanh


II

GV

ie

tN

am

ribbon để hiển thị tên của sổ tính và ứng dụng.

Thanh tiêu đề tích hợp cả Quick Access Toolbar.

The sheet tab bar Là thanh nằm phía dưới của sổ tính chứa các nút

cuộn, các tab chứa tên trang tính và cho phép bạn

di chuyển giữa các trang tính.

The tab scroll buttons Các nút hiển thị phía bên trái của tab trang tính

trên sheet tab bar, cho phép bạn có thể cuộn các

tab trang tính để hiển thị trong trường hợp có

nhiều trang tính.

The Insert Worksheet button Nút hiển thị phía bên phải của thẻ trang tính trên

thanh thẻ của trang tính dùng để thêm mới trang

tính.

Thanh Ribbon Đây là thành phần giao diện hoàn toàn mới của Excel 2010 so với Excel 2003 và

được cải tiến so với phiên bản Excel 2007. Thanh ribbon (đôi khi còn gọi là thanh ruy-băng)

chứa tất cả các câu lệnh trong Excel, được nhóm lại thành các nhóm lệnh và đặt trên các thẻ

(tab). Thanh ribbon được thiết kế ở vị trí trung tâm của sổ tính Excel giúp bạn dễ dàng truy

cập các câu lệnh.

Với cách bố trí các lệnh của Excel một cách logic, bạn không cần phải tốn nhiều

công sức tìm câu lệnh thích hợp cho các thao tác dù đơn giản hay phức tạp.

Bảng dưới đây mô tả một vài thẻ được bố trí trên thanh ribbon.

Các Tab trên thanh

Ribbon

Mô tả

File Dùng để hiển thị Backstage, chứa các câu lệnh thông

dụng nhất trong Excel như in ấn, lưu, tạo mới hay

chia sẻ sổ tính.

Home Thực hiện các chức năng cơ bản như định dạng

bảng, thêm/sửa style, thêm các định dạng căn bản

cho ô dữ liệu.


II

GV

ie

tN

am

Insert Thêm các đối tượng vào trong sổ tính như bảng, biểu

đồ, ký hiệu, các hình minh họa, văn bản, liên kết, …

Page layout Dùng để thiết lập trang tính, thay đổi bố cục, hướng

của trang tính và các tùy chọn liên quan.

Formulas Tạo các công thức sử dụng các hàm có sẵn trong

Excel 2010 và được phân loại thành các nhóm công

thức.

Data Dùng để kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài và tải

dữ liệu từ các nguồn đó vào bảng tính Excel.

Review Cho phép xem lại các trang tính Excel, cung cấp các

công cụ như kiểm tra chính tả, dịch,…

View Cho phép ẩn/hiện các đường ngăn cách (gridlines)

các ô trong trang tính, cung cấp các công cụ để hiển

thị cửa sổ trang tính và cửa sổ ứng dụng Excel.

ScreenTips ScreenTip là một đoạn văn bản giải thích vắn tắt chức năng của một câu lệnh khi bạn

di chuyển chuột qua vùng diện tích hiển thị của câu lênh. Chẳng hạn, khi bạn di chuyển qua

chức năng Cut, sẽ có lời giải thích như ở hình vẽ sau:

Hình 16. Màn hình gợi ý ScreenTips


II

GV

ie

tN

am

Backstage View Đây là thành phần giao diện hiển thị khi bạn sử dụng thẻ File, cung cấp một chuỗi

các tùy chọn cho các câu lệnh như hiển thị tính tương thích của sổ tính, quyền hạn và thông

tin về phiên bản của Excel. Giao diện Backstage View cho phép đơn giản hóa việc truy cập

vào các chức năng trong Excel và giúp bạn có thể lưu, chia sẻ hay in ấn, xuất bản sổ tính.

Hình 17. Góc hiển thị Backstage mới trong Excel 2010

Các tùy chọn trong Backstage View được mô tả trong bảng dưới đây:

Các tùy chọn trong thẻ File Mô tả

Save, Save As, Open, and

Close

Cho phép bạn lưu sự thay đổi trong sổ tính, lưu sổ

tính với tên file mới ở vị trí bạn muốn, mở sổ tính

cũ hay đóng sổ tính.

Info Hiển thị tùy chọn bảo vệ sổ tính bằng mật khẩu,

kiểm tra các vấn đề về tính tương thích và khả

năng dễ dàng truy cập, quản lý phiên bản và thiết

lập các thuộc tính của sổ tính.


II

GV

ie

tN

am

Recent Liệt kê các sổ tính được truy cập gần đây và cho

phép bạn tùy chỉnh danh sách các sổ tính đã được

mở bằng cách thêm/xóa/sắp xếp.

New Hiển thị tùy chọn để tạo sổ tính mới, truy cập vào

các mẫu sổ tính được dùng gần đây, cho phép bạn

tự thiết kế các mẫu số tính, tạo sổ tính mới dựa

trên sổ tính có trước. Bạn cũng có thể truy cập vào

các mẫu trên trang web Office.com.

Print Hiển thị tùy chọn ở chế độ xem trước hoặc in ấn

trang tính.

Share Cung cấp tùy chọn để lưu sổ tính theo định dạng

của các phiên bản, chia sẻ sổ tính qua email hoặc

SharePoint, xuất bản sổ tính lên server.

Help Truy cập tài nguyên trợ giúp trực tuyến hoặc trợ

giúp ngay trên máy tính của bạn.

Options Hiển thị hộp thoại Excel Options, cho phép tùy

chỉnh giao diện Excel.

Exit Thoát khỏi ứng dụng Excel

Hộp thoại Open Hộp thoại này cho phép tìm kiếm và mở file Excel đang tồn tại sẵn bằng cách dùng

câu lệnh Open trong thẻ File. Bạn có thể chọn thư mục chứa file được xác định trong danh

sách Look In, sau đó chọn file và mở. Danh sách File of type cung cấp tùy chọn để lựa chọn

định dạng file bạn cần mở. Nút Open chứa danh sách các tùy chọn mà bạn muốn file được

mở ra như mở file gốc, mở bản copy của file hay mở file chỉ đọc.

Các thẻ theo ngữ cảnh (Contextual Tabs)

Đây là các thẻ không xuất hiện mặc định trong Excel 2010, nó sẽ xuất hiện khi bạn

chọn một đối tượng xác định như bảng, biểu đồ, các đối tượng đồ họa,…Tùy vào loại đối

tượng bạn chọn thì các thẻ theo ngữ cảnh sẽ hiển thị tương ứng.


II

GV

ie

tN

am

Mục đích của các loại thẻ này là giúp cho bạn đơn giản hóa việc sử dụng các chức

năng của các đối tượng trong Excel. Nghĩa là, các thẻ này chỉ xuất hiện khi bạn cần nó và sẽ

ẩn đi khi bạn không chọn các đối tượng tương ứng.

Thanh công cụ truy cập nhanh (The Quick Access Toolbar)

Mặc định thì thanh công cụ truy cập nhanh nằm trên thanh tiêu đề và hiển thị các

thành phần tích hợp mà bạn hay sử dụng. Bên cạnh các câu lệnh như Save, Undo, Redo thì

bạn có thể tùy chỉnh để thêm những câu lệnh thường dùng vào thanh truy cập nhanh bằng

cách nháy chuột phải vào câu lệnh đó và chọn Add to Quick Access Toolbar

Hình 18.Thanh công cụ truy cập nhanh

Thanh trạng thái (Status bar)

Thanh trạng thái nằm phía dưới cùng trong cửa sổ ứng dụng Excel để chỉ rõ một số

tùy chọn như Cell Mode, End Mode, Page Number, và Macro Recording ở trạng thái

bật/tắt. Khi bạn thao tác với ô dữ liệu, thanh trạng thái thể hiện thông tin của ô bạn đang

chọn như Ready, Edit hay Enter.

Thanh trạng thái có một số đặc điểm được liệt kê ở bảng dưới đây:

Thành phần giao diện Chức năng


II

GV

ie

tN

am

Hiển thị Status Hiển thị giá trị là kết quả của hàm trên một dải các

ô và xác định hành động được thực hiện trên trang

tính.

Nút View Cung cấp tùy chọn để hiển thị trang tính trong bất

kỳ góc hiển thị nào: Normal, Page Layout, và

Page Break Preview

Nút Zoom Out Cho phép bạn hiển thị nội dung của trang tính ở

kích thước nhỏ hơn.

Thanh trượt Zoom Cho phép bạn phóng to/thu nhỏ trang tính đến

kích thước cần thiết

Nút Zoom In Cho phép bạn phóng to nội dung trang tính.

Nút Zoom Cho phép bạn chọn hoặc thiết lập phần trăm

phóng to/thu nhỏ trên thanh trượt Zoom.

Thanh công thức

Thanh công thức nằm dưới thanh ribbon, chứa các nút Name Box, nút Insert

Function và ô nhập công thức Formula Bar. Hộp Name Box hiển thị tên của ô bạn chọn,

Nút Insert Function hiển thị tùy chọn để thêm 1 hàm và ô nhập công thức Formula Bar cho

phép bạn hiển thị và chỉnh sửa nội dung của ô bạn đang chọn.

Thực hành Chỉ ra các thành phần trong giao diện người dùng

File dữ liệu: Thong tin nhan vien.xlsx

Tình huống

Bạn cần nhập thông tin nhân viên trong công ty của bạn vào sổ tính Excel. Bạn trước

đây chưa từng quen với phiên bản Excel này và bây giờ là lúc để làm quen với các thành

phần trong Excel.

Bạn sẽ thực hiện Cách thực hiện chi tiết

1. Khám phá góc nhìn Backstage và mở

sổ tính.

a. Chọn Start→All

Programs→Microsoft

Office→Microsoft Excel 2010 để


II

GV

ie

tN

am

mở ứng dụng Excel 2010

b. Trong hộp thoại User Name chọn

OK.

c. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ File để

hiển thị góc nhìn Backstage.

d. Quan sát cửa sổ chứa các tùy chọn để

lưu, mở, in ấn, chia sẻ và đóng sổ

tính.

e. Từ tùy chọn trên thẻ File, chọn New.

f. Hiển thị tất cả các mẫu trong

Microsoft Excel.


II

GV

ie

tN

am

g. Chọn Open để mở hộp thoại

Open.

h. Di chuyển đến thư mục Practices-

Excel 2010-Phan co ban, chọn file

“2.1. Thong tin nhan vien.xlsx”.

2. Khám phá thẻ

Ribbon

a. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Page

Layout để hiển thị các câu lệnh

b. Quan sát các nhóm Themes, Page

Setup, Scale to Fit, Sheet Options, và Arrange.

c. Trong nhóm Page Setup đặt chuột


II

GV

ie

tN

am

lên Margins để xem chú thích

ScreenTip.

d. Chọn các thẻ khác trên thanh Ribbon

để xem các nhóm và các câu lệnh.

3. Khám phá thanh công cụ Quick

Access.

a. Trên thanh công cụ Quick Access,

đặt chuột qua các nút để xem mô tả.

b. Chọn danh sách Customize Quick

Access Toolbar.

c. Xem các chọn và chọn mũi tên danh

sách Customize Quick Access

Toolbar để đóng danh sáchs.

https://contenthub.elementk.com/content/book/32191/ek_content/ecourseware/enus/enus_084576/images/g08457601-6.png?accessKey=BKEMFCSB&studentId=1010625325&src=http://www.yourlearninghub.com






II

GV

ie

tN

am

4. Khám phá thanh trạng

thái.

a. Trên thanh trạng thái, đặt con trỏ

chuột qua mỗi nút hiển thị về phía

bên trái của thanh trượt Zoom để

xem mô tả.

b. Chọn nút Page Layout để thay đổi

bố cục của trang tính..

c. Chọn nút Zoom In trên thanh trượt

Zoom.

d. Quan sát phần trăm phóng to lên

110%.

e. Chọn nút Zoom Out và chuyển

phóng to về kích thước 100%.

f. Chọn thẻ File và chọn Close để đóng

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề B. Tùy chỉnh giao diện Microsoft Excel

2010 Ở phần trên, bạn đã được giới thiệu các thành phần căn bản trong giao diện của

Excel 2010, bạn đã có thể bước đầu tạo và thao tác với dữ liệu trên các trang tính. Nếu bạn

cảm thấy giao diện của Excel chưa đáp ứng được yêu cầu về công việc hay thứ tự của các

dòng công việc thì bạn có thể tự thay đổi hay cá nhân hóa giao diện Excel 2010.

Vậy làm cách nào để bạn có thể cá nhân hóa giao diện theo nhu cầu công việc?

Hộp thoại Excel Options Hộp thoại Excel Options cung cấp cho bạn các tùy chọn để tùy chỉnh và cấu hình

giao diện Excel, được chia làm 10 nhóm tùy chỉnh:

Hình 19. Hộp thoại Excel Options


II

GV

ie

tN

am

Các nhóm tùy chỉnh này được giải thích chi tiết trong bảng dưới đây

Các tùy chỉnh Cung cấp chức năng

General Cho phép thiết lập các đặc điểm chung như hiển

thị công cụ Mini, thay đổi dải màu sắc trong giao

diện hay tùy chỉnh thay đổi phong cách của

ScreenTip.

Formulas Dùng để tính toán công thức, quản lý độ thực thi

và điều khiển lỗi.

Proofing Thiết lập cách Excel chỉnh sửa và định dạng văn

bản

Save Tùy chỉnh hóa chức năng lưu dữ liệu trong sổ tính

Language Thiết lập ngôn ngữ ưu tiên.

Advanced Thiết lập các tùy chỉnh nâng cao như tùy chỉnh

chế độ chỉnh sửa, chất lượng và kích thước ảnh, in

ấn và hiển thị tùy chọn.

Customize Ribbon Cá nhân hóa hay tùy chỉnh thanh ribbon

Quick Access Toolbar Tùy chỉnh Quick Access Toolbar.

Add-Ins Quản lý các chương trình bổ trợ cho Excel

Trust Center Truy cập thông tin về bảo vệ tính riêng tư và bảo

mật máy tính, đồng thời cho phép thiết lập bảo

mật và tính riêng tư.

Như bạn thấy, chúng ta có các tùy chỉnh để thay đổi hay cá nhân hóa giao diện người

dùng của Excel ở bảng trên. Bây giờ chúng ta sẽ xem các bước chi tiết dưới đây:

Các bước để tùy chỉnh giao diện của Quick Access Toolbar:

1. Hiển thị hộp thoại Excel Options.

Chọn thẻ File và chọn Options hoặc;

Từ danh sách Customize Quick Access Toolbar, chọn More Commands.

2. Trong hộp thoại Excel Options, chọn Quick Access Toolbar.


II

GV

ie

tN

am

3. Từ danh sách Choose commands from, chọn nhóm câu lệnh sẽ được thêm vào

Quick Access toolbar.

4. Trong danh sách Choose commands from chọn câu lệnh mong muốn và chọn Add

để thêm câu lệnh vào Quick Access Toolbar.

5. Chọn OK để đóng hộp thoại Excel Options.

Các bước để thay đổi vị trí Quick Access Toolbar:

1. Hiển thị hộp thoại Excel Options.

2. Chọn Quick Access Toolbar.

3. Chọn hoặc không chọn ô Show Quick Access Toolbar below the Ribbon để đặt

Quick Access Toolbar phía trên hay dưới thanh ribbon

4. Chọn OK để đóng hộp thoại Excel Options

Các bước để thêm một nhóm vào Quick Access Toolbar:

1. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ có nhóm bạn muốn thêm.

2. Trong nhóm đó, nháy chuột phải vào vùng văn bản bên dưới các nút và chọn Add to

Quick Access Toolbar.

Các bước để tùy chỉnh thanh trạng thái

1. Chạy ứng dụng Excel.

2. Nháy chuột phải vào thanh trạng thái.

3. Chọn các thiết lập bạn muốn.

4. Chọn ra ngoài menu để đóng thiết lập.

Các bước để tùy chỉnh thiết lập lưu sổ tính Excel

1. Hiển thị hộp thoại Excel Options và chọn Save.

2. Trong vùng Customize how workbooks are saved, trong phần Save workbook,

chọn các thiết lập bạn muốn.

3. Chọn OK để lưu thay đổi và đóng hộp thoại Excel Options.


II

GV

ie

tN

am

Thu gọn tối thiểu thanh ribbon

Mặc dù bạn không thể di chuyển hay ẩn thanh ribbon thì bạn vẫn có thể thu gọn

diện tích hiển thị của ribbon đến tối thiểu để có thêm không gian làm việc. Để làm được việc

này, bạn chọn nút Minimize The Ribbon nằm phía trên thanh ribbon. Cách khác là bạn có

thể nháy đúng vào thẻ bạn đang chọn hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + F1. Giao diện của Excel

sẽ hiển thị các thẻ, còn các nhóm câu lệnh và các câu lệnh bị ẩn đi. Để phục hồi bạn có thể

chọn thẻ bất kỳ rồi nháp đúp hoặc dùng tổ hợp phím ở trên.

Thực hành Tùy chỉnh giao diện người dùng của Excel 2010

File dữ liệu: 2.1. Thong tin nhan vien.xlsx

Tình huống

Bạn đã biết các thành phần giao diện căn bản của Excel và lúc này bạn muốn tùy

chỉnh giao diện như đưa các câu lệnh New, Open và Close lên thanh công cụ Quick Access

để tăng hiệu quả làm việc. Bạn cũng muốn đặt nhóm Alignment lên thanh công cụ Quick

Access và tùy chỉnh thanh trạng thái để ấn/hiện thông tin.

Bạn thực hiện Cách thực hiện

1. Thêm các câu lệnh cần thiết vào thanh

công cụ Quick Access.

a. Chọn thẻ File và chọn

Options.

b. Trên hộp thoại Excel Options, chọn

Quick Access Toolbar.


II

GV

ie

tN

am

c. Bên dưới danh sách Choose

commands from, chọn Open.






II

GV

ie

tN

am

d. Chọn Add để thêm câu lệnh Open

vào thanh công cụ Quick Access.

e. Bên dưới danh sách Choose

commands from, chọn New và chọn

Add để thêm câu lệnh New vào thanh


f. Từ danh sách Choose commands

from chọn thẻ File.

g. Bên dưới danh sách Choose

commands from, chọn Close và chọn

Add để thêm câu lệnh Close vào

thanh công cu Quick Access.














II

GV

ie

tN

am

h. Chọn OK để đóng hộp thoại Excel

Options.

i. Quan sát các câu lệnh được thêm vào

thanh công cụ Quick Access.

2. Tùy chỉnh thanh trạng

thái.

a. Nháy chuột phải vào bất kỳ vị trí nào

trên thanh trạng thái để hiển thị thực

đơn tùy chọn.

b. Chọn Caps Lock.

c. Kiểm tra có đánh dấu bên cạnh Caps

Lock, để thể hiện Caps Lock đã được

thêm vào thanh trạng thái.

d. Chọn Maximum và Minimum để

thêm vào thanh trạng thái

e. Từ thực đơn, chọn Zoom để ẩn đi tùy

chọn phóng to/thu nhỏ trang tính
















II

GV

ie

tN

am

f. Đóng thực

đơn.

3. Mở

file.


Open.

b. Di chuyển đến thư mục “Practices-

Excel 2010-Phan co ban”

c. Chọn file “2.1. Thong tin nhan

vien.xlsx” và chọn Open.

4. Thêm nhóm Alignment vào thanh


a. Trên thẻ Home, trong nhóm

Alignment, nháy chuột phải vào

Alignment và chọn Add to Quick

Access Toolbar.

b. Trên thanh công cụ Quick Access

toolbar, chọn nút Alignment, để

mở nhóm Alignment.

c. Quan sát tất cả các tùy chọn trong

nhóm Alignment đã truy cập được từ

thanh công cụ Quick Access.

d. Chọn nút Alignment để đóng nhóm

Alignment.

5. Thiết lập vị trí mặc định để lưu sổ tính

Excel.


Options.

b. Trong hộp thoại Excel Options, chọn

Save.

c. Trong vùng Save workbooks, trong ô

Default file location, chọn 3 lần, gõ

vị trí bạn muốn lưu sổ tính và chọn

OK.

d. Chọn thẻ File và chọn Close để đóng

file.


https://contenthub.elementk.com/content/book/32191/ek_content/ecourseware/enus/enus_084576/images/i0845761-11.png?accessKey=BKEMFCSB&studentId=1010625325&src=http://www.yourlearninghub.com












II

GV

ie

tN

am

Chủ đề C. Làm việc với các ô trong Excel 2010

Sau khi đã bạn đã quen thuộc với các thành phần giao diện trong môi trường Excel,

chúng ta sẽ tiếp tục làm với với các trang tính để các bạn có thể thao tác, duyệt dữ liệu trên

trang tính và làm việc với các ô trong trang tính.

Một số thao tác căn bản với bàn phím khi bạn muốn di chuyển đến một ô hay một

dải các ô.

Để di chuyển đến Phím cần thực hiện

Một ô về phía bên trái/phải/lên/xuống Các phím mũi tên tương ứng

trái/phải/lên/xuống.

Di chuyển đến cột A trong dòng Nhấn phím Home

Di chuyển lên hay xuống một trang màn

hình

Page Down hoặc Page Up

Di chuyển màn hình về phía trái/phải Di chuyển sang trái: Alt+Page Up

Di chuyển sang phải: Alt+Page Down

Di chuyển đến một ô bên phải Nhấn phím Tab

Di chuyển đến một ô bên trái Nhấn phím Shift+Tab

Di chuyển đến ô A1 Ctrl+Home

Ngoài ra, bạn cũng nên biết cách chọn một ô hoặc dải các ô

Lựa chọn Hành động

Chọn một ô đơn Nháy chuột vào ô cần chọn

Chọn nội dung trong ô Nháy đúp chuột vào ô để đặt vị trí cần chọn trong ô và

nháy đúp lần nữa để chọn nội dung của ô. Cách khác là

bạn có thể chọn nội dung của ô trên thanh Formula

Bar.

Chọn một dải các ô liên tiếp Chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift, di chuyển đến ô cuối

cùng trong dải ô cần chọn. Cách khác là bạn có thể


II

GV

ie

tN

am

chọn một ô bằng chuột rồi kéo đến ô cuối cùng trong

dải dữ liệu cần chọn.

Chọn các ô không liên tiếp Chọn ô đầu tiên trong dải, nhấn phím Ctrl, di chuyển

đến ô tiếp theo và chọn. Cách khác là dùng nút Ctrl và

nháy chuột vào các ô cần chọn.

Chọn cả trang tính Chọn nút Select All ở phía dưới Name Box hoặc dùng

tổ hợp phím Ctrl+A.

Thực hành Làm việc với các ô trong Excel

File dữ liệu: 2.1. Thong tin nhan vien.xlsx

Tình huống

Bạn là nhân viên phòng nhân sự của một công ty, bạn cần tìm ngày tuyển dụng của

nhân viên và chi tiết của những nhân viên mới trong công ty. Bên cạnh đó, bạn cũng muốn

tìm tổng số giờ mà các nhân viên đã làm trong tuần trước.

Bạn thực hiện Cách bạn thực hiện công việc

1. Mở file “2.1. Thong tin nhan

vien.xlsx”

a. Chọn thẻ File và chọn Open.

b. Trong thư mục “Practices-Excel

2010-Phan co ban”, chọn file “2.1.

Thong tin nhan vien.xlsx”.

2. Xem các ô xác định trong trang a. Dùng thanh cuộn đứng để di chuyển


II

GV

ie

tN

am

tính.

xuống dòng cuối.

b. Chọn tiêu đề dòng, 98 để chọn bản

ghi cuối cùng và xem chi tiết của

nhân viên mới nhất trong công ty

c. Trên thanh Formula Bar, chọn

Name Box.

d. Gõ G50 và nhấn Enter để di chuyển

đến ô G50 để xem ngày tuyển dụng

của nhân viên, Lance Davies.

e. Giữ Ctrl và nhấn Home để di

chuyển đến vùng bắt đầu của trang

tính.

f. Cuộn sang phải để xem dữ liệu trong

ô P4 và P5.

3. Chọn dải các

ô.

a. Cuộn sang bên trái và chọn

B4.

b. Giữ phím Shift và chọn ô

D12.

4. Chọn cả trang

tính.

a. Ở phía góc trên bên trái của trang

tính, bên dưới ô Name Box, chọn

nút Select All, để chọn cả trang

tính.

b. Chọn thẻ File và chọn

Close.






II

GV

ie

tN

am

Chủ đề D. Nhập dữ liệu và thao tác căn bản với dữ

liệu trong trang tính

Việc tiếp theo cần thực hiện là bạn phải hiểu rõ cách thức nhập dữ liệu vào Excel

2010. Các bạn sẽ được giới thiệu cách thức nhập dữ liệu, các kiểu dữ liệu trong Excel hay

lưu sổ tính Excel.

Các khái niệm cơ bản khi nhập dữ liệu trong Excel

Tên của ô (Cell Names)

Trong Excel thì bạn có thể chọn đến một ô hay dải các ô thông qua tên của ô hay dải

các ô đó. Tên của ô không phân biệt chữ hoa, chữ thường và lên đến 255 ký tự. Bạn có thể

sử dụng tên của ô trong phần Name Box và Enter để di chuyển đến ô cần thao tác.

Kiểu dữ liệu

Excel cho phép bạn nhập 3 kiểu dữ liệu trong một ô, gồm có các nhãn, các giá trị

hay ngày tháng thời gian. Trong đó:

Nhãn là kiểu dữ liệu dạng văn bản, chứa các ký tự, số và các ký hiệu,

thường sử dụng để hiển thị tiêu đề định danh cho dòng và cột.

Giá trị là kiểu dữ liệu dùng để tính toán.

Ngày tháng, thời gian là kiểu dữ liệu cho phép hiển thị thông tin về ngày

giờ, cũng có thể thực hiện các phép tính như thêm/bớt ngày tháng/thời

gian,…

Tùy thuộc vào cách bạn gõ giá trị dữ liệu, Excel tự động chọn kiểu dữ liệu cho bạn.


II

GV

ie

tN

am

Câu lệnh Save và Save As

Câu lệnh Save sử dụng để lưu một sổ tính mới hoặc lưu các thay đổi với sổ tính

đang thao tác với tên cũ. Trong khi đó, câu lệnh Save As sử dụng để lưu một file đang tồn tại

với một tên khác, có thể tại một vị trí khác và kiểu dữ liệu khác. Bạn có thể dùng thẻ File để

truy xuất 2 câu lệnh này.

Chú ý: Nếu lần đầu bạn lưu tài liệu mới thì hộp thoại Save As sẽ tự động hiển thị.

Các định dạng file Excel 2010

Excel cung cấp cho bạn một danh sách các định dạng file mở rộng để lưu sổ tính

Excel. Có một số định dạng file mới được thêm vào trong phiên bản này như XML Data và

Excel Binary Workbook. Các định dạng này sẽ nén file Excel và làm giảm kích thước file

cũng như cho phép bạn bảo mật dữ liệu, phục hồi các file lỗi.

Loại file Mô tả

Excel Workbook (.xlsx) Kiểu file mặc định của Excel 2010.

Excel Macro-Enabled

Workbook (.xlsm)

Kiểu file XML đơn giản, lưu trữ các file chương trình

macro, hỗ trợ ngôn ngữ lập trình VBA. Trong đó,

Macro là các câu lệnh Excel để tự động hóa các thao

tác lặp lại nhiều lần, VBA là ngôn ngữ lập trình để

chỉnh sửa macro.

Excel 97–2003 Workbook

(.xls)

Loại file được sử dụng để lưu file theo định dạng

tương thích với các phiên bản trước của Excel.

Excel Template (.xltx) Là loại file mặc định của các file mẫu, được sử dụng

để lưu nội dung, bố cục, định dạng của sổ tính Excel.

Excel Macro-Enabled

Template (.xltm)

Loại file mặc định của mẫu có hỗ trợ macro.

Excel Binary Workbook

(.xlsb)

Loại file nhị phân của Excel 2010.

Excel 97–2003 Template

(.xlt)

Loại file cho phép lưu file mẫu Excel hỗ trợ phiên

bản trước.


II

GV

ie

tN

am

PDF (.pdf) Loại file cho phép bạn lưu file Excel dưới dạng tài

liệu Adobe Portable Document Format.

Các bước chi tiết để bạn có thể nhập dữ liệu trong sổ tính Excel

Các bước để tạo sổ tính và gõ dữ liệu

Chọn thẻ File, chọn New.

Trong vùng Available Template, dưới nút Home, chọn Blank workbook.

Trong vùng Blank workbook, chọn Create.

Trong trang tính mới, gõ dữ liệu bạn cần.

Sử dụng các kỹ thuật di chuyển bằng chuột hoặc bàn phím đến các ô mà bạn muốn

gõ dữ liệu.

Các bước tham chiếu đến tên của ô

Trong ô Name Box, gõ tên ô hoặc tham chiếu ô

Nhấn Enter.

Các bước để kiểm tra tương thích trên sổ tính

Chọn thẻ File, chọn Info.

Trong vùng Prepare for Sharing, chọn Check Compatibility trong danh sách

Check for Issues.

Trong hộp thoại Microsoft Excel – Compatibility Checker, duyệt qua các đặc

điểm không được hỗ trợ trong phiên bản XLS và chọn OK.

Thực hành Nhập dữ liệu trong sổ tính Excel

Tình huống

Bạn cần tạo ra tài liệu chứa thông tin bán hàng của công ty trong quý thứ nhất và

quý thứ hai. Sau đó, bạn cần gửi bản sao của tài liệu này cho đồng nghiệp và đồng nghiệp

của bạn đang dùng phiên bản Excel 2003. Bạn cần đảm bảo đồng nghiệp của bạn cũng có thể

đọc được file bạn gửi.


II

GV

ie

tN

am


1. Tạo ra sổ tính

mới.


New.

b. Trong vùng Available Templates,

chọn Blank workbook.

c. Trong vùng Blank workboo, chọn

Create.

2. Nhập tiêu đề

cột.

a. Nháy đúp vào ô A1, Nhập Name

và nhấn Tab.


II

GV

ie

tN

am

b. Bạn chuyển sang ô

B1.

c. Nháy đúp vào ô B1, nhập Region

và nhấn Tab.

d. Nháy đúp vào ô C1, nhập Q1 và

nhấn Tab.

e. Nháy đúp vào ô D1, nhập Q2 và

nhấn Enter.

3. Nhập tên của nhân

viên.

a. Nháy đúp vào ô A3, nhập Simon

và nhấn Enter.

b. Nháy đúp vào A4, nhập Barbara

và nhấn Enter.

c. Nháy đúp vào ô A5, nhập Alice và

nhấn Enter.


II

GV

ie

tN

am

4. Nhập vùng dữ

liệu.

a. Nháy đúp vào ô

B3.

b. Nhập East và nhấn Enter.

c. Trong ô B4 và B5, nhập North và

West tương ứng.

5. Nhập giá trị bán hàng cho quý 1

và quý 2

a. Nháy đúp vào ô

C3.

b. Nhập 14815 và nhấn Enter.


II

GV

ie

tN

am

c. Nháy đúp vào ô C4, nhập 24500

và nhấn Enter.

d. Nháy đúp vào ô C5, nhập 20900

và nhấn Enter.

e. Nhập các giá trị vào quý 2 tương

ứng là 13100, 25600, và 22600

trong các ô D3, D4, và D5.


II

GV

ie

tN

am

6. Lưu sổ tính thành định dạng

khác

a. Chọn thẻ File và chọn Save As để

hiển thị hộp thoại Save As.

b. Trong ô File name, nhập Ledger

và chọn Save.

c. Trong thẻ File, chọn Save As để

hiển thị hộp thoại Save As.

d. Từ danh sách Save as type, chọn

Excel 97–2003 Workbook (*.xls) và chọn lưu theo định dạng .xls.

e. Đóng file

Chủ đề E. Chức năng trợ giúp trong Excel Sau một thời gian làm việc với Excel, bạn nhận ra rằng không có cách nào để nhớ

hết tất cả các thao tác và chức năng Excel hỗ trợ một cách chi tiết. Để giải quyết điều này,

khi bạn cần tham khảo chi tiết một chức năng nào đó, Excel cung cấp một hệ thống trợ giúp

hoàn chỉnh để bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Cửa sổ Excel Help Bạn có thể sử dụng nút Microsoft Excel Help ở phía góc trên bên phải cửa sổ ứng

dụng Excel, hoặc nhấn F1, để mở cửa sổ trợ giúp Excel Help. Bạn có thể tìm thấy câu trả lời

mình cần bằng cách tìm kiếm thông tin trực tuyến hay ngay trong máy của bạn.


II

GV

ie

tN

am

Hình 20. Cửa sổ trợ giúp Excel

Bảng sau sẽ mô tả chi tiết các thành phần trong cửa sổ trợ giúp Excel

Vùng tìm kiếm Chi tiết

All Excel Thông tin từ chức năng trợ giúp trực tuyến hoặc trên

máy tính của bạn đã được cài đặt.

Excel Help Thông tin trợ giúp trực tuyến và trên máy tính của bạn,

bạn không di chuyển trực tiếp vào trang Web hỗ trợ trực

tuyến.

Excel Templates Các mẫu ví dụ trên trang web Office trực tuyến.

Excel Training Các bài huấn luyện mẫu trên Web trực tuyến.

Developer Reference Tham khảo, ví dụ để lập trình viên có thể đưa ra các giải

pháp tùy chỉnh.


II

GV

ie

tN

am

Để có thể xây dựng các kỹ năng làm việc với Excel 2010 tốt, bạn cần sử dụng chức

năng trợ giúp thường xuyên.

Thực hành Chức năng trợ giúp trong Excel

Trước khi thực hiện bài này, bạn cần có kết nối Internet để truy cập trợ giúp trực

tuyến của Excel.

Tình huống

Bạn mới làm việc với Excel và bạn muốn được trợ giúp để có thêm thông tin hỗ trợ

cho thanh Ribbon. Bạn cũng nhận ra là có rất nhiều phím tắt hữu dụng trong Excel để làm

nâng cao hiệu quả công việc. Bạn quyết định sẽ sử dụng tính năng trợ giúp để tìm kiếm

thông tin hiệu quả hơn


1. Tìm kiếm thông tin về thanh

Ribbon.

a. Ở góc trên bên phải của cửa sổ

Excel, chọn nút Microsoft Excel

Help.

b. Mở rộng cửa sổ Excel

Help.

c. Trong cửa sổ Excel Help, trong ô

Type words to search for, nhập

ribbon và chọn Search.

d. Trong danh sách kết quả, chọn liên

kết Minimize the Ribbon để đọc

chi tiết.

2. Tìm kiếm thông tin phím tắt của

Excel.

a. Trong cửa sổ trợ giúp Excel Help,

trên thanh công cụ, chọn nút Show

Table of Contents.

b. Trong vùng Table of Contents,

chọn liên kết Accessibility.

c. Dưới Accessibility, từ danh sách

các liên kết hiển thị, chọn Use the

keyboard to work with Ribbon

programs.


II

GV

ie

tN

am

d. Trong vùng bên phải, cuộn xuống

để xem thông tin về các câu lệnh

trên thanh Ribbon bằng phím tắt.

e. Ở góc trên bên phải cửa sổ Excel

Help, chọn nút Close để đóng cửa

sổ trợ giúp.

Tổng kết

Trong chủ đề này bạn đã được tìm hiểu chi tiết các thành phần giao diện căn bản

trong Excel 2010 cũng như cách thức để tùy chỉnh cách thành phần này.

Bên cạnh đó, bạn cũng biết cách nhập dữ liệu và thực hiện những thao tác căn bản

với dữ liệu trong các ô dữ liệu của Excel.

Excel 2010 cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích và bạn cần biết cách sử dụng tính

năng trợ giúp trong Excel để có thể tham khảo và thực hiện được một tính năng bất kỳ. Chủ

đề này cũng đã đề cập đến tính năng trợ giúp và cách thức tìm kiếm thông tin mà bạn thực

hiện thông qua chức năng trợ giúp đầy đủ trong Excel 2010.

61 Thực hiện tính toán trong sổ tính Excel 2010

II

GV

ie

tN

am

Bài 3. Thực hiện tính toán trong sổ tính Excel.

Giới thiệu

Một trong những mục đích chính mà người dùng mong muốn khi sử dụng Excel là

thao tác tính toán một cách hiệu quả trên các kiểu dữ liệu khác nhau. Excel cung cấp rất

nhiều tính năng hữu ích, giúp bạn giảm thiểu các lỗi phát sinh khi tính toán với lượng dữ liệu

lớn và giảm thời gian xử lý dữ liệu với độ hiệu quả và chính xác cao hơn.


Sau khi hoàn thành chủ đề này, bạn có thể:

Tạo công thức căn bản trong Excel.

Sử dụng hàm để tính toán dữ liệu trong trang tính.

Sao chép công thức và hàm.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề A. Tạo công thức căn bản trong Excel Khi tính toán bằng cách thủ công, bạn sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian và dễ dàng đối

mặt với nhiều lỗi phát sinh. Trong khi đó, Excel cung cấp cho bạn những cách thức rất dễ

dàng để thực hiện tính toán nhah chóng, hiệu quả bằng cách hỗ trợ các công thức để bạn thao

tác trong trang tính.

Công thức trong Excel Công thức trong Excel là một tập hợp các câu lệnh toán học sử dụng để tính toán dữ

liệu trong trang tính Excel. Tất cả các công thức trong Excel bắt đầu với dấu “=”, sau đó là

các thành phần như toán tử, hàm, tham chiếu, hằng số. Một công thức trong Excel có thể

chứa một vài hoặc tất cả các thành phần trên. Khi dữ liệu thay đổi thì kết quả của công thức

cũng tự động thay đổi theo.

Chúng ta sẽ xem kỹ hơn các thành phần trong công thức Excel:

Thành phần Mô tả

References Địa chỉ của ô hay dải các ô trong trang tính, dùng để

tham chiếu đến vị trí các dữ liệu cần tính toán.

Operators Các ký hiệu dùng để thực hiện các phép tính như “+”,

“-”, “*”, “/”,…

Constants Các giá trị dạng số hoặc văn bản mà không thay đổi

trong công thức.

Functions Các hàm được hỗ trợ trong Excel để đơn giản hóa các

phép tính phức tạp.

Toán tử toán học là các ký hiệu hay các dấu biểu diễn các phép tính căn bản trong

Excel.

Toán tử toán học Chức năng

Plus sign ( + ) Cộng

Minus sign ( - ) Trừ


II

GV

ie

tN

am

Asterisk ( * ) Nhân

Forward slash ( / ) Chia

Caret symbol ( ^ ) Lũy thừa

Open and closed parentheses

( )

Nhóm các câu lệnh

Để tạo công thức, bạn thực hiện theo các bước:

Chọn ô cần nhập công thức.

Gõ dấu “=” để Excel hiểu nội dung bạn muốn đưa vào là công thức, nhập các thành

phần thích hợp trong công thức

Nhấn Enter sau khi công thức hoàn thiện.

Thực hành Tạo công thức căn bản trong Excel

File dữ liệu: 4.1. So cai ke toan.xlsx

Tình huống

Bạn đang làm việc trên sổ tính tổng kết số liệu bán hàng trong năm, gồm có doanh

thu theo quý của từng nhân viên. Quản lý của bạn yêu cầu tổng kết dữ liệu trong các quý.

Bạn thực hiện Cách bạn thực hiện

1. Tính tổng doanh số bán hàng của

nhân viên đầu tiên trong trang tính

qua 4 quý.

a. Chọn ô G3.

b. Nháy đúp và nhập =C3+D3+E3+F3,

nhấn Enter để hiển thị tổng doanh

thu của nhân viên đầu tiên.

c. Quan sát tổng giá trị trong dải ô

C3:F3 được hiển thị trong ô G3.


II

GV

ie

tN

am

2. Tính tổng doanh thu của 2 nhân viên

tiếp theo.

a. Nháy đúp vào ô G4 và nhập

dấu =

b. Chọn ô C4, giữ phím Shift và

dấu +.

c. Chọn ô D4, giữ phím Shift và nhấn

dấu +.

d. Chọn ô E4, giữ phím Shift và nhấn

dấu +.

e. Chọn ô F4 và nhấn Enter để hiển thị

thông tin bán hàng của nhân viên thứ

2. Nhấn Enter.

f. Tương tự, tính tổng doanh thu cho

nhân viên, Alice.

3. Lưu file theo định dạng

XLSX.

a. Chọn thẻ File và chọn Save

As.

b. Trong hộp thoại Save As, trong ô

File name, nhập tên file và nhấn

Save.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề B. Sử dụng hàm trong Excel Đối với những phép tính phức tạp thì việc sử dụng những công thức đơn giản không

còn hiệu quả. Vì vậy, Excel đưa ra khái niệm hàm để giúp bạn xử lý các thao tác tính toán dễ

dàng hơn. Khi sử dụng hàm, bạn có thể tiết kiệm thời gian xử lý vì không còn phải dùng

những công thức lặp lại và giảm thiểu lỗi trong quá trình thao tác.

Excel cung cấp rất nhiều hàm, từ đơn giản đến phức tạp để làm tăng độ chính xác

và tăng tốc độ xử lý dữ liệu.

Định nghĩa hàm Hàm là công thức được xây dựng sẵn trong Excel, dùng để xử lý các thao tác tính

toán. Các thành phần của hàm gồm có tên hàm và các tham số đầu vào. Tên hàm gắn liền với

ý nghĩa của thao tác mà nó cung cấp. Tham số của hàm là các giá trị đầu vào cung cấp dữ

liệu để hàm xử lý, tham số này có thể là số cụ thể hay tham chiếu đến ô, hằng số, các công

thức hay thậm chí là các hàm khác, dữ liệu dạng văn bản hay các giá trị logic.

Ví dụ

=SUM(B3:B9)

Trong đó, SUM là tên hàm, dải tham chiếu B3:B9 là tham số đầu vào của hàm. Ý

nghĩa của hàm này là tính giá trị tổng của các giá trị từ ô B3 đến B9.

Bảng dưới đây mô tả một vài hàm đơn giản trong Excel

Hàm Mô tả

SUM Tổng giá trị của các tham số đầu vào

AVERAGE Tính giá trị trung bình của các tham số.

MIN Tìm giá trị nhỏ nhất của các tham số.

MAX Tìm giá trị lớn nhất của các tham số.

COUNT Tìm số các ô chứa giá trị dạng số trong một dải tham số.


II

GV

ie

tN

am

COUNTA Tìm số các ô chứa bất kỳ loại dữ liệu nào trong một dải

các tham số, không tính các ô trống.

Trong Excel hỗ trợ các nhóm hàm khác nhau, được đặt trong thẻ Formulas, các

nhóm hàm này dễ dàng được truy xuất thông qua Function Library (bộ sưu tập hàm) bằng

cách nhấn nút Insert Function.

Các bước để áp dụng công thức sử dụng tính năng Formula AutoComplete

Chọn ô bạn cần nhập công thức.

Trong trang tính, gõ dấu “=” và ký tự đầu tiên của tên hàm.

Trong danh sách AutoComplete, nháy đúp vào hàm để chọn và gõ công thức.

Xác định tham số cho hàm

Gõ ký tự “)” và Enter để kết thúc.

Các bước để áp dụng công thức sử dụng Function Library

Chọn ô bạn cần nhập công thức.

Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Formulas.

Trong nhóm Function Library, chọn Insert Function để hiển thị hộp thoại Insert

Function.

Trong danh sách Select a function, chọn hàm tương ứng và chọn OK để hiển thị

hộp thoại Function Arguments.

Trong hộp thoại Function Arguments, nhập các tham số tương ứng và chọn OK.

Thực hành Tính các giá trị sử dụng các hàm


Tình huống

Bạn cần tạo ra trang tính để đo năng lực bán hàng của nhân viên. Bạn muốn trang

tính hiển thị các giá trị bán hàng trung bình, cao nhất và thấp nhất của năm tài chính. Để làm

việc này, bạn sẽ tính trên 3 nhân viên đầu tiên và mở rộng cho các nhân viên còn lại.


II

GV

ie

tN

am

Bạn thực hiện Các bước thực hiện

1.

Tính giá trị bán hàng trung bình của

nhân viên đầu tiên trong trang tính sử

dụng hàm.

a. Nháy đúp vào ô H3 và nhập =av

b. Trong danh sách AutoComplete,

nháy đúp vào AVERAGE.

c. Trong trang tính, chọn ô C3, giữ

phím Shift, chọn ô F3.

d. Nhập dấu “)” và nhấn Enter để hiển

thị doanh số bán hàng trung bình của

nhân viên đầu tiên.

2. Tính giá trị bán hàng cao nhất của


a. Chọn ô

I3.

b. Trên thẻ Formulas, trong nhóm

Function Library, chọn Insert

Function.

c. Trong hộp thoại Insert Function,

trong danh sách Select a function,

chọn MAX và chọn OK.

d. Kéo hộp thoại Function Arguments

ra xa vùng dữ liệu để hiển thị các

dòng dữ liệu đầu tiên.

e. Chọn dải ô


II

GV

ie

tN

am

C3:F3.

f. Trong hộp thoại Function

Arguments, trong ô Number1, kiểm

tra ô tham chiếu được hiển thị và

chọn OK.

g. Quan sát cột Highest đã hiển thị giá

trị bán hàng cao nhất trong 4 quý.

3. Tính giá trị bán hàng thấp nhất của


a. Chọn ô

J3.


Function Library, chọn Insert

Function.

c. Nhấn Delete để xóa nội dung của ô

Search for a function.

d. Nhập Min và chọn

Go.

e. Trong danh sách Select a function

quan sát MIN đã được chọn và nhấn

OK.

f. Kéo hộp thoại Function Arguments


II

GV

ie

tN

am

ra khỏi vùng dữ liệu để nhìn thấy các

dòng dữ liệu đầu tiên.

g. Chọn dải ô

C3:F3.

h. Trong hộp thoại Function

Arguments, trong ô Number1, kiểm

tra ô tham chiếu đã được hiển thị và

chọn OK.

i. Quan sát cột Lowest đã hiển thị giá

trị bán hàng thấp nhất trong 4 quý.


II

GV

ie

tN

am

4. Tính doanh số bán hàng trung bình,

cao nhất và thấp nhất của các nhân

viên Barbara và Alice.

a. Chọn ô

H4.


Function Library, từ danh sách

AutoSum, chọn Average.

c. Chọn dải ô C4:F4. Giữ phím Shift

và chọn ô F4.

d. Nhấn Enter để hiển thị doanh số bán

hàng trung bình của Barbara. Nhấn

Enter.

e. Chọn ô

I4.

f. Từ danh sách AutoSum, chọn

Max.

g. Chọn dải ô C4:F4 và nhấn Enter để

hiển thị doanh thu cao nhất của

Barbara. Giữ phím Shift, chọn ô F4,

và nhấn Enter.

h. Tương tự, tính giá trị bán hàng thấp

nhất của Barbara và các giá trị trung

bình, thấp nhất, cao nhất của Alice.


II

GV

ie

tN

am

i. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề C. Sao chép công thức và hàm Khi xử lý dữ liệu trong Excel, bạn thường phải làm việc với một tập hợp các ô có

chung công thức, chỉ khác tham số đầu vào. Để thực hiện việc này dễ dàng hơn, bạn cần biết

cách sao chép công thức và hàm để sử dụng lại các hàm đã viết mà không cần tạo mới.

Tham chiếu tương đối Tham chiếu tương đối và tham chiếu ô trong công thức mà tham số đó sẽ thay đổi

khi công thức được sao chép đến vị trí ô khác. Tham chiếu tương đối được sử dụng để tạo ra

các công thức mà giá trị là thay đổi. Tham chiếu tương đối chứa địa chỉ của ô.

Chẳng hạn trong công thức

= SUM(D4:D8)

thì tham số D4:D8 là các tham số tương đối.

Tham chiếu tuyệt đối Tham chiếu tuyệt đối là tham chiếu ô trong công thức mà tham số đó không thay đổi

khi công thức được sao chép đến vị trí ô khác. Tham chiếu tuyệt đối được sử dụng trong

công thức mà giá trị của ô cần phải là hằng số khi thực hiện. Để tạo thành tham chiếu tuyệt

đối, bạn cần thêm dấu $ vào trước tiêu đề cột và dòng trong địa chỉ của ô.

Ví dụ:

=SUM($D$4:$D$8)

Các tham số $D$4:$D$8 là tham chiếu tuyệt đối, các tham số này không thay đổi dù

bạn có sao chép công thức.

Tham chiếu hỗn hợp Tham chiếu hỗn hợp là tham chiếu ô mà chứa cả tham chiếu tương đối và tham

chiếu tuyệt đối. Khi công thức được sao chép đến vị trí khác, tham chiếu tương đối sẽ thay

đổi, còn tham chiếu tuyệt đối không thay đổi. Bạn có thể tạo tham chiếu tương đối cho cột,

tham chiếu tuyệt đối cho dòng hoặc ngược lại để tạo tham chiếu hỗn hợp.


II

GV

ie

tN

am

Ví dụ:

=SUM($D4:D$18)

Thực hành Sao chép công thức và hàm


Tình huống

Sau khi tính được giá trị doanh thu trung bình, cao nhất và thấp nhất của một vài

nhân viên, bạn cần áp dụng các công thức đó cho những nhân viên còn lại. Nếu bạn cứ nhập

đi nhập lại công thức với các ô tham chiếu khác nhau tương ứng với các nhân viên khác

nhau thì rất mất nhiều thời gian. Bạn cần sử dụng lại những công thức đã tạo một cách hiệu

quả nhất.


1. Tính tổng doanh thu bán hàng của

tất cả các nhân viên trong năm tài

chính.

a. Chọn ô

G5.

b. Trong ô Formula Bar, quan sát

công thức.

c. Trên thẻ Home, trong nhóm

Clipboard, chọn nút Copy.

d. Chọn ô

G6.

e. Cuộn trang xuống phía dưới, giữ

phím Shift, và chọn ô G26.

f. Trong nhóm Clipboard, chọn

Paste và nhấn Enter.

g. Trong ô Formula Bar, quan sát

công thức trong ô G6 đã chứa tham

chiếu ô mới tương ứng với dữ liệu

của nhân viên khác.

h. Chọn ô H7 để quan sát các giá trị

trước.


II

GV

ie

tN

am

2. Tính doanh thu trung bình của tất

cả các nhân viên trong năm tài

chính.

a. Chọn dải ô H5:J5. Giữ phím Shift

và chọn ô J5.

b. Trên thẻ Home, trong nhóm

Clipboard, chọn Copy.

c. Chọn ô

H6.

d. Giữ phím Shift và chọn ô

J26.

e. Trong nhóm Clipboard, chọn

Paste và nhấn Enter.

f. Quan sát công thức vừa được sao

chép đã chứa các tham chiếu ô mới.

g. Chọn ô K7 để quan sát các

giá trị.

h. Lưu

file.

Tổng kết

Tính năng nổi bật nhất trong tất cả các phiên bản Excel là khả năng xử lý dữ liệu bằng công

thức và hàm để nhanh chóng đưa ra các thông tin tổng kết tuyệt vời. Bạn cũng đã biết cách

sử dụng các loại tham chiếu tuyệt đối, tương đối và hỗn hợp trong hàm để dễ dàng sao chép

công thức cũng như giúp cho kết quả của hàm chính xác.

75 Chỉnh sửa sổ tính Excel 2010

II

GV

ie

tN

am

Bài 4. Chỉnh sửa sổ tính Excel Giới thiệu

Sau khi tạo ra sổ tính, bạn cần biết cách thay đổi nội dung của sổ tính và Excel cung

cấp cho bạn đầy đủ các chức năng để cập nhật dữ liệu mà ít tốn công sức nhất.



Thao tác với dữ liệu trong sổ tính Excel.

Chính sửa các thành phần trong sổ tính.

Tìm kiếm dữ liệu trong trang tính.

Chỉnh sửa chiều cao và độ rộng của dòng và cột.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề A. Thao tác dữ liệu trong sổ tính Excel Excel cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn để thao tác với lượng lớn dữ liệu nhanh

chóng và hiệu quả.

Các câu lệnh Undo và Redo Câu lệnh Undo cho phép bạn hủy các hành động vừa thực hiện và quay trở lại trạng

thái trước đó, còn câu lệnh Redo ngược lại, bạn sử dụng để hủy các hành động Undo vừa

thực hiện. Các câu lệnh này đặt trên thanh công cụ Quick Access.

Excel hỗ trợ bạn thực hiện Undo và Redo lên tới 100 lần gần nhất, tất nhiên, có một

số hành động bạn không thể Undo được như lưu sổ tính Excel. Các phím tắt dành cho Undo

là tổ hợp phím Ctrl+Z và phím tắt cho Redo là Ctrl+Y.

Hình 21. Câu lệnh Undo và Redo

Chức năng Auto Fill Chức năng AutoFill chèn dữ liệu vào một chuỗi các ô. Sau khi bạn chèn dữ liệu vào

một hoặc nhiều ô và sau đó kéo fill handle để chèn dữ liệu vào các ô còn lại. Bạn chỉ cần

nhập dữ liệu vào ô đầu tiên, ô này chứa giá trị bắt đầu, còn giá trị tiếp theo trong ô kế tiếp sẽ

thiết lập quy luật cho chuỗi dữ liệu. Bạn có thể xác định quy luật cho chuỗi dữ liệu được

chèn trong phần tùy chọn của Auto Fill Options.

Fill Handle

Là một ô nhỏ nằm phía góc dưới bên phải để bạn sử dụng kích hoạt chức năng

AutoFill được gọi Fill Handle.

Bảng dưới đây mô tả các tùy chọn cho chức năng Auto Fill


II

GV

ie

tN

am

Tùy chọn Auto Fill Mô tả

Copy Cells Chèn dải ô dữ liệu được chọn với dữ liệu đã có trong ô

hay dải các ô.

Fill Series Chèn dải ô dữ liệu được chọn với chuỗi dữ liệu được xác

định trong các ô.

Fill Formatting Only Chèn dải các ô dữ liệu với các định dạng sử dụng trong

các ô và không chèn dữ liệu.

Fill Without

Formatting

Chèn dải các ô với dữ liệu được chọn mà không chèn

định dạng.

Câu lệnh Clear Câu lệnh Clear trên thẻ Home, nằm trong nhóm Editing cung cấp cho bạn tùy chọn

để xóa định dạng, xóa dữ liệu, chú thích hay xóa cả nội dung và định dạng bằng câu lệnh

Clear All.

Thực hành Thao tác với dữ liệu trong sổ tính


Tình huống

Bạn vừa trình bày bản nháp của trang tính chứa doanh số bán hàng cho người quản

lý, sau khi xem xét, người quản lý của bạn khuyến nghị một vài thay đổi. Bạn cần phải thêm

mã nhân viên vào tất cả các nhân viên. Tuy nhiên, sau khi nhập mã nhân viên, bạn nhận ra

mình đã nhập sai cột. Bạn cần chỉnh lại lỗi và di chuyển dữ liệu về đúng vị trí.


1. Gán mã nhân viên cho tất cả các

nhân viên.

a. Nháy đúp vào ô L3, nhập S1001 và

nhấn Enter để gán mã nhân viên

cho nhân viên đầu tiên.

b. Chọn ô L3, chọn góc dưới bên phải

của ô và kéo đến ô L26 để chèn dữ

liệu cho các ô còn lại.

c. Quan sát mã số nhân viên của các

nhân viên còn lại đã được tăng lên

1.


II

GV

ie

tN

am

d. Chọn ô M5 để quan sát dữ

liệu.

2. Chỉnh sửa nội dung của ô

C8.

a. Nháy đúp vào ô C8, nhập West và

chọn Enter.

b. Lúc này bạn đã nhận ra mình vừa

nhập dữ liệu vào sai vị trí.

3. Hủy thao tác trên ô C8 và chỉnh sửa

lại nội dung của ô B8.

a. Trên thanh công cụ Quick Access

chọn nút Undo hoặc nhấn tổ hợp

phím Ctrl+Z.

b. Chọn ô

B8.

c. Trong ô Formula Bar, nháy đúp

vào đoạn văn bản “Northwest” và

nhập East.

d. Nhấn

Enter.

4. Xóa tên nhân viên “Rachel” và các

dữ liệu tương ứng.

a. Chọn dải các ô A26:K26. Giữ phím

Shift và chọn ô K26.


Editing, từ danh sách Clear,

chọn Clear All.

5. Di chuyển dữ

liệu.

a. Chọn dải ô M1:P3. Giữ phím Shift

và chọn ô P3.

b. Đặt con trỏ chuột trên đường viền

của vùng đang chọn đến khi chuyển

thành con trỏ copy/move, kéo vùng

đã chọn đến dải ô M3:P5.

c. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề B. Chỉnh sửa các thành phần trong sổ tính Bạn có thể chèn và xóa dữ liệu trong dòng hoặc cột bằng các bước:

Chọn một dòng hoặc cột.

Trong thẻ Home, trong nhóm Cells, chọn câu lệnh Insert hoặc Delete.

Bạn cũng có thể chèn hoặc xóa dữ liệu trong dải các ô như sau:

Chọn một dải các ô.

Trong thẻ Home, trong nhóm Cells, trong danh sách Insert hoặc Delete, chọn

Insert Cells hoặc Delete Cells.

Trong hộp thoại Insert hoặc Delete, sử dụng các tùy chọn để dịch các ô lên trên,

xuống dưới, sang trái hay sang phải và nhấn OK.

Thực hành Làm việc với các dòng và cột


Tình huống

Bạn là nhân viên bán hàng của một công ty, bạn đã lưu doanh số bán hàng của quý

đầu tiên trong trang tính. Bạn muốn thêm tiêu đề cho trang tính để nhân viên biết số liệu

tổng hợp. Bạn quyết định sắp xếp lại cột có mã số nhân viên. Bạn cũng muốn xóa thông tin

về nhân viên vì họ không còn nằm trong phòng bán hàng.


1. Thêm 4 dòng trên dòng để thêm tiêu

đề cho trang tính.

a. Chọn dòng đầu tiên trong trang

tính.

b. Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, từ

danh sách Insert, chọn Insert Sheet

Rows.

c. Trong nhóm Cells, chọn Insert 3 lần

để chèn thêm 3 dòng mới.


II

GV

ie

tN

am

d. Trong ô G2, nháy đúp và chọn Sales

Summary và nhấn Enter.

2. Thêm một cột mới để chèn tên đệm

cho nhân viên.

a. Chọn cột

B.

b. Trong nhóm Cells, chọn

Insert.

c. Trong ô A5, nháy đúp vào phần bắt

đầu của văn bản, giữ phím Shift,

chọn phần cuối của ô văn bản và

chọn Delete.

d. Nhập First Name và nhấn

Tab.

e. Trong ô B5, nháy đúp và chọn Last

Name, nhấn Enter.

3. Sắp xếp lại các

cột

a. Trong trang tính, chọn cột

M.

b. Trong thẻ Home, trong nhóm

Clipboard, chọn nút Cut.

c. Chọn cột C, trong nhóm Cells, từ

danh sách Insert, chọn Insert Cut

Cells.

d. Quan sát cột Employee ID đã được

chèn trước cột Region.

4. Xóa dữ liệu của nhân viên

“Leon's”.

a. Chọn dòng

22.


II

GV

ie

tN

am

b. Trong nhóm Cells, chọn

Delete.

c. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề C. Tìm kiếm dữ liệu trong sổ tính Nếu trong sổ tính của bạn có những dữ liệu không chính xác và cần thay đổi, bạn có

thể tìm kiếm thủ công bằng cách duyệt qua các ô. Tuy nhiên, điều này gây ra cho bạn một số

khó khăn khi mất nhiều thời gian và không tìm kiếm đủ dữ liệu. Thay vào đó, Excel cung

cấp cho bạn chức năng để tìm kiếm và thay đổi dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.

Câu lệnh Find Excel cung cấp cho bạn các tùy chọn nâng cao để bạn có thể tìm kiếm các thông tin

xác định.

Tùy chọn Chức năng

The Format button Tìm kiếm định dạng trong sổ tính. Bạn có thể chọn

mũi tên sổ xuống để truy cập vào các tùy chọn Find

Format.

Hạn chế tìm kiếm trên trang tính hiện tại hay trên toàn

bộ sổ tính.

The Search drop-down

list

Xác định tìm kiếm trên dòng hay cột.

The Look In drop-

down list

Xác định mục tiêu tìm kiếm bao gồm công thức, giá trị

hay ghi chú.

The Match Case check

box

Xác định tìm kiếm phân biệt ký tự in hoa/ in thường.

The Match Entire Cell

Contents check box

Xác định tìm chính xác.

Câu lệnh Replace Câu lệnh Replace cho phép bạn thay thế dữ liệu đang tồn tại bằng dữ liệu mới. Bạn

có thể xác định câu lệnh này trên thẻ Home, trong nhóm Editing và trên thực đơn Find &

Select. Bạn cũng có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Các bước chi tiết để tìm và thay thế dữ liệu:


II

GV

ie

tN

am

Trong thẻ Home, nhóm Editing, chọn Find & Select, chọn Replace.

Trong hộp thoại Find and Replace, trong thẻ Replace, trong ô Find what, bạn gõ

dữ liệu muốn tìm.

Trong ô Replace with, nhập dữ liệu mới bạn cần thay thế.

Chọn Find Next để tìm các giá trị tiếp theo trong sổ tính lần lượt.

Bạn có thể chọn Replace hoặc Replace All để thay thế ô đang chọn hay tất cả các

dữ liệu tìm được.

Chọn Close để đóng trang tính.

Thực hành Tìm kiếm dữ liệu trong sổ tính


Tình huống

Có một vài thay đổi bạn cần thực hiện trên trang tính, bạn cần thay đổi dữ liệu mã

nhân viên, đồng thời bạn cần cập nhật dữ liệu của nhân viên Maureen vì nhân viên này đã

chuyển sang vị trí khác. Bạn muốn định vị thông tin mà không cần phải duyệt qua tất cả dữ

liệu trong trang tính.


1. Thêm tên của

ô.

a. Chọn ô

I2.

b. Chọn ô Name Box, nhập Title và

nhấn Enter để đặt tên cho ô.

c. Chọn ô A5 và B5. Giữ phím Shift

và chọn ô B5.

d. Chọn ô Name Box, nhập Name và


e. Chọn ô

A28.

f. Chọn ô Name Box, nhập Beth và


2. Nhảy trực tiếp đến một ô cụ thể mà

không cần duyệt cả trang tính.

a. Trong ô Name Box, nhập Title và

nhấn Enter để hiên thị tiêu đề của

trang tính.

b. Trên ô Formula Bar, quan sát tiêu

đề đã được hiển thị.


II

GV

ie

tN

am

3. Thay thế mã nhân viên “S1020”

bằng giá trị mới “S1028.”

a. Trên thẻ Home tab, trong nhóm

Editing, từ danh sách Find &

Select, chọn Replace để hiển thị

hộp thoại Find and Replace.

b. Trong hộp thoại Find and Replace,

trong ô Find what, chọn và nhập

S1020.

c. Trong ô Replace with, chọn và

nhập S1028.

d. Chọn Find Next để định vị ô chứa

giá trị “S1020.”

e. Chọn Replace để cập nhật mã số

sinh viên của Jim.

f. Chọn Close để đóng hộp thoại Find

and Replace.

4. Cập nhập vùng cho nhân viên

“Maureen.”

a. Trong nhóm Editing, từ danh sách

Find & Select, chọn Find.

b. Trong ô Find what, nhập Maureen

và chọn Find Next.

c. Chọn Close để đóng hộp thoại Find

and Replace.

d. Trong ô D21, nháy đúp và nhập

Mideast, ấn Enter.

d. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề D. Chỉnh sửa dòng và cột Bạn có thể thay đổi độ rộng của cột hay chiều cao của dòng để biểu diễn dữ liệu theo

cách thống nhất và đầy đủ.

Excel cung cấp cho bạn các phương thức khác nhau để điều chỉnh độ rộng cột và chiều

cao của dòng

Tự động điều chỉnh bằng tùy chọn AutoFit.

Điều chỉnh độ rộng/chiều cao của cột/dòng thủ công.

Trong trường hợp độ rộng của cột quá nhỏ và không hiển thị đầy đủ dữ liệu, Excel sẽ

hiển thị các dấu #. Bạn chỉ cần thay đổi độ rộng của cột để hiển thị đầy đủ nội dung bằng

cách nháy đúp vào phần ngăn cách tiêu đề cột.

Tùy chọn Transpose Tùy chọn Transpose tự động chuyển đổi dòng thành cột và cột thành dòng. Chẳng

hạn, nếu dữ liệu trên dòng biểu diễn các tháng và trên cột biểu diễn tên phòng ban thì tùy

chọn Transpose sẽ chuyển đổi lại dòng và cột. Kết quả là cột sẽ biểu diễn tháng và dòng sẽ

biểu diễn tên phòng ban.

Tùy chọn Hide và Unhide Bạn có thể chọn chức năng ẩn hay hiển thị cột trong thẻ Home, trong nhóm Cells và

trong thực đơn Format. Tùy chọn Hide giúp bạn ẩn bất kỳ cột hay dòng trong sổ tính, tùy

chọn Unhide ngược lại sẻ hiển thị các cột hay dòng đang ẩn. Bạn cũng có thể truy xuất vào

tùy chọn Hide và Unhide bằng cách nháy chuột phải sau khi chọn dòng/cột.

Thực hành Chỉnh sửa dòng và cột


Tình huống

Bạn gửi báo cáo tổng kết bán hàng cho người quản lý. Trong bản báo cáo này, bạn

nhập doanh thu trung bình của 3 nhân viên bán hàng tốt nhất trong công ty. Tên của nhân


II

GV

ie

tN

am

viên được hiển thị trong 1 dòng và giá trị trung bình ở dòng tiếp theo. Tuy nhiên, bạn cảm

thấy rằng biểu diễn tên trong một cột và giá trị trung bình ở cột tiếp theo sẽ dễ dàng định vị

thông tin hơn. Vì bạn chỉ còn ít thời gian thực hiện nên bạn quyết định dùng chức năng nâng

cao trong phần dán dữ liệu. Bạn cũng muốn ẩn các cột chứa các thông tin mà người quản lý

không cần sử dụng.


1. Chuyển nội dung từ 2 dòng thành

2 cột.

a. Chọn dải ô H32:L33. Giữ phím

Shift và chọn ô L33.


Clipboard, chọn nút Copy.

c. Chọn ô

O12.

d. Trong nhóm Clipboard, từ danh

sách Paste, trong vùng Paste, chọn

nút Transpose.

e. Quan sát dữ liệu đã được chuyển

đổi.

f. Chọn dải ô H32:L33 và nhấn

Delete.

2. Tăng độ rộng của cột A

và B.

a. Đưa con trỏ chuột tới phần đường

viền của tiêu đề cột A và cột B, kéo

đường viền sang bên phải để có độ

rộng phù hợp.

b. Nháy đúp vào giữa đường viền của

cột B và C để tự động có độ rộng

cột thích hợp.


II

GV

ie

tN

am

3. Ẩn các cột E, F, G, và

H.

a. Chọn cột

E.

b. Giữ phím Shift và chọn

cột H.

c. Trong nhóm Cells, từ danh sách

Format, di chuyển con trỏ chuột

qua Hide & Unhide và từ thực đơn

con mới xuất hiện, chọn Hide

Columns.

d. Quan sát tiêu đề cột. vì cột E đến H

bị ẩn nên trên tiêu đề cột, xuất hiện

cột D rồi đến I.

e. Lưu

file.

Tổng kết

Trong chủ đề này, bạn đã được cung cấp kiến thức về cách thức tổ chức dữ liệu

trong sổ tính, cách thức tìm kiếm dữ liệu hiệu quả cũng như chỉnh sửa dữ liệu trong dòng và

cột.

Bên cạnh những tính năng hữu dụng như thay thế dữ liệu trong các ô dữ liệu, bạn

còn có thể tùy chỉnh các tính chất của dòng và cột, ẩn/hiện các dòng và cột cụ thể để làm

tăng hiệu quả biểu diễn thông tin.

89 Định dạng trong sổ tính Excel 2010

II

GV

ie

tN

am

Bài 5. Định dạng trong sổ tính Excel

Giới thiệu

Sau khi chỉnh sửa dữ liệu, bạn cần thêm các thành phần định dạng vào sổ tính để dễ

dàng tạo ra sự khác biệt cũng như nhấn mạnh những vùng dữ liệu quan trọng.

Khi sổ tính của bạn có lượng dữ liệu lớn và không có màu sắc phân biệt, rất khó để

bạn phân tích được dữ liệu một cách dễ dàng. Chỉ đơn giản bằng cách tạo ra sự khác biệt như

màu nền, màu chữ cho các ô dữ liệu hay cho các dòng và cột quan trọng, bạn có thể giúp

người đọc sổ tính tập trung vào những phần dữ liệu đó.



Chỉnh sửa font cho dữ liệu trong sổ tính.

Kiểm tra chính tả trong sổ tính.

Áp dụng định dạng kiểu số vào trang tính Excel.

Thêm đường viền và màu sắc vào ô.

Căn lề cho nội dung trên ô.

Áp dụng phong cách cho ô.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề A. Chỉnh sửa Font Một cách đơn giản nhất để nhấn mạnh vùng dữ liệu là thay đổi kích thước và loại

font chữ. Chẳng hạn, bạn có thể tạo ra tiêu đề cho sổ tính Excel với dòng chữ lớn, in đậm,…

Định nghĩa Font Font là cách biểu diễn dữ liệu được định nghĩa trước trong hệ thống, được sử dụng

để định dạng các ký tự. Mỗi font có một phong cách duy nhất định nghĩa ra cách các dữ liệu

được hiển thị. Các thành phần hiển thị có thể là các số, các ký tự, ký hiệu, các dấu hay các

ký tự đồ họa.

Bạn có thể thay đổi các tùy chọn cho định dạng font trong thẻ Home, nhóm Font và

thay đổi các tùy chọn Font style, Size, Font color và Font type. Bạn có thể truy cập các tùy

chọn này trong hộp thoại Format Cells.

Hộp thoại Format Cells Hộp thoại này chứa các tùy chọn định dạng khác nhau, bạn có thể nháy chuột phải

vào ô cần định dạng, chọn Format Cells, hoặc trong thẻ Home, trong nhóm Alignment, bạn

chọn nút Dialog box laucher ở phía góc phải bên dưới của nhóm.


II

GV

ie

tN

am

Hình 22. Hộp thoại định dạng ô

Gallery Đây là nơi chứa các thành phần có cùng nhóm để truy cập vào các phong cách và

thiết lập giao diện cho một đối tượng. Excel cung cấp rất nhiều các bộ sưu tập cho phong

cách của ô dữ liệu, bảng, hình ảnh hay biểu đồ. Bạn có thể nhanh chóng chọn cho mình một

phong cách phù hợp cho các đối tượng trên.

Hiển thị trực tiếp (Live Preview) Là đặc điểm cho phép bạn xem trước các tùy chọn định dạng được áp dụng sẽ thể

hiện như thế nào trên trang tính khi bạn di chuyển chuột qua định dạng đó. Chức năng này

giúp bạn tiết kiệm thời gian để chọn được định dạng phù hợp mà không cần chọn lại định

dạng nhiều lần.

Để thay đổi loại font, kích thước và phong cách cho font, bạn có thể thực hiện theo các

bước:


II

GV

ie

tN

am

Chọn ô muốn định dạng

Trong thẻ Home, nhóm Font, chọn font bạn muốn trong danh sách các font.

Bạn có thể chọn in đậm, in nghiêng hay gạch chân.

Thực hành Chỉnh sửa font chữ


Tình huống

Bạn được phân công tham gia vào công việc chuẩn bị báo cáo bán hàng cho năm tài

chính. Sau khi nhập dữ liệu, bạn nhận thấy cần phải tăng cường thu hút sự chú ý của người

đọc trang tính bằng cách thay đổi giao diện. Tất cả các báo cáo của công ty phải được đặt ở

font Verdana. Bạn cũng muốn tất cả các tiêu đề của báo cáo phải giữ nguyên khi duyệt các

phần dữ liệu còn lại.


1. Thay đổi font chữ của sổ tính thành

Verdana.

a. Chọn nút Select All để chọn cả

sổ tính

b. Trên thẻ Home, trong nhóm Font,

từ danh sách Font, chọn font

Verdana.

c. Quan sát font trong sổ tính đã được

chuyển thành Verdana.

d. Trên thẻ Home, trong nhóm Font,

từ danh sách Font Size, chọn 10.


II

GV

ie

tN

am

2. Định dạng tiêu đề của sổ

tính.

a. Chọn ô

G2.

b. Trong nhóm Font, từ danh sách

Font Size, chọn 16.

c. Trong nhóm Font, chọn nút

Bold.

3. Thay đổi kích thước font của các

tiêu đề khác trong sổ tính về 11.

a. Chọn dòng

4.

b. Giữ phím Shift và chọn

dòng 5.

c. Giữ phím Ctrl, chọn ô N7, giữ

phím Shift và chọn ô N9 để chọn

vùng dữ liệu N7:N9.

d. Giữ Ctrl và chọn ô O12 để thêm ô

O12 vào vùng chọn.

e. Từ danh sách Font Size, chọn 11

để thay đổi kích thước của tiêu đề

đã chọn.

f. Chọn ô N17 để hủy vùng

chọn.

g. Nháy đúp vào giữa tiêu đề cột M

và N để điều chỉnh độ rộng tiêu đề

cột M.

h. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề B. Kiểm tra lỗi chính tả trong trang tính Excel cung cấp cho bạn tính năng kiểm tra lỗi chính tả (tiếng Anh) để bạn có thể

khắc phục nhanh chóng thông qua việc phát hiện và chỉnh sửa lỗi.

Hộp thoại Spelling Bạn có thể mở hộp thoại Spelling trong thẻ Review, trong nhóm Proofing hoặc

nhấn phím tắt F7.

Các tùy chọn trong hộp thoại được mô tả chi tiết trong bảng dưới đây

Tùy chọn kiểm tra chính

tả

Mô tả

Ignore Once Bỏ qua sự xuất hiện của từ được chọn.

Ignore All Bỏ qua tất cả những lần xuất hiện của từ được chọn.

Add to Dictionary Thêm từ được chọn vào từ điển.

Change Thay thế từ hiện tại bằng từ chính xác.

Change All Thay thế tất cả các từ sai chính tả.

Undo Last Hủy hành động gần nhất.

Options Hiển thị hộp thoại Excel Options.

Dictionary Language Cung cấp các tùy chọn cho ngôn ngữ.

Not In Dictionary Hiển thị các từ trong trang tính mà Excel không nhận

biết được.

AutoCorrect Sửa tất cả các từ có lỗi chính tả hiển thị trong ô Not In

Dictionary.

Suggestions Liệt kê tất cả các trường hợp đúng chính tả cho từ

được hiển thị trong ô Not In Dictionary.

Các bước chi tiết để bạn kiểm tra chính tả trong trang tính:

Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Review.

Trên thẻ Review, trong nhóm Proofing, chọn Spelling.

Trong hộp thoại Spelling, gõ các từ được đánh dấu là sai chính tả trong trang tính.


II

GV

ie

tN

am

o Chọn Ignore Once hoặc Ignore All để bỏ qua các từ sai chính tả.

o Chọn Add to Dictionary để thêm từ đó vào từ điển của Excel.

o Trong danh sách Suggestions, chọn từ chính xác bạn muốn và chọn Change

hoặc Change All để sửa lỗi sai chính tả.

Chọn OK để xác nhận quá trình sửa lỗi.

Thực hành Kiểm tra lỗi chính tả trong trang tính


Tình huống

Bạn đã tạo ra sổ tính tổng kết bán hàng để lưu thông tin về doanh số trong năm.

Trước khi gửi sổ tính cho quản lý, bạn muốn kiểm tra cột Region xem có lỗi chính tả hay

không.


1. Hiển thị hộp thoại

Spelling.

a. Chọn cột D, chứa dữ liệu

Region.

b. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ

Review.

c. Trên thẻ Review, trong nhóm

Proofing, chọn Spelling để hiển thị

hộp thoại Spelling.

2. Chỉnh các lỗi sai chính tả trong trang

tính.

a. Trong trang tính, quan sát những từ

sai chính tả trong cột D đã được

chọn.

b. Trong hộp thoại Spelling: English

(U.S.), trong ô Not in Dictionary,

quan sát những từ sai chính tả. Đồng

thời, quan sát danh sách Suggestions

chứa những từ gợi ý sửa sai.


II

GV

ie

tN

am

c. Chọn Change để thay thế những từ

sai chính tả bằng những từ trong

danh sách Suggestions.

d. Quan sát từ bị sai tiếp theo trong ô

Not in Dictionary, cùng với từ gợi ý

trong danh sách Suggestions. Chọn

Change để thay thế “Southweet”

bằng từ “Southwest.”

e. Nhấn OK để hoàn thành quá trình

sửa lỗi.

f. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề C. Áp dụng định dạng cho số Khi làm việc với các giá trị dạng số hay tiền tệ, bạn muốn các giá trị này hiển thị

theo một định dạng nhất định. Chẳng hạn, với các giá trị tiền tệ, bạn muốn hiển thị chữ VND

để thể hiện đơn vị Việt Nam đồng hay với số âm, bạn muốn định dạng màu đỏ. Excel cung

cấp cho bạn đầy đủ các tính năng để định dạng các thành phần dữ liệu dạng số và bạn không

cần thao tác thủ công để thể hiện các yêu cầu ở trên.

Định dạng số là định dạng dữ liệu để thay đổi giao diện của dữ liệu dạng số trong ô.

Mỗi định dạng số sẽ xác định tập hợp định dạng cụ thể cho dữ liệu trong ô. Các định dạng

này không làm thay đổi giá trị dữ liệu trong ô mà chỉ thay đổi giao diện của ô.

Định dạng số có thể khác nhau tùy theo kiểu dữ liệu bạn chèn vào là tiền tệ, ngày

tháng hay thời gian.

Ví dụ: VND 100.000 hoặc 10:00:00 PM.

Bạn có thể thiết lập định dạng cho số bằng cách vào thẻ Home, trong nhóm

Number. chọn mũi tên góc dưới bên phải của nhóm.

Các nhóm định dạng số Chức năng

General Hiển thị định dạng số mặc định của Excel.

Number Hiển thị các số, bạn có thể xác định số lượng số

thập phân xuất hiện sau dấu phẩy hay định dạng

của số âm.

Currency Hiển thị giá trị tiền tệ, ký hiện tiền tệ mặc định là

dấu $, bạn có thể thay đổi ký hiệu khác.

Accounting Hiển thị giá trị tiền tệ. Định dạng này sẽ căn lề cho

ký hiệu tiền tệ và dấu ngăn cách thập phân trong

một cột.

Date Hiển thị giá trị ngày hoặc kết hợp ngày tháng với

thời gian.

Time Hiển thị giá trị thời gian hoặc kết hợp ngày tháng,

thời gian.


II

GV

ie

tN

am

Percentage Nhân giá trị của ô với 100 và hiển thị kết quả có

ký hiệu phần trăm.

Fraction Hiển thị một số ở dạng phân số.

Scientific Hiển thị một số có ký hiệu lũy thừa.

Text Coi giá trị trong ô như văn bản, cho dù bạn gõ vào

dữ liệu dạng số.

Special Một số định dạng số cụ thể như số điện thoại, mã

vùng,…

Custom Sao chép định dạng số có sẵn trong ô Type và

chỉnh sửa để tạo ra định dạng bất kỳ phù hợp với

cách hiển thị bạn muốn.

Thực hành Áp dụng định dạng cho số


Tình huống

Khi bạn xem trang tính, bạn nhận thấy có rất nhiều số được hiển thị, tất cả đều được

định dạng thống nhất nhưng chưa chỉ ra mỗi số biểu diễn điều gì. Bạn muốn định dạng các

số để dễ dàng phân biệt. Bạn muốn hiển thị các giá trị tiền tề mà không có phần thập phân,

và có ký hiệu $. Bên cạnh đó, bạn muốn với những cột là ngày tháng thì phải hiển thị theo

định dạng day-month-year (ngày-tháng-năm).


1. Áp dụng định dạng

tiền tệ

a. Chọn dải ô E7:M28. Giữ phím

Shift và chọn ô M28.

b. Trên thẻ Home, trong nhóm Cells,

từ danh sách Format, chọn Format

Cells.


II

GV

ie

tN

am

c. Trong hộp thoại Format Cells, trên

thẻ Number, trong danh sách

Category, chọn Currency để áp

dụng dấu $ cho dải ô đã chọn.

d. Trong ô Decimal places, nháy đúp

và nhập 0.

e. Chọn OK để áp dụng định


II

GV

ie

tN

am

dạng.

f. Chọn ô E30 để hủy

chọn ô.

2. Nhập ngày hiện tại và thay đổi định

dạng.

a. Chọn ô Name Box, nhập A2 và

nhấn Enter để di chuyển đến ô A2.

b. Nháy đúp vào ô A2, nhập ngày hiện

tại và nhấn Enter.

c. Quan sát dữ liệu đã nhập ở định

dạng ngày-tháng.

d. Chọn ô

A2.

e. Trên thẻ Home, trong nhóm Cells,

từ danh sách Format, chọn Format

Cells để hiển thị hộp thoại Format

Cells.

f. Trên thẻ Number, trong danh sách

Category, chọn Date để hiển thị

tùy chọn cho ngày tháng.

g. Trong danh sách Type, cuộn xuống

và chọn 14-Mar-2001, nhấn OK để

áp dụng định dạng cho ô.

h. Quan sát ngày được hiển thị dưới

dạng ngày-tháng-năm.


II

GV

ie

tN

am

i. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề D. Thêm đường viền và màu sắc vào ô Bạn có thể sử dụng đường viền và màu sắc trong ô để làm tăng tính thẩm mỹ và độ

hiệu quả trong việc biểu diễn những dữ liệu quan trọng, làm nổi bật thông tin bạn cần.

Đường viền của ô Bạn có rất nhiều tùy chọn để áp dụng đường viền cho một ô hoặc dải các ô, đường

viền cho các ô này có thể ở bốn phía: trên/dưới/trái/phải của ô hoặc một phía cụ thể. Để truy

xuất vào các tùy chọn cho đường viền, bạn chọn danh sách Border trong nhóm Font hoặc

trong hộp thoại Format Cells, trong thẻ Border.

Hình 23. Thiết lập đường viền ô

Các tùy chọn của thẻ Border được mô tả chi tiết trong bảng dưới đây:

Tùy chọn đường viền Mô tả


II

GV

ie

tN

am

Line Section Danh sách Style và danh sách Color cho phép bạn chọn

phong cách và màu sắc cho đường viền của ô bạn

chọn.

Presets Section Nút này cho phép bạn áp dụng phong cách đường viền

có sẵn trong Excel. Nút None để xóa đường viền, nút

Outline sẽ áp dụng đường viền lên một dải các ô và nút

Inside áp dụng đường viền cho tất cả các ô trong dải

nhưng không có đường viền ngoài.

Border Section Nút này cho phép bạn áp dụng phong cách đường viền

cho các phía trên/giữa/dưới/trái/phái.

Các tùy chọn Sheet Background Excel cho phép bạn thiết lập nền của trang tính thành hình ảnh, bạn có thể thiết lập

tùy chỉnh này trong thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn nút Background. Nút

này sẽ mở hộp thoại Sheet Background và bạn có thể chọn ảnh để thiết lập nền cho trang

tính.

Bên cạnh đó, bạn còn có thể áp dụng bất kỳ màu sắc hay mẫu có sẵn sử dụng bộ sưu

tập Fill Color hoặc sử dụng các tùy chọn trong thẻ Fill của hộp thoại Format.

Tùy chọn trong thẻ Fill Chức năng

The Background Color

section

Lựa chọn màu nền cho trang tính

The Pattern Color drop-

down list

Chọn mẫu màu có sẵn.

The Pattern Style drop-

down list

Chọn phong cách cho mẫu nền trang tính

The More Colors button Hiển thị hộp thoại Colors để bạn chọn các màu

chuẩn hoặc tùy chỉnh.

The Fill Effects button Hiển thị hộp thoại Fill Effects, bạn có thể chọn

các hiệu ứng thích hợn cho nền của trang tính.


II

GV

ie

tN

am

Các bước chi tiết để thêm màu sắc cho ô:

Chọn các ô hoặc cả trang tính.

Trong thẻ Home, nhóm Font, chọn danh sách Fill Color để được màu tương ứng.

Nháy chuột phải vào các ô được chọn, trên thanh công cụ Mini, chọn màu trong

danh sách Fill Color.

Các bước chi tiết để thêm đường viền cho ô:

Chọn các ô cần thiết kế đường viền.

Trong thẻ Home, nhóm Font, trong danh sách Border, chọn đường viền thích hợp.

Chuột phải vào ô cần chọn, trên thanh công cụ Mini, chon đường viền thích hợp.

Các bước chi tiết để xóa đường viền cho ô:

Trong trang tính, chọn các ô cần xóa đường viền.

Trên thẻ Home, nhóm Font, chọn No Border từ danh sách Border

Cách khác, gọi hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Border, trong vùng Presets, chọn

None và OK.

Đơn giản hơn, có thể nháy chuột phải trên ô, trên thanh công cụ Mini, chọn No

Border trong danh sách Border.

Thực hành Áp dụng đường viền và màu sắc cho ô


Tình huống

Bạn vẫn đang xử lý dữ liệu tổng kết bán hàng và bạn muốn thu hút sự chú ý với mỗi

vùng dữ liệu khác nhau trên trang tính. Bạn quyết định đánh dấu tiêu đề bằng các màu sắc

sáng. Bên cạnh đó, bạn muốn áp dụng đường viền cho phần tổng số nhân viên.


1. Thêm màu nền sáng cho

tiêu đề.

a. Trong ô Name Box, chọn và

nhập A1:M3, nhấn Enter để

chọn dải ô A1:M3.


II

GV

ie

tN

am


Font, chọn danh sách Fill

Color.

c. Trong bộ sưu tập Fill Color, trong

vùng Standard Colors, chọn

Light Green,

d. Trong ô Name Box, chọn và

nhập A4:M6 rồi nhấn Enter để

chọn dải ô A4:M6.

e. Trên thẻ Home, trong nhóm

Font, chọn danh sách Fill

Color.

f. Trong bộ sưu tập Fill Color, trong

vùng Standard Colors, chọn

Yellow.

2. Thêm cùng màu nền cho dải ô a. Trong nhóm Clipboard, chọn


II

GV

ie

tN

am

N7:Q9.

nút Copy.

b. Chọn dải ô N7:Q9. Giữ phím

Shift và chọn ô Q9.


II

GV

ie

tN

am

c.

Trong nhóm Clipboard, chọn

Paste và chọn Paste Special.


II

GV

ie

tN

am

d. Trong hộp thoại Paste Special,

trong vùng Paste, chọn tùy chọn

Formats và chọn OK.

e. Quan sát màu nền đã được áp

dụng cho dải ô N7:Q9.

3. Thêm đường viền cho dải ô

N7:Q9.

a. Trong nhóm Font, chọn nút góc

dưới bên phải để xuất hiện hộp

thoại Font.

b. Trong hộp thoại Format Cells,

chọn thẻ Border để hiển thị tùy

chọn cho đường viền.

c. Trong vùng Line, từ danh sách

Style, trong cột thứ 2, chọn đường

viền thứ 6.


II

GV

ie

tN

am

d. Trong vùng Presets, chọn Outline

và chọn OK.

e. Chọn ô N12 để hủy vùng

đã chọn.

f. Dãn cột P để hiển thị hết nội

dung của cột.

g. Lưu

file.

Chủ đề E. Căn lề nội dung trong ô Khi làm việc với các dữ liệu văn bản hoặc số trong Excel, bạn cần căn chỉnh lề của

các giá trị dữ liệu trong ô để làm tăng hiệu quả giao diện trong trang tính.

Các tùy chọn Alignment Tùy chọn Alignment trong Excel được dùng để căn lề nội dung của ô theo chiều

ngang hay chiều dọc. Tùy chọn Alignment trong ô cho phép bạn thay đổi vị trí dữ liệu dựa

trên độ rộng và chiều cao của ô.

Tùy chỉnh căn lề Chức năng

Top Align Căn lề văn bản lên phía trên của ô.

Middle Align Căn lề văn bản vào giữa vị trí trên và dưới của ô.

Bottom Align Căn lề văn bản xuống phía dưới của ô.

Align Text Left Căn lề văn bản sang phía bên trái của ô.

Center Căn lề văn bản vào giữa ô.


II

GV

ie

tN

am

Align Text Right Căn lề văn bản sang phía bên phải của ô.

Decrease Indent Giảm khoảng cách giữa văn bản và lề trái của ô.

Increase Indent Tăng khoảng cách giữa lề trái và văn bản trong ô.

Orientation Quay hướng của văn bản trong ô theo chiều ngang

hay dọc.

Các tùy chỉnh Cell Merge (trộn ô) Tùy chỉnh trộn ô trong Excel giúp bạn trộn các ô theo các cột và các dòng thành một

ô hoặc chia một ô thành các dòng và các cột. Bạn có thể chọn nút Merge & Center hoặc

chọn các tùy chỉnh từ danh sách Merge & Center.

Bảng dưới đây mô tả chi tiết các tùy chỉnh trong danh sách Merge & Center

Tùy chỉnh trộn ô Mô tả

Merge & Center Kết hợp các ô được chọn để tạo thành một ô có diện tích

lớn.

Merge Across Kết hợp các ô được chọn dọc theo các cột để tạo thành

một ô lớn hơn, các dòng không thay đổi.

Merge Cells Kết hợp các ô được chọn dọc theo cột để tạo thành ô lớn

hơn, các dữ liệu trong ô phía trên bên trái giữ nguyên.

Unmerge Cells Tách các ô đã trộn thành các ô riêng rẽ.

Tùy chọn Wrap Text Khi bạn nhập dữ liệu trong ô dài hơn độ rộng của cột, bạn có thể đẩy đoạn văn bản

đó xuống dòng sử dụng tùy chỉnh Wrap Text. Đơn giản, bạn chỉ cần chọn nút Wrap Text

trong nhóm Alignment của thẻ Home.

Nếu đang thao tác với dữ liệu trong ô, bạn muốn cố ý xuống dòng trong vùng diện

tích của ô đó, bạn có thể dùng tổ hợp phím Alt + Enter.

Các bước chi tiết để căn lề trong ô:

Chọn ô bạn muốn căn lề nội dung


II

GV

ie

tN

am

Trong thẻ Home, nhóm Alignment, căn lề nội dung ô bằng nút căn lề

Hoặc, bạn có thể nháy chuột phải vào ô, trong thanh công cụ Mini xuất hiện, bạn

chọn nút căn lề thích hợp.

Các bước chi tiết để trộn hoặc chia các ô:

Chọn dải các ô liên tiếp bạn muốn trộn hay tách.

Trong thẻ Home, nhóm Alignment, chọn tùy chỉnh trộn tương ướng trong danh sách

Merge & Center.

Cách khác, bạn mở hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment, trong vùng Text

Control, chọn hoặc không chọn ô Merge Cells và nhấn OK.

Đơn giản hơn, bạn có thể nháy chuột phải, trong thanh công cụ Mini, chọn nút

Merge & Center.

Thực hành Điều chỉnh vị trí nội dung trong ô


Tình huống

Bạn chuẩn bị trình bày báo cáo tổng kết bán hàng trong năm và bạn nhận thấy tiêu

đề trong trang tính không được căn lề với các số ở bên dưới tiêu đề. Bạn cũng muốn tiêu đề

được dãn 2 ô, và 2 ô này sẽ được gộp làm 1 để dễ chỉnh sửa dữ liệu. Đồng thời bạn muốn

đoạn văn bản “Regional Data” được chứa trong chỉ một ô dữ liệu.


1. Căn mã nhân viên trong cột C sang

bên phải.

a. Chọn dải ô

C7:C28.


Alignment, chọn nút Align Text

Right để căn nội dung sang bên phải

cột.


II

GV

ie

tN

am

2. Trộn và căn giữa nội dung “Sales for

2009–10” trong một ô.

a. Chọn dải ô G4:I4. Giữ phím Shift và

chọn ô I4.

b. Trong nhóm Alignment, chọn nút

Merge & Center.

3. Bao gói nội dung “Regional Data”

vừa trong một ô.

a. Chọn ô B32, bạn thấy nội dung

không vừa trong một ô.

b. Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, từ

danh sách Format, chọn Format

Cells.

c. Trong hộp thoại Format Cells, chọn

thẻ Alignment.

d. Trong vùng Text control, chọn ô

kiểm Wrap text và chọn OK.

e. Quan sát văn bản “Regional Data” đã

vừa với một ô.

4. Trộn ô và căn giữa tiêu đề trong một

ô.

a. Chọn dải ô

G2:I2.


II

GV

ie

tN

am

b. Trong nhóm Alignment, chọn nút

Merge & Center.

c. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề F. Áp dụng phong cách cho ô Sau khi áp dụng các định dạng khác nhau cho các ô trong trang tính, bạn nhận thấy

rằng các ô được định dạng không thống nhất và hiệu quả giao diện có thể không tốt. Excel

cung cấp chức năng tạo giao diện thống nhất trong trang tính bằng cách áp dụng phong cách

cho ô. Chức năng này cho phép bạn thống nhất các định dạng như phong cách font, kích

thước font, đường viền hay màu nền cho ô trong toàn bộ trang tính.

Phong cách cho ô là tập hợp các tùy chọn giao diện được định nghĩa cho nhóm các ô

trong Excel. Mỗi phong cách chứa một tập hợp các tùy chọn định dạng, căn lề, font, đường

viền,… Bạn có thể chọn một phong cách cho ô được định nghĩa trước hay tùy chỉnh để phù

hợp với yêu cầu của bạn.

Hình 24. Phong cách thiết lập cho ô


II

GV

ie

tN

am

Hộp thoại Style Hộp thoại Style chứa rất nhiều tùy chọn cho phép bạn chỉnh sửa phong cách đã có

hay tạo ra phong cách mới. Bạn truy xuất vào hộp thoại từ bộ sưu tập Cell Styles trong

nhóm Styles của thẻ Home.

Chi tiết về các tùy chọn trong hộp thoại Style


The Style Name text

box

Xác định tên của phong cách bạn muốn chỉnh

sửa.

The Format button Hiển thị hộp thoại Format Cells, bạn có thể

chỉnh sửa định dạng sử dụng trong phong cách

này.

The Style Includes

section

Xác định các tùy chọn định dạng trong phong

cách như Number, Alignment, Font, Border

Fill, và Protection.

Thực hành Áp dụng tiêu đề ô


Tình huống

Bạn chuẩn bị gửi sổ tính tổng kết bán hàng cho quản lý để nhận xét. Trước khi gửi,

bạn muốn định dạng các ô dữ liệu trong trang tính để giao diện xuất hiện rõ ràng. Bạn muốn

tạo ra phong cách cho phần tiêu đề để có thể áp dụng cho tất cả các trang tính.


1. Áp dụng phong cách ô cho tiêu đề

trang tính.

a. Trên thẻ Home, trong nhóm Styles,

chọn Cell Styles.

b. Trong bộ sưu tập vừa được hiển thị,

trong vùng Titles and Headings,


II

GV

ie

tN

am

chọn Title.

2. Chỉnh sửa màu sắc font chữ áp dụng

phong cách của ô.

a. Trong nhóm Styles, chọn Cell Styles

và trong bộ sưu tập mới xuất hiện,

trong vùng Titles and Headings,

nháy chuột phải và chọn Title, sau đó

chọn Modify.

b. Trong hộp thoại Style, chọn Format

để hiểu thị hộp thoại Format Cells.

c. Trong hộp thoại Format Cells, chọn

thẻ Font.

d. Trên thẻ Font, chọn danh sách

Color, trong bộ sưu tập mới xuất

hiện, trong vùng Theme Colors,

chọn White, Background 1.

e. Chọn OK để quay về hộp thoại

Style.

f. Trong hộp thoại Style, chọn OK để

áp dụng phong cách Title.

3. Áp dụng phong cách Input cho ô

chứa dữ liệu bán hàng theo quý.

a. Chon dải ô E7:H28 và chọn ô

Q9.

b. Trong nhóm Styles, chọn Cell

Styles, trong vùng Data and Model,

chọn Input.

4. Áp dụng phong cách Calculation

cho các ô chứa công thức.

a. Chọn dải ô I7:M28, Q7:Q8 và

P14:P16.


II

GV

ie

tN

am

b. Trong nhóm Styles, chọn Cell

Styles, và trong vùng Data and

Model, chọn Calculation.

c. Chọn ô Q17 để hủy vùng dữ liệu đã

chọn.

d. Lưu

file.

Tổng kết

Chủ đề này giúp bạn biết cách định dạng sổ tính thông qua những chức năng cụ thể

trong Excel để làm cho sổ tính Excel của bạn có giao diện cuốn hút hơn.

Bạn đã biết cách sử dụng font, kiểm tra dữ liệu trong trang tính, định dạng cho số,

thay đổi màu sắc, đường viền của ô, căn lề hay áp dụng phong cách cho ô.


II

GV

ie

tN

am

Bài 6. Thiết lập in trong sổ tính Excel

Giới thiệu

Sau khi tạo ra sổ tính Excel, bạn cần in sổ tính Excel để phục vụ cho công việc của

mình. Excel cung cấp cho bạn các tùy chỉnh để xem trước bản in cũng như in những dữ liệu

bạn cần chỉ bằng những thao tác rất đơn giản.



Thiết lập tùy chỉnh bố cục trang.

Đặt dấu ngắt trang.

In nội dung sổ tính bằng các tùy chỉnh.

119 Thiết lập in trong sổ tính Excel 2010

II

GV

ie

tN

am

Chủ đề A. Thiết lập tùy chỉnh bố cục trang Trước khi in, bạn cần điều chỉnh các tùy chọn in để thiết lập được các bản in hoàn

chỉnh, bạn có thể điều chỉnh bố cục trang tính hay thêm tiêu đề và chân trang, thay đổi

hướng của trang tính.

Tiêu đề và chân trang (Header and Footer) Tiêu đề và chân trang là các khối văn bản hoặc đồ họa hiển thị ở phía trên và dưới

của trang in. Tiêu đề và chân trang gồm 3 phần: các ô văn bản ở phía bên trái, ở giữa và bên

phải. Khi bạn in các trang tính thì các khối văn bản và đồ họa sẽ lặp lại ở phía tiêu đề và

chân của trang tính.

Hình 25. Tiêu đề và chân trang

Lề của trang tính Lề của trang tính là khoảng trống giữa vùng dữ liệu và cạnh của trang, trang tính có

lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới, lề của tiêu đề và chân trang. Bạn có thể thiết lập các giá trị

Normal, Wide và Narrow cho căn lề hoặc bạn có thể tùy chỉnh giá trị căn lề.

Hướng của trang tính Page orientation là thiết lập trang dùng để xác định vị trí của nội dung trên trang in.

Bạn có thể xác định trang in theo chiều ngang hoặc dọc. Mặc định thì trang in được thiết lập

theo chiều dọc Portrait, bạn có thể thay đổi và chọn hướng của trang theo chiều ngang

Landscape.


II

GV

ie

tN

am

Hộp thoại Page Setup Hộp thoại Page Setup cung cấp các tùy chọn cho phép bạn thiết lập các tùy chọn

hướng của trang, lề, tiêu đề, chân trang và các tùy chọn in.

Thẻ Chức năng

Page Tùy chọn thiết lập hướng, kích thước giấy in, chất

lượng in, …

Margins Tùy chỉnh thiết lập lề trong trang tính.

Header/Footer Thiết lập tiêu đề và chân trang tính.

Sheet Tùy chọn thiết lập tiêu đề in, diện tích vùng in và tùy

chọn in.

Thiết lập tiêu đề và chân trang Bạn có thể dễ dạng chọn một mẫu tiêu đề và chân trang có sẵn trong Excel từ danh

sách Header and Footer trong thẻ Header/Footer của hộp thoại Page Setup hoặc trong

nhóm Header & Footer trong vùng Header & Footer Tools của thẻ Design. Bạn có thể

thêm số trang, các đoạn văn bản hay ngày tháng hiện tại. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo tiêu đề

và chân trang tùy chỉnh bằng nút Custom Header và nút Custom Footer trong thẻ

Header/Footer của hộp thoại Page Setup.

Câu lệnh Print Titles Khi bạn in một trang tính hay sổ tính với dữ liệu dài, bạn có thể dùng câu lệnh Print

Titles để in tiêu đề dòng, tiêu đề cột trên mỗi trang tính. Tiêu đề dòng sẽ xuất hiện trên dòng

đầu tiên của mỗi trang, tiêu đề cột nằm ở góc bên trái của trang.

Tùy chọn thẻ Margins Thẻ Margins trong hộp thoại Page Setup cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn để thiết

lập lề của trang tính.


The Left, Top, Header, Right,

Bottom, and Footer spin boxes

Thiết lập giá trị lề tương ứng.


II

GV

ie

tN

am

The Center on page section Xác định nội dung được căn giữa theo chiều

ngang hoặc chiều dọc.

The Print button Thiết lập tùy chọn in.

The Print Preview button Xem trang tính trước khi in.

The Options button Thiết lập các thuộc tính của tài liệu để in.

Các bước chi tiết để thay đổi tiêu đề và chân trang:

Mở hoặc tạo mới sổ tính.

Chọn trang tính bạn muốn thêm tiêu đề.

Trên thanh Ribbon, chọn thẻ View, trong nhóm Workbook Views, chọn Page

Layout.

Cách khác, bạn chọn thẻ Insert, trong nhóm Text, chọn Header & Footer.

Hoặc trên thanh trạng thái, chọn nút Page Layout.

Chọn ô văn bản trái/giữa/phải trên tiêu đề hoặc chân trang để gõ văn bản.

Để chọn vùng dữ liệu làm việc ngoài tiêu đề, chọn bất kỳ vùng dữ liệu khác các ô

văn bản trên.

Cách khác, bạn có thể chọn Normal trên thẻ View, trong nhóm Workbook Views.

Các bước chi tiết để thay đổi hướng của trang:

Trong hộp thoại Page Setup, trên thẻ Page, trong vùng Orientation, chọn hướng

tương ứng

o Chọn Portrait để in theo chiều dọc

o Chọn Landscape để in theo chiều ngang.

Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn Orientation và chọn tùy chọn

o Chọn Portrait để in theo chiều dọc

o Chọn Landscape để in theo chiều ngang.

Trên thẻ File, chọn Print, trong vùng Print, từ danh sách Portrait Orientation, bạn

chọn hướng của trang tính thích hơp.

Lưu sổ tính.

Các bước chi tiết để thiết lập hoặc xóa Print Title:


II

GV

ie

tN

am

Để hiển thị hộp thoại Page Setup:

Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn Print Titles hoặc;

Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn Dialog Box Laucher.

Trên thẻ Sheet, xác định tiêu đề in hoặc xóa tiêu đề in có sẵn:

Trong vùng Print titles, chọn Rows to repeat at top hoặc Columns to repeat at

left, chọn dòng/cột dùng để in tiêu đề.

Trong ô Rows to repeat at top và Columns to repeat at left, xóa bất kỳ văn bản

nào đã được thiết lập và chọn OK để xóa tiêu đề in đã tồn tại.

Trong hộp thoại Page Setup, chọn OK để thiết lập thay đổi.

Thực hành Thiết lập các tùy chọn in


Tình huống

Trước khi in dữ liệu bán hàng, bạn nhận thấy chỉ có trang đầu tiên mới chứa cột tên

nhân viên và dữ liệu khó theo dõi trên những trang còn lại. Ngoài ra, bạn thấy rằng với

lượng dữ liệu lớn trong trang tính thì hướng in theo chiều dọc không còn phù hợp. Trên mỗi

trang in, bạn muốn xuất hiện tên công ty, vùng bán hàng, số trang, số lần in, … Bạn cũng

muốn cung cấp thêm một vài khoảng trống bên dưới của dữ liệu bán hàng trong trang tính.


1. Hiển thị sổ tính trước khi

in.

a. Trên thẻ File, chọn

Print.

b. Ở vùng bên phải, bạn nhận thấy chỉ

xuất hiện đến cột Q4.

c. Chọn nút Next Page.

d. Ở trang 2, bạn thấy tên cột không


II

GV

ie

tN

am

được hiển thị làm khó theo dõi dữ

liệu trên dòng tương ứng với nhân

viên nào.

e. Đóng góc nhìn Backstage để quay về

trang tính.

2. Thiết lập hướng của trang

in.

a. Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm

Page Setup, chọn nút xuất hiện hộp

thoại Page Setup để hiển thị hộp

thoại Page Setup.

b. Trên thẻ Page, trong vùng

Orientation, chọn Landscape.

3. Thiết lập cột First Name và Last

Name xuất hiện trên tất cả các trang

a. Trong hộp thoại Page Setup, chọn

thẻ Sheet.

b. Trong vùng Print titles, ở phía bên

phải ô Columns to repeat at left,

chọn nút Collapse Dialog.

c. Nếu cần, trong trang tính, chọn cột A

và B để thiết lập lặp đi lặp lại trong

mỗi trang in.

d. Trong hộp thoại Page Setup -

Columns to repeat at left, chọn nút

Expand Dialog để dãn hộp thoại


II

GV

ie

tN

am

Page Setup.

4. Xem trước hướng và tiêu đề

in.

a. Trong hộp thoại Page Setup, chọn

Print Preview để hiển thị trang ở

chế độ Backstage.

b. Trong chế độ hiển thị Backstage, ở

vùng bên phải, quan sát trang được

hiển thị theo chiều ngang

Landscape.

c. Chọn nút Next Page để xem tiêu đề

in.

d. Trên trang 2, quan sát tên cột lặp đi

lặp lại với các cột khác.

e. Quay về trang

tính.

5. Tạo tiêu

đề.

a. Trên thẻ Page Layout, trong nhóm

Page Setup, chọn nút mở hộp thoại

Page Setup.

b. Trong hộp thoại Page Setup, chọn

thẻ Header/Footer.

c. Chọn Custom Header để hiển thị

hộp thoại Header.

d. Trong ô Left section, nhập OGC

Properties

e. Trong ô Center section, chọn và

nhập US Sales.

f. Chọn ô Right section và chọn nút

Insert Time, .

g. Chọn OK để quay về hộp thoại Page

Setup.

6. Tạo thư a. Trong hộp thoại Page Setup, từ danh









II

GV

ie

tN

am

mục.

sách Footer, chọn Page 1 Of để hiển

thị số trang.

b. Chọn OK để áp dụng tiêu đề và chân

trang tính.

7. Xem trước thông tin tiêu đề và chân

trang tính.


Print.

b. Trong chế độ hiển thị Backstage,

trong vùng bên phải, chọn nút Zoom

to Page để phóng to văn bản.

c. Cuộn sang phải để xem các vùng tiêu

đề khác.

d. Cuộn xuống để xem chân

trang.

e. Quan sát số trang được hiển thị ở

chân trang.

f. Quay về trang

tính.

8. Thiết lập khoảng cách

lề.

a. Trong nhóm Page Setup, chọn nút

xuất hiện hộp thoại Page Setup.

b. Trong hộp thoại Page Setup, chọn

thẻ Margins.

c. Trong ô Bottom, chọn giá trị

1.5”.

d. Chọn Print Preview để hiển thị chế

độ Backstage.

e. Trong vùng bên phải của chế độ

Backstage, chọn nút Zoom to Page.

f. Chọn nút Show

Margins.

g. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề B. Thiết lập ngắt trang Dấu ngắt trang giúp bạn tổ chức dữ liệu logic hơn, những dữ liệu có sự liên quan sẽ

để trên cùng trang, những vùng dữ liệu khác có thể tổ chức trên các trang riêng.

Ngắt trang là các dòng chia cắt nội dung thành các trang để tổ chức thông tin hợp lý

khi in. Bạn có thể thiết lập cỡ giấy, hướng giấy, số lượng trang.

Câu lệnh Breaks Bạn có thể chèn dấu ngắt trang thủ công sử dụng các tùy chọn trong danh sách

Breaks của nhóm Page Setup trên thẻ Page Layout.


Insert Page Break Chèn ngắt trang thủ công phía trên hoặc bên trái của

dòng hoặc cột được chọn.

Remove Page Break Xóa ngắt trang thủ công ở phía trên hoặc bên trái

dòng và cột được chọn.

Reset All Page Breaks Xóa tất cả ngắt trang thủ công.

Các bước chi tiết để thêm hoặc xóa dấu ngắt trang:

Sử dụng thẻ Page Layout để thêm hoặc xóa dấu ngắt trang

o Chọn dòng phía dưới và cột bên phải của vị trí ngắt trang.

o Trên thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn Breaks và chọn

Insert Page Break hoặc Remove Page Break. Bạn có thể chọn Remove

All Page Breaks để xóa tất cả dấu ngắt trang thủ công

Sử dụng cửa sổ Page Break Preview để chèn hoặc xóa ngắt trang.

o Chọn nút Page Break Preview gần thanh trượt Zoom hoặc trên thẻ View,

trong nhóm Workbook Views, chọn Page Break Preview.

o Đặt hoặc xóa dấu ngắt trang

Trong cửa sổ Page Break Preview, kéo ngắt trang tự động vào vị trí

thích hợp, hoặc kéo ra ngoài cửa sổ để xóa.


II

GV

ie

tN

am

Trong trang tính, nháy chuột phải và ô tiếp giáp với dấu ngắt trang

và chọn Insert Page Break hoặc Remove Page Break.

Chuột phải vào bất kỳ ô nào và chọn Reset All Page Breaks để xóa

tất cả các ngắt trang thủ công.

o Trở về chế độ hiển thị Normal.

Thực hành Thiết lập ngắt trang


Tình huống

Quản lý của bạn yêu cầu bản in chi tiết doanh số bán hàng của các nhân viên trong

mỗi quý. Bạn cần kiểm tra trang tính để quyết định chì dữ liệu thành 2 trang hay giữ nguyên

trên 1 trang.


1. Xem trước trang tính trong cửa sổ

Page Break Preview.

a. Trên thanh Ribbon, chọn thẻ

View.

b. Trên thẻ View, trong nhóm

Workbook Views, chọn Page Break

Preview.

c. Trong hộp thông tin Welcome to

Page Break Preview, chọn Do not

show this dialog box again và chọn

OK.

d. Quan sát trang tính được hiển thị ở

chế độ Page Break Preview.


II

GV

ie

tN

am

2. Thêm dấu ngắt trang trước dòng 18

và dòng 29.

a. Trong trang tính, chọn dòng

18.

b. Trên thẻ Page Layout, trong nhóm

Page Setup, từ danh sách Breaks,

chọn Insert Page Break để thêm dấu

ngắt trang sau 11 nhân viên đầu tiên.

c. Chọn dòng 29, và trên thẻ Page

Layout, trong nhóm Page Setup, từ

danh sách Breaks, chọn Insert Page

Break để thêm dấu ngắt trang sau

nhân viên cuối cùng.

d. Chọn ô G31 để hủy vùng

chọn.

e. Quan sát trang 1 có tiêu đề của trang

tính và chi tiết 11 nhân viên đầu tiên,

trang 2 có chứa chi tiết 11 nhân viên

còn lại.

3. Xem trước 2 trang

đầu.


Print.

b. Trong chế độ hiển thị Backstage,

quan sát dữ liệu được hiển thị.

c. Chọn nút Next Page để xem trang

thứ 2.

d. Bạn nhận thấy chọn 11 nhân viên

trên mỗi trang in sẽ để thừa nhiều

khoảng trống không hợp lý.

e. Chọn thẻ File để đóng chế độ hiển

thị Backstage.

4. Xóa dấu ngắt trang trên dòng 18 và

điều chỉnh ngắt trang bằng cột.

a. Trên trang tính, chọn dòng

18.

b. Trong nhóm Page Setup, từ danh

sách Breaks, chọn Remove Page

Break và chọn ô A20.


II

GV

ie

tN

am

c. Quan sát thấy ngắt trang đã bị

xóa.

d. Kéo dấu ngắt trang đến giữa cột I

và J.

5. Xem trước phiên bản in của

trang.


Print.

b. Quan sát trang sẽ được

in

c. Chọn thẻ File để đóng hiển

thị.

Tổng kết

Để thực hiện công việc in ấn sổ tính Excel, bạn cần phải thực hiện những chuẩn bị

cần thiết trước khi in. Bạn đã biết cách tùy chỉnh bố cục trang và thao tác với thiết lập ngắt

trang để tạo những trang in như bạn muốn.


II

GV

ie

tN

am

Bài 7. Quản lý sổ tính Excel Giới thiệu

Khi bạn làm việc với số lượng lớn các trang tính, bạn cần tổ chức các trang tính này

để dễ dàng truy cập các thông tin khác nhau và khai thác dữ liệu trong các trang tính hiệu

quả.



Định dạng các thẻ trang tính trong sổ tính Excel.

Quản lý các trang tính trong sổ tính.

131 Quản lý sổ tính Excel 2010

II

GV

ie

tN

am

Chủ đề A. Định dạng các thẻ trang tính Định dạng các trang tính giúp bạn tổ chức sổ tính hiệu quả và giúp bạn truy xuất

đúng dữ liệu một cách nhanh chóng. Bạn có thể định dạng các thẻ trong sổ tính bằng cách

thay đổi màu sắc hay tên của trang tính một cách có ý nghĩa.

Các tùy chọn định dạng thẻ Excel cho phép bạn đổi tên và thay đổi màu sắc của các thẻ trong trang tính. Bạn có

thể thay đổi nên thẻ của trang tính thành có ý nghĩa hơn và bạn có thể truy xuất dữ liệu

nhanh hơn. Bạn cũng có thể phân biệt màu sắc các thẻ trang tính để làm nổi bật sự khác nhau

giữa các trang tính

Hình 26. Định dạng các thẻ trang tính

Các bước chi tiết để định dạng các thẻ trang tính:

Trên thanh chứa các thẻ của trang tính, bạn có thể đổi tên của trang tính

o Bằng cách nháy chuột phải vào thẻ trang tính và chọn Rename, hoặc

o Nháy đúp vào thẻ trang tính

Nhập tên mới cho trang tính và nhấn Enter.

Thiết lập màu sắc cho thẻ trang tính

o Nháy chuột phải vào thẻ trang tính bạn muốn thay đổi màu, chọn Tab Color

và chọn màu sắc thích hợp.

o Cách khác, bạn có thể vào thẻ Home, nhóm Cells, trong danh sách Format,

chọn Tab Color và chọn màu sắc thích hợp.

Thực hành Định dạng các thẻ trang tính



II

GV

ie

tN

am

Tình huống

Sổ tính chứa thông tin tổng kết bán hàng của công ty được tổ chức thành 3 trang tính

theo vùng. Việc chỉ ra các trang tính trở nên khó khăn hơn khi trang tính được đặt tên mặc

định. Bạn muốn đổi tên các trang tính và thiết lập màu sắc cho trang để phân biệt các thẻ

trang tính dễ dàng hơn.


1. Kiểm tra 3 trang tính trong sổ

tính.

a. Kiểm tra trang tính thứ nhất chứa dữ

liệu liên quan đến bán hàng tại chi

nhánh US.

b. Chọn trang tính thứ 2 với tên thẻ là

Sheet2 để thể hiện dữ liệu ở chi

nhánh Canada.

c. Chọn thẻ trang tính thứ 3 có tên là

Sheet3 để xem dữ liệu ở chi nhánh

Mexico.

2. Đổi tên trang tính đầu

tiên.

a. Chọn thẻ

Sheet1.

b. Trên thanh chứa thẻ trang tính, nháy

chuột phải vào thẻ Sheet1 và chọn

Rename.

c. Nhập US và nhấn Enter để đổi tên

thẻ.

3. Đổi tên các trang tính thứ 2 và

thứ 3.

a. Nháy chuột phải vào thẻ

Sheet2.

b. Nhập Canadian và nhấn

Enter.

c. Tương tự, đổi tên trang tính thứ 3


II

GV

ie

tN

am

thành Mexican

4. Thay đổi màu sắc của các thẻ trang

tính

a. Chọn thẻ

Canadian.

b. Nháy chuột phải vào thẻ Canadian

và chọn Tab Color.

c. Trong bộ sưu tập vừa hiển thị, trong

vùng Standard Colors, chọn Yellow

để thay đổi màu thẻ Canadian thành

màu vàng.

d. Chọn thẻ

US.

e. Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, từ

danh sách Format, di chuyển chuột

qua Tab Color để hiển thị bộ sưu tập

các màu.

f. Trong bộ sưu tập này, trong vùng

Standard Colors, chọn Blue.

g. Tương tự, thay đổi màu của thẻ

Mexican về màu xanh lá cây.

h. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề B. Quản lý các trang tính Sau khi đổi tên của trang tính và đặt màu sắc cho các thẻ trang tính, bạn có thể sắp

xếp vị trí của các trang tính phù hợp với ý nghĩa của dữ liệu biểu diễn trong sổ tính Excel.

Excel cho phép bạn tổ chức các trang tính theo thứ tự nhất định, bạn có thể thêm trang tính

mới hoặc xóa những trang tính không còn sử dụng.

Các tùy chọn thêm trang tính và xóa trang tính Trên thanh chứa tên của các trang tính, bạn có thể nhấn nút Insert Sheet ở cạnh

trang tính cuối hoặc trong thẻ Home, trong nhóm Cells, chọn Insert Sheet trong thực đơn

Insert. Bạn cũng có thể xóa trang tính sử dụng lựa chọn Delete Sheet trong danh sách

Delete của nhóm Cells hoặc chọn xóa bằng cách nháy chuột phải vào trang tính đó.

Ẩn/Hiện trang tính Khi có nhiều trang tính, bạn không muốn xóa trang tính đó nhưng cũng không hiển

thị trang tính mặc định, bạn có thể sử dụng tính năng ẩn trang tính và hiển thị trang tính đã

ẩn khi cần. Bạn có thể ẩn trang tính bằng cách chọn Hide Sheet từ thực đơn Format của

nhóm Cells trong thực đơn Cell->Hide&Unhide. Đơn giản hơn, bạn có thể nháy chuột phải

vào tên của trang tính và chọn Hide.

Ngược lại, bạn có thể hiển thị những trang tính đang bị ẩn bằng cách chọn Unhide

Sheet trong thực đơn Hide & Unhide để mở hộp thoại Unhide. Tương tự như ẩn trang tính,

bạn có thể nháy chuột phải vào tên trang tính bất kỳ và chọn Unhide.

Các bước chi tiết để di chuyển hoặc sao chép trang tính trong cùng hoặc khác sổ

tính:

Nháy chuột phải và thẻ trang tính và chọn Move or Copy để hiển thị hộp thoại

Move or Copy.

Trong danh sách Move selected sheets To book, chọn sổ tính bạn cần di chuyển đến

đó. Bạn có thể chuyển đến sổ tính đã có sẵn hoặc tạo ra sổ tính mới chứa trang tính

muốn chuyển.

Trong danh sách Before sheet, chọn sổ tính.

Nếu bạn muốn sao chép trang tính đó, bạn cần chọn ô Create a copy.


II

GV

ie

tN

am

Các bước chi tiết để thêm hoặc xóa các trang tính:

Nháy chuột phải vào thẻ trang tính, chọn Insert và chú ý tùy chọn Worksheet và

chọn OK.

Cách khác, trên thẻ trang tính, bạn có thể chọn nút Insert Worksheet để chèn trang

tính mới.

Các bước để ẩn hoặc hiển thị các trang tính:

Chọn trang tính bạn muốn ẩn hoặc hiện.

Ẩn hoặc hiển thị trang tính

o Nháy chuột phải vào thanh trang tính, chọn Hide để ẩn trang tính.

o Để hiển thị trang tính

Trên thanh trang tính, nháy chuột phải vào bất kỳ thẻ trang tính nào

và chọn Unhide.

Trên hộp thoại Unhide, trong danh sách Unhide sheet, chọn trang

tính bị ẩn mà bạn muốn hiển thị rồi nhấn OK.

Thực hành Tổ chức sổ tính.


Tình huống

Bạn đã lưu thông tin tổng kết của mỗi đất nước trong từng trang tính của sổ tính

Excel. Bạn cần thêm một trang tính mới để nhập thêm dữ liệu. Bạn cũng muốn tổ chức và

hiển thị các trang tính dựa trên tuần tự truy cập thông tin. Các trang tính cần thỏa mãn các

điều kiện sau:

Trang tính US xuất hiện đầu tiên.

Một trang tính mới cho chi nhánh European có nội dung tương tự như chi nhánh

Canadian.

Trang tính mới chứa các nhân viên ở tất cả các chi nhánh.



II

GV

ie

tN

am

1. Di chuyển trang tính Mexican lên

trước trang tính Canadian.

a. Trên thanh trang tính, kéo thẻ

Mexican về phía bên trái thẻ

Canadian.

b. Quan sát thấy thẻ Mexican đã được

đặt trước thẻ Canadian.

2. Sao chép trang tính

Canadian.

a. Nháy chuột phải vào thẻ Canadian

và chọn Move or Copy.

b. Trong danh sách Before Sheet, kiểm

chứng đích được hiển thị trong sổ

tính hiện tại, chọn Canadian.

c. Chọn ô kiểm Create a copy và chọn

OK.

d. Quan sát thấy một bản sao có tên là

Canadian (2) mới được tạo ra.

3. Chỉnh sửa các trang tính trùng

lặp.

a. Nháy đúp vào thẻ Canadian (2),

nhập European và nhấn Enter để

đổi tên thẻ.


II

GV

ie

tN

am

b. Nháy chuột phải vào thẻ European,

chọn Tab Color, và trong vùng

Standard Colors, chọn Red.

c. Chọn ô

D2.

d. Trong ô Formula Bar, chọn phần

trước đoạn văn bản “Canadian,” giữ

phím Shift, và chọn sau đoạn

“Summary.”

e. Nhập European Sales Summary và

nhấn Enter.

f. Trong ô Name Box, chọn và nhập

A6:I12 rồi nhấn Enter để chọn dải

dữ liệu A6:I12.

g. Nhấn Delete đề xóa dữ liệu trong dải

ô mới chọn.

4. Thêm một trang tính mới để liệt kê

nhân viên ở tất cả các chi nhánh.

a. Nháy chuột phải vào thẻ European

và chọn Insert.

b. Kiểm tra Worksheet được chọn và

nháy OK.

c. Trong hộp thoại Insert, kiểm chứng

rằng Worksheet được chọn và chọn

OK.


II

GV

ie

tN

am

d. Chuyển thẻ Sheet2 sau thẻ Canadian.

Giữ thẻ Sheet2 và kéo đến bên phải

của thẻ Canadian.

e. Đổi tên trang tính thành Summary

và nhấn Enter.

f. Áp dụng màu cam cho thẻ

Summary.

5. Ẩn tất cả các trang tính, ngoại trừ

trang tính US.

a. Nháy chuột phải vào thẻ Summary

và chọn Hide.

b. Chọn thẻ Mexican, giữ phím Shift

và chọn thẻ Canadian.

c. Nháy chuột phải vào những thẻ đã

chọn và chọn Hide.

d. Kiểm tra chỉ có trang tính US được

hiển thị, các trang tính khác đều bị

ẩn.

6. Hiển thị các trang tính Canadian và

Mexican để sử dụng trong buổi trình

chiếu.

a. Nháy chuột phải vào thẻ US và chọn

Unhide.

b. Trong danh sách Unhide sheet, chọn

Canadian.

c. Chọn OK để hiển thị trang tính.

d. Tương tự, hiển thị trang tính


II

GV

ie

tN

am

Mexican.

e. Lưu

file.


II

GV

ie

tN

am

Chủ đề C. Hiển thị các trang tính và sổ tính Khi bạn làm việc với nhiều trang tính hay sổ tính cùng một lúc, bạn muốn hiển thị

các vùng khác nhau trong trang tính để tính toán và tổ chức các dữ liệu có liên quan với

nhau. Excel có thể giúp bạn bằng cách cung cấp khả năng hiển thị các trang tính đồng thời.

Nhóm Window

Trên thẻ View chứa nhóm Window cho phép bạn thao tác với các trang tính và sổ

tính đồng thời.

Tùy chọn Cho phép bạn

New Window Mở tài liệu hiện tại trong cửa sổ mới.

Arrange All Sắp xếp các cửa sổ tài liệu đang mở để hiển thị đồng thời

trên màn hình.

Freeze Panes Đóng băng một phần của cửa sổ, phần còn lại có thể cuộn

khi di chuyển xuống dưới, phần đóng băng không di chuyển.

Split Chia cửa sổ thành nhiều vùng để bạn có thể xem nhiều phần

khác nhau của trang tính.

Hide Ẩn cửa sổ hiện tại.

Unhide Hiển thị cửa sổ bị ẩn.

View Side by Side Hiển thị các trang tính đồng thời.

Synchronous

Scrolling

Đồng bộ việc cuộn 2 trang tính cùng nhau khi bạn đang chọn

chế độ View Side by Side.

Reset Window

Position

Thiết lập lại các cửa sổ đang ở chế độ View Side by Side.

Save Workspace Lưu bố cục hiện tại của tất cả các cửa sổ thành không gian

làm việc để sử dụng sau này.

Switch Windows Chuyển đến sổ tính khác.

Câu lệnh Arrange All


II

GV

ie

tN

am

Bạn có thể gọi hộp thoại Arrange Windows trên thẻ View, nhóm Window, chọn

câu lệnh Arrange All. Hộp thoại Arrange Windows chứa các tùy chọn để xác định cách

thức sắp xếp các cửa sổ trên giao diện Excel. Bạn có thể chọn lựa cách sắp xếp như Tiled,

Horizontal hay Cascade. Bạn cũng có thể chọn ô Windows of active workbook để hiển thị

cửa sổ của sổ tính hiện tại.

Các tùy chọn trong hộp thoại Arrange Windows được mô tả chi tiết ở bảng sau:

Tùy chọn Mô tả

Tiled Bạn có thể hiển thị tất cả cửa sổ đang mở thành các hình

chữ nhật và phủ toàn bộ cửa sổ của sổ tính.

Horizontal Bạn có thể mở tất cả cửa sổ lần lượt, cái này dưới cái

khác.

Vertical Bạn có thể mở tất cả cửa sổ lần lượt, các cửa sổ xuất hiện

cạnh nhau.

Cascade Bạn có thể mở tất cả cửa sổ lần lượt, cửa sổ này trước cửa

sổ khác.

Các tùy chọn Freeze Panes

Khi trang tính của bạn có nhiều dữ liệu, bạn phải dùng thanh cuộn duyệt qua các

trang khác nhau và bạn muốn một vùng nào đó trong trang tính không thay đổi. Bạn có thể

dùng chức năng đóng băng trong Excel để thực hiện việc này. Trong thẻ View, nhóm

Window, bạn chọn câu lệnh Freeze Panes để đóng băng các dòng, cột và chọn Unfreeze

Panes để tắt chức năng này.

Các tùy chỉnh của Freeze Panes được mô tả trong bảng dưới:

Tùy chọn Cho phép bạn

Freeze Panes Giữ một vùng trên trang tính không thay đổi khi bạn

cuộn qua các vùng dữ liệu khác nhau.

Freeze Top Row Giữ dòng trên cùng không thay đổi khi cuộn sang các

vùng khác.


II

GV

ie

tN

am

Freeze First Column Giữ cột đầu tiên không thay đổi khi cuộn sang các

vùng khác trên trang tính.

Câu lệnh Split

Khi bạn muốn đồng thời nhìn thấy nhiều vùng dữ liệu khác nhau trên trang tính,

chẳng hạn như cùng lúc muốn hiển thị dữ liệu trên trang thứ nhất và trang cuối, bạn có thể

chia trang tính làm nhiều vùng sử dụng chức năng Split. Trong thẻ View, nhóm Window,

bạn chọn câu lệnh Split.

Hình 27. Chia cửa sổ trang tính thành nhiều vùng làm việc

Các bước chi tiết để chia cửa sổ trang tính:

Chọn một ô trong trang tính bạn muốn chia màn hình.

Trên thanh Ribbon, trong thẻ View, nhóm Window, chọn Split.

Các bước để đóng băng và phá băng:

Chọn trang tính bạn muốn đóng băng hoặc phá băng.

Đóng băng hoặc phá băng

o Trên thẻ View, trong nhóm Window, chọn Freeze Panes và chọn Freeze

Top Row hoặc Freeze First Column để đóng băng dòng hoặc cột đầu tiên.

o Trên thẻ View, trong nhóm Window, chọn Freeze Panes để đóng băng

dòng và cột.


II

GV

ie

tN

am

o Trong thẻ View, trong nhóm Window, chọn Freeze Panes và chọn

Unfreeze Panes để phá băng.

Các bước chi tiết để sắp xếp các trang tính:

Trong thẻ View, nhóm Window, chọn New Window để mở sổ tính trong cửa sổ

mới.

Lặp lại bước trên cho đến khi bạn có các trang tính cần xem trên các cửa sổ mới.

Trong nhóm Window, chọn Arrange All để hiển thị hộp thoại Arrange Windows.

Nếu bạn có nhiều sổ tính đang mở, chọn Windows of active workbook để tránh sắp

xếp các cửa sổ đó và nhấn OK.

Thực hành Xem dữ liệu trong trang tính lớn.


Tình huống

Bạn đang đánh giá lại dữ liệu trong báo cáo bán hàng, bạn nhận thấy có rất nhiều dữ

liệu trong trang tính làm bạn khó tập trung và thao tác với những dữ liệu cần thiết. Bạn cũng

muốn so sánh doanh số ở chi nhánh US, Canadian và Mexican.


1. Chia cửa sổ trang tính US.

a. Chọn thẻ US.

b. Cuộn trang tính xuống vùng dữ liệu.

c. Chọn ô C6.

d. Trên thẻ View, trong nhóm Window,

chọn Split để hiển thị thanh dọc và

thanh ngang.

2. Đóng băng vùng dữ liệu.

a. Trong cửa sổ Window, tử danh sách

Freeze Panes, chọn Freeze Panes.


II

GV

ie

tN

am

b. Cuộn xuống dòng 33.

c. Bạn quan sát thấy tiêu đề cột vẫn xuất

hiện.

3. Phá băng bà tạo 2 cửa sổ mới để

xem 2 bản khác nhau của sổ

tính.

a. Trong nhóm Window, chọn Split.

b. Trong nhóm Window, chọn New

Window.

c. Quan sát thấy có 2 cửa sổ cùng chứa

sổ tính.

d. Trong nhóm Window, chọn New

Window để tạo cửa sổ mới.

4. Sắp xếp cửa sổ và trang tính.

a. Trong nhóm Window, chọn Arrange

All để hiển thị hộp thoại Arrange

Windows.

b. Trong hộp thoại Arrange Windows,

kiểm tra lựa chọn Tiled được chọn và

chọn OK.

c. Quan sát 3 cửa sổ đã được sắp xếp.

5. Hiển thị trang tính trên các cửa

sổ.

a. Chọn cửa sổ thứ 2 và chọn thẻ

Canadian.

b. Chọn cửa sổ khác, chọn thẻ US và một

cửa sổ hiển thị thẻ Mexican.

c. Quan sát các trang tính US, Canadian,

và Mexican xuất hiện trên các cửa sổ

khác nhau.

d. Lưu và đóng sổ tính.

e. Chọn thẻ File và chọn Exit để đóng

ứng dụng.


II

GV

ie

tN

am

Tổng kết

Khi sổ tính có nhiều trang tính thì một nhu cầu tất yếu là quản lý các trang tính trong

sổ tính hiệu quả. Chủ đề này giúp cho bạn định dạng các thẻ trang tính trong sổ tính, quản lý

các trang tính trong sổ tính,…

giao trinh excel phan nen tang - for instructor-(4printing)

Documents