Hướng dẫn sử dụng phần mềm báo cáo hóa chất Danh mục Hóa chất quốc gia Việt Nam

Contents

1. Giới thiệu.........................................................................................................12. Quy trình làm việc bằng công cụ báo cáo NCI............................................................23. Cài đặt.............................................................................................................34. Chức năng........................................................................................................44.1. Hồ sơ doanh nghiệp.........................................................................................44.2. Cửa sổ chính..................................................................................................54.2.1. File..........................................................................................................64.2.1.1. Import.......................................................................................................64.2.1.2. Export.....................................................................................................124.2.2. Edit........................................................................................................134.2.2.1. Trim CAS................................................................................................144.2.2.2. Trim substance names.................................................................................144.2.2.3. Remove unnecessary characters from CAS.......................................................144.2.2.4. Remove double quotes from substance names....................................................144.2.2.5. Replace...................................................................................................144.2.3. Tools......................................................................................................154.2.3.1. Profile.....................................................................................................164.2.3.2. Settings...................................................................................................164.3. Submitting EXCEL file...................................................................................17

1. Giới thiệuPhần mềm báo cáo hóa chất vào Danh mục Hóa chất quốc gia Việt Nam (NCI) là phần mềm xây dựng cho doanh nghiệp sử dụng để báo cáo hóa chất mà họ sản xuất, nhập khẩu hoặc kinh doanh tại Việt Nam. Mục tiêu của việc sử dụng phần mền này là đảm bảo cung cấp thông tin chính xác vào NCI.

1

2. Quy trình làm việc bằng công cụ báo cáo NCI

Figure 1

Hình 1 minh họa luồng công việc bằng cách sử dụng công cụ báo cáo NCI. Có hai tùy chọn để tạo dữ liệu

trên báo cáo NCI. Một người đang đọc một tệp ở định dạng EXCEL (.xlsx) hoặc TSV và nhập dữ liệu bằng

tay. Bạn có thể tạo tệp từ cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống quản lý hóa chất của bạn ( ①) hoặc

chỉnh sửa tệp theo cách thủ công (②). Báo cáo NCI chạy dưới dạng ứng dụng Windows trên máy tính để

bàn. Sau khi bắt đầu báo cáo NCI, bạn có thể nhập tệp vào công cụ (③) hoặc chỉnh sửa dữ liệu theo cách

thủ công trên công cụ (④). Khi dữ liệu hoàn thành trên công cụ, bạn có thể xuất nó sang hai tệp EXCEL

(⑤, ⑥). Một là tệp EXCEL được mã hóa để gửi cho VINACHEMIA, tệp còn lại là tệp EXCEL không được

mã hóa để lưu giữ trong doanh nghiệp (⑦).

2

②

① ③

④

⑤

⑦

⑥

3. Cài đặt

Phần mềm NCI là một ứng dụng máy tính để bàn (PC). Thực hiện tệp setup.exe trong gói cài đặt (xem Hình

2) và cửa sổ (Hình 3) bật lên. Nhấn nút “Cài đặt” để cài đặt công cụ.

Figure 2

Figure 3

3

Khi cài đặt thành công phần mềm tự động bắt đầu.

4. Chức năng

4.1. Hồ sơ doanh nghiệp

Khi phần mềm NCI report khởi động, Cửa sổ “Hồ sơ doanh nghiệp” được mở ra như hình dưới (Figure 4).

Figure 4

Sau khi điền thông tin cần thiết và nhấn nút “OK”, phần mềm xác nhận thông tin đầu vào và hiển thị thông

báo nếu có bất kỳ lỗi nào và không thể đóng cửa sổ (Figure 5).

4

Figure 5 1

Nếu thông tin đầu vào đáp ứng các tiêu chí, thông tin được lưu và cửa sổ đóng lại. Khi thông tin được lưu,

thông tin sẽ được hiển thị khi cửa sổ “Hồ sơ tổ chức” mở ra. Khi nút “Hủy” được nhấp, công cụ sẽ đặt lại

thông tin về trạng thái khi cửa sổ mở ra và xác nhận thông tin. Nếu có bất kỳ lỗi nào, công cụ, lại hiển thị

các thông báo lỗi và cửa sổ không thể đóng lại được (Hình 5).

Các giá trị được lưu ở đây vẫn còn sau khi phần mềm được đóng lại. "Hồ sơ tổ chức" có thể được mở và

chỉnh sửa các giá trị sau này.

4.2. Cửa sổ chính

Khi cửa sổ “Hồ sơ doanh nghiệp” được đóng, cửa sổ làm việc chính được mở (Figure 6).

1

5

Figure 6

4.2.1. File

Trường “File” có 3 trường thông tin nhỏ; Import, Export and Exit.

Figure 7

4.2.1.1. Import

Khi trường thông tin “Import” được chọn, cửa sổ chọn file xuất hiện (Figure 8). Chỉ có file định dạng

6

EXCEL (*.xlsx) hoặc TSV (tab separated values) file (*.tsv) có thể được chọn2.

Figure 8

Sau khi chọn một tập tin và nút "Open" được nhấp, công cụ sẽ yêu cầu bạn xóa các bản ghi hiện có hoặc

giữ chúng bằng cách hiển thị cửa sổ bật lên (Hình 9) nếu đã có bản ghi

Figure 9

Nếu nút “YES” được chọn, các bản ghi hiện có sẽ bị xóa và các bản ghi mới sẽ được tải. Nếu nút “NO”

được chọn, các bản ghi mới sẽ được tải sau các bản ghi hiện có. Nếu không có bản ghi nào được hiển thị

khi chọn tệp, công cụ sẽ tải bản ghi mới mà không hiển thị cửa sổ bật lên.

2 Phần mềm không hỗ trợ file EXCEL định dạng .xls.7

Figure 10

Hình 10 là một ví dụ về tệp tin EXCEL. Trên trang đầu tiên, Cột A và B được sử dụng. Cột A có số CAS và

cột B có tên chất. Hàng đầu tiên được coi là tiêu đề và bị bỏ qua khi được tải. Số hàng cần bỏ qua có thể

được cài đặt.

Figure 11

Hình 12 là một ví dụ về tệp tsv. Định dạng này giống với tệp EXCEL nhưng số CAS và tên chất được phân

cách bằng Tab.

8

Figure 12

Hình 12 là một ví dụ về các bản ghi được nạp.

No. Đánh số tự động. Không cần chỉnh sửa.

CAS Nạp dữ liệu từ file.

Substance Name Nạp dữ liệu từ file.

CAS check Kiểm tra mã số CAS.

OK --- Đúng định dạng và đúng kí tự

Format Error --- Sai định dạng.

CD error --- Kiểm tra số kí tự sai.

CAS dup Số lượng các dòng có CAS trùng với dòng khác.

Hình 13 là một ví dụ về “Kiểm tra CAS”. Hàng đầu tiên có CAS sai số kí tự và hàng thứ hai có CAS sai

định dạng.

9

Figure 13

Bạn cũng có thể nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu theo cách thủ công. Trong Hình 14, hàng cuối cùng (số 101)

được thêm thủ công. Cột "No." được điền tự động.

Figure 14

Sau khi nhập dữ liệu, khi con trỏ chuyển sang hàng khác, CAS được chọn và kết quả được hiển thị trên cột

“CAS Check” (Figure 15).

10

Figure 15

Trong Hình 15, CAS ở hàng cuối cùng xuất hiện trong một hàng khác. Khi nhấp vào nút “CAS dup check”,

các bản ghi có số CAS bị dư thừa được đánh dấu bằng cột màu hồng và cột “CAS dup”.

Figure 16

Phần mềm có chức năng phân loại, Khi nhấp vào tên cột, các hàng được sắp xếp theo thứ tự các

giá trị của cột đã chọn. Khi “CAS dup” được chọn trong Hình 16, các hàng được sắp xếp trong cột và bạn

có thể thấy các hàng có cùng CAS cạnh nhau vì chúng có cùng giá trị trong cột “CAS dup” (Figure 17).

11

Figure 17

4.2.1.2. ExportKhi dữ liệu sẵn sàng xuất, hãy nhấp vào mục menu “Export” bên dưới “File”. Công cụ sẽ kiểm tra

xem dữ liệu có chính xác hay không. Nếu dữ liệu là một hoặc nhiều trường hợp sau đây, công cụ sẽ hiển thị

một hộp thông báo và dữ liệu không được xuất:

・Không có bản ghi nào trong dữ liệu (Figure 18).

Figure 18

・Có một hoặc nhiều bản ghi sai mã số CAS.

・Có một hoặc nhiều nhóm cùng mã CAS.

・Có một hoặc nhiều bản ghi không có mã số CAS.

Figure 19 hiển thị thông báo cho 3 trường hợp trên.

12

Figure 19

Nếu dữ liệu được xuất thành công, một hộp thông điệp sẽ xuất hiện để cho bạn biết nó (Hình 20) và hai tệp

EXCEL được lưu trong một thư mục đầu ra. Thư mục đầu ra được chỉ định trong cửa sổ “Settings”

(4.2.3.2).

Figure 20

Tên file dữ liệu được xuất theo định dạng sau.

File gửi cho cơ quan thu thập thông tin:

[Tax code]-N.N-YYYYMMDDHHMISS.xlsx

File lưu trữ tại doanh nghiệp:

[Tax code]-N.N-YYYYMMDDHHMISS-COPY.xlsx

N.N --- version of the tool

4.2.2. Edit

13

Figure 21

Các chức năng chỉnh sửa trong mục menu “Edit.

4.2.2.1. Trim CAS

Khi "Trim CAS" được chọn, bỏ khoảng trống không gian ở đầu hoặc cuối CAS trong tất cả các

bản ghi.

4.2.2.2. Trim substance names

Khi " Trim substance names " được chọn, bỏ khoảng trống không gian ở đầu hoặc cuối tên hóa

chất trong tất cả các bản ghi.

4.2.2.3. Remove unnecessary characters from CAS

Số CAS bao gồm số và dấu gạch nối. Khi nhấp vào "Remove unnecessary characters from CAS "

các ký tự không phải là số hoặc dấu gạch nối sẽ bị xóa khỏi các cột CAS của tất cả các bản ghi.

4.2.2.4. Remove double quotes from substance names

Các tệp TSV đôi khi có các giá trị có dấu ngoặc kép. Khi nhấp vào "Remove double quotes from

substance names " dấu ngoặc kép ở đầu hoặc cuối tên chất sẽ bị xóa.

4.2.2.5. Replace

14

Figure 22

Khi “Replace” được chọn, một hộp thoại (Hình 22) được hiển thị. Nhập “Target string” và “Replaced

with”, chọn cột mục tiêu và chọn nút “OK”, chuỗi trong “Target string” trong (các) cột mục tiêu được thay

thế bằng “Replace with”

Nếu “Regular Expression” được chọn, biểu thức chính quy có thể được sử dụng. Điều này được thực hiện

với hàm Regex.Replace (). Vui lòng truy cập URL sau để xem chi tiết.

4.2.3. Tools

Figure 23

15

Trong “Tools”, có các mục menu “Profile”và “Settings”.

4.2.3.1. ProfileKhi “Profile”được nhấp vào, cửa sổ “Hồ sơ doanh nghiệp” sẽ mở ra nơi bạn có thể xem hồ sơ của mình

(Hình 24). Cửa sổ này chính xác giống như Hình 4.

Figure 24

4.2.3.2. Settings

Figure 25

Khi “Settings” được nhấp, cửa sổ “Settings” sẽ mở ra (Hình 25).

Skip rows: Bỏ qua các hàng Số hàng cần bỏ qua khi tệp được tải. Mặc định là 1.

Max rows: Các hàng tối đa Các hàng tối đa để tải một tệp. Nếu có nhiều hàng hơn số này, phần còn lại của

bản ghi sẽ bị bỏ qua.

Output folder: Thư mục đầu ra Các tệp đã xuất được lưu trữ trong thư mục được chỉ định ở đây.

16

Trim space automatically: Tự động cắt không gian khi tải tệp hoặc chỉnh sửa dữ liệu theo cách thủ công,

ký tự khoảng trắng sẽ tự động xóa nếu hộp kiểm được chọn.

Các giá trị đã lưu vẫn còn sau khi công cụ được đóng

4.3. Submitting EXCEL file

Khi xuất thành công, hai tệp EXCEL được tạo. Tệp có “COPY” trong tên tệp của nó là để sao lưu trong

doanh nghiệp. Tệp EXCEL khác là để gửi đến VINACHEMIA.

17

For submission.

For keeping in the enterprise