giỚi thiỆu - sis.vn€¦ · smart innovation giỚi thiỆu phẦn mỀm quẢn tr doanh...

Smart Innovation

GIỚI THIỆU

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

CHUYÊN NGÀNH DƢỢC PHẨM

(Pharmacy Software Solution)

SAS ERP 8.0 - Pharmacy

-----------

Hà Nội, 01.2012

Tư vấn – bán hàng: MB/Zalo: 0912 426 152(Mr. Điệp)

Tài liệu giới thiệu SAS ERP 8.0 Pharmacy

Lĩnh vực hoạt động: Chuyên nghiệp trong cung cấp Phần mềm và Giải pháp quản trị nguồn lực DN - ERP Kết hợp với các Nhà cung cấp uy tín cung cấp các giải pháp cho DN như: Chứng thực số - CA,

Hóa đơn điện tử, Tư vấn Thuế trực tuyến… Dịch vụ Kế toán - Thuế cho doanh nghiệp

Phƣơng châm hành động:

Dịch vụ Chuy n nghi p Thành tâm Sản phẩm độc đ o nh t

Kh ch hàng:

Đội ngũ của SIS Vi t Nam: Tận tuỵ, chu đáo với công việc Phong cách làm việc chuyên nghiệp, bài bản Hài hoà trong quan hệ đối tác, đồng nghiệp Luôn trau dồi kiến thức

Thành tích: SAO KHUÊ 2005, 2006, 2008 , 2009 & 2010 Cúp CNTT 2005 & 2006 Bằng khen của Bộ TT-TT 2002 – 2005 Hơn 5.000 Khách hàng trên toàn Quốc

Sản phẩm: SAS INNOVA 8.0 – PMKT Cảnh báo & Quản trị DN Online SAS INNOVA 6.8.1/6.8.2 - Phần mềm Kế toán quản trị

SAS INNOVA 2011 OPEN - PMKT thuế (Miễn phí BQ 100%) SAS ERP 8.0 - Phần mềm Quản trị tổng thể DN SAS INNOVA 8.0 HRM - Phần mềm Nhân sự tiền lương

SAS INNOVA chuy n ngành: Xây lắp, Dược, Sách, Giặt là, Nhà hàng, Bán lẻ, Hoa quả - thực phẩm sạch, TĂCN, Du lịch,

Bán vé máy bay, Quản lý Gara…

Công ty CP S.I.S Vi t Nam Add: Số 14/183 Đặng Tiến Đông, Hà Nội Tel: +84-24-35117785 Fax: +84-24-35117787 Website: www.sis.vn www.phanmemketoan.net

http://www.sis.vn/



NỘI DUNG TÀI LIỆU

Stt Mục Trang

1 PHẦN I. NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHUYÊN NGÀNH DƢỢC PHẨM 4

2 PHẦN II. KHÓ KHĂN KHI DN CHƢA ỨNG DỤNG PHẦN MỀM CHUYÊN NGÀNH 12

3 PHẦN III. LỢI THẾ ĐƢA SAS ERP 8.0 - PHARMACY VÀO QUẢN TRỊ 14

4 PHẦN IV. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN SAS ERP 8.0 - PHARMACY 16

5 PHẦN V. CHI TIẾT SAS ERP 8.0 - PHARMACY 19

6

1. Quản trị nội dung đặc thù của ngành Dƣợc phẩm (SAS SP) 19

1.1 Nghiệp vụ quản lý lô - hạn sử dụng

1.2 Nghiệp vụ quản lý chính sách giá bán

1.3 Nghiệp vụ quản lý nhiều đơn vị tính, quy đổi đơn vị tính

1.4 Nghiệp vụ quản lý trình dược viên, kinh doanh, giao nhận

1.5 Nghiệp vụ quản lý thanh toán, công nợ KH, trình dược viên, sản phẩm...

1.6 Nghiệp vụ quản lý kinh doanh theo sản phẩm, nhóm sản phẩm...

1.7 Nghiệp vụ quản lý kinh doanh theo thị trường, vùng miền, nhóm KH

1.8 Nghiệp vụ quản lý chương trình, khuyến mại

1.9 Nghiệp vụ quản lý chi phí/giá thành lô sản phẩm

7

2. Kế to n quản trị

3. Quản lý vốn bằng tiền

4. Quản lý b n hàng & Công nợ phải thu

5. Quản lý mua hàng & Công nợ phải trả

6. Quản lý kho hàng ho , vật tƣ

7. Quản lý TSCĐ & Công cụ dụng cụ

8. Quản lý chi phí & Gi thành sản phẩm

9. Kế to n thuế

10. Kế to n tổng hợp & B o c o tài chính

11. Quản trị H thống

8 PHẦN VI. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAS ERP 8.0 - PHARMACY

9 PHẦN VII. QUY TRÌNH DỊCH VỤ BẢO HÀNH SẢN PHẨM

10 PHẦN VIII. DANH SÁCH MỘT SỐ KHÁCH HÀNG DƢỢC PHẨM TIÊU BIỂU

11 PHẦN IX. LIÊN HỆ



PHẦN I

NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ ĐẶC THÙ NGÀNH DƢỢC PHẨM

Hạch toán & quản lý kế toán, kinh doanh – bán hàng, kho hàng, sản xuất... ngành dược phẩm có khá nhiều bài toán đặc thù. Với kinh nghiệm triển khai các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh trong ngành dược phẩm của Việt nam cũng như nước ngoài, Phòng nghiên cứu & Phát triển SIS Việt Nam đã cho ra đời dòng sản phẩm phần mềm kế toán phục vụ chuyên ngành Dược phẩm.

Để quản lý hiệu quả doanh nghiệp dược yêu cầu phần mềm phải đáp ứng các bài toán quản lý như: Quản lý lô, hạn sử dụng; Quản lý chính sách giá bán; Quản lý nhiều đơn vị tính; Quản lý trình dược viên, giao nhận viên; Quản lý thanh toán, công nợ; Quản lý tình hình tiêu thụ, kết quả kinh doanh của từng dòng sản phẩm; Quản lý thị trường tiêu thụ; Tính toán chi phí, giá thành; Quản lý các chương trình khuyến mại...

H thống phân phối dƣợc phẩm cơ bản nhƣ sau:

Để dược phẩm đến được tay người tiêu dùng thì phải trải qua một hệ thống phân phối phức tạp, nhiều cấp. Dược phẩm có thể sản xuất ở trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài (có hoặc không

có uỷ thác) sau đó sản phẩm vào dòng chảy của kênh phân phối từ Cấp 1 Cấp 2 (thậm chí dài hơn) Đại lý/cửa hàng bán lẻ Đến tay người tiêu dùng. Tại mỗi cấp đó việc quản lý tiền, hàng trở nên phức tạp, đặc biệt những doanh nghiệp sản xuất kiêm luôn khâu phân phối sản phẩm.

Bên cạnh đó việc sản xuất, kinh doanh dược phẩm cần đảm bảo nghiêm ngặt theo các quy định quản lý của tổ chức y tế thế giới WHO như chuẩn: GMP, GSP, GLP, GDP, GPP



Mô hình tổ chức quản lý tại mỗi doanh nghi p cung c p dƣợc phẩm:

Thông thường, đối với các DN sản xuất, kinh doanh dược sẽ có một hoặc một số điểm có thể là Chi nhánh hoặc Nhà máy hoặc Văn phòng đại diện có thể hạch toán quản lý riêng từng đơn vị hoặc hạch toán phụ thuộc. Phòng kinh doanh thường quản lý theo sơ đồ hình cây nhiều cấp như: Giám sát (quản lý vùng), dưới giám sát là các trình dược viên, và sau đó là các khách hàng nhà phân phối, đại lý (nhà thuốc). Ngoài ra, còn có những bộ phận rất quan trọng liên quan đến chất lượng đầu vào, sản xuất, đầu ra như kiểm nghiệm, KSC... đặc biệt tại các công ty trực tiếp sản xuất.

1. Nghi p vụ quản lý lô - hạn sử dụng

Trong quản lý dược phẩm, việc theo dõi lô, hạn sử dụng là điều rất quan trọng nhằm quản lý tốt nhất hàng tồn kho cũng như chất lượng sản phẩm, đồng thời là thông tin hữu ích cho quá trình bán hay phân phối sản phẩm. Mặt hàng dược thường rất đa dạng về mã hàng, chủng loại, xuất xứ, quy cách...Quản lý kho cũng cần chặt chẽ theo quy trình, quy định. Ví dụ giá vốn nhập trước xuất trước, vật tư hàng hoá nào gần hết hạn hơn thì ưu tiên xuất trước, thông số hàng hoá, vật tư đảm bảo chính, xác đầy đủ... Với các công ty thương mại thường theo dõi lô, hạn sử dụng của thành phẩm – hàng hoá từ nhà sản xuất từ khi nhập hàng, lưu kho và phân phối ra thị trường. Riêng với DN trực tiếp sản xuất còn



phải theo dõi hạn sử dụng của các vật tư đầu vào và thành phẩm đầu ra. Báo cáo về quản lý kho cho ta thông tin Nhập - Xuất - Tồn kho theo lô, hạn sử dụng & báo cáo những mặt hàng, vật tư đã và sắp hết hạn sử dụng để bộ phận quản lý có quyết định phù hợp và kịp thời.

2. Nghi p vụ quản lý chính s ch gi b n Mặt hàng dược thường rất nhiều mã hàng khác nhau lại được quy định ở nhiều mức giá cho từng đối tượng, từng thời điểm, từng chương trình. Do đó, nếu không quản lý danh mục giá bán tốt có thể gây nhầm lẫn, thiệt hại về kinh tế & uy tín của DN. Giá bán thường được quy định chặt chẽ trong việc lập và sử dụng bảng giá. Ví dụ: Giá bán đại lý, Giá bán lẻ, Giá bán bảo hiểm, Giá bán cấp cứu, Giá đấu thầu, Giá nội bộ... Khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng nhân viên, kế toán bán hàng có thể lựa chọn giá theo quy định của công ty đảm bảo nhanh chóng, chính xác.

3. Nghi p vụ quản lý đa đơn vị tính

Dược phẩm có nhiều quy cách khác nhau trong nghiệp vụ bán buôn hoặc bán lẻ do vậy cần sử dụng nhiều đơn vị tính cho phù hợp với thực tế như: Viên, Vỉ, Ống, Gói, Hộp, Thùng, Chai ... Điều đặc biệt là quản lý có sự quy đổi đơn vị tính này sang đơn vị tính khác theo một hệ số quy đổi đã được khai báo từ trước nhằm đảm bảo chuẩn hoá đơn vị tính thuận lợi và chính xác cho bộ phận kho, sản xuất, bán hàng. Ví dụ: Đơn vị tính 01 (ĐVT nhỏ nhất) là Vỉ, Đơn vị tính 02 (ĐVT mẹ) là Hộp, trong mỗi hộp sẽ có bao nhiêu vỉ được khai báo ngay khi tạo mã hàng, hoặc Đơn vị tính 01 (ĐVT nhỏ nhất) là Hộp, Đơn vị tính 02 (ĐVT mẹ) là Thùng, trong mỗi thùng khai bao có bao nhiêu Hộp. Khi xuất nhập đồng loạt hoặc bán lẻ cho phép lựa chọn đơn vị tính theo thực tế xuất nhập. Khi lập chứng từ kho nhập/xuất cho phép lựa chọn dùng đơn vị tính mẹ hay đơn vị tính con để cập nhật thông tin hàng hoá nhập/xuất. Đồng thời trong báo cáo hàng tồn kho, bán hàng đưa ra được hàng nhập, xuất, bán theo đơn vị tính đã được quy đổi đảm bảo đúng, đủ về mặt số lượng cũng như giá trị hàng tồn kho, hàng bán, hàng nhập.

4. Nghi p vụ quản lý trình dƣợc vi n kinh doanh giao nhận

Phân phối dược phẩm được thực hiện qua các khâu trung gian bên ngoài công ty như Đại lý/Cửa hàng/Nhà thuốc, Nhà phân phối, ... Tuy nhiên, trong công ty cũng cần quản lý tình trạng bán hàng theo từng thời điểm, từng thị trường của từng đối tượng: Phòng kinh doanh, Giám sát bán hàng (Quản lý vùng), Trình dược viên, Nhân viên giao nhận...



Việc quản lý hiệu quả các “đầu mối” này sẽ là động lực tốt để thúc đẩy quá trình bán, phân phối sản phẩm bên cạnh thực hiện các chương trình xúc tiến bán hàng của công ty. Các thông tin quản lý thường ở các góc độ:

Doanh số của mỗi Giám sát, Quản lý vùng, mỗi trình dược viên (hoặc đội ngũ cộng tác viên);

Tỷ lệ hoa hồng/thưởng, tiền hoa hồng/thưởng của mỗi đối tượng;

Sản phẩm tiêu thụ ở mỗi cán bộ đó, Đồng thời quản lý được số lượng đại lý/cửa hàng mở mới trong kỳ của mỗi cán bộ Quản lý tình hình thanh toán thu tiền, công nợ của mỗi nhân viên...



5. Nghi p vụ quản lý thanh to n, công nợ

Theo tính chất từ hệ thống phân phối nhiều cấp,

nhiều đối tượng cùng liên quan đến khách hàng,

do vậy quản lý công nợ, thanh toán cũng phải

phù hợp với thực tế đó: Ví dụ theo dõi công nợ

của mỗi đối tượng: Khách hàng, Vùng miền,

Trình dược viên (hoặc có công ty có hệ thống

cộng tác viên), Giám sát (QLV)...

Theo dõi công nợ thanh toán đến từng hoá đơn, thậm chí thanh toán (thu tiền) theo từng mã hàng, công nợ theo tuổi nợ (đến hạn thanh toán, quá hạn thanh toán...), giới hạn nợ (định mức nợ) của mỗi khách hàng...

6. Nghi p vụ quản lý kinh doanh theo sản phẩm Để có cái nhìn đa chiều về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cần bóc tách tình hình, hiệu quả tiêu thụ trên từng sản phẩm ứng với mỗi thị trường, thời gian, vùng miền... Từ đó biết được sản phẩm nào bán chạy nhất, sản phẩm nào bán chậm, thị phần mỗi sản phẩm chiếm bao nhiêu % trên thị trường. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng

cần biết với mỗi sản phẩm đó mức

độ lãi gộp (thậm chí lãi đã bao gồm

trừ chi phí bao bì, tời rơi, nhân viên

marketing, chiết khấu bán hàng...)

là bao nhiêu %, ứng với bao nhiêu

tiền, đang trong chu kỳ sống nào

của sản phẩm từ đó công ty có

chính sách bán hàng, mở rộng thị

trường phù hợp cũng như hướng

đầu tư hợp lý cho sản phẩm đó.

Đặc biệt với các sản phẩm mới

tung ra thị trường.

Nhà quản trị của các công ty dược

phẩm cũng rất cần thiết các thông

tin thể hiện được mức độ bao phủ

của sản phẩm nhằm theo dõi tình

hình sản phẩm mục tiêu (sản phẩm

cốt lõi) được bao phủ bao nhiêu % của vùng thị trường đó trong tổng loại sản phẩm của công ty



Doanh nghiệp cần có đủ thông tin về tình hình tiêu thụ của sản phẩm, nhóm sản phẩm để áp dụng

các chương trình khuyến mại, các chương trình chiết khấu, mức hoa hồng áp dụng... nhằm thúc

đẩy lượng tiêu thụ sản phẩm.

7. Nghi p vụ quản lý kinh doanh theo thị trƣờng vùng miền nhóm KH

Quản lý tình hình bán hàng theo địa lý với

sơ đồ quản lý thị trường hình cây từ miền

(Bắc, Trung, Nam), chi tiết tới từng

Tỉnh/Thành, chi tiết hơn nữa tới từng

Quận/Huyện...

Quản lý thị trường theo loại nhóm khách

hàng như: nhóm Nhà phân phối, nhóm

Đại lý/Nhà thuốc/Cửa hàng dược phẩm,

nhóm các bệnh viện nhà nước, nhóm các

bệnh viện/phòng khám tư nhân...

Thông tin quản lý kinh doanh theo thị trường nhắm tới các tiêu chí sản phẩm theo thị trường, doanh số theo thị trường, khách hàng (khách hàng kế hoạch & khách hàng thực tế) theo từng thị trường, công nợ, tỷ trọng doanh số theo từng thị trường...

8. Nghi p vụ quản lý chƣơng trình khuyến mại Trong chiến lược marketing thúc đẩy thị trường của mình các doanh nghiệp dược phẩm thực hiện thường xuyên các chương trình bán hàng, khuyến mại, chiết khấu % theo mặt hàng, theo doanh số, tích điểm, mua hàng tặng hàng, mua hàng tặng quà... Các chương trình này thường xuyên thay đổi và áp dụng không đồng loạt tức là có thể áp dụng tại thời điểm nào đó, với nhóm KH nào đó hoặc với một dòng sản phẩm nào đó. Đồng thời xác định được hiệu quả của mỗi chương trình từ đó công ty có thể quản lý, thực hiện các chương trình một cách tốt nhất mở rộng thị trường, thị phần của mình.



9. Nghi p vụ quản lý chi phí/gi thành

Để đảm bảo chất lượng nghiêm ngặt của dược phẩm cũng như đáp ứng theo các tiêu chuẩn của Tổ chức Y tế Thế giới (GMP-WHO) việc tính toán xác định giá thành sản phẩm là khâu rất quan trọng trong quản trị sản xuất. Vừa đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm vừa đảm bảo định mức chi phí của công ty với các điều kiện khắt khe của môi trường sản xuất: không khí, độ ẩm, vệ sinh, ...

Các thành phẩm dược có công thức, tỷ lệ từ trước và được đăng ký trước với Cục quản lý dược, đây cũng là một căn cứ quan trọng để xây dựng định mức sản xuất (định mức nguyên vật liệu). Các yếu tố chi phí khác như: Nhân công, sản xuất chung, kiểm nghiệm (chi phí kiểm nghiệm cũng chiếm tỷ trọng tương đối trong giá thành sản xuất dược phẩm)...được phân bổ theo từng lô sản xuất.

Chi phí kiểm nghiệm thường bao gồm: Khấu hao thiết bị - dụng cụ kiểm nghiệm, hoá chất kiểm nghiệm, chi phí lương và các chi phí khác phục vụ quá trình kiểm nghiệm, trong tất cả các lô sản xuất đều phải thực hiện việc kiểm nghiệm trong và sau quá trình sản xuất. Đồng thời chi phí kiểm nghiệm thường xác định được riêng cho từng lô sản xuất.

Tỷ lệ phân bổ chi phí kiểm nghiệm = Tổng chi phí kiểm nghiệm / Số lượng lô sản xuất

Chi phí chung (nhân công, sản xuất chung) cũng hay được các DN dược phân bổ cho từng lô sản xuất theo số giờ máy hoạt động của từng lô. Vì đặc thù DN dược thường phải sử dụng công nghệ hiện đại, chi phí dây truyền sản xuất rất lớn để đảm bảo thực hành sản xuất tốt theo GMP của WHO hay ASEAN

Tỷ lệ phân bổ chi phí sản xuất chung = Tổng chi phí sản xuất chung / Tổng số giờ máy

Chi phí sản xuất chung cho lô sản xuất = Số giờ máy của lô * Tỷ lệ phân bổ chi phí SXC

Sản xuất dược thường xác định theo từng lô sản xuất. Mỗi lô sản xuất có kích cỡ khác nhau và thời gian thực hiện khác nhau tuỳ thuộc vào từng loại thuốc đưa vào sản xuất. Kỳ tính giá thành thường được xác định theo tháng hoặc quý. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ là chi phí của các lô còn đang dở dang.

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang xác định thường bằng phương pháp tỷ lệ sản phẩm hoàn thành của mỗi lô sản phẩm.



10. Một số v n đề kh c Ngoài những đặc thù cơ bản trên trong DN sản xuất, kinh doanh thương mại, nhập khẩu dược phẩm còn có những đặc thù khác như:

Tạo phiếu gộp xuất kho, phiếu này cho phép chọn: Khách hàng, Chọn hoá đơn để gộp vật tư giống nhau lại. Bộ phận kho căn cứ phiếu này lấy hàng giao cho khách. (Nguyên tắc khi đã gộp thì các hoá đơn sẽ giao hết hàng).

Với DN nhập khẩu thì có phần thanh toán trừ đuổi theo tỷ giá thực tế và tự động xác định chênh lệch tỷ giá...

Ngành sản xuất, kinh doanh thuốc thú y cũng có hầu hết các đặc thù của ngành dược phẩm. Do đó, những vấn đề của ngành dược phẩm cũng là vấn đề của ngành kinh doanh thuốc thú y. Và giải pháp trên phần mềm SAS ERP 8.0 PHARMACY cũng được áp dụng cho các doanh nghiệp ngành thuốc thú y.



PHẦN II

KHÓ KHĂN KHI DOANH NGHIỆP DƢỢC PHẨM CHƢA ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP CHUYÊN NGÀNH

1. Với doanh nghi p Dƣợc phẩm chƣa có phần mềm kế to n vẫn dùng c c công cụ

thủ công trong hạch to n kế to n nhƣ excel sổ s ch thì chắc chắn sẽ r t khó khăn nhƣ: - Thông tin quản lý

không kịp thời: Do ngành dược có nhiều đặc thù lại thực hiện xử lý thông tin bằng thủ công thì rõ ràng việc đáp ứng thông tin quản lý là rất khó khăn. Do vậy ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình ra quyết định của người quản lý

- Thông tin không đầy đủ: Quản lý đặc thù của ngành dược khá phức tạp và quản lý thông tin theo nhiều chiều như: Thị trường, sản phẩm, thời gian, quản lý vùng, trình dược viên, ... nếu thực hiện bằng phương pháp tập hợp, phân tích, thống kê thủ công thì không dễ để đáp ứng yêu cầu quản trị đó.

- Thông tin thiếu chính xác: Ngành dược cần quản lý tuyệt đối chính xác vấn đề liên quan đến định mức nguyên liệu cho sản xuất, vấn đề liên quan đến lô và hạn sử dụng sản phẩm, ... nếu quản lý thiếu chính xác thì hậu quả để lại là vô cùng lớn. Ảnh hưởng lớn đến sức khoẻ người tiêu dùng, uy tín của doanh nghiệp, thiệt hại rất lớn về kinh tế khi hàng hết hạn sử dụng phải loại bỏ, hoặc thành phẩm sản xuất không đạt tiêu chuẩn.

Do vậy việc dùng một công cụ quản lý tổng thể từ khâu nguyên liệu, sản xuất, bảo quản thành phẩm cũng như xây dựng áp dụng chính xác định mức nguyên vật liệu, quản lý sát sao lô hạn sử dụng là điều rất được quan tâm.

- Tăng chi phí quản lý, giảm cơ hội kinh doanh mở rộng thị trường: Đây là bài toán các

DN nói chung và DN dược phẩm nói riêng thường xuyên gặp phải khi sử dụng các công cụ thủ công. Nhân sự thường sẽ tăng hơn, chi phí trực tiếp, gián tiếp cao trong khi hiệu quả không được như mong đợi. Thêm vào đó nếu doanh nghiệp không quản lý tốt chi phí, giá thành sản xuất thì rõ ràng sức cạnh tranh của mặt hàng trên thị trường sẽ kém. Về mặt phân phối, nếu doanh nghiệp không quản lý tốt các chương trình bán hàng,



chính sách bán hàng; quản lý tốt thị trường, sản phẩm, trình dược viên... thì rõ ràng khó khăn trong việc thúc đẩy bán hàng, mở rộng thị trường, có đủ thông tin về thị trường để ra quyết định quản lý.

2. Với doanh nghi p Dƣợc phẩm đã sử dụng phần mềm kế to n thông thƣờng

không có hạch to n quản lý đặc thù theo ngành Phần mềm chuẩn không áp dụng theo đặc thù của ngành thì công việc kế toán của DN đã giảm tải hơn so với công cụ thủ công đặc biệt công tác quản lý kế toán thuế. Tuy nhiên, dưới góc độ của lãnh đạo công ty, kế toán quản trị & các bộ phận liên quan trong quản trị nội bộ thì điều này chưa đáp ứng được yêu cầu. Ngoài những vấn đề khó khăn nêu trên DN vẫn còn gặp phải những vấn đề lớn:

- Không quản lý được hoặc rất khó khăn trong việc quản lý các đặc thù của ngành - Khi cần thông tin điều hành cần xử

lý dữ liệu mất nhiều thời gian (chậm) nhưng độ tin cậy của thông tin không đảm bảo do nhiều đặc thù, nhiều yêu cầu quản lý cùng một lúc làm trên nhiều công cụ khác nhau cả phần mềm kế toán và Excel, sổ sách tay…

- Thông tin phụ thuộc nhiều vào

từng con người, từng bộ phận. Thông tin không tập trung và thiếu nhất quán do lưu trữ nhiều nơi, nhiều bộ phận, mỗi người một cách làm khác nhau… Khi cần thông tin để ra quyết định điều hành thì người quản lý lại cần kiểm tra, lấy thông tin từ nhiều nơi khác nhau…

- Mỗi đơn vị, chi nhánh là một ốc đảo thông tin, sự kết nối, kiểm soát lỏng lẻo chi phí/hậu quả do

sai sót gây là nhiều trường hợp rất lớn - Thông thường khi thực hiện công việc rời rạc thì một kết quả tất yếu là thường các bộ phận phải

“làm lại” các công việc của bộ phận khác do đó không thể kế thừa được thông tin và như vậy giá trị thực sự gia tăng tại mỗi cá nhân bộ phận rất hạn chế. Chưa tính tới các rủi ro sai sót thông tin, chậm thông tin…

- Ngoài ra, thông tin quản lý thiếu bảo mật, an toàn do dùng phần mềm dễ bị ảnh hưởng bởi virus

và dễ dàng bị tấn công hoặc rò rỉ, lộ thông tin trong & ngoài doanh nghiệp…



PHẦN III

LỢI THẾ KHI ỨNG DỤNG SAS ERP 8.0 - PHARMACY

VÀO QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP DƢỢC PHẨM Dòng sản phẩm SAS ERP của Công ty CP SIS Việt Nam đã triển khai ứng dụng thành công tại hơn 5.000 khách hàng toàn quốc, trong đó phiên bản cho ngành Dược phẩm SAS ERP 8.0 – PHARMACY đã thực hiện hiệu quả trên 100 doanh nghiệp trong lĩnh vực Dược phẩm. Được các doanh nghiệp đánh giá cao về mặt đáp ứng nhu cầu quản lý, điều hành.

1. Giải quyết bài to n đặc thù của doanh nghi p một c ch tri t để Phần mềm SAS ERP 8.0 – PHARMACY được xây dựng chuyên cho ngành Dược phẩm đã kế thừa yêu cầu của hàng trăm doanh nghiệp dược phẩm do đó nó giải quyết các đặc thù của lĩnh vực Dược phẩm một cách hiệu quả như:

Quản lý lô - hạn sử dụng sản phẩm Quản lý chính s ch gi b n Quản lý hàng ho vật tƣ nhiều đơn vị tính Quản lý b n hàng ở đối tƣợng trình dƣợc vi n, quản lý vùng Quản lý thanh to n, công nợ Quản lý b n hàng theo sản phẩm, nhóm sản phẩm Quản lý b n hàng theo từng thị trƣờng, vùng miền, nhóm kh ch hàng Quản lý chƣơng trình b n hàng, khuyến mãi Quản lý chi phí, gi thành sản phẩm

2. Tăng hi u quả quản lý sản xu t kinh doanh cho DN Áp dụng hệ thống phần mềm quản trị theo đặc thù do đó cung cấp các thông tin quản lý một

cách tốt nhất; xác định chính xác chi phí, doanh thu, hiệu quả kinh doanh từng sản phẩm,

nhóm sản phẩm, kiểm soát hàng hoá vật tư trong kho theo nhiều tiêu thức lô - hạn dùng, công

nợ,… không chỉ phục vụ bộ phận kế toán, sản xuất, kho mà còn phục vụ cho kinh doanh, BGĐ

điều hành DN một cách sát sao và bao quát nhất.

3. Giảm thiểu chi phí trong c c hoạt động của DN Khi kiểm soát được các yếu tố chi phí trong sản xuất tức thời, chính xác cũng như kiểm soát chi

phí giữa thực tế phát sinh và định mức, giảm thất thoát, hao hụt trong quản lý vật tư…DN sẽ

quản lý tốt hơn chi phí sản xuất kinh doanh trực tiếp của mình. Đồng thời giảm chi phí gián tiếp

do giảm sự chồng chéo thông tin, giảm nhân sự gián tiếp, …

4. Giảm thiểu rủi ro, tăng cƣờng tính kiểm so t Với SAS ERP 8.0 – PHARMACY sẽ giúp DN giảm thiểu rủi ro do thông tin được chính xác, được

kiểm soát chặt chẽ ở các khía cạnh khác nhau, cũng như kịp thời để BLĐ ra quyết định điều

hành đúng lúc, đúng chỗ, áp dụng các quyết định điều chỉnh cần thiết đặc biệt khâu phân phối

sản phẩm & Sản xuất

Nếu như DN áp dụng phần mềm vào mô hình quản lý giữa công ty mẹ và các đơn vị thành

viên, cũng áp dụng phần mềm giữa các bộ phận phòng ban thì công việc giữa các văn phòng,

bộ phận sẽ không còn trùng lắp & tăng cường khâu kiểm soát thông tin nội bộ.



5. Thông tin DN tập trung, an toàn Khi áp dụng SAS ERP 8.0 – PHARMACY thì kho dữ liệu được tập trung trong phần mềm, khi cần BLĐ hay các bộ phận, cá nhân có thể truy vấn thông tin quản lý đầy đủ ít bị phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân, hệ thống phần mềm nào khác, với bất kỳ thời gian nào, ở đâu (có internet)… Nếu như hệ thống rời rạc, sử dụng nhiều công cụ để quản lý khác nhau như: Excel, sổ tay, phần mềm kế toán thông thường độ bảo mật không đảm bảo, virus, … thì trên SAS ERP 8.0 – PHARMACY sẽ khắc phục những vấn đề này một cách triệt để. Cơ chế sao lưu, an toàn, bảo mật cao với công nghệ hiện đại. 6. Đảm bảo hạch to n kế to n theo chuẩn mực & đ p ứng đầy đủ theo QĐ của NN Ngoài những đặc thù viết riêng cho quản lý của lĩnh vực dược phẩm, SAS ERP 8.0 – PHARMACY được xây dựng theo các chuẩn mực kế toán & đáp ứng đầy đủ các quy định, các TT – QĐ mới nhất của BTC, Cơ quan thuế như: Sẵn mã vạch 02 chiều tích hợp với HTKK, Cập nhật Nghị định 51, TT153, TT244, QĐ 15, QĐ 48, TT 60, TT28 v.v.

Đồng thời giúp cho các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dược phẩm quản lý, thực hiện tốt các tiêu chuẩn của WHO, ASEAN như: GMP – GLP – GSP – GDP – GPP

Ngoài ra, SAS ERP 8.0 – PHARMACY còn đáp ứng cho các DN bán hàng, nhập xuất hàng dùng mã vạch sản phẩm đảm bảo chính xác, tốc độ xử lý giao dịch...

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC PHÂN HỆ TRONG HỆ THỐNG SAS ERP 8.0 - PHARMACY



PHẦN IV

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN PHẦN MỀM SAS ERP 8.0 - PHARMACY

1. H thống Quản lý số liệu của nhiều đơn vị thành viên và nhiều

cơ sở dữ liệu Quản lý số liệu liên năm Chạy trên mạng nhiều người sử dụng Cấu trúc 2 lớp (client/server) hoặc 3 lớp

(Client/application server/Server) Tạo và phân quyền người sử dụng theo đúng chức

năng và nhiệm của họ Quy trình nghiệp vụ được hiển thị trên màn hình Có thể điều chỉnh hệ thống menu Hỗ trợ tiện ích dịch ngôn ngữ và thuật ngữ liên quan

đến các đối tượng, các nút lệnh, các chú giải trên màn hình.

Quản trị & bảo trì số liệu theo lịch tự động

2. Quản lý c c danh mục từ điển Cho phép tra cứu các DM từ điển theo nhiều phương án khác nhau trong khi nhập liệu Có công cụ đổi mã, gộp mã trong tất cả các dữ liệu đã phát sinh Có trạng thái quản lý từng danh điểm (item): đang, tạm dừng, không hoạt động nữa Có các trường tự do để phân loại từ điển, ghi chú về từ điển theo yêu cầu của người sử

dụng. Danh mục từ điển chung thống nhất cho toàn bộ hệ thống

3. Quản lý giao dịch cập nhật chứng từ Quản lý trạng thái của từng giao

dịch, chứng từ: đang lập, đã hoàn thành, đã chuyển vào sổ cái…

Cho phép khai báo thêm bớt các trường tự do dạng danh mục từ điển, trường số, trường ngày hoặc trường ghi chú ở cả phần thông tin chung của chứng từ hoặc ở phần thông tin từng dòng chi tiết của chứng từ; người sử dụng có thể tự định nghĩa vị trí, định dạng, tên gọi của các trường tự do này

Tự động cập nhật tức thời các số dư, tồn kho tức thời…

Có nhiều tiện ích tra cứu số liệu trong khi cập nhật chứng từ

Cho phép đọc số liệu từ tệp EXCEL Cho phép định nghĩa, thêm bớt các mã giao dịch khác nhau theo yêu cầu Theo dõi dấu vết của từng giao dịch: ngày giờ lập/sửa/xóa, người lập/sửa/xóa Cho phép định nghĩa phương án đánh số chứng từ; không/cho phép trùng số chứng từ



Cho phép tạo tự động các phiếu thu/chi khi mua/bán hàng hoá Cho phép khấu trừ lùi thuế VAT Cho phép xem báo cáo khi đang giao dịch Cho phép chuyển sang giao dịch khác, chứng từ khác khi đang xử lý một chứng từ nào đó …

4. B o c o Báo cáo số liệu liên năm Báo cáo dành riêng cho lĩnh vực

dược phẩm Báo cáo so sánh số liệu nhiều kỳ;

Báo cáo so sánh số liệu cùng kỳ khác năm…

Có nhiều tiện ích khi xem/in báo cáo: Tính tổng, sắp xếp, đồ thị…

Có thể Sửa form, quy đổi ngoại tệ, chuyển font tiếng Anh-Việt, gửi Email…

Có nhiều báo cáo cho phép người sử dụng tự thêm bớt các chỉ tiêu, khai báo công thức tính toán

Kỹ thuật Drill-down cho phép người sử từ báo cáo tổng hợp có thể xem bảng kê chứng từ chi tiết liên quan và truy ngược tiếp đến chứng từ gốc trên màn hình nhập liệu. Cho phép sửa luôn chứng từ nếu được phân quyền.

Có báo cáo chuẩn & báo cáo quản trị phục vụ quản trị điều hành riêng BLĐ

5. H thống cảnh b o Khai báo & sử dụng hệ thống cảnh

báo trong hệ thống phần mềm Cảnh báo các giao dịch, nghiệp vụ Cảnh báo trên chứng từ, hoá đơn Cảnh báo vượt/hụt định mức Cảnh báo vượt/giảm các ngưỡng

quan trọng Cảnh báo các Con số thống kê Cảnh báo số liệu theo luật, theo

quy định của DN

6. Quản lý ngoại t Cập nhật giao dịch và lên báo cáo bằng bất kỳ đồng tiền nào Cho phép lựa chọn phương pháp tính tỷ giá ghi sổ: trung bình tháng, trung bình di động,

nhập trước-xuất trước, đích danh Cho phép cập nhật tỷ giá và tự động lên tỷ giá khi hạch toán Tự động định khoản chênh lệch tỷ giá ngoại tệ… Quy đổi tỷ giá ngoại tệ xuôi - ngược

7. Giao di n Giao diện thân thiện, dễ sử dụng



Có thể lựa chọn giao diện Tiếng Anh và Tiếng Việt (Theo TCVN) Có thể lựa chọn giao diện hình cây/thư mục hay dạng sơ đồ Có thể tạo riêng màn hình cho mỗi User như các Phiếu, Khai báo, Báo cáo

8. Bảo mật h thống Truy nhập chương trình theo tên và

mật khẩu Cho phép hạn chế quyền truy nhập

tới từng menu, từng cửa sổ, từng trường, từng thao tác xử lý

Cho phép thiết lập các trường dữ liệu ở dạng không hiển thị, dạng đọc hoặc dạng đọc - ghi.

Phân quyền đến từng thao tác xử lý giao dịch: xem, tạo mới, sửa, xóa, in, duyệt

Phân quyền xem, thêm mới, sửa, xóa các danh điểm cho từng người sử dụng

9. Li n kết giữa c c phân h Các phân hệ liên kết dưới dạng các quy trình làm việc của mỗi cá nhân, bộ phận Công việc hoàn thành của giai đoạn/bộ phận/cá nhân này là đầu vào của giai đoạn, bộ

phận khác Thông tin được tự động trao đổi giữa các phân hệ, mô-đun

10. Trao đổi số li u giữa c c chi nh nh Cho phép copy vào/ra số liệu từ các chi nhánh về công ty mẹ Cho phép chạy trực tuyến (Online) qua hạ

tầng Internet

11. Môi trƣờng làm vi c Hệ điều hành: Windows XP, Server, Win7,

Win Vista… Cơ sở dữ liệu: MS SQL Server

12. Công ngh Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Tools Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Công cụ lập báo cáo: Crystal Report Kiến trúc lập trình: Khách/Chủ, 3-lớp. Mạng: mạng nội bộ, truy cập từ xa



PHẦN V

CHI TIẾT PHẦN MỀM KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DN DƢỢC PHẨM SAS ERP 8.0 - PHARMACY

1. QUẢN TRỊ CÁC NỘI DUNG ĐẶC THÙ NGÀNH DƢỢC

1.1 Quản lý lô hạn sử dụng sản phẩm

Chương trình cho phép khai báo, cập nhật thông tin về lô và hạn sử dụng của sản phẩm nhập mua hoặc nhập kho từ sản xuất. Đồng thời tính toán và đưa ra các báo cáo đặc thù cho biết thông tin mặt hàng nào, lô nào đã hết hạn sử dụng, và hạn sử dụng còn lại bao nhiêu ngày. Bên cạnh đó chương trình cho phép chọn mặt hàng, lô hàng nào có số ngày trong hạn sử dụng ít nhất xuất trước. Các khai báo đặc thù: Khai b o lô hạn sử dụng:

Các cập nhật thông tin đầu vào đặc thù: Phiếu nhập mua hàng:



Phiếu b n hàng/xu t kho:

Lên các báo cáo đầu ra đặc thù: B o c o tồn kho theo lô:



B o c o tồn kho qu hạn sử dụng:

B o c o tồn kho theo hạn sử dụng:

1.2 Quản lý chính s ch gi b n Khi sử dụng sản phẩm SAS ERP 8.0 Pharmacy khách hàng chỉ cần khai báo danh mục các loại giá bán ban đầu, khi tiến hành xuấn bán dược phẩm chỉ cần chọn loại giá bán: Giá bảo hiểm, giá bán lẻ, giá bán buôn...chương trình sẽ tự động lấy giá đã khai báo. Trường hợp giá bán khác với giá khai báo thì khách hàng vẫn có thể tự gõ giá bán theo tuỳ ý của mình. Cách này đảm bảo nhân viên không cần nhớ giá, giảm sai sót khi bán hàng, xuất hàng... Trường hợp, nếu doanh nghiệp sử dụng máy bắn mã vạch (barcode) để xuất sản phẩm thì chương trình cho phép khai báo giá bán trong danh mục khai báo mã vạch, khi đó giá sẽ tự động lấy theo mã vạch. Chương trình cũng cho phép lên báo cáo tiêu thụ theo giá bán, báo cáo này sẽ thể hiện mỗi loại mã hàng được bán với mức giá nào, mỗi mức giá tiêu thụ được bao nhiêu hàng, tỷ lệ % doanh thu ở mỗi mức giá bán được là bao nhiêu/tổng doanh thu bán... nhằm phục vụ DN ra quyết định điều chỉnh chính sách giá bán phù hợp, hiệu quả...



Khai báo giá bán dược phẩm:

Cập nhật trên chứng từ Gi tự động đƣa ra khi bạn chọn loại gi b n:

Báo cáo theo đặc thù



B o c o ti u thụ theo gi b n:

1.3 Quản lý hàng ho , vật tƣ nhiều đơn vị tính quy đổi đơn vị tính Do tính chất của ngành dược, sản phẩm phần mềm kế toán chuyên ngành dược của SIS Việt nam đã xây dựng cách tính, quy đổi giữa các đơn vị tính của cùng một vật tư, hàng hoá. Điều này đảm bảo linh hoạt trong bán hàng, trong quản lý kho hàng hoá vật tư của DN. DN chỉ cần khai báo ban đầu trong danh mục hàng hoá, chương trình sẽ cho phép DN chọn ĐVT nào khi xuất hàng. Ví dụ: Hộp - Vỉ, Hộp – Viên, Thùng - Hộp... Sau đó chương trình sẽ tự động lên báo cáo tồn kho theo từng đơn vị tính đã được quy đổi theo khai báo. Khai báo danh mục:

Khai b o h số quy đổi ĐVT:



Cập nhật chứng từ đầu vào Ví dụ: Màn hình cập nhật chứng từ:

Báo cáo đầu ra

B o c o kho theo nhiều ĐVT:

1.4 Quản lý b n hàng với đối tƣợng trình dƣợc vi n quản lý vùng Chương trình sẽ quản lý tình hình bán hàng, doanh số, sản phẩm, hoa hồng trình dược viên cho mỗi đối tượng cán bộ trình dược viên, cũng như quản lý vùng, bộ phận kinh doanh... Các loại báo cáo quản lý đặc thù thường là:

Báo cáo tính thưởng cho người giao dịch viên Báo cáo tính thưởng cho trình dược viên



Báo cáo doanh số của nhân viên bán hàng theo mức độ bao phủ sản phẩm Báo cáo doanh số của nhân viên bán hàng theo mức độ bao phủ thị trường ...

Khai báo danh sách các trình dược viên...:

Cập nhật thông tin:

Cập nhật doanh số b n hàng của trình dƣợc vi n hoặc nhân vi n giao nhận....

Báo cáo đầu ra đặc thù:



B o c o doanh số tính thƣởng cho trình dƣợc vi n:

B o c o doanh số tính thƣởng cho ngƣời giao dịch:



B o c o doanh số nhân vi n kinh doanh theo mức độ bao phủ thị trƣờng:

B o c o doanh số nhân vi n kinh doanh theo mức độ bao phủ sản phẩm:

1.5 Quản lý thanh to n công nợ Công nợ, thanh toán được thể hiện dưới dạng đa chiều: Công nợ theo khách hàng, vùng miền, theo trình dược viên, theo hoá đơn, theo từng hạn thanh toán; thanh toán tiền hàng theo từng sản phẩm... Căn cứ vào các khai báo, chứng từ đầu vào chương trình sẽ tự động lên các báo cáo quản trị liên quan đến công nợ như:

Báo cáo công nợ theo hoá đơn Báo cáo công nợ theo tuổi nợ Báo cáo thanh toán theo sản phẩm Báo cáo tổng hợp khách hàng thanh toán ngay trong tháng...

Cập nhật thông tin đầu vào đặc thù:



Phiếu thanh to n theo Giao dịch vi n theo mã vật tƣ trình dƣợc vi n:

Báo cáo đầu ra theo đặc thù: B o c o b n hàng thu nợ theo ho đơn:



B o c o công nợ theo tuổi nợ:

B o c o thu tiền theo loại hàng ho :

B o c o tổng hợp b n hàng thanh to n ngay trong th ng:



1.6 Quản lý b n hàng theo sản phẩm, nhóm sản phẩm Các loại báo cáo phân tích, thống kê theo hướng sản phẩm, nhóm sản phẩm sẽ cho DN dược nhìn nhận chính xác từng sản phẩm, từng thị trường, từng thời gian bán chạy hay không. Hiệu quả sản xuất, kinh doanh của sản phẩm, nhóm sản phẩm có tốt hay không... Chương trình sẽ tự động tính toán và lên theo nhiều chiều thông tin đảm bảo đáp ứng yêu cầu của quản lý kinh doanh. Các báo cáo đó gồm: Báo cáo tổng hợp doanh số sản phẩm theo thời gian Báo cáo Lãi/Lỗ theo sản phẩm Bảng phân tích tăng trưởng doanh thu theo sản phẩm Bảng tổng hợp sản phẩm xuất bán trong kỳ ... B o c o tổng hợp doanh số c c mặt hàng theo thời gian (tuần th ng quý năm):

L n biểu đồ so s nh giữa c c kỳ (tuần th ng quý năm):

B o c o lãi/lỗ theo từng sản phẩm:



Bảng phân tích doanh số theo sản phẩm:

Bảng tổng hợp sản phẩm xu t b n trong kỳ:



1.7 Quản lý b n hàng theo thị trƣờng, vùng miền, nhóm kh ch hàng Báo cáo phân tích bán hàng theo đặc thù trên sẽ phục vụ cho BGĐ công ty định hướng đầu tư vào từng thị trường, đồng thời lên chương trình bán hàng, xúc tiến cho mỗi thị trường tiềm năng. Công ty dược thường phân cấp thị trường theo sơ đồ hình cây để quản lý vừa chi tiết vừa tổng hợp. Ví dụ: Miền (Bắc, Trung, Nam) - Cấp 1; Tỉnh (Nam Định, Ninh Bình, Hà Nam...) - Cấp 2; Huyện (Ý Yên, Xuân Trường, Nam Trực...) - Cấp III... Hoặc DN có thể nhóm theo tiêu thức khác phù hợp với ý đồ quản trị của mình. Các báo cáo đặc thù bao gồm:

Báo cáo tổng hợp doanh số theo địa bàn, khách hàng, sản phẩm Phân tích doanh số theo khách hàng Báo cáo khách hàng không phát sinh đơn hàng trong thời gian quy định Tổng hợp doanh số, thu – chi từng khách hàng ...

B o c o tổng hợp doanh số theo địa bàn kh ch hàng sản phẩm:

Phân tích doanh số theo kh ch hàng:



Tổng hợp doanh số, thu – chi từng kh ch hàng:

1.8 Quản lý chƣơng trình b n hàng khuyến mãi Lập giấy báo chương trình khuyến mại để quản lý thông tin như: - Thời gian của chương trình: từ ngày đến ngày - Khách hàng được hưởng chương trình này:

Cho phép chọn nhóm đối tượng khách hàng được hưởng: Chọn nhiều khách nhóm khách hàng 1,2,

Cho phép chọn khách hàng đặc biệt hưởng chính sách đặc biệt khác: Chọn chi tiết từng mã khách

- Lựa chọn mảng kinh doanh áp dụng chính sách chương trình bán hàng. - Chính sách chiết khấu trực tiếp: chiết khấu % trong mỗi hoá đơn bán hàng - Thưởng theo doanh số phát sinh các hoá đơn bán hàng trong tháng Các chương trình bán hàng chi tiết có thể tính theo các chỉ tiêu:

Tích luỹ doanh số, khung thưởng theo doanh số đạt Theo doanh số cam kết, tỷ lệ hoàn thành doanh số kế hoạch Hình thức thanh toán (ngay hoặc công nơ), số dư công nợ Hàng tặng hàng Tích luỹ sản phẩm

1.9 Quản lý chi phí gi thành sản phẩm Hiện tại chương trình cho phép doanh nghiệp quản trị giá thành theo phương án giá thành Lô sản xuất. Căn cứ vào Định mức sản xuất sản phẩm & Lệnh sản xuất chương trình tự động tạo phiếu xuất kho NVL cho sản xuất. Các phi phí khác sẽ được phân bổ theo nhiều tiêu thức khác nhau. Tuy nhiên, trong ngành dược hầu hết dùng tiêu chí phân bổ theo cho phí NVL trong sản phẩm.



Với phương pháp giá thành này, chương trình cho phép DN thay đổi định mức khi một lô nào đó sử dụng nguyên liệu này thay thế nguyên vật liệu khác theo định mức trước đó. Vì lý do nào đó như: Hết nguyên liệu cho sản xuất theo định mức, tối ưu hoá tồn kho... Chương trình sẽ đưa ra các báo cáo phục vụ quản trị chi phí, giá thành như: Báo cáo quá trình sản xuất, báo cáo tiêu hao NVL so với định mức, báo cáo tiền so với định mức, thẻ giá thành sản phẩm, báo cáo tổng hợp giá thành sản phẩm, báo cáo chi phí theo yếu tố, đánh giá dở dang cuối kỳ, đối chiếu NVL trong sản xuất, xác định NVL cần cho sản xuất...



Ngoài vi c giải quyết c c y u cầu quản lý đặc thù của ngành dƣợc phẩm n u tr n. SAS ERP 8.0 – PHARMACY còn đƣợc thiết kế với những tính năng ƣu vi t đảm bảo không chỉ phục vụ cho kế to n thuế mà còn đ p ứng nhu cầu quản trị của doanh nghi p. C c phân h cơ bản của phần mềm đƣợc trình bày dƣới đây:

2. KẾ TOÁN QUẢN TRỊ Đây là Môđun dành riêng cho Ban Lãnh đạo doanh nghiệp, đáp ứng các thông tin quản lý một cách ngắn gọn, đầy đủ, dễ hiểu, trực quan và có tầm quan trọng bậc nhất. Môđun được coi như là một bức tranh phản ánh các chỉ số theo dõi « sức khoẻ » hay những « cảnh báo » quan trọng theo chế độ hoặc theo quy định của DN. Bao gồm : Kiểm tra tin nhắn – thông báo; Cảnh báo hoá đơn huỷ, DN bỏ trốn; Sức khoẻ DN; Số liệu tổng hợp, Cảnh báo một số vi phạm chế độ, Chi phí vượt khung, Biểu đồ phân tích doanh thu/chi phí v.v.

3. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng. Truy xuất ngân quỹ tức thời, báo cáo dòng tiền, quản lý thu - chi, hạch toán và theo dõi ngoại tệ, tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, in toàn bộ chứng từ tiền mặt và chứng từ ngân hàng bằng máy, theo dõi thanh toán theo từng hoá đơn, hợp đồng. Tính toán và theo dõi lãi vay; Hạch toán, ghi nhận toàn bộ các thông tin thuế đầu ra, đầu vào.



4. PHÂN HỆ BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU Theo dõi, phân tích tình hình bán hàng theo nhiều chỉ tiêu như theo mặt hàng, thị trường, thời gian, hợp đồng, nhân viên bán hàng v.v. Đồng thời theo dõi chi tiết tình trạng công nợ của khách hàng như tuổi nợ, hoá đơn, hợp đồng, khai báo thuế đầu ra.

5. PHÂN HỆ MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ Phân hệ này sẽ theo dõi toàn bộ tình hình nhập mua hàng, phân tích hàng nhập mua theo số lượng và giá vốn. Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp như theo hoá đơn, hợp đồng, hạn thanh toán; theo dõi hàng hoá nhập khẩu, tính và phân bổ tự động chi phí mua hàng, khai báo thuế đầu vào.



6. QUẢN LÝ KHO HÀNG HOÁ VẬT TƢ Theo dõi tình hình xuất – nhập – tồn hàng hóa, vật tư cả số lượng và vốn. Tự động áp giá vốn hàng xuất kho; các phương pháp tính giá vốn chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa: NTXT, TB tháng, TB di động, Đích danh ; theo dõi hàng hoá theo nhiều đơn vị tính quy đổi như Thùng – Cái, Kg – Mét v.v ; quản lý vỏ vật tư; cho phép xuất âm kho nhằm linh hoạt trong công việc, xuất điều chuyển kho thao tác đơn giản.

7. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CÔNG CỤ DỤNG CỤ Theo dõi, quản lý chi tiết thông tin về TSCĐ như giá trị, khấu hao, nguồn hình thành, bộ phận sử dụng, theo dõi xuất xứ nguồn gốc tài sản; theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định; hỗ trợ công tác kiểm kê TSCĐ. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ theo nhiều chiều như bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành, đồng thời cho phép điều chỉnh khấu hao theo tình hình sản xuất kinh doanh thực tế; lên các bảng khấu hao và phân bổ khấu hao tài sản theo quy định của BTC (206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 và thông tư số 10/TC/CĐKT ngày 23/03/1997).



8. KẾ TOÁN CHI PHÍ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Theo dõi, tập hợp chi phí đến từng sản phẩm, công trình, kể cả các sản phẩm vụ việc là dịch vụ. Phân tích chi phí theo khoản mục, yếu tố. Tính giá thành sản phẩm theo các phương pháp như tập hơn chi phí giản đơn, phân bước, hệ số và định mức. Tập hợp và phân bổ các chi phí sản xuất như nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí máy thi công công trình, chi phí quản lý, chi phí bán hàng – giao dịch. Tiêu thức phân bổ tự động hoặc theo chủ quan của người quản lý rất đa dạng tuỳ thuộc vào đặc thù của đối tượng được sản xuất và tính giá thành sản phẩm như phân bổ theo hệ số, theo một tiêu thức đã khai báo (chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, doanh số, giá trị hợp đồng v.v).



9. PHÂN HỆ BÁO CÁO THUẾ Khai báo thuế đầu vào, đầu ra từ các phân hệ kế toán Mua hàng, Bán hàng và Vốn bằng tiền để lên các báo cáo, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra (mẫu 03/GTGT, 04/GTGT, 05/GTGT), tờ khai thuế, các khoản phải nộp ngân sách, các sổ theo dõi thuế được hoàn lại, được miễn giảm, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn v.v. Đáp ứng đầy đủ theo TT 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thực hiện NĐ 51-2010/CP. Cập nhật mẫu biểu mới nhất theo Thông tư 60/2007/BTC, Thông tư 32/2007/TT-BTC, Thông tư 127/2004/TT-BTC,. Đặc biệt, phân hệ này đã được tích hợp hoàn toàn các mẫu biểu in ra có sẵn mã vạch 2 chiều tương thích hoàn toàn không phải kê khai trên Phần mềm HTKK 2.5.3 của T.C Thuế.

10. PHÂN HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP BÁO CÁO TÀI CHÍNH Cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp được thực hiện để thực hiện các điều chỉnh, hạch toán trong kỳ, thực hiện kiểm tra đối chiếu sổ tổng hợp và chi tiết, kết chuyển tự động số dư và phân bổ chi phí. Sau khi thực hiện các bút toán cuối kỳ sẽ lên được Báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác. Các báo cáo tài chính kế toán được thiết kế theo các quy định mới nhất của Bộ tài chính. Cung cấp các sổ sách kế toán đầy đủ theo các hình thức sổ: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và nhật ký sổ cái. Thường xuyên cập nhật các Thông tư, Quyết định mới nhất của BTC như: TT 244, Quyết định 48/QĐ-BTC, Quyết định 15/QĐ-BTC, Thông tư 60/TT-BTC, Thông tư 32/TT-BTC, Thông tư 105/2003/TT-BTC v.v.



11. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Quản lý, phân quyền sử dụng cho mỗi người dùng tương ứng với mỗi công việc được giao, phân quyền chi tiết đến từng chức năng, từng thao tác. Khả năng bảo mật & an toàn dữ liệu cao đặc biệt với hệ thống nhiều người cùng truy cập, sử dụng và khai thác dữ liệu. Cơ chế sao lưu và khôi phục dữ liệu đơn giản, dễ thực hiện. Khai báo các tham số hệ thống thống nhất, đa dạng, linh hoạt.



PHẦN VI

PHƢƠNG PHÁP QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAS ERP 8.0 - PHARMACY

Để có một giải pháp phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý hiện tại cũng như về lâu dài của

Doanh nghiệp thì ngoài việc lựa chọn Phần mềm, Nhà cung cấp thích hợp thì việc sử dụng một quy

trình triển khai khoa học sẽ là điều kiện thành công quan trọng của dự án.

1. Giai đoạn tiền triển khai:

Doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu của mình cần một giải pháp phần mềm như thế nào về: Các

điểm quản lý, Các nghiệp vụ và kỹ thuật cần quản lý, Các bộ phận cần quản lý thậm chí những yêu

cầu có thể phát sinh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn khi yêu cầu quản trị của DN thay đổi từ

đó DN xác định cho mình một giải pháp phần mềm tổng thể đảm bảo một số yêu cầu:

Giải pháp phù hợp với yêu cầu của DN

Khảo s t Phân tích

Đề xu t giải ph p

Ký kết hợp đồng kinh tế

Triển khai Dự n SAS ERP 8.0 - Pharmacy

Khảo s t chi tiết tại KH

Phân tích, Tƣ v n & Thiết kế

Tinh chỉnh & Chỉnh sửa

Kiểm tra

Cài đặt chƣơng trình

Đào tạo & Chuyển giao chƣơng trình

Kiểm tra Điều chỉnh h thống

Nghi m thu

Bảo hành



Đảm bảo tính mở rộng/nâng cấp trong tương lai Tính khả thi khi triển khai dự án cao Mức chi phí phù hợp về phần mềm (Bản quyền, đào tạo - triển khai, chỉnh sửa, bảo trì-bản

hành…), hạ tầng phần cứng… Sự tích hợp giữa giải pháp phần mềm SAS ERP 8.0 - PHARMACY với các phần mềm khác

1.1 Khảo s t và phân tích

Cán bộ tư vấn của SIS Việt nam sẽ tiếp cận doanh nghiệp, các bộ phận, cá nhân… để “tìm hiểu” yêu cầu tổng quan của khách hàng, đây được coi là khâu quan trọng trong toàn bộ việc thực hiện dự án, quy mô, yêu cầu dự án:

Yêu cầu của KH về Kế toán quản trị như thế nào?

Yêu cầu đặc thù về quản lý khác của DN…

Yêu cầu về kỹ thuật, bảo mật,…

Yêu cầu liên quan đến các điểm cài đặt, bộ phận, đơn vị… Quy trình, công việc hiện tại tại khách hàng Khó khăn, vướng mắc trong công tác quản lý của DN là gì? …

Căn cứ vào quá trình “bắt bệnh” cho doanh nghiệp, cán bộ tư vấn triển khai SIS sẽ tiếp hành phân tích các vấn đề, yêu cầu trên dưới góc độ tổng quan để “đề bài” củ bài toán DN đưa ra rõ ràng, tường mình hơn từ đó SIS sẽ trả lời được:

Thực sự doanh nghiệp đang cần một giải pháp như thế nào? Và giải pháp thực sự giải quyết các vấn đề đó là gì?

1.2 Đề xu t giải ph p

Căn cứ vào yêu cầu của DN và phân tích của SIS Việt nam, bộ phận tư vấn sẽ cung cấp giải pháp cho bài toán quản lý tại DN. Trong đó, giải pháp sẽ đi vào chi tiết và làm rõ từng vấn đề DN đang gặp phải hoặc đang gặp khó khăn và đưa ra hướng giải quyết phù hợp cho mỗi vấn đề đó. Đề xuất thường bao gồm các nội dung cơ bản:

Vấn đề DN gặp phải Các phân tích Cách giải quyết vấn đề đó



Các tư vấn liên quan Những yêu cầu để đảm bảo thực hiện dự án thành công Kế hoạch thực hiện sơ bộ Đề xuất dự toán chi phí cho thực hiện dự án Những thuận lợi, khó khăn

1.3 Ký kết HĐKT

Khi giải pháp được thông qua Khách hàng & SIS Việt Nam sẽ xác nhận việc thực hiện triển khai Dự án phần mềm SAS ERP 8.0 - PHARMACY bằng một HĐKT. Trong đó sẽ quy định những nội dung công việc chi tiết theo giải pháp như: Phạm vi công việc, mô tả chi tiết, thời gian thực hiện, phụ lục liên quan…

2. Giai đoạn triển khai:

Đặc thù là mỗi doanh nghiệp có mô hình, quy trình, sản phẩm sản xuất - kinh doanh, nhân sự,

trình độ không giống nhau bên cạnh đó yêu cầu quản lý & kế toán khác nhau nên việc triển khai

một giải pháp cần phải có những phân tích cụ thể theo từng doanh nghiệp.

2.1 Khảo s t chi tiết tại KH Căn cứ vào các yêu cầu quản trị của DN đã thống nhất giữa KH và SIS Việt Nam, Cán bộ SIS sẽ thực hiện công việc khảo sát chi tiết các nghiệp vụ, yêu cầu nhằm làm rõ từng vấn đề cụ thể nhằm trả lời những câu hỏi: Cái gì? Nó như thế nào?... Đồng thời tiến hành làm rõ những nội dung còn chưa tường minh thành những vấn đề cụ thể, chi tiết để thực hiện triển khai. Giai đoạn này rất cần đến sự hợp tác cụ thể tới từng cán bộ, bộ phận liên quan tại DN vì các vấn đề đưa ra càng cụ thể thì việc thực hiện càng dễ dàng, đồng thời tránh trường hợp phải làm đi làm lại khi yêu cầu chưa rõ hoặc chưa đưa ra hết sẽ dẫn đến thiếu sự kết nối trong toàn bộ hệ thống cho sự phát triển sau này.



2.2 Phân tích tƣ v n thiết kế Dựa trên các Quy trình, báo cáo, chứng từ, nghiệp vụ, yêu cầu quản trị của DN một cách rõ ràng,

SIS VN sẽ phân tích, đánh giá và tư vấn cũng như thiết kế chương trình phần mềm phù hợp với

những nội dung đã xác nhận. Khi đó sẽ làm rõ được:

Quy trình (Workflow): SIS sẽ mapping giữa Quy trình hiện tại của DN, yêu cầu quản lý mới & kinh nghiệm triển khai của SIS đã thực hiện để thiết lập một Quy trình chuẩn mới tại DN. Quy trình mới này sẽ được ứng dụng & thống nhất tại các bộ phận liên quan đảm bảo mang tính kế thừa, khoa học, linh hoạt nhất có thể. Quy trình công việc là khâu quan trọng số 1 để giải pháp mang tính chất hệ thống và toàn diện, khi có một quy trình rõ ràng thì các nội dung khác sẽ xoay quanh nó.

Phân tích h thống c c khai b o ban đầu mã ho chúng: Như mã hoá Tài khoản, mã hoá các nghiệp vụ, mã hoá các chi phí, danh mục vật tư, hàng hoá, kho hàng, các định mức – công đoạn sản xuất, đơn vị, bộ phận…Các thông tin này đảm bảo chuẩn hoá theo quy định của VAS, của DN cũng như khả năng mở rộng trong tương lai

Phân tích c c yếu tố đầu vào: SIS VN sẽ tiến hành cùng DN phân tích các yếu tố đầu vào của hệ thống quy trình như: kế toán, kho, mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…từ đó đưa ra các chuẩn của thông tin đầu vào như: Chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập-xuất, thông tin nhân sự…

Phân tích, tƣ v n yếu tố đầu ra: Các vấn đề báo cáo phục vụ từng bộ phận, phòng ban, phục vụ BLĐ hoặc cơ quan nhà nước cũng như các mục đích khác sẽ được mổ xẻ, tư vấn và tiến hành thiết kế cho phù hợp với yêu cầu quản lý.

Phân tích, tƣ v n, thiết kế c c v n đề đặc thù kh c của DN

Phân tích thiết kế c c giao di n li n quan…



2.3 Tinh chỉnh, Customize

Những phân tích, thiết kế của giai đoạn 2.2 là căn cứ để

bộ phận kỹ thuật SIS VN tiến hành chỉnh sửa chương

trình phần mềm. Đây là giai đoạn quan trọng để phù hợp

hoá những vấn đề quản lý của DN với phần mềm sẵn có.

Các yêu cầu càng rõ ràng thì việc tinh chỉnh chương trình

diễn ra càng nhanh và đảm bảo chất lượng, yêu cầu của

DN.

Thông thường những công việc này có tính lặp lại quy

trình, vì thực tế triển khai có những vấn đề chưa hợp lý

hoặc phát sinh mới thì công việc đó sẽ được lặp theo quy

trình chuẩn để đảm bảo tính đúng đắn của những chỉnh

sửa đó.

2.4 Kiểm tra (testing):

Đây là khâu không thể thiếu trong quy trình kiểm soát

chất lượng đến với khách hàng của SIS VN. Bất cứ một

sự tinh chỉnh nào cũng cần đến một đội ngũ kiểm tra

độc lập nhằm đảm bảo vấn đề đó đáp ứng đúng, đủ

yêu cầu của DN, các tình huống kiểm tra với nhiều

phép thử với các nghiệp vụ có thể xảy ra trong phần

hành đó.

SIS Việt Nam đã xây dựng một quy trình kiểm tra khoa

học, chặt chẽ được thực hiện bởi nhóm nhân sự có

kinh nghiệm về nghiệp vụ, tư vấn cũng như hiểu biết

sâu sắc sản phẩm, logic của sản phẩm từ đó giữa yêu

cầu của DN với Sản phẩm lập trình được khớp nhau

một cách tốt nhất.

2.5 Cài đặt chƣơng trình (setup):

Nghiệp vụ cài đặt chương trình phần mềm tại DN

trong quy trình triển khai này cũng có thể được thực

hiện sớm hơn hay muộn hơn phụ thuộc vào đặc thù

yêu cầu của DN, hay của từng bộ phận, đơn vị - chi

nhánh.

Thường thì ở giai đoạn này chương trình cơ bản đã

hoàn thiện sẽ được tiến hành cài đặt và khai báo

thông tin hệ thống ban đầu như: Khai báo tham số hệ

thống, các đơn vị, bộ phận, …cho hệ thống chạy thử

nghiệm theo mô hình khách hàng. Tại công đoạn này

sẽ có tài liệu ghi chép lại việc cài đặt để sau này cán

bộ SIS cũng như cán bộ phụ trách hệ thống tại khách hàng có thể kiểm soát, điều chỉnh dễ dàng

các thông số liên quan



Tiến hành phân quyền sử dụng cho mỗi cá nhân, bộ phận liên quan để họ học, thực hiện công việc

của mình khi SIS VN đào tạo, chuyển giao cũng như làm chính thức sau này.

2.6 Đào tạo chuyển giao:

Đây là giai đoạn rất quan trọng

trong quy trình triển khai một

hệ thống. Để thực hiện được

giai đoạn này một cách tốt nhất

cần sự phối hợp chặt chẽ giữa

DN và SIS VN nhằm đảm bảo

đào tạo đúng người, đúng công

việc – chuyên môn, đúng tiến

độ, đúng yêu cầu đã đề ra

trong bản Kế hoạch đào tạo.

C c hình thức:

Đào tạo tập trung: Đây là những buổi đào tạo mang tính tổng thể, những quy định, quy ước chung, thao tác, chức năng mà mỗi cá nhân, bộ phận không thể tách rời sẽ cùng hiểu, cùng thống nhất & cùng thực hiện. Đồng thời xác nhận những chức năng, nhiệm vụ của mỗi vị trí/user trong hệ thống

Đào tạo riêng lẻ: Đây là những buổi đào tạo mang tính chi tiết theo nghiệp vụ của mỗi cán bộ, mỗi bộ phận trong hệ thống theo chiều sâu đúng chuyên môn của người dùng. Đồng thời sẽ có hệ thống tài liệu hướng dẫn dành riêng cho họ.

C c giai đoạn:

Thời gian đào tạo thường được SIS Việt Nam chia làm các giai đoạn khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô, trình độ của người tiếp nhận tại mỗi DN. Khi chia các giai đoạn sẽ đảm bảo sự tiếp thu dần dần, không quá xáo trộn công việc hiện tại cũng như tư duy làm việc mới được dần hình thành, thêm vào đó sẽ giúp cho cán bộ vừa học vừa làm và những vấn đề phát sinh được tháo gỡ.

Số lượng giai đoạn trong quá trình chuyển giao được chia nhiều hay ít, khoảng cách giữa các lần đào tạo lâu hay nhanh phụ thuộc vào mỗi DN, quy mô của hệ thống phần mềm, số lượng người dùng, phân hệ…

Đối tƣợng đƣợc đào tạo:

Đối tượng sử dụng phần mềm được đào tạo là những người dùng cuối cùng, BLĐ, quản trị hệ thống, trưởng các bộ phận liên quan…



Tài li u đào tạo:

SIS VN sẽ xây dựng tài liệu theo đặc thù của DN, đồng thời chi tiết tới từng nghiệp vụ, từng vị trí người dùng trong hệ thống: Giáo trình, tài liệu mô tả & HDSD đặc thù, số liệu đào tạo …

Tài liệu này được xây dựng và chuyển cho DN dưới dạng file in hoặc softcopy

2.7 Kiểm tra Điều chỉnh h thống

Sau khi trải qua giai đoạn đào tạo, chuyển giao

phần mềm, các cán bộ sẽ đi vào vận hành hệ

thống. Trong quá trình vận hành này các cán bộ sẽ

tiến hành kiểm tra toàn bộ hệ thống & đưa ra

những điều chỉnh nếu có để hoàn thiện toàn bộ

chương trình.

Những điều chỉnh này có thể hiểu là điều chỉnh kỹ

thuật hay điều chỉnh nghiệp vụ.

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình triển khai dự án trước khi tiến hành nghiệm thu toàn bộ hệ thống phần mềm SAS ERP 8.0 – PHARMACY

2.8 Nghi m thu dự n Sau khi hoàn tất các công việc đã thống nhất giữa DN và SIS VN cũng như dựa vào những nghiệm thu các giai đoạn, phần hành, công việc chi tiết thì dự án sẽ được đánh giá, nghiệm thu toàn bộ và chính thức chuyển sang giai đoạn Bảo hành sản phẩm. Tuy nhiên, trong cả quá trình khai

thác sản phẩm đặc biệt những tháng

đầu sử dụng cán bộ tư vấn, triển

khai & phụ trách dự án vẫn tiếp tục

hỗ trợ trực tiếp hoặc từ xa để đảm

bảo hệ thống vận hành tốt và DN

làm chủ được giải pháp để cán bộ

triển khai, đào tạo của SIS có thể rút

dần ra khỏi DN.



3. Một số điều ki n ảnh hƣởng thành công dự n:

Sự thành công của dự án phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố chuẩn bị đặt ra cho dự án. Đối với mỗi dự án, yêu cầu về các điều kiện chuẩn bị là khác nhau.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự thành công của dự án đó là sự ủng hộ và hỗ trợ của Ban Lãnh đạo, các cán bộ có liên quan đến nghiệp vụ Kế toán, Kho,...

Bên cạnh đó, bởi đây là sản phẩm được phát triển cho chính cán bộ của DN làm chủ và ứng dụng, do vậy sự ủng hộ và tham gia của họ trong việc phát triển và triển khai sản phẩm là rất có ý nghĩa.

Về cơ bản dự án xây dựng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp yêu cầu các nguồn lực như sau:

DN sẽ chỉ định cán bộ tham gia trong quá trình quản lý dự án. Một cán bộ là Giám đốc dự án có thẩm quyền quyết định mọi vấn đề liên quan trong dự án, một cán bộ trợ lý giúp đỡ trong quá trình theo dõi mọi công việc của dự án, giúp đỡ nhóm dự án của SIS trong việc liên lạc, thông tin, trao đổi v.v với các phòng ban và các việc liên quan khác của dự án.

DN sẽ cung cấp đủ môi trường cho kiểm nghiệm và nghiệm thu sản phẩm (máy chủ và các công cụ cho việc lưu trữ dữ liệu, cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin, bàn ghế, điện thoại, fax, máy tính cá nhân, phần mềm, hệ điều hành, và các thiết bị khác liên quan đến dự án). Khi phần mềm được phát triển xong có thể kiểm nghiệm và sử dụng ngay.

DN sẽ chuẩn bị cho việc tiến hành dự án bao gồm việc thành lập Ban chỉ đạo dự án thống nhất từ Ban Lãnh đạo tới các Phòng ban và cán bộ nghiệp vụ, lên kế hoạch và sắp xếp thời gian của các cán bộ có liên quan v.v.

DN cung cấp các nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp, nghiệp vụ - quy trình kinh doanh, mua hàng, quy trình quản lý khác (thông qua cán bộ nghiệp vụ và các cán bộ có thẩm quyền) để hoàn thiện khâu đặc tả yêu cầu người sử dụng. Sau khi xác định tính đúng đắn của qui trình nghiệp vụ, phân tích, thiết kế, cán bộ có thẩm quyền phải ký xác nhận về các yêu cầu nghiệp vụ cũng như phân tích thiế kế trong một thời hạn thời gian nhất định.

DN sẽ xác định rõ về phạm vi của phần mềm theo các ràng buộc về thời gian và ngân sách. Nhằm xác định rõ mục tiêu của bài toán đặt ra.

DN sẽ tạo điều kiện cho Ban quản lý dự án được phép tiếp cận với các cấp Lãnh đạo trong những trường hợp cần thiết.

Một số công đoạn sẽ được tiến hành tại DN (khảo sát, phỏng vấn người dùng cuối, phân tích, trình bày lại cho người dùng cuối và sự ký xác nhận v.v) và một số công đoạn sẽ được tiến hành tại SIS (Lập trình, phân tích thiết kế chương trình, biên soạn tài liệu, một số thử nghiệm v.v). Cần có các thiết bị đảm bảo an toàn dữ liệu…



PHẦN VII

PHƢƠNG PHÁP QUY TRÌNH DỊCH VỤ BẢO HÀNH SẢN PHẨM

SAS ERP 8.0 PHARMACY

Dự án được coi là thành công chỉ khi DN khai thác hiệu quả được những tính năng mà chương trình cung cấp theo yêu cầu đặt đối với giải pháp. Để DN có thể khai thác tốt nhất chương trình phần mềm cũng như những thay đổi mới phù hợp với yêu cầu quản trị mới của DN thì nghiệp vụ bảo hành, bảo trì & nâng cấp phần mềm là một yêu cầu bắt buộc và cực kỳ quan trọng. Để có một giải pháp dịch vụ tối ưu, SIS Việt Nam đã không ngừng cải thiện và đổi mới hình thức, nội dung cung cấp dịch cho cho DN. Bên cạnh đó, đội ngũ phát triển sản phẩm liên tục đưa ra những dòng sản phẩm, những tính năng mói, tiện ích mới để cập nhật & nâng cấp sản phẩm không ngừng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quản trị doanh nghiệp.

1. Nội dung thực hi n nghi p vụ Bảo hành bảo trì sản phẩm



1.1 Cập nhật thông tư, quyết định mới nhất của Bộ Tài chính 1.2 Bảo hành các lỗi phát sinh 1.3 Tư vấn sử dụng, sao lưu & an toàn dữ liệu … 1.4 Hỗ trợ cài đặt, chuyển đổi chương trình phần mềm khi khách hàng phát sinh 1.5 Định kỳ cán bộ Kiểm tra chất lượng dịch vụ sẽ kiểm tra tình hình sử dụng, hỗ trợ &

thông báo những chính sách, sản phẩm, tính năng mới cho Quý khách hàng 1.6 Tổ chức để khách hàng sử dụng sản phẩm tham gia các lớp, khoá học tập trung miễn

phí. 1.7 Cấp “Sổ bảo trì /Phiếu bảo trì” cho Khách hàng khi khách hàng ký dịch vụ bảo trì 1.8 …

2. Quy trình thực hi n nghi p vụ Bảo hành, bảo trì sản phẩm

2.1 Quy trình luân chuyển thông tin Trung tâm Dịch vụ chăm sóc kh ch hàng:

Ghi chú:

Phân bổ thông tin cho cán bộ BH chuyên trách nghĩa là: chuyển thông tin cho cán bộ BH hiện đang phụ trách chăm sóc KH đó

Nguồn thông tin đến: Từ KH, các phòng ban Nguồn tiếp nhận và phản hồi thông tin: có thể qua fax, email, tel, skype, thư tín Trường hợp cán bộ BH dược phân công không xử lý được: có thể do không đủ năng lực,

hoặc do không có thời gian phản hồi cách xử lý cho KH

Cán bộ 1080 Cán bộ bảo hành

Phân bổ thông tin

cho cán bộ BH

chuyên trách

Xử lý ?

Y

N

Cán bộ 1080 tiếp

nhận thông tin

Tiếp nhận thông

tin

Xử lý thông tin

Cán bộ 1080 phân

cán bộ khác xử lý

Xử lý cho KH

Nguồn thông tin

đến



2.2 Quy xử lý lỗi của Trung tâm Dịch vụ chăm sóc kh ch hàng:

Ghi chú: Trường hợp xử lý online cho KH, cán bộ 1080 và cán bộ BH phải vào biên bản xử lý lỗi trên

lotus (trường hợp này không có sổ bảo hành)

Trường hợp xử lý trực tiếp tại trụ sở của KH ngoài biên bản xử lý lỗi (biên bản giấy), cán bộ BH phải xác nhận vào sổ bảo hành.

Nếu vấn đề KH đang gặp phải không phải là lỗi của phần mềm thì chỉ tư vấn cho KH hướng giải quyết

Cố vấn

Tiếp nhận lỗi

BBXL-BH/01 SBH-BH/01

Y

N

N

Y

Trả lời

Yêu cầu xử lý lỗi

Lỗi đã phát sinh?

HSKH-BH/01 CSDL-BH-DSL/01

Y

N

ĐNTV-BH/01

ĐNTV-BH/01

BBXL-BH/01 SBH-BH/01

Xử lý?

Xử lý?


Tư vấn nghiệp vụ

Tư vấn kỹ thuật

Tư vấn khác

Xử lý cho KH

Xử lý cho KH

Chuyển cho cán bộ BH xử lý

-Tiếp nhận 1080 -Tiếp nhận KH

Xử lý cho KH

Đề nghị tư vấn

Xử lý cho KH


B. 1

KH C n bộ 1080 C n bộ BH Phòng TK Phòng KT

B. 2

B. 3



3. Phƣơng thức thực hi n Bảo hành bảo trì sản phẩm Dịch vụ bảo hành chương trình phần mềm sẽ được thực hiện qua các hình thức cơ bản:

Bảo hành trực tiếp: Cán bộ SIS Việt Nam sẽ tiến hành bảo hành tại chỗ khách hàng trong trường hợp các phương án bảo hành từ xa không thực hiện được.

Bảo hành từ xa: Đội ngũ bảo hành SIS Việt Nam sẽ tiến hành sử dụng truy cập từ xa qua Internet (TeamViewer) để tiến hành thực hiện dịch vụ của mình

Ngoài ra có thể tư vấn, hỗ trợ & bảo hành sản phẩm qua: Tel, Email, Fax, … Ngay khi phát sinh sự cố DN liên hệ ngay với Trung tâm chăm sóc KH của SIS Việt Nam để kịp thời xử lý (Tel, Fax, Email…). DVKH sẽ được giao cho cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm xử lý chính, thông tin SIS sẽ cung cấp, bàn giao đầy đủ để tiện trong quá trình giao dịch. Khi cần thực hiện dịch vụ, SIS sẽ tiến hành can thiệp xử lý ngay lập tức khi sự cố phát sinh với trường hợp thực hiện dịch vụ từ xa và thời gian không quá 24 giờ nếu thực hiện dịch vụ trực tiếp tại DN với KH có khoảng cách <=200 KM từ HN và không quá 48 giờ với KH có khoảng cách >= 200 KM

4. Thời gian thực hi n Bảo hành bảo trì sản phẩm Thời gian bảo hành sản phẩm thường là 01 năm Không giới hạn thời gian bảo trì sản phẩm nhằm đảm bảo tính liên tục trong cả một

quá trình dùng sản phẩm với quá trình phát triển của DN.

5. Quy định tr ch nhi m thực hi n Bảo hành bảo trì sản phẩm

Trung tâm dịch vụ chăm sóc khách hàng vận hành để thực hiện các chức năng nhiệm vụ chuyên trách của mình đảm bảo cung cấp tới khách hàng một dịch vụ: kịp thời, chính xác, đầy đủ với tinh thần trách nhiệm cao. Để đảm bảo điều này trước hết cơ cấu nhân sự có phân công công việc, trách nhiệm rõ ràng: 5.1 Phụ tr ch trung tâm bảo hành sản phẩm:

Chịu trách nhiệm chung hoạt động của trung tâm, kiểm soát chất lượng phục vụ khách hàng của các cán bộ trong bộ phận đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tối ưu cho khách hàng. Đồng thời đề ra các chương trình chăm sóc khách hàng, tư vấn cho khách hàng khai thác tối đa phần mềm quản trị…

5.2 Bộ phận xử lý Hotline - Online Gồm những cán bộ nắm vững về nghiệp vụ phần mềm, sản phẩm phần mềm cũng như những kinh nghiệm, kiến thức tư vấn. Họ tiếp nhận các vấn đề từ khách hàng, phân loại & xử lý một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất có thể. Những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ, tư vấn họ sẽ là người trực tiếp xử lý cho KH. Những vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát mang yếu tố kỹ thuật & mất nhiều thời gian hơn thì sẽ được chuyển đến cán bộ kỹ thuật xử lý



5.3 Bộ phận kỹ thuật vi n xử lý sự cố

Chịu trách nhiệm quản lý một lượng khách hàng nhất định. Họ sẽ có trách nhiệm thực hiện xử lý các sự cố tiếp nhận trực tiếp từ khách hàng hoặc những sự số được chuyển từ bộ phận Hotline (1080) Họ sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng với những khách hàng họ quản lý trước phụ trách phòng, KCS và công ty. Đây là bộ phận sẵn sàng thực hiện nghiệp vụ bảo hành trực tiếp (onsite) khi cần thiết để đảm bảo tiến độ, yêu cầu công việc dịch vụ một cách tốt nhất.

5.4 Bộ phận KCS Đây là bộ phận hoạt động đảm bảo chất lượng của toàn bộ quá trình từ trước, trong và sau khi bán hàng của SIS Việt Nam. Bộ phận này sẽ kiểm tra, kiểm soát chất lượng Sản phẩm, Dịch vụ cung cấp cho khách hàng như: Ý thức/thái độ phục vụ, Chất lượng phục vụ, Tài liệu thực hiện dịch vụ, Quy trình thực hiện dịch vụ, sản phẩm cung cấp cho KH…

6. Thông tin thực hi n dịch vụ Bảo hành, bảo trì sản phẩm

Trung tâm chăm sóc KH, SIS Vi t Nam 14/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04.35117785 Fax: 04.35117787 Hotline: 04.22002200 Hotline: 0912.426.152 Email: [email protected]

7. Nâng c p sản phẩm

Do sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của công nghệ thông tin, những thay đổi trong quản lý, quy mô kinh doanh của DN mà giải pháp phần mềm cũng cần được thường xuyên nâng cấp để đảm bảo DN vẫn có hệ thống phần mềm phù hợp, tiên tiến. Do vậy, SIS VN luôn chú trọng vào phát triển sản phẩm & cung cấp cho khách hàng với chất lượng tốt nhất với các gói dịch vụ như:

Nâng cấp sản phẩm phiên bản mới Nâng cấp chức năng mới Nâng cấp tiện ích mới Nâng cấp theo yêu cầu đặc thù của DN …

mailto:[email protected]



PHẦN VIII

DANH SÁCH MỘT SỐ KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU NGÀNH DƢỢC PHẨM

Stt T n DN

1 Công ty Cổ phần Y Dược Bảo Long

2 Công ty Cổ phần Dược Kim Bảng

3 Công ty TNHH Thương mại Dược phẩm Âu Việt

4 Công ty CP Dược Phẩm Á Đông

5 Công ty CP Dịch Vụ Phân Tích Di Truyền

6 Công ty TNHH Dược Phẩm USAPHA

7 Công ty Cổ phần Kinh doanh Thuốc AMAVET

8 Công ty Cổ Phần Hải Nguyên

9 Công ty TNHH Dược Phẩm & TBYT Phương Lê

10 Công ty TNHH Nhất Nhất

11 Công ty CP Dược vật tư y tế Đông Đô

12 Công ty CP Thương Mại Dược Phẩm Sơn Hải

13 Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh (Gồm: 10 đơn vị thành viên)

14 Công ty CP Dược Phẩm Quốc Tế CTT Việt Nam

15 Công ty CP Hóa Dược Việt Nam

16 Công ty CP Thương Mại và Dược Phẩm Trúc Tâm

17 Công ty Cổ phần Dược Vĩnh Phú

18 Công ty Cổ phần Thương mại Y Dược SKT

19 Bệnh viện Hà Thành

20 Công ty TNHH Dược phẩm Hiền Vĩ

21 Công ty TNHH Dược Phẩm Hoa Sen

22 Công Ty CP dược phẩm Đại Thành

23 Công Ty CP TTBYT Dược Phẩm Hiệp Nhất

24 Công ty Dược An Phú

25 Công ty CP Công nghệ - Y học Quốc tế

26 Công ty CP Phòng khám Tuyết Thái

27 Công ty TNHH Dược Phẩm Anh Như

28 Công ty TNHH Dược Phẩm Hải Bình

29 Công ty TNHH - Thương Mại Dược Phẩm Đông Nam, CN TP Hồ Chí Minh

30 Công ty TNHH TM Dược Mỹ Phẩm Trường Giang

31 Công ty Cổ phần Dược phẩm Bình Lục Hà Nam

32 Công ty cổ phần dược phẩm Việt Nam

33 Công ty TNHH Dược phẩm Mỹ phẩm Nhật Minh Dương

34 Công ty Cổ phần Phân phối Bán lẻ Dược phẩm

35 Công ty TNHH- Thương mại Dược Phẩm Đông Nam

36 Công ty Cổ phần Dược Ánh Dương

37 Công ty Đông Nam Dược Thanh Thảo

38 Trung Tâm Dịch Vụ Thương Mại Dược Mỹ Phẩm

39 Công ty TNHH Dược Bình Minh

40 Công ty CP Đầu tư liên doanh Việt Anh



LIÊN HỆ

Quý Kh ch hàng có thể li n h với S.I.S Vi t Nam:

Công ty CP S.I.S VN

Địa chỉ: Số 14/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 024.35117785 - Fax: 024.35117787 Hotline: 024.22 00 11 00 Email: [email protected]

Website: www.sis.vn

Phòng Tƣ v n - B n hàng Tel: 024.35117785 Hotline/Zalo: 0912 426 152 – Mr. Nguyễn Xuân Điệp (TP) Email: [email protected]

Facebook: https://www.facebook.com/mydiepnd

Phòng Tƣ v n - Triển khai Tel: 024.35147907 Mr. Nguyễn Văn Bình – Trưởng phòng Mobile: 0908 864 638

Trung tâm Bảo hành sản phẩm Tel: 024.38513704 Email: [email protected]

ALL FOR CUSTOMER! --------


http://www.sis.vn/



giỚi thiỆu - sis.vn€¦ · smart innovation giỚi thiỆu phẦn mỀm quẢn tr doanh...

Documents