Giorgetta Bonfiglio-Dosio

Strumenti di gestione dell’archivio corrente inteso come sistema

(Venezia, 24 marzo 2014)

Articolazione del mio intervento

Parte 1. Obiettivi e requisiti di un sistema di gestione documentale- Definizione di sistema- Realizzare un sistema di gestione documentale

Parte 2. Attività e strumenti di gestione dell’archivio corrente

- Registrazione dei documenti- Classificazione dei documenti - Formazione dei fascicoli

L’archivio correnteFa parte di un sistema di gestione documentale,

di cui si devono stabilire:•obiettivi perseguibili•requisiti irrinunciabili

Alcune precisazioni preliminari• Che cos’è l’archivio?

• Che funzioni svolge?

• Quali sono le peculiarità dell’archivio corrente?

• Che cosa si intende per sistema?

• Come si progetta, si realizza e si fa funzionare un sistema di gestione documentale?

• Come si usano correttamente gli strumenti di gestione?

Attività amministrativa

e documenti archivistici

ARCHIVIOstrumento e

residuo dell’attività istituzionale

di un soggetto giuridico

STRUMENTOAttività amministrativa

Certezza del diritto

Autodocumentazione “allargata”

RESIDUOConoscenza

Ricostruzione dei precedenti

Ricostruzione storica

A che cosa serve l’archivio?

Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi

Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse

Verificare i risultati raggiuntiProvare diritti nel contesto della

certezza del dirittoConservare la memoria dei singoli e della collettività

Documento singolo e archivio

Rilevanza della registrazione del singolo documento: ricadute per l’archivio

Rilevanza dell’organizzazione dell’archivio inteso come sistema di lavoro e di “deposito” di prove

Rilevanza del contesto/dei contesti, anche ai fini amministrativi

• Tema del riuso (non solo sw)– in ambiente tradizionale– in ambiente digitale e ibrido (SPC etc.)– copie e citazioni: uno sguardo al passato

Che cos’è la gestione documentale?

Lo strumento metodologico che governa la pratica

- sia di gestori di documenti - sia di qualsiasi persona che

crei o usi documenti nel corso della sua attività

Sistema: GALILEO GALILEI (1623)

?«Pluralità di elementimateriali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole»

Per progettare un sistema di gestione documentale

efficace, efficiente, economico e trasparente

Bisogna individuare• le entità coinvolte nel sistema• le finalità del sistema• le regole di funzionamento del sistema• i compiti e le responsabilità attribuiti a

ciascuna entità• gli strumenti più consoni al funzionamento

ISO 15489

International Standard Organization

organismo federale di più Stati membri

Information and documentation Records management

• norma non imposta dall’alto, ma definita attraverso accordi e politiche condivise su base tecnica. Si basa sul consenso dei rappresentanti degli Stati membri.

Scopo dichiarato

Fornire una guida per la gestione dei documenti e degli archivi in organizzazioni pubbliche o private e per l’erogazione di servizi a clienti interni ed esterni per la gestione documentale

NB Prende in considerazione qualsiasi tipo di documento, su qualsiasi supporto formato, purché prodotto o ricevuto da un’organiz-zazione pubblica o privata durante lo svol-gimento della sua attività istituzionale

Costituisce una guida:• nella determinazione delle

responsabilità all’interno delle organizzazioni per definire politiche, procedure, sistemi e processi.

• per la gestione dei documenti a supporto di un lavoro amministrativo di qualità nel contesto della filosofia delle ISO.

• per progettare e implementare il sistema di gestione documentale.

Non include la gestione dei documenti dentro istituzioni archivistiche [archivi storici].

è destinato a:•dirigenti delle organizzazioni•professionisti della gestione di

documenti, informazione e tecnologie

•tutto il personale delle organizzazioni

•tutte le persone che hanno obblighi di produzione e conservazione di documenti

La gestione documentale in un’organizzazione include alcune attività:• Stabilire politiche e standard• Assegnare responsabilità e autorità• Stabilire e promulgare procedure e linee-

guida• Prevedere una serie di servizi relativi alla

gestione e all’uso dei documenti• Disegnare, implementare e amministrare

sistemi specializzati per gestire i documenti

• Integrare la gestione documentale nei sistemi amministrativi e i processi

Benefici della gestione documentale

1. condurre l’attività in modo ordinato, efficiente e responsabile

2. erogare servizi in misura consistente ed egualitaria/equa

3. assicurare consistenza, continuità e produttività nella gestione e nell’amministrazione

4. facilitare il rendimento effettivo delle attività in ogni parte dell’organizzazione

5. consentire continuità in caso di disastro6. coordinare norme e regolamenti7. fornire protezione e supporto durante le

cause, inclusa la gestione dei rischi, fornendo le prove delle attività dell’organizzazione

8. proteggere gli interessi dell’organizzazione e i diritti dei dipendenti, clienti e proprietari presenti e futuri

9. supportare e documentare le attività di ricerca e sviluppo, presenti e future, nel settore delle ricerche storiche

10.procurare prove delle attività imprenditoriali, personali e culturali

11.stabilire l’identità imprenditoriale, personale e culturale

12.mantenere memoria degli enti, delle persone e della collettività

Entità coinvolte

• Tutti coloro che lavorano all’interno dell’organizzazione produttrice:

l’archivio è di tutti e serve a tutti

• Tutte le altre organizzazioni che potenzialmente sono in relazione con l’organizzazione produttrice

• Tutti i cittadini

Né imboscati né ghettizzati

L’archivio è di tutti e serve a tutti

Eugenio Casanova (1928)

“Al protocollo nulla sfugge”Che cosa vuol dire in un sistema di gestione archivistica in linea con la normativa vigente?

Significa che il sistema deveessere pervasivo (= trasversale); deve

essere il cuore pulsante dell’ente nel suo

complesso

Concetto di rete

Dal mondo digitale allo scenario organizzativo: lavoro in team > ambiente nel quale ciascuno mette a disposizione dell’organizzazione le proprie conoscenze: learning organization

Circolarità delle conoscenzeCoinvolgimento di ogni componente

dell’organizzazioneForte motivazione delle persone coinvolteRete esterna alla singola organizzazione

DPR 445/2000, art. 50 comma 1(NB < DPR 428/1998)

«Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico»:

Questo implica: analisi dell’esistente e progettazione del futuro attraverso reingegnerizzazione dei processi tenendo ben presenti

Finalità del sistema• Produrre documenti necessari per

l’espletamento dell’attività propria del soggetto produttore [civiltà giuridica del documento scritto]

• Organizzare i documenti in modo che l’archivio sia effettivamente strumento di governo dell’ente, di gestione amministrativa e di controllo

• Conservare i documenti prodotti in modo che essi mantengano la loro capacità probatoria e servano alla storia

Ripensare le fasi di vita dell’archivio

• Proposta di nuovo di nuovo ciclo vitale:– Concezione (Progettazione del sistema e

definizione dei requisiti essenziali per la gestione, selezione e conservazioni dei documenti)

– Fase attiva (archivio corrente)– Fase semi-attiva (archivio di deposito)– Fase di conservazione permanente (archivio

storico)

• Concetto di records continuum = costante convivenza delle diverse attività tipiche di ciascuna fase in ogni momento della vita del documento

Diritto della società alla storia• Gli archivi delle amministrazioni pubbliche

sono beni culturali (Codice dei beni culturali e del paesaggio): ribadito anche nel dic. 2013

• Anche i privati hanno l’obbligo morale di consentire alla società di indagare la propria storia attraverso i documenti d’archivio

• Gli archivi devono essere conservati

• La conservazione inizia dal momento della formazione (scelta supporti e formati), ma questa è un’altra storia

in un sistema di gestione documentale

• I documenti sono creati, ricevuti e usati durante lo svolgimento di un’attività istituzionale

• Costituiscono il supporto all’attività istituzionale

• Devono essere gestiti per assicurare

– la conservazione dell’autenticità,– la loro affidabilità e – la loro “usabilità”

DPCM 31 ottobre 2000, art. 3 + DPCM 3 dic. 2013, art. 3

Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo:

Individuazione delle aree organizzative omogenee (= insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato)

Istituzione del servizio archivistico Nomina del responsabile del servizio (+

coordinatore) Adozione, su proposta del responsabile del

servizio, del manuale di gestione La definizione, su indicazione del responsabile del

servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari

Area Organizzativa Omogenea(DPR 445/2000, art. 50, comma 4) Insieme di uffici da considerare ai fini

della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse.

Ad esempio, un Comune è un’unica AOO, anche se articolata in uffici

diversi, ubicati in sedi diverse

Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi

documentali e degli archivi

«Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta

del protocollo informatico, della gestione dei flussi

documentali e degli archivi»

L’archivionon è un magazzinoè un servizio

Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Al servizio è preposto un dirigente

ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di pro-cessi di formazione definiti secondo le procedure pre-scritte dalla disciplina vigente.

ATTENZIONE: i percorsi accreditati si trovano sul sito del MIUR

Produzione dei documenti

• È strettamente connessa con l’attività amministrativa

• Per evitare ridondanze o lacune:analisi dei procedimenti amministrativi e delle

attività extra-procedimentali = predisposizione della tabella >

– Semplificazione amministrativa– Agevolazione del lavoro amministrativo – Controllo di gestione– Soddisfazione del cliente esterno– Percorsi formativi del personale neo-assunto

L’analisi dei procedimenti amministrativi deve chiarire:

• quali attività amministrative svolge l’ente,• attraverso quali documenti tali attività si

esplicano,• che caratteristiche formali devono possedere i

documenti• quali flussi documentali siano necessari al

compimento di tali attività,• chi è responsabile di ciascuna di tali attività,• quali metadati descrittivi devono essere creati

in ciascuna fase procedimentale,

• come inserire e memorizzare in modo

permanente i metadati nel sistema di gestione documentale,

• quali esigenze di trasmissione esistono per il corretto svolgimento dei procedimenti,

• che esigenze di recupero dei documenti ha l’ente produttore,

• quali documenti effettivamente servono per lo svolgimento dell’attività dell’ente e quali possono essere eliminati.

• Sono attività previste anche dalle Regole tecniche del 3 dic. 2013 (GU 12.03.2014)

Come realizzare il censimento dei procedimenti

1. Una scheda per ogni UOR in cui identificare in modo univoco i differenti censimenti:

- con la denominazione di ciascuno

- eventualmente con un codice

2. Una scheda per ciascun procedimento nella quale indicare

Scheda del singolo procedimento

• Nome e codice identificativo del procedimento• UOR responsabile• Elenco delle fasi• Elenco dei documenti connessi a ciascuna fase• Indicazione della forma e struttura di ciascun

documento• Tipologia delle aggregazioni• Indicazione delle necessità di conservazione e

tempi di conservazione con riferimenti normativi• Livello di accessibilità e tempistica della

ostensibilità

Ulteriore elemento di riflessione

• Esistono regole per la redazione del documento sia cartaceo sia digitale

• Esistono regole, diverse dalle precedenti, per la comunicazione e la trasmissione dei documenti, sia cartacei sia digitali

• La comunicazione può riguardare anche le informazioni sia per i supporti cartacei sia per quelli digitali e documenti “derivati” (ad esempio, certificati)

Organizzazione dei documenti

Deve essere funzionale allo svolgimento “ordinato” delle attività istituzionali

Deve essere stabilita a priori: piano di classificazione (NB è solo uno degli elementi del sistema)

Deve essere costantemente monitorata > ruolo della formazione continua

Deve applicata praticamente > fascicolazione (costituzione delle aggregazioni documentali)

Il fascicolo: questo sconosciuto

• La letteratura archivistica ne esalta la funzione strategica e performante, ma non chiarisce metodi e linee-guida applicative

• La normativa vigente li presuppone, ma non indica le caratteristiche di ciascuna tipologia di fascicolo

• Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori, alcuni punti oscuri, non sufficientemente discussi e chiariti

Come si deve fascicolare? I fascicoli devono essere costituiti • in modo preciso e preordinato • coordinato con l’intero sistema di gestione

documentale – ancorati al titolario di classificazione (per certe

tipologie di fascicoli) - raccordati alle altre forme di aggregazione– in riferimento al censimento dei procedimenti

• con un’autentica coscienza della funzione della costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino

In un sistema coesistono

• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base dell’oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione

• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica

• Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari

• Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate

È organizzazione anchela selezione dei documenti:• Scarto = eliminazione fisica dei documenti

• Conservazione

Isabella Zanni Rosiello: «Che la distruzione faccia parte della conservazione è, al di là della paradossale e sconcertante contrad-dizione tra i due termini, elemento costante della tradizione archivistica e dell’esercizio del mestiere dell’archivista»

La selezione deve essere

• finalizzata alla conservazione permanente dei documenti ritenuti non di carattere strumentale e transeunte

• basata sul piano di conservazione• realizzata con gli strumenti tradizionali o

digitaliLo scarto deve essere autorizzato dalla

Soprintendenza archivistica competente per territorio

Scegliere l’architettura di sistema >

Regole

Strumenti amministrativi e tecnologici

Attribuzione di responsabilità

Regole

• regole certe e comunicate, formalmente adottate dal soggetto produttore

• statuto dell’ente

• regolamenti generali e particolari

• manuale di gestione

• manuale di conservazione

Manuale di gestione

«Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1 + DPCM 3 dic. 2013, art. 5, comma 1)

Descrive attività, processi e strumenti

Che cosa deve specificare il MdG?

Dpcm 3 dic. 2013, art. 5:a) Pianificazione degli interventi organizzativi (ex art. 3)

b) Piano di sicurezza dei documenti informatici

c) Modalità di utilizzo degli strumenti informatici

d) Formati dei documenti informatici

e) Insieme minimo dei metadati

f) Flussi documentali

g) Regole di smistamento

h) Modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli e altre aggregazioni

e…i) UOR responsabile della gestione documentale: chi fa

che cosa

j) Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione a protocollo

k) Elenco documenti soggetti a registrazione particolare

l) Elenco registri particolari e banche dati

m) Sistema di classificazione e piano di conservazione (criteri di selezione)

n) Sistema di conservazione del protocollo

o) Descrizione funzionale e operativa del “sistema di protocollo informatico” (modalità di utilizzo)

p) Criteri e modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno

q) Modalità utilizzo del registro di emergenza

Va progettato, organizzato, regolamentato, gestito, monitorato, aggiornato attraverso:

- politiche, direttive e linee-guida- coordinamento

– sul piano amministrativo-organizzativo– sul piano tecnico-informatico

- strumenti archivistici specifici e specializzati

- tecnologie adeguate e infrastrutture evolute- linguaggi e metodologie condivise: regole

tecniche comuni e aggiornate- interventi formativi intensi per il personale

Il servizio di gestione documentale

Elementi necessari• infrastrutture evolute, che consentono di fare

operazioni prima quasi impossibili• efficace azione di coordinamento (politiche e

regole)– sul piano amministrativo-organizzativo – e su quello tecnico-informatico

• linee-guida e regole tecniche comuni e aggiornate• consapevolezza del problema a tutti i livelli • messa in gioco di differenti professionalità

qualificate, soprattutto in campo archivistico, che devono convergere tutte, nel rispetto reciproco delle competenze, verso il medesimo obiettivo

• capacità di valutare il rapporto costi-benefici

Vantaggi degli strumenti informatici

A patto che siano correttamente adottati in un’ottica di sistema

• Protocollo unico• Records management + work flow management• Gestione archivi ibridi tramite strumenti appropriati:

ad esempio, il repertorio dei fascicoli• Facilità di accesso multiplo, purché regolamentato• Possibilità di rielaborazione dei dati• Elaborazione automatica di statistiche etc.

• Controllo di gestione da parte degli amministratori e dei responsabili

• Gestione integrata dell’archivio nelle varie fasi di vita

• Disponibilità immediata di strumenti descrittivi

• Disponibilità di conoscenza allargata e disponibile per qualsiasi uso

Governo degli strumenti informatici:

DPR 445/2000, art. 52Il sistema di gestione informatica dei documenti

deve:

a) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema

b) garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita

c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali

d) consentire il reperimento delle

informazioni riguardanti i documenti registrati

e) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali

f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato

L’importanza della formazione

Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della funzione pubblica Direttiva 13 dic. 2001

Formazione e valorizzazione del personale delle pubbliche

amministrazioni «La formazione è una dimensione costante

e fondamentale del lavoro e uno strumento essenziale nella gestione delle risorse umane»

Programmare la formazione

• Individuare i destinatari della formazione

• Individuare il fabbisogno formativo• Progettare gli interventi formativi• Calcolare i costi (diretti, indiretti, etc.)• Formulare il progetto formativo e relative

metodologie (insegnamenti frontali, stage, studio di casi, interdisciplinarietà)

• Valutare gli utenti, i formatori e l’intervento

Obiettivi della formazione

• Supportare i cambiamenti• Riqualificare i dipendenti

«la formazione, dunque, dovrà diventare una dimensione perma-nente della vita professionale dei dirigenti»