Proceso

Consorcio GMD S.A INDRA PERU S.A.

Consorcio GMD S.A INDRA PERU S.A.

CONSORCIO GMD S.A.- INDRA PERU S.A.NDICE

31.PERFIL DE LA EMPRESA

2.MISION Y VISION343.VALORES DE LA EMPRESA Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS

44.ORGANIGRAMA

45.AREA DE ESTUDIO

56.TERMINOLOGA

57.MAPA DEL PROCESO DEL SERVICIO DE ARCHIVO DE PENSIONAMIENTO

58.PROCEDIMIENTOS

68.1. RECEPCION DE EXPEDIENTES, INGRESOS NUEVOS Y RETORNOS

118.2. RELOTIZADO DE EXPEDIENTES

128.3. INVENTARIO LGICO DE EXPEDIENTES

128.3.1 INVENTARIO DEL ARCHIVO EXTERNO

148.3.2 INVENTARIO DEL ARCHIVO INTERNO

158.4. INVENTARIO FSICO DE EXPEDIENTES

218.5. PERMANENCIA DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS

228.6. ATENCIN DE REQUERIMIENTOS

228.6.1 ATENCIN DE REQUERIMIENTOS EN ARCHIVO CENTRAL

258.6.2 ATENCIN DE REQUERIMIENTOS DE URGENTES

298.6.3 ATENCIN DE REQUERIMIENTO EN ARCHIVO EXTERNO

328.7. PROCEDIMIENTO DE DERIVACIN

328.8. PROCEDIMIENTO DE DERIVACIN PARA EL ARCHIVO ANEXADO

9.BIBLIOGRAFIA41

1. PERFIL DE LA EMPRESA.

El Consorcio GMD S.A INDRA PERU S.A. trabaja para satisfacer con excelencia los requerimientos de su Cliente ONP. Teniendo en cuenta que el mercado y los negocios evolucionan en forma continua, concentra todos sus esfuerzos en desarrollar soluciones de vanguardia para que su empresa pueda alcanzar con xito sus objetivos y obtener mayores resultados gracias a la optimizacin de sus recursos.

El Consorcio GMD S.A INDRA PERU S.A est convencido de que cuanto mejor entiende a su cliente podr responder pro activamente y con eficacia a sus necesidades. Pues los principios que respaldan sus operaciones son: calidad, innovacin, confianza y confiabilidad.

HISTORIASe form a travs de una alianza estratgica entre GMD S.A - INDRA PERU S.A. empresas peruanas, para participar en el Concurso Pblico Servicio de Administracin y Custodia de Expedientes y Legajos.

Resultando ganador del concurso la ONP adjudic el servicio al Consorcio, que inici sus operaciones un 26 de Abril del 2011.

Datos de Referencia. RUC: 20543208923

Razn Social: CONSORCIO GMD S.A. - INDRA PERU S.A.

Tipo Empresa: Contratos Colaboracin Empresarial

Condicin: Activo

Fecha Inicio Actividades: 26 / Abril / 2011

Actividad Comercial: Otras Actividades Empresariales Ncp.

CIIU: 74996.

Direccin Legal: Av. Javier Prado Oeste Nro. 1661

Distrito / Ciudad: San Isidro

Departamento: Lima

Apoderado: Dasso Botto Jaime Roberto

Gerente General: Jos Glvez.

2. MISION Y VISION

MISION Ser reconocido como un socio estratgico de la ONP con el que cuenta para brindar un servicio de calidad a los pensionistas y agregar valor a todas sus actividades operativas, llegando a convertirse en un modelo a seguir por los dems proveedores de la ONP debido a su excelencia y calidad en el servicio.

VISION

Brindar un servicio de calidad en la Administracin y Custodia de Expedientes y Legajos, dentro del marco legal vigente, basando nuestra gestin en procesos ptimos, eficientes y con altos estndares de calidad.

3. VALORES DE LA EMPRESA Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS

VALORES DE LA EMPRESA Lograr la satisfaccin de nuestro cliente ONP, a travs del

CUMPLIMIENTO de los compromisos contractuales.

Mantener la EFICIENCIA del servicio en base a la implementacin

y mejora continua en los procesos operativos.

Asegurar el COMPROMISO del personal a travs de la gestin de

sus competencias para el logro de los objetivos propuestos.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS Asegurar la correcta y eficiente atencin de los requerimientos de ONP

y proveedores, dentro de los plazos establecidos.

Aumentar la satisfaccin de ONP mediante el cumplimiento de lo

establecido en las Bases del Concurso.

Garantizar la calidad y seguridad de los documentos custodiados

mediante una adecuada administracin y conservacin de los mismos.

Incrementar la productividad en las transacciones, durante la fase

operativa del servicio.

Implementar y mantener el SGC y mejorar continuamente su eficacia.

4. ORGANIGRAMA

5. AREA DE ESTUDIO rea de Pensionamiento.

AREA OBJETO Archivo CentralPROCESO A DESARROLLAR Inventario Fsico de Expedientes6. TERMINOLOGAS

a. AC: Archivo Central

b. AE: Archivo Externo

c. UO: Unidad Organizacional.

d. CA: Central de anexado

e. Encargado de Oficina: Persona encargada de llevar el control de produccin de los ingresos de los expedientes, levanta observaciones y reporta al Supervisor.

f. Operador del AC: Operador del Archivo Central.g. Operador Responsable de Urgentes: Operador del Archivo Central, encargado de realizar el seguimiento de la atencin de documentos urgentes.

h. Usuario Autorizado: Personal responsable de realizar ciertas actividades designadas por la ONP y/o Proveedor.

i. Auxiliar del AC: Auxiliar del Archivo Central.j. Hoja de Ruta: Relacin detallada de expedientes que son derivados a travs del NSTD.k. NSTD: Nuevo Sistema de Trmite Documentario.l. SGA: Sistema de Gestin de Archivo.m. MAI: Mdulo de Archivo Interno.

n. BASES DE LEY 19990: Las que conforman esta ley son: SGA 19990, SGA Departamentales, SGA Fejep.

o. BASES DE LEY 18846: Las que conforman esta ley son: SGA 18846 y SGA Base Adicional.

7. MAPA DEL PROCESO DEL SERVICIO DE ARCHIVO DE PENSIONAMIENTO.

8. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos para el Archivo Central son los siguientes:

8.1. Recepcin de Expedientes, Ingresos nuevos y retornos8.2. Relotizado de Expedientes8.3. Inventario Lgico de Expedientes 8.3.1. Inventario del archivo externo

8.3.2. Inventario del archivo interno 8.4. Inventario Fsico de Expedientes 8.5 Permanencia de Expedientes en los archivos.

8.6.Atencin de Requerimientos 8.6.1 Atencin de Requerimientos en Archivo Central

8.6.2 Atencin de Requerimientos de Urgentes

8.6.3 Atencin de Requerimientos en Archivo Externo

8.7. Procedimiento de Derivacin.

8.8. Procedimiento de Derivacin para el Archivo Anexado.8.1. RECEPCION DE EXPEDIENTES, INGRESOS NUEVOS Y RETORNOS1. El Usuario autorizado, deriva los expedientes lgicamente a travs del Mdulo de Derivacin NSTD al Archivo Central y genera su respectiva Hoja de Ruta, luego entrega los expedientes fsicamente al Operador de AC.

2. El Operador de AC recibe fsicamente los expedientes con la Hoja de Ruta, verifica si la cantidad de expedientes coincide con lo indicado en la Hoja de Ruta y valida que los 3 ltimos folios coincida con lo indicado en la Hoja de Control de Folios.

3. Si no coincide con lo indicado en la Hoja de Ruta, el Operador del AC devuelve la Hoja de Ruta para su regularizacin al Usuario autorizado. Retorna al punto 2.

4. Si coincide, el Operador del AC pistolea la Hoja de Ruta y los expedientes uno a uno para ser recibidos lgicamente a travs del mdulo de derivacin NSTD generando la Hoja de Recepcin correspondiente.

5. El Operador del AC imprime dos copias de la Hoja de Recepcin y le entrega una copia al usuario con firma y sello en seal de recibido mas no de conformidad, luego solicita un V B al Usuario autorizado, archiva la otra copia.

6. El Operador de AC realiza el control de calidad a los expedientes verificando que los folios estn completos con respecto a lo que indica la Hoja de Control de Folios, verificando el estado de conservacin del expediente, que los documentos no estn sueltos.

7. Si el expediente no es conforme, el Operador del AC coloca el Check List indicando el motivo de la devolucin en el lugar observado.

8. El Operador de AC encargado del control de calidad, separa fsicamente los expedientes conformes e inconformes de acuerdo al control de calidad.

9. El Operador del AC pistolea el expediente y actualiza el ingreso de expedientes nuevos y/o retornos de los expedientes al Archivo en el SGA.

10. En caso fuera retorno de expediente, el Operador del AC modifica los folios de acuerdo a lo que figura en ultimo folio y en la Hoja de Control de Folios del expediente esto lo realiza en movimiento registro de retorno de expedientes del SGA,

11. En caso fuera el ingreso de un nuevo expediente, el Operador del AC registra en mantenimiento, tabla de expedientes del SGA todos los datos que figuran en la tapa del expediente (N expediente, riesgo, apellidos y nombres, fecha de inicio de tramite).

12. Una vez terminado el control de calidad y la actualizacin al SGA, el Operador del AC ingresa los expedientes para la devolucin mediante lectura de cdigo de barras de cada uno a travs del MAI, registrando el motivo de la devolucin en un plazo mximo de 48 horas das hbiles.

13. Si el expediente es no conforme, el Operador del AC genera la Hoja de Devolucin y la Hoja de Ruta del Expediente e Imprime las mismas.

14. El Operador del AC devuelve los expedientes al usuario autorizado para su regularizacin.

15. El Usuario autorizado recibe lgicamente los expedientes a travs del Modulo de Derivacin NSTD, generando la Hoja de Recepcin correspondiente y a su vez lo recibe en fsico. El procedimiento retorna al punto 2.

16. Si el expediente est conforme, el Operador del AC proceder con la aceptacin de los registros generados durante el da en el MAI, generando la Hoja de Aceptacin.

17. El Operador del AC verifica si los flderes y folios registrados en el MAI coinciden con los expedientes fsicos. Si coincide contina al punto 22.

18. Sino coincide con el fsico, el Operador del AC verifica si el nmero de folios registrados en el sistema sean menor a los folios del expediente en fsico.19. Si es menor, entonces el Operador del AC edita los flderes y folios en el MAI. Proceso continua al punto 22.20. Caso contrario (si el nmero de folios registrados en el sistema sean mayor a los folios del expediente en fsico), el Operador del AC entrega el expediente al Supervisor del AC.

21. El Supervisor del AC previa revisin editar los folios y flderes en el MAI, luego entregar al Operador para su relotizado.

22. El Operador del AC aplica el procedimiento de relotizado. Fin del procedimiento.

8.2. RELOTIZADO DE EXPEDIENTES

1. El Operador del AC verifica fsicamente las cajas disponibles que hay en el Archivo para proceder a relotizar los expedientes segn el N de Contenedor.

2. El Operador del AC selecciona la caja semi-llena, extrae los expedientes y transfiere a otra caja para su llenado completo que a su vez genera una caja disponible.

3. El Operador del AC ingresa a la opcin relotizar del MAI y selecciona el tipo de relotizado a realizar.

4. El Operador del AC ingresa el nmero de caja y pistolea los expediente que se van a relotizar en la caja.

5. El Auxiliar del AC traslada las cajas a su ubicacin topogrfica. Fin del procedimiento.

8.3. INVENTARIO LGICO DE EXPEDIENTES

8.3.1 INVENTARIO DEL ARCHIVO EXTERNO

1. El Supervisor del AC solicita al rea de Sistemas del Consorcio el inventario del Archivo Externo al cierre de la fecha indicada.

2. El rea de Sistemas del Consorcio realiza los cruces lgicos con la base de expedientes enviados y recibidos de Ransa (Archivo Externo) entre la fecha del ltimo inventario y la fecha del inventario actual.

3. El rea de Sistemas del Consorcio elimina los expedientes ubicados como motivo de entrega al Archivo Interno, en la base del inventario externo.

4. El rea de Sistemas del Consorcio agrega los expedientes ubicados como enviados al archivo externo, en la base del inventario externo.

5. El rea de Sistemas enva la data consolidada al Supervisor de AC para su revisin.

6. El Supervisor de AC verifica el resultado de los cruces. Si no es conforme regresa al punto 2. 7. De dar su conformidad el Supervisor enva el Inventario del Archivo Externo de acuerdo a lo requerido. Fin del procedimiento

8.3.2 INVENTARIO DEL ARCHIVO INTERNO1. El Supervisor del AC Publica la base inicial y el equipo de trabajo e informa va correo electrnico a ONP sobre el inicio del Inventario Lgico.

2. El Supervisor del AC informa al rea de Sistemas del Consorcio la ruta donde se encuentra registrada la base de datos del movimiento de Ingresos y Salidas de Expedientes del Periodo.3. El rea de Sistemas del Consorcio realiza el cruce de la base de datos inicial adicionando los ingresos y restando las salidas de los Expedientes del Periodo.

4. El rea de Sistemas informa los resultados al Supervisor.

5. (*)El supervisor valida la informacin e informa el resultado del Inventario lgico a la ONP. Fin del Procedimiento.(*) Para la Validacin de la informacin el Supervisor realiza las Siguientes actividades:1. El Supervisor del AC descarga la Base del inventario a travs del Mdulo MAI al cierre de la fecha Programada e informa al rea de Sistemas del Consorcio.

2. El Supervisor del AC solicita al Operador AC los cruces de base de datos obtenido como resultado de la descarga del Modulo MAI con el sistema NSTD, se busca depurar solo los expedientes que se encuentran en archivo

3. El Operador AC, elimina de la base de datos del inventario los expedientes que se encuentran fuera de archivo.

4. Si se encuentran dentro del archivo se valida la informacin.

5. El Operador AC agrega los expedientes enviados del Archivo Externo que se encuentran en el Archivo Central e informa al supervisor.6. Una vez consolidado la base de datos del inventario, el Supervisor del AC verifica y determina los campos a presentar.7. El Supervisor del AC copia en una ruta compartida el Inventario y lo comunica a ONP va correo electrnico. Fin del procedimiento.

8.4. INVENTARIO FSICO DE EXPEDIENTES

La fecha de corte para el inventario se realiza una vez al Ao.

1. El Supervisor del AC solicita al rea de Sistemas del Consorcio la Base de datos del Stock de expedientes registrados en NSTD (expedientes que se encuentren en Archivo Central al cierre de la fecha Programada), quien luego informa la conformidad al descargar..2. El Supervisor del AC descarga el inventario a travs del Mdulo MAI e informa al rea de Sistemas.3. El Supervisor del AC informa al Jefe de Archivo, quien enva a la ONP el Inicio del Inventario adjuntando el equipo de trabajo y la base de datos de inicio.

4. El Supervisor del AC forma equipos de trabajo de dos personas para el inventario.

5. El Supervisor del AC designa los anaqueles y cajas entre los grupos a cargo del inventario.

6. El Auxiliar del AC retira la caja del anaquel y la ubica al lado del Operador.

7. El Auxiliar del AC retira los expedientes de la caja y entrega al Operador del AC.

8. El Operador del AC pistolea los expedientes y devuelve los mismos al Auxiliar del AC.

9. El Auxiliar del AC coloca los expedientes en la caja y retorna la misma al anaquel. Si el inventario no ha finalizado, el procedimiento retorna al punto 4.

10. El resultado del inventario del da, el Supervisor del AC solicita al rea de Sistemas del Consorcio el cruce de la base de datos de los expedientes pistoleados con el inventario fsico de documentos (MAI).

11. El Supervisor del AC genera el reporte de inconsistencias (Documentos con distinto nmero de contenedor).

12. El Supervisor del AC entrega el reporte de inconsistencias al Auxiliar del AC para su bsqueda.

13. El Auxiliar del AC busca y extrae el expediente y entrega al Operador del AC para su relotizado.

14. El Operador del AC relotiza los expedientes de acuerdo al procedimiento de relotizado.

15. Terminado el relotizado de los expedientes, el Supervisor del AC realiza nuevamente el cruce de la base de datos de los expedientes fsicos y lgicos. Si existe inconformidades, el procedimiento retorna al punto 11.16. Si no existe inconformidades, el Supervisor del AC genera la Base de Datos para el cruce con el inventario fsico de expedientes del inventario lgico final.

17. El Supervisor del AC realiza un muestreo aleatorio del 5% para verificar la ubicacin de los expedientes.

18. El Supervisor del AC elabora informe de inventario, comunicando en el mismo todas las incidencias que sucedieron durante el inventario.

19. El Supervisor del AC Informa al Jefe de Archivo, quien enva a la ONP el Informe Final del Inventario adjuntando la base de datos Final. Fin de procedimiento.

8.5. PERMANENCIA DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS Se realiza para reportes a solicitud del usuario y al finalizar cada reporte de inventario

1. El Supervisor del AC genera el Reporte Permanencia de expedientes del Archivo con un rango semestral, para los siguientes periodos:

De 180 das.

De 180 a 360 das.

De 360 a 540 das.

De 540 a 720 das.

2. El Supervisor de AC realiza el consolidado de los archivos generados.

3. El Supervisor del AC enva el archivo Excel a la DC cuando esta lo solicita.

8.6. ATENCIN DE REQUERIMIENTOS

8.6.1 ATENCIN DE REQUERIMIENTOS EN ARCHIVO CENTRAL

1. El Usuario autorizado, efecta el requerimiento de expedientes a travs del sistema MAI.

2. Se deriva de acuerdo a la ubicacin de los expedientes en caso de encontrarse los expedientes en el externo seguir los procedimientos 7.3.2 Requerimiento en el Archivo Externo caso contrario continua paso 3.3. El Operador de AC verifica la bandeja de pedidos va sistema MAI.4. Si el requerimiento supera los 10 expedientes solicitados, el Operador de AC ordena el requerimiento en una hoja Excel, imprime el listado correspondiente con el mismo N de pedido y le entrega al Auxiliar de AC para realizar la extraccin de los expedientes en la Oficina de Almacenamiento. Contina punto 6.5. Si el requerimiento es menor a 10 expedientes, el Operador de AC imprime la lista directamente del MAI y le entrega al Auxiliar del AC para su bsqueda.6. El Auxiliar de AC (buscador), realiza la extraccin de los expedientes en las ubicaciones topogrficas indicadas en el MAI, en cada una de las oficinas de almacenamiento.

7. El Auxiliar de AC pistolea los expedientes en la Base de Extraccin de Control Interno y los entrega al Operador de Derivacin, con su respectiva Hoja de Pedido MAI. Realiza Procedimiento de Derivacin8. El Auxiliar de AC, traslada los expedientes solicitados a la UO que realiz el requerimiento.

9. El Usuario autorizado recibe y verifica los expedientes que se encuentren conformes con lo solicitado.

10. El Usuario autorizado firma la conformidad de los expedientes en la Hoja de recepcin y se las entrega al Auxiliar de AC adjunto con la Hoja de Ruta.

11. El Auxiliar de AC recibe la Hoja Relacin de Salida de Expedientes del SGA y la Hoja de Recepcin va NSTD, luego lo archiva en un file de palanca y entrega al Operador de AC.12. El Operador de AC descarga el nmero de Hoja de recepcin va NSTD, y lo registra en un Archivo Excel. Fin del procedimiento

8.6.2 ATENCIN DE REQUERIMIENTOS DE URGENTES 1. El Usuario autorizado, efecta el requerimiento de expedientes a travs del sistema MAI.2. El Operador Responsable de Urgentes, recibe un correo electrnico de la Divisin de Coordinacin de Archivo indicando que solicita la priorizacin del documento.

3. El Operador Responsable de Urgentes verifica la bandeja de pedidos va sistema MAI, y revisa a que Archivo corresponde el expediente.

4. Si el pedido corresponde al Archivo Central, el Operador Responsable de Urgentes comunica al operador de AC que le d prioridad al pedido. Contina punto 6.5. El operador del AC imprime la lista directamente del MAI y le entrega al Auxiliar del AC para su bsqueda. Contina punto 7.6. Caso contrario el Operador de Urgentes realiza el seguimiento del pedido en el Archivo correspondiente: Central de Anexado, Temporal, Actividades Temporales, para que realicen el proceso de Atencin de acuerdo a su Procedimiento.7. El Auxiliar de AC (buscador), realiza la extraccin de los expedientes en las ubicaciones topogrficas indicadas en el MAI, en cada una de las oficinas de almacenamiento.

8. El Auxiliar de AC pistolea los expedientes en la Base de Extraccin del Mdulo de Control Interno y los entrega al Operador de Derivacin, con su respectiva Hoja de Pedido MAI. Realiza Procedimiento de Derivacin.

9. El Auxiliar de AC, traslada los expedientes solicitados a la UO que realiz el requerimiento.

10. El Usuario autorizado recibe y verifica que los expedientes se encuentren conformes con lo solicitado.

11. El Usuario autorizado firma la conformidad de los expedientes en la Hoja de recepcin y se las entrega al Auxiliar de AC adjunto con la Hoja de Ruta.

12. El Auxiliar de AC recibe la Hoja de Ruta del SGA y la Hoja de Recepcin va NSTD, luego lo archiva en un file de palanca y entrega al Operador de AC.

13. El Operador de AC descarga el nmero de Hoja de recepcin va NSTD, y lo Ingresa a la herramienta Excel. Fin del procedimiento.

8.7. ATENCIN DE REQUERIMIENTO EN ARCHIVO EXTERNO

1. El Usuario autorizado, efecta el requerimiento de expedientes a travs del sistema MAI.

2. El Operador de AC verifica la bandeja de pedidos va sistema MAI.

3. El Operador de AC enva un e-mail al Archivo externo y solicita el pedido (cantidades masivas) y va Ransa Net (cantidades unitarias).

4. El Operador de Archivo Externo, recibe la solicitud de requerimiento va e-mail y/o va Ransa Net.5. El Operador de AE, enva al Operador de AC los expedientes en fsico con el nmero de gua de remisin y verifica que los datos coincidan.6. El Operador de AC pistolea los expedientes en Base de Extraccin de Control Interno, los identifica y entrega al Operador de Derivacin. Realiza el procedimiento de Derivacin.

7. El Auxiliar de AC, traslada los expedientes solicitados a la UO que realiz el requerimiento.

8. El Usuario autorizado recibe y verifica los expedientes que se encuentren conformes con lo solicitado.

9. El Usuario autorizado firma la conformidad de los expedientes en la Hoja de recepcin y entrega al Auxiliar de AC.

10. El Auxiliar de AC recibe la Hoja Relacin de Salida de Expedientes del SGA y la Hoja de Recepcin va NSTD, luego lo archiva en un file de palanca y entrega al Operador de AC.

11. El Operador de AC descarga el nmero de Hoja de recepcin va NSTD, y lo registra a un Archivo Excel. Fin del procedimiento.

8.8. PROCEDIMIENTO DE DERIVACIN 1. El Operador del AC, encargado de la derivacin recibe y pistolea los expedientes fsicamente del Archivo Interno y/o Archivo Externo en una carpeta Excel, indicando el detalle de cada pedido para distribuirlos a los Operadores de Derivacin.

2. El Operador del AC clasifica los expedientes, identificando su estado de conservacin.3. Si el expediente se encuentra deteriorado, el Operador del AC activa el flag de restauracin va MAI y los enva fsicamente al rea de Restauracin. Caso contrario contina punto 6.4. El Auxiliar del AC encargado de la restauracin, recibe los expedientes deteriorados para su reparacin.5. El Auxiliar del AC devuelve los expedientes restaurados al Operador de derivacin previamente desactivando el flag en el MAI.6. El Operador del AC consulta las bases de la Ley 19990 y de la ley 18846 en el SGA.7. Si existe un expediente relacionado con sus datos en cualquiera de las consultas referidas al Sistema SGA 19990 y 18846, el Operador del AC, solicita la bsqueda del otro expediente.8. El Operador del AC verifica los datos del expediente solicitado versus el expediente en atencin tanto fsico como lgico.9. Si el expediente consultado corresponde al mismo asegurado, el Operador del AC enva el expediente al rea de Actividades Temporales (Regularizacin) para la descarga en el sistema correspondiente segn el expediente.10. El Auxiliar del AC, realiza el anexado fsico, retira el flag de restauracin y lo enva al Operador de Derivacin. 11. El Operador del AC realiza la actualizacin y complementacin de los datos en el SGA.12. El Operador del AC consulta en el NSTD y NSP, los nmeros lgicos relacionados al expediente de atencin.

13. Si pertenece los nmeros lgicos al expediente, el Supervisor del AC solicita la cancelacin del pedido a la UO solicitante explicando el motivo y se deriva a la UO Regularizacin para su Unificacin.

14. Caso contrario el Operador de derivacin, verifica si el expediente tiene documentos por anexar en el NSTD.15. Si tiene documentos por anexar, el Operador del AC deriva los expedientes al rea de Central de Anexado con su respectiva Hoja de Ruta, para su respectivo anexado lgico y fsico. Caso contrario continua punto 18.

16. El Operador de AC registra en la base de Control interno de expedientes debidamente identificados (U.O Solicitante. N pedido, Usuario Solicitante, Tipo de Pedido y Nombre del Derivador), para luego ser retornados de Central de Anexado y darle salida por el SGA a la U.O solicitante.

17. Una vez que los expedientes que no tengan ningn proceso pendiente, el Operador Actualiza los folios en el MAI y procede a derivar directamente a la UO solicitante, primero se realiza la derivacin por el Sistema NSTD, generando la Hoja de Ruta e imprime 2 juegos, segundo registra la Salida del Archivo por el SGA generando la Hoja de Relacin de Salidas de Expediente e imprime 2 juegos.

18. Una vez derivados los expedientes, el Operador de Derivacin adjunta 2 juegos de la Hoja de Ruta y de la Hoja de Relacin de Salidas de Expediente (uno para el cargo en seal de conformidad y otra para la UO solicitante) y entrega el expediente a la UO solicitante. Fin del procedimiento

8.9. PROCEDIMIENTO DE DERIVACIN INTERNA PARA ARCHIVO ANEXADO

1. El Operador del AC, encargado de la derivacin recibe y pistolea los expedientes fsicamente del Archivo Interno y/o Archivo Externo en una carpeta Excel, indicando el detalle de cada pedido para distribuirlos a los Operadores de Derivacin.

2. El Operador del AC clasifica los expedientes, identificando su estado de conservacin

3. Si el expediente se encuentra deteriorado, el Operador del AC activa el flag de restauracin va MAI y los enva fsicamente al rea de Restauracin. Caso contrario contina punto 6.

4. El Auxiliar del AC encargado de la restauracin, recibe los expedientes deteriorados para su reparacin.

5. El Auxiliar del AC devuelve los expedientes restaurados al Operador de derivacin previamente desactivando el flag en el MAI.

6. El Operador del AC consulta las bases de la Ley 19990 y de la ley 18846 en el SGA.

7. Si existe un expediente relacionado con sus datos en cualquiera de las consultas referidas al Sistema SGA 19990 y 18846, el Operador del AC, solicita la bsqueda del otro expediente.

8. El Operador del AC verifica los datos del expediente solicitado versus el expediente en atencin tanto fsico como lgico.

9. Si el expediente consultado corresponde al mismo asegurado, el Operador del AC enva el expediente al rea de Actividades Temporales (Regularizacin) para la descarga en el sistema correspondiente segn el expediente.

10. El Auxiliar del AC, realiza el anexado fsico, retira el flag de restauracin y lo enva al Operador de Derivacin.

11. Caso contrario el Operador de derivacin, verifica si el expediente tiene documentos por anexar en el NSTD.

12. Si tiene documentos por anexar, el Operador del AC deriva los expedientes al rea de Central de Anexado con su respectiva Hoja de Ruta, para su respectivo anexado lgico y fsico.

9 BIBLIOGRAFIA Bases AMC N 0008-2011-ONP 1RA CONVOCATORIA

i. SGS-PRO-018- Procedimiento de Traslado de Documentos

ii. SGS-PRO-006 Organizacin para la Seguridad de la informacin

iii. SGS-PRO-010 Procedimiento de gestin, comunicacin y operaciones

iv. SGS-PRO-009 Procedimiento de seguridad fsica y del entorno

v. SGS-PRO-008 Procedimiento de seguridad ligada a los recursos humanos

vi. Resolucin de Gerencia General N 028-2011-GG/ONP

Versin: 1.0Pgina: 1 de 41

Versin: 1.0Pgina: 2 de 41

_1288528331.vsdAjuste el ancho del cuadro para modificar el ancho del prrafo. El alto del cuadro se ajusta al texto.

Data

INVENTARIO FSICO DE EXPEDIENTES

CONSORCIO RANSA-GMD

Inicio

El Supervisor del AC solicita al rea de Sistemas la Base de datos del Stock de expedientes registrados en NSTD

Supervisor del AC

1

El Supervisor del AC Informe al Jefe de Archivo, quien enva a la ONP el Inicio del Inventario adjuntando el equipo de trabajo y la base de datos de inicio.

Supervisor del AC

2

Forma equipos de trabajo de dos personas para el inventario

Supervisor del AC

3

Designa los anaqueles y cajas entre los grupos a cargo del inventario

Supervisor del AC

4

Retira la caja del anaquel y la ubica al lado del Operador

Auxiliar del AC

7

Retira los expedientes de la caja y entrega al Operador del AC

Auxiliar del AC

5

1

Supervisor del AC

ARCHIVO CENTRAL

NSTD

MAI

BASE

6

El Supervisor del AC descarga el inventario a travs del Mdulo MAI e informa al rea de Sistemas

INVENTARIO LGICO DE EXPEDIENTES ARCHIVO INTERNO

CONSORCIO RANSA-GMD

ARCHIVO CENTRAL

Fin

Una vez determinados se eliminan los que encuentran fuera del archivo

Supervisor de AC

8

Cuando los expedientes no estn dentro del archivo se aade a la base de datos de inventario y los que si se encuentran dentro se valida la informacin

Supervisor de AC

10

Los expedientes que se encuentran dentro del archivo se verifican si se encuentran en la base de datos del Inventario MAI

Supervisor de AC

9

Luego agregamos los expedientes enviados del archivo externo que se encuentran en el Archivo Central

Supervisor de AC

11

Una vez consolidado la base de datos del inventario, se determina los campos y se importa en Access, para luego ser enviado a la ONP

Supervisor de AC

12

MAI

BASE

2

_1289035234.vsdAjuste el ancho del cuadro para modificar el ancho del prrafo. El alto del cuadro se ajusta al texto.

Data

INVENTARIO FSICO DE EXPEDIENTES

CONSORCIO RANSA-GMD

2

Es Conforme?

Realiza nuevamente el cruce de la base de datos de los expedientes fsicos y lgicos

Supervisor del AC

15

Si

11

No

Realiza un muestreo aleatorio del 5% para verificar la ubicacin de los expedientes

Supervisor del AC

Genera bases de datos de Excel para el cruce con el inventario fsico de expedientes del Supervisor del MAI

Supervisor del AC

16

17

Elabora informe de inventario, comunicando en el mismo todas las incidencias

Supervisor del AC

18

Fin

BASE

Entrega el inventario fsico y el informe a ONP

Supervisor del AC

19

BASE

ARCHIVO CENTRAL

_1303565605.vsd

_1305097960.vsd

_1289037116.vsd

_1289050276.vsd

_1288592291.vsdAjuste el ancho del cuadro para modificar el ancho del prrafo. El alto del cuadro se ajusta al texto.

Data

INVENTARIO FSICO DE EXPEDIENTES

CONSORCIO RANSA-GMD

1

4

Coloca los expedientes en la caja y lo retorna a su anaquel correspondiente. Si el inventario no ha finalizado

Auxiliar del AC

8

No

Inventario a Finalizado del dia?

Si

Genera el reporte de inconsistencias

Supervisor del AC

Genera base de datos de Excel para el cruce con el inventario fsico de documentos.

Supervisor del AC

10

Entrega el reporte de inconsistencias al Auxiliar del AC para su bsqueda

Supervisor del AC

11

Busca y extrae el expediente y entrega al Operador del AC para su relotizado

Auxiliar del AC

12

Relotiza los expedientes de acuerdo al procedimiento de relotizado

Auxiliar del AC

13

2

ARCHIVO CENTRAL

Operador AC

9

Pistolea los expedientes y devuelve los mismos al Auxiliar del AC

14

_1276592101.vsd

Data

ARCHIVO CENTRAL

UNIDAD ORGANIZACIONAL

RECEPCIN DE EXPEDIENTES INGRESOS NUEVOS Y RETORNOS

Inicio

Deriva los expedientes lgicamente a travs del Mdulo de Derivacin NSTD al Archivo Central y entrega los expedientes fsicamente al AC

Coincide?

Si

Pistolea la Hoja de Ruta y los expedientes uno a uno para ser recibidos lgicamente a travs del mdulo de derivacin NSTD

Recibe fsicamente los expedientes con la Hoja de Ruta, verifica si la cantidad de expedientes coincide con lo indicado en la Hoja de Ruta

Devuelve la Hoja de Ruta para su regularizacin al Usuario autorizado

Coloca el Check List indicando el motivo de la devolucin en el lugar observado

Separa fsicamente los expedientes conformes e inconformes de acuerdo al control de calidad

4

Conforme?

Pistolea el expediente y actualiza el ingreso de expedientes nuevos y/o retornos de los expedientes al Archivo en el SGA

Operador de AC

No

No

2

3

7

8

9

Operador de AC

Operador de AC

Operador de AC

Operador de AC

Operador de AC

Usuario Autorizado

Imprime dos copias de la Hoja de Recepcin y le entrega una copia al usuario con firma y sello en seal de recibido mas no de conformidad, luego solicita un V B al Usuario autorizado

5

NSTD

Operador de AC

1

1

ONP Y/O OTROS PROVEEDORES

CONSORCIO RANSA-MD

Si

Realiza el control de calidad, verificando que los folios estn completos con lo que indica en la Hoja de control de Folios

6

Operador de AC

1

_1276592192.vsd

Data

ARCHIVO CENTRAL

UNIDAD ORGANIZACIONAL

INGRESOS DE EXPEDIENTES NUEVOS Y RETORNOS DE EXPEDIENTES

Registra en mantenimiento, tabla de expedientes del SGA

11

Operador de AC

Modifica los folios de acuerdo a lo que figura en ultimo folio y en la Hoja de Control de Folios del expediente

No

10

Ingresa los expedientes para la devolucin mediante lectura de cdigo de barras de cada uno a travs del MAI

1

12

Operador de AC

Operador de AC

ONP Y/O OTROS PROVEEDORES

CONSORCIO RANSA-GMD

Genera la Hoja de Devolucin y la Hoja de Ruta del Expediente e Imprime las mismas

13

2

Operador de AC

Recibe lgicamente los expedientes a travs del Modulo de Derivacin NSTD los expedientes

15

Devuelve los expedientes al Usuario autorizado para su regularizacin

Usuario Autorizado

14

Operador de AC

17

Verifica si los flderes y folios registrados en el MAI coinciden con los expedientes fisicos

Proceder con la aceptacin de los registros generados durante el da en el MAI

16

Operador de AC

No Conforme?

Si

No

1

SGA

Operador de AC

Retorno?

Si

_1275977847.vsd

Data

ARCHIVO CENTRAL

Si

INGRESOS DE EXPEDIENTES NUEVOS Y RETORNOS DE EXPEDIENTES

Es menor el numero de folios?

Coincide con los expedientes fsicos?

Verifica si el nmero de folios registrados en el sistema sean menor a los folios del expediente en fsico

No

18

Si

2

22

Operador de AC

Operador del AC

No

CONSORCIO RANSA-GMD

Fin

Edita los flderes y folios en el MAI, luego entregar al Operador para su relotizado

21

Entrega el expediente al Supervisor del AC

20

Edita los flderes y folios en el MAI

Operador del AC

19

Operador de AC

Aplica el procedimiento de relotizado

Supervisor del AC

MAI

MAI

_1265102062.vsdAjuste el ancho del cuadro para modificar el ancho del prrafo. El alto del cuadro se ajusta al texto.

Data

PERMANENCIA DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS

CONSORCIO RANSA-GMD

Inicio

Genera la el Reporte Permanencia de expedientes del Archivo con rangos trimestrales

Supervisor del CA

1

Realiza el consolidado de los archivos generados

Supervisor del CA

2

Enva el archivo Excel consolidado por periodos segn solicitud de la DC

Supervisor del CA

3

FIn

Reporte de Permanencia

ArchivoExcel

ARCHIVO CENTRAL