gobierno en línea: estrategias de modernización de la administración pública: modelo estándar...

Gobierno en línea:

Estrategias de Modernización de la Administración Pública:

Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en Línea (GEL) y Gestión Documental

OBJETIVO GENERAL

GOBIERNO EN LÍNEA

La Estrategia de Gobierno en línea contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC. Lo anterior, con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos los colombianos.

ES DETODO ELESTADO

Lidera, coordina, acompaña y evalúa la implementación de esta Estrategia en todo el país.

RETOSCOMUNES

o Articulación de políticas públicaso Normatividad para la innovación gubernamentalo Efectiva participación ciudadana para un Estado construido por y

para las personaso Arquitectura Estatal alrededor de las necesidades del ciudadano

Gobierno En Línea Territorial - GELT es una Estrategia del Gobierno Nacional, liderada por el Ministerio de Comunicaciones, para

contribuir a la construcción de un Gobierno local más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

De esta forma se apoya la modernización del Estado, promoviendo el acceso de los ciudadanos y servidores públicos a los servicios de Gobierno en Línea en todos los municipios y departamentos del país.

Gestión

Documental

SISTEDA

MECI SGC

EficienciaTransparencia

Mejores Servicios

GEL Y SUS ALIADOS EN EL PROCESO DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

Departamento Administrativo de la Función Publica

Contraloría General de la Republica

Procuraduría General de la Nación

Modernización del Estado

e- government

SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO (SISTEDA)

Conforme al articulo 15 de la ley 489 de 1998, es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración publica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.

POLÍTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

• Talento Humano• Gestión de la Calidad• Democratización de la Administración Pública• Moralización y Transparencia de la Administración. Publica• Rediseños Organizacionales

POLÍTICA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL

Orientada a desarrollar:

• Las habilidades, destrezas y competencias de los servidores públicos y

• A definir parámetros para que su ingreso y permanencia se fundamenten en el merito y el cumplimiento de los principios de la función administrativa.

GESTIÓN INTEGRAL Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANOPropósito central.

Garantizar que el Estado cuente con servidores íntegros, competentes y comprometidos que contribuyan al logro de los objetivos y planes de la entidad y de las finalidades sociales del Estado.

POLÍTICA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Como instrumento gerencial que permite:

Dirigir y Evaluar el desempeño institucional en términos de calidad, tomando como base:

• Los planes estratégicos y• Los planes de desarrollo de las entidades,

con el fin de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades y requisitos de la ciudadanía.

GESTIÓN PUBLICA ENFOCADA AL SERVICIO AL CIUDADANO

Acceso a mayor información global, nacional y local (democratización de la información y el libre acceso al conocimiento).


Posibilidad de ejercer un mayor control ciudadano sobre la gestión pública (auditoria social).


Mayor acceso a los servicios públicos desde el nivel local.


Posibilidad de proporcionar retroalimentación acerca del contenido y calidad de los servicios públicos y, en virtud de ello, orientar la innovación del Estado (participación ciudadana).


• Posibilidad de recibir servicios integrados.

• Mejor calidad de vida.

POLÍTICA DE MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

MORALIZACIÓN Y TRANSPARENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

Se orienta a:

• La formación de Valores de responsabilidad y vocación de servicio que garanticen el interés general en la administración de lo publico;

• La promoción de la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos;

• A la prevención de conductas corruptas; y

• A la identificación de áreas susceptibles de corrupción.

MODERNIZACIÓN PARA UN ESTADO EFICIENTE

Conjunto de procesos y acciones para asegurar la adaptación constante y sostenida del funcionamiento del Estado para responder a las exigencias de la sociedad.


Se orienta a:

• Estado democrático y participativo.• Estado transparente.• Estado unitario descentralizado.• Estado que supere las desigualdades.• Estado fuerte para los requerimientos

presentes y futuros.• Estado eficiente, que asegure calidad

de vida y desarrollo sustentable.• Estado regulador.


Ámbitos de Acción:

• Reformas políticas.• Institucionalidad pública.• Descentralización.• Gestión pública (RR.HH.,

Calidad y gestión, gobierno electrónico).

• Participación ciudadana y transparencia.

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

Es un sistema integrado por: El esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)

• Autoregulación: Establecer de manera participativa las normas, procesos y procedimientos bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

• Autogestión: Interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada.

• Autocontrol: Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico, para controlar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y garantizar los resultados que se esperan en el desarrollo de su función.

PRINCIPIOS:


Establecer las políticas, los métodos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento permanente de la entidad pública, que le permiten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la finalidad social del Estado en su conjunto.

OBJETIVO GENERAL:

ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)


CONTROL ESTRATÉGICO


CONTROL DE GESTIÓN


CONTROL DE EVALUACIÓN

CICLO DE LA PLANEACIÓN PHVA


El modelo P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), ayuda de manera efectiva a adoptar y monitorear los procesos en ajustar/administrar en una empresa, siempre y cuando se constituya en un proceso sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifique si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para volver a iniciar el proceso.

El P.H.V.A. es una concepción gerencial que dinamiza la relación entre las personas y los procesos y busca controlarlos con base en el establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares, tarea que se logra mediante la definición de especificaciones de proyectos (estándares de calidad), especificaciones técnicas de proceso y procedimientos de operación.


COMPONENTE DE PLANEACIÓN (PLANEAR): Entendido como la definición de las metas y los métodos que permitirán alcanzarlas.


COMPONENTE DE APLICACIÓN (HACER): consisten en ejecutar la tarea y recoger los datos, no sin antes haber pasado por un proceso de formación (educar y entrenar).


COMPONENTE DE VERIFICACIÓN (VERIFICAR): evaluar los resultados de la tarea ejecutada; identificación de los problemas que originan el no cumplimiento de las tares (formación, planeación).


COMPONENTE DE ACCIÓN (ACTUAR): Tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)

Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los Planes estratégicos y de desarrollo de las Entidades.


VisiónMisión

Necesidades y expectativas del cliente

Política de la calidad

Objetivos

Sistema de gestión de la

calidad

Gestión de Clientes (internos y externos)

Cultura y orientación al cambio

Estructura y roles

Gestión documental (Trabajo por Procesos, procedimientos, registros, indicadores)

Un SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD es más que

documentos


Mejora continua del SGC

Clientes y partes

interesadas

Clientes y partes

Interesadas satisfechos

REQUISITOSPRODUCTO

O SERVICIO

Responsabilidad de la Dirección

Gestión de los recursos

Realización del producto o

prestación del servicio

Medición, análisis y

mejora


Clientes y partes

interesadas

Clientes y partes


REQUISITOSPRODUCTO

O SERVICIO



Realización del producto o prestación

del servicio

Medición, análisis y mejora

54

6

7

8Define lo mínimo que una entidad debe realizar para satisfacer las necesidades del cliente, incluyendo las

mejoras en el buen desempeño del sistema


Clientes y partes

interesadas

Clientes y partes


REQUISITOSPRODUCTO

O SERVICIO






mejora

54

6

7

8• Planeación de Procesos• Mapa de procesos• Caracterización• Identificación de

documentos asociados• Descripción• Controles• Riesgos• Medición


Clientes y partes

interesadas

Clientes y partes


REQUISITOSPRODUCTO

O SERVICIO






54

6

7

8

• Política definida • Política difundida y

comprendida• Objetivos de calidad

coherentes con la política• Seguimiento al desempeño

del sistema (Revisión Gerencial)


Clientes y partes

interesadas

Clientes y partes


REQUISITOS PRODUCTO O SERVICIO




del servicio


54

6

7

8

• Planeación de recursos• Identificación y desarrollo de

Competencias laborales / Formación y entrenamiento

• Mantenimiento• Infraestructura y equipos

(hardware y software)


Clientes y partes

interesadas

Clientes y partes


REQUISITOSPRODUCTO

O SERVICIO




del servicio


54

6

7

8

• Planeación de la prestación del servicio

• Capacidad de procesos• Negociación con clientes

• Seguimiento y validación de la prestación del servicio

• Identificación y trazabilidad• Adquisición de bienes y

servicios


Clientes y partes

interesadas

Clientes y partes


REQUISITOSPRODUCTO

O SERVICIO

Responsabilidad de la

Dirección



del servicio


mejora

54

6

7

8

• Medición• Acción correctiva• Acción preventiva

• Control de procesos, riesgos, clientes

• Servicio no conforme• Solución de problemas

• Mejora (Planes de mejoramiento)


El SGC NTCGP 1000:2009RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA GESTIÓN DE LOS RECURSOS

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Responsabilidad, Autoridad y Comunic

Compromiso de la dirección

Política de Calidad

Planificación

Enfoque al cliente

Revisión porla Dirección

Provisión de Recursos

InfraestructuraAmbiente de

Trabajo

Recursos Humanos

Seguimiento y Medición Mejora

Control producto no conforme

Análisis de Datos

Adq. de B/s y servicios

Planificación de la realización del producto

Producción y prestación del servicio

Procesos relacionados con el cliente

Diseño y Desarrollo

Control dispositivosseguimiento y medición

Requisitos Generales

Requisitos de la Documentación

Requisitos

Conformidad

Necesidadesy expectativas

Satisfacción

Procesos y producto

Control de lasno conformidades

Auditoríasinternas

Análisis de datos

Satisfacción delcliente

Acciones correctivas Información

Accionespreventivas

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

MECI y su complementariedad con otros sistemas

Sistema de Control Interno

Sistema de Calidad

SISTEDA

SISTEMAS DE CALIDADESPECÍFICOS

Necesidades y

expectativas

Necesidades y

expectativasSatisfacción

social

Satisfacción social

CONCLUSIÓN

• El Sistema de Desarrollo Administrativo: Está orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño administrativo.

• Sistema de Control Interno: Se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de la función administrativa de cada Entidad.

• Sistema de Gestión de la Calidad: Esta enfocada en el logro de los objetivos de calidad de la Entidad, buscando satisfacer las necesidades, y expectativas de los clientes y partes interesadas en procura de la mejora continua.

CREACIÓN ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN

Ley 80 de 1989

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Ley 594 de 2000Decreto 4124 de 2004

Define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema.

Y asigna las funciones que deben cumplir para

su desarrollo.



El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

MARCO LEGAL

• Constitución Política Nacional: Arts. 209 – 339

• Gobierno en línea (GEL): Conpes 3072 de 2000Conpes 3048 de 2003Ley 962 de 2005Decreto 1151 de 2008

• Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA):Ley 489 de 1998Decreto 3622 de 10 de Octubre de 2005

• Sistema de Control Interno (MECI):Ley 87 de 1993Decreto 1599 de mayo de 2005MECI 1000:2005

MARCO LEGAL

• Sistema de Gestión de Calidad (SGC)Ley 872 de 30 de Diciembre de 2003Decreto 4110 de 12 de Septiembre de 2004

• Gestión Documental:Ley 594 de 2000

El trabajo en equipo permite alcanzar mejores resultados

Gobierno en línea:

Estrategias de Modernización de la Administración Pública:

Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), Gobierno en Línea (GEL) y Gestión Documental

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