COMO AUMENTAR APRODUTIVIDADE COMO USO DE TECNOLOGIA

#GoHiper

INTRODUÇÃO

A produtividade é um dos maiores dilemas da nossa era. Conforme queremos ser mais e fazer mais, percebemos que a quantidade de tempo disponível não vai aumentar. Por-tanto, a conclusão é muito simples: se você quiser ser mais e fazer mais, terá que aumentar a sua produtividade. Ou seja, mais coisas em menos tempo. E tudo, é claro, sem descuidar da qualidade.

Isso se aplica igualmente a indivíduos e organizações. Todos em busca de maneiras para serem mais produtivos. Felizmente, a tecnologia tem acompanhado cada um de nós nessa busca e nos garante ferramentas extremamente úteis. Com elas, é possível se organizar melhor, gerenciar o trabalho, encurtar o tempo necessário para executar tarefas e descobrir maneiras de fazer duas (ou mais) coisas simultaneamente. Enfim, as possibilidades são inúmeras.

É claro que também há diversas opções tecnológicas para os lojistas que precisam gerir negócios. Essas opções permitem que você trabalhe mais, melhor e ainda tenha tempo para outras atividades, como se divertir ou passar um tempo com a família. Agora, você vai conhecer as principais ferramentas tecnológicas e seus benefícios para a produtivi-dade na sua loja!

FERRAMENTASQUE AJUDAM A AUMENTAR A PRODUTIVIDADE

Produtividade é algo muito particular. Cada pessoa prefere um método diferente para se manter ativa e extrair o máximo de seu dia. Por exemplo, enquanto alguns acreditam que é necessário fazer pausas ao longo do dia para continuar rendendo no trabalho, outros preferem trabalhar direto durante várias horas, motivados pela perspectiva de terminar logo uma tarefa.

Mesmo assim, algumas ferramentas são consideradas “universais”. Elas são úteis para aumentar a produtividade de, basicamente, qualquer um que as aplique de maneira consistente no dia a dia. Experimente as sugestões abaixo e confirme por si próprio!

EvernoteO Evernote é um aplicativo desenvolvido para criar anotações e mantê-las organizadas em um único lugar. Ele permite que você economize tempo procurando aquele recado da ligação de hoje cedo ou aquela lista que você fez na reunião de segunda-feira.Além disso, como permite que você inclua até mesmo imagens nas anotações, o Ever-note acaba sendo muito útil para sessões de brainstorm, para fazer anotações sobre uma palestra e até mesmo para sua vida pessoal, já que pode ser usado como diário de viagens ou de dieta. E tudo isso em um único aplicativo!Site: https://evernote.com/intl/pt-br/

Google HangoutCansado de perder tempo tentando colocar a videoconferência para funcionar? Geral-mente, esse é um dos maiores inimigos da produtividade: um cabo fora do lugar e você já perdeu quinze ou vinte minutos do seu dia. Em vez disso, passe a utilizar o Google Hangouts, que tem tudo o que você precisa para suas reuniões.

Ele pode ser usado em computadores, smartphones e tablets; é possível criar salas

FERRAMENTAS PARA PRODUTIVIDADE

virtuais com capacidade para até dez participantes. Você consegue compartilhar a tela com os demais para realizar apresentações, desenhar e, caso seja preciso, até mesmo usar a ferramenta de chat tradicional. E o melhor de tudo é que você só precisa de uma conta do Google e uma webcam!Site: https://plus.google.com/hangouts?hl=pt-BR

FreedomEssa é, provavelmente, uma das principais ferramentas que serão apresentadas aqui, pois cuida do maior vilão da produtividade: a internet. Todos os dias, muitas horas que poderiam ser aproveitadas de diversas maneiras acabam sendo “doadas” ao Facebook, Twitter e outros sites. Freedom permite que você bloqueie temporariamente estes sites para se manter concentrado no seu trabalho.

Para usar o aplicativo, basta determinar quais sites serão bloqueados e por quanto tempo. Você pode até bloquear a internet inteira. Freedom pode ser aplicado a qualquer computador, smartphone ou tablet e sincronizado em todos esses aparelhos. Ele tem um plano básico gratuito e também planos pagos com mais funções.Site: https://freedom.to/

ZapierZapier é uma ferramenta que aumenta sua produtividade ao automatizar pequenas tarefas que, normalmente, você teria que executar pessoalmente. Por exemplo, você costuma receber relatórios por e-mail e precisa salvá-los na conta do Dropbox da em-presa? Você pode criar uma regra que automaticamente envie os anexos doGmail para o Dropbox. Simples assim.

Esse é um exemplo de regra, mas o Zapier permite criar várias outras, integrando mais de 400 sites, redes sociais e serviços da web - como Twitter, Trello, MailChimp, Face-book e Wordpress. Embora as tarefas automáticas possíveis sejam geralmente peque-nas, ao longo de vários dias isso pode economizar horas de trabalho.Site: https://zapier.com/

FERRAMENTAS PARA PRODUTIVIDADE

BufferSe você, lojista, também está encarregado de cuidar dos perfis sociais de sua loja, isso provavelmente consome em torno de uma hora todos os dias. Mas não com o Buffer, que permite integrar todos os perfis das principais redes sociais e programar os updates de status de vários dias. Assim, você pode programar todos os updates no sábado e reduzir o tempo gasto com isso no restante da semana. Além disso, como você tem uma única página que integra todas as redes sociais, fica bem mais fácil acompanhar as respostas, comentários, opções de compartilhamento e outras interações do público no perfil de sua loja.Site: http://www.bufferapp.com

Tomato TimerVocê conhece a Pomodoro? É uma técnica de produtividade muito simples e antiga. Sua ideia principal consiste em dividir o dia em pequenos blocos de 25 minutos. Após cada bloco você faz uma pausa pequena e, após quatro blocos, é permitido fazer uma pausa mais longa.

Ao longo do dia, isso ajuda a ter uma noção clara de quanto tempo resta para concluir determinadas tarefas. Também é uma técnica muito útil para manter a concentração e afastar o cansaço durante longas horas de trabalho ou estudo.

O Tomato Timer nada mais é do que um cronômetro,que ajuda a controlar os blocos de trabalho e de descanso. Basta usar alguns atalhos do teclado para iniciar ou parar a contagem de “pomodoros” - o nome dos blocos de 25 minutos. Ele também controla a duração de suas pausas.Site: http://tomato-timer.com

FERRAMENTASDE ORGANIZAÇÃO PARA O DIA A DIAAs ferramentas de organização permitem que você localize facilmente informações, gerencie o tempo que será usado para diversas atividades e também mantenha docu-mentos e arquivos protegidos. Conheça agora algumas das principais ferramentas de organização para o dia a dia.

TrelloTrello é uma solução gratuita para a organização de agendas de trabalho. Ele permite incluir listas de projetos com subtarefas (chamadas de “cards”). É possível determinar datas para entrega dos projetos, anexar documentos e consultar o histórico do que já foirealizado, entre outras funções. Dessa maneira, fica muito mais simples controlar o tempo que deve ser dedicado a cada projeto e manter o trabalho em dia.

Você poderá incluir diversos membros da sua equipe no perfil da sua empresa e todos poderão colaborar com a atualização das informações, inclusão de novas tarefas e controle do que já foi feito.Site: https://trello.com/

Calendário do GoogleO Google merece aplausos por ser um dos maiores criadores de programas e aplicativos que elevam nossa produtividade. O Calendário do Google é excelente para a organiza-ção de eventos e compromissos no dia a dia. Você pode, inclusive, criar um calendário para todos os eventos de sua loja – reuniões de pessoal, visitas de clientes e fornecedo-res, ações promocionais, datas especiais e comemorativas. Tudo em um único lugar.

Dentro de um mesmo calendário, você pode separar os eventos por categorias, atribuir cores, incluir local e anotações, entre outros detalhes que permitem manter sua agenda mais orgamizada. Assim como praticamente todos os outros serviços Google, o Calen-dário é gratuito e livre para qualquer um que tenha uma conta.Site: http://calendar.google.com

BrewsterBrewster é um serviço que agrupa os dados de todos os seus contatos, desde contatos da agenda de telefones até conexões das principais redes sociais e contatos da sua conta do Gmail. Com isso, você consegue rapidamente localizar os dados de um cliente - usando uma busca personalizada por cidade, empresa, escola ou várias outras opções - e ligar para ele ou enviar um e-mail.

Ao contrário de outros serviços, o Brewster automaticamente une contatos duplicados. Ele também deleta contatos que são identificados como sendo inválidos ou simples-mente spam. Para completar as muitas vantagens deste serviço, se um dos seus conta-tos mudar de número e atualizar essa mudança no Brewster, você receberá essa atuali-zação imediatamente.Site: https://www.brewster.com

HiperNa realidade do cotidiano de uma loja, organização é essencial. Para manter a loja fun-cionando corretamente, é necessário ter informações precisas, fáceis de localizar e arquivadas com cuidado - seja no controle de estoque, na emissão de notas fiscais ou nos relatórios comerciais e financeiros.

Por isso, ter um sistema integrado que organiza todas essas informações em um único lugar e de maneira automática economiza tempo e evita muitos problemas. Você não vai mais precisar de papel, de uma sala somente para arquivos e nem de assistentes contra-tados apenas para fazer o controle de documentações (os famosos arquivistas). O siste-ma Hiper permite que o lojista consulte informações sobre suas vendas, faturamento e estoque a qualquer momento, até mesmo através de aparelhos móveis. E os dados, apresentados na forma de relatórios muito completos e simples de entender, permitem que a gestão da loja seja feita de maneira mais eficiente.Site: http://gohiper.com.br/

FERRAMENTAS PARA ORGANIZAR O DIA A DIA

FERRAMENTASDE INTEGRAÇÃO NA NUVEMFerramentas de integração em nuvem são libertadoras, pois estão baseadas na própria internet. Por isso, podem ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento. Para os lojistas mais modernos e empreendedores, que trabalham até mesmo durante viagens e dias de folga, essa característica representa uma vantagem que não pode ser ignorada.

OneDrive, Dropbox e Google DriveEstes três serviços, embora sejam oferecidos por empresas diferentes, trazem funções e opções muito similares. Na verdade, eles são o seu “pendrive virtual”. Com eles, é possí-vel salvar documentos - como relatórios de trabalho, planilhas de vendas e estoque, arquivos de notas fiscais e quaisquer outros – na nuvem. Esse método de armazenagem é mais seguro, pois não depende de um aparelho físico.

Além disso, também é muito mais prático: todas as pessoas com acesso à senha da conta podem consultar e modificar os documentos salvos a partir de qualquer computador.Sites: https://onedrive.live.com/ | https://www.dropbox.com/ https://www.google.com/intl/pt-BR/drive/

Office 365O Office 365 é aquele mesmo que você já conhece. Porém, ele permite fazer basicamente tudo online: desde consultar seus e-mails até criar documentos. Isso por que todos os serviços são baseados em nuvem, embora o usuário com uma licença também possa fazer o download do Office 2013 no próprio computador e trabalhar da maneira tradicio-nal.

Com essa inovação, fica muito mais fácil para os funcionários compartilharem informa-ções imediatamente, concedendo acesso aos documentos e criando pastas de acesso livre. Também é o fim dos problemas com o computador, pois enquanto houver uma conexão de internet funcionando, você poderá acessar seus documentos de qualquer lugar.Site: https://www.microsoftstore.com/Office-365

FERRAMENTAS DE INTEGRAÇÃO NA NUVEM

ZendeskO serviço em nuvem Zendesk atende a uma necessidade ao oferecer um atendimento e suporte de qualidade aos clientes. Ele traz para pequenas e médias empresas a possibili-dade de atender seus clientes através de e-mail, telefone, chat e até mesmo redes sociais. Tudo isso de uma maneira organizada.

As conversas com clientes ficam armazenadas na forma de “tickets” e centralizadas na plataforma online do Zendesk. O serviço ainda cria relatórios de atendimento e permite criar uma base de informações úteis a partir de atendimentos já realizados, para que qualquer cliente possa pesquisar e encontrar as respostas que precisa sozinho.Site: https://www.zendesk.com.br/

CONCLUSÃO

Como você já sabe, aumentar a produtividade significa fazer mais emelhor com o mesmo tempo. E, para conseguir essa pequena “mágica”,tudo vai depender do seu arsenal de ferramentas. Ele está abastecido com asmelhores opções disponíveis atualmente ou você ainda está vivendo na era do papel e caneta? Com as ferramentas tecnológicas que você acabou de conhecer, já é possível elevar o nível da sua produtividade - e também o nível da produtividade de sua equipe e de sua loja.

O próximo passo é colocar estas ferramentas em uso. Conheça um pouco mais sobre cada uma delas visitando seus websites. Uma das ferramentas mais importantes que apresen-tamos neste e-book, especialmente para os lojistas, é o Sistema Hiper. Ele não é apenas uma ferramenta de produtividade, mas sim um sistema de gestão completo para as lojas. Ou seja, ele tem bons resultados sobre a produtividade do trabalho e também auxilia na organização financeira, no planejamento de compras e vendas e até mesmo na tomada de decisões estratégicas. Se você tiver que escolher apenas uma das dicas apresentadas neste e-book para adotar, coloque o Hiper no topo de sua lista.

Depois de visitar os sites, aprender um pouco mais sobre cada ferramenta e fazer os downloads ou assinaturas dos planos necessários, é hora de treinar sua equipe. A imple-mentação desses recursos no trabalho cotidiano da loja é gradual. Será preciso educar com paciência os funcionários e colegas de trabalho sobre o quanto estas ferramentas tecnológicas podem facilitar e acelerar os processos. Quando o uso dos serviços estiver implementado e a equipe estiver alinhada, os resultados surgirão naturalmente. Essa é a inteligência da pessoa altamente produtiva: fazer mais e melhor com menos esforço. E no final do dia, ainda ter tempo disponível para si mesmo. Cultive a produtividade também, e todos os aspectos de sua vida – profissionais e pessoais – vão florescer.

Se você é lojista e pretende aumentar a produtividade de maneira eficiente para que os resultados venham, é fundamental que conheça o Hiper.Acredite, sua gestão será excepcional!

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