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GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO

CASA CIVIL Arquivo Público do Estado de São Paulo

1

Relatório do

Departamento de Gestão do SAESP

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

Centro de Assistência aos Municípios



2

São Paulo, 07 de julho de 2009.

Relatório do

VIII Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública:

por uma política municipal de arquivos

realizado em 19 de junho de 2009

1. Justificativa do evento

No cumprimento de suas atribuições de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de

São Paulo, bem como suas atribuições decorrentes da parceria entre o Arquivo Público do

Estado e o Ministério Público Estadual1, o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos

do Estado de São Paulo-SAESP, comprometido com a defesa e a preservação do

patrimônio arquivístico público do Estado de São Paulo e respeitando a completa

autonomia das Prefeituras e Câmaras Municipais, realizou o VIII Encontro sobre Gestão

Documental Pública: por uma Política Municipal de Arquivos, em continuidade ao “Programa

de Institucionalização e Implantação de Arquivos Municipais no Estado de São Paulo”.

Este oitavo Encontro, realizado dia 19 de junho de 2009, no Teatro Municipal Humberto

Sinibaldi Neto, reuniu 103 Prefeituras e Câmaras Municipais, totalizando a presença de

204 agentes de 74 Municípios e consolidou mais uma etapa do “Programa de

Institucionalização e Implantação de Arquivos Municipais no Estado de São Paulo”, iniciado

em 2003, que tem como objetivo oferecer fundamentos legais e técnicos para a criação de

Arquivos Públicos Municipais e a implantação de políticas municipais de gestão

documental.

O I Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em São Paulo, em 24 de outubro

de 2003, reuniu 36 municípios da região da Grande São Paulo, totalizando a expressiva

presença de 88 agentes municipais. O II Encontro sobre Gestão Documental Pública,

realizado em Campinas, em 27 de abril de 2004, contou com a presença da Prefeita da

cidade de Campinas e reuniu 34 municípios da região de Campinas, totalizando a

1 Esta parceria foi formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação Técnica, em 30 de agosto de

2000, publicado no Diário Oficial do Estado em 1.º de setembro de 2000.



3

expressiva presença de 116 agentes municipais. O III Encontro sobre Gestão Documental

Pública, realizado em São José dos Campos, em 03 de junho de 2004, contou com a

presença do Prefeito da cidade de São José dos Campos e reuniu 24 municípios da região

do Vale do Paraíba e Litoral Norte Paulista, totalizando a expressiva presença de 185

agentes municipais. O IV Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Cunha,

em 18 de agosto de 2004, contou com a presença do Prefeito da cidade de Cunha, do

Coordenador Municipal de Turismo e Cultura de Cunha e reuniu 6 municípios, totalizando a

presença de 14 agentes municipais. O V Encontro sobre Gestão Documental Pública,

realizado em Santos, em 05 de maio de 2005, contou com a presença da Diretora

Presidente da Fundação Arquivo e Memória de Santos e reuniu 13 municípios da região da

Baixada Santista, Vale do Ribeira e Litoral Norte Paulista, totalizando a presença de 107

agentes municipais. O VI Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em

Ribeirão Preto, em 23 de outubro de 2006, contou com a presença do Prefeito e da

Primeira Dama e Presidente do Fundo Social da cidade de Ribeirão Preto, do Secretário

Municipal da Cultura, do Promotor de Justiça do Estado de São Paulo e da a Chefe de

Divisão de Preservação do Patrimônio Histórico e Cultural de Ribeirão Preto, e reuniu 31

Municípios da região da Baixada Santista, Vale do Ribeira e Litoral Norte Paulista,

totalizando a presença de 195 agentes municipais. O VII Encontro sobre Gestão

Documental Pública, realizado em São Paulo, em 24 de outubro de 2007, contou com a

presença do Secretário-Chefe da Casa Civil do Estado de São Paulo, de dois Promotores

de Justiça do Estado de São Paulo, do Coordenador do Arquivo Público do Estado, e

reuniu 83 Municípios, totalizando a presença de 193 agentes municipais.

Os Ofícios Circulares CT/APE, n.°s 128 e 129, ambos de 18 de maio de 2009,

encaminhados aos Prefeitos e aos Presidentes das Câmaras Municipais, solicitaram que

cada um dos 96 Municípios designasse representantes do Executivo Municipal e da

Câmara Municipal para participarem do evento na condição de agentes multiplicadores. Em

resposta aos 192 ofícios, 103 Prefeituras e Câmaras Municipais de 74 Municípios

encaminharam representantes, totalizando a presença de 204 agentes municipais neste

VIII Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública.

A solenidade de abertura teve início às 9:00 horas com a presença do Vice-Prefeito de São

José do Rio Preto, Dr. Gaber Lopes, do Promotor de Justiça da Capital do Estado de São

Paulo, Dr. José Roberto Rochel de Oliveira, do Promotor de Justiça e Secretário da

Promotoria de Justiça Cível de São José do Rio Preto, Dr. Sérgio Clementino, do



4

Coordenador do Arquivo Público do Estado, Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar, da

Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-

SAESP, Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, e da Diretora do Núcleo de Assistência aos

Municípios do DG-SAESP, Camila Brandi de Souza Bentes.

2. Conteúdo programático do evento (palestras):

· O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo e o programa de

Institucionalização de Arquivos Públicos Municipais, proferida por Prof.ª Ieda

Pimenta Bernardes, Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de

Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP

· Patrimônio documental, cidadania: fundamentos legais, proferida por Dr. José

Roberto Rochel de Oliveira, Promotor de Justiça da Capital - Ministério Público do

Estado de São Paulo

· O Instituto do Inquérito Civil na defesa do patrimônio arquivístico público,

proferida por Dr. Sérgio Clementino, Promotor de Justiça e Secretário da Promotoria

de Justiça Cível de São José do Rio Preto - Ministério Público do Estado de São

Paulo

· Políticas Municipais de Arquivos: estratégias e perspectivas, proferida por Prof.ª

Camila Brandi de Souza Bentes, Diretora Técnica do Centro de Assistência aos

Municípios do DG-SAESP

· Gestão de documentos públicos municipais, proferida por Daíse Apparecida

Oliveira, Presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais

3. Material fornecido aos participantes

Para subsidiar a ação pedagógica do DG-SAESP junto às administrações municipais foi

distribuído, a cada um dos participantes:



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Ø Livro: “Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidades de Documentos para as

Administrações Públicas Municipais”

Ø Legislação arquivística

Ø Minuta de projeto de lei para criação de Arquivo Público Municipal

Ø Minuta de termo de cooperação técnica entre o Poder Executivo e a Câmara Municipal

Ø Apostila com os textos das palestras

Ø Cd-rom com manuais técnicos da área arquivística

Ø Recomendações do CONARQ para a construção de arquivos

Ø Pasta com material do evento

Ø Ao final do evento, todos os participantes receberam certificado de participação.

4. Caracterização dos participantes

Especificamente, participaram do VIII Encontro 204 representantes de 103 Prefeituras e

Câmaras Municipais, totalizando 74 Municípios Paulistas (73,27%) presentes no evento.

§ Compareceram ao encontro representantes das seguintes 64 Prefeituras

Municipais (63,37%): Adolfo, Américo de Campos, Aparecida D'oeste, Araraquara,

Ariranha, Aspásia, Bady Bassit, Bálsamo, Cardoso, Catanduva, Catiguá, Cedral,

Cosmorama, Estrela D'oeste, Fernandópolis, Floreal, Guapiaçu, Guarani D'oeste, Ibirá,

Icém, Indiaporã, Ipiguá, Irapuã, Jaci, Jales, José Bonifácio, Macedônia, Magda,

Marapoama, Mendonça, Mira Estrela, Mirassol, Monções, Monte Aprazível, Neves Paulista,

Nova Aliança, Nova Canaã Paulista, Novais, Novo Horizonte, Ouroeste, Palestina, Paraíso,

Parisi, Paulo de Faria, Pindorama, Pontes Gestal, Potirendaba, Riolândia, Sales, Santa Rita

D'oeste, Santana da Ponte Pensa, São João das Duas Pontes, São José do Rio Preto, São

Paulo, Tabapuã, Três Fronteiras, Tupi Paulista, Uberaba, Uberlândia, Urupês, Valentim

Gentil, Vitória Brasil, Votuporanga e Zacarias.

§ Compareceram ao encontro representantes das seguintes 39 Câmaras

Municipais (38,60%): Américo de Campos, Aparecida D'oeste, Ariranha, Bady Bassit,

Cardoso, Catanduva, Cedral, Guapiaçu, Guarani D'oeste, Icém, Irapuã, Jales, Mendonça,

Mira Estrela, Mirassol, Mirassolândia, Monte Aprazível, Nipoã, Nova Aliança, Nova Canaã

Paulista, Novo Horizonte, Orindiúva, Palestina, Palmares Paulista, Paranapuã, Parisi,

Planalto, Poloni, Pontes Gestal, Potirendaba, Sales, Santa Adélia, Santa Albertina, Santa



6

Clara D'oeste, Santa Rita D'oeste, São João das Duas Pontes, São José do Rio Preto,

Tabapuã e Valentim Gentil.

§ Não compareceram ao encontro 27 Municípios da (26,72%): Álvares Florence,

Dirce Reis, Dolcinópolis, Elisiário, Itajobi, Macaubal, Marinópolis, Meridiano, Mesópolis,

Nhandeara, Nova Granada, Onda Verde, Palmeira D'oeste, Pedranópolis, Pontalinda,

Populina, Rubinéia, Santa Fé do Sul, Santa Salete, São Francisco, Sebastianópolis do Sul,

Tanabí, Turmalina, Ubarana, Uchôa, União Paulista e Urânia.

5. Avaliação do evento pelos participantes

Ao final do VIII Encontro, foi distribuída uma ficha de avaliação com o objetivo de analisar

se as expectativas dos participantes em relação ao evento foram atendidas, bem como o

que acharam da qualidade do atendimento, da divulgação, do material fornecido, dos

recursos audiovisuais, a adequação do horário, carga horária, conteúdo, o desempenho

dos conferencistas e o grau de aplicabilidade das recomendações abordadas em cada

município. Segue, abaixo, a consolidação dos 106 questionários preenchidos (51,95%):

1. No geral, o Encontro: Total

Superou as expectativas 41

Correspondeu à expectativa 60

Ficou abaixo das expectativas 2

40%

58%

2%



7

3. O dia e horário do Encontro são adequados?

Sim 101

Não 2

98%

2%

2. Avalie a qualidade dos itens abaixo: J K L

Atendimento 100 3 0

Divulgação 84 16 3

Material oferecido 100 3 0

Recursos audiovisuais 96 7 0

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Atendimento Divulgação Materialoferecido

Recursosaudiovisuais

L

K

J



8

4. A carga horária foi: Total

Adequada 89

Parcialmente adequada 9

Excessiva 3

Insuficiente 2

86%

9%3% 2%

5. O conteúdo abordado foi: Total

Adequado para os objetivos do Encontro

91

Parcialmente adequado (muito teórico)

12

Inadequado aos objetivos do Encontro

0

88%

12% 0%

6. Avaliação dos conferencistas: J K L

Conhecimentos 100 3 0

Exposição 89 15 0

Motivação 84 18 1

Uso de recursos didáticos 86 16 1



9

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Conhecimentos Exposição Motivação Uso de recursosdidáticos

L

K

J

7. Como classificaria o Encontro em relação ao seu trabalho?

Imediatamente aplicável 23

Aplicável a longo prazo, depende de mudanças

64

Parcialmente aplicável à realidade

16

Não ficou clara a aplicabilidade 1

Inaplicável 0

22%

62%

15% 1% 0%

8. Sugestões:

· “Realizar o FORUM -IX Encontro Paulista em Araraquara - Região Central do Estado de São Paulo” · “Outros Encontros – Participação de outros Funcionários - Parabéns!!!” · “Manter Contatos com os Senhores Prefeitos incentivando aqueles que ainda não sensibilizaram sobre a

Questão”



10

· “Mais encontros regionais mas englobando todos órgãos públicos. Comissões especializadas vistoriando as unidades, publicas afim de fiscalizar e ajudar os grupos que exercem funções”

· “O SAESP poderia manter contato periodicamente com os Senhores Prefeitos Solicitando informação sobre

a feitura do projeto de lei especifico” · “Maiores e Melhores informações sobre os registros dos documentos no programa especifico para arquivo

no PC explicando melhor como operar o programa na prática” · “Mais Realização de novos encontros de gestão documental pública de arquivos” · “Sugiro respeito aos horários previamente definidos no programa. Que as palestras iniciem-se nos horários

marcados”. · “A última palestra foi inócua para o contexto chegando a atrapalhar, pois a parte prática da forma

apresentada desmotivou o que até então estimulava. É uma iniciativa viável, porém de ser elucidativa e aparte pratica melhor apresentada”

· “Conscientizar os Prefeitos sobre o assunto” · “Curso de capacitação nos municípios para melhor conhecimento” · “Este encontro deveria ter um só para os prefeitos, pois por falta de conhecimento dos mesmos talvez os

mesmos não mostrem interesse em criar os arquivos. Nos funcionários podemos mostrar a importância do arquivo mas se eles não tiverem conhecimento igual isto não poderá ocorrer.”

· “Acredito que o encontro deveria ser realizado em dias não úteis afim de que não ficasse prejudicado o dia

de trabalho e ainda a participação de outras pessoa fosse possível.” · “Seria interessante termos o VIII Encontro Paulista de Gestão documental parte II com pelo menos 2 dias,

sendo mais teórico/técnico iniciamos nosso trabalho no serviço de formação do arquivo público.” Acompanham este relatório: Folder (Anexo I), Ofícios (Anexo II), Apresentação Power-Point

(Anexo III), Apostila (Anexo IV), Cd-rom (Anexo V), Ficha de avaliação (Anexo VI),

Certificado (Anexo VII), Lista de Presença (Anexo VIII), Matéria divulgada na imprensa

(Anexo IX) e Fotografias (Anexo X).

Camila Brandi de Souza Bentes

Diretora Técnica

Centro de Assistência aos Municípios

Departamento de Gestão do SAESP

Sistema de Arquivos do estado de São Paulo



ANEXO I

FOLDER



ANEXO II

OFÍCIOS



ANEXO III

APRESENTAÇÃO POWER-POINT



ANEXO IV

APOSTILA



ANEXO V

CD-ROM



ANEXO VI FICHA DE AVALIAÇÃO



ANEXO VII

CERTIFICADO



ANEXO VIII LISTA DE PRESENÇA



ANEXO IX

MATÉRIA DIVULGADA NA IMPRENSA



ANEXO X

FOTOGRAFIAS



Da esquerda para direita: Dr. Deodoro José Moreira, Secretário Municipal de Cultura, Dr. Gleber Lopoes, Vice Prefeito de São José do Rio Preto, Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar, Coordenador do Arquivo Público do Estado, Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes,

Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP



Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP



Dr. José Roberto Rochel de Oliveira, Promotor de Justiça da Capital do Ministério Público do Estado de São Paulo



Dr. Sérgio Clementino, Promotor de Justiça e Secretário da Promotoria Cível de São José do Rio Preto Ministério Público do Estado de São Paulo

Coffee break



Camila Brandi de Souza Bentes, Diretora Técnica do Centro de Assistência aos Municípios Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP



Prof.ª Daise Apparecida Oliveira, Presidente do Fórum de Dirigentes de Arquivos Municipais - FORUMDAM

Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP



Da esquerda para direita: Bruna Attina, Diretora do Núcleo de Formação e Treinamento do DG-SAESP, Camila Giovana Ribeiro, Diretora do Núcleo de Normas Técnicas do DG-SAESP, Prof.ª Daise Apparecida Oliveira, Presidente

FORUMDAM, Camila Brandi de Souza Bentes, Diretora do Centro de Assistência aos Municípios do DG–SAESP, Dr. Deodoro José Moreira, Secretário Municipal de Cultura de São José do Rio Preto, Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão SAESP, Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar, Coordenador do Arquivo Público do Estado, e

Dr. José Roberto Rochel de Oliveira, Promotor de Justiça da Capital do Ministério Público do Estado de São Paulo

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