graficzna prezentacja struktury przychodów i kosztów ... · graicza prezetacja sukuy przychodó...

Graficzna prezentacja struktury przychodów i kosztów według rodzajów

Excel w praktyce

Dostępne pod adresem: fabrykawiedzy.com

Polecamy nasze publikacje:

3


Prezentacja danych sprzedażowych, wynikowych czy kosztowych najle-piej przemawia do odbiorcy, jeśli jest podana w formie graficznej, np.

jako schemat czy wykres. Przy użyciu tych narzędzi przedstawimy budżet finansowy hipotetycznej firmy na rok 2015.

Formuły wyliczające poszczególne stopnie rachunku

Zastosowanie funkcji JEŻELI Graficzna prezentacja budżetu

Wojciech Próchnicki, analityk sprzedaży

4


Na 2015 rok został stworzony budżet firmy, którego wynikiem jest uproszczony rachunek wyników przed-stawiony na rysunku 1.

Rys. 1. Budżet na rok 2015

Zadaniem jest wyliczenie wyników na poszczególnych poziomach w rachunku wyników oraz przedstawienie w formie graficznej rachunku wyników i wpływu poszcze-gólnych jego składników na końcowy wynik. W łatwy i przejrzysty sposób można pokazać takie przejście na wykresie typu „Flying Bridges”.

FORMUŁY WYLICZAJĄCE POSZCZEGÓLNE STOPNIE RACHUNKU

Pierwszym zadaniem jest budowa formuł wyliczających poszczególne stopnie wyniku końcowego firmy, czyli: Zysk (strata) ze sprzedaży, Zysk (strata) z działalności operacyjnej, Zyska (strata) brutto i Zysk (strata) netto. Formuły przedstawione są na rysunku 2.

5


Rysunek 2. Formuły wyliczające wyniki na poszczególnych stopniach rachunku

ZASTOSOWANIE FUNKCJI JEŻELI

Następnie należy wyliczyć wartość podatku dochodowe-go, który jest liczony jako 19% od wartości zysku brutto. Jeżeli firma osiągnęła stratę, podatek jest równy 0. W tym celu zostanie zastosowana funkcja JEŻELI.

Funkcja JEŻELI zwraca jedną wartość, jeśli podany warunek ma wartość PRAWDA, albo inną wartość, jeśli ten warunek ma wartość FAŁSZ.

Składnia funkcji JEŻELI obejmuje następujące argumenty: 1. Test_logiczny – argument wymagany. Dowolna war-

tość lub wyrażenie, które może przyjmować warto-ści PRAWDA lub FAŁSZ.

2. Wartość_jeżeli_prawda – argument opcjonalny. War-tość zwracana, gdy argument test_logiczny ma war-tość PRAWDA. Jeśli na przykład ten argument jest

6


ciągiem tekstowym „W ramach budżetu”, a argument test_logiczny ma wartość PRAWDA, to funkcja JEŻE-LI zwróci tekst „W ramach budżetu”. Jeśli argument test_logiczny ma wartość PRAWDA, a argument war-tość_jeżeli_prawda zostanie pominięty (to znaczy po argumencie test_logiczny jest jedynie średnik), to funk-cja JEŻELI zwróci wartość 0 (zero). Aby wyświetlić wyraz PRAWDA, jako argumentu wartość_jeżeli_prawda należy użyć wartości logicznej PRAWDA.

3. Wartość_jeżeli_fałsz – argument opcjonalny. Wartość zwracana, gdy argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ. Jeśli na przykład ten argument jest ciągiem tekstowym „Budżet przekroczony”, a argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ, funkcja JEŻELI zwróci tekst „Budżet przekroczony”. Jeśli argument test_logicz-ny ma wartość FAŁSZ, a argument wartość_jeżeli_fałsz zostanie pominięty (to znaczy nie ma średnika po argumencie wartość_jeżeli_prawda), to funkcja JEŻELI zwróci wartość logiczną FAŁSZ. Jeśli argu-ment test_logiczny ma wartość FAŁSZ, a argument wartość_jeżeli_fałsz jest pusty (to znaczy po argu-mencie wartość_jeżeli_prawda jest sam średnik), to funkcja JEŻELI zwróci wartość 0 (zero).

Składnia funkcji JEŻELI została przedstawiona na rysunku 2.3.

Rysunek 3. Składnia funkcji JEŻELI wyliczającej podatek dochodowy

7


Końcowy wynik rachunku zysków i strat wraz z formu-łami przedstawia rysunek 4.

Rysunek 4. Rachunek wyników z formułami

GRAFICZNA PREZENTACJA BUDŻETU

Przejście od pozycji Przychody ze sprzedaży produktów do Zysk (strata) netto zostanie pokazane na wykresie typu „Fly-ing Bridges”, który umożliwia pokazanie wpływu każdego ze składników rachunku wyników na końcowy wynik firmy.

Pierwszym krokiem jest zbudowanie tabeli pomocniczej zawierającej cztery kolumny (rysunek 5):1. W pierwszej kolumnie wypisane mamy poszczegól-

ne składowe naszego rachunku wyników.2. ZMIANA – w tej kolumnie podawana jest wartość

każdej pozycji rachunku.3. ZMIANA DO WYKRESU – w tej kolumnie podawana

jest wartość bezwzględna każdej z pozycji rachunku.4. WYSOKOŚĆ – kolumna wylicza wartość wyniku po

każdym jego elemencie, a w rezultacie końcowym efektem jest wartość zysku (straty) netto.

8


Rysunek 5. Tabela pomocnicza

W kolumnie ZMIANA są pobierane wartości poszczegól-nych składowych rachunku wyników (od pozycji drugiej, jaką jest Amortyzacja). Koszty ze znakiem „-”, natomiast przychody ze znakiem „+” (rysunek 6).

Rysunek 6. Formuła w kolumnie ZMIANA

W kolumnie ZMIANA DO WYKRESU wyliczana jest za pomocą funkcji MODUŁ.LICZBY wartość bezwzględna każdej pozycji (rysunek 7).

9


Rysunek 7. Funkcja MODUŁ.LICZBY w kolumnie ZMINA DO WYKRESU

W kolumnie WYSOKOŚĆ dla pierwszej pozycji Przy-chody ze sprzedaży produktów wstawiona jest planowa-na wartość przychodów z rachunku (rysunek 8).

Rysunek 8. Formuła dla pozycji Przychody ze sprzedaży produktów

W kolumnie WYSOKOŚĆ dla kolejnych pozycji zosta-ła utworzona formuła

=$G$2+SUMA($I$2:I2)+JEŻELI(I3<0;I3;0)

10


Kolejnym krokiem jest wstawienie wykresu kolumnowe-go 2-W skumulowanego (wstążka Wstawianie/Wykresy/Kolumnowy), zaznaczając trzy pierwsze kolumny. Efekt widoczny jest na rysunku 2.10. Wykres ma dwie serie: pierwsza dolna to dane z kolumny WYSOKOŚĆ, nato-miast seria druga górna to dane z kolumny ZMIANA DO WYKRESU (rysunek 10).

Rysunek 9. Formuła w kolumnie WYSOKOŚĆ

Rysunek 10. Wykres kolumnowy 2-W skumulowany

11


Kolejnymi krokami są:1. Ukrycie (brak wypełnienia kształtu) dla serii WYSO-

KOŚĆ słupków przedstawiających składowe poszcze-gólnych produktów. Po pojedynczym kliknięciu serii WYSOKOŚĆ zaznaczamy całą serię, po kolejnym kliknięciu zaznaczony zostanie tylko jeden słupek serii. Następnie naciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybieramy opcję Formatuj punkt danych. Przechodzimy do opcji Wypełnienie i zaznaczamy Brak wypełnienia. W tej serii zostawia-my widoczne tylko dwa słupki: Przychody ze sprze-daży produktów oraz Zysk (strata) netto.

2. Dodanie etykiety danych dla serii ZMIANA DO WYKRE-SU oraz serii WYSOKOŚĆ, ale tylko dla Przychody ze sprzedaży produktów oraz Zysk (strata) netto. Po pojedynczym kliknięciu w serię na wykresie zazna-czamy całą serię, po kolejnym kliknięciu zaznaczony zostanie tylko jeden słupek serii. Następnie naciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybie-ramy opcję Dodaj etykiety danych.

3. Zmiana kolorów serii ZMIANA DO WYKRESU dla poszczególnych pozycji rachunku. Jeżeli pozycja to koszt, to na kolor czerwony, ponieważ ona obniża nam wynik firmy, a jeżeli jest to przychód, to kolor zielony. Po jednokrotnym kliknięciu w serię ZMIANA DO WYKRESU zaznaczamy całą serię, po kolejnym kliknięciu zaznaczony zostanie tylko jeden słupek serii. Następnie naciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybieramy opcję Formatuj punkt danych. Przechodzimy do opcji Wypełnienie i zaznaczamy Wypełnienie pełne i z dostępnych kolo-rów wybieramy kolor zielony lub czerwony.

12


Wynikiem jest wykres typu Flying bridges przedstawia-jący przejście od wartości planowanej przychodów ze sprzedaży produktów do wartości zysku (straty) netto, poprzez poszczególne kosztowe i przychodowe pozy-cje (rysunek 11).

Rysunek 11. Końcowy wykres

Wykres Flying bridges pozwala pokazać przejście z wartości planowane do wartości wykonanej, poka-zując przyczynę odchylenia podzieloną na poszcze-gólnych pozycjach. Jak widać, dane w formie graficznej w bardziej przejrzy-sty sposób przekazują informacje niż dane tabelaryczne. Wykres pozwala na szybką identyfikację największych negatywnych czy też pozytywnych pozycji mających znaczący wpływ na wynik firmy. Dzięki temu ułatwia i dostarcza informacji zarządczej na temat sprzedaży, nie-zbędnej do podjęcia poszczególnych działań korygują-cych mających na celu polepszenie wyniku.

Redaktor prowadzącyRafał Janus

WydawcaWeronika Wota

Opracowanie graficzne okładkiMałgorzata Piaskowska

Opracowanie graficzneZbigniew Korzański

Koordynator produkcjiMariusz Jezierski

KorektaZespół

ISBN 978-83-269-5070-4

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9aTel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]: 526-19-92-256Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016

Poradnik wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Poradnik został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Excel w praktyce” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

graficzna prezentacja struktury przychodów i kosztów ... · graicza prezetacja sukuy przychodó...

Documents