Komrev

Revisionsrapport december 2009

Mats Carlström

Sofie Arvidsson

Granskning av verksamhets- ochekonomistyrning, strategiskt personalarbete,information/kommunikation samtkoncernstyrning

Sammanfattning

2

>Komrev inom PricewaterhouseCoopers har påde förtroendevalda revisorernas i Solna staduppdrag granskat stadens arbete med ekonomi-och verksamhetsstyrning, information ochkommunikation, strategiskt personalarbete ochkoncernstyrning i enlighet med den riskanalyssom revisorerna lagt som grund för 2009 årsgranskningar.

>Vid granskningens början startade staden uppett omfattande förändringsarbete,Förnyelseprojektet, som i huvudsak inriktats motde förbättringsområden revisorerna identifierat.

>Revisorernas bedömning är att derevisionsfrågor som granskningen baserats på ihuvudsak besvarats positivt med undantag förkoncernstyrning.

>Revisorerna rekommenderar vissa justeringarav i Förnyelseprojektets organisation i syfte atttillgodose insyn och delaktighet för deförtroendevalda och verksamheten.

Innehåll

3

4 Bakgrund och uppdrag

5 Granskningsområden

8 Revisionsfrågor

9 Syfte och metod

10 Förnyelseprojektet

11 Förnyelseprojektets mål ochmålområden

12 Delprojektens innehåll ochpreliminär tidplan

13 Förnyelseprojektets effektmål

14 Förnyelseprojektetsorganisation

15 Roller och ansvar

16 Iakttagelser ochrekommendationer -förnyelseprojektet

17 Iakttagelser och bedömningar-innehåll

Sid

Bakgrund och uppdrag

4

> Solna stads förtroendevalda revisorer haruppdragit till PricewaterhouseCoopers/Komrevatt under verksamhetsåret 2009 granskakommunens verksamhets- ochekonomistyrning, det strategiskapersonalarbetet, kommunensinformation/kommunikation samtkoncernstyrning.

> Bakgrunden till granskningen är denriskanalys som revisorerna företog införverksamhetsåret 2009. Det seminarium somutgjorde grunden för riskanalysen fokuseradepå återkommande resultat i tidigaregranskningar.

Granskningsområden

5

Verksamhets- och ekonomistyrning

> Beträffande verksamhets- ochekonomistyrning har revisorerna vid ettflertal tillfällen lyft fram brister imålstyrningen och bristande kopplingmellan mål och ekonomi.

Strategiska personalfrågor

> Granskningar inom personalområdet harunderstrukit vikten av en strategiskinriktning som harmonierar med ochstödjer den utveckling som sker inomkommunen. I en decentraliseradorganisation krävs ett tydligt och starktcentrum. Tidigare granskning gav vidhanden att den centralapersonalfunktionen i Solna stad främstutgör en personaladministrativstödfunktion. Den nu föreslagnagranskningen avser att utvärdera ochbedöma de förutsättningar som finns föratt personalarbetet, såväl centralt somlokalt, inom Solna stad ska fungera

effektivt och utgöra en strategisk resurs. .

Granskningsområden

6

Information och kommunikation

> Revisorerna har i samband medgranskningar konstaterat att stadensaknat en gemensam informations- ochkommunikationsplan. Nämnderna hartex vid flera tillfällen via enkäter, oftaadresserade till samma mottagare,utvärderat kvaliteten i verksamheten.Detta har skatt utan samordning inomstaden, återkoppling till respondenternaeller redogörelse för hur resultatet skallanvändas. Betydande oklarheter harockså förekommit om skillnaden mellanbrukare och medborgare och därmedvidden av de slutsatser man ansetts sigkunna dra av enkätresultaten.Granskningen fokuseras pågemensamma utgångspunkter ochstrategier för att kommunicera medmedborgare resp brukare

Koncernstyrning

> Koncernstyrningen har granskats vidett flertal tillfällen och revisorerna harkunnat följa utvecklingen mot en merutvecklad styrning. Beträffandesamordning och implementering avkommunens ägardirektiv harrevisorerna i samband medlekmannarevision erfarit att ett visstförbättringsutrymme finns. Det gällerockså kommunens samordning av densammanställda redovisningen

Kommunens företag

7

Bostadsstiftelsen SignalistenNorrenergi & Miljö ABNorrenergi ABNorrenergi & Miljö AB.Solna Vatten ABRåsunda Förstads ABÖverjärva gård ABKommunalförbundet NorrvattenKäppalaförbundetSwedbank ArenaSöderhalls Renhållningsverk AB (SÖRAB)Storstockholms brandförsvarVallentuna, Vaxholm, Värmdö och Österåker.AB VårljusSolna Tenniscenter ABStockholmsregionens Försäkrings AB

Revisionsfrågor

8

> Mål- och ekonomistyrningsprocessensändamålsenlighet.

> Om Solna stad uppträder som enmottagare och avsändare i Information okommunikation till medborgare och brukareoch om det finns en gemensam strategi förhur kommunikationens skall ske

> Ändamålsenligheten avseendepersonalfunktionen avseende strategiskapersonalfrågor

> Kommunens styrning och uppföljning avföretagen avseende samverkan utifrånägardirektiv

SOLNA STADSÅRSREDOVISNING2008

Syfte

9

Granskningen syftar till att besvara de angivnarevisionsfrågorna och därigenom lägga en grundför revisorernas fortsatta arbete. Resultatet avgranskningen ger underlag för revisionsplan2010 och preliminära planer för 2011 och 2012.

Ett tillfredsställande resultat ger revisorernautrymme för att närmare granska gränssnittetmellan staden och det omgivande samhället ikommande revisionsplan.

Granskningen genomförs genom intervjuer samtdokumentstudier. Intervjuer genomförts medbåde förtroendevalda och tjänstemän.

Den dokumentation som varit tillgänglig utgörs avKF beslut, KS beslut, projektdirektiv och andrastyrdokument.

I granskningen har vi utgått från de projektdirektivsom gäller för stadens förnyelsearbete.

Metod

Förnyelseprojektet

10

> Solna stads tjänster och serviceutbud utgör enviktig del för att skapa en attraktiv stad fördagens och framtidens medborgare. I allaskeden av livet ska medborgarna kunnaförvänta sig en god och kostnadseffektivservice för sina skattepengar. Servicen skaockså leva upp till medborgarnas ökade kravpå information, valfrihet, tillgänglighet,delaktighet och självbestämmande. Dennautveckling ställer i sin tur krav på Solna stadatt arbeta systematiskt med ett förnyelse- ochutvecklingsarbete, som har medborgarna ifokus.

> Arbetet ska fokusera på utvecklad mål- ochverksamhetsstyrning, verksamhets- ochkvalitetsutveckling, ökad tillgänglighet ochbrukarorientering, större valfrihet och ökatsjälvbestämmande samt förstärkt ochutvecklad medborgardialog.

> Det förnyelsearbete som sker idag inom dessaområden behöver vidareutvecklas och ske övernämnd- och förvaltningsgränserna för attsäkerställa att staden ska kunna leva upp tillmedborgarnas samlade förväntningar på staden.

> Förnyelsearbetet leds av en styrgrupp beståendeav ett antal förvaltningschefer i Solna stad underledning av den biträdande stadsdirektören.

> Det kommer även att tillsättas arbetsgrupperinom olika områden med representanter för deolika förvaltningarna. Arbetet påbörjas undervåren 2009 och beräknas pågå i denna form tillårsskiftet 2010/2011. Det ska sedan integrerasoch fortsätta att utvecklas i den löpandeverksamheten.

Förnyelseprojektets mål och målområden

11

Mål

> Gemensam stadsövergripandesammanhållen mål- ochverksamhetsstyrning för Solna stad.

> Gemensam stadsövergripande struktur förstadens verksamhets- och kvalitetsarbete.Utvecklad mål- och verksamhetsstyrning

> Gemensam stadsövergripande struktur förstadens information, kommunikation ochdialog med medborgarna och företagen.

> Gemensamma stadsövergripande rutinerför synpunkts- och klagomålshantering

Målområden

> Utvecklad mål- och verksamhetsstyrning

> Kvalitets- och verksamhetsutveckling

> Tillgänglighet och bemötande

> Attraktiv arbetsgivare

Delprojektens innehåll och preliminär tidplan

12

> Utvecklad mål- och verksamhetsstyrningArbetet med målformuleringar görs i sambandmed arbetet med Solna stads budget för 2010under perioden juni – november 2009.Delprojektet ska vara avslutat till den 31december 2009. Eventuella revideringar av målenkan komma att behöva göras i samband med

budgetarbetet för 2011.

> Kvalitets- och verksamhetsutvecklingDelprojektet påbörjas under hösten 2009 och skavara avslutat till den 31 december 2010. Ettförslag till stadsövergripande kvalitetsstrategi skavara framtagen och beslutad av kommunstyrelsen

senast den 31 december 2009.

> Tillgänglighet och bemötande Delprojektet

påbörjas under hösten 2009 och ska vara avslutat tillden 31 december 2010. Arbetet med utredning ochimplementering av e-tjänster sker under helaprojektperioden. Utredningen av stadens kontakter,bemötande och kommunikation med medborgareoch andra intressenter och framtagandet av förslagtill åtgärder görs under början av hösten 2009.Utifrån utredningens förslag ska en särskildprojektplan, som kommer att föreläggas styrgruppenför beslut under hösten 2009. Projekt skagenomföras under 2010.

> Attraktiv arbetsgivare Delprojektet kommer att

utgå från de övriga tre delprojektens arbete. Det fårtill följd att en utvecklad projektplan för delprojektfyra kommer att tas fram när de övrig tredelprojektens arbete har påbörjats. Projektplanenska vara framtagen och beslutad av styrgruppen när

de tre övriga delprojektens arbete har påbörjats.

Förnyelseprojektets effektmål

13

> Kostnadseffektiv service för solnabornasskattepengar.

> God service för solnaborna ochsolnaföretagarna.

> Nöjdare solnabor och solnaföretag.

> Ökad tillgänglighet och förbättrat bemötande iSolna stad.

> Underlätta valfrihet och självbestämmande försolnaborna.

> Stärkt medborgardialog och företagsdialog.

> Fortsatt hög professionalism och engagemanghos stadens medarbetare.

> Rutiner för regelbundna medborgar- och

brukarundersökningar.

> Etablering av e-förvaltning inom Solnastad.

> Utveckla och implementera strategin förden framtida kompetensförsörjningen iSolna stad utifrån ett verksamhets-perspektiv.

Förnyelseprojektets organisation

14

Styrgrupp

> Kristina Tidestav, biträdande stadsdirektör,stadsledningsförvaltningen – ordförande

> Helena Uddholm, förvaltningschef, miljö- ochhälsoskyddsförvaltningen

> Johan Bergman, förvaltningschef,socialförvaltningen (ersätts av Johan T.Sterndal)

> Iréne Kallin, förvaltningschef,omvårdnadsförvaltningen

> Christer Lindberg,förvaltningschef/ekonomichef,stadsledningsförvaltningen

> Agneta Öberg, IT-chef,stadsledningsförvaltning

> Helena Milton, kvalitets- ochutvecklingsstrateg, stadsledningsförvaltningen

Projektledning

> Kristina Tidestav, biträdande stadsdirektör,stadsledningsförvaltningen

> Helena Milton, kvalitets- och utvecklingsstrateg,stadsledningsförvaltningen

Roller och Ansvar

15

Uppdragsgivaren

> Övergripande syfte och mål.

> Ställa nödvändiga resurser till förfogande.

Styrgruppen

> Besluta om projektdirektiv för hela och

delar av projektet.

> Prioritera mål, resurser och tid inom

projektet.

> Vara ambassadörer för projektet.

Projektledning

> Uppfylla de åtaganden som projektet gjortgentemot uppdragsgivaren.

> Ansvara inför styrgruppen för projektetsfortskridande

> Godkänna mindre förändringar med mindreeffekter på tid och/eller kostnader

> Ansvara för att koordinera de olikadelprojekten

> Ansvara för eventuellt behov av reallokeringav gemensamma resurser fångas upp ochkanaliseras till styrgruppen.

> Ansvara för att organisationens olikaintressenter får nödvändig information omprojektet

Iakttagelser och rekommendationer - förnyelseprojektet

16

> Vi rekommenderar en tydligare koppling tillkommunstyrelsen i styrningen av projektet.Detta för att möjliggöra en aktiv styrning avprojektets inriktning och dess relation tillbefintliga styr- och policybeslut

> Vi rekommenderar en fortlöpandeåterrapportering till, och involvering avnämnderna från projektets ledning. Detta föratt säkerställa en bred delaktighet ochförankring

> Vi rekommenderar en bredare representationfrån verksamheten i projektet

> Vi rekommenderar en översyn av tidplanenför projektet för att möjliggöra stabilitet iuppnådda förändringar

> Vi bedömer att projektet berör flertalet avde förbättringsområden som revisorernaidentifierat

> Vi bedömer att projektets organisationriskerar medföra en otydligansvarsfördelning mellan fullmäktige,kommunstyrelse och nämnder

> Vi bedömer att projektets inriktning kräveren högre grad av politisk styrning då dessmålbilder pekar på att genomgripandeförändringar kommer bli aktuella

> Vi bedömer att bl.a. tidplanen medför riskför en otillräcklig delaktighets- ochförankringsprocess

Revisionella bedömningar -bakgrund

• Granskningen utgår från revisorernas uppdragenligt kommunallagen (KL).

• KL formulerar fyra granskningsområden för denkommunala revisionen (jmf KL 9:7):

– verksamhetens ändamålsenlighet,

– tillfredsställande ekonomi,

– rättvisande räkenskaper

– tillräcklig intern kontroll

• Vår utgångspunkt för den kommunalarevisionens utveckling kan formuleras i trerevisionsansatser:

• Effektivitet och kvalitet

– verksamhetens ändamålsenlighet ochtillfredsställande ekonomisk hushållning

• Tillförlitlighet, säkerhet och laglighet

– rättvisande räkenskaper och god internkontroll

• Styrbarhet

– ändamålsenlig organisation och god internkontroll

Iakttagelser och revisionella bedömningar

17

Bedömning

> Förnyelseprojektet berör de iakttagnabristerna avseende ekonomi- ochverksamhetsstyrningen.

> Förnyelseprojektet berör de iakttagnabristerna i en sammanhållen information ochkommunikation utifrån ett helhetsperspektiv.

> Vi bedömer att förnyelseprojektet delvisadresserar de brister revisorerna noterat. Vårbedömning är att hela personalfunktionensuppdrag och arbetssätt behöver ses över ochanpassas till en modern förvaltning.

> Vi bedömer att frågan om koncernstyrningkvarstår som ett angeläget område förförbättring.

Revisionsfrågor

> Mål- och ekonomistyrningsprocessensändamålsenlighet.

> Om Solna stad uppträder som enmottagare och avsändare i Information okommunikation till medborgare och brukareoch om det finns en gemensam strategi förhur kommunikationens skall ske.

> Ändamålsenligheten avseendepersonalfunktionen avseende strategiskapersonalfrågor.

> Kommunens styrning och uppföljning avföretagen avseende samverkan utifrånägardirektiv.