grant training 2
TRANSCRIPT
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 1/31
Pengendalian Internal
• Cash
• Petty Cash /Kas Kecil
• Advance / Uang Muka
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 2/31
Pengendalian Internal Cash
Alat yang paling Alat yang paling Alat yang paling Alat yang paling
efektif efektif efektif efektif yang yang yang yang
digunakan untukdigunakan untukdigunakan untukdigunakan untukmengendalikan kasmengendalikan kasmengendalikan kasmengendalikan kas
adalah rekeningadalah rekeningadalah rekeningadalah rekening
bank karena bankbank karena bankbank karena bankbank karena bankmenyediakanmenyediakanmenyediakanmenyediakan
pencatatan gandapencatatan gandapencatatan gandapencatatan ganda
terhadap seluruhterhadap seluruhterhadap seluruhterhadap seluruhtransaksi kastransaksi kastransaksi kastransaksi kas
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 3/31
Pengendalian Internal Cash
Transaksi Bank terdiri
dari :
• TransaksiPenerimaan Bank
• TransaksiPengeluaran Bank
Untuk menyajikan pengendalian yang efektif atas penggunaanrekening bank, dokumen khususdigunakan untuk membuktikan
transaksi
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 4/31
PIC- Jenis Penerimaan Bank
Penerimaan Bank yang umumnya terjadi
• Penerimaan dana dari DRSP
• Pengembalian sisa Advance dari Staff
• Pengembalian uang olehsupplier
•
Bunga Bank
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 5/31
PIC – Pedoman untuk Penerimaan Bank
• Semua Penerimaan Bank harus dicatat dalam VoucherBank Masuk oleh kasir
•
Semua penerimaan dalam bentuk uang harusdisetorkan secara utuh ke bank pada hari yang samaatau paling lambat keesokan hari kerja
•
Uang yang diterima oleh kasir dan belum disetrokan kebank harus di simpan dalam brankas yang terpisah dariPetty Cash baik secara fisik maupun pencatatan danperhitungan secara mendadak oleh akuntan harusdilaksanakan secara
periodik
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 6/31
PIC – Pedoman untuk Penerimaan Bank •
Rekonsiliasi Bank harus dilakukan secara bulananoleh Akuntan
• Penerimaan dari bunga dana yang diterima harus
dicatat setiap bulannya dan dikembalikan ke DRSPpada akhir periode kerjasama
• Dokumen yang dibutuhkan untuk transaksi
penerimaan uang sekurang-kurangnya:- Voucher Bank Masuk
- Slip Setoran- Form Permintaan Dana
- Rekening Koran
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 7/31
PIC- Penerimaan Bank
• Resiko yang mungkin terjadi akibat
ketidaktaatan – Uang/dana yang diterima hilang atau
disalahgunakan
– Kesalahan pencatatan atau kesalahanpada saldo bank tidak tertelusuri
– Ketidakmampuan dalam memenuhi
kebutuhan pelaporan manajemen
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 8/31
PIC- Pengeluaran Bank
Pengeluaran Bank umumnya terjadi untuk
• Pembayaran atas pengeluaran
• Pembayaran Advance
• Pembukaan/pengisian Petty Cash
• Biaya Bank
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 9/31
PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank • Semua pengeluaran yang tidak dibayarkan melalui
Petty Cash atau Advance, harus dibayarkan melalui
transfer bank atau dengan cek
• Pengeluaran bank tidak boleh langsung diambil daripenerimaan uang yang yang belum disetorkan ke bank
• Penarikan cek “TUNAI” atau ‘KEPADA PEMBAWA” harus dihindari. Pembayaran melalui cek harusdilakukan atas nama perusahaan/pihak yang akan
dibayar
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 10/31
PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank • Pembayaran melalui transfer bank ke rekening pribadi
harus dihindari, kecuali transaksi memang dilakukankepada perorangan
• Dalam semua pembayaran, harus ada 2 (dua)penandatangan cek
• Penandatanganan cek tidak boleh dilakukan olehpejabat berwenang tanpa dokumen pendukung
•
Dilarang menandatangani cek sebelum diisi lengkap
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 11/31
PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank • Kasir harus menyiapkan Voucher Bank Keluar untuk
semua pengeluaran uang melalui bank. Voucher iniharus disetujui oleh pejabat berwenang
•
Voucher Bank Keluar beserta dokumen pendukungnyaharus dicap “LUNAS” dengan tanggal pembayarantertera untuk mencegah kemungkinan pembayaranulang dokumen pendukung yang dibayarkan
• Dokumen pendukung harus asli
•
Cek yang batal/rusak harus dicap “BATAL” dan difileuntuk pemeriksaan di kemudian hari
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 12/31
PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank
• Penerima atau orang yang menerima cek harusmenyatakan telah menerima pembayarandengan menandatangani kolom penerima pada
Voucher Bank Keluar
• Fungsi penyiapan dan pengeluaran cek tidak
boleh dipegang oleh Akuntan
• Rekonsiliasi Bank harus dilakukan secara
bulanan oleh Akuntan
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 13/31
PIC- Pedoman untuk Pengeluaran Bank • Semua pengeluaran harus sesuai dengan
anggaran yang telah disetujui oleh DRSP
• Dokumen yang dibutuhkan sekurang-
kurangnnya : – Kuitansi
– Faktur Pembelian
– Purchase Order
– Surat Permintaan Pengeluaran Uang
– Laporan Pertanggujawaban Perjalan Dinas
– Surat Perjalan Dinas
– Daftar Gaji
– Fotocopy Cek – Penawaran Harga dari Supplier
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 14/31
PIC- Pengeluaran Bank
Resiko yang mungkin akibat ketidaktaatan
• Pengeluaran tidak disetujui DRSP
• Cek mungkin diuangkan oleh yang tidak
berhak • Penyalahgunaan Cek
• Pengeluaran dibayarkan dua kali
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 15/31
PIC-TIPs
• Transaksi Bank dicatat di Voucher secara konsistendalam hal jenis, penomoran dan waktu
• Akses atas fasilitas penyimpanan kas harus dibatasi
• Akses terhadap data dan program harus dibatasihanya untuk pegawai berwenang
• Dokumen disimpan ditempat yang aman dan akses
terhadap dokumen dibatasi
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 16/31
Pengendalian Internal Petty Cash-Definisi
Sejumlah uang yang jumlahnya relatif kecil yang
disiapkan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
yang tak terduga.
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 17/31
Pengendalian Internal Petty Cash-Tujuan
Petty Cash ditujukan untuk mengantisipasi
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya
kecil yang sifatnya tidak rutindan tidak bisa
di prediksi waktu dan jumlahnya secaraakurat
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 18/31
PIPC-Pedoman untuk Petty Cash• Pembentukan Petty Cash dilakukan
melalui Surat Keputusan dari Direktur
• Jumlah dana di Petty Cash sebaiknyatidak terlalu besar dan harus
dipertahankan pada jumlah yang tetap.
• Sistem Imprest digunakan dalampengisian PC, yakni setiap saat jumlahuang yang sisa di tambah kwitansi dankas bon adalah sama dengan jumlah PC
yang ditetapkan diawal
• Harus ditentukan batas maksimumpengeluaran tunggal (biasanya 20%dari total PC)
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 19/31
PIPC-Pedoman untuk Petty Cash• PC sebaiknya diisi kembali setelah PC terpakai sebesar
50% - 75% agar dana tetap tersedia.
• PC disimpan di cash box yang terkunci dan disimpanditempat yang aman. Orang yang memegang kuncisebaiknya 1 orang atau tidak lebih dari 2 orang
• Akuntan wajib melakukan perhitungan atas PC secara
mendadak dan periodik dan proses ini harusdidokumentasikan
• Pengeluaran melalui PC dicatat di Voucher khusus untuk PC, semua dokumen pendukung harus dicap “LUNAS”
sesuai tanggal pembayaran dan dilampirkan di Voucher
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 20/31
PIPC-Pedoman untuk Petty Cas• Uang Muka dari PC harus disetujui oleh yang berwenang
• Uang muka tidak akan diberikan pada pegawai yang belummempertanggung-jawabkan uang muka yang diambilsebelumnya
• Uang muka dipertanggung-jawabkan paling lama keesokan harikerja sejak uang muka diterima
• Dokumen yang dibutuhkan minimal: – Voucher Petty Cash
– Kuitansi
– Form permintaan uang muka
– Dokumen pendukung lainnya
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 21/31
PIPC-Resiko Akibat yang mungkin terjadi akibat ketidaktaatan:
1. Penyalahgunaan dana PC
2. Pembayaran Ganda untuk transaksi yang sama
3. Uang muka PC yang terlalu lama tidak
dipertanggung-jawabkan
4. Kehilangan dana PC
5. PC tidak tersedia ketika dibutuhkan
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 22/31
Pengendalian Internal Uang Muka-DEFINISI
• adalah sejumlah uang
yang diterima oleh pelaksana kegiatan
sebelum pekerjaan dilakukan dan akandipertanggungjawabkan kemudian setelahkegiatan selesai dilakukan.
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 23/31
PIUM – TujuanUang Muka ditujukan
untuk mengantisipasi
pengeluaran-pengeluaran
yang segera akan terjadi
namun jumlahnya belum
pasti dan atau pengeluaran
tidak memungkinkan untuk
dibayarmelalui transfer
bank atau cek.
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 24/31
PIUM – Jenis Transaksi
• Transaksi
Pembentukan Uang Muka
• Transaksi
Pertanggung-jawaban UangMuka
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 25/31
PIUM – Pedoman Pembentukan UM• Uang Muka diajukan 3 hari
sebelum dana dibutuhkan denganmenggunakan Form Pengajuan
Uang Muka
• Form Pengajuan UM disertaidengan dokumen pendukung,
seperti : TAR, TOR
• UM tidak boleh dikeluarkan tanpaadanya persetujuan dan tanda-
tangan dari yang berwenang
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 26/31
PIUM – Pedoman Pembentukan UM•
Uang Muka diajukan hanya untuk pengeluaran-pengeluaran yangdisetujui di budget dalam hal jumlah dan jenis
• Uang Muka yang sudah diambilharus dipertanggungjawabkanterlebih dahulu sebelummengajukan permintaan uang
muka yang baru
• Karyawan yang menerima UMmenandatangani bukti terima atas
UM setelah dana diterima
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 27/31
PIUM – Pedoman Pertanggung-jawaban UM
• Uang Muka harus dipertanggungjawabkan dalamwaktu 5 hari kerja setelah kegiatan selesaidilakukan
• Uang Muka yang dipertanggungjawabkan disertaidokumen-dokumen atas pengeluaran-pengeluaran yang terjadi. Dokumen tersebut harus segera di cap “LUNAS” dan dicantumkan tanggal pembayaran
• UM tidak boleh dipergunakan untuk keperluan
pribadi atau pengeluaran diluar yang ajukan tanpasepengetahuan yang berwenang
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 28/31
PIUM – Pedoman Pertanggung-jawaban UM•
Laporan pertanggungjawaban UangMuka di setujui oleh atasan langsung yang diberi wewenang untuk memberi persetujuan
• Jumlah UM yangdipertanggungjawabkan harus samadengan jumlah yang diajukan.
• Kelebihan atas UM harus segeradisetorkan ke Bank paling lambatsatu hari setelah dipertanggungjawabkan
• Kekurangan atas UM dibayarkansesuai dengan menggunakanmekanisme pembayaran yangberlaku
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 29/31
PIUM –Dokumentasi
• Dokumen yang diperlukanuntuk Uang Muka sekurang-kurangnya adalah: – Form pengajuan uang muka – TOR
– TAR
– Kwitansi
– Bukti hadir – Laporan Pertanggungjawaban
Advance
– Dll
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 30/31
PIUM –ResikoResiko yang mungkin terjadi akibat ketidaktaatan
• Uang muka digunakan untuk jenis biaya yangtidak disetujui DRSP
• Pembayaran ganda untuk transaksi yang sama
• Uang muka tidak dipertanggungjawabkan atau
pertanggungjawabannya memakan waktu lama
5/16/2018 Grant Training 2 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/grant-training-2 31/31
PIUM –Pencatatan
Jenis Voucher yang akan digunakan untuk mencatat
transaksi UM tergantung kondisi dibawah ini:
1. Voucher Bank Keluar : bila PENGELUARAN > UM
2. Voucher Bank Masuk : bila PENGELUARAN < UM
3. Voucher Jurnal Umum : bila PENGELUARAN = UM