Hogeschool InhollandIn samenwerking met Xebic

Jelgar de WildeManager Applicaties, Inholland ICT

Marlies HeemskerkProjectleider Onderwijsservice

De onderwijsdagen10 november 2015

Optimalisatie digitale dossiervorming gemaakt werk van studenten

Over Inholland

Hogeschool met ± 110 opleidingen verdeeld over 6 domeinen (faculteiten)

Verspreid over 9 plaatsen wordt aan28.000 ingeschreven studenten

onderwijs verzorgd door 2000 medewerkers (1500FTE)

2

Opdracht vanuit koersplan Inholland

• Persoonlijk & dichtbij• Efficiente processen• Toekomstbestendig• “Compliant”

Kaders vanuit Inholland (voor dit traject)

• Standaard tenzij• Cloud tenzij• Voldoet aan architectuurprincipes

(HORA, Inholland Architectuur)• Voldoet aan Juridisch Normenkader SURF• Voldoet aan ‘selectielijst Hogescholen’• “WHW-proof”• Aantoonbare en gedragen businesscase,

zowel kwantitatief als kwalitatief

Historie van Digitaal StudentendossierHet project Digitaal Studentendossier heeft een tweeledig doel:1. De realisatie van een compleet, veilig en gemakkelijk

opvraagbaar digitaal archief voor interne en externe verantwoording (inzage, audits, accreditaties, inspectie-onderzoeken) (project ‘softwarekeuze digitaal studentendossier’)

2. Het inrichten van gestandaardiseerde werkwijzen (processen) voor innemen en archiveren van de documenten die behoren tot het Digitaal studentendossier. Met als doel deze processen efficiënter (met minder logistieke handeling) en effectiever (dwz. compleet en beter opvraagbaar) te laten verlopen. (project ‘inrichting processen archivering’)

Dit project is onderdeel van het Inholland programma Servicepunten “Verbinding als opdracht”.

Eind 20135

Welk type summatieve toetsen onderscheiden we binnen Inholland?

1. Schriftelijke toetsen (tentamens)2. Mondelinge toetsen (presentaties

ed.)3. Andere wijze toetsen

(inleveropdrachten: werkstukken, projectverslagen, groepswerk, muziekstukken, moodboards, tekeningen, filmfragmenten etc etc.)

6

30.000 studenten2 tot 6 inleveropdrachten per

toetsperiode120.000 opdrachten per

toetsperiode

480.000 opdrachten per studiejaar

Hoeveel inleveropdrachten maken onze studenten?Een voorzichtig “om en nabij” rekenvoorbeeld

Stel we besparen 5 minuten tijd per verslag:

480.000*5min/60min=40.000 uur p.j.

Dat is gelijk aan:40.000/1659=

24 FTE

Kwantitatieve businesscase

Kenmerken van de inleveropdrachten

• Grote diversiteit in de opdrachten en producten

• Grote diversiteit in wijze van beoordelen

• Veelal digitaal geproduceerd• Veel logistieke handeling• Zoekwerk bij accreditaties

• Student komt naar school• Inleveren aan de balie• Ontvangstbewijzen

uitschrijven• Verspreiden over de

examinatoren

De inname en uitgifte

Nakijken & inzage

• Ophalen ingeleverd werk• Werk gaat mee naar de

volle docentenkamers of mee naar huis

• Lage “pakkans” op plagiaat

• Invullen beoordelings- formulieren

• Organiseren inzage

ArchiveringGemaakt werkBewaartermijn 2-7 jaar

Compleet maken en beheren van het archief: intensieve bezigheid! Voor docent, onderwijsondersteuner, archiveringsteam en accreditatiecommissie

Hoe kan dit beter?

• Focus op het primair proces: inleveren, nakijken en beoordelen: praktisch en handig voor student en docent

• Focus op een compleet, accreditatiewaardig archief

• Minder administratieve en logistieke handeling

• Digitalisering biedt kansen

De aanpak

Bepaling:• Wie zijn onze stakeholders? • Welke impact heeft digitalisering

op het proces?• Waar ligt onze kritische

succesfactor?

De docent centraal!

De rol van de docent in het project

• Workshopsessies: hoe wil ik mijn werk doen? Wat heb ik nodig?

• Gezamenlijk ontwikkelen van een functionele vraag, PVE én een mock-up

• Gebruikers interaction tests• Iteratief ontwikkeltraject:

opleveren, toetsen en doorontwikkelen

Wat vindt de docent belangrijk?

• Het moet simpel zijn• Geen administratie voor de docent • Focus op nakijken en beoordelen• Gerichte feedback kunnen geven aan de

student• Minimale verandering in de inhoudelijke

manier van werken (met de rode pen door het werk, beoordelingsformulieren hanteren, horizontaal kunnen nakijken)

• Alle andere wijze toetsen via 1 systeem en werkwijze

• Samenwerken met collega’s (meerdere examinatoren, examencommissie)

• Kunnen printen

Het resultaatOptimale ondersteuning proces van digitaal inleveren en beoordelen

Vaststellen toetsdefinitie

s

Inschrijven studenten

Inleveren opdracht

Nakijken en beoordelen

Inzage

Archiveren

Inrichtingskeuzes

- Digitaal gemaakt door de student, digitaal inleveren

- Maximaal gebruik van bestaande informatie. SIS is leidend voor het aanleveren van de toetsmomenten en toetsinschrijvingen

- Eén portaal waarbinnen het inleveren, beoordelen en inzage wordt georganiseerd

- Opbouw accreditatiewaardig archief

Peoplesoft Gradework

Efficiëntie & verhoging kwaliteit beoordelingsproces• Tijdwinst! Ik hoef me als docent alleen maar bezig te houden

met het “echte werk”: nakijken en beoordelen• Ik kan sneller en gerichter feedback geven• Geen gesleep met dossiers, altijd alles bij de hand, zowel

thuis als op school• Weinig instructie nodig om er goed mee aan de slag te

kunnen• Verbetering beoordelingen o.a. middels plagiaatscan

Ervaringen van onze docententeams

Gemak• Digitaal gemaakt, dus digitaal inleveren is logisch• Niet meer printen, scheelt kosten, tijd en vooral ook stress in

de drukke toetsweken• Meer gebruik van inzage. En inzage digitaal biedt veelal

voldoende informatie, slechts beperkte behoefte aan contactmoment na inzage

Ervaringen van studenten

Meer grip• Zicht op het beoordelingsproces: sneller inspringen bij uitval

examinatoren• Archiefvorming conform accreditatie eisen• Gebruik en beheer eenduidige beoordelingsformulieren• Voorkomen van plagiaat

Ervaringen van onderwijsmanager en toets coördinatoren

Demo Gradework

Samenwerking en doorontwikkeling

Doorontwikkeling:• Cijferinvoer via Gradework naar

SIS, invoer direct bij de bron• Inleveren van andere

summatieve toetsen; technische realisatie

• Inleveren formatieve toetsen; procesontwikkeling

• Koppelen aan centraal digitaal archief; technische realisatie

Samenwerking en doorontwikkeling

• Inleveren ‘tussenproducten’; procesontwikkeling en technische realisatie

• Pushnotificatie naar studentenapp Inholland (Stucomm) dat student nog werk moet inleveren

Dit alles in cocreatie met de docenten en Xebic

Vragen?

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRw&url=http://www.nationaleonderwijsgids.nl/zoek_instelling/ede/14154695/xebic&ei=xemBVYT7GsftUqangPAI&bvm=bv.96041959,d.d24&psig=AFQjCNFvrvIdwHLl30mEzYZUAxnhLJ6osw&ust=1434663748015387