grop - ifv · web viewin het grop is vastgelegd hoe de nazorg voor eigen medewerkers en eventueel...

Modelplan voor het GGD Rampenopvangplan (GROP)

Modelplan GROP 2012

ColofonGGD NederlandDecember 2012 Projectleiding, ontwerp en eindredactie: Thérèse Claassen, Grip bv

Inhoudsopgave

VOORWOORD.....................................................................................................................................4

INLEIDING..........................................................................................................................................5Opschaling in de GGD.............................................................................................................................5Doel van het GROP.................................................................................................................................5Wettelijk kader.......................................................................................................................................6Leeswijzer...............................................................................................................................................6

1. DE GGD TIJDENS EEN CRISIS...........................................................................................................71.1. inleiding.......................................................................................................................................71.2. Melding en alarmering.................................................................................................................7

1.2.1. Meldpunt: plaats waar de melding binnenkomt..............................................................................71.2.2. Ontvangst en beoordeling van de melding.......................................................................................71.2.3. Besluit tot opschaling.......................................................................................................................81.2.4. Samengevat.....................................................................................................................................8

1.3. Het crisisteam GGD......................................................................................................................81.3.1. Inzet van het crisisteam...................................................................................................................81.3.2. 3 Varianten in opschaling, maar 1 werkwijze...................................................................................91.3.3. Samenstelling van het crisisteam.....................................................................................................91.3.4. Taken van het crisisteam...............................................................................................................111.3.5. Locatie crisisteam..........................................................................................................................111.3.6. Vergadering crisisteam..................................................................................................................111.3.7. Samengevat...................................................................................................................................12

1.4. Afschaling en evaluatie van de inzet..........................................................................................121.5.1. Afschaling......................................................................................................................................121.5.2. Evaluatie van de inzet....................................................................................................................12

2. DE GGD VOORBEREIDING OP EEN CRISIS..........................................................................................132.1 Inleiding......................................................................................................................................132.2 Indicatoren..................................................................................................................................132.3 Voorbereiding in de GGD............................................................................................................16

2.3.1 Melding en alarmering...................................................................................................................162.3.2 Bereikbaarheid GGD......................................................................................................................172.3.3 Beoordelen van de melding en besluit tot opschaling....................................................................172.3.4 Alarmering van het crisisteam GGD...............................................................................................182.3.5 Bereikbaarheid en beschikbaarheid van samenwerkingspartners.................................................192.3.6 Samenstelling van het crisisteam GGD...........................................................................................192.3.7 Locatie van het crisisteam..............................................................................................................202.3.8 Bekwaamheid van het crisisteam GGD..........................................................................................202.3.9 Werkwijze van het crisisteam.........................................................................................................212.3.10 Crisiscommunicatie en de communicatieadviseur..........................................................................222.3.11 De GGD processen en de procesleiders..........................................................................................222.3.12 Ondersteuning van het crisisteam..................................................................................................232.3.13 GROP-inzet bij Grip........................................................................................................................23

Modelplan GROP, versie december 2012 2

2.3.14 Afschaling......................................................................................................................................242.3.15 Evaluatie........................................................................................................................................252.3.16 Nazorg...........................................................................................................................................25


3. IMPLEMENTATIE, ONDERHOUD EN BORGING VAN HET PLAN.....................................................................263.1. Structuur ten aanzien van het GROP.............................................................................................26

3.1.1. GROP-beheerder..............................................................................................................................263.1.2. GROP-overleg..................................................................................................................................26

3.2. Onderhoud GROP..........................................................................................................................273.3. GROP en OTO................................................................................................................................27

4. BIJLAGENBIJLAGE 1: BEKNOPT STAPPENPLAN IMPLEMENTATIE GROP........................................................................30BIJLAGE 2: WETTELIJK KADER GROP.....................................................................................................31BIJLAGE 3: GROP, GHOR, GRIP EN RCP..............................................................................................33BIJLAGE 4: CRISISCOMMUNICATIEPLAN...................................................................................................35BIJLAGE 5: HET EERSTE UUR EN 20 GOUDEN REGELS VOOR COMMUNICATIE....................................................40BIJLAGE 6: DE GGD-PROCESSEN...........................................................................................................42BIJLAGE 8: TAAKKAARTEN, BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN....................................................44BIJLAGE 9: WERKWIJZE CRISISTEAM GGD...............................................................................................57BIJLAGE 10: AANDACHTSPUNTEN VOOR EVALUATIE...................................................................................59BIJLAGE 11: VOORBEELD VAN EEN MANDATERINGSREGELING.......................................................................63BIJLAGE 12: AFSPRAKEN GHOR EN GGD (MODELCONVENANT PG).............................................................66BIJLAGE 13: FUNCTIEBESCHRIJVING GROP-BEHEERDER..............................................................................68BIJLAGE 14: OVERZICHT DEELNEMERS EN BETROKKENEN.............................................................................70Bijlage 15: Begrippen- en afkortingenlijst............................................................................................71


Voorwoord

Het Modelplan GGD Rampenopvangplan (GROP) is een richtinggevend instrument voor de voorbereiding van de GGD op een crisis. Het modelplan bestaat uit een procesbeschrijving van de opschaling in de GGD. In hoofdstuk 2 zijn indicatoren opgenomen om de eigen voorbereiding in de GGD te toetsen. Met behulp van de indicatoren kan iedere GROP-beheerder periodiek nagaan of de voorbereiding nog actueel en adequaat is. Indien de GGD aan deze indicatoren voldoet, is ook voldaan aan de criteria van het kwaliteitskader OTO. De indicatoren in dit modelplan zijn primair bedoeld voor interne toetsing van de status van de voorbereiding.

Aan het eind van het inleidend hoofdstuk is een leeswijzer opgenomen om het gebruik van het Modelplan te vergemakkelijken. In bijlage 1 is een stappenplan voor de implementatie van het Modelplan opgenomen. Zowel beginnende als meer ervaren GROP geïnteresseerden kunnen hier lezen hoe ze zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk gebruik kunnen maken van het Modelplan en de onderdelen daarbinnen.

Voor de ontwikkeling van dit Modelplan is gebruik gemaakt van een ontwerpgroep. De klankbordgroep GROP is gevraagd mee te lezen. De ontwerpgroep heeft in 3 discussiebijeenkomsten meegedacht over de ontwikkeling van de nieuwe structuren en modellen, die de basis vormen voor dit Modelplan. Ook hebben zij gereageerd op de tekstvoorstellen. Een overzicht van de deelnemers en betrokkenen is opgenomen in bijlage 14.

Vervolgens zijn de concepten door enkele meelezers beoordeeld en van commentaar voorzien. Hiervoor zijn meerdere leesrondes geweest. Dit heeft geleid tot de uiteindelijke tekst die nu voorligt. We hopen GGD’en hiermee een praktisch instrument te bieden voor de ontwikkeling van het eigen GROP.

Ontwerpteam Modelplan GROP 2012 december 2012


Inleiding

Opschaling in de GGDDe GGD heeft een rol bij crises. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een GGD moet acteren in een crisissituatie:

als er coördinatie nodig is van de psychosociale hulpverlening, bijvoorbeeld bij opvang van slachtoffers na een ramp, bij gezinsdrama’s, zedenzaken of bij dreiging van maatschappelijke onrust

bij infectieziekte-uitbraken, zoals bij de Influenza A H1N1 waarbij een massavaccinatie werd georganiseerd, maar ook bij bijvoorbeeld een uitbraak van Q-koorts

bij een crisis van medisch milieukundige aard, zoals een brand met gevaarlijke stoffen bij een crisis waarbij behoefte is aan advies over of inzet van een gezondheidsonderzoek of op verzoek van andere organisaties, zoals gemeenten of GHOR

De professionals van de GGD gaan bij een crisis aan het werk op hun eigen vakgebied, maar vaak is het zo dat er afstemming noodzakelijk is. Deze afstemming is nodig omdat er behoefte is aan:

coördinatie t.a.v. de GGD-capaciteit, afstemming met (externe) partners interne afstemming om eenduidig te handelen en te kunnen adviseren

Definitie crisis:Periode van ernstige ontwrichting, meestal gebruikt voor een periode van korte duur, daarnaast ook gebezigd voor een periode van stagnatie die zich over langere tijd uitstrekt.

Definitie crisis voor de GGD:Gebeurtenissen die het reguliere proces binnen de GGD (dreigen te) ontwrichten, bijvoorbeeld doordat extra capaciteit of ondersteuning wordt gevraagd; dan wel gebeurtenissen buiten de GGD die een (dreigende) ontwrichting van de maatschappij zijn of kunnen worden, waarbij de GGD een rol kan of moet spelen.

Doel van het GROPEen GROP omschrijft de aanpassing van de interne GGD organisatie vanaf de ontvangst van een melding van een dreigende crisis tot aan de afronding van de GGD-inzet. Door het vastleggen van de werkwijze, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de afspraken ten aanzien van de afstemming met partnerorganisaties is voor iedereen helder wat van hem of haar wordt verwacht in een crisis.


Doel GROP

Het GROP heeft tot doel om een efficiënte respons- en afstemmingsorganisatie te creëren binnen de GGD, voor de taken en verantwoordelijkheden van de GGD bij crises voor de 4 GGD-processen IZB, MMK, PSH en GOR, waarbij:

1. de werkzaamheden van de crisis worden gescheiden van de reguliere werkzaamheden, 2. een team dat duidelijk herkenbaar is voor betrokkenen zowel binnen als buiten de GGD aanwezig is en:- zich focust op de crisis en zorg draagt voor de aansturing en coördinatie van de

werkzaamheden- voorkomt dat processen over het hoofd worden gezien- voor alle betrokken medewerkers duidelijke instructies verschaft over hoe te

handelen bij de uitvoering van de crisis 3. de benodigde capaciteit, kennis en kunde kan worden geregeld (= opschaling)4. de continuïteit van de reguliere GGD-processen in oog wordt gehouden5. de afstemming met andere betrokken organisaties wordt geregeld.6. de Directeur Publieke Gezondheid (DPG), het GGD-bestuur, bestuur Veiligheidsregio (bij A-Infectieziekten) en de burgemeester met eenduidig advies worden geïnformeerd en geadviseerd over de te nemen maatregelen.

In het GROP moet rekening gehouden worden met de effecten van de crisis op de GGD en de medewerkers zelf. In dit kader is het van belang een relatie te leggen met het continuïteitsplan van de GGD.

Wettelijk kaderDe GGD heeft een wettelijke taak in de rampenopvang en crisisbeheersing. Deze is beschreven in de Wet Publieke Gezondheid en de Wet Veiligheidsregio (bijlage 2).

De GGD heeft, ingevolge artikel 33 eerste lid WVR, de taak om maatregelen te treffen met het oog op haar taak binnen de geneeskundige hulpverlening en de voorbereiding daarop. Partijen dienen, ingevolge artikel 33 tweede lid WVR, schriftelijke afspraken te maken over de inzet binnen de uitvoering van hun taak en de voorbereiding daarop met inachtneming van de daaraan gestelde eisen in artikel 5.1. van het Besluit Veiligheidsregio’s.

LeeswijzerHoofdstuk 1 beschrijft het proces van opschaling bij de GGD. Dit is de basis voor het GROP. In hoofdstuk 2 wordt de voorbereiding van de GGD op een crisis beschreven. Hiervoor is een overzicht opgenomen met indicatoren. Deze kunnen worden gebruikt om te toetsen in hoeverre de GGD is voorbereid en in hoeverre het eigen GROP voldoet. Vervolgens worden handreikingen gegeven voor het invullen en uitwerken van het GROP. Hoofdstuk 3 bevat de wijze waarop de GGD de implementatie, onderhoud en borging van het GROP kan organiseren.


1. De GGD tijdens een crisis

1.1. inleidingDit hoofdstuk beschrijft de algemene leidraad voor de crisisaanpak van de GGD. Het is een weergave van het proces van opschaling, dat start wanneer er ergens in de GGD een melding of signaal binnenkomt van een (dreigende) crisis en doorloopt door totdat de gehele GGD-inzet bij de crisis is afgerond.

1.2. Melding en alarmeringWanneer er een crisis plaatsvindt waarbij behoefte is aan inzet van de GGD (bijvoorbeeld van 1 van de GGD-processen) ontvangt de GGD hiervan een melding.

1.2.1. Meldpunt: plaats waar de melding binnenkomt24 Uur per dag, 7 dagen per week kunnen medewerkers van de GGD meldingen ontvangen die kunnen duiden op een (beginnende) crisis. Meldingen kunnen vanuit diverse kanten komen, zoals vanuit de gemeente (burgemeester/wethouder of ambtenaren), vanuit de GHOR, maar ook vanuit andere partnerorganisaties, zoals politie, slachtofferhulp, algemeen maatschappelijk werk, Rode Kruis, etc. Informatie in relatie tot internationale dreigingen kan door het RIVM worden gemeld bij de GGD. Van veel meldingen is in de beginfase niet duidelijk of het een reden is om te denken aan een crisis.

1.2.2. Ontvangst en beoordeling van de meldingBij ontvangst van de melding wordt de melding altijd gedocumenteerd. Dit geeft in het verdere verloop duidelijkheid over de beginfase. Hierbij kan een registratieformulier en/of uitvraaglijst helpen.

Een melding met een potentieel crisiskarakter zal worden voorgelegd aan de coördinator crisisteam om deze te beoordelen op basis van een vijftal criteria:

1. Overstijgt de crisis mogelijk 1 GGD proces?2. Is er sprake van dreiging van maatschappelijke onrust?3. Is er sprake van afwijking van regulier werk?4. Is er sprake van bedreiging van de continuïteit van de GGD (denk ook aan duur van de inzet)?5. Is er behoefte aan extra capaciteit of expertise ten aanzien van de crisissituatie?

Hiervoor kan de coördinator crisisteam een check bij partnerorganisaties doen, bijvoorbeeld GHOR, politie, gemeente, etc. Op basis van de beschikbare informatie over de crisis en de inschatting van de coördinator crisisteam over de benodigde GGD-inzet kan hij of zij adviseren om de GGD op te schalen. De Directeur Publieke Gezondheid (DPG) of diens vervanger/gemandateerde besluit uiteindelijk tot opschaling.


1.2.3. Besluit tot opschalingDe uiteindelijke beslissing om de GGD op te schalen conform het GROP ligt bij de DPG of een daartoe aangewezen plaatsvervanger.

Indien is besloten tot opschalen van de GGD wordt het crisisteam bijeengeroepen. Dit gebeurt door de coördinator crisisteam. Hij beschikt hiervoor over de bereikbaarheidsgegevens van dienstdoende procesleiders voor de 4 processen, de communicatieadviseur en de benodigde ondersteunende functionarissen.

1.2.4. SamengevatStroomschema

Figuur 1: Melding en alarmering in de GGD

1.3. Het crisisteam GGD

1.3.1. Inzet van het crisisteamDe coördinator crisisteam zit de bijeenkomsten van het GGD crisisteam voor. In de vergaderingen worden, nadat een goed beeld is geschetst van de situatie, besluiten genomen over de coördinatie en uitvoering van de GGD-processen, afspraken gemaakt over de crisiscommunicatie, adviezen geformuleerd voor de DPG en burgemeester en/of wethouder), en worden afspraken gemaakt over de afstemming met ketenorganisaties. Ook worden de benodigde randvoorwaarden gecreëerd over de inzet, zoals de benodigde expertise, capaciteit, etc. Desgewenst kunnen aan het crisisteam GGD extra adviseurs en liaisons worden toegevoegd. Denk hierbij aan een liaison GHOR of gemeente en adviseurs van RIVM.


Ook het benodigde aantal extra functionarissen in de uitvoering of ondersteuning kan met behulp van telefoonlijsten worden ingezet en/of opgeroepen. Denk bij alle functionarissen bovendien aan de benodigde aflossing wanneer een crisis langer (dreigt te) duren/duurt.Het crisisteam GGD heeft tijdens een crisis de bevoegdheid om mensen op te roepen of juist weer naar huis te sturen.

1.3.2. 3 Varianten in opschaling, maar 1 werkwijzeEr zijn 3 varianten in opschaling:

- de reden tot opschaling betreft slechts 1 GGD-proces, bijvoorbeeld opschaling van MMK vanwege capaciteitsproblemen, of een specifieke JGZ-crisis

- de situatie betreft meerdere GGD-processen, bijvoorbeeld een asbestcasus waarbij zowel MMK, GOR, crisiscommunicatie als PSH betrokken zijn

- de reden betreft een opschaling binnen de regionale opschalingsstructuur (GRIP-opschaling), bijvoorbeeld een treinramp waarbij behoefte is aan PSH, MMK en crisiscommunicatie.

Voor de GGD is er echter geen verschil in werkwijze voor de verschillende varianten! De functie van de GGD-opschaling is immers in alle situaties hetzelfde. Ook de taken en werkwijze van de GGD blijft in alle situaties gelijk. De professional blijft zoveel mogelijk ‘doen wat hij of zij altijd doet’ en het crisisteam zorg voor afstemming, besluitvorming en coördinatie voor wat betreft de crisis.

Wat wel verandert in de verschillende varianten is de omvang, want mogelijk worden meer mensen ingezet, over een langere periode en onder andere omstandigheden. Met name de verandering van omgeving vereist afstemming met andere partners en een andere rol van de DPG. Zo heeft bij een GRIP-opschaling de GGD te maken met afstemming in de GHOR-structuur (bijlage 3).

1.3.3. Samenstelling van het crisisteamGedurende de crisis kan de samenstelling van het team voortdurend worden aangepast. Mogelijk worden procesleiders en/of ondersteuners aan het team toegevoegd dan wel uit het team verwijderd. Het team bestaat ten minste uit 1 procesleider, de coördinator crisisteam en de communicatieadviseur. Afhankelijk van de omvang van de crisis kan het team worden aangevuld met ondersteuning in de vorm van informatiecoördinatie, logistieke en secretariële ondersteuning. Afhankelijk van de aard van de crisis wordt het team aangevuld met 1 of meerdere procesleiders.

Figuur 2: Voorbeeld van maximaal ingezet crisisteam GGD


De coördinator crisisteam is verantwoordelijk voor het voorzitterschap van het crisisteam. Hij of zij zit de vergaderingen voor, bepaalt de vergaderfrequentie en bewaakt de samenstelling van het crisisteam. De coördinator crisisteam vertegenwoordigt in het crisisteam de belangen en behoeften van de DPG, het GGD-bestuur en de wethouder en burgemeester die door het crisisteam worden geadviseerd over de besluiten ten aanzien van de processen in de publieke zorg.

De procesleider vertegenwoordigt de belangen van het proces. Hij of zij draagt zorg voor afstemming van de uitvoeringstaken met de andere processen, weegt de verschillende belangen af en zorgt voor de benodigde capaciteit en expertise om het GGD-proces uit te kunnen voeren. De procesleider is verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitvoering van zijn of haar GGD-proces. Hij of zij stemt hiervoor de uitvoering af met de verschillende uitvoerende organisaties, zoals bijvoorbeeld slachtofferhulp, GGZ en maatschappelijk werk bij het proces PSH.

De communicatieadviseur is verantwoordelijk voor de coördinatie van de communicatie over de GGD-inzet en de adviezen van de GGD. Hij of zij stemt af met de communicatieadviseur van de betrokken gemeenten en andere betrokken organisaties tijdens de crisis.

De ondersteuners dragen zorg voor een gestructureerd verloop van de vergaderingen d.m.v. verslaglegging, agendavorming, etc. Hierbij is een aantal rollen te onderscheiden die door 1 of meerdere functionarissen zouden kunnen worden ingevuld:

Logistieke ondersteuningEen logistiek ondersteuner zorgt dat alle communicatiemiddelen in het crisiscentrum aangesloten zijn. Dit betreft bijvoorbeeld computers, telefoons, flipover/ beamer/whiteboard, ICT, verbindingen, radio en televisie. Daarnaast zorgt hij ervoor dat storingen met communicatiemiddelen zo snel mogelijk (< 1 uur) opgelost worden. Ook is hij verantwoordelijk voor de organisatie van de catering van alle medewerkers die in het kader van de crisis zijn ingezet.

(Secretariële) ondersteuning: verslagleggen, plotten en loggenTijdens de crisis is het van belang een logboek bij te houden. Hierin moet worden opgeschreven welke acties er zijn genomen en welke beslissingen zijn gemaakt. Er kan gebruik worden gemaakt van plotten, maar ook de verslaglegging van de vergaderingen is van belang. Bij kleine crises kunnen de leden van het crisisteam deze taak op zich nemen, maar bij een wat grotere crisis is het al snel wenselijk om de taak specifiek te beleggen.

Informatiecoördinatie (informatiemanagement)Voor adequate informatievoorziening en informatiedeling is het van belang afspraken te maken in het crisisteam op welke wijze de informatiecoördinatie wordt georganiseerd. Bij grotere crises kan het daarbij wenselijk zijn een informatiecoördinator toe te voegen aan het crisisteam. Deze is verantwoordelijk voor een actueel overzicht van de opgeschaalde processenen voor de ondersteuning van de besluitvorming. Dit doet hij of zij door bij de juiste mensen de juiste informatie te verzamelen, deze te bundelen en deze te delen en de besluitvorming vast te leggen.

Bij de klassieke manier van informatievoorziening wordt informatie doorgegeven via de hiërarchische lijn van een organisatie. Dat kost tijd, de informatiestroom gaat maar één kant op en de informatie wordt steeds doorgegeven en hierdoor vervormd. Bij netcentrisch werken vormen de niveaus binnen een organisatie één informatienetwerk. Daarbinnen wisselen alle niveaus informatie met elkaar uit en wordt de samengevoegde informatie gelijktijdig met elkaar gedeeld. De Veiligheidsregio maakt gebruik van netcentrisch werken via een online systeem (LCMS). Ook de DPG heeft toegang tot dit


systeem. De GGD kan afspraken maken over het inzien, dan wel aanleveren van informatie om gebruik te maken en aan te sluiten bij het totaalbeeld van de crisis.

Ondersteuning buiten het crisisteam:RegistratieRegistreren van patiënten/patiëntgegevens gebeurt binnen de eigen GGD-processen en niet door het crisisteam GGD, omdat dit niet relevant is voor de afstemming en besluitvorming in het crisisteam. Voor hen is een globale lijn genoeg. Wel kan via het crisisteam extra capaciteit of ondersteuning ten behoeve van de registratie worden georganiseerd.

PersoneelWanneer veel (GGD-)medewerkers moeten worden ingezet (zoals bij een massavaccinatie) kan het crisisteam besluiten een personeelsdesk in te richten. Deze is verantwoordelijk voor het werven, selecteren, inroosteren, betalen, etc. van het benodigde personeel

1.3.4. Taken van het crisisteamHet crisisteam voert de volgende processen uit:

- Afstemmen en coördinatie van de uitvoering van de 1 of meerdere GGD-processen en bewaken van inzet van de processen op korte en langere termijn;

- Anticiperen op mogelijke scenario’s en vooruitdenken wat mogelijke gevraagde inzet is van de GGD en de uitvoerende partners. Hieronder valt ook het voorbereiden op de zogenaamde ‘nafase’ van een crisis;

- Eenduidige en met partners zoals gemeenten afgestemde crisiscommunicatie;- Verschaffen van duidelijke instructies voor alle betrokken medewerkers over hoe te

handelen bij de uitvoering van de crisis;- De benodigde capaciteit, kennis en kunde voor de uitvoering (= opschaling);- De bewaking van de continuïteit van de reguliere GGD-processen;- De afstemming met andere betrokken organisaties; - Informeren en adviseren van de DPG, het GGD-bestuur en de burgemeester over de te

nemen maatregelen.

Voordeel van het inrichten van een crisisteam is dat de GGD-activiteiten ten behoeve van de crisis worden gescheiden van de reguliere werkzaamheden. Hiermee bescherm je de medewerkers die worden ingezet in de crisis, omdat hun reguliere werkzaamheden tijdelijk worden stopgezet dan wel overgedragen. Tevens maak je een duidelijke afbakening in de GGD. Hierdoor is voor iedereen zichtbaar wie verantwoordelijk is voor de aansturing, coördinatie en aanpak van de crisis.

1.3.5. Locatie crisisteamHet crisisteam GGD komt bijeen op de daartoe afgesproken locatie. Deze vergaderruimte beschikt over de benodigde middelen, zoals communicatiemiddelen en administratieve benodigdheden.

1.3.6. Vergadering crisisteamIn iedere vergadering van het crisisteam wordt dezelfde overlegstructuur gevolgd. Hiervoor wordt de BOB-methode gehanteerd. Dat betekent dat in ieder overleg gestart wordt met het vormen van een beeld van de situatie (beeldvormen), het vellen van een oordeel over de benodigde GGD-inzet op de korte en de langere termijn en het nemen van een aantal besluiten. Na de bijeenkomst gaan de


verschillende deelnemers de genomen besluiten omzetten in acties die ze afstemmen met de verschillende mensen en organisaties. Dit proces herhaalt zich tot de crisis is beëindigd.

In de vergaderingen van het crisisteam zal ook voortdurend worden bekeken:- Of de juiste mensen aan tafel zitten;- Wat de te verwachten scenario’s en bijbehorende GGD-inzet zou kunnen zijn of worden;- Of de benodigde capaciteit op korte en lange termijn nog beschikbaar is en wat de

consequenties hiervan zijn voor de reguliere processen van de GGD.

1.3.7. Samengevat

De GGD schaalt op wanneer:- de crisis een regulier GGD proces overstijgt- er sprake is van een dreiging van maatschappelijke onrust- het afwijkt van het reguliere werk- er een mogelijke dreiging is voor de continuïteit van de GGD- er behoefte is aan bredere capacitaire of inhoudelijke ondersteuning ten aanzien van de crisis. Denk daarbij aan communicatie, expertise RIVM, etc.

Doel van de opschaling is:- zorgen voor aanpakken van de crisis door afstemming binnen de

werkzaamheden van de GGD en de GGD-processen - zorgen voor advisering voor besluitvorming richting de DPG en andere betrokken

partijen, - en voor voldoende capaciteit en expertise om de crisis aan te pakken en de

nafase te organiseren.

De werkwijze van de opschaling is bij elk type crisis zoveel mogelijk identiek!

De maatregelen zijn uiteraard maatwerk.

1.4. Afschaling en evaluatie van de inzet

1.5.1. AfschalingHet einde van de opgeschaalde situatie binnen de GGD is afhankelijk van de benodigde inzet van de GGD. Dat betekent dat de DPG bepaalt wanneer de GGD afschaalt. Dit is sterk afhankelijk van de aard en omvang van de crisis en kan daarmee ruim voor of na het beëindigen van een Grip-situatie plaatsvinden (bijlage 3). De afschaling kan ook gefaseerd, maar in relatie tot de ontwikkelingen per GGD-proces plaatsvinden.

1.5.2. Evaluatie van de inzetDe DPG start met de afhandeling van de nasleep van de crisis door zaken als overwerkregistratie, administratie en financiën, evaluatie en implementatie van de verbeterpunten.


2. De GGD voorbereiding op een crisis

2.1 InleidingIn de voorbereidende fase van een crisis kan nog van alles worden uitgedacht en besproken. Er kunnen plannen worden geschreven, hulpmiddelen worden ontwikkeld en afspraken worden gemaakt met partners. In alle andere fasen van een crisis ligt het accent veel meer op het DOEN. Het is dan vaak te laat voor discussiëren, denken en/of uitzoeken. De lijnen, taken en procedures moeten dan zoveel mogelijk helder zijn. Daarvoor is immers het GROP opgesteld.

Kern van de opschaling van de GGD moet zijn dat de organisatie werkt vanuit de basis. Er wordt zowel qua werkwijze als qua functionarissen zoveel mogelijk aangesloten bij de normale, reguliere procedures en werkwijzen. Ook de GROP-werkwijze moet zoveel mogelijk worden ingesleten in de reguliere taken van de GGD.

Om te toetsen of het GROP nog actueel is en volstaat worden resultaten van opleiden, trainen en oefenen gebruikt als toetsinstrument. Daarnaast is een indicatorenlijst beschikbaar om inzicht te krijgen in de mate van voorbereid zijn.

2.2 IndicatorenAan de hand van onderstaande indicatoren kan de GROP-beheerder toetsen in hoeverre de GGD is voorbereid op een crisis.

Paragraaf Thema Indicatoren Gereed?2.3.1. Melding en

alarmering1. In het GROP is het proces van melding, besluitvorming

tot opschaling en de alarmering van het crisisteam beschreven.

2. Er is vastgelegd op welke plaats(en) in de GGD een melding over een crisis wordt ontvangen: wie neemt de melding aan

3. De melding wordt met behulp van een registratie- en uitvraaglijst aangenomen

2.3.2. Bereikbaarheid GGD

4. De bereikbaarheidsgegevens van de GGD zijn bekend bij vooraf bepaalde partnerorganisaties

5. Jaarlijks toetst de GGD of de partnerorganisaties over de juiste bereikbaarheidsgegevens beschikken

6. De GGD test jaarlijks de bereikbaarheid van de GGD, zowel binnen als buiten kantooruren

2.3.3. Opschaling 7. Er is vastgelegd welke functionaris het opschalingsbesluit neemt

8. De 24 x 7 bereikbaarheid van deze functionaris is gegarandeerd

9. Er zijn criteria beschreven voor het besluit tot opschaling van het crisisteam en voor de mate van opschaling


2.3.4. Alarmering crisisteam

10. De procedure voor alarmering van de deelnemers in het crisisteam is beschreven.

11. De coördinator crisisteam of zijn vervanger is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar.

12. De procedure voor alarmering van ondersteunend personeel en uitvoerend personeel is beschreven

13. De GGD heeft actuele alarmeringsschema’s en lijsten van eigen personeel

14. De GGD organiseert jaarlijks een alarmeringsoefening voor het crisisteam. Hierbij wordt ten minste getest of de op te roepen medewerkers telefonisch bereikbaar zijn

2.3.5. Bereikbaarheid samenwerkings-partners

15. De GGD heeft actuele alarmeringsschema’s en lijsten van uitvoerend personeel en van uitvoerende partnerorganisaties

16. De GGD toetst jaarlijks de bereikbaarheid van samenwerkingspartners bijvoorbeeld door een alarmeringsoefening

2.3.6. Samenstelling crisisteam

17. In het GROP zijn de verschillende rollen van het crisisteam beschreven. De bezetting bestaat minimaal uit een coördinator crisisteam, procesleider en communicatieadviseur, eventueel aangevuld met een ondersteuner.

18. In het GROP is beschreven welke functionarissen de diverse rollen in kunnen vullen

19. In het GROP is beschreven hoe de besluitvorming is geregeld rond het stopzetten van reguliere werkzaamheden, indien nodig.

20. In het GROP is beschreven op welke wijze het crisisteam op 24-uurs basis gedurende langere periode kan functioneren.

2.3.7. Locatie crisisteam

21. In het GROP is vastgelegd welke ruimte beschikbaar is voor het crisisteam GGD, waarbij ook de 24 x 7 toegankelijkheid is geborgd.

22. De inrichting van deze ruimte is beschreven op basis van de benodigde materialen om de crisisorganisatie uit te kunnen voeren.

2.3.8. Bekwaamheid 23. De functionarissen uit het crisisteam en hun vervangers volgen een OTO-programma gericht op de bekwaamheid voor hun taken in het crisisteam

24. Het crisisteam GGD oefent regelmatig, minimaal 2x per jaar hun inzet voor ten minste 2 van de 4 processen per jaar, waarbij het functioneren wordt geëvalueerd. Deze evaluatie is input voor OTO-activiteiten.

25. In het GROP zijn taakkaarten opgenomen voor de rollen in het crisisteam, deze worden jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld op basis van inzet en OTO.


2.3.9. Werkwijze van het crisisteam

26. De coördinator crisisteam heeft een vaste agenda en checklist voor de eerste vergadering van het crisisteam GGD beschikbaar

2.3.10. Communicatie 27. De communicatieadviseur kent de inhoud van het crisiscommunicatieplan. Hierin kunnen ook een met GHOR en gemeenten afgestemd mediaplan, een social mediaplan, een communicatiematrix (zie bijlage 4), een draaiboek callcenter en eventuele afspraken met een tolk/vertaalcentrum zijn opgenomen.

28. De communicatieadviseur beschikt over de actuele afspraken met de ketenpartners ten aanzien van communicatie, zoals over woordvoering

29. De communicatieadviseur beschikt over een actuele contactpersonenlijst van communicatieadviseurs van gemeenten, GHOR/VR, regionale (zorg)instellingen en landelijke instellingen zoals RIVM, LCI

2.3.11. GGD-Processen 30. De procesleiders beschikken over actuele handreikingen, richtlijnen en/of procesbeschrijvingen voor de uitvoering van hun proces

31. De procesleiders zijn op de hoogte van de afspraken met de ketenpartners in de GGD-processen

32. De procesleiders beschikken over een actueel netwerk en 24-uurs bereikbaarheidsgegevens van de samenwerkingspartners

2.3.12. Ondersteuning crisisteam

33. In het GROP is opgenomen op welke wijze het informatiecoordinatie in het crisisteam is geregeld.

34. Het crisisteam heeft tijdens de opgeschaalde situatie een actueel inzicht in de voortgang van de opgeschaalde processen; in het GROP is vastgelegd hoe deze informatie wordt verzameld

35. De GGD heeft afspraken met de veiligheidsregio over eventuele toegang tot het LCMS (systeem voor informatiecoordinatie).

2.3.13 GROP-inzet bij Grip

36. In het GROP is opgenomen hoe de communicatie- en besluitvormingslijnen lopen in een Grip-situatie

37. De GROP-opschaling is afgestemd met de GHOR2.3.14. Afschaling 38. In het GROP is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor

het besluit tot afschaling van het crisisteam GGD39. In het GROP is vastgelegd volgens welke procedure de

afschaling van de crisisorganisatie verloopt.40. In het GROP is vastgelegd hoe de nazorg voor eigen

medewerkers en eventueel medewerkers van partnerorganisaties is georganiseerd.

2.3.15. Evaluatie 41. In het GROP is beschreven hoe de evaluatie van de GGD inzet bij de crisis wordt georganiseerd en welke informatie daarvoor moet worden verzameld.


3. Aanwezigheid GROP

42. De GGD heeft een actueel GROP. Hierin is de crisisorganisatie en alle daarmee samenhangende procedures beschreven, zoals melding en alarmering, open afschaling, leiding en coördinatie en informatiecoordinatie

43. in het GROP wordt verwezen naar de onderliggende procesplannen voor de 4 GGD-processen

44. het GROP is vastgesteld door de GGD directie45. in het GROP is de relatie met het continuïteitsplan van

de GGD beschreven3.1.1. GROP-

beheerder46. In het GROP is opgenomen wie de beheerder is van

het plan en voor welke periode het geldig is.47. Bij de introductie van nieuwe medewerkers zal het

GROP onderdeel uitmaken van het inwerkproces3.2. GROP en het

Crisisplan VR48. Het GROP is afgestemd met het regionaal crisisplan

van de Veiligheidsregio (GHOR)

2.3 Voorbereiding in de GGD

2.3.1 Melding en alarmering

Indicatoren: In het GROP is het proces van melding, besluitvorming tot opschaling en de

alarmering van het crisisteam beschreven. Er is vastgelegd op welke plaats(en) in de GGD een melding wordt ontvangen:

wie neemt de melding aan De melding wordt met behulp van een registratie- en uitvraaglijst aangenomen

24 Uur per dag, 7 dagen per week kan er bij de GGD een signaal of melding binnenkomen die aanleiding is tot opschaling. Niet altijd zal direct duidelijk zijn of er sprake is van een dreigende crisissituatie. Organisaties zoals politie, GHOR, gemeente, zorginstelling, huisarts, brandweer kunnen een beroep doen op inzet van de GGD. Daarvoor dient de GGD een aantal voorbereidingen te treffen.

In het GROP beschrijft de GGD wie bij de GGD mag melden. Dat varieert van ‘iedereen’ tot een bepaald type functionaris. De GGD maakt hierin een weloverwogen keuze die past bij de eigen organisatie. Deze keuze bepaalt sterk de frequentie van opschalen en de alarmering (en inzet) van de coördinator crisisteam. Laagdrempelig alarmeren van de GGD heeft als voordeel dat de GGD snel betrokken is en goed op de hoogte is van eventuele (dreigende) crises in de regio. Hoogdrempelig alarmeren kan betekenen dat de GGD pas laat wordt ingezet en daardoor te laat kan zijn met belangrijke interventies in de eerste fase van de crisis.

Ook is in het GROP beschreven wie binnen de GGD de melding in ontvangst kan nemen. Dat kan variëren van iedere GGD-medewerker, tot een rechtstreekse melding bij de DPG of de coördinator crisisteam. Hierbij dient goed uitgewerkt te zijn op welke wijze de ontvangen melding wordt doorgezet naar de coördinator crisisteam. Loopt een melding bijvoorbeeld altijd via een afdelingshoofd/clustermanager/etc.? Of kan degene die de melding ontvangt/signaleert rechtstreeks de coördinator crisisteam benaderen?


Bij ontvangst van de melding wordt de melding zorgvuldig gedocumenteerd. Dit geeft duidelijkheid over de omvang en het soort crisis. Hierbij kan een registratie en uitvraaglijstje helpen. Denk aan vragen zoals:

- naam, functie en telefoonnummer melder- tijdstip van de melding- plaats van de crisis- soort crisis- verwachte inzet vanuit de GGD (vanuit de 4 processen)- geschatte omvang en duur van de crisis

2.3.2 Bereikbaarheid GGD

Indicatoren: De bereikbaarheidsgegevens van de GGD zijn bekend bij (vooraf bepaalde)

partnerorganisaties voor een melding Jaarlijks toetst de GGD of de partnerorganisaties over de juiste

bereikbaarheidsgegevens beschikken De GGD test jaarlijks de bereikbaarheid van de GGD, zowel binnen als buiten

kantooruren

Om de melding van een crisis snel en adequaat te kunnen ontvangen is het van belang dat de samenwerkingspartners die bij een de GGD een melding van een crisis kunnen doen, de GGD ook kunnen bereiken. Hiervoor dienen afspraken te zijn gemaakt over de 24-uurs bereikbaarheid van de GGD (telefoonnummer).

Deze gegevens dienen regelmatig, maar ten minste 1 keer per jaar, bij deze organisaties te worden gecontroleerd. Dit kan de GROP-beheerder schriftelijk dan wel fysiek testen, door bijvoorbeeld de partnerorganisaties te vragen om de bereikbaarheid van de GGD jaarlijks te testen.

2.3.3 Beoordelen van de melding en besluit tot opschaling

Indicatoren: Er is vastgelegd welke functionaris het opschalingsbesluit neemt De 24 x 7 bereikbaarheid van deze functionaris is gegarandeerd Er zijn criteria voor het besluit tot opschaling van het crisisteam en voor de mate

van opschaling opgenomen in het GROP

Een ontvangen melding dient altijd te worden voorgelegd aan de coördinator crisisteam of diens vervanger. Hij of zij zal deze melding beoordelen alvorens over te gaan tot opschaling. Hiervoor kan de coördinator crisisteam een check bij partnerorganisaties doen, bijvoorbeeld GHOR, politie, gemeente, etc., om nadere informatie te verkrijgen over de crisis, de melding te verifiëren, of om aanvullende informatie te verkrijgen over de gevraagde inzet die noodzakelijk is om de melding te kunnen beoordelen.

Op basis van de beoordeling zal de coördinator crisisteam adviseren om het crisisteam formeel op te schalen. Hiervoor dient in het GROP te zijn vastgelegd wie bevoegd is om dit besluit te nemen. In de meeste gevallen zal dit de DPG (of diens vervanger) zijn. De (telefonische) bereikbaarheid van de DPG dient hiervoor te zijn gegarandeerd.


De coördinator crisisteam kan uiteraard ook worden gemandateerd om dit besluit te nemen, dan wel om alvast het crisisteam op te schalen. Dit versnelt het proces van opschaling.

2.3.4 Alarmering van het crisisteam GGD

Indicatoren: De GGD heeft de procedure voor alarmering van het crisisteam beschreven in

het GROP. De coördinator crisisteam (of diens vervanger) is 24 uur per dag, 7 dagen per

week bereikbaar De procedure voor alarmering van ondersteunend personeel en/of uitvoerend

personeel is beschreven De GGD heeft actuele alarmeringsschema’s en lijsten van eigen personeel De GGD organiseert jaarlijks een alarmeringsoefening voor het crisisteam.

Hierbij wordt ten minste getest of de op te roepen medewerkers (telefonisch) bereikbaar zijn

Zowel binnen als buiten kantooruren dient het crisisteam GGD te worden gealarmeerd. Dit gebeurt in opdracht van de coördinator crisisteam. De wijze waarop de alarmering plaatsvindt is afhankelijk van de eigen situatie. De GGD beschikt hiervoor over de actuele bereikbaarheidsgegevens van de functionarissen in het crisisteam.

Het crisisteam GGD bestaat ten minste uit de coördinator crisisteam, 1 procesleider, de communicatieadviseur en eventueel een ondersteuner. Eventueel kan het crisisteam worden aangevuld met meerdere procesleiders en ondersteuners. Ook kunnen liaisons (van partnerorganisaties) aan het crisisteam worden toegevoegd als adviseur.

De leden van het crisisteam GGD vervullen tijdens een crisis een andere rol dan hun reguliere werkzaamheden. Zij zullen hiervoor dan ook moeten worden opgeleid, getraind en geoefend.

Naast het crisisteam kunnen alle GGD-medewerkers 24 x 7 worden ingezet van de GGD onder crisisomstandigheden. De GGD-medewerkers zullen in een crisissituatie vaak dezelfde of vergelijkbare werkzaamheden verrichten als in de reguliere situatie. Wat af kan wijken is met name de omvang, urgentie, etc. van de werkzaamheden. Om ook reguliere medewerkers in een crisissituatie in te kunnen zetten is het noodzakelijk dat de bereikbaarheidsgegevens (NAW-gegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en woonplaats) actueel zijn. Een update van gegevens zou ten minste 1 keer per jaar plaats moeten vinden. Dit kan per afdeling/proces gebeuren, maar ook centraal kan dit plaatsvinden via de personeels- of salarisadministratie. De GROP-beheerder zorgt voor de actuele beschikbaarheid van deze gegevens.

2.3.5 Bereikbaarheid en beschikbaarheid van samenwerkingspartners

Indicatoren: De GGD heeft actuele alarmeringsschema’s en lijsten van uitvoerend

personeel/van uitvoerende partnerorganisaties


De GGD toetst jaarlijks de bereikbaarheid van samenwerkingspartners bijvoorbeeld door een alarmeringsoefening

Naast de inzet van eigen medewerkers tijdens een crisis, maakt de GGD ook veel gebruik van inzet, advies of ondersteuning van partnerorganisaties. Zo heeft de GGD bij PSH vooral een coördinerende taak en wordt de inhoudelijke uitvoering vaak door andere organisaties verzorgd en kan de Geneeskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen (GAGS) vanuit een pool worden ingezet. Dat betekent dat de GGD naast de bereikbaarheidsgegevens van de eigen medewerkers ook moet beschikken over de actuele bereikbaarheidsgegevens van deze partnerorganisaties en/of professionals.

Hiervoor is het nodig dat het crisisteam GGD beschikt over actuele alarmeringslijsten en bereikbaarheidsgegevens van deze partnerorganisaties en van de individuele professionals. Ook dient inzichtelijk te worden gemaakt welke partners en partnerorganisaties het betreft per proces en dienen afspraken te worden gemaakt over de bereikbaarheid, zowel binnen als buiten kantooruren. Ten minste 1 keer per jaar zouden deze gegevens moeten worden getoetst.

2.3.6 Samenstelling van het crisisteam GGD

Indicatoren: In het GROP zijn de verschillende rollen van het crisisteam beschreven. De

bezetting bestaat minimaal uit een coördinator crisisteam, procesleider en communicatieadviseur, eventueel aangevuld met een ondersteuner.

In het GROP is beschreven welke functionarissen de diverse rollen in kunnen vullen

In het GROP is beschreven hoe de besluitvorming is geregeld rond het stopzetten van reguliere werkzaamheden, indien nodig.

In het GROP is beschreven op welke wijze het crisisteam op 24-uurs basis gedurende langere periode kan functioneren.

Ten tijde van een crisis of calamiteit zal het merendeel van de GGD-medewerkers dezelfde werkzaamheden verrichten als in de reguliere situatie. Alleen de leden van het crisisteam vervullen een andere rol. Voor deze medewerkers geldt dat vooraf duidelijk moet zijn wie dit betreft.

Voor deze rollen worden functionarissen aangewezen. Hierbij is het wenselijk dat uitgegaan wordt van competenties van de GGD-medewerkers, zoals het adequaat kunnen functioneren in crisisomstandigheden en in een crisisteam.

Afbakening reguliere werkzaamhedenOm er voor te zorgen dat de leden van het crisisteam GGD ook daadwerkelijk zich kunnen focussen op de crisisbeheersing is het van belang dat er afspraken worden gemaakt over het overdragen, dan wel stopzetten, van hun reguliere werkzaamheden. Zo kan worden vastgelegd dat een leidinggevende/manager, DPG of naaste collega de coördinatie van deze overdracht regelt.

Overdracht en aflossingBij een crisis is vaak langdurige inzet van de GGD noodzakelijk. Ook de nafase van de crisis kan weken, maanden, zo niet jaren duren. Dat betekent dat al op voorhand dient te worden nagedacht over op welke wijze de GGD langdurig invulling kan geven aan deze inzet. Dat betekent dat er afspraken dienen te worden gemaakt over aflossing en overdracht. Hiervoor dienen voor iedere rol in het crisisteam meerdere functionarissen inzetbaar te zijn.


2.3.7 Locatie van het crisisteam

Indicatoren: In het GROP is vastgelegd welke ruimte beschikbaar is voor het crisisteam GGD

waarbij ook de 24 x 7 toegankelijkheid is geborgd. De inrichting van deze ruimte is beschreven op basis van de benodigde

materialen om de crisisorganisatie uit te kunnen voeren.

Het GGD crisisteam komt bijeen op een daartoe afgesproken locatie. Deze locatie dient 24 x 7 toegankelijk te zijn, dan wel toegankelijk te kunnen worden gemaakt, voor het crisisteam GGD. De locatie beschikt over communicatiemiddelen, zoals computer, telefoon, etc. en ondersteunende faciliteiten, zoals printer, papier, whiteboard, etc.

Van belang is dat de ruimte voor langere tijd gebruikt kan worden als vergaderruimte voor het crisisteam.

2.3.8 Bekwaamheid van het crisisteam GGD

Indicatoren: De functionarissen uit het crisisteam en hun vervangers volgen een OTO-

programma gericht op de bekwaamheid voor hun taken in het crisisteam Het crisisteam GGD oefent regelmatig, minimaal 2x per jaar hun inzet ten

minste 2 van de 4 processen per jaar, waarbij het functioneren wordt geëvalueerd. Deze evaluatie is input voor OTO-activiteiten.

In het GROP zijn taakkaarten opgenomen voor de rollen in het crisisteam, deze worden jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld op basis van inzet en OTO.

Opleiden, trainen en oefenenOmdat deze functionarissen een rol vervullen die afwijkt van hun reguliere taken is opleiden, trainen en oefenen voor deze rol van groot belang. De werkwijze van het crisisteam moet eigen worden gemaakt, zodat ten tijde van een crisis als vanzelfsprekend via de crisisteamstructuur wordt gewerkt. Dit kan worden versterkt door als GGD laagdrempelig (dus ook bij kleinere crises en incidenten) te werken volgens de structuur van het crisisteam.


TaakkaartenNaast opleiden, trainen en oefenen van de functionarissen in het crisisteam kan het crisisteam worden ondersteund door taakkaarten. Deze taakkaarten dienen als houvast en/of checklist voor de functionaris bij het uitvoeren van zijn of haar rol in het crisisteam. In bijlage 8 zijn voorbeelden opgenomen van taakkaarten. De taakkaarten kunnen op basis van OTO of inzet worden bijgesteld en/of aangevuld.

2.3.9 Werkwijze van het crisisteam

Indicatoren: De coördinator crisisteam heeft een vaste agenda en checklist voor de eerste

vergadering van het crisisteam GGD beschikbaar

Als het GGD crisisteam bij elkaar komt is het van belang een gestandaardiseerde werkwijze in de uitvoering te volgen. Deze standaardisatie leidt er toe dat de werkwijze wordt ingesleten bij de verschillende functionarissen. In crisissituaties is het van belang dat de functionarissen op routine en ervaring kunnen functioneren. Ook opleiden, trainen en oefenen van deze gestandaardiseerde werkwijze is hiervoor een belangrijk instrument.

Agenda:De coördinator crisisteam is voorzitter van het crisisteam en verantwoordelijk voor de agenda. Gebruik hiervoor zoveel mogelijk een standaardagenda.

Vergaderdiscipline:Bewaak tijdens vergaderingen de rust en privacy van de crisisruimte. Door de structuur van de vergadering kan gebruik worden gemaakt van het registreren en visualiseren van de in- en output.

Tijdens ieder overleg wordt verslag gemaakt en dit wordt zo snel mogelijk gedeeld met belanghebbenden, zowel binnen als buiten de GGD. Tijdens de eerste vergadering worden afspraken gemaakt over welke partners dienen te worden geïnformeerd of betrokken. Dit wordt gedurende de crisis voortdurend gemonitord.

Crisismanagement met het BOB-modelBij adequaat crisismanagement en crisisbesluitvorming kan het BOB-model een bruikbaar hulpmiddel zijn. Het maakt duidelijk onderscheid tussen 3 fasen in de vergadering: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming.

- Beeldvorming: hierin staat de opbouw van het actuele beeld van de situatie centraal. Na deze fase hebben de teamleden hetzelfde beeld van de crisis.

- Oordeelsvorming: hierin moeten de mogelijke handelswijzen inzichtelijk worden gemaakt en worden de voor- en tegenargumenten van de opties bekeken.

- Besluitvorming: hierin worden besluiten genomen op basis van het gevormde oordeel en de eventueel verkregen adviezen. De uitkomst omvat, behalve de genomen besluiten zelf,informatie over de onderbouwing van de besluiten, de beoogde resultaten en de bijbehorende acties, inclusief de daarvoor verantwoordelijke instanties.


2.3.10 Crisiscommunicatie en de communicatieadviseur

Indicatoren: De communicatieadviseur kent de inhoud van het crisiscommunicatieplan.

Hierin kunnen ook een met GHOR en gemeenten afgestemd mediaplan, een social mediaplan, een communicatiematrix (zie bijlage 4), een draaiboek callcenter en eventuele afspraken met een tolk/vertaalcentrum zijn opgenomen.

De communicatieadviseur beschikt over de actuele afspraken met de ketenpartners ten aanzien van crisiscommunicatie, zoals over woordvoering

De communicatieadviseur beschikt over een actuele contactpersonenlijst van communicatieadviseurs van gemeenten, GHOR/VR, regionale (zorg)instellingen en landelijke instellingen zoals RIVM, LCI

CrisiscommunicatieplanCommunicatie tijdens een crisis staat onder druk door het gebrek aan tijd, informatie, organisatie en eensgezindheid. Ter voorbereiding is het daarom van belang dat de GGD beschikt over een crisiscommunicatieplan. Dit plan geeft sturing aan de invulling van de crisiscommunicatie.

In bijlage 4 en 5 zijn voorbeelden opgenomen voor de uitwerking en invulling van het crisiscommunicatieplan.

Afspraken met ketenpartnersOmdat de verantwoordelijkheid voor de crisiscommunicatie en daarmee ook voor de woordvoering kan variëren als gevolg van de omvang en aard van de crisis, is het van belang dat de GGD goede afspraken maakt over de crisiscommunicatie en de woordvoering met partnerorganisaties, zoals zorginstellingen, GHOR, politie, gemeenten en bijvoorbeeld het RIVM. Deze afspraken zijn opgenomen in het crisiscommunicatieplan. In bijlage 4 is aangegeven welke afspraken de GGD dient te maken ten aanzien van de crisiscommunicatie.

ContactpersonenNaast de afspraken met ketenpartners is het ook van belang dat de communicatieadviseur in het crisisteam contact heeft met communicatieadviseurs van andere organisaties. Hiervoor dienen actuele bereikbaarheidsgegevens beschikbaar te zijn die jaarlijks door de GGD worden getoetst. Ook deze gegevens zijn opgenomen in het draaiboek.

2.3.11 De GGD processen en de procesleiders

Indicatoren: De procesleiders beschikken over actuele handreikingen, richtlijnen en

procesbeschrijvingen voor de uitvoering van hun proces De procesleiders zijn op de hoogte van de afspraken met de ketenpartners in de

GGD-processen De procesleiders beschikken over een actueel netwerk en 24-uurs

bereikbaarheidsgegevens van de samenwerkingspartners

Ter voorbereiding op crises is het van belang dat binnen de GGD de verschillende procesbeschrijvingen van de GGD-processen worden uitgewerkt. Hierin wordt ten minste beschreven


wat het doel is van het proces, welke verantwoordelijkheden en taken aan de orde zijn, welke zaken van belang zijn voor de opschaling en met welke partners de GGD afspraken heeft gemaakt over advisering en uitvoering. Deze afspraken worden zoveel mogelijk vastgelegd in convenanten.Voor de uitwerking van de 4 GGD-processen kan gebruik worden gemaakt van de reeds ontwikkelde, of nog in ontwikkeling zijnde, draaiboeken, handreikingen en richtlijnen.

Namens ieder GGD-proces worden procesleiders aangewezen voor een rol in het crisisteam. De procesleider vertegenwoordigt het proces in het crisisteam en dient daarom inhoudelijk goed op de hoogte te zijn van de aard van het proces, het doel en de te nemen maatregelen.

2.3.12 Ondersteuning van het crisisteam

Indicatoren: In het GROP is opgenomen op welke wijze de informatiecoordinatie (adequate

informatievoorziening en informatiedeling van het crisisteam en de andere organisaties, zoals de GHOR) in het crisisteam is geregeld.

Het crisisteam heeft tijdens de opgeschaalde situatie een actueel inzicht in de voortgang van de opgeschaalde processen; in het GROP is vastgelegd hoe deze informatie wordt verzameld

De GGD heeft afspraken met de veiligheidsregio over eventuele toegang tot het LCMS (systeem voor informatiecoordinatie).

Het Crisisteam GGD kan, naast de coördinator, communicatieadviseur en procesleider(s) worden uitgebreid met ondersteuning (paragraaf 1.3.3.). Hierbij wordt een aantal rollen onderscheiden, die door 1 of meerdere functionarissen zouden kunnen worden ingevuld.

2.3.13 GROP-inzet bij Grip

Indicatoren: In het GROP is opgenomen hoe de besluitvormings- en communicatielijnen

lopen bij een Grip-situatie De GROP-opschaling is afgestemd met de GHOR

Wanneer het Crisisteam GGD is ingezet tijdens een Grip-opschaling (bijlage 3) blijft de werkwijze in het crisisteam hetzelfde. Wat echter wel verandert is de omgeving waarin de opgeschaalde GGD opereert. Hierdoor veranderen de communicatie/afstemmingslijnen en de besluitvormingslijnen.

Tijdens een Grip-opschaling (vanaf Grip 2) zal coördinator crisisteam direct aanspreekpunt zijn voor het Hoofd sectie GHOR (HsGHOR) of de Algemeen commandant Geneeskundige Zorg (AcGZ). De GGD blijft verantwoordelijk voor de uitvoering en coördinatie van de 4 processen in de Publieke Gezondheid, maar stemt de uitvoering en advisering af. De HsGHOR/AcGZ vertegenwoordigt in het Regionaal Operationeel Team (ROT) alle processen in de witte kolom.

Tijdens Grip-situaties kan de DPG deelnemen aan het Gemeentelijk of Regionaal Beleidsteam (GBT/RBT). Hij of zij stemt af met de HsGHOR/AcGZ over de coördinatie en aansturing van alle witte processen. De functionele besluitvormingslijn loopt voor de coördinator crisisteam met de HsGHOR/AcGZ.


Uiteraard blijft de DPG ook tijdens Grip-situaties rechtstreeks verantwoordelijk voor de uitvoering van de GGD-processen en zal afstemming tussen de coördinator crisisteam en de DPG blijven plaatsvinden.

Figuur 3: Crisisteam GGD tijdens Grip-opschaling

De GGD maakt afspraken met de GHOR over de Grip-opschaling en de wijze waarop de GGD tijdens een crisis afstemt met de HsGHOR/AcGZ.

2.3.14 Afschaling

Indicatoren: In het GROP is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het besluit tot afschaling

van het crisisteam GGD In het GROP is vastgelegd volgens welke procedure de afschaling van de

crisisorganisatie verloopt.

Zoals binnen de GGD is vastgelegd wie besluit tot opschaling, dient ook te worden vastgelegd wie kan besluiten het crisisteam af te schalen. In de meeste gevallen zal dit de DPG zijn.


De procedure voor afschaling kan er als volgt uitzien:- crisisteam adviseert DPG tot afschaling- DPG geeft coördinator crisisteam opdracht tot afschaling- Crisisteam bespreekt de fasering in afschaling en de te nemen vervolgacties- Crisisteam GGD ontwikkelt een plan voor de nafase- Crisisteam GGD bereidt debriefing en evaluatie voor- Crisisteam GGD stemt afschaling af met de uitvoerde organisaties/medewerkers- Crisisteam GGD bedankt alle medewerkers en betrokkenen voor hun inzet tijdens de

crisis!- Crisisteam GGD draagt de inzet over aan Directie/Management van de GGD en gaat over

tot de orde van de dag- De lessons learned die uit de evaluatie naar voren komen worden door opgenomen in de

verbetercyclus van het GROP.

2.3.15 Evaluatie

Indicatoren: In het GROP is beschreven hoe de evaluatie van de GGD inzet bij de crisis wordt

georganiseerd en welke informatie daartoe moet worden verzameld. In het GROP is opgenomen op welke wijze de verbeterpunten worden

opgenomen in de verbetercyclus van het GROP

Na afloop moet een crisissituatie worden geëvalueerd. Aanbevolen wordt onderscheid te maken tussen individuele evaluaties van functionarissen en groepsevaluaties van het crisisteam, andere crisisteams of afdelingen en de gehele organisaties. De beschikbaarheid van standaardformulieren kan hierbij ondersteunen. Een lijst met aandachtspunten voor evaluatie is opgenomen in bijlage 5.

De DPG is verantwoordelijk voor de evaluatie van de GGD inzet.

2.3.16 Nazorg

Indicatoren: In het GROP is vastgelegd hoe de nazorg voor eigen medewerkers (en eventueel

medewerkers van partnerorganisaties) is georganiseerd.

Een crisis is voor alle betrokkenen een ingrijpende, maar vaak ook heel interessante gebeurtenis, ook voor ingezette en betrokken hulpverleners en professionals . De GGD dient afspraken te maken over de nazorg voor eigen medewerkers, maar kan ook afspraken maken over de verantwoordelijkheid voor de nazorg van medewerkers bij partnerorganisaties. In de meeste gevallen zullen de partnerorganisaties zelf zorg dragen voor de nazorg van de eigen medewerkers.


3. Implementatie, onderhoud en borging van het plan

3.1. Structuur ten aanzien van het GROPVoor het opstellen en onderhouden van het GROP wordt een verantwoordelijke aangewezen, onder eindverantwoordelijkheid van de DPG. Deze persoon wordt GROP-beheerder genoemd.

Indicatoren: De GGD heeft een actueel GGD rampenopvangplan, een GROP. Hierin is de

crisisorganisatie en alle daarmee samenhangende procedures beschreven, zoals melding en alarmering, open afschaling, leiding en coördinatie en informatiecoördinatie

In het GROP wordt verwezen naar de onderliggende procesplannen voor de 4 GGD-processen

Het GROP is vastgesteld door de GGD directie In het GROP is de relatie met het continuïteitsplan van de GGD beschreven In het GROP is opgenomen wie de beheerder is van het plan en voor welke

periode het geldig is. Bij de introductie van nieuwe medewerkers zal het GROP onder de aandacht

worden gebracht

3.1.1. GROP-beheerderDe GROP-beheerder heeft een centrale rol in het GROP en de OTO-cyclus in de voorbereidende (ook wel koude) fase (bijlage 12). Het is wenselijk dat er sprake is van een formele functie met mandaat, waaraan een bepaalde formatie gekoppeld is. Eventueel kan de functie van GROP-beheerder worden gecombineerd met een andere functie.

De GROP-beheerder heeft als primaire taak om het GROP te beheren, periodiek te actualiseren en de uitvoering te evalueren. Taken zijn onder andere het (eventueel in samenwerking met het GROP-overleg) opzetten, uitvoeren, begeleiden, implementeren en evalueren van de projecten in het kader van GROP en OTO en het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de GGD in crisissituaties. Daarnaast is de GROP-beheerder de gemandateerde vertegenwoordiger van de GGD in regionale overleggen ten aanzien van de voorbereidingen op crises in de keten, waaronder de afstemming met de GHOR en het ROAZ.

3.1.2. GROP-overlegEen GROP-overleg kan de implementatie en uitrol van het GROP in de GGD ondersteunen. Uiteraard ligt de verantwoordelijkheid voor de implementatie van het GROP bij de verschillende afdelingen en/of processen, maar een GROP-overleg zorgt voor coördinatie en afstemming. Het overleg kan betrokken worden bij afstemming met externe partijen (bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van convenanten waarin de afspraken worden vastgelegd) als ook bij het opstellen en onderhouden van een (meerjaren) OTO-plan.

In het GROP-overleg zouden naast de GROP-beheerder ook de OTO-functionaris, procesleiders, communicatieadviseur, coördinator crisisteam en eventuele ondersteunende functionarissen kunnen participeren. Het overleg wordt bij voorkeur voorgezeten door de DPG.


3.2. Onderhoud GROPOnderhoud van het GROP vindt plaats naar aanleiding van:

- nieuwe inzichten naar aanleiding van opleidingen, trainingen en oefeningen die in het kader van het GROP zijn uitgevoerd

- wijzigingen in het wettelijk kader en een veranderde taak en verantwoordelijkheidsverdeling

- naar aanleiding van een daadwerkelijke crisis, de evaluatiepunten die naar voren zijn gekomen worden verwerkt een in nieuw GROP.

Daarnaast is het belangrijk om minimaal tweejaarlijks het gehele GROP te actualiseren. Alle veranderingen in de GGD kunnen immers effect hebben op de werkwijzen en afspraken in het GROP.

Tot slot dient het GROP te worden afgestemd met de GHOR ten behoeve van aansluiting op het Regionaal Crisisplan en afstemming op de coördinatieplannen van andere zorginstellingen. Hiervoor stemmen GHOR en GGD de afspraken over de wijze van opschaling: melding en alarmering, opschaling, leiding en coördinatie en informatiemanagement op elkaar af (bijlage 3).

3.3. GROP en OTOHet opzetten van een traject van Opleiden, trainen en oefenen (OTO) is een belangrijk onderdeel van de implementatie van het GROP. Het Modelplan OTO uit 2009 biedt handvatten om OTO in de organisatie in te bedden.

GROP en OTO zijn onderdeel van een samenhangende cyclus: nadat een GROP is opgesteld, is het belangrijk dat de betrokken functionarissen dit plan kunnen toepassen en uitvoeren. Zij dienen competent te zijn qua kennisniveau, vaardigheden en hun gedrag of attitude , zowel als individu als in teams. Juist in acute situaties blijkt hoe sterk en effectief een team is in de gezamenlijke aanpak van een crisis. De kennis, vaardigheden en attitude worden aangeduid als ‘competenties’ en volgen de opbouw van:

- opleiden: kennis vergaren - trainen: vaardigheden verwerven door toepassen van kennis- oefenen: opdoen van ervaring door het beoogde gedrag te oefenen in een zo realistisch

mogelijke omgeving

Het doorlopen van deze stappen geeft mogelijk nieuwe inzichten voor het aanpassen van het GROP of de beoogde competenties. Op deze wijze zijn GROP en OTO onlosmakelijk met elkaar verbonden in een cyclus.


Figuur 4: kwaliteitscyclus GROP en OTO


Bijlagen


Bijlage 1: Beknopt stappenplan implementatie GROP

Stap Activiteit Eigenaar1 Benoem een GROP-beheerder DPG2 Deze krijgt formele opdracht van de DPG om een GROP te ontwikkelen DPG3 Doorlopen van de indicatorenlijst GROP-beheerder4 Opzetten GROP-overleg DPG5 Ontwikkelen plan van aanpak GROP-beheerder6 Bepalen van samenwerkingspartners DPG 7 Aan de hand van indicatorenlijst ontwikkelen concept GROP GROP-beheerder8 Maken van samenwerkingsafspraken met partners en GHOR DPG9 Uitwerken van de indicatoren GROP-beheerder10 Vaststellen GROP DPG11 Convenanten samenwerkingspartners afsluiten DPG12 Ontwikkelen OTO-plan GROP-beheerder13 Uitvoeren OTO-plan GROP-beheerder14 Evalueren inzetten en OTO GROP-beheerder15 Op basis van verbeterpunten bijstellen van het GROP GROP-beheerder16 Afstemmen met partnerorganisaties DPG17 Jaarlijkse check aan de hand van indicatoren GROP-beheerder


Bijlage 2: Wettelijk kader GROP

De verantwoordelijkheden van de GGD die betrekking hebben op een crisis zijn beschreven in de wet Publieke Gezondheid (2008). Deze wet regelt de organisatie van de openbare gezondheidszorg, de bestrijding van infectieziektecrises en de isolatie van personen/vervoermiddelen die internationaal gezondheidsgevaren kunnen opleveren. Ook regelt de wet de jeugd- en ouderengezondheidszorg. De Wet publieke gezondheid vervangt sinds 2008 de Infectieziektenwet, de Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid en de Quarantainewet.

In de WPG staat ten aanzien van de rol van de GGD bij crises het volgende:- De GGD draagt namens het college van burgemeester en wethouders zorg voor het via

onderzoek verwerven van inzicht in de gezondheidstoestand van degenen die door een crisis worden getroffen en het adviseren van de bevolking over risico’s, inclusief gezondheidskundig advies over gevaarlijke stoffen, in het bijzonder bij crises of dreiging van crises;

- De GGD is verantwoordelijk voor het ‘bevorderen van psychosociale hulp bij rampen’;- Het bestuur van de veiligheidsregio draagt zorg voor de bestrijding van een epidemie van een

infectieziekte behorend tot groep A, of een directe dreiging daarvan;- De GGD draagt namens het college van burgemeester en wethouders zorg voor de uitvoering van

de algemene infectieziektebestrijding, en past bij de uitvoering hiervan de maatregelen toe die door de minister worden opgedragen, indien het gaat om de voorbereiding op de bestrijding van infectieziekten behorende tot groep A, of een nieuw subtype humaan influenzavirus, waarbij ernstig gevaar voor de volksgezondheid bestaat;

- De burgemeester geeft op grond van de Wpg leiding aan de bestrijding van een epidemie van een infectieziekte, behorend tot groep B1, B2 of C, alsook de directe voorbereiding daarop en draagt zorg voor de toepassing van de maatregelen die daarvoor nodig zijn;

- Het veiligheidsbestuur stelt in overeenstemming met het algemeen bestuur van de GGD dát deel van het crisisplan vast, dat betrekking heeft op de onderdelen van de publieke gezondheid en de geneeskundige hulpverlening.

Daarnaast zijn de verantwoordelijkheden van de GGD en de GHOR beschreven in de Wet veiligheidsregio’s. Deze wet zegt het volgende:- De geneeskundige hulpverlening wordt geleverd door (Wvr art. 33) organisaties en diensten die

onderdeel uitmaken van de geneeskundige keten. De GGD is een van die diensten;- De GGD is ingevolge artikel 33, eerste lid van de Wvr, verplicht de nodige maatregelen te treffen

met het oog op hun taak binnen de geneeskundige hulpverlening en de voorbereiding daarop;- De GGD is ingevolge artikel 33, tweede lid van de Wvr verplicht om schriftelijke afspraken met de

GHOR te maken over de inzet binnen de uitvoering van hun taak en de voorbereiding daarop, met inachtneming van de daaraan gestelde eisen in artikel 5.1 van het Besluit Veiligheidsregio’s;

Dit gewijzigde wettelijk kader heeft met name consequenties voor het proces infectieziektebestrijding, zo moeten GHOR en GGD gezamenlijk het crisisplan vaststellen m.b.t. Infectieziektebestrijding, aangezien de bestrijding van een epidemie van een infectieziekte behorend tot groep A, of een directe dreiging daarvan valt onder verantwoordelijkheid van het veiligheidsbestuur. Maar is de voorbereiding én bestrijding van infectieziektecrises (met inbreng van het veiligheidsbestuur in de GGD als uitvoerende organisatie) een verantwoordelijkheid van de GGD.Daarnaast zijn reguliere en opgeschaalde zorg dichter bij elkaar gebracht. Er vindt geen verschuiving of overdracht van taken en verantwoordelijkheden meer plaats tussen GHOR en GGD, zoals we dat voorheen kenden bij de processen MMK (overdracht van GAGS naar MMK) en PSH (PSHOR als GHOR-taak en PSHi als GGD-taak). Voor alle processen geldt nu een 100% verantwoordelijkheid voor de (coördinatie van de) uitvoering door de GGD.


De Directeur PG stuurt zowel de opgeschaalde GGD als GHOR aan en wordt benoemd door het bestuur van de GGD en het veiligheidsbestuur.En tot slot maken GGD en GHOR afspraken over gezamenlijke planvorming en OTO (-plannen)


Bijlage 3: GROP, GHOR, GRIP en RCP

GGD’en kunnen geconfronteerd worden met een crisissituatie, waarbij inzet van de GGD wordt gevraagd. Om in crisissituaties goed te kunnen handelen is kennis van de regionale structuur van opschaling en voorbereiding door de juiste planvorming van belang. In deze paragraaf wordt beknopt toegelicht hoe de regionale structuur is ingericht en welke rol de GGD in deze structuur inneemt. Per regio wordt hieraan echter wel verschillend invulling gegeven.

De GHORDe GHOR werkt op het snijvlak van openbare orde, veiligheid en zorg (OOVZ). Het richt zich samen met haar partners in de witte kolom op het optimaliseren van de geneeskundige hulpverleningsketen om de gevolgen van grootschalige ongevallen en rampen adequaat te bestrijden. De GHOR werkt hierbij samen met verschillende geneeskundige instanties, zoals ziekenhuizen, ambulancediensten, GGD, huisartsen en instellingen in de GGZ.De GHOR valt onder verantwoordelijkheid van het openbaar bestuur en maakt deel uit van de veiligheidsregio. Ter uitvoering van haar werkzaamheden heeft elke veiligheidsregio met het GGD-bestuur een Directeur Publieke Gezondheid (voorheen Directeur GHOR, daarvoor RGF) benoemd, die ondersteund wordt door een regionaal GHOR-bureau. De DPG functioneert als aanspreekpunt voor alle geneeskundige partijen naar het Openbaar Bestuur en is verantwoordelijk voor de aansturing, coordinatie en regie van de geneeskundige hulpverlening. Ten tijde van een crisissituatie verloopt de hiërarchische lijn tussen GGD en GHOR via de DPG enerzijds en via de Coördinator Crisisteam en HS-GHOR/AcGZ (zie paragraaf 2.3.13.) anderzijds.De veiligheidsregio ontwikkelt een regionaal risicoprofiel, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt wat de belangrijkste risico’s van de regio zijn. Risico’s voor de volksgezondheid kunnen hier onderdeel van zijn.

Op basis van het risicoprofiel maakt de veiligheidsregio een Regionaal Beleidsplan en een Regionaal Crisisplan. In het crisisplan wordt de aanpak van de veiligheidsregio beschreven voor de regionale en multidisciplinaire crisisbeheersing.

In 2009 is een landelijk referentiekader opgesteld voor de organisatie van de multidisciplinaire samenwerking in de veiligheidsregio. Het referentiekader wordt voor de geneeskundige processen opnieuw bekeken en ingevuld.

GRIP De basis voor de rampenbestrijding in Nederland bestaat uit de reguliere, dagelijkse organisatie van gemeenten en van operationele diensten (brandweer, geneeskundige organisaties en politie), die in geval van een crisis opschalen tot een gecoördineerde rampbestrijdingsorganisatie. Om een goede coördinatie tussen de diensten tot stand te brengen in verschillende fasen van een crisis met toenemend effect is de procedure GRIP ontwikkeld. GRIP staat voor gecoördineerde regionale incidentbestrijding procedure. Wanneer er behoefte is aan inzet (of opschaling) van GGD-processen tijdens een crisis (in een GRIP-situatie) verandert er feitelijk niets aan de taken en verantwoordelijkheden van de GGD. Wat verandert is de omgeving waarin de GGD opereert. Dat betekent concreet dat de coördinator crisisteam GGD afstemt met de HS-GHOR/AcGZ (Grip 2, 3 en 4) en dat de DPG zitting neemt in het Gemeentelijk of Regionaal Beleidsteam (Grip 3 en 4).


Het RCPHet bedrijfsmodel GHOR sluit aan op het zogenoemde knoppenmodel uit het Referentiekader Regionaal Crisisplan, maar is niet helemaal hetzelfde opgezet. In het knoppenmodel worden alleen processen genoemd en geen organisatieonderdelen of functionarissen. Het bedrijfsmodel voor de GHOR combineert de voordelen van het knoppenmodel met een organogram.

In het bedrijfsmodel zijn de functies beschreven die elke GHOR moet kunnen organiseren als ze nodig zijn. Die functies hoeven echter niet per se door verschillende mensen vervuld te worden. Eén functionaris kan meerdere functies vervullen en de taken van één functie kunnen ook door meerdere mensen worden uitgevoerd.

ProcessenTwee hoofdprocessen: publieke gezondheidszorg en acute gezondheidszorgHet bedrijfsmodel GHOR gaat uit van twee hoofdprocessen (publieke gezondheidszorg en acute gezondheidszorg). In het bedrijfsmodel wordt uitgegaan van de reguliere werkprocessen van de GGD, waarmee wordt aangesloten op de reguliere organisatie van de GGD (GROP).

De directeur publieke gezondheid is hiërarchisch eindverantwoordelijk is voor de geneeskundige crisisbeheersing is hij of zij opgenomen in het bedrijfsmodel. In de praktijk zal hij zich uitsluitend bezighouden met de strategische lijnen. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de processen mandateert hij aan de algemeen commandant. Aanbevolen wordt dat hij of zij standaard deelneemt aan het GBT of RBT. Verder is de directeur publieke gezondheid de eerst aangewezen contactpersoon voor het openbaar bestuur en de hoogst leidinggevenden van de multidisciplinaire partners. De directeur publieke gezondheid kan natuurlijk een waarnemer of plaatsvervanger aanwijzen voor zijn functie tijdens een crisis.

Algemeen commandant geneeskundige zorgDe algemeen commandant is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de processen binnen de geneeskundige zorg. Dit gaat in veel veiligheidsregio’s verder dan de huidige taak van het HS-GHOR. De algemeen commandant neemt deel aan het operationeel team en zorgt dat de hoofden van de twee processen weten wat er van ze verwacht wordt. Omdat er in veel regio’s op dit moment geen aparte functionaris is die de functie vervult van hoofd acute gezondheid, kan de ACGZ die taken vervullen. Dat betekent dat hij in dat geval ook de officier van dienst geneeskundig rechtstreeks aanstuurt.

Hoofd publieke gezondheidszorgDe taak van het hoofd publieke gezondheidszorg wordt waarschijnlijk vervuld door de coördinator crisisteam van de GGD.

De volgende advies- en leidinggevende functies vallen onder de capaciteit die ter beschikking staat van het hoofd publieke gezondheidszorg:● Gezondheidskundig adviseur gevaarlijke stoffen (GAGS)● Arts infectieziektebestrijding● Leider kernteam psychosociale hulpverlening● Leider opvangteam psychosociale hulpverleningHet is echter mogelijk dat zij ook worden ingezet als adviseur van het ROT en direct communiceren met het hoofd informatie. In de sturingslijn vallen zij onder het hoofd publieke gezondheidszorg.


Bijlage 4: Crisiscommunicatieplan

1. Proces communicatieWanneer de GGD een reden tot opschaling ziet, wordt deze voorgelegd ter beoordeling aan de DPG. Communicatie neemt deel aan het crisisteam GGD en draagt daarmee zorg voor advisering en besluitvorming of de GGD wel of niet opschaalt. Indien er tot opschaling gekozen wordt gaat onderstaande proces in werking.

1. Melding Waar komt de melding

binnen?

2. Beoordelen Omgevingsanalyse volgens

BOB Afhandelen binnen regulier

GGD proces?

3. Opschalen Inschatten benodigde

capaciteit Formeren en inrichten

crisisteam

4. Uitvoeren Inzet Golden Hour (bijlage 3) Samenstellen

communicatieplan en boodschap

Beleggen communicatieoverleg en bijstellen activiteiten

Afstemmen ketenpartners en zorginstellingen

5. Afschalen Beëindigen crisisteam Nazorg en afronden Evaluatie

Figuur 5: Stroomschema crisiscommunicatie

2. Crisis/incidentenmatrix communicatieDe impact die een crisis heeft op communicatie en het kantelpunt van opschalen is voor iedere GGD verschillend. Dit is afhankelijk van vele factoren: Wat voor soort incident is het? Wat is de impact van het incident op de samenleving? Hoeveel gemeenten betreft het? Welke rol speelt de afdeling communicatie van de GGD hierin? Wie is verantwoordelijk voor communicatie, gemeente of GGD? En is het binnen de bestaande capaciteit op te vangen? Een situatieschets van voorkomende incidenten of crises vooraf ondersteunt het communicatieproces tijdens. In de onderstaande matrix staan voorbeelden genoemd, zoals iedere GGD deze voor zichzelf kan invullen.


Voorbeeld Crisis/incidentenmatrix Communicatie

Regulier GGD proces GROP GRIP (zie par. 1.4)

Soort crisis Het incident betreft over het algemeen één gemeente. Het heeft impact op (een gedeelte van) de inwoners. De gemeente communiceert over het incident naar inwoners, media en verdere betrokkenen.

Het incident is relatief klein, het kan één of meerdere gemeente(n) betreffen en heeft impact op (een gedeelte van) de inwoners. De GGD neemt publieke - en persvoorlichting op zich. Het incident vereist veel specialistische kennis.

Het incident betreft één of meerdere gemeente(n). Het heeft (grote) impact op samenleving en op de dagelijkse werkzaamheden van de GGD. GGD schaalt op naar GROP.

Er is sprake van een groot incident. GRIP is afgekondigd. De verantwoordelijkheden worden verschoven afhankelijk van de GRIP die is afgekondigd en de afspraken die zijn gemaakt in de regio. Dit is per regio verschillend.

Voorbeeld Sluiten kinderopvang door handhaving gemeentePublieke onrust nav een nieuw te plaatsen UMTS-mast

Uitbraak infectieziekte waarbij sprake is van veel maatschappelijke onrust en/of persvragen, zoals een hepatitis A of legionella uitbraak.

Vaccinatiecampagne Mexicaanse griep

Brand chemieconcern, ontspoorde trein, ontruimen wijk a.g.v. asbest

Verantwoordelijkheden communicatie

Verantwoording en coördinatie ligt bij de gemeente

Verantwoording bij gemeente en coördinatie bij de GGD

Communicatie als één van de actieve GROP-processen.

Verantwoording en coördinatie: zie afspraken regio.

taak GGD communicatie

Gemeente verzorgt alle communicatie, en heeft daarbij inhoudelijke input nodig van de GGD. De GGD-communicatie-adviseur zorgt in overleg en samenwerking met de GGD-professionals voor deze inhoudelijke input.

GGD communicatie-adviseur zorgt in overleg en samen-werking met de GGD-professionals voor de publieks- en (inhoudelijke) persvoorlichting. Afstemming van de inhoud hiervan met de betrokken (zorg)instellingen en gemeente(n)

Communicatie maakt deel uit van het crisisteam. In samenwerking met gemeenten en betrokken instellingen wordt vanuit de GGD gewerkt aan de communicatie naar externe doelgroepen (publieks- en persvoorlichting) en interne doelgroepen.

GGD-communicatie-adviseur kan ondersteunen als het gaat om (publieks) informatie gebaseerd op (medisch) inhoudelijk informatie.

Opschaling Business as usual.Over het algemeen op te pakken binnen de reguliere capaciteit.

WaarschijnlijkIn eerste instantie op te pakken vanuit reguliere capaciteit. Op termijn zal blijken of tijdelijke uitbreiding van communicatie-capaciteit nodig is.

Zeker Uitbreiding van communicatie is een must. Afhankelijk van de hoeveelheid werk worden de taken (rollen) verdeeld over de extra krachten.

Zeker/waarschijnlijk In eerste instantie op te pakken vanuit reguliere capaciteit. Op termijn zal blijken of tijdelijke uitbreiding van communicatiecapaciteit nodig is.

Partners Gemeente en betrokken instellingen

Gemeente en betrokken instellingen

Gemeente en betrokken instellingen

GHOR, VR, Beleidsteam, gemeente(n).


3. Richtlijnen crisiscommunicatieplan

Het doel van crisiscommunicatie is gebaseerd op drie uitgangspunten: 1- Informatievoorziening: Wat is er feitelijk aan de hand? 2- Betekenis geven: Duiden van de crisissituatie en in breder perspectief plaatsen, waarbij

aangesloten wordt bij de gevoelens die onder (groepen in) de samenleving leven.3- Schadebeperking: Instructies gericht op het beperken van schade voor en door (groepen

in) de samenleving waaronder het stimuleren van zelfredzaamheid en de onderlinge hulpverlening en die faciliteren door tijdig informatie te verstrekken over het wat, waar, wanneer, hoe en over de mogelijke risico’s die daaraan verbonden zijn.

Om deze drie kerntaken handen en voeten te geven volgt hieronder een globale opzet van een crisiscommunicatieplan:

a. DoelstellingenDeze algemene doelstellingen vertalen zich in gerichte doelstellingen naar de doelgroepen in de onderverdeling van vakinhoudelijk en Niet vakinhoudelijk gebaseerd op:

- Doelgroepen kennen de risico’s en weten welke maatregelen er genomen worden.- Doelgroepen weten wat er van hen verwacht wordt in het bestrijden van de crisis.- Doelgroepen kennen hun rol en verantwoordelijkheden bij de aanpak en handelen er naar.

b. DoelgroepenZoals in het gouden uur omschreven is, is de volgorde van communicatie met de doelgroepen belangrijk. De juiste volgorde daarbij is: Slachtoffers, partners uit de operationele crisisbestrijding, direct betrokkenen (familie en omstanders), medewerkers GGD, partners, gemeenten. Daarnaast geldt dat de informatievoorziening naar diverse partijen sterk af kan wijken. Daarom wordt naast interne en externe doelgroepen ook vakinhoudelijke en niet vakinhoudelijke communicatie onderscheiden. Hieronder volgen een aantal doelgroepen.

Interne communicatieVakinhoudelijk Niet vakinhoudelijk- Crisisteam- MT-leden- Inhoudsdeskundigen

- Medewerkers GGD- OR

Externe communicatieVakinhoudelijk Niet vakinhoudelijk- Burgemeesters- Wethouders Volksgezondheid- Ambtenaren Volksgezondheid- Ambtenaren Openbare Orde - Ambtenaren voorlichting gemeenten- overige ambtenaren- Landelijke overheden- Provinciale overheden- Commissaris van de Koningin

Veiligheid/Rampenbestrijding- GHOR- (Buur) GGD’en- Gemeenschappelijke meldkamers

Publiek- Slachtoffers- Familieleden van slachtoffers- Omwonenden/direct betrokkenen

rampgebied- Algemeen publiek/bevolking- Inwoners NL taal niet machtig

(asielzoekerscentra)- RecreantenHulporganisaties- Hulp- en zorgverleners/- Thuiszorg/Kraamzorg/- Verslavingszorg- Arbodiensten


- GAGS- slachtofferhulp NL, GGZ- Traumacentrum- Huisartsen- Apotheken- Ziekenhuizen/verpleeghuizen- Politie- Brandweer- Ambulance- Maatschappelijk werk

- Leger des Heils- Rode KruisDiverse intermediairen- Bibliotheken- Postkantoren- Central Jeugd en Gezin- Scholen/universiteiten- Peuterspeelzalen/kinderdagverblijven- Buurthuizen/wijkcentra/cafes- Sportzalen/zwembaden- (Sport)verenigingen- Campings en hotelsMedia- Regionale zender (rampenzender)- Regionale media (radio, tv, kranten en

teletekst, digitaal/sociale media)- Lokaal: Huis-aan-huis

bladen/wijkkranten, Kabelkranten, digitale kranten, social media

- Landelijk: ANP, radio/tv, digitaal,kranten,

- Social media- Vakbladen

c. StrategieDe strategie is gericht op creëren van een alerte houding en bewustzijn bij de doelgroepen over de te nemen maatregelen bij een crisis. Tegelijkertijd moeten alle betrokkenen zich verantwoordelijk voelen voor een goede afloop van de crisis en zoveel bijdragen aan die goede afloop. Dit betekent dat vertrouwen een belangrijk uitgangspunt is. Vertrouwen in de besluiten en de maatregelen die de overheid neemt de acties en verantwoording die daarbij van de mensen gevraagd worden ter bestrijding van de crisis.

Voorwaarden voor goede communicatie:- Open en transparant;- Stelselmatig;- Consistent;- Relevant;- Snelle en accurate verspreiding;- Gemakkelijk te verkrijgen door doelgroepen;- In begrijpelijke taal (evt. ook in vreemde talen);- Een getrouwe weergave van feiten en omstandigheden.

d. Kernboodschap De kernboodschappen moet antwoord gegeven op de volgende vragen:

Wat is er aan de hand?(wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoelang en het vervolg)

Wat doet de overheid? Wat kan men zelf doen?

e. CommunicatiematrixDoelgroep Doelstelling Middel Wanneer Actie voor Gereed


1.2.3.

5. Afspraken ketenpartners Communicatie Het uitwisselen van informatie tijdens een crisis gebeurt vaak onder grote druk. Samenwerkingsafspraken met kernpartners voorkomt discussie tijdens een crisis. Hiervoor zijn er drie kernpartners:

1. Gemeenten De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid in zijn gemeente en de communicatie naar zijn inwoners en het algemene publiek. De communicatieadviseur van de GGD kan de gemeente ondersteunen bij het beschikbaar stellen van publieksinformatie dat gebaseerd is op (medisch) inhoudelijke informatie. Wat is er afgesproken op het gebied van:• perscommunicatie: woordvoering naar de pers• publiekscommunicatie: verspreiding van informatie en uit naam van welke

organisatie en een verdeling van communicatietaken tussen GGD en Gemeente.

2. GHOR en VeiligheidsregioDe zorgt voor de coördinatie tussen alle geneeskundige en zorg verlenende organisaties die te hulp komen bij een crisis. Iedere ketenpartner is (en blijft) bij een incident procesverantwoordelijk voor hun taak bij het incident. De afstemming over het incident met de GGD en de inzet van de GGD verloopt in principe tussen de coördinator crisisteam GGD en de Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg. Welke afspraken gelden er op het gebied van:• De rol die GGD communicatie vervult binnen het actiecentrum: ondersteunend,

faciliterend of meewerkend.• De communicatielijnen: medisch inhoudelijke informatie naar actiecentrum en

informeren van GGD medewerkers over incident en verwachtingen intern. • Ontwikkel scenario’s om communicatieprocessen met publiek en pers naar

tevredenheid te laten verlopen.

3. Betrokken (zorg)instellingenTijdens een incident (geen GRIP) zijn er vaak meerdere partijen betrokken. Huisartsen, zorginstellingen, RIVM, scholen, kindercentra. Maak een lijstje waarop de belangrijkste punten staan die bij de aanvang van het incident afgesproken worden met de betrokken partijen. • perscommunicatie: Wie neemt de regierol (stelt persbericht op en is eerste afvang

van persvragen); aanwijzen woordvoerders.• publiekscommunicatie: wie pakt de regierol? (stelt informatie samen, verspreiding van informatie en uit naam van welke organisatie)


Bijlage 5: Het eerste uur en 20 gouden regels voor communicatie

De eerste uren direct ná de bekendmaking van de crisis is de ‘gouden uur’-periode. De eerste klap is een daalder waard en dat geldt zeker tijdens een crisis. Welke processen en stappen zijn cruciaal in die eerste paar uur? Voor het crisiscommunicatieteam maakt het in feite niet uit om welke crisis het gaat of hoe groot de impact van die crisis is. Het werk blijft in het eerste uur namelijk gelijk.


20 ‘gouden’ regels bij crisiscommunicatie

1. Wees open, eerlijk en transparant;2. Toon betrokkenheid: ‘wij vinden het vreselijk…’3. Toon daadkracht: ‘wij doen er alles aan om…’4. Toon verantwoordelijkheid: ‘Burgemeester x heeft crisisteam bij elkaar geroepen en stuur de

hulpverlening aan’5. Zorg voor fysieke zichtbaarheid. Laat beelden zien van ambulances en crisisorganisatie ter

plaatse: ‘hulpverleners zijn al ter plaatse’.6. Informeer z.s.m. zélf de pers/media. Houdt initiatief en breng het nieuws altijd zelf naar

buiten. 7. Zorg voor eenduidig woordvoerderschap en werk met een vóóraf geformuleerde

‘kernboodschap’. Woordvoerder moet iemand zijn ‘met gezag’ (geen inhoudelijk experts).8. Onderhoud periodiek mediacontact. Bepaal zelf de persmomenten (bijv. persconferentie of

verklaring). Laat ook weten wanneer je geen nieuws hebt. Vermeld wanneer je wél met een verklaring komt.

9. Media zijn beter en sneller geïnformeerd dan jij. Dankzij moderne communicatiemiddelen (elke gsm heeft tegenwoordig een camera) en de zgn. user generated content’ staan berichten en filmpjes sneller op geenstijl.nl en YouTube voordat het crisisteam ‘alle’ feiten op een rijtje heeft staan.

10. Monitor de media. ‘Zie wat de media zien’ (eigen informant op plaats incident). Check de bekende media continu op berichtgeving.

11. Informeer ten tijde van een crisis de eigen medewerkers. Niets zo vervelend als eigen medewerkers uit de media moeten vernemen dat de eigen organisatie is betrokken bij een calamiteit. P.s.: dat geldt dus ook voor organisaties die betrokken zijn bij crisisbeheersing.

12. Media bestraffen zwijgzaamheid, dubbelspel en/of onjuistheden. Voor elke verklaring of onderzoek hebben zij (snel) een contra-expert.

13. Trek geen parallellen met andere incidenten.14. Bagatelliseer vragen van media of publiek niet! ‘Het valt wel mee met die crisis/gevolgen…’.

De risicoperceptie van leken (publiek en media) wijkt af van de risicoperceptie bij deskundigen.

15. Toon begrip voor angstgevoelens maar leg uit kort en feitelijk wat de concrete gevaren zijn. Benadruk dat ‘gezondheid en veiligheid boven alles gaat’.

16. Gebruik alleen geverifieerde informatie.17. Ga niet in op vermoedens of speculaties omtrent oorzaken en de schuldvraag ten tijde van

de crisis: ‘onze prioriteit ligt nu bij adequate hulpverlening en de slachtoffers…’18. Zoek samenwerking met geloofwaardige partners en/of instanties met ‘autoriteit’.19. Kom tegemoet aan wensen en vragen uit de media. Werk samen met de media en niet tegen

hen. Straal uit dat media een belangrijke partner is in berichtgeving rond de crisis. 20. Vergeet de lokale pers niet. Lokale pers is doorgaans effectiever bij het overbrengen van

boodschappen, dan landelijk media. Niet iedereen leest NRC of kijkt Netwerk. De lokale omroep of plaatselijke weekkranten worden wel goed gelezen.


Bijlage 6: De GGD-processen


Bijlage 8: Taakkaarten, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Tijdens een crisis is er behoefte aan een gecoördineerde afstemmings- en overlegstructuur zijn om te voorkomen dat zaken in de uitvoering over het hoofd worden gezien, er een eenduidige boodschap naar buiten gaat waarin alle belangen en behoeftes zijn afgewogen en er gezamenlijke besluiten en adviezen kunnen worden geformuleerd. Een zeer heldere structuur met daarbij behorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is daarbij van doorslaggevend belang.

1. De Directeur Publieke Gezondheid en het GGD-bestuurDe directeur PG is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de GGD taken in de opgeschaalde situatie. Tevens is hij verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing het GROP formeel in werking te stellen (op advies van de coördinator crisisteam) en de afschaling van het GROP.

2. Coördinator crisisteam GGDDe coördinator crisisteam is verantwoordelijk voor de uitvoering van het GROP en heeft de leiding over de inzet van de GGD processen. De coördinator dient daarom ook vroegtijdig te worden gealarmeerd. Zodra de coördinator de melding ontvangt zorgt hij/ zij voor het bij elkaar roepen van het crisisteam. Hij/ zij informeert de directeur PG over de gang van zaken tijdens de crisis. Ook onderhoudt hij contact met de GHOR of gemeente.

De coördinator crisisteam: is verantwoordelijk voor de uitvoering van het GROP en interne afstemming van de

werkprocessen coördineert open afschaling van de processen in de GGD bepaalt, samen met de procesleider(s) de personele inzet is aanspreekpunt voor GHOR, gemeenten en evt. andere GGD’en

Taakkaart Coördinator crisisteam

Functie Coördinator crisisteam

Uitvoering door …

Algemeen (doel) De coördinator crisisteam is verantwoordelijk voor de opschaling van de GGD-processen, het oproepen van personeel en aanspreekpunt voor de GHOR en gemeenten, coördineren van de GGD processen


Alarmering De coördinator crisisteam wordt gealarmeerd door medewerker GGD, GHOR, procesleider(s) of DPG

De coördinator crisisteam alarmeert het CrisisteamCrisisteam GGD bestaat ten minste uit:Procesleider IZB, MMK, GOR, PSH (al naar gelang de aard van het incident)Crisiscommunicatie GGD

Eventueel:Medewerker GHOR (dit kan het HSGHOR zijn)Facilitaire ondersteuningFinanciënNotulistEtc.

Buiten de GGD:Afstemming door de coördinator crisisteam GGD met externe partners

Taken en activiteiten Coordinator crisisteam informeert de directeur Publieke GezondheidStemt af met de Hs-GHOR (grip 2, 3 en 4) en de gemeente,informeert de burgemeester, in crisissituaties zowel de voorzitter van de veiligheidsregio als de burgemeester(s) van de betreffende gemeente(n).

PositioneringHeeft zitting in het crisisteamStaat onder directe functionele leiding van de DPGGeeft sturing aan het crisisteam

KerntakenTactisch leidinggeven aan het crisisteam GGD Tactisch multidisciplinair samenwerkenRapporteren, adviseren en verantwoording

Verantwoordelijkheid De coördinator crisisteam is verantwoordelijk voor:de opschaling en alarmering van de (benodigde) GGD organisatieoproepen van personeelaanspreekpunt voor de GHOR en gemeentencoördineren van de GGD processen en procesleiders

Plaats Crisisteam GGD

Rapporteert aan/ registreert

Rapporteert aan de DPG.Communiceert met het HSGHORRegistreert:- Logboek

Middelen - Communicatiemiddel- GROP


Afschaling In deze fase vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook personele nazorg wordt tot deze fase gerekend.

Benodigde kennis en kunde (competenties)

- Kan een juiste inschatting van de duur en de consequenties van de crisissituatie maken.

- Heeft voortdurend overzicht van de activiteiten binnen de GGD-processen.

- Kan strategische beleidsbeslissingen vertalen naar operationele opdrachten.

- Monitort de uitvoering van opdrachten.- Zorgt voor de aansturing, het informeren en het adviseren van het

crisisteam- Kan de ketenpartners (op tactisch/uitvoerend niveau) overreden om

de opdrachten c.q. aanwijzingen op te volgen.- Zorgt dat de veiligheid en welzijn van het GGD-personeel optimaal is

gewaarborgd.- Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd,

eenduidig en kernachtig (mondelinge) informatie- Kan uit operationele informatie tactische vraagstukken formuleren

en van een advies voorzien.- Verstrekt alle relevante informatie tijdig aan de deelnemers aan het

crisisteam en betrokken ketenpartners- Heeft overzicht van de van leden crisisteam en ketenpartners

ontvangen informatie,uitgevoerde werkzaamheden en opdrachten, en van de verstrekte informatie aan de betrokken crisisteamleden, ketenpartners en externen (pers, bevolking etc.).

3. Procesleiders GGDMedische milieukundeBij chemische, radiologische, nucleaire en bepaalde biologische calamiteiten is medisch milieukundige inzet noodzakelijk. In de acute fase van dergelijke calamiteiten wordt deze taak geleverd door de Gezondheidkundig adviseur gevaarlijke stoffen (GAGS). Deze functionaris kent een 24-uurs beschikbaarheid. De GAGS (ook als deze wordt ingehuurd vanuit de GAGS-pool) stemt af met de MMK van de GGD en werkt onder verantwoordelijkheid van de GGD. De MMK-medewerkers zijn verantwoordelijk voor het adviseren van de bevolking over gezondheidsrisico’s ten aanzien van de stoffen.

InfectieziektebestrijdingBij een grootschalige uitbraak van een bepaalde infectieziekte of een dreiging daarvan kan een beroep worden gedaan op de inzet van GGD medewerkers van Infectieziekten. Bron- en contactopsporing, het nemen van quarantaine en isolatie maatregelen, immunisatie, medicamenteuze profylaxe en hygiëne maatregelen zijn taken waarvoor de GGD primair verantwoordelijk is. Ook regionale coördinatietaken en specifieke taken op het gebied van primaire en secundaire preventie van infectieziekten dienen door de GGD te worden uitgevoerd. De uitvoering van het proces Infectieziektebestrijding kan worden aangestuurd vanuit een regionaal OMT (Outbreak Management Team) De procesleider IZB is voorzitter van het OMT of participeert in het OMT.


Gezondheidsonderzoek na rampenBij een crisis kan de behoefte naar een gezondheidsonderzoek ontstaan. Dergelijk onderzoek zal met name op langere termijn noodzakelijk zijn. Mogelijk kan wel al in een vroege fase onderzoek opgestart moeten worden in het kader van gegevensverzameling voor de 0-meting. De GGD adviseert in eerste instantie over het al dan niet uitvoeren van gezondheidsonderzoek en over de vorm van dit onderzoek. Binnen het centrum Gezondheid en Milieu van het RIVM is er een projectteam dat zich bezig houdt met gezondheidsonderzoek bij rampen en de GGD daarin ondersteunt. De procesleider GOR zal in het crisisteam GGD adviseren over het al dan niet uitvoeren van gezondheidsonderzoek, rapporteren over de voortgang en de behoefte aan inzet en ondersteuning afstemmen. De procesleider coördineert de uitvoering van het (advies over het) gezondheidsonderzoek.

Psychosociale HulpverleningDe psychosociale hulpverlening bij een kleine of grootschalige crisis is gericht op gecoördineerde ondersteuning aan direct en indirect getroffenen. De GGD heeft met name en coördinerende rol en stemt af met de uitvoerende organisaties over de wijze waarop de ondersteuning wordt ingericht. In eerste instantie zal de GGD met name een inschatting maken van de specifieke behoefte aan ondersteuning op basis van de analyse van de bronnen van stress. Daarop zal specifieke ondersteuning kunnen worden ingezet. De GGD kan hiervoor een kernteam PSH inzetten. De procesleider is voorzitter of lid van het kernteam PSH en stemt de coördinatie van de uitvoering af in het crisisteam GGD.

Beoordelingscriteria- Draagt zorg voor uitvoering van de afspraken en besluiten van het Crisisteam GGD- Maakt een juiste inschatting van de duur en de consequenties van de crisissituatie.- Heeft voortdurend overzicht van de activiteiten binnen het proces.- Kan besluiten van de coördinator crisisteam vertalen naar tactische en operationele opdrachten.- Monitort de uitvoering van opdrachten.- Zorgt voor de aansturing, het informeren en het adviseren van medewerkers in het GGD-proces- Zorgt dat de veiligheid van het GGD-personeel optimaal is gewaarborgd.- Verstrekt gestructureerd, eenduidig en kernachtig mondelinge informatie aan de coördinator

crisisteam.- Kan uit operationele informatie, tactische beleidsvraagstukken formuleren en van een advies

voorzien.

Dilemma’s- De procesleider moet in staat zijn om vertrouwen te stellen in de coördinator crisisteam- De procesleider moet uit een veelheid aan informatie de vraagstukken kunnen destilleren die

moeten worden voorgelegd aan de coördinator crisisteam.- De procesleider moet een onderscheid kunnen maken tussen beslissingen die binnen het eigen

team kunnen worden genomen en beslissingen die moeten worden doorgeleid naar het crisisteam


Taakkaarten Procesleiders

Functie Procesleider (MMK, GOR, PSH, IZB)

Uitvoering door Manager (of medewerker) MMK, GOR, PSH, IZB

Algemeen (doel) Coördineren van de uitvoering van het GGD-proces in de crisis Afstemmen van de uitvoering van dit GGD-proces met de andere

GGD-processen in het crisisteam (indien nodig) Afstemmen met communicatie en ondersteunende processen in het

crisisteam Formuleren van een (gezamenlijk, GGD-breed) advies voor de

coordinator crisisteam GGD, de DPG en de bestuurder Zorg dragen voor afstemming van de activiteiten in het GGD-proces

met andere (uitvoerende) organisaties Zorg dragen voor de continuïteit reguliere werkzaamheden in het

GGD-proces

Alarmering Door coordinator crisisteam

Taken en activiteiten coördineert de werkzaamheden van het proces binnen de GGD neemt duidelijke beslissingen en verdeelt de daaruit voortvloeiende

taken voor het proces let op de continuïteit van het reguliere werk en wijst medewerkers

hiervoor aan besluit tot herprioritering van werkzaamheden binnen de afdeling geeft indien nodig een beargumenteerd advies aan de coördinator

crisisteam en de directeur PG communiceert informatie naar de coördinator crisisteam en stemt

plannen af in het crisisteam GGD informeert de betrokken afdelingen, receptie en communicatie over

ontwikkelingen mbt afschaling en evt. vervolgacties voor de betreffende afdeling

Positionering Heeft zitting in het crisisteam Rapporteert aan coördinator crisisteam GGD

Kerntaken1) Aansturing van het proces2) Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies

Verantwoordelijkheid De procesleider is verantwoordelijk voor:de opschaling en alarmering van het betreffende procescoördineren van de uitvoering van het GGD-procesafstemming met in de uitvoering betrokken organisaties en medewerkers ten aanzien van de uitvoering.

Plaats De Procesleider neemt plaats in het crisisteam van de GGD en stemt met organisaties en medewerkers in de uitvoering



Rapporteert aan de coördinator crisisteam.Communiceert met de leden van het crisisteam GGDRegistreert:- Logboek

Aandachtspunten Waarneming functie Procesleider op de afdeling door vervanger.

Middelen - communicatie middel (telefoon, laptop oid)- GROP - procesplan betreffende proces

Afschaling(eigen proces GGD)

In deze fase vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook nazorg voor medewerkers van het proces wordt tot deze fase gerekend


Kan een juiste inschatting maken van de juiste zorgvraag/zorgbehoefte

Heeft voortdurend overzicht van de activiteiten binnen het proces Kan strategische beleidsbeslissingen vertalen naar operationele

opdrachten voor het eigen proces. Monitort de uitvoering van deze opdrachten. Zorgt voor het informeren en adviseren van het crisisteam Regelt afstemming met relevante partners Zorgt dat de veiligheid en welzijn van het personeel optimaal is

gewaarborgd Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd,

eenduidig en kernachtig (mondelinge) informatie Kan uit operationele informatie tactische vraagstukken formuleren en

van een advies voorzien. Verstrekt relevante informatie tijdig aan de coördinator crisisteam,

de afdeling en betrokken ketenpartners Heeft overzicht over de vanuit de afdeling en van ketenpartners

ontvangen informatie, uitgevoerde werkzaamheden en opdrachten, en van de verstrekte

informatie aan de betrokken crisisteamleden, ketenpartners en externen (pers, bevolking etc.).


4. Taakkaart Communicatie

Functie Procesleider Communicatie

Uitvoering door Manager communicatie of (sr.) communicatieadviseur

Algemeen (doel) Coördineren van de uitvoering van de communicatie in de crisis Afstemmen van de uitvoering van de communicatie met de andere

GGD-processen in de crisis in het crisisteam Formuleren van een communicatie advies voor de coördinator

crisisteam GGD, de DPG en de bestuurder Zorg dragen voor afstemming van de communicatie activiteiten in het

GGD-proces met andere (uitvoerende) organisaties Zorg dragen voor de continuïteit reguliere werkzaamheden in het

GGD-proces

Alarmering coördinator crisisteam

Taken en activiteiten coördineert de werkzaamheden van communicatie binnen de GGD op basis van taakkaarten.

neemt duidelijke beslissingen en verdeelt de daaruit voortvloeiende taken over het communicatieteam

let op de continuïteit van het werk en wijst medewerkers hiervoor aan

besluit tot herprioritering van werkzaamheden binnen de afdeling stelt crisiscommunicatieplan en boodschap samen en stemt plannen

af in het crisisteam GGD geeft indien nodig een beargumenteerd advies aan de coördinator

crisisteam en de directeur PG onderhoudt en stemt af met kernpartners en betrokken instellingen.

Positionering Heeft zitting in het crisisteam Rapporteert aan coördinator crisisteam GGD

Kerntaken1) Aansturing van het proces communicatie2) Vakinhoudelijke communicatie, registratie en advies

Verantwoordelijkheid De procesleider is verantwoordelijk voor:de coördinatie, afstemming en uitvoering van de crisiscommunicatie intern en extern; in de uitvoering betrokken organisaties en medewerkers ten aanzien van de uitvoering.

Plaats De Procesleider neemt plaats in het crisisteam van de GGD en stemt met organisaties en medewerkers in de uitvoering


Rapporteert aan de coördinator crisisteam.Communiceert met de leden van het crisisteam GGDRegistreert:- Logboek


Aandachtspunten Waarneming reguliere communicatietaken naast de crisiscommunicatie

Middelen - communicatie middel (telefoon, laptop oid)- GROP - crisiscommunicatieplan en taakkaarten

Afschaling(eigen proces GGD)

In deze fase vindt normalisering plaats van de coördinatiestructuur, de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook nazorg voor medewerkers van het proces wordt tot deze fase gerekend.


Kan een juiste inschatting maken van de juiste zorgvraag/zorgbehoefte

Heeft voortdurend overzicht van de activiteiten binnen het proces Kan strategische beleidsbeslissingen vertalen naar operationele

opdrachten voor het eigen proces. Monitort de uitvoering van deze opdrachten. Zorgt voor het informeren en adviseren van het crisisteam Regelt afstemming met relevante partners Zorgt dat de veiligheid en welzijn van het personeel optimaal is

gewaarborgd Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd,

eenduidig en kernachtig (mondelinge) informatie Kan uit operationele informatie tactische vraagstukken formuleren en

van een advies voorzien. Verstrekt relevante informatie tijdig aan de coördinator crisisteam,

de afdeling en betrokken ketenpartners Heeft overzicht over de vanuit de afdeling en van ketenpartners

ontvangen informatie, uitgevoerde werkzaamheden en opdrachten, en van de verstrekte

informatie aan de betrokken crisisteamleden, ketenpartners en externen (pers, bevolking etc.).

Taakkaarten overige communicatiefunctiesAfhankelijk van kennis, eerdere ervaring en beschikbare fte kunnen er 5 rollen en/of taken over de overige beschikbare communicatiecapaciteit verdeeld worden: 1. Pers en Social media2. Publiek3. Call center4. Interne communicatie5. Administratieve ondersteuning

Deze communicatierollen worden niet in alle gevallen uitgevoerd. Het is afhankelijk wat er aan communicatie nodig is om het incident in goede banen te leiden. Daarnaast kunnen meerdere rollen bij een persoon belegd worden. De werkdruk bepaalt of er meerdere communicatiekrachten nodig zijn om het werk gedaan te krijgen.


Functieomschrijving van de overige 5 communicatierollen:Perscommunicatie, social media en omgevingsanalyse:

1- Persvoorlichter: Stelt persberichten op in samenspraak met de procesleider/crisisteam. Onderhoudt de contacten met de media. Coördineert de persvragen naar de juiste instantie: Afhankelijk van de aard van de vraag worden de persvragen als volgt verdeeld:

o Medisch inhoudelijk: casushouder zoals arts infectieziekten of medische milieukundige.

o Beleidsmatig: directeur GGD of wethouder/burgemeester.o Openbare orde & veiligheid: wethouder/burgemeester via communicatie adviseur

van de betreffende gemeenteo Landelijke organisaties: Ministerie VWS, RIVM (LCI),

organiseert persconferenties.

2- Omgevingsanalist: Scant via google alert en social media check de omgeving (social media- en mediaberichten,

publieksvragen, etc) op juiste of onjuiste berichten, feiten, omstandigheden, gebeurtenissen, ontwikkelingen, prognoses, geruchten, angsten, uitspraken, verwarring hinderlijk voor de crisisbeheersing (‘de omgevingsanalist is de oren en ogen van het bedrijf’).

Toetst en analyseert de externe gegevens met de informatie die vanuit de organisatie wordt verzonden en schat in welke informatie de gebeurtenissen kan beïnvloeden.

Verwerkt de gegevens in een vorm van een rapport ‘signalen uit de samenleving’ en brengt hierin een advies uit voor het crisisteam over eventuele aanpassing van de (kern)boodschap.

Ontzenuwt foute berichtgeving in (social) media en leidt door naar betrouwbare berichtgeving.

Verzamelt nieuwe vragen vanuit (social) media en zorgt dat deze via publieksinformatie worden beantwoord en verwerkt in de nieuwe meest gestelde vragenlijst.

3- Publiekscommunicator: Onderhoudt de website met de meest recente informatie. Stelt in samenwerking met de omgevingsanalist, de coördinator call center en de

casushouder de meest gestelde vragen en antwoordenlijst samen. Na akkoord van de procesleider communicatie kan deze lijst verspreid worden via: het call center, de website, intranet en samenwerkende organisaties (gemeenten, zorginstellingen, VRU, huisartsen en ziekenhuizen, etc).

Levert publieksinformatie aan samenwerkende organisaties voor op hun website, intranet en publicaties.

Stelt (indien gewenst door crisisteam en/of externe partijen) een externe nieuwsbrief op voor de samenwerkende organisaties.

Ontwikkelt aan de hand van de kernboodschap middelen. Voorziet in extra hulpmiddelen, zoals routebeschrijvingen, posters op locatie, flyers voor

bezoekers.


4- Coördinator Call center: Coördineert het call center en begeleidt de (externe) callcentermedewerkers. Heeft afstemming met afdelingshoofden over de inzet van medewerkers. Organiseert samen met personeelszaken inzet van extra uitzendkrachten. Stelt het werkrooster op en zorgt dat deze voor call centermedewerkers toegankelijk is via

intranet. Verzorgt samen met beheer de call centerwerkplekken. Verzorgt iedere ochtend een aftrapmoment, waarin de call centermedewerkers de

belangrijkste wijzigingen doorkrijgen in: het werkrooster, de vraag en antwoordlijst, pers en social media, nieuwe folders en verdere huishoudelijke mededelingen.

Zorgt dat iedereen voorzien is of een link heeft naar van de meest recente informatie en instructies.

Verzorgt samen met automatisering voor de routing van de telefoontjes (opstellen en inspreken van de tekst van het telefoonbandje, nummers inschakelen)

Zorgt dat de receptie is voorzien van de laatste informatie en instructies. Verzamelt nieuwe vragen vanuit het call center en zorgt dat deze via publieksinformatie

worden beantwoord en verwerkt in de nieuwe meest gestelde vragenlijst.

5- Interne communicator: Onderhoudt de intranetsite met informatie die voor medewerkers van belang is. Linkt naar

de website voor algemene publieksinformatie. Stelt (indien gewenst door het crisisteam) een interne nieuwsbrief op voor medewerkers

over de lopende zaken en benodigde informatie die het proces ondersteunen. Stelt in samenwerking met de personeelszaken de meest gestelde vragen en antwoordenlijst

samen voor de medewerkers. Deze lijst wordt samen met de meest gestelde vragenlijst voor het publiek op intranet geplaatst.

Ondersteunt H&R bij arbeidscommunicatie voor het werven van extra medewerkers. Voorziet het interne proces van extra hulpmiddelen, zoals oproepbrieven,

routebeschrijvingen, t-shirts, badges,

6- Administratieve ondersteuning: Verstuurt de persberichten. Houdt contactpersonenlijst bij. Notuleert bij communicatieteamoverleg en maakt actielijstjes. Zorgt voor verspreiding van interne informatie. Zorgt voor de juiste formats voor brieven, nieuwsbrieven, persberichten, etc. Verleent verdere ondersteunende activiteiten in opdracht van de procesleider

communicatie.


5. Taakkaart facilitair ondersteunerDe facilitair ondersteuner zorgt dat alle communicatiemiddelen in het crisiscentrum en het callcenter aangesloten zijn. Dit betreft: computers, telefoons, fax, flipover/ beamer/whiteboard, ICT, verbindingen, radio en televisie. Daarnaast zorgt hij ervoor dat storingen met communicatiemiddelen zo snel mogelijk (< 1 uur) opgelostworden.

Functie Facilitair ondersteuner

Uitvoering door Hoofd ICT afdeling of facilities van de GGD

Algemeen (doel) - Zorgt voor verbindingsmiddelen als de telefoonlijn(en) met telefoonnummer(s), inloggen systemen, smartboard, fax, computers / beeldschermen, radio en tv., beamer e.d.- Zorgt dat storingen opgelost worden- Verantwoordelijk voor de uitvoering van de hem/haar toebedeelde taken.

Alarmering Door coördinator crisisteam

Taken en activiteiten - Zorgt voor levering en aansluiting communicatiemiddelen in het crisiscentrum + evt. software (computers, telefoons, smartboard, fax, tv). Dit dient werkzaam te zijn voor het eerste overleg van het crisisteam

- Zorgt dat storingen met communicatiemiddelen zo snel mogelijk (binnen 1 uur) opgelost worden

- Zorgt voor instructie personeel, schriftelijk en mondeling betreffende de communicatiemiddelen

- Zo nodig in opdracht van de Coördinator Crisisteam (bepaalde zones van) het alarm uitschakelen.

Verantwoordelijkheid

Plaats Valt onder Coördinator Crisisteam


Rapporteert aan Coördinator Crisisteam en houdt persoonlijkwerkblad logboek bij.


6. Taakkaart secretarieel ondersteunerDe secretariële ondersteuning notuleert tijdens crisisoverleg en stelt de actiepuntenlijst op. Ook verzamelen zij alle registratieformulieren in het logboek voor het totaaloverzicht van de crisis.Daarnaast zorgt de secretarieel ondersteuner voor beschikbaarheid en eventueel aanvullen van administratieve benodigdheden (notitieblokken en schrijfgerei). Zij maken een eerste inschatting van de benodigde materialen in overleg met de procesleiders en dragen zorg voor de aanlevering en bevoorrading van de benodigde materialen aan de GGD. Door de hoge omloopsnelheid en de grotere vraag ligt het verbruik waarschijnlijk hoger dan normaal.

Functie Secretarieel ondersteuner

Uitvoering door secretariaat

Algemeen (doel) - Secretariële ondersteuning- Logistieke ondersteuning- Verantwoordelijk voor de uitvoering van de toebedeelde

administratieve en/of andere taken.

Alarmering Door coördinator crisisteam

Taken en activiteiten - Secretariële ondersteuning- Notuleren overleggen crisisteam en bijhouden actiepuntenlijst en

zorg dragen voor de verspreiding ervan aan betrokkenen- Verzamelen presentielijsten en werkbladen logboek - Bijhouden gemaakte kosten (drukkerijkosten, huur externe locaties,

personeelskosten e.d.).- Logistieke ondersteuning- Leveren en aanvullen administratieve benodigdheden (notitieblokken

en schrijfgerei) in coördinatiecentrum en werkplekken- Verzorgen eventueel andere benodigde middelen, bijvoorbeeld

herkenbare kleding- Regelen van de inzet van tolk/VETC’er, zo nodig.- Rapportage Notuleren overleggen crisisteam, bijhouden

actiepuntenlijst en zorg dragen voor de verspreiding ervan aan betrokkenen.

- Verzamelen presentielijsten en werkbladen logboek van alle- medewerkers.

Verantwoordelijkheid

Plaats Valt onder Coördinator Crisisteam


Rapporteert aan Coördinator Crisisteam en houdt persoonlijkwerkblad logboek bij.


7. GGD medewerkersAlle GGD medewerkers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de hun toebedeelde taak. Dit zijn zoveel mogelijk de reguliere taken. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor de kwaliteit van het medisch inhoudelijk handelen tijdens een crisis. Na opschaling blijkt dat medewerkers moeten wennen aan de nieuwe situatie. Als medewerkers echter weten wat er van hen wordt verwacht tijdens een crisis, dan is de weerstand tegen veranderde werkzaamheden minder groot. Vooraf duidelijk verwachtingen communiceren, voorkomt misverstanden en discussie rondom de opschaling.


Bijlage 9: Werkwijze crisisteam GGD

Agendapunten 1e vergadering1. Aanleiding en doel Wat is de aanleiding en het doel van

het overleg?2. Kennismaking Wie is wie?3. Rolverdeling Wat zijn de rollen van de aanwezigen

in het overleg?Zitten de juiste mensen aan tafel?

VoorzitterOndersteuner(s)CommunicatieadviseurProcesleider (s)

4. Procedureafspraken Telefoon gebruikBOB-methodiek; werkwijze teamVertrouwelijkheidTijden, duur en wanneer overleg

Denk bij de start aan de volgende vragen:

Inhoudelijke bespreekpunten 1e vergaderingEerste situatieschets Wat is er precies aan de hand?

Waar doet de crisis zich precies voor? Wie zijn de betrokkenen Welke medewerkers, lokaal team en/of hulpverlenende of

bestuurlijke diensten zijn erbij betrokken? Wie heeft op dit moment de operationele of bestuurlijke leiding? Wanneer is de crisis precies begonnen? Welke beslissingen zijn al genomen of dienen te worden genomen? Waarom worden wij hierover geïnformeerd of hierbij betrokken? Welke rol vervullen wij? Wat is de extra benodigde administratieve ondersteuning

(administratief, technisch, secretarieel, logistiek, beveiliging etc.). Bepaal aanvullende facilitaire voorzieningen zoals catering,

schoonmaak, ICT.

Crisismanagement in het crisiteam GGD kan er in de praktijk als volgt uitzien:

Integrale Beeldvorming1. Samenvatting stand van zaken door voorzitter 2. Aanvulling door teamleden

a. Over het Incident zelfb. Ernst en aantal ziektegevallen en dreiging publieke gezondheid en/of maatschappelijke onrustc. Voorlichtingd. Planvorming over de aanpak


Knelpunten en besluitvorming1. Items benoemen voor gezamenlijke besluitvorming2. Afspraken over voorlichting en woordvoering3. Actiepunten

1. Check actielijst crisisoverleg2. Eventuele antwoorden op vragen van de DPG3. Besluiten voor te leggen aan DPG4. Check of relevante processen vertegenwoordigd zijn (intern/extern)

a. MMK, IZB, PSH en/of GORb. Gemeente(n)c. Communicatied. GHOR

4. Vooruit kijkenBespreek het best- en worstcase scenario

Hoe organiseer je de aflossingWat moet er logistiek worden geregeld?

5. Vervolgafspraken1. Overlegcyclus vaststellen. Communiceer datum, tijdstip en plaats van volgend overleg

6. Punten voor de nafase1. Afschaling2. Vervolgafspraken3. Nazorg4. Evaluatie


Bijlage 10: Aandachtspunten voor evaluatie

Voor functionarissen met een taakkaart zou je gebruik kunnen maken van een evaluatieformulier. Hierin worden de volgende zaken opgenomen:

1. Melding en alarmering: Hoe kwam de melding bij jou binnen? Op welke wijze ben je gealarmeerd? Was direct helder wat er van je werd verwacht? Welke informatie ontbrak of had je nodig om de juiste afweging/keuze te kunnen maken?

2. Beoordeling melding? Was de melding beoordeelt? Door wie? Is op dat moment de juiste inschatting gemaakt?

3. Inzet crisisteam: was helder wat je rol was. Hoe verliep de eerste bijeenkomst? Hoe verliep BOB?

4. Afstemming: 5. Wat ging goed en wat zijn verbeterpunten?6. Afronding?7. Het functioneren van het GROP: wat zijn verbeterpunten voor het GROP? Wat zijn

aanknopingspunten voor opleiden, trainen en oefenen op basis van deze crisis?

Voorbeeld van een EvaluatieformulierEvaluatie wordt zo veel als mogelijk digitaal aan deelnemers gestuurd.

Uitgevoerde functie tijdens GROP (meerdere antwoorden mogelijk)O Directeur PG O Coördinator crisisteam GGD O Procesleider O Communicatieadviseur O Logistiek ondersteuner O Secr. ondersteunerO Informatiecoordinator O Anders, namelijk ……………………………..

Melding en AlarmeringDe melding van het incident is aan de coördinator crisisteam doorgegeven

Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.1

Ik ben via … opgeroepen Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.2

Bij de oproep was het duidelijk dat het om opschaling binnen de GGD ging Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.3


Ik was bereikbaar op het moment van alarmering Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.4

Ik was beschikbaar op het moment van alarmering Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.5

Ik was in de gelegenheid naar het actiecentrum te komen Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.6

Op- en afschalingHet was mij duidelijk wie besluit tot opschaling heeft genomen Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.7

Het was mij duidelijk waar het actiecentrum was Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.8

Ik was op tijd in het actiecentrum Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.9

Het besluit tot afschaling was voor mij helder Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.10


Er heeft een debriefing plaatsgevonden Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.11

Medewerkers zijn gewezen op de mogelijkheid van hulpverlening bij het verwerken van het incident Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.12

Leiding en coördinatieHet was mij duidelijk wie de coördinator crisisteam was Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.13

Ik wist wie de verschillende leden van het crisisteam waren Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.14

Het was mij duidelijk welke rol ik had Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.15

Ik kreeg voldoende ruimte voor inbreng van eigen informatie en adviezen Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.16

De verslagen van de vergaderingen gaven mij een goed beeld over wat er was besloten Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.17


Mijn proces is conform draaiboek uitgevoerd Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.18

De opdrachten aan mij vanuit het crisisteam waren duidelijk Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.19

InformatiemanagementIk kreeg tijdig informatie over het incident Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.20

Ik kreeg voldoende informatie over het incident Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.21

Het was voor mij duidelijk wie de informatiemanager was Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.22

Het is voor mij duidelijk wie verantwoordelijk was voor de communicatie Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.23

Er is naar mijn mening voldoende gecommuniceerd naar medewerkers, publiek en overige partners Ja Nee Weet ik niet Niet van toepassing

Toelichting:

0.1.24


Bijlage 11: Voorbeeld van een mandateringsregeling

MandateringsregelingGGD X

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling van deGGD X, gevestigd te …;

Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur;

Gelet op de Gemeentewet, de Wet gemeenschappelijke regelingen en de AlgemeneWet Bestuursrecht;

Mede gelet op de Gemeenschappelijke Regeling GGD X;

Besluit:

Vast te stellen de volgende

MANDATERINGSREGELINGBETREFFENDE

GGD X

Artikel 1 Begripsomschrijving1. Bestuursorgaan: het Dagelijks Bestuur;2. Besluit: een besluit als bedoeld in de Algemene Wet Bestuursrecht of een beslissing opgrond van

het privaatrecht;3. Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen en te

ondertekenen;4. Afdoeningsmandaat: de gemandateerde besluit en ondertekent namens het bestuursorgaan;5. Afdelingshoofden: de hoofden van de afdelingen Jeugdgezondheidszorg, Algemene

Gezondheidszorg, Gezondheidsbevordering, Beleidsadvisering en Epidemiologie, Reizigersadvisering & Projecten, en Beheer;

6. Mandaatbesluit: een bij dit besluit behorende bijlage waarin bevoegdheden zijn opgesomd die gemandateerd zijn c.q. waarvoor volmacht of machtiging is verleend.

Artikel 2 Reikwijdte1. Het mandaatbesluit maakt onlosmakelijk onderdeel uit van deze regeling.2. Het mandaatbesluit wordt ondertekend door het bestuursorgaan en de in het mandaatbesluit

genoemde medewerkers.3. Het mandaatbesluit kan worden gewijzigd door het bestuursorgaan en door de in het

mandaatbesluit genoemde medewerkers, ieder voor zover zijn of haar bevoegdheden.4. Mandatering van bevoegdheden op grond van dit besluit geldt niet als de bevoegdheid

inhoudelijk betrekking heeft op de eigen functie.

Artikel 3 Gebruik mandaat1. Van het mandaat c.q. de volmacht en machtiging mag uitsluitend gebruik worden gemaakt,

wanneer deze uitoefening van de bevoegdheid:


- geschiedt in overeenstemming met terzake vastgestelde regelgeving en /of vastgestelde beleidsregels en/of door het bestuursorgaan vastgestelde beleidsnotities;

- past binnen de voor de uitvoering van de taak beschikbaar gestelde budgetten en de vastgestelde personeelsformatie.

2. De gemandateerde maakt van de hem opgedragen bevoegdheid geen gebruik indien:- een intern dan wel extern advies over de desbetreffende aangelegenheid niet

overeenstemt met eerder uitgebrachte adviezen en/of beleidsnotities;- het beslissingen betreft:

op Awb-bezwaarschriften; betreffende het instellen van (hoger) beroep of het vragen van voorlopige

voorzieningen, dan wel andere gerechtelijke procedures; het toepassen van bestuursdwang of het opleggen van een dwangsom tenzij

uitdrukkelijk in het register specifiek is beschreven; het doen van voorstellen aan het algemeen bestuur; het vaststellen van beleidsregels ten aanzien van de bevoegdheden die

onderwerp van het mandaat zijn.

Artikel 4 Vervangingsregeling1. Als mandaat aan een afdelingshoofd is verleend en deze afwezig is, wordt de gemandateerde

bevoegdheid uitgeoefend door degene die door het dagelijks bestuur schriftelijk als plaatsvervangend afdelingshoofd is aangewezen.

2. Als het plaatsvervangend afdelingshoofd ook afwezig is of geen is aangewezen, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door degene die in hiërarchische en functionele zin met de leiding aan het afdelingshoofd is belast.

3. Indien het mandaat is verleend aan meerdere functionarissen of personen (bijvoorbeeld bij de figuur van horizontale vervanging) wordt pas bij afwezigheid van allen de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door degene die in hiërarchische en functionele zin met de leiding aan hen is belast.

Artikel 5 Ondermandaat1. Het verlenen van ondermandaat is alleen toegestaan indien dit uitdrukkelijk in het register in de

desbetreffende kolom is vermeld.2. Ondermandaat dient schriftelijk te worden verleend en bekend te worden gemaakt

overeenkomstig artikel 3:42 Awb.3. Bij het verlenen van ondermandaat doet de in het register opgenomen gemandateerde hiervan

mededeling aan het dagelijks bestuur dan wel de voorzitter als het een voorzittersbevoegdheid betreft.

Artikel 6 Ondertekening1. De ondertekening van stukken, nader aangeduid in het bij deze regeling behorende

mandaatbesluit, wordt opgedragen aan de gemandateerde medewerker.2. Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is

genomen.3. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing op overige correspondentie voortvloeiende uit

de gemandateerde bevoegdheid.

Artikel 7 TerugkoppelingDeze regeling en het mandaatbesluit zullen binnen één jaar na inwerkingtreding van deze regeling door het managementteam op actualiteit en praktische toepassing geëvalueerd worden.


Artikel 8 slotbepalingen1. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2009.2. Dit besluit wordt aangehaald als ‘Mandateringsregeling GGD X’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van GGD X te … op (datum).

voorzitter secretaris


Bijlage 12: Afspraken GHOR en GGD (Modelconvenant PG)

Productbeschrijving GROPOutputDe GGD beschikt over en hanteert een actueel en geoefend GGD Rampenopvangplan dat is afgestemd met betrokken partijen

Prestatie-indicatoren- De GGD ontwikkelt, beheert en implementeert het GGD Rampenopvangplan (GROP)- Het GROP is opgesteld conform het landelijk modelplan GROP.- Het GROP is afgestemd met de GHOR.- Het GROP past binnen de afspraken die zijn gemaakt in het Regionaal Overleg Acute Zorg. - Er is een GROP-beheerder en een gestructureerd GROP–overleg.- Het GROP wordt conform een vastgestelde procedure structureel beheerd en aangepast naar

aanleiding van evaluaties.- Er is een communicatieplan GROP opgesteld.- De in het GROP genoemde functionarissen zijn aantoonbaar bereikbaar (telefonische

bereikbaarheid) en/of beschikbaar (opkomst) binnen de in het GROP opgenomen tijden.- De in het GROP opgenomen afzonderlijke tijdsframes binnen de opschaling (o.a. alarmerings- en

opkomsttijd functionarissen) worden ten minste 1 maal per jaar getoetst door middel van een oefening.

- De GGD draagt zorg voor een adequate organisatie ten tijde van een crisis, hetgeen aantoonbaar is in de vorm van ten minste een beleid voor de eigen veiligheid van medewerkers en een procedure voor de nazorg (bedrijfsopvang) aan de ingezette GGD medewerkers.

- De GGD levert waar mogelijk en gewenst in de taakuitvoering een geregelde bijdrage aan de informatievoorziening c.q. informatiedeling rond en over de bestrijding van het incident, zo mogelijk door middel van het Landelijk Crisismanagement Systeem (LCMS), conform de daaraan gestelde eisen in het Besluit Veiligheidsregio’s.

- De GGD levert door de inzet van de coördinator crisisteam GGD een permanente liaison tussen de GGD en de GHOR, en draagt daarbij zorg voor de aflossing c.q. continuïteit van deze functionaris.

- Als onderdeel van het kwaliteitsbeleid komen Partijen een procedure overeen voor rapportage en inzetevaluatie na een inzet van de GGD.

Kosten- De kosten van ontwikkeling, beheer en implementatie van het GROP komen voor rekening van

de GGD. - De GGD kan de GHOR verzoeken om inhoudelijk advies c.q. toetsing van het GROP. De personele

capaciteit voor het GROP-advies is voor rekening van de GHOR.


Productbeschrijving OTOOutputDe relevante functionarissen van de GGD zijn aantoonbaar vakbekwaam voor het optreden bij crises.

Prestatie-indicatoren- De GGD heeft een (met het ROAZ afgestemd) meerjaren beleidsplan voor opleiden, trainen en

ofenen van het relevante GGD-personeel ten behoeve va de vakbekwaamheid voor het optreden bij crises.

- De directeur GHOR wordt vooraf in de gelegenheid gesteld te adviseren over het OTO-beleidsplan van de GGD.

- Het OTO-beleidsplan is gebaseerd op duidelijke vakbekwaamheidseisen, die indien voor handen gebaseerd zijn op landelijk overeengekomen eisen.

- Oefeningen worden geobserveerd en geevaluseerd volgens een met de GHOR overeengekomen procedure.

- Geconstateerde knelpunten in de vakbekwaamheid worden herleidbaar meegenomen in het OTO-beleidsplan.

- De GGD is verantwoordelijk voor de registratie, waaruit blijkt dat in te zetten GGD medewerkers voldoen aan de gestelde opleidingseisen.

- De GGD rapporteert jaarlijks aan de GHOR over de vakbekwaamheids van de functionarissen, zoals beschreven in het GROP.

- Partijen stellen een (deel)plan op voor Opleiding, Training en Oefening (OTO), conform de landelijk vastgestelde kwalificatie-eisen, waaronder de verplichting bestaat om minimaal 2 maal per jaar een operationele oefening (monodisciplinair én multidisciplinair) te houden.

KostenDe kosten voor opleiden, trainen en oefenen komen in beginsel voor rekening van de GGD. Hiervoor kan aanspraak worden gemaakt op gelden uit het landelijke OTO-convenant. Bij gezamenlijke (keten)oefeningen met de GHOR wordt per keer een kostenverdeling overeengekomen, waarbij de GGD ten minste de vervangingskosten voor het eigen personeel draagt.


Bijlage 13: Functiebeschrijving GROP-beheerder

Omschrijving van de functieDe beheerder GROP draagt in opdracht van de DPG, en in samenwerking met in- en externe ketenpartners, zorg voor een actueel en beoefend GROP ter voorbereiding van de GGD op crises.

Plaats in de organisatieInpassen in eigen organisatiestructuur met de daarbij benodigde verantwoordelijkheden, bevoegdheden en budget.

Taken- Draagt zorg voor een te allen tijde praktisch goed uitvoerbaar en geactualiseerd GROP,

conform het Modelplan GROP;- Draagt zorg voor adequaat voorbereide sleutelfunctionarissen en overige betrokkenen, door

middel van opleiden, trainen en oefenen;- Draagt zorg voor borging in het kwaliteitssysteem;- Is op de hoogte van wettelijke en lokale kaders, nieuwe inzichten en ontwikkelingen en

verwerkt deze in het GROP;- Stelt op basis hiervan een jaarplan en begroting op en bewaakt het budget;- Legt verantwoording af over behaalde resultaten.- Maakt bij het uitvoeren van werkzaamheden gebruik van de OTO-methodiek en doorloopt

de in deze methodiek benoemde fasen cyclisch in een periode van twee jaar.

Draagt hierbij zorg voor:- Jaarlijkse check GROP-indicatoren- Opstellen van het GROP aan de hand van het Modelplan GROP;- Afstemmen van de inhoud van het GROP op wettelijke, regionale en lokale kaders;- Adequaat kennis- en competentieniveau van sleutelfunctionarissen door (bij)scholing;- Regelmatige (ten minste jaarlijks) check bereikbaarheid en bereikbaarheidsgegevens

sleutelfuntionarissen en samenwerkingspartners- Regelmatige (ten minste jaarlijks) check samenwerkingsafspraken met partnerorganisaties

ContactenInternOnderhoudt contacten met alle functionarissen, die betrokken zijn bij het GROP en het uitvoeren van crisisoefeningen en maakt deel uit van de interne GROP-overleg.

Extern onder andere:- GHOR-bureau(s);- Partner GGD’en- Gemeente(n);- Platform GROP-beheerders- Zorginstellingen, zoals ziekenhuizen; regionaal Traumacentrum; Huisartsen,

huisartsenposten, GGD, RAV, Rode Kruis;- Samenwerkingspartners als politie en brandweer;- RIVM- Ministeries VWS en Inspectie voor de Gezondheidszorg.


Opleiding- HBO werken denkniveau;- Eventueel aangevuld met relevante opleidingen op het gebied van rampenbestrijding.

Competenties- Samenwerken en netwerken;- Overtuigingskracht;- Resultaatgericht;- Analytisch vermogen.


Bijlage 14: Overzicht deelnemers en betrokkenen

Opdrachtgever GGD Nederland: Martin de Vries, Laura Rust en Wytske Verschoor Projectleiding: Thérèse ClaassenProjectmedewerker: Petra Sijnesael

Projectdeelnemers:

GGD Amsterdam Marijke Ekkelboom RIVM Cisca Stom

GGD Groningen Jan van der Have RIVM Joost van der Ree

GGD Hollands Midden

Aleid de Booij GGD Midden-Nederland

Femke de Zwart

GGD IJsselland Martine Peppelenbos

RIVM André Jacobi

GGD Nederland Laura Rust RIVM Janna Klein Breteler

GGD Nederland Wytske Verschoor GGD Nederland Miranda van Zoest

GGD Regio Twente Sylvia Stronkhorst NIFV Sjef Timmermans

GGD West-Brabant Elly-Ann van Alphen GGD Nijmegen Karlijn Hoondert

GGD Zuid Limburg Sandra Rombouts Marleen Kraaij –Dirkzwager

GGD Zuid-Holland Zuid

Arlene Hamburg GGD Midden-Nederland

Ron v. Walsum

GHOR Amsterdam Willemijn Waalkens GHOR Hollands Midden

Majella Roosjen

GGD Zeeland Peter van Netten VRU Krista van Daalen

GGD Nederland Martin de Vries GGD Hart voor Brabant Ronny van Gerven

GGD Rotterdam Reind van Doorn

Meelezers:

Aleid de Booij – GGD Hollands MiddenJanna Klein Breteler – RIVM CibThomas Eckhart – GGD Den HaagArlene Hamburg – GGD Zuid Holland ZuidKarlijn Hoondert – GGD NijmegenMichiel Hoorweg – GHOR NederlandAndre Jacobi – RIVM CibKaren Matlung - IPSHORKlankbordgroep GROP

Joyce Nellissen – GHOR NederlandSandra Rombouts – GGD Zuid LimburgSylvia Stronkhorst – GGD Twente/GHOR AcademieWytske Verschoor – GGD NederlandFrans Versteegen – OTO PlatformMartin de Vries – GGD NederlandMiranda van Zoest – GGD Nederland


Bijlage 15: Begrippen- en afkortingenlijst AcGZ Algemeen Commandant Geneeskundige ZorgcGM centrum voor Gezondheid en Milieu (RIVM)COPI Commando Plaats IncidentGAGS Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen GBT Gemeentelijk BeleidsteamGGD Gemeenschappelijke GezondheidsdienstGGZ Geestelijke GezondheidszorgGHOR Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de RegioGOR Gezondheidsonderzoek bij RampenGRIP Gecoördineerde Regionale Incidenten BestrijdingsprocedureGROP GGD Rampen OpvangplanHS-GHOR Hoofd Sectie GHOR IZB InfectieziektebestrijdingJGZ Jeugdgezondheidszorg (GGD afdeling)LCI Landelijke Coördinatie InfectieziektebestrijdingMMK Medische Milieukunde NRK Nederlandse Rode KruisOMT Outbreak Management TeamOT Operationeel TeamOTO Opleiding, Trainen en OefenenPG Publieke Gezondheid (beleidsdirectie VWS)PSH Psychosociale HulpverleningRBT Regionaal BeleidsteamROT Regionaal Operationeel TeamRIVM Rijksinstituut voor Volksgezondheid en MilieuRNBC Radiologische- Nucleaire, Biologische- en ChemischeROAZ Regionale Overleggen Acute ZorgSHN Slachtofferhulp NederlandWPG Wet Publiek GezondheidWVR Wet Veiligheidsregio’s


grop - ifv · web viewin het grop is vastgelegd hoe de nazorg voor eigen medewerkers en eventueel...

Documents